Outils de Planification des Approvisionnements

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1 Outils de Planification des Approvisionnements Séminaire Technique de Préparation des Consultants pour les Programmes VIH, TB et Paludisme Dakar 6-9 Mars 2006 Aoua Diarra

2 Moyens de Prévention des Ruptures Estimation correcte des besoins (quantification) Planification efficace des approvisionnements Mise en place d un système efficace de contrôle d inventaire Gestion efficace de l information Gestion efficace de la distribution des produits

3 Planification des Approvisionnements

4 Suivi du Pipeline et Planification de l Approvisionnement version 3

5 Fonction du Logiciel PipeLine Suivi du PipeLine Suivi des niveaux de stock Comparaison des niveaux de stock aux niveaux de stock maximum et minimum établis Identification automatique des problèmes du pipeline Planification des Approvisionnements Calcul des déficits/excédents et quantités nécessaires Suivi automatiques des actions en cours dans le pipeline en fonction des délais de livraison Préparation des Tableaux d Acquisition des produits

6 Supply Chain Manager Scm2.lnk

7 Fonction du Logiciel Supply Chain Manager Suivi du Stock Suivi des niveaux de stocks des magasins et PPS Mesure la tendance de distribution pour les réapprovisionnements, les prévisions et l achat Evalue la performance des structures individuelles et du système entier Gestion de la distribution Définit la taille minimum des livraisons Détermine les types de véhicules à acquérir pour la distribution Fait le suivi du calendrier de déplacement des véhicules pendant les livraisons Définit les routes et marque les livraisons reçues Permet l allocation du personnel pour les livraisons Identifie les structures qui ont besoin de livraisons urgentes

8 La Distribution (Stockage & Transport) Tenir compte de: Disponibilité des ressources nécessaires pour le transport, l entreposage et la réception des produits Sécurité des produits pendant la distribution et le stockage Capacité de stockage (versus plan d approvisionnement et fréquence des livraisons) Durée de vie des produits

9 Recommandations pour la distribution des produits Intégrer le stockage et la distribution des produits si possible Etudier la possibilité d utiliser les services des courriers privés pour la distribution Appliquer les directives d entreposage des produits de santé (sécurité accès continu, système de «Premier Périmé, Premier Sorti, séparation des produits périmés/endommagés» Ne livrer les ARVs et tests VIH qu aux sites autorisés S assurer que les produits qui sont utilisés en combinaison sont distribués ensemble Les ARV étant des produits très délicats, ils ne doivent pas être réemballés Prévoir une chaîne de froid dans les points de stockage pour les produits qui l exigent

10 Le Contrôle des Stocks Permet de: Définir le moment de passer la commande. Déterminer la quantité à commander Maintenir des quantité suffisantes de stocks pour tous les produits en évitant les sur stockages et les ruptures de stocks

11 Recommandations (ARVs et Tests VIH) Réduire le nombre de niveaux dans le circuit de distribution. Utilisé un système avec des niveaux maximum et minimum Utiliser un système de rapports et commandes mensuels. Pour un nouveau programme, incorporer graduellement les produits de «2 ème intention». Mettre en place un système de retour des produits non utilisés pour la redistribution avant péremption.

12 Evaluation des stocks But: Eviter les ruptures de stocks Eviter les surstocks Déterminer le moment et la nature des commandes Informations nécessaires: Quantités de produits distribuées (estimée en moyenne mensuelle) Stock disponible et utilisable Formule: MSD = Stock disponible utilisable divisé par la CMM

13 Le Système d Information pour la Gestion Logistique (SIGL) Fournit les données requises pour contrôler les stocks de produits et prendre les décisions sur la gestion: trois données logistiques essentielles: Consommation, Stock disponible, Pertes et ajustements Pour les produits de programmes spéciaux: ARVs: nombre de nouveaux clients par traitement Tests VIH: nombre de tests par utilisation

14 Recommandations (ARVs et Tests VIH) Soumettre les rapports en même temps que les commandes de produits. Ne collecter que les données qui seront utilisées pour la prise de décisions logistiques Faire la collecte des données sur les quantités des produits distribuées aux clients et sur l utilisation directe des tests VIH Uniformiser le SIGL sur l ensemble du système Utiliser une seule unité pour gérer chaque produit (comprimé, capsule, test individuel) Imprimer les formulaires avec les différentes utilisations des tests (dépistage, confirmation, résolution)

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