Guide de l'utilisateur. Comment soumettre une déclaration en ligne JUIN 2014 P. 3

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1 Guide de l'utilisateur Comment soumettre une déclaration en ligne JUIN 2014 P. 3

2 Les guides de l'utilisateur servent de référence et ne constituent pas des documents juridiques. Les obligations légales des entreprises ou organisations assujetties sont décrites dans les Tarifs adoptés par Éco Entreprises Québec et publiés sur son site Internet. ÉEQ se réserve le droit de modifier ces guides de l'utilisateur en tout temps. ÉEQ offrira des mises à jour aux entreprises ou organisations assujetties à mesure que le processus d enregistrement évoluera. Pour plus de renseignements Pour obtenir plus de renseignements, consultez notre site Internet au téléphonez au ou , ou expédiez un courriel à l'adresse : service@ecoentreprises.qc.ca. Éco Entreprises Québec 1600, boul. René-Lévesque Ouest, bureau 600, Montréal (Québec) H3H 1P9 Télécopieur :

3 INTRODUCTION Éco Entreprises Québec (ÉEQ) a préparé ce guide afin d aider les entreprises et organisations à comprendre leurs obligations en vertu de la Loi sur la qualité de l environnement (LQE). Vous trouverez dans le guide de l utilisateur «Comment soumettre une déclaration en ligne», une démarche étape par étape à l intention du premier répondant pour l aider dans le processus de déclaration. Il fournit l information essentielle pour les premiers répondants des entreprises. Un troisième guide de l utilisateur vous guidera dans le processus d utilisations des calculateurs. P. 3

4 INTRODUCTION Table des matières PRÉPARATION D'UNE DÉCLARATION D'ENTREPRISE ASSUJETTIE... 5 PAGE D ACCÈS... 6 CLIQUEZ SUR «REMPLIR MA DÉCLARATION» TABLEAU DE BORD... 7 CARACTÉRISTIQUES DE NAVIGATION... 8 PAGE D'ACCUEIL... 8 CONFIRMATION D'ASSUJETTISSEMENT... 9 STATISTIQUES SUR L ENTREPRISE ENTRÉE DE DONNÉES PETITS GÉNÉRATEURS DÉCLARATION DÉTAILLÉE CRÉDIT POUR CONTENU RECYCLÉ POSTCONSOMMATION L OCTROI DU CRÉDIT EST CONDITIONNEL À : DES QUESTIONS DE PRÉCISION SUR VOS MATIÈRES MÉTHODOLOGIE ENREGISTRER LES MARQUES SOUMETTRE LE RAPPORT D'ENTREPRISE ASSUJETTIE L ÉCHÉANCIER POUR CHAQUE TARIF EST LE SUIVANT : P. 4

5 INTRODUCTION La personne qui consulte ce guide aura déjà déterminé que son entreprise est assujettie et est tenue de soumettre une «déclaration d'entreprise assujettie» annuelle auprès de Éco Entreprises Québec (ÉEQ). Cette obligation repose sur la Loi sur la qualité de l environnement du Québec. Le programme est administré au moyen d'un système interactif de déclaration par Internet (ÉCO-D) qui doit être utilisé par l'entreprise pour soumettre ses déclarations d'entreprise assujettie de manière simple et sécuritaire. Le présent guide vous accompagne étape par étape dans la préparation et la soumission de votre déclaration d'entreprise et vous donne trucs et astuces pour simplifier le processus. Il offre également les outils nécessaires à l utilisation du système et assure votre conformité aux obligations qui vous incombent selon la loi. Avant de commencer Si ce n'est déjà fait, assurez vous d avoir : enregistré votre entreprise auprès de ÉEQ pour obtenir vos codes d accès; compilé les données de poids à inscrire dans votre déclaration d'entreprise tel qu expliqué dans le Guide de l utilisateur «Préparation à la déclaration». Préparation d'une déclaration d'entreprise assujettie ÉCO-D guide l'utilisateur tout au long des étapes pour inscrire les renseignements sur l organisation et les répondants et faire l'entrée des données sur le poids des emballages et des informations sur les marques de commerce. Votre déclaration peut être remplie au cours de plusieurs sessions. Révisez les données saisies, complétez la méthodologie et saisissez l ensemble des marques qui ont été considérées dans le calcul de votre contribution avant de soumettre votre déclaration. À partir du Tarif 2013, ÉEQ a bonifié le système de déclaration ECO-D afin de mieux vous accompagner dans votre processus de déclaratoin et d augmenter la conformité des déclarations et de réduire les risques d erreur. Vous trouverez les améliorations suivantes : Une liste de toutes les entreprises pour lesquelles une déclaration est attendue incluant les contributeurs volontaires; l affichage des quantités saisies lors de la déclaration précédente, dans une colonne distincte, à gauche des champs à remplir (confirmation d assujettissement et données); la demande d explication lors de variations importantes de quantités entre les déclarations. P. 5

6 COMMENT UTILISER LE SYSTÈME ECO-D Le premier répondant a déjà déjà reçu un numéro d'entreprise, un nom d'utilisateur et un code d accès suite à son enregistrement. Pour obtenir plus de renseignements à ce sujet, veuillez consulter le Guide de l utilisateur «Préparation à l enregistrement». Le premier répondant est la seule personne qui a accès à tous les écrans du système de déclaration de ÉEQ. Il peut toutefois inscrire d'autres répondants pour la même entreprise (répondants secondaires), leur donnant ainsi accès au système pour y inscrire des données, la méthodologie ou des marques. Les responsables de la facturation peuvent également être ajoutés et recevront un courriel les avisant lorsqu une nouvelle facture est disponible au dossier de l entreprise ainsi que les relevés de compte mensuels. Le premier répondant joue également le rôle de responsable de la facturation. Les répondants auront accès aux déclarations et aux factures de l'entreprise. Toutefois, le premier répondant demeure responsable de la déclaration et est le seul qui peut soumettre une déclaration d'entreprise assujettie. Si l'entreprise devait changer le premier répondant vis-à-vis de ÉEQ, communiquez avec le service aux entreprises pour obtenir le formulaire à remplir ou allez le chercher en ligne dans la section «S informer et déclarer > Changements de personne-ressource» Page d accès Ouvrez une session sur Internet et inscrivez dans la barre d'adresse de votre navigateur. Cliquez sur «Remplir ma déclaration». Inscrivez les codes d accès que vous avec reçu suite à votre enregistrement. Cliquez ensuite sur «Connexion». P. 6

7 COMMENT UTILISER LE SYSTÈME ECO-D Tableau de bord La page d accueil du système de déclaration se présente sous forme de tableau de bord. En un coup d œil, vous voyez les déclarations à faire, ou qui ont été faites, et connaissez le solde de votre entreprise. Des messages d intérêts y sont également affichés. À l aide des menus, dans la partie supérieure de cet écran, vous pouvez en tout temps : Modifier les coordonnées de l entreprise; Ajouter ou supprimer des répondants; Accéder aux factures; Modifier votre profil incluant le mot de passe et la phrase téléphonique. Les déclarations à remplir sont toujours présentées de la plus ancienne à la plus récente. Prenez note que si vous êtes en retard, c est dans cette séquence que vous devrez les remplir. Autrement, seule la déclaration de l année courante apparaîtra. En cours de processus, vous pourrez consulter un rapport préliminaire en sélectionnant le modèle désiré. Une fois soumise, votre déclaration se retrouvera dans la section «Historique». C est à cet endroit que vous devrez aller pour visualiser vos données des années antérieures ou vos rapports finaux. P. 7

8 COMMENT UTILISER LE SYSTÈME ECO-D Caractéristiques de navigation Rendu dans la déclaration, utilisez le fil d Ariane, situé sous le bandeau du processus de déclaration dans la partie supérieure de l écran, pour vous déplacer d un écran à l autre. Vous pouvez également cliquer sur les boutons «Suivant» et «Précédent» au bas de l écran pour vous déplacer. Veuillez noter que votre écran peut être laissé en mode veille pour 30 minutes. Dépassé ce temps, vous serez déconnecté du système et devrez redémarrer votre session. De plus, veuillez utiliser judicieusement les touches sur la barre d outils de votre navigateur. Favorisez le fil d Ariane ou utilisez les touches «Précédent» et «Suivant» du système de déclaration pour retourner aux écrans précédents. Page d'accueil Pour activer les écrans et commencer à inscrire des données, le premier répondant devra d'abord compléter les quatre premières étapes; Validation des informations du répondant; Validation des données de l entreprise; Confirmation d assujettissement; Statistiques. Si le premier répondant n a pas rempli les écrans requis, le répondant secondaire ne pourra pas accéder à la déclaration. P. 8

9 Confirmation d'assujettissement Afin de déterminer votre statut d assujettissement, vous devez répondre à chacune des questions posées. Lorsque le tableau est rempli, cliquez sur «Enregistrer». Le statut d'assujettissement de votre entreprise sera établi pour cette année d'assujettissement. Les matières visées comprennent tout contentant, emballage ou imprimé fait de papier, de carton, de verre, de plastique, d'aluminium ou d'acier. Cela comprend donc l'emballage ou les imprimés générés par vos produits ou services sous nom, marque et signe distinctif et tout emballage de produits ou imprimés pour lesquels votre entreprise est le premier fournisseur au Québec. Si vous répondez «Oui» dans la colonne «Matières visées destinées ultimement aux consommateurs», vous confirmez que votre entreprise ou organisation a généré des matières au cours de l année civile précédant l année d assujettissement. «Chiffre d affaires brut, recettes ou revenus au Québec» réfère au chiffre d affaires brut de tous les produits et services au Québec de votre entreprise, de ses entreprises affiliées et de ses franchisés. En fonction de la sélection choisie, vous confirmez que votre entreprise ou organisation a eu des revenus bruts au Québec dans la fourchette indiquée pendant l'année civile en question. «Quantités générées» signifie que la quantité de l ensemble de vos matières visées, se situe dans la fourchette indiquée par la sélection, pour la totalité de vos produits ou des services offerts sous marques, nom ou signe distinctif et pour lesquels votre entreprise est le premier fournisseur au Québec. Le statut de l'entreprise assujettie est lié à l'année d'assujettissement en question et indique si l'entreprise est tenue de soumettre une déclaration d'entreprise assujettie pour l'année visée, si elle est admissible au tarif fixe pour petits générateurs ou encore si elle est exemptée de paiement. P. 9

10 Il est à noter qu une entreprise admissible au tarif fixe, établi pour une année visée, peut choisir de payer le tarif fixe ou de remplir une déclaration au long et de payer son juste montant. Ce montant ne pourra pas dépasser le tarif fixe établi. Le processus sera défini en fonction de cette réponse. Le répondant d une petite entreprise doit donc choisir l option appropriée. Lorsque terminé, cliquez sur «Enregistrer». Vous pouvez ensuite cliquer sur «Suivant» pour faire apparaître l'écran suivant ou sur «Statistiques» sur le fil d Ariane. Les réponses aux questions d assujettissement sont verrouillées lorsqu elles ont été enregistrées et que le symbole de cadenas apparaît. Elles peuvent être modifiées uniquement par ÉEQ. P. 10

11 Statistiques sur l entreprise Des informations sur votre entreprise sont requises afin de permettre l analyse et la vérification des données soumises. Ces informations demeurent confidentielles et serviront uniquement à l interne. Il est donc nécessaire de remplir chacun des champs afin de poursuivre le processus de déclaration. Enregistrez-les puis cliquez sur «Suivant». P. 11

12 Entrée de données Le système de déclaration est conçu de façon à ce qu une seule année à la fois puisse être saisie. Si vous avez plusieurs années à soumettre, vous devrez faire le processus complet et soumettre votre déclaration avant de revenir au tableau de bord et de poursuivre avec la déclaration suivante. Les années de référence pour chacune des années sont les suivantes : Calendrier des contributions pour les Tarifs 2009 à 2015 Tarif Année de référence er janvier au 31 décembre er janvier au 31 décembre er janvier au 31 décembre er janvier au 31 décembre er janvier au 31 décembre er janvier au 31 décembre er janvier au 31 décembre 2014 Si vous avez du retard dans votre processus, prenez note que les données utilisées pour l année 2010 sont automatiquement copiées pour 2011, les méthodologies et les marques sont également copiées puisque ces deux déclarations ont la même année de référence. P. 12

13 Petits générateurs Selon les informations inscrites à l écran «Confirmation de l assujettissement», un menu apparaîtra au milieu de votre écran vous permettant de vous prévaloir du tarif fixe pour petits générateurs. Si cette option vous intéresse, cliquez sur «Modifier» et sélectionnez «Oui» puis enregistrez vos informations. Vous serez ensuite immédiatement dirigé à la page «Soumettre la déclaration» où vous n aurez qu à remplir les informations demandées et à soumettre votre déclaration. L entreprise ou l organisation qui est admissible au tarif fixe, mais qui possède les informations à être saisies, peut toutefois décider de remplir le tableau des données. Le petit générateur paiera alors le montant réel de sa contribution. Si vous privilégiez cette option, sélectionnez «Non». Vous devrez cliquer sur le nom de votre entreprise afin d afficher le tableau des matières et saisir vos quantités de matières. Suivez les indications à partir de la section suivante. Déclaration détaillée Il est important d organiser votre déclaration afin qu elle soit significative pour vous. Aussi, vous devrez savoir de quelle façon vous souhaitez classer vos données : par usine, par produits, par marques ou autres. Il vous suffit d ajouter autant de divisions qu il vous sera nécessaire, tout en étant conscient que vous ne pouvez utiliser qu un seul calculateur par division. Veuillez noter que si une division est inexistante l année suivante, il vous est possible de la supprimer en cliquant sur «Supprimer». Si les données ont été copiées de l année précédente, vous devrez vous assurer d avoir effacer toutes les données inscrites. Si vous êtes un petit générateur, vous ne pourrez pas créer de divisions. P. 13

14 Création de divisions Pour créer une division, suivre les étapes détaillées ci-après : 1) Cliquez sur «Ajouter» (dans la section «Liste des divisions» au centre de l écran). 2) Une boîte éclair vous invitera à inscrire le nom de la division de l'entreprise. Inscrivez un nom de division ou d'entreprise qui a une signification pour vous (p. ex. «Entreprise XYZquincaillerie» plutôt que seulement le nom de votre entreprise). 3) Répétez les étapes 1 et 2 jusqu'à ce que toutes les divisions de votre entreprise soient inscrites. Veuillez noter que vous pourrez en tout temps revenir à cet écran pour ajouter ou supprimer les divisions d'entreprise. 4) Pour modifier le nom de la division, vous devrez d abord cliquer sur le nom pour afficher le tableau des matières puis sur «Modifier» pour aller en mode écriture. C est à ce moment que vous pourrez modifier le nom de la division. P. 14

15 Saisir des données Pour afficher la liste des matières, vous devrez d abord cliquer sur une division ou sur le nom de l entreprise. Pour saisir des données ou modifier celles qui ont été copiées, cliquez sur le bouton «Modifier». Vous pourrez alors saisir les données dans le tableau ou utiliser un calculateur. Déterminez ensuite de quelle région les données sont issues (soit du Québec ou du Canada). Si vous sélectionnez «Canada», vous devrez inscrire le pourcentage (%) des données attribuables au Québec en regard des totaux nationaux soit des ventes ou de la population. Ce pourcentage sera appliqué aux données saisies de cette division afin d obtenir les contributions pour le Québec seulement. Si vos données sont déjà calculées pour le Québec, sélectionnez directement la province. Utilisation d un calculateur Si vous êtes un détaillant ou un premier fournisseur et que vos données sont difficiles à obtenir, vous pouvez utiliser un calculateur. Depuis le Tarif 2009, il vous faut, au préalable, en avoir fait une demande auprès de ÉEQ pour activer cette fonction. Autrement, vous n y aurez pas accès. Si la demande a été approuvée, vous pourrez sélectionner «Oui» à la question «Utiliser un calculateur». Vous constaterez que le carré dans le tableau du haut est également coché, puisqu il reflète votre sélection faite plus bas. Si vous ne désirez plus utiliser un calculateur, vous devrez indiquer «Non» à la question. Le crochet s enlèvera à chacun des endroits. Dans la liste du menu déroulant, choisissez le secteur désiré pour cette division. Choisissez la sous-catégorie qui vous intéresse. Veuillez noter que certaines catégories n ont pas de souscatégories. Dans le champ «vente» ou «unité» affiché, saisissez le chiffre de ventes (en P. 15

16 millions de dollars) ou les données sur le total des unités vendues selon qu il s agit d un calculateur sur une base sectorielle ou composite. Cliquez sur «Enregistrer» avant de procéder à la division suivante afin de voir apparaître les calculs appropriés. Si vous utilisez des calculateurs pour la majorité de vos divisions, répétez la séquence jusqu à ce que toutes les divisions aient été sélectionnées. Saisissez les données sur les imprimés et les emballages au point de vente dans une division indépendante, s il y a lieu, en fonction des données réelles. Pour plus d information sur les calculateurs, vous pouvez vous référer au Guide de l utilisateur «Préparation à la déclaration» Guide de l'utilisateur sur les calculateurs en ligne disponibles sur le site Internet de ÉEQ au Saisir des quantités de matières Si vous connaissez vos données pour une division donnée, cliquez sur la division puis sur «Modifier» et inscrivez dans le tableau au bas de l écran le poids en kilogrammes (kg) pour chaque matière qui s'applique. Les quantités inscrites doivent être celles générées du 1 er janvier au 31 décembre de l année de référence indiquée à l écran. Vous remarquerez qu une définition de la catégorie apparaît lorsque vous cliquez sur le champ «Kilogramme». N oubliez pas d enregistrer les données de votre division lorsque vous aurez terminé de les saisir. Il importe de préciser que vous pouvez modifier les données saisies tant et aussi longtemps que votre déclaration n'est pas soumise. Afin de faciliter le suivi de vos déclarations et d augmenter la justesse des données saisies, l écran Entrée des données a été bonifié à compté du Tarif 2013: P. 16

17 Si vous avez rempli une déclaration pour le Tarif 2012, toutes les quantités saisies pour cette déclaration seront visibles, dans une colonne distincte, à gauche des champs à remplir pour la déclaration o Cette colonne ajoutée vous permettra de valider et de comparer les chiffres et, s il y a lieu, de corriger les erreurs. Une explication sera requise lors de variations importantes de quantités observées entre la déclaration en cours et la précédente. Une boîte s affichera au bas de l écran vous permettant ainsi de justifier cet écart pouvant s expliquer par l achat ou la vente de divisions, la mise en marché de nouveaux produits ou l utilisation d un nouveau moyen de promotion. o Cette démarche permettra de prévenir les erreurs de saisie, qui sont parmi les erreurs les plus fréquentes, tout secteur d activité confondu. Un message d alerte s affichera lorsque des matières qui ne sont pas typiquement générées par votre secteur d activités sont déclarées. P. 17

18 o Cet ajout a pour but d assurer une meilleure classification des matières déclarées. Par exemple, si un manufacturier de produits durables déclare du polystyrène expansé alimentaire au lieu du polystyrène expansé de protection, un encadré s affichera. Attention : Portez une attention particulière à la classification des vos matières Crédit pour contenu recyclé postconsommation C est à partir du Tarif 2009 qu un crédit de 20 % de la contribution de base a été offert aux entreprises contributrices ayant mis sur le marché des imprimés atteignant, ou dépassant, les seuils établis de contenu recyclé postconsommation. Pour le Tarif 2013, en plus de maintenir le crédit contenu recyclé postconsommation des imprimés, ÉEQ l étend à certaines matières des catégories «contenants et emballages». Si vous avez déclarer des matières élligible à ce crédit, l écran nommé «crédit» au fil d ariane et devra obligatoirement être rempli en cochant une des trois cases; s ajoutera n atteignent pas les seuils requis pour être admissibles au crédit atteignent les seuils, mais que vous ne désirez pas vous prévaloir du crédit atteignent les seuils et que vous désirez vous prévaloir du crédit pour contenu recyclé P. 18

19 Les entreprises qui désirent se prévaloir du crédit pour contenu recyclé devront entrer le nombre de Kg admissible pour chaque matières. Pour afficher la liste des matières, vous devrez d abord cliquer sur une division ou sur le nom de l entreprise. Pour saisir des données cliquez sur le bouton «Modifier». Vous pourrez alors saisir les données dans le tableau. Cliquez sur «Enregistrer» avant de vous diriger à l'écran suivant. L octroi du crédit est conditionnel à : l entrée des données à cet écran dédié au crédit lors de la soumission de votre déclaration 2013; la transmission des pièces justificatives appuyant votre demande de crédit pour chacune des matières demandées, le tout au plus tard à la date du premier versement de la contribution; o toute pièce justificative reçue après cette date sera refusée, l analyse positive des pièces justificatives quant à leur recevabilité; le paiement de votre contribution selon le calendrier de paiement établi. P. 19

20 Des questions de précision sur vos matières Dans le but de considérer de nouveaux critères environnementaux dans les prochains Tarifs ou encore de détailler certaines matières, comme le prévoit la loi, une question de précision vous est posée et apparait en fonction des matières inscrites pour la déclaration. Cette question porte sur les matières émergentes. Les matières émergentes La question sur les matières émergentes s adresse aux entreprises qui ont généré des contenants et emballages. Il importe ici de préciser la proportion (%) de vos contenants et emballages qui ont été déclarés dans les matières de papier/carton, ou de plastique, alors qu ils sont faits de matières émergentes. À titre d exemple, si 5 % de vos achats de contenants et emballages de papier/carton sont remplacés par du bambou, inscrivez ce pourcentage dans la cellule appropriée. Les calculs en kilogramme se feront automatiquement. La même question est posée pour les contenants et emballages plastiques déclarés. Nous vous demandons de préciser le pourcentage de plastique dégradable, compostable, de PET opaque ou de PLA (acide polylactique) qui ont été utilisés. Pour répondre à ces questions obligatoires, cliquez sur la question et une boîte s ouvrira dans l écran. Si vous ne le savez pas, cochez la case sous la colonne «Je ne sais pas». Enregistrez vos données lorsque terminé. P. 20

21 Lorsque vous aurez répondu à toutes vos questions de précisions, l inscription «À préciser» sera remplacée par «Confirmé». P. 21

22 Méthodologie À l étape «Méthodologie», inscrivez une explication détaillée des étapes suivies pour calculer les poids des «contenants et emballages» et «imprimés» générés par chaque division. Il ne s agit pas ici d indiquer toute les quantités, mais bien la façon dont vous vous êtes pris pour obtenir les chiffres déclarés. N'oubliez pas d inclure les déductions applicables, s il y a lieu, avec les quantités (en kg) générées et les quantités récupérées. Si vous n'avez pas de déductions, inscrivez «Aucune». De plus, si votre entreprise a mis en place des initiatives visant la réduction à la source de contenants, emballages et imprimés, il est important de les préciser afin de nous tenir informer des tendances et orientations. Veuillez les inscrire dans la section appropriée. Sachez qu il est possible d importer vos fichiers de travail (Word ou Excel) plutôt que de nous les transmettre par courrier électronique. Ils seront liés à votre déclaration et nous permettront de faire une vérification plus rapidement. Pour ce faire, cliquez sur l icône permettant l affichage du «Panneau d importation des fichiers de méthodologie». Cliquez ensuite sur «Parcourir» pour sélectionner le fichier approprié dans votre système puis sur «Téléverser» pour l enregistrer dans votre méthodologie. Vous pourrez en tout temps consulter les documents insérés. Cliquez sur «Enregistrer» avant de vous diriger à l'écran suivant. Référez-vous au Guide de l utilisateur 1 pour voir des exemples de méthodologie type par secteur d activités et connaître les déductions acceptées. P. 22

23 Enregistrer les marques À cette étape, vous devez inscrire toutes les marques incluses dans votre déclaration. Prenez soin de distinguer vos marques privées de celles déclarées en tant que distributeur. Deux options s offrent à vous pour insérer vos marques : Si le nombre de marques est très élevé, vous pouvez téléverser votre liste de marques directement dans le système de déclaration, en ouvrant la boîte du panneau d importation puis en sélectionnant le fichier approprié dans votre système. Il faut vous assurer de lister vos marques dans une seule colonne et de sauvegarder votre fichier en format.txt ou.csv pour des raisons de sécurité. Vous pouvez aussi ajouter des marques en les écrivant directement dans le champ approprié. Cliquez sur «Ajouter» pour l afficher au bas de l écran. Inscrivez un seul nom de marque dans chaque champ. Pour effacer une marque, cliquez sur «Supprimer». Inscrivez toute information supplémentaire dans le champ destiné aux remarques au bas de l écran. Par exemple, vous pourriez utiliser ce champ pour indiquer que vous avez vendu une marque ou avez effectué une autre modification dans votre entreprise ayant un effet sur vos données à un moment précis de l'année visée. Enregistrez cet écran pour conserver les données inscrites puis passez à la dernière étape. P. 23

24 Soumettre le rapport d'entreprise assujettie Avant de soumettre votre déclaration, veuillez vérifier l exactitude de votre déclaration. N'oubliez pas que vos calculs ne sont pas finaux et ne seront pas traités tant que vous n'aurez pas cliqué sur le bouton «Soumettre la déclaration». Veuillez noter que la déclaration d une année donnée devra être soumise avant que vous puissiez faire l'entrée des données pour l'année d'assujettissement suivante. Avant de soumettre votre déclaration d'entreprise, vous devrez inscrire votre numéro de bon de commande, s il y a lieu, et préciser si la déclaration est soumise par un tiers tel un avocat, un comptable, ou un conseiller en environnement externe. Devenir membre de ÉEQ Vous devrez déterminer si vous désirez être membre de Éco Entreprises Québec. Cette adhésion, sans frais, permet à l entreprise d avoir droit de vote lors de l assemblée générale annuelle afin de nommer des représentants au conseil d administration. L acceptation de votre demande d adhésion est toutefois conditionnelle au paiement de votre contribution. P. 24

25 Autorisation de diffusion Vous devrez également déterminer si vous désirez que ÉEQ divulgue le nom de notre entreprise sur une liste comprenant le nom de toute personne qui s est conformée à ses obligations en vertu du Tarif 2013 afin de faire connaître que la collecte sélective est financée par l'industrie. Finalement, vous devez cocher la boîte «Confirmation d obligations» pour confirmer que : Vous avez pris connaissance du Tarif de ÉEQ et en acceptez les règles d application; Vous êtes autorisé à soumettre les données au nom de votre entreprise; Les systèmes et procédures utilisés pour calculer vos données ont été revus et sont aussi exacts que possible; Vous êtes au courant que votre entreprise est tenue de conserver les justificatifs des données pour une période de cinq ans après la date de soumission de la déclaration et que ces données sont susceptibles d'être revues par ÉEQ. Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton «Soumettre la déclaration» alors activé. Après avoir soumis votre déclaration d'entreprise, vous pourrez la visionner et l'imprimer à partir du tableau de bord tel qu indiqué à la section 2.2. À partir de ce moment, la déclaration ne pourra être modifiée que par une demande de modification auprès du service aux entreprises de ÉEQ (service@ecoentreprises.qc.ca). Prenez note que les entreprises disposent d une année après la date limite de déclaration pour faire une demande de modification. P. 25

26 LA FACTURATION Le premier répondant et le responsable de la facturation recevront un courriel pour les informer de la génération de la facture. Vous pourrez l imprimer en sélectionnant le menu «Facturation» sous le bandeau du tableau de bord. Cette fenêtre présente le sommaire de la facturation de votre entreprise pour chacune des années. Vous pouvez également connaître l évolution de la génération de votre facture au moyen des notes inscrites à droite de votre contribution. Si vous avez soumis une déclaration d'entreprise assujettie, mais n'avez pas reçu un courriel à ce sujet, communiquez avec le service à la clientèle au ou au Cliquez sur l année désirée pour afficher le détail de l année puis sur la facture afin de la visualiser en format Adobe Acrobat (.pdf). Il est à noter que les écrans «Sommaire de facturation» et «Détail de facturation» sont imprimables en cliquant sur l imprimante dans la partie de droite de l écran. Pour obtenir l information pour le paiement par chèque ou par transfert de fonds, sélectionnez le moyen privilégié. Selon le montant de votre contribution, différentes options de paiement vous sont offertes. Vous devrez acquitter vos contributions annuelles en fonction de ces choix. Si votre contribution est inférieure à $, vous avez alors droit au paiement en ligne. Une icône s affichera et vous dirigera vers le site sécurisé en ligne. Si vous choisissez de payer par chèque, votre chèque devra être libellé à l ordre de : Éco Entreprises Québec et posté à l adresse mentionnée à la fin de ce document. Si vous optez pour le paiement par transfert de fonds, veuillez communiquer avec le service aux entreprises aux coordonnées inscrites également à la toute fin. P. 26

27 LE PAIEMENT Le paiement de vos contributions devra être fait en un seul versement ou selon un étalement de paiement prévu, sur réception de vos avis de factures ou avant la date limite de paiement, tel que stipulé dans les règles du Tarif de l année visée. Toute contribution due et impayée à échéance à Éco Entreprises Québec, soit plus de 120 jours après la date d entrée en vigueur du Tarif, porte intérêt au taux fixé en vertu de l article 28 de la Loi sur le ministère du Revenu. Ces intérêts seront calculés quotidiennement sur le montant impayé de la contribution, et ce, à compter de la date où la contribution devient exigible jusqu à la date du paiement. Des frais d administration de 10 %, du montant de la contribution, s appliquent également sur toute facture due et impayée 210 jours après la date d entrée en vigueur du Tarif. L échéancier pour chaque Tarif est le suivant : Tarif Date limite soumission de la déclaration août juillet juillet octobre juillet Mai à août 2014* Paiement 1 avant intérets 100% 4 novembre % 26 septembre % 26 septembre % 26 janvier % 26 juillet % 26 septembre 2014* 2015 Mai à août 2015* 100% 26 septembre 2015* Paiment 2 avant intérets 30% 26 janvier % 26 janvier % 26 septembre % 26 septembre % 26 janvier 2015* Frais administratifs 2 février janvier décembre 2012 / 26 avril décembre 2012 / 26 avril octobre 2014 / 26 décembre décembre 2014 / 26 avril 2015* 26 décembre 2015* * Sujet à changement sans préavis selon la date d entrée en vigueur du Tarif. Les entreprises qui optent pour le paiement d un tarif fixe doivent payer 100% de leur contribution à la première date d échéance pour les Tarifs 2010 à P. 27

28 Pour plus de renseignements Pour obtenir plus de renseignements, consultez notre site Internet au téléphonez au ou , ou expédiez un courriel à l'adresse : service@ecoentreprises.qc.ca. Éco Entreprises Québec 1600, boul. René-Lévesque Ouest, bureau 600, Montréal (Québec) H3H 1P9 Télécopieur : P. 28