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1 STRATEGIE DE FORMATION PROGRAMME JUNIOR Juin 2015

2 Table des matières 1 APPROCHE DE LA STRATÉGIE DE FORMATION AXÉE SUR LES ASSISTANTS JUNIORS LES ACTIVITÉS DE FORMATION DU PROGRAMME JUNIOR DESTINÉES AUX JUNIORS LE BRIEFING PRÉ-DÉPART PLAN DE FORMATION INDIVIDUEL SÉMINAIRE JUNIORS COMMUNAUTÉS DE PRATIQUES

3 Introduction L'objectif général du Programme Junior est de «contribuer au développement ciblé d'une nouvelle génération de professionnels de la coopération internationale et, dans le même temps, au renforcement des capacités et au développement durable dans les pays partenaires». Le Programme Junior a la conviction qu'une formation et un accompagnement adéquats, entre autres mesures, permettront aux Assistants juniors de développer les compétences requises pour exécuter correctement leurs futures tâches de professionnels de la coopération internationale. Aussi le Programme Junior a-t-il formulé le résultat suivant : «Les Juniors bénéficient d'une formation de départ ciblée et intensive ainsi que de formations ciblées dispensées au cours de leur mission de Junior, grâce auxquelles ils seront en mesure de continuer à développer leurs compétences et d'accroître leur contribution au projet/programme.» Le présent document a pour objet d'esquisser la stratégie de formation qui contribuera à atteindre le résultat et l'objectif général susmentionnés. Cette stratégie s adresse à deux groupes cibles. D'une part, nous concentrons notre attention directement sur les Assistants juniors (= sujet de ce document), mais nous souhaitons, d'autre part, aussi offrir aux coach le support nécessaire en vue d'optimiser la qualité de l'accompagnement qu'ils fourniront aux Juniors (= sujet d une autre note). La «cohérence» est un aspect prioritaire de cette stratégie de formation du Programme Junior : - d'une part, nous visons la cohérence et la complémentarité entre les différentes activités de formation, et ce, afin de garantir l'acquisition ou la consolidation des compétences visées à travers ces différentes activités ; - d'autre part, nous visons aussi la cohérence et les échanges avec le programme de formation des Assistants techniques mis en place au sein de la CTB. Il y a en effet lieu de veiller à ce que le contenu des activités de formation reste en phase avec les nouvelles tendances et réponde à l'évolution des besoins dans le secteur du développement. 3

4 1 Approche de la stratégie de formation axée sur les Assistants juniors Dans une première phase, nous avons dressé une liste des compétences potentielles qu'un coopérant de nos jours doit maîtriser. Cette liste a été mise au point sur la base de divers documents et entretiens (Echos Sud, Backbone Strategy EC, étude Acodev/NGOfederatie ). Les membres du Programme Junior et de l'équipe de formation indiqueront, pour chaque compétence, dans quelle mesure il importe de la développer dans le cadre du Programme Junior et de quelle manière ce développement peut être favorisé (à travers une activité de formation ou à l'aide d'une autre méthodologie). Dans un deuxième temps, le Programme Junior et l'équipe de formation se sont mis d'accord sur l'organisation et le contenu des différents outils et activités de formation. Des spécialistes des différentes thématiques ont été consultés à cette fin. 4

5 2 Les activités de formation du Programme Junior destinées aux Juniors 2.1 Le briefing pré-départ Concept Avant leur départ sur le terrain, les Juniors participent à un briefing pré-départ commun d'une douzaine de jours. Celui-ci doit leur permettre d'assumer leur fonction de Junior sur le terrain Cadre de compétences / connaissances pour le briefing prédépart et objectifs correspondants SENSIBILITÉ INTERCULTURELLE Gestion du stress dans un contexte interculturel Capacité à résoudre les problèmes dans un contexte interculturel (une attention particulière étant accordée à l'esprit d'analyse et à la pensée systémique ainsi qu'au sens de la participation) Position et attitude de l'assistant junior OBJECTIF : Les Juniors apprennent à identifier le stress et assimilent des méthodes pour le gérer. Il importe à cet égard de développer un réseau, de prendre du recul et de demander, à temps, l'aide d'autres personnes. OBJECTIF : Les Juniors se rendent compte que la résolution de problèmes peut être différente dans un contexte interculturel. Ils assimilent des techniques pour aborder concrètement les problèmes dans un contexte interculturel et engranger des résultats. Les Juniors acquièrent une bonne compréhension de la pensée systémique (comprendre les éléments d'un problème et les placer dans leur contexte pour pouvoir résoudre soi-même le problème) et de l'esprit d'analyse (un problème d'apparence très complexe peut être résolu en le scindant en différentes composantes et en cherchant une solution pour celles-ci) et savent y recourir dans les situations concrètes qu'ils rencontrent sur le terrain. Une attention est aussi accordée au sens de la participation en vue de trouver des solutions durables aux problèmes. OBJECTIF : Les Juniors examinent les attitudes que peuvent adopter les expatriés dans diverses situations et la manière dont celles-ci seront perçues par leur entourage. Les Juniors réfléchissent aux positions et rôles que les expatriés et les Juniors peuvent assumer dans leur environnement professionnel et privé. Les Juniors ont conscience que les choix qu'ils feront en termes de position/attitude ne seront pas sans conséquence. Les Juniors apprennent à choisir consciemment l'attitude/la position qu'ils adopteront et sont 5

6 capables de les adapter. REMARQUE : Une piste intéressante à cet égard consiste à terminer la journée par une discussion sur l'attitude / la position adoptée par le Junior au cours des activités de la journée écoulée. Communication efficace dans un contexte interculturel OBJECTIF : 1) Les Juniors réalisent l'importance d'une communication claire et transparente dans différentes situations : présentation de leurs tâches, présentation du projet/programme, discussion des points d'amélioration lors des cercles de développement, gestion des conflits avec des partenaires locaux, etc. 2) Les Juniors apprennent des techniques permettant d'améliorer la communication et acquièrent une bonne compréhension des différents styles de communication. 3) Les Juniors réalisent l'importance d'être à l'écoute et de bien observer avant de réagir avec diplomatie. 4) Les Juniors sont conscients de leur communication non verbale et de l'impact que celle-ci a sur les autres (vêtements, attitude, niveau de voix ) REMARQUE : Lors des différents thèmes abordés dans le volet «apprentissage interculturel», une attention particulière est accordée à la communication du Junior. Celui-ci recevra un feed-back régulier à cet égard de la part de l'accompagnateur et/ou du groupe. Brève introduction théorique aux styles de communication des individus avec exercices complémentaires. Exercices de groupe sur la base de cas réalistes, comme, par exemple, la préparation d'un entretien de fonctionnement. Gestion des conflits dans un contexte interculturel Gestion du changement OBJECTIF : Les Juniors appliquent les compétences nouvellement acquises dans le cadre interculturel dans des situations de conflit réalistes pour eux. Ils se rendent compte de leurs propres points d'attention face à ce genre de situations (être à l'écoute, observer, réfléchir avant d'agir, développer ses capacités à négocier, savoir communiquer avec diplomatie, être conscient des conséquences de son attitude/comportement, demander de l'aide si nécessaire, prendre du recul, avoir le sens de la participation, privilégier la pensée systémique ). OBJECTIF : Les Juniors réalisent que les processus de développement sont des processus de changement qui peuvent susciter une certaine résistance. À quel niveau situer cette résistance? Comment l'identifier? Comment la 6

7 gérer? NOUVEL EMPLOYEUR Les valeurs de la CTB et du Programme Junior (lutte contre la corruption, intégrité, diplomatie, compétences sociales innovantes, sens des responsabilités, respect, engagement, empathie) Attitude d'apprentissage (dans le cadre du Programme Junior) OBJECTIF : Les Juniors réfléchissent aux valeurs de la CTB et du Programme Junior REMARQUE : Il est possible de réaliser cet exercice en interrogeant les Juniors, à la fin du briefing, sur les valeurs qui sont, selon eux, et sur la base de leurs expériences au cours de ce briefing, celles de la CTB / du Programme Junior. OBJECTIF : 1) Les Juniors comprennent la vision du Programme Junior sur l'attitude d'apprentissage 2) Les Juniors savent utiliser correctement les outils favorisant le développement de leurs compétences (formats cercles de développement, plan de développement ) Thèmes transversaux OBJECTIF : 1) Les Juniors comprennent l interprétation faite par la CTB des thèmes transversaux et acquièrent une compréhension de base en la matière dans le prolongement de l'infocycle. 2) Les Juniors, accompagnés à cette fin par un expert thématique, intègrent 1 thème transversal dans la description de leur fonction et définissent les objectifs à atteindre en la matière. Connsaissances générales sur la CTB / le Progrmme Junior / l'ong Connaissance contexte projet/ programme où travaillera le Junior OBEJCTIF : les Juniors prennent conscience du rôle et de la place de la CTB (ou de l'ong) / du Programme Junior dans le paysage de la coopération au développement, comprennent le fonctionnement de la CTB / du Programme Junior (ou de l'ong), font connaissance des différents départements, savent quels défis doivent relever la CTB / le Programme Junior (ou l'ong) à l'avenir, ont conscience de la place de leur fonction dans l'ensemble de la CTB (ou de l'ong), savent appliquer les règles et les procédures. OBJECTIF : Les Juniors acquièrent une bonne compréhension du contexte de leur projet/programme et des attentes vis-à-vis des Juniors engagés dans ce projet/programme. 7

8 GESTION DU PROJET/PROGRAMME Connaissance de la gestion de projet/programme telle qu'appliquée actuellement par la CTB (PCM, Outcome Mapping?, appui budgétaire?, nouvelle approche de projet?) Connaissance du système de suivi et d'évaluation (M&E) de la CTB (l'ong) OBJECTIF : 1) Les Juniors comprennent les documents de formulation de leur projet/programme, ainsi que la terminologie en vigueur, et savent dans quelle phase se trouve leur projet. 2) Les Juniors acquièrent une connaissance de base des systèmes de gestion de projet/programme mis en oeuvre par la CTB et/ou l'ong. OBJECTIF : 11) Les Juniors se familiarisent avec les principes du système M&E «MoreResults» de la CTB (l'ong) 2) Les Juniors réalisent l'importance du M&E 3) Les Juniors savent appliquer les principes de M&E eu égard aux résultats visés dans le cadre de leurs tâches (par ex., ils sont en mesure de formuler des indicateurs pour leurs propres tâches et d'en assurer le suivi). COMPÉTENCES TECHNIQUES Développer les compétences techniques et spécifiques directement liées à la description de fonction de Junior Connaissance des procédures relatives aux marchés publics OBJECTIF : Des modules sur mesure permettent aux Juniors de développer les compétences techniques nécessaires à l'exécution de leurs tâches (développer les capacités locales, étudier les marchés publics, établir un plan de communication, M&E, former les formateurs ). OBJECTIF : Les Juniors comprennent pourquoi la CTB recourt à des marchés publics, savent quelles tâches ils sont autorisés à exécuter ou non et ont conscience des risques inhérents au non-respect des règles en la matière Timing Le briefing pré-départ à l'intention des Juniors est organisé 2 fois par an : - en février - en septembre. Ce briefing dure une douzaine de jours. 8

9 2.1.4 Cohérence avec les autres parties de la formation Lien avec le plan de formation individuel Au terme du briefing pré-départ mais avant le départ du Junior, celui-ci examinera avec la Collaboratrice Encadrement et Suivi, avec des infos éventuelles fournies par le formateur «Vivre et travailler à l étranger», l'évolution des compétences visées par le briefing prédépart. Sur la base de celle-ci, quelques premières suggestions seront alors formulées pour le plan de formation individuel. La CES en informe par écrit le Junior et le coach. Ces suggestions feront l'objet d'une évaluation lors de l'entretien de planning qui aura lieu approximativement 1,5 mois après l'arrivée du Junior sur le terrain et qui a pour objet d'évaluer le trajet de formation individuel de celui-ci. Si cela se justifie, elles seront intégrées dans le plan de formation individuel du Junior. 2.2 Plan de formation individuel Concept Le Junior et le coach profitent entre autres des entretiens des cercles de développement pour établir un plan de formation individuel pour le Junior et en assurer le suivi. Le plan de formation individuel vise le développement par le Junior des compétences suivantes : A/ Compétences obligatoires : Il s'agit des compétences que tout Junior doit développer. Le Programme Junior détermine pour chacune de ces compétences obligatoires l'objectif à atteindre au terme de 2 ans d'expérience sur le terrain. Lors des entretiens des cercles de développement, le Junior et le coach évaluent l'évolution de ces différentes compétences. Si tel s'avère nécessaire pour atteindre le niveau visé, ils peuvent par exemple prévoir une formation du Junior dans un de ces domaines. B/ Compétences facultatives : Ce sont des compétences qui diffèrent de Junior à Junior et que le coach et le Junior ont décidé, de commun accord, de développer plus avant, vu l'impact direct qu'elles ont sur la réalisation des tâches du Junior. Pour financer les formations organisées dans ce cadre, le Programme Junior prévoit une enveloppe de 1000 euros par année. Si plusieurs Juniors requièrent des formations similaires, la Représentation (ou éventuellement le Programme Junior) peut opter pour des formations communes et les imputer sur les budgets de formation des Juniors. Cette formule offre non seulement l'avantage de réduire les coûts des formations, mais permet en outre de développer un programme sur mesure pour les Juniors. 9

10 2.2.2 Cadre de compétences / connaissances pour le trajet de formation individuel Les compétences obligatoires ont été définies dans la liste ci-dessous. Les niveaux de ces compétences seront définies en 2016 dans une matrice de compétences Compétences obligatoires pour tous les Juniors COMPÉTENCES NIVEAU À ATTEINDRE APRÈS 2 ANS DE CONTRAT Autonomie Attitude d apprentissage Flexibilité/ capacité d'adaptation Prise d'initiative réfléchie Collaboration de groupe Capacité d'écoute Compétences diplomatiques / capacité de négociation Gestion financière (à partir de la 2 e année des Juniors) Sensibilité interculturelle Travail méthodique et structuré Renforcement des capacités locales Gestion des ressources humaines (à ne développer obligatoirement qu'à partir de la deuxième année de contrat) Gestion axée sur les résultats en matière de développement M&E Gestion du stress Gestion du changement et facilitation Gestion de projet/ programme Compétences de communication / corriger Le Coach et le Junior visent à assurer qu'au bout des deux premières années, le Junior remplit les critères fixés pour chacune des compétences. Le Junior et son coach peuvent aussi décider de relever le niveau des compétences à atteindre. 10

11 Compétences facultatives à développer par le biais du plan de formation individuel Connaissances en informatique Par ex., pour mieux exécuter des tâches informatiques (logiciels des programmes de communication, création de sites Web, statistiques ) Connaissances linguistiques Compétences techniques dans certaines disciplines Développement de compétences dans le domaine des thèmes transversaux de la CTB (genre, écologie, lutte contre la corruption ) Par ex., un cours d'apprentissage de base de la langue locale. Par ex., une spécialisation M&E, marchés publics niveau avancé, méthodologies participatives dans des contextes culturels spécifiques, formation SIG niveau avancé, techniques de formation niveau avancé Par ex., le Junior suit un cours e-learning sur la corruption Compétences de rapportage Les Juniors doivent développer des capacités de rédaction de rapports bien conçus et bien structurés. Le coach et l'assistant junior décident quelles compétences facultatives le Junior s'attachera à développer et déterminent eux-mêmes les critères à remplir en la matière Cohérence avec les autres parties de la formation Le briefing pré-départ : le développement de certaines compétences déjà abordées lors du briefing pré-départ sera poursuivi dans le trajet de formation individuel du Junior. Séminaire Juniors : le Programme Junior contribue au développement et assure le suivi d une partie des compétences obligatoires lors du Séminaire Juniors Outils de suivi du plan de formation individuel Les outils suivants ont été développés : Règles concernant le type de formations pouvant être financées sur le budget formation Format pour les demandes de formation Format pour les rapports de formation Adaptation des formats des cercles de développement 11

12 Comme décrit ci-dessus, une matrice de compétences doit être définie. Les grandes lignes ont déjà été établies. 2.3 Séminaire Juniors Avec le briefing de départ et la matrice de compétences, le Séminaire Juniors est le troisième volet que le Programme Junior espère de développer dans le programme actuel. Actuellement, il s agit d une proposition qui est sur la table. Aucune décision définitive a été prise Concept Tout au long de leur carrière, les Juniors peuvent participer deux fois à un Séminaire Juniors. Une première participation est possible après 6 premiers mois d'expérience sur le terrain. Une seconde participation est possible après au moins 17 mois d'expérience sur le terrain dans le cadre du Programme Junior et au maximum 6 mois après la fin du contrat Junior. Le Séminaire Juniors a pour objectif : de favoriser les expériences interculturelles entre les Juniors pour leur permettre d'apprendre les uns des autres ; de former les Juniors aux compétences obligatoires Compétences/ connaissances à développer pendant le Séminaire Juniors Évolution des compétences de base du Junior dans un contexte interculturel (autonomie, faculté d'apprentissage, gestion du stress, prise d'initiative réfléchie, capacité d'adaptation, capacité d'écoute, collaboration de groupe, compétences de communication) OBJECTIF : Stimuler la réflexion des Juniors sur leurs propres actes dans des situations interculturelles difficiles et les confronter aux réactions d'autres Juniors. MÉTHODOLOGIE : Les Juniors préparent tous un cas sur une expérience interculturelle potentiellement difficile en suivant le schéma suivant (?) (esquisse de la situation + identification des personnes impliquées + propres rôle et réaction + rôle et réaction des autres + sentiment final + réflexion sur une meilleure manière d agir?). Les Juniors sont répartis en plusieurs petits groupes selon qu'ils ont des cas similaires. Théâtre d'action par cas avec contribution du groupe / OU exercice d'évaluation DURÉE : ½ journée Pensée systémique dans un contexte interculturel OBJECTIF : À déterminer sur la base de l'input du service de formation 12

13 Gestion des ressources humaines (+ gestion du changement et facilitation + renforcement des capacités locales) OBJECTIF : 1) Les Juniors apprennent à connaître leurs propres forces et faiblesses ainsi que celles de leurs collègues sur le terrain 2) Les Juniors acquièrent une connaissance des techniques de renforcement des capacités locales et de facilitation de la gestion du changement. 3) Les Juniors appliquent les connaissances acquises aux situations de travail qu'ils rencontrent sur le terrain et reçoivent un feed-back du formateur. DURÉE : 1 jour Gestion financière OBJECTIF : Introduction aux systèmes de gestion financière les plus courants. Points d'attention, etc. pour le suivi des projets. DURÉE : 1 jour Module au choix Marchés publics OBJECTIF : Approfondir les connaissances en matière de marchés publics et recevoir un feed-back concret sur les problèmes de marchés publics auxquels peuvent être confrontés sur le terrain les Juniors amenés à jouer un rôle actif en la matière. DURÉE : ½ journée Importance de la sensibilisation du Nord OBJECTIF : Les Juniors jettent les bases de l'élaboration d'un projet de sensibilisation concret pour la Belgique et bénéficient à cet effet d'un encadrement DURÉE : 1/2 journée Thèmes transversaux OBJECTIF : Les Juniors reçoivent un feed-back relatif au thème transversal qu'ils ont intégré dans la description de leur fonction dans le cadre du briefing pré-départ. Suite à la gestion de projet/programme abordée lors du briefing pré-départ Suite au M&E abordé lors du briefing pré-départ Module au choix : Réflexion et débat sur la problématique du développement Développement capacités locales des 13

14 Gestion axée sur les résultats en matière de développement Timing du Séminaire Juniors Un Séminaire Juniors de trois jours est organisé chaque année. Les Juniors ayant travaillé au moins 6 mois sur le terrain en tant que Junior peuvent y participer. 2.4 Communautés de pratiques Concept Les Juniors peuvent échanger leurs expériences entre eux ainsi qu'avec des experts via des pages spécialisées du site intranet de la CTB en vue d'améliorer leurs compétences techniques Compétences/ connaissances à développer à travers des communautés de pratiques Une spécialisation M&E, marchés publics niveau avancé, méthodologies participatives dans des contextes culturels spécifiques, formation SIG niveau avancé, techniques de formation niveau avancé 14

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