Guide pour constituer et diriger un comité d audit efficace

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1 Guide pour constituer et diriger un comité d audit efficace

2 GUIDE TO FORMING AND RUNNING AN EFFECTIVE AUDIT COMMITTEE BDO La récente vague qui a emporté nombre d entreprises a fait ressortir la nécessité de composer des comités d audit résolus et indépendants. Aujourd hui plus que jamais, les actionnaires veulent s assurer de la probité des rapports financiers et demandent au comité d audit d évaluer avec rigueur les pratiques de l entreprise et sa présentation de l information financière. Ce guide expose les qualités essentielles d un comité d audit et fournit en annexe une liste de questions qui précise le moment propice pour les poser et les personnes à qui les adresser. BDO International, par l entremise d un réseau mondial de cabinets dans plus de 100 pays, répond aux besoins de ses clients à travers le monde. Au Canada, BDO répondra avec plaisir à toutes vos questions sur les comités d audit, la gouvernance d entreprise ou tout autre sujet qui vous intéresse. À propos de BDO BDO compte parmi les plus importants cabinets de comptabilité et de services-conseils du Canada, employant plus de professionnels et associés dans 95 bureaux répartis au Canada. Depuis plus de 80 ans, BDO s engage à répondre aux besoins des entreprises canadiennes. Les conseillers de BDO sont toujours à votre écoute et prêts à vous donner des conseils objectifs sur les enjeux qui sont importants pour vous. En outre, BDO offre toute une gamme de services à valeur ajoutée pour vous aider à gérer votre entreprise. Les renseignements contenus dans ce document sont valides en date de février Cette publication a été préparée avec soin. Cependant, elle n est pas rédigée en termes spécifiques et doit seulement être considérée comme des recommandations d ordre général. On ne peut se fier à cette publication pour des situations particulières et vous ne devez pas agir ou vous abstenir d agir sur la base des informations qui y sont présentes sans avoir obtenu de conseils professionnels spécifiques. Pour discuter de votre situation particulière, veuillez communiquer avec BDO Canada s.r.l./s.e.n.c.r.l. BDO Canada s.r.l./s.e.n.c.r.l., ses associés, employés et mandataires n acceptent ni n assument la responsabilité ou l obligation de diligence pour toute perte résultant d une action, d une absence d action ou de toute décision prise sur la base d informations contenues dans cette publication. BDO Canada s.r.l./s.e.n.c.r.l., société canadienne en nom collectif à responsabilité limitée, est membre de BDO International Limited, une société britannique à responsabilité limitée par garanties, et fait partie du réseau international de cabinets membres indépendants de BDO BDO Canada s.r.l./s.e.n.c.r.l.

3 BDO GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE TABLE DES MATIÈRES Introduction Les huit qualités essentielles d un comité d audit efficace 1. Donner le ton juste au sommet Être indépendant Regrouper des compétences complémentaires S engager à donner du temps Élaborer une charte claire Définir les responsabilités propres au comité Planifier le programme de l année Documenter les travaux du comité...11 Les responsabilités du comité d audit Préparation de l information financière Évaluation des risques et des contrôles Fonction d audit Modèles d ordres du jour Première réunion (février ou mars) Deuxième réunion (avril ou mai)...16 Troisième réunion (juillet)...16 Quatrième réunion (octobre ou novembre) - réunion de planification de l audit Exemple de charte et de conditions de la mission d un comité d audit Rôle du comité Composition du comité Principes de fonctionnement du comité Responsabilités du comité Annexe A : Exemples de questions à poser lors des réunions du comité d audit Réunion de planification de l audit Réunion d examen des résultats intermédiaires Réunion de finalisation de l audit Rencontre à la suite de la signature des états financiers (bilan de l audit) Annexe B : Exemples de risques d affaires et financiers Indices de risques d affaires et financiers...24 Généralités...24 Caractéristiques de l équipe de direction...24 Conditions du secteur d activité...24 Situation d exploitation et financière Conditions externes...25 Personnel...25 Systèmes...25

4 6 GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE BDO INTRODUCTION «Un comité d audit indépendant joue un rôle fondamental dans la gouvernance d entreprise. Il peut être un rouage essentiel de la qualité de l information financière et des contrôles ainsi que de l identification et de l inventaire et de la gestion appropriés des risques. À titre de gardien de l intégrité de l entreprise, le comité d audit est au cœur même de l enjeu de la saine gouvernance d entreprise.» RAPPORT de la NATIONAl ASSOCIATION of CORPORATE DIRECTORS BlUE RIBBON COMMISSION sur les comités d AUDIT (RAPPORT NCAD) Cette opinion est partagée par les organismes de normalisation et les places boursières du monde entier. Depuis les années 1970, le rôle et l influence des comités d audit ont sans cesse évolué, et chaque décennie apporte son lot de changements toujours plus importants. La corruption à l étranger et les pots-de-vin qui ont bouleversé le paysage financier des années 1970 ont forcé plusieurs entreprises à constituer des comités d audit. Dans les années 1980, la National Commission on Fraudulent Financial Reporting (Treadway Commission) aux États-Unis et le Cadbury Committee au Royaume-Uni ont été mis en place entre autres pour répondre à une vague hautement médiatisée de rapports financiers frauduleux. Au début des années 1990, les comités d audit se sont vus arroger des responsabilités plus importantes alors que, dans la foulée, la communication avec les auditeurs externes devenait plus fréquente et plus étroite. Vers la fin de la décennie, de nouvelles recommandations ont été formulées à l échelle internationale pour accroître l efficacité des comités d audit (par exemple, le Blue Ribbon Committee des États-Unis et le Turnbull Committee du Royaume-Uni). Les principales places boursières ont donc adopté des règles imposant davantage d obligations aux comités d audit. Plus récemment, l effondrement d entreprises comme Enron et WorldCom a donné lieu à une refonte majeure des règles relatives à la gouvernance d entreprise aux États-Unis, culminant avec l adoption de la Loi Sarbanes- Oxley en Pour les sociétés ouvertes, les effets les plus notables de la Loi sont liés à la gouvernance d entreprise. En effet, plusieurs entreprises ont été tenues par cette loi à modifier substantiellement leurs contrôles internes ainsi que le rôle joué par les comités d audit et la haute direction dans le processus d information financière. De manière plus marquante, la Loi impose de nouvelles responsabilités aux chefs de la direction et aux directeurs financiers et les expose davantage aux poursuites. En vertu de la Loi, les comités d audit sont assujettis à des normes d indépendance plus strictes et sont tenus d exercer un contrôle étroit sur les relations entre l entreprise et ses auditeurs. L influence de la loi Sarbanes-Oxley pourrait s étendre aussi aux pays qui ne sont pas dotés d une telle réglementation (par exemple, en renforçant le rôle des conseils de surveillance existants). Toutefois, un comité d audit efficace n est pas qu une création issue d initiatives gouvernementales et sectorielles. D autres motifs importants incitent les conseils d administration à bien assumer leur rôle de surveillance pour s assurer d une information financière fiable et ainsi préserver la confiance des investisseurs. En effet, ils peuvent ainsi prévenir les recours collectifs et les poursuites criminelles et empêcher que les titres de l entreprise soient radiés de la cote par suite d une fraude financière. Si, de toute évidence, des comités d audit avertis et vigilants constituent la pierre angulaire d un marché de valeurs mobilières efficace, il faut savoir que leurs devoirs et obligations peuvent être nombreux et exiger une certaine préparation. Le Guide pour constituer et diriger un comité d audit efficace s inspire des recommandations découlant d un certain nombre de lignes directrices et de règles formulées par les organismes de réglementations mondiaux, notamment ceux des États-Unis et de l Union européenne. Son but est de vous donner un aperçu des responsabilités et des obligations habituelles d un comité d audit, afin de vous aider et d aider votre entreprise : 1) à constituer et à maintenir un comité d audit efficace; et 2) à élaborer un programme approprié pour ses activités courantes. Cependant, le rôle de votre comité d audit doit être défini en fonction des circonstances propres à votre entreprise et de la nature particulière des relations entre le comité d audit, la direction de l entreprise, les auditeurs internes et les professionnels externes. Votre conseiller de BDO peut vous aider à constituer votre comité d audit ou à évaluer la pertinence des pratiques actuelles de votre comité d audit à la lumière des besoins particuliers de votre entreprise et de ses objectifs. Les huit qualités essentielles d un comité d audit efficace Pour constituer un comité d audit efficace, il faut faire appel à des personnes dont les compétences et les aptitudes sont complémentaires. À notre avis, un comité d audit doit réunir huit qualités pour pouvoir fonctionner de manière optimale. Comme la perfection n est pas de ce monde, nous avons inclus une liste de questions épineuses que les comités d audit devraient se poser afin d améliorer leur rendement et cerner les indicateurs de risques.

5 BDO GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE 7 «Le premier devoir du comité d audit est d abord et avant tout de donner le ton juste. Si le sommet de la hiérarchie trouve le ton juste et le communique, chaque division, service et membre du personnel de l organisation avancera dans la même direction. Sans cet engagement, vous n avez aucune chance.» MIChAEl YOUNG, ACCOUNTING IRREGUlARITIES and FINANCIAl FRAUD, harcourt PROFESSIONAl PUBlICATIONS 1. Donner le ton juste Le comité doit veiller à ce que les principes de déontologie et les obligations de conformité de la direction et des employés soient compris à tous les échelons de l entreprise. Le message communiqué à l ensemble du personnel doit être sans équivoque : les fausses déclarations financières sont totalement inacceptables. Toute déclaration erronée décelée doit être réglée sans délai de manière appropriée. Le philosophe William Jones divisait les gens en deux catégories : les intransigeants et les conciliants. Pour un comité d audit, en particulier lorsqu il est question de son président, l approche intransigeante est la seule option envisageable. L ancien président de la SEC, Arthur Levitt, partageait cette opinion : «les comités d audit résolus sont les défenseurs fidèles de l intérêt public». Adopter une position ferme Un comité d audit doit être en mesure de poser des questions pointues et souvent délicates sur la situation de l entreprise et de rester inébranlable au milieu de la controverse. Pour ce faire, il est essentiel que le comité joue un rôle actif et participe pleinement au processus de prévention de la fraude financière, plutôt que de s en remettre outre mesure à la direction et aux auditeurs. Les membres du comité d audit doivent éviter de se laisser intimider par l expertise des membres de la direction et des auditeurs et leur excellente compréhension des activités de l entreprise. Si le comité doit être ferme et résolu, il faut cependant que ses membres fassent la distinction entre une demande d informations appropriée et une ingérence injustifiée dans les affaires de la direction. L entreprise doit s attendre à ce que son comité d audit insiste pour qu on lui communique rapidement et intégralement les événements défavorables. Le comité doit faire partie des premières instances informées d un problème ou d une inquiétude. Il doit aussi prendre les devants et examiner toute irrégularité constatée. De plus, le comité doit être à l affût des signes indiquant qu un employé semble faire l objet d une pression indue ou avoir peur de signaler une situation défavorable, ainsi qu à toute situation où les résultats pourraient être camouflés. Tous les membres du personnel de l entreprise doivent travailler vers un but commun, soit présenter sans erreur les transactions financières. Le ton donné par la direction n est pas un énoncé de mission stérile relégué aux oubliettes. Il s agit plutôt d une attitude généralisée incarnée par les actions de la direction et du comité d audit et que l on peut clairement constater à tous les paliers de l organisation. Communiquer le message Plusieurs moyens peuvent être envisagés pour communiquer le «ton juste» aux employés. On peut par exemple rédiger un code de conduite qui traite de sujets comme la politique de l entreprise en ce qui a trait aux pots-de-vin, aux contributions politiques, aux conflits d intérêts et aux paiements non autorisés, et qui stipule comment de telles violations peuvent être signalées sans représailles. Cependant, il faut veiller à ce qu un tel code de conduite ne devienne pas un texte stéréotypé ou pire, qu il entre en contradiction avec la culture réelle de l entreprise. Le meilleur moyen de s assurer d une bonne communication du message à l ensemble de l entreprise repose sur les membres de la direction qui feront du renforcement actif et prêcheront par l exemple. Le comité d audit doit favoriser la circulation de l information entre ses membres et tous les employés et encourager le signalement de mauvaises nouvelles. Il peut également insister pour que l ensemble du personnel coopère avec les auditeurs internes et externes en faisant preuve d honnêteté et de franchise et en rejetant toute tentative de dissimulation de comportements inappropriés. Le comité d audit doit remettre en question la légitimité du système de présentation de l information financière de l entreprise et l efficacité des contrôles internes, et assurer un suivi des améliorations apportées à cet égard. Même s il n est pas facile de rester ferme et d insister sur les changements à apporter si la direction n est pas du même avis, cela relève des fonctions du comité d audit. Pour un comité d audit, l approche intransigeante est la seule option. Examiner la gestion des résultats Les comités d audit doivent également rester à l affût de tout indice signalant une mauvaise gestion des résultats. Les attentes des analystes financiers au chapitre des résultats trimestriels, semestriels et annuels de l entreprise peuvent exercer une pression sur la direction et inciter celle-ci à franchir les limites des pratiques comptables acceptables, voire à manipuler les chiffres de manière frauduleuse. Une telle manipulation peut également être motivée par un régime de rémunération des cadres lucratif fondé sur les résultats. La comptabilisation des produits, la dépréciation des actifs, l estimation des passifs (surtout dans le cadre d une restructuration) et le report de coûts créent un terreau favorable à la fraude financière. Le comité d audit doit rester attentif à la pression que subit la direction pour atteindre des cibles de résultats ainsi qu aux éléments du système de présentation de l information financière plus exposés à la fraude. En outre, le comité doit examiner les rapports de l entreprise pour déterminer si la direction a présenté de manière fidèle les événements ou les situations défavorables qu elle est tenue de divulguer. Demandez l avis de votre conseiller de BDO à cet égard. La gestion des résultats est un aspect qui retient particulièrement l attention des autorités de réglementation. Au cours des dernières années, des allégations croissantes de mauvaise gestion du résultat à l égard de certaines entreprises (par exemple, Enron et WorldCom) ont entraîné d importantes fausses déclarations des résultats. Ce problème peut sérieusement ébranler la crédibilité des marchés financiers du monde entier.

6 8 GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE BDO De même, les comités d audit doivent analyser avec soin les circonstances selon lesquelles la direction demande un deuxième avis sur des questions comptables. La plupart du temps, une demande de deuxième avis formulée par la direction relève d un effort légitime d obtenir la bonne réponse, sur le plan technique, à des problèmes complexes. Dans certains cas cependant et bien que cette pratique soit inacceptable, le deuxième avis se révèle un moyen de pression sur l auditeur pour qu il accepte de préparer des états financiers qui coïncident avec les intérêts de la direction. En outre, il y a un risque qu un deuxième avis soit fondé sur une communication incomplète des faits, dont l auditeur en poste aurait une meilleure connaissance. Le comité d audit doit veiller à ce que l expertcomptable, à qui on a demandé un deuxième avis, ait un accès suffisant à l auditeur pour pouvoir exprimer une opinion fondée sur tous les faits pertinents. Si cet accès s est avéré insuffisant, le comité d audit doit soulever le problème avec la direction et déterminer dans quelle mesure l objectivité et le jugement de l expert-comptable ont été compromis. Agir judicieusement La discrétion est de mise lorsque le comité d audit traite de questions sensibles ou controversées qui pourraient ternir la réputation de certaines personnes ou celle de l entreprise. Le comité d audit doit agir avec une extrême prudence, en veillant à pleinement respecter les droits des personnes concernées. Lorsque ces situations se présentent, il est souvent nécessaire de faire appel aux conseils juridiques d experts externes. En de telles circonstances, le bon sens, des conseils juridiques éclairés et une compréhension claire des paramètres cernant le rôle du comité constituent les atouts essentiels. Les efforts du comité d audit seront renforcés si les membres ont vraiment à cœur d agir au mieux des intérêts à long terme de l entreprise et des actionnaires. Une personne qui ne partage pas cette vision ne devrait pas faire partie du comité. S il est important pour l entreprise de constituer un comité d audit fort, ce l est d autant plus pour les sociétés en croissance, qui comptent souvent moins de contrôles internes robustes. Questions à poser le rôle du comité est-il bien compris à tous les échelons de l entreprise? les travaux du comité doivent-ils être examinés en raison d événements récents? la direction communique-t-elle toute question pertinente au comité d audit, et ce, en temps opportun? Le degré de prudence de la direction est-il discutable? 2. Être indépendant L objectivité totale des membres dans la lutte contre les informations financières frauduleuses est le prolongement logique d un comité d audit fort. Il n est pas toujours facile de s opposer à des dirigeants forts ou de leur dire ce qu ils ne veulent pas entendre; sans une attitude d indépendance, cette tâche est particulièrement ardue. Voilà pourquoi les importantes places boursières soulignent l importance de l indépendance des membres du comité d audit par rapport à la direction, à quelques exceptions près. Pour être vraiment efficace, le comité d audit doit être en mesure de s opposer aux tentatives de la direction de manipuler des résultats financiers. Les principales places boursières ont fixé des règles qui définissent les situations remettant en cause l indépendance. Même si les places boursières n affirment pas toutes que les relations d affaires suivantes compromettent l indépendance, il s agit d exemples utiles de potentiels conflits d intérêts : Un administrateur qui est un employé de la société ou qui a travaillé pour la société au cours des cinq dernières années. Un administrateur qui occupe un poste de direction au sein d une autre société pour laquelle un cadre de l entreprise siège au comité de rémunération. Un administrateur qui est un membre de la famille immédiate d une personne qui a occupé un poste de direction au sein de l entreprise ou d une société affiliée au cours des cinq dernières années. Un autre moyen de renforcer l indépendance du comité d audit est de nommer uniquement des administrateurs indépendants. Occuper un rang judicieux dans la hiérarchie Pour mieux préserver son indépendance, le comité d audit doit être placé entre la haute direction et l auditeur externe, et rester indépendant envers ces deux instances. Lorsqu une telle structure est en place, la direction ne devrait pas être en mesure d utiliser les honoraires d audit pour faire pression sur l auditeur, et le comité d audit occupe une position idéale pour évaluer la qualité du travail de l auditeur. De plus, les auditeurs internes devraient avoir un accès direct au comité d audit, ce qui leur permet de préserver leur indépendance et de s opposer aux pressions indues de la direction. Si des membres du conseil d administration font partie du comité d audit, les membres indépendants du comité doivent veiller à ce que la composition et les activités du groupe ne soient pas compromises. Relations avec le comité d audit Chef des finances Chef de la direction Auditeurs internes Questions à poser Comité d audit Conseil d administration Shareholders and the Investment Community External Auditors Le rôle du comité est-il suffisamment clair par rapport au conseil d administration? le mandat du comité est-il approprié? la portée des travaux du comité doit-elle être révisée en fonction de nouveaux événements?

7 BDO GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE 9 3. Regrouper des compétences complémentaires Comprendre les chiffres Pour agir avec efficacité, le comité d audit doit compter parmi ses membres quelques personnes qui possèdent des compétences financières. Il s agit d une exigence des places boursières de certains pays, Cette exigence découle de la nécessité de se doter d une représentation couvrant un éventail d opinions et d expertises, et d être en mesure de gérer le travail requis des membres du comité d audit. Pour obtenir un point de vue équilibré, nous vous recommandons d avoir de trois à six membres ayant des expériences diversifiées. BDO peut vous aider à trouver des personnes qualifiées. Pour se doter d un comité équilibré, il faut compter sur la présence d au moins un membre détenant une expertise spécifique en comptabilité ou en gestion financière. Pour ce faire, vous pouvez recruter une personne ayant déjà travaillé dans le domaine de la finance ou de la comptabilité, détenant un certificat professionnel en comptabilité, ou possédant une expérience comparable. Ainsi, vous êtes assurés que la personne comprend bien les questions financières. L entreprise devrait envisager de recruter des personnes qui sont des chefs de la direction, des directeurs financiers, des cadres supérieurs responsables de la surveillance financière ou encore des associés de cabinets comptables habitués à traiter avec des sociétés ouvertes, voire des personnes qui ont déjà occupé de tels postes. À la lecture des états financiers, les autres membres devraient être en mesure d acquérir une compréhension suffisante de l information présentée pour s apercevoir quand les chiffres ne tiennent pas la route. Cette capacité, associée à la minutie et la curiosité, permettra aux membres de poser des questions pénétrantes et d en évaluer les réponses avec soin. Connaître l entreprise Afin de pouvoir exercer leurs fonctions, les membres du comité d audit doivent comprendre clairement leurs responsabilités et objectifs et recevoir une formation adaptée à l entreprise. À cet égard, ils doivent comprendre le secteur au sein duquel l entreprise évolue, ainsi que ses activités, son système de contrôles internes, les risques commerciaux auxquels elle est exposée et ses processus de gestion des risques en place. Forts de ces connaissances, les membres devraient être en mesure de porter une attention particulière aux éléments du processus de présentation de l information financière qui sont les plus susceptibles de causer des problèmes, qu ils soient intentionnels ou involontaires. Il serait également utile que tous les membres du comité d audit suivent une formation sur les nouvelles normes comptables, normes d audit et prises de position réglementaires, les tendances du secteur, toute nouvelle technologie qui pourrait affecter l entreprise et toute question émergente du domaine. Votre conseiller de BDO peut vous aider à avoir accès à ce type de formation. De plus, les membres du comité doivent prendre connaissance des croyances, de la philosophie et des plans stratégiques de l entreprise, et ils doivent s appuyer sur ces éléments pour résoudre les problèmes tout au long de l année. Pour dispenser cette formation, les moyens les plus efficaces sont généralement discutés directement avec le personnel de l entreprise. Les comités d audit efficaces sont présidés par des personnes ayant un tempérament vif. Un président compétent pilote les actions du comité, anime les discussions avec la direction et les auditeurs internes et externes, repère les problèmes avant qu ils ne surviennent, et est doté d un esprit analytique fort tout en faisant preuve de la fermeté nécessaire pour agir. Questions à poser Les membres du comité regroupent-ils l expérience et l expertise nécessaires (par exemple, compétences financières)? Le comité comprend-il les risques importants auxquels l entreprise est exposée et s entend-il sur ceux-ci? Comment le comité d audit compare-t-il son rendement à celui d autres comités? 4. S engager à donner du temps Un siège à un comité d audit n est pas un emploi à temps plein. Cependant, les membres doivent être bien informés, minutieux et inquisiteurs. Aussi, il faut être prêt y consacrer beaucoup de temps ; en règle générale, cela représente un engagement plus important que de faire partie d un conseil d administration. Combien de temps un membre doit-il s attendre à consacrer aux travaux du comité d audit? Tout dépend de la complexité des activités de l entreprise, de son stade d évolution et de l importance des problèmes. Toutefois, on peut estimer qu en moyenne ce rôle exige de huit à douze jours de travail par année. Le comité d audit devrait se réunir pour discuter des questions à l ordre du jour, notamment les informations financières trimestrielles et l audit de fin d exercice. Si le comité détermine que des questions spéciales doivent être abordées, il lui faudra tenir des réunions plus fréquentes. La plupart des comités d audit cherchent à faire coïncider leurs réunions avec celles du conseil d administration, et ce, dans le but de gérer le temps de manière optimale. Parmi ses priorités, le comité d audit doit s assurer de réserver suffisamment de temps pour ses réunions pour pouvoir analyser en détail les questions importantes. Des réunions coincées entre deux autres rendez-vous sont en général peu utiles et ce manque d engagement ne communique pas le ton juste. Le comité d audit doit également tenir compte des améliorations nécessaires et les mettre en œuvre sur une base régulière. Ce type d autoévaluation annuelle permet de s assurer que les efforts du comité sont axés sur les enjeux clés et que ses membres réfléchissent aux questions importantes qui se profilent à l horizon, plutôt que de simplement réagir aux événements. Les membres doivent être bien informés, minutieux et inquisiteurs. Questions à pose Le comité se rencontre-t-il assez souvent et aux moments appropriés de l année? Est-ce qu un programme a été élaboré pour l année à venir? Le mandat du comité est-il approprié?

8 10 GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE BDO 5. Élaborer une charte claire Pour assurer le bon fonctionnement du comité, il faut adopter et réévaluer chaque année une charte officielle écrite qui recevra l aval du conseil d administration. Cette charte doit couvrir les points suivants (remarque : certaines caractéristiques ci-dessous relèvent des exigences exprimées par les principales places boursières dans le monde) : La portée des responsabilités du comité et comment ce dernier les exerce. Une déclaration stipulant que les auditeurs externes ont au bout du compte la responsabilité de rendre des comptes au conseil d administration et au comité d audit. Une déclaration stipulant que le conseil d administration et le comité d audit ont le pouvoir et la responsabilité de choisir, d évaluer et, le cas échéant, de remplacer l auditeur externe. Une exigence stipulant que le comité d audit est tenu de s assurer que les auditeurs externes soumettent une déclaration officielle écrite quant aux relations et aux services qui peuvent compromettre leur indépendance. Outre les responsabilités susmentionnées, les sujets énumérés ci-dessous devraient être pris en compte et adaptés aux besoins de l entreprise : Exiger que le comité déclare au conseil d administration qu à sa connaissance : L audit indépendant de l entreprise semble respecter les normes de la profession comptable. Les rapports financiers annuels et intermédiaires de l entreprise donnent une image fidèle de sa situation financière et de ses résultats d exploitation. Les contrôles internes sont fiables et offrent une garantie adéquate que les actifs et les transactions de l entreprise sont bien comptabilisés. Signaler au conseil d administration toute question relative aux conflits d intérêts; aux délits d initiés; à l utilisation des fonds de l entreprise pour verser des contributions politiques illégales, des pots-de-vin ou autres versements non autorisés ou illégaux; ainsi qu à toute autre pratique commerciale douteuse dont le comité a eu vent. Autoriser une enquête sur des allégations d actes irréguliers, notamment le recours à des experts juridiques ou à d autres consultants professionnels externes, au besoin, dans l exercice de ses fonctions. Communiquer au conseil d administration tout changement important apporté aux principes comptables applicables à l entreprise, ainsi que tout jugement pertinent rendu par les autorités de réglementation. Divulguer au conseil d administration la rémunération du comité, ses dépenses, les services de soutien administratif consommés, l assurance responsabilité et autres questions pertinentes. Communiquer au conseil d administration la durée des mandats des membres, dont l échéance doit être échelonnée afin d assurer la continuité. Les personnes désignées sont invitées à présenter de nouveaux points de vue au comité. La charte a pour principal objectif d aider le comité d audit à atteindre ses objectifs en lui fournissant une feuille de route concrète. Ainsi, l élaboration d une liste trop exhaustive de responsabilités peut s avérer une activité contre-productive. Après avoir été rédigée et examinée par les conseillers juridiques du comité, la charte doit être approuvée par le conseil, puis enchâssée dans les règlements de l entreprise ou adoptée officiellement par résolution du conseil. Le modèle de charte du comité d audit qui se trouve à la fin du présent guide est fourni à titre d un exemple seulement. Vous pourrez vous en servir comme point de départ pour rédiger la charte du comité de votre entreprise. Questions à poser Faut-il modifier la procédure selon laquelle le comité rend compte au conseil d administration? Le comité est-il suffisamment organisé pour alerter le conseil sans tarder lorsque des problèmes surgissent? Le comité peut-il en faire plus pour atténuer les risques importants? 6. Définir les responsabilités propres au comité Après la rédaction de la charte, le comité d audit doit convenir des fonctions régulières spécifiques relevant de sa responsabilité et les faire approuver par le conseil d administration. Ces fonctions doivent être communiquées par écrit à la direction de l entreprise ainsi qu aux auditeurs externes et internes afin que chacun puisse bien saisir le rôle du comité. Puisque des responsabilités clairement définies sont essentielles au fonctionnement efficace d un comité d audit, ce guide consacre un chapitre à cette question. S il est vrai que l éventail des responsabilités du comité peut considérablement varier, certaines s appliquent peu importe la taille de l entreprise (par exemple, les communications des auditeurs externes en ce qui a trait à leur audit des états financiers annuels et à l examen des états financiers intermédiaires). Au moment de définir l étendue de leurs fonctions, les comités d audit doivent adapter ces dernières aux circonstances propres à l entreprise et éviter de s encombrer de responsabilités qui pourraient leur faire perdre le cap.

9 BDO GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE Planifier le programme de l année La complexité des activités de l entreprise, associée à la nature des responsabilités assumées par le comité d audit, est le facteur qui détermine le programme de l année. Il faut prévoir au moins quatre réunions par an, même si cette recommandation doit être adaptée à la situation propre de chaque entreprise. Si des enjeux particuliers font surface, des réunions supplémentaires peuvent s avérer nécessaires. En partant de l hypothèse que l exercice de l entreprise suit l année civile, le calendrier des quatre réunions doit être arrêté comme suit : Première réunion (février ou mars) Examen du rapport annuel Constatations de l audit externe Deuxième réunion (avril ou mai) Auto-évaluation (si elle n a pas été faite lors de la première réunion) Troisième réunion (juillet) Examen des résultats semestriels Enjeux de l audit interne pour le prochain exercice Questions relatives à l indépendance de l auditeur externe Portée des travaux d audit externe Quatrième réunion (octobre ou novembre) Étendue des travaux d audit externe (si ce point n a pas été abordé lors de la troisième réunion) Travaux préliminaires relatifs aux informations à présenter à la fin de l exercice Dans les cas où les activités sont plus importantes au cours du quatrième trimestre, un comité peut envisager d organiser les réunions de manière à ce que deux réunions aient lieu au cours de ce trimestre. Un comité peut également décider d ajouter une réunion au calendrier. 2. Le comité d audit a discuté avec l auditeur externe de certaines constatations découlant de l audit des états financiers, comme l exigent les règles professionnelles d audit. 3. Le comité d audit a reçu un rapport écrit des auditeurs externes au sujet de leur indépendance, comme l exigent les normes professionnelles, et abordé avec eux certains points qui pourraient remettre en question leur indépendance. 4. Sur la base des discussions relatives aux points 1 à 3, le comité d audit doit faire savoir s il recommande au conseil d administration d inclure les états financiers audités dans le rapport annuel. En outre, pour se protéger, le comité d audit doit non seulement informer le conseil d administration, mais également rédiger des procès-verbaux et des rapports qui documentent ses conclusions et ses recommandations. Cependant, il faut tenir compte de l ampleur de la documentation écrite découlant des réunions du comité d audit, car celle-ci peut nuire à la franchise des échanges. Par conséquent, en s appuyant sur les conseils de ses conseillers juridiques, le comité doit mettre en place des procédures qui encouragent les échanges ouverts sur des sujets extrêmement délicats, tout en permettant au comité de signaler l information au conseil d administration en respectant un certain degré de confidentialité. À cet égard, plusieurs comités d audit préfèrent tenir leurs réunions à huis clos, sans la présence d un sténo ou de toute autre personne qui n est pas membre du comité. Lorsque des questions délicates sont soulevées pendant ces réunions (par exemple, des paiements douteux), il est recommandé d obtenir des conseils juridiques avant de consigner l information dans les dossiers du comité d audit. Une fois que le comité d audit est constitué et que ses huit qualités essentielles sont définies, il pourra porter son attention sur ses responsabilités fondamentales. Celles-ci sont présentées dans le prochain chapitre. Un comité d audit efficace est important pour toutes les entreprises, mais cette importance est décuplée lorsqu il s agit de sociétés en croissance. La section «Modèles d ordres du jour» donne plus de détails sur ces rencontres et suggère des points à discuter. Pour aider les comités à rédiger les questions à poser lors de leurs réunions, l annexe A du présent guide fournit une liste de questions types. Cependant, les comités d audit doivent prendre garde de ne pas tomber dans le piège d une mentalité de «liste de contrôle» et se rappeler que l objectif principal n est pas de poser toutes ces questions, mais plutôt de mener leur propre enquête sur l entreprise. Par conséquent, les questions proposées doivent être adaptées aux circonstances propres à chaque entreprise. 8. Documenter les travaux du comité Les autorités de réglementation peuvent demander aux comités d audit de documenter ou de signaler divers éléments. Notons entre autres les suivants : 1. Le comité d audit a passé en revue les états financiers avec la direction et en a discuté avec celle-ci.

10 12 GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE BDO RESPONSABILités DU COMITÉ D audit L une des tâches les plus exigeantes du comité d audit est de choisir les responsabilités à assumer. Plusieurs sources ont formulé des directives sur la portée du rôle d un comité d audit, notamment la Treadway Commission, le Turnbull Committee et la Commission des Opérations de Bourse en France («COB»). En fonction de ces directives et de notre expérience pratique, nous croyons que le rôle d un comité d audit se divise en trois catégories, lesquelles peuvent se chevaucher : Présentation de l information financière Risques et contrôles Fonction d audit Présentation de l information financière Afin d atteindre son objectif de lutter contre la fraude financière, le comité d audit doit s engager sans équivoque à s assurer que les états financiers donnent une image fidèle de la situation de l entreprise. Certaines étapes pour ce faire sont présentées ci-dessous : Examiner le rapport annuel de l entreprise à l intention des actionnaires avant sa diffusion au public. Les membres du comité doivent bien comprendre les éléments suivants : Jugements comptables significatifs et estimations incluses dans les états financiers Traitement comptable des transactions significatives ou irrégulières Incidence des changements apportés aux règles comptables Informations à fournir Évaluer s il est approprié pour la direction d obtenir un deuxième avis sur des points importants de comptabilité ou d audit. Rester à l affût des signaux d alarme indiquant une mauvaise gestion des résultats ou, pire, la présentation d informations financières mensongères, le détournement de fonds ou des actes illégaux. À cet égard, poser des questions à la direction et à l auditeur sur des questions liées entre autres aux régimes de rémunération lucratifs des cadres, aux opérations entre parties liées, aux transactions exagérément complexes, aux fluctuations inhabituelles des produits et des charges, aux réserves inexpliquées, aux changements de principes comptables ou de conditions commerciales, aux nouvelles sources de revenus notables et aux disparités croissantes entre la trésorerie et les résultats comptables. Passer en revue les ajustements d audit enregistrés et ceux qui ont été ignorés en raison de leur nature non significative. Les autorités de réglementation portent de plus en plus attention aux entreprises qui évoquent le concept étroit de seuil de signification pour éviter d ajuster leurs états financiers. Les autorités sont particulièrement préoccupées lorsque des ajustements sont apportés (ou non) à l objectif d atteindre ou de surpasser les estimations de revenus des analystes. L utilisation de critères purement quantitatifs pour le seuil de signification (par exemple, 5 à 10 % du bénéfice net) est insuffisante. La mise en place de critères quantitatifs peut s avérer un bon point de départ. Cependant, il faut également tenir compte de facteurs qualitatifs, par exemple des ajustements apportés ou non pour répondre aux attentes des analystes, la transformation de pertes en gains, et l incidence sur la tendance des résultats et les résultats des segments individuels présentés. Examiner les résultats intermédiaires. Avant de publier tout document ou communiquer des résultats, le comité d audit et les auditeurs externes doivent discuter ensemble pour déterminer s il existe un élément (par exemple une estimation comptable sensible ou un changement significatif apporté à une méthode comptable) dont le comité d audit doit prendre connaissance en raison de son incidence sur l information financière intermédiaire. S assurer que les rapports financiers présentent fidèlement le rendement de l entreprise. Pour ce faire, le comité doit bien connaître les indicateurs de performance clés comme les tendances du secteur et les ratios. Questions à poser La direction pourrait-elle être accusée de manipuler les chiffres et les informations publiés? Les estimations comptables sont-elles justes et raisonnables? Est-ce que l on peut raisonnablement s attendre à ce que les estimations soient plus élevées ou plus faibles? Si l entreprise compte une composante commerce électronique, les pratiques comptables sont-elles appropriées? Si des changements importants ont été apportés aux méthodes comptables, pourraient-ils être contestés? L hypothèse de la continuité de l exploitation peut-elle être justifiée? À quel contrôle est assujettie la présentation électronique de l information financière de l entreprise? Risques et contrôles Associés à l incapacité des contrôles internes existants de les atténuer, les risques d affaires et financiers auxquels est exposée une entreprise créent un terreau fertile pour la fraude financière. Pour que le comité d audit soit en mesure de gérer les risques de manière efficace, il doit d abord les comprendre. Ensuite, en reconnaissant qu un système robuste de contrôles internes est la pierre d assise de la gestion du risque, le comité peut donner le ton juste permettant d encourager la mise en place de contrôles appropriés. Certains risques qu un comité d audit doit garder en tête sont indiqués cidessous. Une liste indicative des risques d affaires et financiers associés à une éventuelle fraude financière est fournie en annexe B. Obtenir des évaluations de risque de la part de la direction et des auditeurs. Le risque se présente sous diverses formes : risque économique, juridique, financier, environnemental, ou risque lié au marché, à la

11 BDO GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE 13 technologie et à la concurrence. La responsabilité d effectuer un suivi de tous les risques ne peut pas incomber au seul comité d audit. Ce dernier doit plutôt s appuyer sur les compétences particulières et les recherches d autres parties. Le comité doit demander à la direction et aux auditeurs internes et externes d évaluer les risques d affaires et financiers qui relèvent de sa responsabilité. Cette évaluation devrait couvrir tous les segments d affaires clés, ainsi que les fonctions générales qui ont une influence sur les contrôles financiers. Nous recommandons que le comité mène de telles enquêtes sur une base régulière et qu il reçoive des mises à jour chaque fois que les risques changent de manière notable. Une liste des types de risque à envisager est fournie en annexe B. Recevoir le rapport des auditeurs internes sans passer par la direction. Une interaction directe et confidentielle avec les auditeurs internes peut donner au comité une idée de l efficacité des contrôles internes de l entreprise et de sa conformité aux lois, règlements et à ses propres politiques. Passer en revue les recommandations émises par les auditeurs internes et externes visant à améliorer les contrôles et les réponses de la direction. À cet égard, le comité devrait se concentrer davantage sur les faiblesses de contrôle plus importantes. Si le comité comprend les mesures prises par la direction et son comportement à l égard de l amélioration des procédures de contrôle, il pourra saisir le ton donné par la direction. Veiller à ce que l infrastructure de l entreprise puisse soutenir ses besoins actuels et futurs en matière de présentation de l information financière. Les systèmes de gestion de l information doivent être en mesure de fournir à la direction toutes les informations requises pour exploiter l entreprise, tout en générant en temps opportun des rapports financiers clairs et exacts destinés à l externe. Dans le cas d entreprises dont la croissance repose sur des acquisitions, la direction doit également rester attentive au fait que les systèmes des entreprises acquises doivent être compatibles avec les siens. Obtenir de la part de la direction des déclarations écrites sur l efficacité de ses contrôles internes et systèmes d information. Questions à poser Existe-t-il des circonstances qui pourraient accroître le potentiel de fraude? Comment les manquements au code de conduite professionnelle de l entreprise sont-ils abordés? Des procédures ont-elles été mises en place pour régler les cas allégués ou réels de fraude? Si l entreprise compte une composante commerce électronique, les incidences juridiques, réglementaires et fiscales ont-elles été adéquatement analysées? Les irrégularités qui ont été communiquées au comité d audit pourraient elles indiquer des problèmes potentiels ou réels à plus vaste échelle? Fonction d audit Auditeur externe La responsabilité de surveillance de la fonction d audit couvre les travaux des auditeurs tant internes qu externes. Pour exercer une surveillance de ces éléments, le comité doit : Interroger et évaluer l auditeur externe en se fondant sur les points de vue suivants : Plan d audit Comment le cabinet planifie l audit, le caractère opportun de ses services, son rendement et l efficacité de la coordination des travaux d autres bureaux, au pays comme à l étranger. Comment le cabinet mesure son propre rendement et évalue sa démarche d examen interne. Accessibilité et emplacement Capacité et rapidité de réaction du cabinet, et proximité relative de l auditeur par rapport aux installations d exploitation et au siège social de l entreprise. La proximité peut faciliter et favoriser la coopération et la compréhension et les rencontres en personne. Personnel Profil professionnel et expérience sectorielle des associés et des membres du personnel assignés à la mission; niveau de participation des associés à la mission. Expertise du cabinet relativement au secteur d activité et capacité d offrir des services supplémentaires le cas échéant (par exemple, si l entreprise lance des activités de commerce électronique, l équipe d audit connaît-elle les risques associés à ce secteur et sait-elle comment les vérifier?). Lettre de recommandations à la direction Contenu de la lettre de recommandations à la direction, y compris un aperçu des besoins de l entreprise sur le plan des affaires et des contrôles internes comptables, et exhaustivité de sa démarche. Collaboration avec le comité Degré d initiative et de coopération du cabinet avec le comité d audit, ainsi que de l efficacité de cette collaboration. Le comité d audit doit s engager sans équivoque à s assurer que les états financiers donnent une image fidèle de la situation de l entreprise. Litiges importants Existence ou non de poursuites importantes à l encontre du cabinet et mesures adoptées pour les régler. S assurer que les auditeurs comprennent la nécessité d un audit minutieux et objectif et d une évaluation honnête de la direction. Un tel contexte peut favoriser des discussions ouvertes et franches entre le comité et les auditeurs. Confirmer l indépendance des auditeurs et en discuter. Le comité devrait demander à l auditeur de lui fournir une confirmation écrite de son indépendance. En outre, toutes les relations avec l entreprise pouvant influer sur l indépendance des auditeurs doivent être discutées. Le comité doit examiner et approuver à l avance tous les services autres que ceux d audit que les auditeurs pourraient devoir effectuer, et ce, afin d évaluer l incidence potentielle sur leur indépendance. Il doit également examiner toutes les mesures de sauvegarde mises en place par les auditeurs pour atténuer les risques de perte réelle d objectivité (par exemple, examens internes spéciaux). Dans le cadre de cet examen, le comité doit tenir compte de tous les avantages dont bénéficient les auditeurs en raison de leurs connaissances particulières de l entreprise.

12 14 GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE BDO Les questions importantes que la direction a abordées avec les auditeurs avant de leur accorder le mandat. Cette exigence vise à détecter si la direction a tendance à rechercher des avis favorables en s adonnant au «magasinage» d opinion. Les limites de responsabilité des auditeurs à l égard des autres informations présentées dans des documents contenant les états financiers audités (par exemple, rapport de gestion, informations financières particulières, lettre du président). Il doit également déterminer si la qualité de l audit serait améliorée en raison d une meilleure compréhension des activités de l entreprise. S assurer que les honoraires d audit sont conformes au champ d application de l audit. En s appuyant sur une analyse du champ d application de l audit, des techniques utilisées, des discussions subséquentes avec la direction sur les problèmes rencontrés et sur la capacité des auditeurs à mener l audit de manière efficiente, le comité d audit devrait être en mesure d évaluer si le temps accordé à la mission et les honoraires connexes sont raisonnables. Bien que la réaction naturelle soit d estimer que les honoraires sont trop élevés, il ne faut pas oublier que des honoraires trop bas peuvent engendrer des risques accrus. En effet, si les honoraires sont négociés à la baisse de manière trop agressive, les auditeurs peuvent subir une pression importante lorsqu ils devront déterminer l étendue des travaux nécessaires pour résoudre de manière appropriée les points exposés à un degré élevé de risque. Discuter des points suivants avec les auditeurs : La responsabilité de l auditeur en vertu des normes d audit généralement reconnues. Cet aspect est lié à la nature et aux limites de l audit. La qualité des principes comptables adoptés par l entreprise, sans se limiter à leur admissibilité. Les règles comptables ne sont pas toujours précises. Une grande latitude est souvent accordée à l égard des jugements portés dans le cadre de la préparation des états financiers. Sous ce rapport, la discussion doit aborder des questions comme les choix effectués parmi les options possibles de principes comptables, l évolution des questions de présentation de l information financière, la clarté et l intégralité de la présentation des opérations entre parties liées et des transactions inhabituelles, la nature des comptes de réserve et les jugements liés au seuil de signification. Afin de susciter des échanges ouverts et francs sur la qualité des principes comptables suivis par l entreprise, cet aspect est la seule partie de la discussion obligatoire qui n a pas à être consignée par écrit. Les différends avec la direction. Cela comprend les questions relatives à la comptabilisation et à l audit, qu ils aient ou non été réglés à la satisfaction des auditeurs. Il s agit d un point particulièrement important puisqu il permet de mieux comprendre l agressivité manifestée par les cadres dans leur tentative de gérer les résultats ou de brosser un portrait fidèle de la situation financière de l entreprise. Les difficultés rencontrées lors de la réalisation de l audit. Il pourrait s agir de données fournies en retard à l auditeur ou d un manque de coopération. Questions à poser La direction exerce-t-elle une pression indue sur les auditeurs externes afin qu ils limitent l étendue de leurs travaux? L équipe d audit possède-t-elle une expertise pertinente du secteur? L audit est-il axé sur les éléments vraiment importants? Pourquoi les anomalies non ajustées que les auditeurs ont détectées dans les états financiers préliminaires ne sont-elles pas corrigées? L associé responsable de l audit externe et son cabinet livrent-ils les résultats promis? Auditeurs internes Examiner et approuver la charte du service d audit interne. Cette charte doit décrire la mission, l obligation de rendre compte, l indépendance, les responsabilités, l autorité et les normes du service. Passer en revue les décisions d embauche. Évaluer la pertinence du personnel du service d audit interne, du budget du service et de la portée et des résultats de ses activités. Déterminer si des changements devraient être apportés à l étendue de l audit. Prendre connaissance de tout plan d externalisation de la fonction d audit interne. Remettre en question le pour et le contre d une telle proposition. De plus, le comité doit examiner le degré de coordination des activités des auditeurs internes et externes. Le comité doit être convaincu que l étendue combinée des audits permettra de repérer les faiblesses du contrôle interne qui pourraient exposer l entreprise à la fraude ou à des erreurs importantes dans la présentation de l information financière. En outre, le comité doit encourager les échanges ouverts et directs avec les auditeurs. Les auditeurs internes ainsi que les auditeurs externes doivent se sentir libres de signaler au comité d audit les faiblesses de contrôles (surtout celles qui suscitent une résistance de la part de la direction), et ce, en toute confidentialité et sans peur de représailles. Si l entreprise n a pas de fonction d audit interne, le comité doit se demander si les procédures existantes de la direction sont suffisantes pour : Repérer et surveiller les risques importants auxquels est exposée l entreprise; Fournir au conseil d administration et au comité des informations de gestion de bonne qualité et fiables.

13 BDO GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE 15 Questions à poser S il n y a pas de fonction d audit interne, le comité d audit devrait-il recommander d en constituer une? Le comité d audit peut-il en faire plus pour appuyer la fonction d audit interne? Quels sont les liens hiérarchiques de la fonction d audit interne? Son mandat est-il efficace? Quels secteurs de l entreprise inquiètent les auditeurs internes, y compris les zones problématiques potentielles? Pour que le comité d audit soit en mesure de gérer les risques de manière efficace, il doit d abord les comprendre. MODÈLes D ordre DU jour La section précédente a abordé certaines des responsabilités fondamentales qui, selon nous, sont essentielles pour qu un comité d audit puisse jouer de manière optimale son rôle de surveillance. Pour assumer ces responsabilités, il faut élaborer un plan de travail bien documenté des activités du comité. Même si le présent guide traite de plusieurs responsabilités, le comité d audit doit évidemment adapter son rôle aux besoins particuliers de l entreprise. La section qui suit propose un échéancier pour certaines réunions, cerne les objectifs à atteindre lors de ces réunions, précise toutes les mesures adoptées, ainsi que l information que le comité doit communiquer au conseil d administration à la suite de ces réunions. Cette section, qui ne se veut pas exhaustive, a été préparée en fonction d un calendrier comptant quatre réunions (ou cinq, selon l intensité des activités de l entreprise au quatrième trimestre). Les réunions du comité doivent plutôt tenir compte des circonstances propres à l entreprise et des préoccupations particulières des membres. Chaque réunion commence généralement par une discussion sur des questions pour lesquelles le comité d audit, la direction, les auditeurs externes et les auditeurs internes, le cas échéant, partagent un intérêt. Le comité d audit peut ensuite rencontrer des personnes individuellement pour échanger librement sur des points délicats ou confidentiels. Il peut également s avérer judicieux de demander aux conseillers juridiques de l entreprise et à des conseillers juridiques externes d assister à certaines réunions. Les sujets abordés lors des réunions doivent être bien préparés, et la documentation doit être envoyée aux membres du comité suffisamment à l avance pour leur donner le temps de l assimiler. Ainsi, la réunion sera plus productive. Bien que les activités du comité d audit doivent être planifiées avec soin, sa structure de fonctionnement doit demeurer souple. Même si les activités de l entreprise n ont pas changé depuis un certain temps, le comité d audit doit réexaminer ses responsabilités et son rendement par rapport à l exercice précédent. Cette auto-évaluation régulière doit être intégrée au calendrier des réunions. En partant de l hypothèse que l exercice de l entreprise correspond à l année civile et que le schéma de réunions illustré à la page 14 est suivi, l ordre du jour des réunions serait comme suit : Première réunion (février ou mars) Choix du moment Aux alentours de la date d achèvement de l audit et avant la publication des résultats. Objectifs de la réunion Passer en revue les constatations des auditeurs ainsi que la version projet du rapport annuel des actionnaires. Examen de l audit Écarts par rapport au plan d audit Nouveautés sur le plan de la comptabilité et de l audit Difficultés ou retards Questions et découvertes importantes Restrictions rencontrées Questions non résolues Différends avec la direction Ajustements d audit importants et ajustements qui ont été ignorés en raison de leur caractère négligeable Questions liées à l indépendance Examen de la version projet des états financiers et du rapport de l auditeur Responsabilité de l auditeur en vertu des normes d audit généralement reconnues Qualité des principes comptables adoptés par l entreprise, sans se limiter à leur admissibilité, et changements apportés depuis la période précédente Jugements de la direction et estimations comptables Ajustements d audit importants enregistrés ou ignorés Autres informations présentées dans les documents contenant les états financiers audités Exhaustivité des informations présentées, y compris les risques et les incertitudes Cohérence du texte du rapport annuel et du texte des états financiers Libellé du rapport de l auditeur - Réserves ou modifications Échéancier de publication

14 16 GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE BDO Mesure Approuver les constatations de l auditeur, le communiqué sur les résultats et la version projet des états financiers annuels. Information à communiquer au conseil d administration Discuter de la réalisation de l audit; signaler les problèmes; communiquer tout différend entre les auditeurs et la direction; recommander la publication des résultats et approuver le projet d états financiers. Deuxième réunion (avril ou mai) Choix du moment Après la publication des états financiers et la réception de la lettre de recommandations à la direction émise par les auditeurs externes. Objectifs de la réunion Passer en revue les travaux de l exercice (y compris l auto-évaluation du comité); recommander des améliorations à apporter aux contrôles internes; et recommander les auditeurs externes pour le prochain exercice. Examen des contrôles internes Lettre de recommandations à la direction des auditeurs externes Évaluation de la direction des contrôles internes et changements suggérés Évaluation du rendement Évaluation des auditeurs externes par : La direction Les auditeurs internes Bilan des examens des états financiers intermédiaires et de l audit de fin d exercice afin de trouver des moyens d accroître l efficience et l efficacité Évaluation des auditeurs internes et du personnel par l auditeur externe Évaluation du personnel financier et comptable par l auditeur externe Recommandations formulées par toutes les parties pour améliorer la stratégie d audit et la présentation de l information financière Examen des honoraires des auditeurs Auto-évaluation du comité d audit et révision de la charte Mesure Recommander des améliorations à apporter aux contrôles internes et recommander les auditeurs externes. Information à communiquer au conseil d administration Résumer les travaux de l exercice; recommander des changements à apporter aux contrôles internes ou aux méthodes comptables; et recommander les auditeurs externes pour le prochain exercice. Troisième réunion (juillet) Choix du moment Avant la publication des résultats trimestriels, ou aussitôt que possible. Objectifs de la réunion Discuter avec les auditeurs externes de l incidence des questions importantes soulevées lors de l examen des informations financières intermédiaires; approuver le plan d audit pour le prochain exercice. Mesures Discuter des points suivants se rapportant aux états financiers intermédiaires : Tout nouveau changement important apporté aux exigences comptables Jugements de la direction et estimations comptables Ajustements importants enregistrés ou proposés Autres informations présentées dans les documents contenant les états financiers Différends avec la direction Consultations avec d autres auditeurs Difficultés rencontrées lors de l examen Examiner et approuver les recommandations des auditeurs internes et leur stratégie d audit prévue pour le prochain exercice. Information à communiquer au conseil d administration Communiquer tout point soulevé par les auditeurs externes. Quatrième réunion (octobre ou novembre) - Rencontre de planification de l audit Choix du moment Quelques semaines avant le début de l audit. Objectifs de la réunion Examiner le plan d audit de l auditeur externe et les services autres que d audit qu il pourrait fournir, ainsi que les activités des auditeurs internes au cours de la dernière année. Risques et contrôles internes Risques d affaires et financiers cernés par la direction et les auditeurs Survol de la direction Conditions du secteur Dernière lettre de recommandations à la direction des auditeurs externes Questions soulevées au cours de l audit de l exercice précédent

15 BDO GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE 17 Questions délicates Rapports des auditeurs internes Étendue de l audit à la lumière de la conjoncture Nouveautés sur le plan de la comptabilité et de l audit Changements importants au niveau des activités de l entreprise Modifications de conventions comptables Calendrier de l audit Emplacements à examiner Personnel désigné pour l audit Travaux relevant des auditeurs internes Participation d autres auditeurs Degré de confiance prévu envers les contrôles comptables, notamment les programmes de sécurité informatique Utilisation de techniques d audit informatique Éléments devant faire l objet de procédures spéciales Examen pour déceler la fraude et autres irrégularités Rotation des procédures d audit Estimation des honoraires d audit Services autres que d audit proposés Comparaison des résultats d exploitation avec ceux de l exercice précédent Points particuliers que l auditeur doit examiner à la demande du comité Mesure Approuver le plan d audit, l étendue de l audit interne et les services autres que d audit. Information à communiquer au conseil d administration Discuter de tout problème reporté depuis le dernier exercice; décrire l étendue et le calendrier de l audit; souligner toutes les questions importantes qui ont une incidence sur les états financiers; décrire les services autres que d audit effectués par des auditeurs externes; et conclure si de tels services influent sur l indépendance. EXempLE DE CHARTE DE COMITÉ D audit ET DE conditions DE mission (En partant de l hypothèse que les exigences locales ne stipulent pas que le comité d audit a l obligation et le droit de nommer les auditeurs ou toute autre fonction précise.) Rôle du comité Le comité a pour rôle d agir au nom du conseil d administration et de superviser tous les aspects importants de la présentation de l information financière de l entreprise, les contrôles et les fonctions d audit, à l exception de celles liées spécifiquement aux responsabilités d un autre comité permanent du conseil d administration. Dans le cadre de son rôle, le comité doit porter une attention particulière aux aspects qualitatifs de l information financière présentée aux actionnaires ainsi qu aux processus de l entreprise en ce qui concerne la gestion des risques d affaires et financiers et en matière de conformité aux exigences d ordre juridique, éthique et réglementaire importantes. Le comité doit aussi coordonner ses travaux avec ceux des autres comités du conseil d administration et tisser des relations de travail étroites et fructueuses avec la direction, les auditeurs externes et internes, les conseillers juridiques et les autres conseillers. Composition du comité 5. Le comité doit être composé d au moins trois membres indépendants, sans dépasser le nombre de six. Les membres du comité doivent : 1) connaître les principaux secteurs d activité de l entreprise; 2) être capables de lire et de comprendre les états financiers de base, notamment le bilan, l état des résultats, l état des flux de trésorerie et les indicateurs de rendement clés; et 3) comprendre les principaux risques d affaires et financiers ainsi que les contrôles et processus de contrôle connexes. Le comité peut recourir, à sa seule discrétion, à son propre avocat et à d autres consultants. Au moins un des membres, de préférence le président, doit bien connaître les questions et contrôles liés à la présentation d informations d affaires et financières, et comprendre les exigences réglementaires. Il devrait avoir occupé par le passé un poste de nature financière ou comptable, ou

16 18 GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE BDO posséder une expérience ou des antécédents similaires. Les candidats sont approuvés chaque année par l ensemble du conseil d administration, qui fonde sa décision sur les recommandations du comité des candidatures. Le président du comité est nommé par les membres du comité ou par le comité des candidatures. Principes de fonctionnement du comité Le comité exerce ses fonctions en s inspirant des principes directeurs suivants : Communications Le président et les autres membres du comité s assurent, dans la mesure où cela est approprié, de communiquer ouvertement tout au long de l année avec la haute direction, les autres présidents de comité et les autres conseillers clés des comités (auditeurs internes et externes, etc.), le cas échéant, afin de renforcer sa compréhension des enjeux actuels et futurs de l entreprise. Perfectionnement et orientation De concert avec la direction, le comité doit élaborer un processus d examen des sujets d ordre financier et opérationnel importants qui présentent un risque potentiel important pour l entreprise, et y participer. De plus, les membres du comité sont encouragés à suivre les programmes d auto-apprentissage correspondants afin de s assurer d une compréhension des activités de l entreprise et du contexte dans lequel elle évolue. Plan annuel En tenant compte de l apport de la direction et des autres conseillers clés, le comité doit préparer un plan annuel conforme aux «principales responsabilités du comité» qui sont détaillées dans ce guide. Le plan annuel doit être examiné et approuvé à l unanimité par le conseil d administration. Ordre du jour de la réunion Le président du comité a la responsabilité d établir l ordre du jour des réunions, et ce, en s appuyant sur les commentaires des membres. On s attend également à ce que le président demande à la direction et aux conseillers clés du comité, ou à d autres personnes, de participer à ce processus. Attentes et besoins d information Le comité doit communiquer ses attentes ainsi que la nature, le calendrier et l étendue de l information dont il a besoin à la direction, aux auditeurs internes et aux parties externes, notamment les auditeurs externes. La documentation écrite, y compris les indicateurs de rendement clés et les mesures liés aux risques d affaires et financiers, doit être remise par la direction, les auditeurs et autres personnes au moins une semaine avant la réunion du comité. Les réunions se dérouleront en présumant que les membres du comité ont étudié la documentation écrite de manière assez approfondie pour pouvoir participer au dialogue entre le comité et le conseil d administration. Ressources externes Afin de pouvoir exercer ses fonctions, le comité est autorisé à discuter avec des ressources internes et externes, si besoin est. Personnes participant aux réunions Afin de pouvoir exercer ses fonctions, le comité peut demander aux membres de la direction, à des experts juridiques externes et aux auditeurs internes et externes, le cas échéant, de participer au besoin aux réunions du comité. Sur une base périodique, et au moins une fois par année, le comité se réunira en huis clos. Il est entendu que les auditeurs internes et externes et les experts juridiques externes peuvent, à tout moment, demander à rencontrer le comité d audit ou le président du comité en présence ou non de la direction. Dans tous les cas, au moins une fois par année, le comité doit rencontrer séparément les auditeurs internes et externes lors d une séance à huis clos. Fréquence des réunions Le comité doit se rencontrer au moins une fois par trimestre. Des réunions supplémentaires sont planifiées, le cas échéant, par le comité ou le président. Rapport au conseil d administration Par l entremise de son président, le comité rendra régulièrement des comptes à l ensemble du conseil d administration, et ce, au moins deux fois par année. De plus, des résumés des procès-verbaux des réunions du comité, qui distinguent les activités de suivi des approbations, seront remis à chaque membre du conseil d administration au moins une semaine avant la réunion du conseil d administration. Auto-évaluation Le comité doit examiner et évaluer son propre rendement, son rôle et ses responsabilités et en discuter, en suscitant l apport de la haute direction, de l ensemble du conseil d administration et d autres personnes. Tout changement à apporter au rôle ou aux responsabilités, le cas échéant, doit être soumis au conseil d administration à des fins d approbation. Responsabilités du comité Présentation de l information financière Examiner et évaluer les états financiers annuels et intermédiaires avant leur diffusion publique ou leur soumission. Examiner et évaluer les principaux problèmes et risques associés aux états financiers, leur incidence réelle ou potentielle sur l information financière présentée, les procédures suivies par la direction pour résoudre de tels problèmes, les opinions des auditeurs à cet égard, et le fondement des conclusions de l audit. Approuver les changements apportés aux principes comptables importants et leur application lors de la préparation des rapports financiers intermédiaires et annuels.

17 BDO GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE 19 nformer les membres de la direction responsable des questions financières et les auditeurs externes qu ils doivent fournir en temps opportun une analyse des problématiques et pratiques actuelles en matière de présentation de l information financière. Passer en revue les rapports des auditeurs indépendants portant sur les principales méthodes comptables, tout traitement de l information financière qui ne correspond pas à celui discuté avec la direction, et toute communication écrite entre les auditeurs et la direction. Discuter avec les auditeurs indépendants de tout problème ou toute difficulté lié à l audit, ainsi que de la réaction de la direction. Discuter avec la direction de tous les communiqués de presse présentant les résultats de l entreprise, et de toute information financière ou aperçu des résultats communiqué aux analystes ou aux agences de notation. Risques et contrôles Examiner et évaluer le processus de gestion des risques d affaires et financiers de l entreprise, y compris l adéquation de l environnement de contrôle dans son ensemble et des contrôles régissant les points représentant un risque important. Examiner et évaluer le système de contrôles internes de l entreprise et sa capacité à détecter les erreurs comptables et d information financière, la fraude et les détournements de fonds, les violations de la loi et le non-respect du code de conduite de l entreprise. En ce sens, examiner les constatations et recommandations connexes des auditeurs externes et internes, ainsi que les réponses de la direction. Discuter avec la direction des politiques et programmes liés à la gestion et à l évaluation des risques. De concert avec le conseiller juridique, passer en revue toute question d ordre réglementaire qui pourrait avoir une influence notable sur les états financiers. Examiner les résultats de l audit annuel effectué par les auditeurs internes des comptes de frais des administrateurs et des dirigeants ainsi que les avantages indirects de la direction. Auditeurs externes et internes Recommander, à l approbation du conseil d administration, la sélection des auditeurs externes. Aviser les auditeurs externes qu ils doivent rendre des comptes au conseil d administration et au comité d audit à titre de représentants des actionnaires. Confirmer que les auditeurs externes signaleront au comité toutes les questions importantes pour satisfaire aux attentes convenues. Approuver à l avance tous les services d audit et autres que d audit que rendront les auditeurs indépendants de l entreprise. Analyser le rendement des auditeurs externes et internes. Obtenir une déclaration écrite de la part des auditeurs externes confirmant leur indépendance. De plus, discuter avec les auditeurs de toute relation ou service autre que d audit qui pourrait compromettre leur objectivité ou leur indépendance. Étudier, en collaboration avec les auditeurs externes et internes, l étendue des travaux d audit et les plans d audit afin de s assurer que tous les points sont couverts, de réduire le travail fait en double et d utiliser de manière optimale les ressources affectées à l audit. Examiner et approuver les demandes de services autres que de certification proposés par les auditeurs externes, et être avisé de toute analyse menée au nom de la direction qui excède le champ d application stipulé à la lettre de mission d audit. Examiner avec la direction et les auditeurs externes les résultats des audits annuels ainsi que les commentaires connexes, en collaboration avec les autres comités au besoin, notamment toute difficulté ou tout différend avec la direction, tout changement notable apporté aux plans d audit, la raison justifiant l adoption des principes comptables ou leur modification, et les estimations comptables nécessitant des jugements importants. Favoriser les discussions avec les auditeurs externes en ce qui a trait à leur évaluation de la qualité, sans se limiter à l admissibilité, des principes comptables et des pratiques de présentation de l information financière utilisés par l entreprise ou que celle-ci souhaite adopter. Approuver les nominations des administrateurs de la fonction d audit interne. Aviser les auditeurs internes qu ils doivent rendre des comptes au conseil d administration par le biais du comité. Examiner avec les auditeurs internes tout changement apporté à l étendue de leurs plans. Examiner avec les auditeurs internes les résultats de leur suivi relatif au respect du code de conduite. Superviser le fonctionnement de la fonction d audit interne de l entreprise, qui relève directement du comité d audit et de la direction. Fixer des politiques d embauche claires relativement aux employés ou aux anciens employés des auditeurs indépendants. Autres Examiner et mettre à jour la charte du comité. Examiner et mettre à jour le code de conduite de l entreprise. Examiner et approuver les déclarations de conflits d intérêts et d opérations importantes entre parties liées. Mener ou autoriser des enquêtes sur toutes les questions relevant du champ d application des responsabilités du comité. Le comité a le pouvoir de consulter des conseillers juridiques ou d autres professionnels indépendants afin de l aider à mener une enquête. Mettre en place des procédures pour la réception, la consignation et le traitement des plaintes reçues par l entreprise relativement à des questions de comptabilité, de contrôles internes et d audit. Mettre en place des procédures permettant à tout employé de l entreprise de signaler, en toute confidentialité, ses préoccupations à l égard des opérations comptables ou d audit douteuses.

18 20 GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE BDO ANNEXE A : EXempLes DE questions À POSER Lors DES réunions DU COMITÉ D audit Dans le but d aider le comité d audit dans l exercice de ses fonctions, nous avons dressé ci-dessous une liste de questions à poser aux auditeurs (internes et externes) et à la direction. Cependant, les comités d audit doivent prendre garde de ne pas tomber dans le piège d une mentalité de «liste de contrôle» selon laquelle on se contente de poser toutes ces questions, plutôt que de mener sa propre enquête sur l entreprise. Par conséquent, ces questions doivent être adaptées aux circonstances propres de chaque entreprise. Réunion de planification de l audit Questions à poser aux auditeurs externes Avez-vous discuté avec la direction de problèmes importants de comptabilité ou d audit avant de vous voir confier la mission? Si oui, vos réponses à ces problèmes pourraient-elles être considérées comme une condition à votre embauche? Quelles mesures prendrez-vous pour assurer une transition harmonieuse (s il s agit d un nouvel auditeur)? Quelle est l étendue prévue de votre audit (c.-à-d., est-ce que toutes les filiales seront examinées, quel pourcentage des stocks sera observé, quel pourcentage des comptes clients sera confirmé, comment vérifierez-vous les comptes fournisseurs)? Les procédures d audit seront-elles soumises à une rotation (éléments des états financiers, emplacements, etc.)? Est-ce que des filiales ou activités associées à des risques d affaires ou financiers jugés «importants» ne seront pas auditées? Comment pouvez-vous garantir que l étendue prévue de vos travaux permettra de détecter des erreurs, fraudes, faiblesses des contrôles internes ou actes illégaux importants? Dans le cadre de votre audit, comment coordonnerez-vous vos travaux avec ceux de l auditeur interne? L entreprise a-t-elle recours aux services d autres auditeurs externes? Quels pourcentages d actifs, de produits et de bénéfice net relèveront de leur responsabilité? Comment évaluerez-vous la qualité de leurs travaux? Votre rapport fera-t-il référence aux autres auditeurs externes? La manière dont la direction contrôle les processus d affaires clés suscite-t-elle des inquiétudes? Les processus clés sont-ils adéquatement définis? L entreprise pourrait-elle vous aider à réduire le temps que vous consacrerez à l audit? Votre évaluation des risques liés aux politiques et procédures de contrôle interne vous permettra-t-elle de réduire vos procédures d audit? À quelles techniques d évaluation des risques aurez-vous recours? Quels critères utiliserez-vous pour déterminer le seuil de signification? Utiliserez-vous des techniques d audit informatique pour évaluer nos processus informatisés? Aurez-vous recours au sondage statistique? Quelle est la différence entre le champ d application prévu d audit pour l exercice courant et celui l exercice précédent? Quels employés envisagez-vous affecter à la mission? Assurerez-vous une certaine continuité du personnel par rapport à l exercice précédent? Quel est le degré de participation attendue de l associé responsable de la mission? Comment pensez-vous repérer l existence d opérations entre parties liées? Des propositions de règles comptables, d audit ou de présentation de l information financière pourraient-elles influencer de manière notable les états financiers de l entreprise? L entreprise a-t-elle adopté des stratégies d affaires électroniques importantes? Si oui, comment les auditerez-vous? Que faites-vous pour assurer votre indépendance? Existe-t-il des points qui pourraient raisonnablement être perçus comme nuisant à votre indépendance? Quels services autres que d audit rendez-vous à l entreprise et quels en sont les honoraires approximatifs? Quel est l effet de la prestation de ces services sur votre indépendance? Des questions non résolues ont-elles été reportées de l audit de l exercice précédent? Prévoyez-vous faire face à des problèmes particuliers pendant l audit de l exercice courant? Quand devriez-vous achever votre audit? Sur la base de vos connaissances actuelles, quelle opinion entendezvous formuler? Questions à poser à l auditeur interne La direction a-t-elle agi à la suite de vos constatations et recommandations et de celles de l auditeur externe? Quelles recommandations liées aux contrôles internes formulées l an passé de votre part ou de la part des auditeurs externes n ont pas été adoptées? Des sujets de préoccupation ont-ils été ignorés en raison de limites budgétaires ou autres?

19 BDO GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE 21 Vos audits ont-ils repéré des sujets de préoccupation dans le contexte général de l entreprise? Des emplacements ou éléments particuliers ont-ils été identifiés? La direction tient-elle suffisamment compte de vos commentaires? Quelle est la nature de votre relation avec les auditeurs externes? Comment évaluez-vous les contrôles des systèmes d information, notamment les principaux systèmes d information d affaires? Comment ces systèmes sont-ils sécurisés? Quel est votre plan de travail pour les mois à venir? Est-il nécessaire d apporter des changements au plan de l exercice depuis sa préparation? Quels travaux exécuterez-vous pour appuyer l auditeur externe? Ces travaux pourraient-ils être élargis pour accroître l efficience de l audit? Comment surveillez-vous l application des politiques et procédures de l entreprise visant à prévenir les actes irréguliers? Pour l exercice courant, quelle a été la portée des audits internes ainsi que leurs résultats? Questions à poser à la direction Y a-t-il eu des changements majeurs dans les activités au cours de l exercice? Y a-t-il des éléments qui exigent une attention particulière en raison de leurs risques d affaires ou financiers élevés? Quelles politiques et procédures avez-vous mises en place pour atténuer ces risques? Quelle est la politique de l entreprise pour dissuader les conflits d intérêts et les actes illégaux, et comment est-elle contrôlée? Comment l entreprise minimise-t-elle le risque de présenter des informations financières frauduleuses? Quelles sont les politiques à l égard de la comptabilisation des produits de l entreprise? Existe-t-il des cas où nous repoussons les limites? L entreprise a-t-elle conclu des ententes de vente à livrer ou de consignation? L entreprise a-t-elle des politiques ou des pratiques visant à détecter l existence de conventions accessoires? L entreprise décourage-t-elle les conventions accessoires? Des dépréciations majeures ou autres transactions importantes pourraient-elles avoir une incidence sur les états financiers? Des changements importants ont-ils été apportés aux estimations ou aux modèles comptables utilisés pour formuler les hypothèses? Si oui, quels changements ont été effectués et quelle est l incidence sur les états financiers? L entreprise envisage-t-elle de modifier ses méthodes comptables? Le comité doit-il être avisé de tout problème ou de toute difficulté d ordre juridique? Quels sont les honoraires d audit proposés pour l exercice en cours et comment se comparent-ils à ceux de l exercice précédent? Réunion d examen des informations intermédiaires Questions à poser aux auditeurs externes Les principes comptables et les pratiques de présentation de l information financière utilisés par l entreprise sont-ils à la limite de l acceptable? Si oui, quels autres principes comptables ou pratiques de présentation de l information recommandez-vous? L entreprise suit-elle des principes comptables ou des pratiques de présentation de l information financière uniquement parce que leur incidence est considérée comme négligeable sur les états financiers? Leur incidence pourrait-elle être importante à l avenir? Des modifications ont-elles été apportées aux méthodes comptables importantes ou à leur application? Si oui, pourquoi ces changements ont-ils été apportés et quelle en a été l incidence sur les états financiers? Existait-il d autres solutions? Des systèmes importants ont-ils été mis en œuvre ou modifiés de manière à influer sur le traitement des transactions? De nouvelles méthodes comptables ont-elles été adoptées? Si oui, le meilleur choix a-t-il été fait parmi toutes les méthodes possibles? La capacité de l entreprise à détecter à temps des problèmes potentiels relativement à la présentation de l information financière ou à comptabiliser les revenus suscite-t-elle des inquiétudes? Des informations financières frauduleuses ont-elles été notées? Est-ce qu il y a eu des différends avec la direction? D autres experts-comptables ont-ils été consultés? Des difficultés ont-elles été rencontrées lors de l examen, y compris sur le plan de l échéancier? Quelle était l étendue de l examen? Avez-vous proposé des ajustements ou des informations à fournir que l entreprise a choisi de ne pas enregistrer? Existe-t-il des questions non résolues? Des éléments inhabituels affectent-ils les produits? Sont-ils bien comptabilisés? Questions à poser à l auditeur interne À votre connaissance, est-ce que les auditeurs externes ont omis de discuter de changements apportés aux processus suivis pour formuler les estimations comptables? À votre connaissance, est-ce que les auditeurs externes ont omis de signaler des changements apportés aux conventions comptables ou à leur application? Quelle a été l étendue de vos activités?

20 22 GUIDE POUR CONSTITUER ET DIRIGER UN COMITÉ D AUDIT EFFICACE BDO Questions à poser à la direction Y a-t-il eu des changements majeurs dans les activités? Au cours de la période, quels écarts notables par rapport à la période précédente ou les résultats prévus ont été observés et pourquoi? Est-ce qu il y a eu des différends avec l auditeur externe? Si oui, comment ont-ils été résolus? Réunion de finalisation de l audit Questions à poser aux auditeurs externes L étendue de l audit correspond-elle à celle prévue dans le plan d audit? Avez-vous reçu toute l information demandée? Avez-vous des raisons de croire que l on ne vous a pas remis toute l information ou que les déclarations de la direction étaient erronées? L entreprise vous a-t-elle imposé des limites? Avez-vous observé des points particulièrement préoccupants en ce qui a trait à l environnement de contrôle de l entreprise? Des problèmes d intégrité ou d honnêteté ont-ils été notés? Avez-vous décelé des erreurs, fraudes, faiblesses des contrôles internes ou actes illégaux importants? Les montants présentés dans les états financiers diffèrent-ils de manière importante des montants de l exercice précédent? Qu est-ce qui explique ce changement? Votre opinion sera-t-elle non modifiée? Sinon, pourquoi? Avez-vous eu assez de temps pour mener à terme toutes les phases de votre audit? Est-ce que la direction vous a demandé conseil sur le plan fiscal? Le passif d impôt est-il suffisant pour couvrir les cotisations potentielles? Dans le cadre de votre audit, avez-vous décelé des opérations entre parties liées? Les opérations sont-elles adéquatement comptabilisées et présentées dans les états financiers? Comment vous êtes-vous assurés que les poursuites en cours ou à venir ne devraient pas avoir une incidence importante sur les états financiers? Est-ce qu il y a eu des différends entre vous et la direction relativement à des questions de comptabilisation, d audit ou de présentation de l information financière? Si oui, comment ont-ils été résolus? En présence de questions litigieuses, la direction a-t-elle exercé une pression sur vous en menaçant de changer d auditeurs? Avez-vous proposé des ajustements ou des informations à fournir que l entreprise a choisi de ne pas enregistrer? Existe-t-il des questions non résolues? Les principes comptables suivis par l entreprise sont-ils trop prudents ou agressifs? Quelle serait l incidence du recours à d autres principes comptables? Les principes comptables sont-ils alignés sur les pratiques du secteur? Des modifications ont-elles été apportées aux principes comptables? Comment vous êtes-vous assurés du caractère raisonnable des charges à payer et des estimations importantes fournies par la direction (provision pour créances douteuses, évaluations, passifs éventuels liés à des questions environnementales, etc.)? Des éléments inhabituels affectent-ils les produits? Si oui, ont-ils été bien comptabilisés et seront-ils présentés fidèlement? Avez-vous pris connaissance de l information fournie par d autres experts (les actuaires, par exemple)? Les risques et incertitudes importants ont-ils été bien comptabilisés et seront-ils présentés fidèlement? À quelle date publierez-vous votre rapport? Y a-t-il des préoccupations importantes au sujet des systèmes d information et de leur capacité à traiter, enregistrer et présenter les transactions financières? Questions à poser à l auditeur interne Quelle a été l étendue de vos travaux d audit? Vos travaux ont-ils été bien coordonnés avec ceux des auditeurs externes? La direction vous a-t-elle imposé des limites? Avez-vous rencontré des problèmes importants? Avez-vous connaissance de paiements illégaux ou douteux qu ils soient actuels ou éventuels? Selon vous, existe-t-il des opérations entre parties liées qui ne sont pas présentées dans les états financiers? Avez-vous eu connaissance d avantages indirects de la direction qui n ont pas été inclus dans la rémunération des dirigeants? Avez-vous connaissance de conflits d intérêts entre dirigeants ou employés de l entreprise? Questions à poser à la direction Comment avez-vous réagi aux constatations de l auditeur? Est-ce que vous avez eu des différends avec l auditeur externe? Si oui, comment ont-ils été résolus?

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