Septembre Cédric ANDRIEU. DESS Audit des systèmes d information comptable et financier IAE de Toulouse Université des Sciences Sociales Toulouse

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1 Audit légal en milieu informatisé : Présentation d un logiciel d audit AuditCAC Septembre 2003 DESS Audit des systèmes d information comptable et financier IAE de Toulouse Université des Sciences Sociales Toulouse Page 1 sur 1

2 Remerciements Je souhaiterais avant de présenter mon rapport, remercier toutes les personnes qui, par leur accueil et leurs conseils, m ont aidé à bien comprendre le fonctionnement du déroulement de la mission légale du commissaire aux comptes et à pouvoir accomplir efficacement le travail qui m a été confié. Je remercie particulièrement Monsieur Jean François LAFFONT, expert comptable et commissaire aux comptes, ainsi que l ensemble des associés pour l accueil au sein du cabinet qui m a été réservé. Mais aussi pour l intérêt du travail qui m a été confié. Je remercie également l ensemble des collaborateurs du cabinet ACG pour leur grande gentillesse, pour leur disponibilité ainsi que pour l aide précieuse qu ils m ont apportée tout au long de ces quatre mois de stage. Page 2 sur 2

3 Sommaire Introduction 5 Liste des abréviations 7 1 Présentation de l entreprise Le groupe ACG Historique Les activités Les missions Déroulement du stage La participation aux phases de la mission d audit légal La mise à jour du plan de mission La création du dossier avant l intervention Le contrôle des comptes Les travaux de fin de mission Missions générales Une Mission spécifique : conception d un logiciel 13 2 L Audit réalisé dans un milieu informatique La mission du commissaire aux comptes face au milieu informatisé des entreprises auditées Normes CNCC : «Audit réalisé dans un environnement informatique» la méthodologie à adopter les dossiers thématiques les techniques d audit assistées par ordinateur Les techniques d Audit La technique des Sondages Les attentes de la profession AuditCAC, un logiciel d audit assisté par ordinateur L utilisateur d un tableur Les exports de données Les fonctions usuelles utilisées en Audit Les macros Création d un logiciel d audit L objectif du logiciel La conception & fonctionnement Les fonctions complémentaires développées 28 Bibliographie 30 Conclusion 30 Annexe 34 Page 3 sur 3

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5 Introduction Le déroulement de la mission légale du commissaire aux comptes ne cesse d évoluer et les auditeurs doivent sans cesse prendre en compte ces changements lors de la réalisation de leurs audits. Le commissaire aux comptes doit lors de ses interventions, que ce soit des missions normalisées ou des missions non normalisées définies contractuellement, intégrer ces changements en adaptant sa démarche de contrôle des comptes ou d évaluation du contrôle interne de l entité. L évolution des méthodes de travail et l avènement de l ère informatique obligent l auditeur à prendre en compte l environnement informatique de la société auditée. Il est donc nécessaire de mettre en place et d appliquer une démarche à suivre pour l audit des systèmes d information. En effet, l environnement informatique peut avoir une influence sur la démarche de l auditeur pour acquérir une connaissance suffisante des systèmes comptables et de contrôle interne, sur la prise en compte du risque inhérent et du risque lié au contrôle permettant d évaluer le risque d audit, et, enfin, sur la conception et l exécution de tests de procédures et de contrôles substantifs nécessaires pour atteindre l objectif d audit. Les contrôles substantifs sont les procédures visant à obtenir des éléments probants afin de détecter des anomalies significatives dans les comptes ; ils sont de deux types : a) contrôles portant sur le détail des opérations et des soldes, b) procédures analytiques. Le commissaire aux comptes (comme l expert comptable) doit posséder une connaissance suffisante du système d information pour planifier, diriger, superviser et revoir le travail effectué afin d avoir une démarche efficace. Cette prise de connaissance se fait en trois temps : compréhension des systèmes d information et du contrôle interne, évaluation du risque général et tests des procédures. Ainsi, depuis quelques années maintenant, des techniques d audit assisté par ordinateur ont été mises en place par les auditeurs dans le but d accroître l efficacité des procédures d audit, et de permettre à l auditeur d appliquer certaines procédures à l ensemble d une population de comptes ou d opération à un moindre coût. L informatique est aujourd hui un formidable outil pour tout auditeur qui souhaite réaliser des tests d audit. Page 5 sur 5

6 Il est donc intéressant de s interroger sur la démarche et sur la nature des tests informatiques à mettre en place par l auditeur afin que ce dernier puisse se faire une opinion sur les comptes de l entité auditée. Au cours de mon stage, il m a été demandé de prendre en compte cette évolution en élaborant de nouvelles techniques adaptées à l évolution des nouveaux systèmes d information. En effet, la récupération des données comptables sous format informatique auprès des sociétés clientes permet à l auditeur de réaliser des tests sur son propre micro-ordinateur. Un logiciel, baptisé AuditCAC, a ainsi été créé à destination des cabinets de petite taille ou de taille moyenne membres du réseau France Defi, permettant d automatiser un certain nombre de tests et de sélections dont l objectif est d aider le commissaire aux comptes dans sa démarche d audit. Nous allons donc étudier dans ce rapport, dans un premier temps, une rapide présentation du cabinet dans lequel le stage a été réalisé ainsi que les missions qui m ont été confiées, avant d aborder ensuite une réflexion autour de l audit mené dans un environnement informatique à partir des prescriptions de la compagnie avec une présentation du logiciel tel qu il a été conçu. Page 6 sur 6

7 Liste des abréviations AG Assemblée Générale CA Conseil d administration CAC Commissaire aux comptes CCI Chambre de Commerce et d Industrie DE/DA Dossier de l exercice ou Dossier Annuel DP Dossier permanent PGI/ERP Programme de gestion intégré SEM Société d Economie Mixte Page 7 sur 7

8 1 Présentation de l entreprise 1.1 Le groupe ACG Historique Le cabinet ACG Audit & Contrôle de gestion - est une société d expertise comptable et de conseil créée en 1989 par Jean François Laffont et Jean Pierre Clot. La SARL C&L (Cost & Leverage) est une société de management créée par les mêmes associés en Cette structure propose des services de contrôle de gestion et développe son activité dans le domaine de la sous-traitance des décisions financières des sociétés clientes (fonction équivalente à une fonction de Directeur Général ou encore Corporate Finance). Enfin une troisième structure, ACG Audit Consulting Group dont les gérants sont Jean Chênebeau, Jean François Laffont et Rémi Popoff, exerce l activité d expertise comptable et de commissariat aux comptes. Le stage s est déroulé dans cette troisième structure. Le cabinet ACG appartient au réseau France Defi qui est un groupement d experts comptables indépendants rassemblés au sein d un réseau non capitalistique. Jean François Laffont est l animateur de cette structure pour la région Toulouse - Midi-Pyrénées et accueille au sein de ses locaux l activité centralisatrice du réseau au travers de France Defi MP dont la gérance est actuellement occupée par Jean Michel Moreau. Cette dernière structure est spécialisée dans la comptabilité publique et les collectivités locales ou associatives. Au total, le groupe ACG emploi treize personnes dont 5 experts comptables et 8 collaborateurs. Jean François Laffont occupe depuis le début de l année 2003 le poste de Président du Conseil Régional de l Ordre des Experts-Comptables de la Région Toulouse Midi-Pyrénées Les activités L activité du cabinet ACG est exercée essentiellement auprès de PME-PMI d envergure régionale ou nationale. Au delà des missions traditionnelles qui lui sont confiées, le cabinet est spécialisé dans un certain nombre de domaines : Page 8 sur 8

9 Expertise comptable Révision légale Valorisation et transmission d entreprise Assistance à la création d entreprise Gestion : conseil, tableau de bord, business plan, analyse de coûts, De plus, au travers de la structure de France Defi MP, l activité de l entité concerne les collectivité locales aussi bien pour apporter des conseils dans la gestion quotidienne des structures locales que pour assurer le contrôle légal des comptes des organismes consulaires (CCI par ex.). Cette complémentarité d activité fait la richesse de ce cabinet où les missions sont variées et enrichissantes Les missions Les principales missions concernent : les missions d audit légal/contractuel et de conseil les missions de gestion déléguée les missions de révision comptable et de tenue les missions de paye et de secrétariat juridique 1.2 Déroulement du stage Le stage réalisé dans le cadre de la formation du DESS Audit des Systèmes d Information Comptables et Financiers de l IAE de Toulouse s est déroulé de janvier à avril Le stage a consisté à la participation aux différentes missions de contrôle légal des comptes de sociétés d envergure nationale ou régionale dans différents domaines d activité : transporteurs routiers traitement du bois import/export marchandises grande distribution avec les sociétés du groupe Intermarché diverses activités industrielles et commerciales collectivités locales (CCI, SEM, ) Intégré au sein des équipes de contrôleur légal, ma participation aux divers travaux d analyse et de contrôle des comptes a permis d appréhender le déroulement de la mission dans ses moindres détails mais aussi de juger du caractère significatif des opérations réalisées dans les sociétés auditées. Cette expérience m a permis de me faire une idée approfondie du métier d auditeur. De plus, des missions de révision ou d établissement des comptes m ont été confiées afin de me faire une idée de la nature du métier dans son ensemble. Page 9 sur 9

10 1.2.1 La participation aux phases de la mission d audit légal Le stage s étant déroulé durant la période de contrôle légal des comptes, nous allons étudiés successivement les différentes phases de la mission d audit légal La mise à jour du plan de mission Avant de commencer un nouveau dossier, il est nécessaire de réaliser au préalable la mise à jour du plan de mission. Il s agit dans un premier temps, après un entretien avec les dirigeants de la société auditée, de modifier les éléments de la situation d une société qui ont connu des changements depuis la mission précédente : montant du capital social (augmentation ou baisse de capital), adresse du siège social (déménagement), l activité même de l entreprise (extension d objet social), le conseiller juridique ou l expert-comptable, les principaux actionnaires (sortie ou entrée d un nouvel actionnaire), les membres du conseil d administration (terme d un mandat et début d un nouveau) Il faut ensuite reporter les points à suivre qui ont été mentionnés dans la note de synthèse de l exercice précédent, de façon à ne pas omettre de les contrôler sur le nouvel exercice. A partir de la formule communiquée par le CNCC et en fonction du profil de l entité, l auditeur calcule le volume horaire de la mission. Le plan de mission établi comprend la ventilation horaire prévisionnelle des différentes tâches à réaliser par chaque collaborateur La création du dossier avant l intervention Avant chaque intervention l auditeur créé le nouveau dossier de l exercice, plus communément appelé le DE, afin d y placer un jeu intercalaire et autres étiquettes. C est dans ce document que seront stockées les différentes pièces de contrôle selon un système de fonctionnement structuré suivant les recommandations de la CNCC. D autre part, tous les dossiers sont actuellement composés d un second module électronique, dans lequel l auditeur retrouvera les feuilles de travail, qui l assistera tout au long de la mission. Le cabinet ACG fonctionne à partir d un logiciel LOGICAC développé en interne (diffusé en partie au sein du réseau France Defi). Il s agit d une application utilisant toute la souplesse du logiciel MS Excel en proposant des feuilles de travail avec tableurs pour chaque cycle. Les feuilles de travail du support papier sont issues ce logiciel. Le dossier électronique de chaque mission est ensuite archivé sur le serveur du cabinet pour faciliter le travail des différents collaborateurs du cabinet. Page 10 sur 10

11 Le cabinet ACG rentre aujourd hui dans une logique du «zéro papier», expérimentée aussi par d autres cabinets : le dossier est dans ce cas entièrement électronique, et les équipes partent en mission avec un scanner pour «capturer» toutes les pièces dont ils ont besoin ou dont ils jugent qu il est opportun de garder une copie. La numérisation des dossiers courants ou anciens est en cours d expérimentation. Le stage a aussi consisté à établir une nouvelle procédure de numérisation à partir des outils récemment disponibles dans le cabinet. L adoption de cette méthode permettrait de résoudre les problèmes de stockage et de conservation des données. L avenir de cette méthode repose sur la fiabilité du système informatique et sa capacité à générer des sauvegardes complètes et régulières. Avant le début de la mission, l auditeur doit veiller à ce que le dossier permanent (DP) de la société auditée soit bien mis à jour, c est-à-dire qu à l instar du plan de mission, il devra tenir compte de tous les changements intervenus dans la situation d une société (avec les nouveaux statuts s il y a lieu). Il devra comporter, encore, tous les procès verbaux (PV) d assemblée générale (AG), ou de conseil d administration (CA) et leurs résumés. L actualisation du dossier se fait tout au long de l année dès lors qu une modification intervient au cours de celle-ci, qu un article est publié sur la société et son environnement ou encore qu une disposition légale la concernant est adoptée par le législateur. Tout au long de sa mission l auditeur doit rajouter au DP les pièces nouvelles engageant l entreprise vis à vis de son environnement, tels les emprunts par exemple Le contrôle des comptes Lors d un audit légal, le contrôle des comptes occupe une partie importante du temps de travail de la mission. C est au cours de cette phase que l auditeur va rentrer dans sa phase d investigation afin de comprendre les variations des postes du bilan et du compte de résultat et ainsi se forger une opinion sur les comptes de l entité. Le cabinet ACG a adopté une méthode de travail préconisée par la CNCC dont la méthodologie vise à présenter clairement le contrôle des comptes. Cette organisation se fait au travers d un numérotation par cycle tel que : E : opérations financières F : immobilisations G : stocks H : achats / fournisseurs IJ : ventes / clients KL : social M : Etat / impôts et taxes N : autres comptes de bilan P : autres produits et charges Q : annexes Page 11 sur 11

12 Pour chaque cycle, sont définis les objectifs à atteindre et les principaux contrôles mis en œuvre pour les atteindre. L auditeur doit formaliser à chaque stade de la mission tous les contrôles qu il a réalisé ; l adoption d une méthode de travail rigoureuse est nécessaire afin d apporter aisément la preuve de l accomplissement des diligences prescrites par les différentes normes. Globalement, l étude de chaque cycle se traite de manière similaire avec tout d abord une revue analytique des postes concernant le cycle afin d étudier les variations au cours de l exercice. Cette première étude va guider l auditeur dans sa démarche en lui révélant les postes auxquels il doit attacher une plus grande importance ; l auditeur, dans un second temps, procédera à l étude approfondie de certains postes en accentuant les contrôles et explications des comptes ayant connu les plus grandes variations. Nous limiterons notre présentation à ces quelques explications générales. Une étude plus détaillée cycle par cycle aurait pu être réalisée, mais non justifiée dans le cadre de ce rapport où seule la compréhension générale de la mission est nécessaire Les travaux de fin de mission Au terme de la mission légale, c est à dire en général après le contrôle des comptes, l auditeur procède aux travaux de fin de mission. Il s agit de rédiger la note de synthèse, le rapport général et les rapports spéciaux. L auditeur fera une synthèse de toutes les informations et éléments rencontrés au cours de la mission concernant l activité de la société afin de les présenter au commissaire aux comptes titulaire du dossier pour que ce dernier puisse le plus facilement possible donner une opinion sur les comptes. Au cours de mon stage, il m a été demandé de préparer certains de ces travaux concernant les cycles sur lesquels j avais travaillés. Sur d autres dossiers (holding immobilière essentiellement), j ai même eu l occasion de réaliser l intégralité des contrôles et des travaux de fin de mission avant de faire valider le dossier par mon chef de mission Missions générales De plus, lors de certaines missions, le chef de mission m a confié l évaluation du contrôle interne de la structure auditée en raison de ma compétence dans ce domaine depuis un stage réalisé dans une grande société toulousaine et d autre part sujet de mon rapport de stage pour le DESCF. Cette évaluation a consisté à s assurer que le cheminement de l information se fait correctement au sein de l entité, en fonction des recommandations faites par le CAC lors des exercices précédents ou lors de missions connexes. L évaluation du contrôle interne fait partie d une des phases les plus importantes de l audit au même titre que le contrôle des comptes. En effet, c est au cours de cette phase que l auditeur va se Page 12 sur 12

13 forger une opinion sur la sécurité des systèmes d information mis en place et sur l exhaustivité des informations comptables. Mon intervention a consisté à mettre à jour le descriptif de ce contrôle interne, en s assurant que les éléments du dossier étaient encore valables à la date d intervention. Des schémas présentant la circulation de l information au sein des entités ont été réalisés afin de présenter de manière synthétique le fonctionnement de la société auditée. Le stage n a pas uniquement consisté à faire de l audit même si celui-ci a occupé la majorité du temps passé au sein du cabinet. De plus, sur certaines opérations il m a été demandé de réaliser un certain nombre d opérations concernant la clôture des comptes (révision comptable) comme par exemple : le règlement de problème dans l état de rapprochement bancaire d un Intermarché, la déclaration fiscale d une activité BNC, différents travaux de saisie, déclaration de TVA, Ces activités n ont été que marginales, c est pourquoi elles ne seront pas développées dans ce rapport. Mais il est toutefois important de noter que la participation à ces tâches a été profitable pour mieux comprendre et appréhender l établissement des comptes annuels, indispensable pour mener au mieux un contrôle des comptes lors de la mission légale. La complémentarité de ces activités est nécessaire pour toute formation d un bon auditeur. Comme dit l adage «mieux vaut savoir faire pour bien contrôler» Une Mission spécifique : conception d un logiciel Parallèlement aux missions classiques décrites ci-dessus, il m a été confié par mon maître de stage Jean François Laffont, la création et le développement d un logiciel d aide à l audit dans un environnement informatisé, pour le compte du cabinet qui sera diffusé, dans un second temps, au sein du réseau France Defi. L objectif est d arriver à partir d export de données, depuis la comptabilité des clients audités, à s assurer de l exhaustivité des informations présentées. La suite de ce rapport traitera de ce thème dont nous étudierons successivement les différentes étapes du déroulement de cette mission après avoir présenté les prescriptions de la compagnie. Page 13 sur 13

14 2 L Audit réalisé dans un milieu informatique Le développement de l informatique dans le domaine comptable a profondément modifié l intervention du commissaire aux comptes lors des missions d audit. Aujourd hui il est indispensable d adapter son intervention à un environnement informatique. C est pourquoi nous allons étudier dans un premier temps les prescriptions de la compagnie des commissaires aux comptes (CNCC) afin de présenter les enjeux de cette évolution, puis nous présenterons dans un second temps une solution qui peut être apportée par la mise en place d une application spécifique d aide à l audit. 2.1 La mission du commissaire aux comptes face au milieu informatisé des entreprises auditées Normes CNCC : «Audit réalisé dans un environnement informatique». L utilisation d un ordinateur modifie la saisie et le processus de traitement, la conservation des données et la communication des informations financières, et peut avoir une incidence sur les systèmes comptables et de contrôle interne de l entreprise. En conséquence, un environnement informatique peut avoir une influence sur : la démarche suivie par le commissaire aux comptes pour acquérir une connaissance suffisante des systèmes comptable et de contrôle interne la prise en compte du risque inhérent et du risque lié au contrôle permettant d évaluer le risque d audit la conception et l exécution de tests de procédures et de contrôles substantifs nécessaires pour atteindre l objectif d audit La nature des risques dans un environnement informatique est liée aux spécificités suivantes : le manque de trace justifiant les opérations qui entraîne un risque plus important de non-détection des erreurs contenues dans les programmes d application ou les logiciels d exploitation la séparation insuffisante des tâches qui résulte souvent de la centralisation des contrôles le risque d'erreurs et d'irrégularités qui peut provenir soit d'erreurs humaines dans la conception, la maintenance et la mise en œuvre plus importantes que dans un système manuel, soit d'utilisateurs non autorisés qui accèdent, modifient ou suppriment des données sans trace visible. Page 14 sur 14

15 Par ailleurs, la possibilité de détection de ces erreurs et irrégularités est affectée par le fait qu'elles sont souvent intégrées lors de la conception ou de la modification des programmes d'application ou de logiciels d'exploitation et sont aussi difficilement identifiables dans le temps. Les spécificités à prendre en compte : La norme met l'accent sur certaines spécificités à prendre en considération par le commissaire aux comptes pour atteindre l'objectif de l'audit. Ces spécificités concernent essentiellement : les compétences du commissaire aux comptes et de son équipe au regard de la complexité de l'environnement informatique de l'entité ; la planification des aspects de l'audit susceptibles d'être influencés par l'environnement informatique de l'entité, en particulier l'importance des différentes assertions sous-tendant l'établissement des comptes affectés par le traitement informatisé d'une application comptable complexe l'appréciation du risque inhérent et du risque lié au contrôle dans un environnement informatique utilisant des systèmes importants et complexes l'utilisation par le commissaire aux comptes de techniques d'audit assistées par ordinateur. L'audit réalisé dans un environnement informatique peut poser au commissaire aux comptes des difficultés de mise en œuvre en termes d'approche, de nature des contrôles à réaliser et d'exploitation des résultats obtenus à l'issue de ces contrôles. L'émergence des nouvelles technologies de l'information ainsi que la complexité croissante des systèmes d'information automatisés ont conduit la CNCC à élaborer un guide (dont la présentation est faite ci-dessous) destiné à aider l auditeur dans sa démarche et à privilégier les aspects opérationnels la méthodologie à adopter Les spécificités de l environnement informatique sont prises en compte dans les principales étapes de la démarche d audit : Orientation et planification de la mission : L appréciation de l incidence informatique nécessite notamment : la prise de connaissance de l informatique dans l entreprise et de son incidence sur la production de l information comptable et financière l identification des principales composantes du système d information et de son niveau de complexité Page 15 sur 15

16 Evaluation des risques : Prise en compte de l environnement informatique sur le risque inhérent et sur le risque lié au contrôle. Elle intervient pour préparer et alléger les contrôles menés à la clôture des comptes et représente la phase la plus conséquente de la mission. Obtention d éléments probants : Le CAC à partir des éléments vérifiés lors de l évaluation des risques, se concentre sur les risques de niveau modéré ou élevé afin de déterminer : la nature et l étendue des contrôles substantifs à mener la pertinence du recours aux techniques d audit assistées par ordinateur A partir de ces contrôles le commissaire aux comptes peut émettre une opinion sur les comptes de l entreprise en fonction des anomalies relevées les dossiers thématiques Cette partie du guide d application développe des éléments théoriques et des concepts liés à des situations particulières. Les sujets suivants sont abordés : l organisation de la fonction informatique dans l entreprise les organisations réglementaires les particularités en environnement progiciel de gestion intégré (PGI) les particularités d un environnement Internet les risques liés à l existence d un projet informatique les techniques d audit assistées par ordinateur Ces techniques sont utilisées pour évaluer les risques et pour obtenir les éléments probants. Elles utilisent des programmes d interrogation des fichiers pour mettre en oeuvre des contrôles comme par exemple : la vérification des calculs et additions les comparaisons de fichiers et d extractions d anomalies les extractions d échantillons le tri des fichiers selon des critères prédéfinis A noter qu il est nécessaire de mettre en place des techniques rationnelles d interrogation de fichiers lors de la mise en place de l organisation de l audit. Page 16 sur 16

17 Enfin, l interrogation des fichiers des clients ne modifie pas la démarche d audit mais nécessite d intégrer cette technique lors de chaque étape de la mission. Elle doit bien évidemment être complétée par le contrôle des règles de bases fixées par le code du commerce Les techniques d Audit Afin d optimiser leur intervention dans l entreprise au cours du contrôle des comptes, les auditeurs possèdent des techniques permettant de réduire le nombre de contrôles à réaliser et consacrer davantage de temps aux opérations plus délicates à traiter. C est pourquoi, les auditeurs utilisent la technique des sondages que nous allons présenter ci-dessous, avant de détailler les attentes de la profession face aux nouveaux outils que constitue la micro informatique La technique des Sondages En raison de l impossibilité matérielle de vérifier l exhaustivité des opérations, l auditeur met en œuvre tous les moyens qui lui permettent d acquérir une assurance raisonnable. C est pourquoi le sondage occupe une place primordiale dans le travail de l auditeur. La sélection des éléments à analyser est à la fois fondée sur l expérience de l auditeur et la technique de sondage, qui doit s inscrire dans le cadre d une démarche méthodique. Le sondage consiste à appliquer une procédure de contrôle à une partie limitée (l échantillon) d un ensemble d éléments (la population). La population peut être, en audit, un solde de compte ou tout autre catégorie d objets. Les résultats obtenus sur l échantillon contrôlé doivent être susceptibles d être extrapolés à l ensemble de la population pour aboutir à une conclusion sur le risque d erreur. Les sondages sont utilisés dans les deux grandes phases de l audit que sont l évaluation du contrôle interne et le contrôle des comptes. Chacune de ces phases implique un chiffrage des constats effectués par l auditeur : - celui du risque d erreur lié aux faiblesses relevées dans le contrôle interne pour traiter les flux, - celui du risque d erreur dans la valorisation des comptes. La détermination des échantillons constitue un des points d audit les plus complexe. On distingue deux types de sondages selon l objectif à atteindre : - sondage d estimation : qui permet de mesurer selon une méthode statistique si les erreurs relevées relatives à des séries importantes de données font courir un risque significatif global, - sondage de détection : qui permet de vérifier si les anomalies apparentes sont réelles. Le sondage est donc un outil constamment utilisé dans la démarche de l auditeur : mise en place de tests d évaluation du contrôle interne, sélection des tiers à circulariser, sélection des références dont les comptages seront vérifiés au Page 17 sur 17

18 cours de l assistance à l inventaire physique, calcul de l erreur possible de valorisation des stocks, L utilisation du sondage intervient lors de la phase de contrôle ou de chiffrage de l erreur décelée. En aucun cas, il ne peut s agir d une méthode d analyse. Les sondages apportent une réponse technique à une nécessité de valorisation, les auditeurs ne disposant ni du temps, ni des moyens d une reconstitution exhaustive de l information. Les sondages comportent nécessairement une marge d erreur, car ils sont fondés sur l extrapolation ou l estimation. La difficulté pour l auditeur est d estimer celle-ci afin d aboutir à une marge d erreur acceptable au regard de l objectif recherché, d où l importance du choix de l échantillon sélectionné. Il existe différentes méthodes statistiques de sondage sur les comptes, dont la description ne sera pas réalisée dans ce rapport : la méthode de la moyenne la méthode des écarts la méthode du quotient la méthode des unités monétaires Les attentes de la profession La puissance de l informatique a conduit l auditeur à adapter ses techniques de contrôle des procédures et facilite ses travaux de contrôle. En effet, l existence au sein de la société contrôlée de données sur supports magnétiques et/ou électroniques permet à l auditeur d écrire lui-même ses propres programmes qu il fera tourner sur les fichiers de l entreprise pour procéder à un ensemble de vérifications. L interrogation des fichiers informatiques comptables d un client peut être menée par l auditeur lui-même, par un spécialiste informatique auquel il fait appel, ou encore par le personnel de la société auditée à partir de requêtes présentées par l auditeur. Les procédés sophistiqués autrefois réservés à de grands cabinets disposant de spécialistes, laissent la place à des procédés simples qui permettent la récupération, la consultation et la vérification des données informatiques concourant à la production des états financiers. Aujourd hui l interrogation des fichiers informatiques prend appui sur des techniques et des logiciels suffisamment simples pour être menés dans la plupart des cas par des auditeurs non spécialisés. A titre d exemple, l informatique pourra permettre de procéder à des extractions de manière aléatoire, générées par une table de nombre au hasard, afin d obtenir un échantillon pour un sondage. De même, les résultats obtenus Page 18 sur 18

19 pourront être exploités informatiquement, ce qui permettra d éviter des travaux de calculs importants. Plus généralement, l utilisation de l informatique peut permettre à l auditeur de vérifier des données comptables découlant de fichiers importants, pour lesquels l édition sur papier n est plus pratiquée. Ainsi, la vérification arithmétique par addition (ou retotalisation informatique) de l ensemble des données chiffrées relatives aux crédits accordés aux clients, permettra de vérifier ce poste. La réalisation en parallèle d un échantillonnage aléatoire sur cette même base de données servira à vérifier l existence physique des procédures d engagement des clients. L informatique peut également préparer des tris sur les données selon des critères fixés par l auditeur (stock en mouvement, comptes clients présentant un certain nombre d échéances impayées, ). L utilisation de moyen informatique va donc faciliter le repérage, au sein des données, d éléments a priori anormaux ou atypiques sur lesquels devra s opérer un contrôle particulier. Par exemple, l auditeur recherchera parmi les factures de ventes de l année, celles présentant un taux de remise supérieur à une borne donnée. L objectif de ce rapport est donc de montrer comment dans un cabinet d envergure nationale ou régionale peuvent être menées à bien des interrogations de fichiers comptables des clients. Page 19 sur 19

20 2.2 AuditCAC, un logiciel d audit assisté par ordinateur Dans cette seconde partie, nous allons étudier la conception du logiciel d audit AuditCAC réalisé dans le cadre de ce stage. Ce logiciel développé à partir d un tableur MS Excel va permettre à l auditeur d automatiser un certain nombre de tests d audit et permettre de déceler rapidement les anomalies rencontrées dans les exports de données de la comptabilité des clients. Nous allons donc étudier dans un premier temps l utilisation d un tableur qui se révèle un formidable outil pour tout auditeur sachant manier ses différentes fonctions. Enfin, nous terminerons par une présentation du logiciel tel qu il a été pensé et conçu L utilisation d un tableur Les exports de données La plupart des logiciels comptables du marché propose une option pour l export des données de la comptabilité. Ces modules d export sont plus ou moins sophistiqués mais sont rendus obligatoires par la loi afin de faciliter les contrôles légaux (commissaire aux comptes, administration fiscale, ). Les auditeurs se sont progressivement équipés de tous les outils nécessaires pour travailler sur la sauvegarde de fichiers de leurs clients. Il est fréquent que les données comptables et de gestion de l entreprise auditée soient récupérées sous forme de disquette ou de CD-ROM par les auditeurs, afin de travailler ultérieurement directement sur les fichiers de l entreprise. L auditeur récupèrera les fichiers sous différents types de format. Les formats d extraction les plus répandus sont les fichiers en ASCII, «.txt» ou «.xls». Le fort développement de l utilisation des graveurs sur micro ordinateur permet aux auditeurs de récupérer aisément toute forme d information qui lui est nécessaire pour se forger une opinion sur les comptes de l entreprise. L utilisation de disquette est toujours possible mais risquée d un point de vue de capacité de stockage et de fiabilité du support dans la durée. Le développement d un nouveau support de stockage que sont les clés USB est un «formidable» outil pour les auditeurs et offre une capacité de stockage comprise entre 64 et 512 Mo. La simplicité de son utilisation en fait un outil «redoutable» pour tout auditeur. Les données de travail des auditeurs s informatisent de plus en plus et l on peut penser que dans quelques années, les «dossiers de travail» se limiteront à l édition papier des travaux menés par les auditeurs sur leur micro-ordinateur. Quelque soit le support choisi, l auditeur récupère les données sur son ordinateur afin de retraiter le fichier à l aide d un tableur (du type de MS Excel ) ou de les intégrer dans un logiciel d analyse d audit, tel AuditCAC que nous allons étudier un peu plus loin. Page 20 sur 20

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