PROPOSITION DE SERVICES INFORMATIQUES PRESENTATION DE NEFERTITIS LOGICIEL INTEGRE DE GESTION DES STRUCTURES SCOLAIRES. NEFERTITIS v4.

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1 PROPOSITION DE SERVICES INFORMATIQUES PRESENTATION DE NEFERTITIS LOGICIEL INTEGRE DE GESTION DES STRUCTURES SCOLAIRES NEFERTITIS v4.3 SERVICE COTE D IVOIRE BP : 21 BP 1348 Abidjan 21 Tél. : (225) Cel : (225) / Site web : Abidjan - Côte d Ivoire 1

2 INTRODUCTION NEFERTITIS est un logiciel intégré de gestion des structures scolaires. Il est conçu et réalisé par un groupe d experts (ingénieurs en informatique, responsables éducatifs, comptables). Grâce à ses outils de sécurisation, il offre l intégrité des données et les protège contre des manipulations intempestives. NEFERTITIS v4.3 est axé sur cinq éléments : Caisse Gestion école Comptabilité Etats financiers Paie Au niveau de la «Caisse», NEFERTITIS permet d effectuer toutes les opérations liées à la scolarisation (paiement de frais d inscription et de frais de scolarité, paiement des autres frais scolaires, recouvrement des scolarités dues au cours des années antérieures, paiement des affectations effectuées par l état, paiement des prises en charge, paiement des anticipations sur frais d inscription et de scolarité, etc.). Le logiciel vous permet ainsi un contrôle strict de toutes les opérations liées au paiement des frais de scolarité et d inscription. Une caisse est alors attribuée à chaque utilisateur habileté à traiter les informations financières de l établissement. A travers cette caisse, chaque opération effectuée est suivie à la lettre grâce à des bordereaux automatiques et des rapports comme les brouillards de caisse, de transfert, de retraits, etc. Aussi, il ne peut y avoir de retrait de la caisse sans que l utilisateur à qui est confiée la caisse principale (coffre) ne le fasse lui-même. Votre caisse est donc rigoureusement contrôlée. De plus, vous pouvez effectuer toutes les opérations de gestion (paiement de facture d eau, d électricité, achat de fournitures de bureau, etc.) liées à la gestion administrative de votre école. Au niveau de la «Gestion école», il est essentiellement question de la gestion des bulletins de note avec calcul automatique des moyennes de fin de période (semestre et trimestre). Pour ce faire, le logiciel prend en compte toutes les informations liées aux filières, aux classes et aux matières ainsi que toutes les interactions qui pourraient exister entre ces trois éléments précités. Des rapports et graphes d analyse sont également prévus. Le calcul des moyennes de fin de période et l établissement des bulletins de notes des élèves deviennent plus aisés et très faciles car automatique. Avec une facilité incroyable, NERERTITIS gère convenablement les emplois du temps et permet l édition de ces derniers par classe, par professeur et par salle. NEFERTITIS prend également en compte la gestion du système LMD avec calcul des moyennes lié aux différents crédits. Au niveau de la «Comptabilité», le logiciel vous permet de définir derrière chaque type d opération un schéma comptable qui vous assure une comptabilisation automatique des opérations effectuées. Cela suppose en amont, la prise en compte du plan comptable SYSCOHADA, de tous les types d opérations comptables et financières disponibles dans votre établissement. De plus, aucune opération n est comptabilisée si elle n est pas équilibrée ; ce qui permet à la balance d être toujours équilibrée. Tous les rapports comptables (journal, grand livre et balance générale) sont mis à jour après chaque opération comptabilisée. Au niveau des «Etats financiers», NEFERTITIS vous permet d éditer à la fin de chaque période comptable, le bilan et le compte de résultat (Système normal) conformément à la norme SYSCOHADA. Les états financiers sont donc au bout un seul clic. Au niveau de la «Paie», il est question de la gestion des salaires périodiques. NEFERTITIS a la capacité de vous produire à la fin de chaque mois le bulletin de paie de tout le personnel (Professeurs titulaires, professeurs vacataires, personnel administratif et stagiaires) avec la prise en compte effective des retenues comme la CNPS, l IS, la CN et l IGR. Tous les rapports sociaux et fiscaux (Déclaration des impôts sur salaire, l état du FDFP, déclaration des retenues sur somme versée, CNPS - Appel de cotisation mensuelle et déclaration annuelle de salaire) de fin de période sont disponibles. NEFERTITIS v4.3 a aussi la particularité d être axé sur un haut niveau de paramétrage. Ce sont les règles de gestion de votre établissement qui seront paramétrées et c est en fonction de ces règles que les traitements seront effectués. L ergonomie, la convivialité, l évolutivité et l adaptabilité de NEFERTITIS constituent ses forces indéniables. Avec NEFERTITIS v4.0, exercez autrement et efficacement l activité scolaire. 2

3 Il assure un contrôle efficace et efficient des activités de caisse de votre école. Il assure une gestion saine du contrôle des éléments liés aux bulletins de notes des élèves par filière et par classe L emploi du temps est convenablement géré avec édition par filière, par professeur et par salle Il met à votre disposition et de façon instantané tous les rapports comptables liés à votre activité économique. Il vous fournit à la fin de chaque mois, les états financiers comme le bilan et le compte de résultat. La paie de tout le personnel est prise en compte avec prélèvement de toutes les retenues fiscales et sociales. Sa flexibilité vous procure une aisance particulière de manipulation. C est un logiciel complet qui prend en compte tous les aspects financiers et fonctionnels de votre établissement scolaire et permet également d assainir la gestion des notes. Les points forts 1 - Système monoposte et client/serveur. Souplesse et convivialité du système axé sur le paramétrage des règles de gestion de la structure. 2 - Gestion de la sécurité avec octroi d habilitation (Chaque utilisateur avec des tâches bien précises dans le système). 3 - Gestion de l ouverture et clôture d années scolaires et périodes scolaires (trimestre, semestre). 4 - Gestion de l ouverture et clôture de journées pour un suivi régulier de la comptabilité. 5 - Gestion du fonctionnement en multi caisses (9 caisses au total). Chaque caisse fonctionne de façon autonome. Contrôle instantané des mouvements et soldes de chaque caisse. 6 - Gestion des opérations de paiement des frais d inscriptions, des frais de scolarité et des recouvrements automatiques sur scolarités dues au cour des années antérieures (en espèce, par chèque, par virement bancaire et par dépôt banque). 7 - Gestion des opérations administratives concernant les charges (paiement de facture d eau, etc.) les produits (vente de blouse, etc.) de votre structure. 8 - Gestion des élèves avec prise en compte de la photo de l apprenant. Prise en compte des absences, des abandons et des renvois. 9 - Gestion des prises en charge, des affectés de l état et des réduction sur frais d inscription et de scolarité. Gestion des échéanciers de paiement avec possibilité de personnalisation des échéanciers de paiement par élève Gestion des filières (collège, Lycée, BTS, Universités privées et publiques, etc. ), des classes (sixième, seconde, première année, cinquième année, master 1 et 2, etc. ) et des matières par classe Gestion des emplois du temps avec édition par classe, par professeur et par salle Gestion des notes des devoirs par matière et par période scolaire Gestion du système LMD avec calcul des moyennes lié aux différents crédits 14 - Calcul automatique du bulletin de note de tous les élèves et possibilité de réédition Gestion des exercices, périodes et journée comptable et possibilité de définir des schémas comptables par opérations. Prise en compte du plan comptable SYSCOHADA Comptabilisation automatiques des toutes les opérations financières effectuées dans la journée en respect au principe de l enregistrement chronologique des opérations de la norme SYSCOHADA Gestion des opérations diverses (écriture en OD) pour les opérations de régularisation avec possibilité de passer des écritures avec le signe négatif (-) Mise à disposition de façon instantané des rapports comptables comme le journal, le grand livre des comptes et la balance générale Edition des rapports clés de gestion comme le tableau de bord, l état des chiffres d affaire et l état du contrôle des paiement de scolarité. Edition des relances Gestion de la paie de tout le personnel (professeur titulaire, professeur vacataire, personnel administratif, stagiaire et consultant) avec déduction automatique des retenues comme la CNPS, l IS, la CN et l IGR et production des rapports sociaux et fiscaux. Prise en compte des avances et prêts du personnel Prise en compte des rapports semestriels et annuels de la DREN Production instantanée des états financiers comme le bilan et le compte de résultat (système normal) à la fin de chaque période comptable Possibilité d intégration des rapports et règles de gestion spécifiques d un client. 3

4 GESTION DE LA CAISSE Paiement des frais de scolarité Le paiement de frais de scolarité peut s effectuer à tout moment en espèce ou par chèque. Un bordereau de paiement en deux exemplaire est instantanément imprimable. Brouillarde de caisse Toutes les opérations effectuées sont disponibles sur un brouillard de caisse qu il est possible d imprimer à tout moment. Le solde de la caisse est instantanément mis à jour. Ces opérations sont organisées par type afin de permettre une lisibilité à la caisse lors des contrôles en fin de journée. Fenêtre de paiement des frais de scolarité Arrêté caisse Aperçu du brouillard de caisse L arrêté de caisse intervient en fin de journée pour certifier le contrôle de caisse et faire valider la disponibilité en caisse par la caissière et le chef de caisse. En cas d écart de caisse, ce dernier est automatiquement constaté et mentionné. La gestion de la caisse est donc effectuée de façon minutieuse. de Aperçu du bordereau de paiement de frais d inscription Bordereau de paiement de frais de scolarité Aperçu du rapport sur arrêté de caisse 4

5 GESTION DE LA CAISSE Chiffre d Affaire - Edition globale Le tableau de bord donne une vision globale des paiement de frais par type d élève (Affectés et non affectés). Graphe d analyse - Tableau de bord des frais Le tableau de bord peut être aussi imprimé sous forme de graphe d analyse et ceci à plusieurs niveaux. Fenêtre d édition du Tableau de bord Aperçu graphique du tableau de bord périodique Aperçu du chiffre d affaire - Format détaillé Autres opération de charge et de produit Il est également possible d effectuer des opérations allant dans le cadre de la gestion administrative (paiement de facture d eau et d électricité, achat de craie, etc.) de votre institution. Il suffit de définir ces différentes opérations. Fenêtre de constatation des opérations de charge et de produit Aperçu graphique du tableau de bord de comparaison des scolarités 5

6 GESTION DU BULLETIN DE NOTES Saisie de notes de devoir Les notes sont saisies au fur et à mesure par devoir. Chaque devoir est défini en fonction d une filière, une classe et bien entendu en fonction de la matière. Calcul et édition des bulletins de note L édition des bulletins de note est possible autant de fois que l utilisateur le désire. Il suffit simplement de lancer le calcul. Fenêtre de calcul et d édition du bulletin de note Edition des résultats Fenêtre de saisie de note de devoir par classe Les résultats sont disponibles une fois le calcul des bulletins de notes terminé. Aperçu du bulletin de notes annuel d un étudiant - Haut de page Edition du résultat en fin de période - Liste des admis Aperçu du bulletin de notes annuel d un étudiant - Bas de page 6

7 GESTION DE LA COMPTABILITE Bordereau de paiement Après comptabilisation de toutes les opérations, les rapports comptables sont automatiques. Le Grand livre des comptes Le grand livre des comptes est aussi mise à jour automatiquement disponibles et mis à jour. Il suffit de sélectionner les comptes concernés par l édition. Fenêtre d édition des rapports comptables Le Journal des opérations Le journal des opérations est disponible et peut être à tout moment imprimé. Aperçu du grand livre général des comptes La Balance générale La balance générale est toujours disponible et mis à jour après la comptabilisation d une opération quel qu'elle soit. Elle peut être éditer à tout moment. Journal des opérations Aperçu de la balance générale 7

8 ETATS FINANCIERS Edition des états financiers Les états financiers comme le bilan et le compte de résultat peuvent être à tout moment éditer par période. Le Compte de résultat L édition du compte de résultat peut se faire en un seul clic. Vous avez en temps réel toutes les informations liées à votre résultat dans les moindres détails. Le Bilan - Système normal Fenêtre d édition des rapports comptables La situation patrimoniale conforme à la norme SYSCOHADA et propre à votre établissement scolaire est disponible tous les jours. Il suffit de vouloir l éditer et elle se présente de la manière la plus facile. Aperçu du compte de résultat - Haut de page Aperçu du Bilan - Haut de page Aperçu du compte de résultat - Bas de page Aperçu du Bilan - Bas de page 8

9 GESTION DE LA PAIE Bulletin de paie des agents permanents A la fin de chaque mois, le système vous édite le bulletin de salaire des agents permanents après le lancement du calcul de la paie. Les taxes fiscales et sociales sont correctement déduites. Bulletin de paie des agents vacataires Chaque professeur vacataire peut à la fin du mois recevoir un bulletin de salaire. Il suffit de relever le pointage en terme d heure de cours et de définir le taux horaire. Aperçu du bulletin de paie des agents vacataires cal- Le cul des retenues fiscales et sociales Toutes les retenues fiscales et sociales sont automatiquement calculées et disponibles. A chaque paie, le système fait toutes les déductions qui s imposent. Il s agit de : CNPS IS CN IGR Livre de paie Il s agit d un document récapitulatif de la paie de la période. Le système vous produit ici, rubrique par rubrique, ce que chaque employé coût à votre entreprise par mois. Ce document est disponible à tous moment dans le système. C est donc un document d analyse de la paie. Gestion des avances et prêts sur salaire NEFERTITIS gère parfaitement les avances et prêts sur salaire. Avec la génération automatique de tous les types de tableau d amortissement (linéaire, dégressif, dégressif capital constant), les prélèvements des sommes dues sont effectuées systématiquement lors du calcul de la paie. Les rapports fiscaux et sociaux Les rapports fiscaux suivants sont disponibles après chaque paie : Déclaration des impôts sur salaires L état du FDFP Déclaration des retenues sur les salaires versés CNPS - Appel de cotisation mensuelle CNPS - Déclaration annuelle de salaires Gestion de l historique de paie Le système permet une conservation des toutes les informations concernant la paie pour les périodes antérieures. Ainsi, vous avez la possibilité de rééditer à tout moment les différents bulletins de paie des agents et les différents rapports fiscaux et sociaux. 9

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