26 au 29 novembre 2012 CENTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC GUIDE DU CONFÉRENCIER

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1 26 au 29 novembre 2012 CENTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC GUIDE DU CONFÉRENCIER

2 Ce document fournit les renseignements nécessaires aux présidents de séances et aux conférenciers qui participent à Québec Mines Il est important de respecter les normes et les formats prescrits pour la production des résumés et des diaporamas ainsi que les dates d échéance. Pour obtenir des renseignements supplémentaires, le conférencier est invité à contacter le président de sa séance ou un des membres du comité organisateur. Dans ce document, l emploi du masculin pour désigner des personnes n a d autres fins que celle d alléger le texte. Code : QM2012_guide_conf_fr_août_2012

3 Comité de programmation Le rôle du comité de programmation consiste à définir les thèmes des séances de conférences et à désigner les présidents de ces séances. Ce comité propose les titres et les thématiques propres aux séances de conférences et aux séances plénières qui constitueront le cœur de la programmation du congrès. Les membres du comité de programmation soumettent deux présidents pour chacune des séances et font les démarches nécessaires auprès de ces derniers afin de confirmer leur participation. Ils relaient ensuite l information aux présidents et répondent à leurs questions tout au long du processus. Chaque membre du comité de programmation joue le rôle de président dans l une des séances de conférences ou séances plénières. Composition du comité de programmation de Québec Mines 2012 : Jean Vavrek (ICM) Michel Jébrak (UQAM) Jean-Yves Labbé (MRN) Présidents de séance Les présidents de séance coordonnent les opérations liées à la préparation et à la présentation des conférences. Leurs principales tâches consistent à : déterminer le titre final de la séance de conférences en tenant compte de la proposition du comité de programmation; produire un résumé (3-4 phrases concises) du contenu de la séance; sélectionner les conférenciers potentiels, en tenant compte des propositions du comité de programmation, et les inviter à présenter leur conférence. À cet effet, ils sont responsables du contenu de leur séance; s assurer auprès des conférenciers que les titres, les résumés et les diaporamas (fichiers PowerPoint) sont remis aux dates prescrites (voir Dates importantes); recueillir les curriculums vitæ des conférenciers afin de présenter convenablement ces derniers avant chaque conférence; inviter les conférenciers au petit-déjeuner des conférenciers durant lequel le déroulement de la séance de conférences sera expliqué; animer la séance, tout en assurant le respect de l horaire. Il est possible pour un président de séance, s il le désire, de présenter une conférence. Les présidents de séance doivent remettre par courriel, au plus tard le 15 août 2012, le titre définitif de la conférence, la liste des auteurs et leur affiliation ainsi que les coordonnées du conférencier à : Jean-Yves Labbé Tél. : , poste 5219 Courriel : jean-yves.labbe@mrnf.gouv.qc.ca et en copie conforme à Charlotte Grenier (charlotte.grenier@mrnf.gouv.qc.ca). Les noms et prénoms complets des auteurs doivent être inscrits et suivis, entre parenthèses, de l affiliation de chaque auteur (société, organisme, établissement). Indiquez, de préférence, les affiliations par leur acronyme. Exemple Évaluation du potentiel en minéralisations cuprifères dans le Nord-Ouest du Québec James Moorhead (MRN), Michel Jébrak (UQAM), Jean H. Bédard et Pierre Brouillette (CGC Q) Conférenciers Titre et auteur(s) Les conférenciers doivent remettre par courriel, au plus tard le 15 août 2012, le titre définitif de leur conférence, le nom du ou des auteurs et leur affiliation ainsi que leurs coordonnées à leur président de séance. 3

4 Résumés des conférences Les conférenciers doivent soumettre un résumé de leur conférence. Les résumés seront diffusés, en français et en anglais, sur le site Internet de Québec Mines 2012 et dans le document «Résumés des conférences et des photoprésentations». La traduction des résumés est prise en charge par Québec Mines Les conférenciers qui désirent toutefois soumettre leur résumé dans les deux langues peuvent le faire. Langue utilisée : français ou anglais Logiciel recommandé : Microsoft MD Word (format *.doc) Police de caractères : Times New Roman, 10 points Texte : pleine page, format 8½ po x 11 po (éviter le texte en colonnes) Nombre de mots : 400 mots au maximum (si le document dépasse les 400 mots, il sera retourné à l auteur afin qu il réduise le texte) Calcul du nombre de mots : Pour connaître le nombre exact de mots contenus dans un résumé, nous vous suggérons d utiliser l outil Statistiques du logiciel Microsoft MD Word. Note : Le titre et la liste des auteurs et des acronymes de leur affiliation ne sont pas comptabilisés dans les 400 mots. Exemple de résumé Séance 3 Géoscience, exploration et découverte de ressources minérales : un trio indissociable Présidents : Charles Maurice (MRN) et Réal Daigneault (UQAC) Cette séance portera sur l importance des travaux de recherche géoscientifiques réalisés par les gouvernements, les universités et les groupes de recherche pour la découverte de nouveaux gisements de minéraux, dans un contexte où les coûts des activités menant à ces découvertes augmentent. L apport des nouveaux modèles conceptuels, d exploration et des modèles précompétitifs développés par les groupes de recherche universitaires pour la performance de l industrie minière sera illustré par des exemples concrets et actuels. Correspondance entre les titres Le conférencier doit s assurer de la correspondance exacte entre le titre préalablement fourni et celui qui accompagne le résumé. Auteurs Les noms et prénoms des auteurs sont suivis, entre parenthèses, du nom de l affiliation ou, de préférence, de son acronyme. Exemple James Moorhead et Jean-Yves Labbé (MRN), Michel Jébrak (UQAM), Jean H. Bédard et Pierre Brouillette (CGC-Q) Acronymes Si un acronyme est utilisé pour identifier une affiliation, la signification de cet acronyme (nom complet de l affiliation) doit être inscrite à la fin du résumé. Exemples CGC-Q : Commission géologique du Canada, Québec MRN : Ministère des Ressources naturelles UQAM : Université du Québec à Montréal Révision Aucune révision linguistique n est effectuée par Québec Mines En conséquence, la qualité des résumés est sous l entière responsabilité des auteurs. 4 Remise des résumés Les textes doivent être remis sur fichier Word (*.doc) au plus tard le 4 septembre 2012 à : Charlotte Grenier Tél. : , poste 5226 Courriel : charlotte.grenier@mrnf.gouv.qc.ca

5 Curriculum vitae Le conférencier devra remettre à son président de séance l information nécessaire à son sujet afin qu on le présente convenablement. La remise de cette information doit se faire avant le 22 octobre Présentations Diaporamas Afin de minimiser les difficultés techniques durant les projections, tous les diaporamas seront vérifiés. Pour cette raison, nous demandons aux conférenciers de nous faire parvenir leur diaporama (fichier PowerPoint) le plus tôt possible, soit avant le 12 novembre La réception avant le congrès des diaporamas permet aussi aux traducteurs-interprètes de mieux se préparer. Si des problèmes sont décelés dans un diaporama, le comité organisateur communiquera avec le conférencier dans les plus brefs délais. Les deux parties devront alors s entendre sur les corrections à apporter et la façon de les effectuer. Note : L horaire des séances de conférences étant chargé, nous désirons projeter les conférences à partir d un seul ordinateur. Attention, il ne sera pas possible de brancher votre ordinateur personnel sur le système de projection situé dans la salle. Polices de caractères recommandées Arial, Chaloult, Helvetica, Times, Times New Roman. Signature visuelle Les conférenciers qui font une présentation pour le compte du Ministère doivent apposer, dans le coin droit et au bas de chaque image, la signature ministérielle. Les autres conférenciers peuvent utiliser leur propre signature visuelle. Note : Pour obtenir des renseignements supplémentaires concernant le montage des diaporamas, communiquez avec Marie-Eve Lagacé (marie-eve.lagace@mrnf.gouv.qc.ca). Spécifications techniques Un système de projection multimédia utilisant la visionneuse Microsoft MD PowerPoint (dernière version) sera mis à la disposition des conférenciers. Le système d exploitation des ordinateurs personnels utilisés pour la projection est Microsoft MD Windows. Il n y aura qu un seul écran de projection disponible par salle. Il est fortement recommandé d utiliser le logiciel PowerPoint pour les diaporamas. Toutefois, si vous avez des animations qui nécessitent un autre logiciel, vous devez nous en informer le plus rapidement possible et nous fournir ce logiciel avant le 12 novembre Taille maximale du fichier PowerPoint La taille maximale du fichier PowerPoint est de 30 Mo. Cependant, un fichier de plus petite taille facilitera la projection. Note : La résolution des images projetées sur l écran est de 72 ppp. Pour optimiser le diaporama, nous vous suggérons d utiliser des images d une résolution variant entre 75 et 100 ppp. Confidentialité Des mesures seront mises en place pour assurer la confidentialité de l information contenue dans les diaporamas. Seules deux personnes attitrées auront accès aux diaporamas. Remise des diaporamas Les fichiers PowerPoint peuvent être fournis par courriel s ils n excèdent pas 4,5 Mo, par la poste ou par messagerie s ils sont sur cédérom ou encore par un site Internet FTP. Le conférencier devra contacter Marie-Eve Lagacé afin de connaître les modalités pour l utilisation du site Internet FTP. 5

6 Les fichiers PowerPoint doivent être fournis en format (*.ppt) ou (*.pps) avant le 12 novembre 2012 à : Marie-Eve Lagacé ou Charlotte Grenier Direction de l information géologique du Québec Direction de l information géologique du Québec Ministère des Ressources naturelles Ministère des Ressources naturelles 880, chemin Sainte-Foy, 3 e étage 880, chemin Sainte-Foy, 3 e étage Québec (Québec) G1S 4X4 Québec (Québec) G1S 4X4 Tél. : , poste 5284 Tél. : , poste 5226 Courriel : marie-eve.lagace@mrnf.gouv.qc.ca Courriel : charlotte.grenier@mrnf.gouv.qc.ca Exceptionnellement, des modifications mineures pourront être apportées aux diaporamas après le 12 novembre La version définitive devra être remise au petit-déjeuner des conférenciers sur une clef USB. Dans l éventualité où des problèmes techniques empêcheraient le bon fonctionnement de cette version modifiée, la version du 12 novembre sera utilisée pour la conférence. Diffusion des diaporamas sur le site Internet de Québec Mines Quelques semaines après le congrès, les diaporamas (fichier PowerPoint) des conférenciers seront automatiquement diffusés sur le site Internet de Québec Mines. Toutefois, si vous ne désirez pas diffuser votre présentation, vous devez le mentionner à Marie-Eve Lagacé en lui remettant votre fichier. Par ailleurs, il est important de noter qu il est avantageux, pour une meilleure diffusion sur Internet, de produire des fichiers dont le poids total est inférieur à 4 Mo. 6 Déroulement des conférences Salles de conférence Le 26 novembre 2012, entre 13 h et 22 h, les conférenciers auront la possibilité de visionner leur diaporama dans les salles de conférence 301AB et 303AB du Centre des congrès de Québec. Une personne-ressource sera présente sur les lieux du congrès afin d assurer une assistance technique en cas de problème. Petit-déjeuner des conférenciers Un petit-déjeuner sera offert aux conférenciers, aux présidents de séance, aux coordonnateurs du programme des conférences, aux traducteurs et aux techniciens du son et de la projection. À cette occasion, les consignes concernant le déroulement des séances de conférences seront présentées. Un conférencier est convié au petit-déjeuner uniquement le jour où il présente, soit le 27, le 28 ou le 29 novembre 2012 à 7 h 15, à la Verrière située au niveau 3 du Centre des congrès de Québec. Détails pratiques Les conférences sont données à partir d une tribune située à l avant de la salle. Le diaporama est projeté sur un grand écran (9 pi par 12 pi). Un moniteur installé devant la tribune permettra au conférencier de voir son diaporama sans avoir à se tourner vers le grand écran. Une souris d ordinateur sera placée sur un lutrin et servira à pointer sur l image projetée à l écran. Le conférencier aura le choix entre la souris d ordinateur ou le clavier pour changer les images projetées à l écran. Au besoin, un technicien pourra effectuer les changements d images. Sauf exception, le conférencier disposera de 20 minutes pour faire sa conférence, ce qui inclut, s il y a lieu, la période des questions. Un président de séance et un technicien seront présents durant toute la durée des conférences pour veiller au respect de l horaire et assurer un appui technique. Les salles 301AB et 303AB, où auront lieu les conférences, peuvent contenir environ 275 personnes chacune. Interprétation simultanée Toutes les conférences feront l objet d une traduction simultanée en anglais ou en français, selon le cas. Les résumés des conférences et les fichiers PowerPoint seront remis aux traducteurs quelques jours avant les présentations pour que ces derniers se familiarisent avec le sujet et certains termes techniques.

7 Avantages et responsabilités Privilège Le conférencier bénéficie d une inscription régulière gratuite. Pour obtenir le laissez-passer, il n aura qu à se présenter à l un des guichets situés à l accueil de Québec Mines Le conférencier devra toutefois payer les autres activités auxquelles il participera. Les conférenciers émérites ont droit à certains remboursements relativement à leurs frais de déplacement. Pour en savoir plus, veuillez communiquer avec votre président de séance ou un membre du comité organisateur. Désistement Un conférencier qui se désiste doit communiquer, dans les plus brefs délais, avec ses présidents de séance et avec Jean-Yves Labbé, responsable du programme des conférences. Il peut aussi, au besoin, communiquer avec un autre membre du comité organisateur. Dates importantes 15 août 2012 Remise du titre de la conférence et de la liste des auteurs Responsable : Jean-Yves Labbé 4 septembre 2012 Remise du résumé Responsable : Charlotte Grenier 22 octobre 2012 Remise du curriculum vitæ du conférencier Responsables : présidents de séance Du 1 er au 12 novembre 2012 Remise des diaporamas (fichier PowerPoint) Responsables : Marie-Eve Lagacé et Charlotte Grenier 26 novembre 2012, de 13 h à 22 h Visite des salles de conférences et de leurs équipements pour les conférenciers et les présidents de séance Responsables : Marie-Eve Lagacé et Christian Fortin 27, 28 et 29 novembre 2012, à partir de 7 h 15 Petits-déjeuners offerts aux conférenciers de la journée (Verrière, niveau 300) Responsable : Christian Fortin Comité organisateur Programme des conférences Jean-Yves Labbé Tél. : , poste 5219 Courriel : jean-yves.labbe@mrnf.gouv.qc.ca Résumés Charlotte Grenier Tél. : , poste 5226 Courriel : charlotte.grenier@mrnf.gouv.qc.ca Diaporamas (fichiers PowerPoint) Marie-Eve Lagacé ou Mme Charlotte Grenier Tél. : , poste 5284 Tél. : , poste 5226 Courriel : marie-eve.lagace@mrnf.gouv.qc.ca Courriel : charlotte.grenier@mrnf.gouv.qc.ca Salles de conférences et petit-déjeuner des conférenciers Christian Fortin Tél. : , poste 5207 Courriel : christian.fortin@mrnf.gouv.qc.ca 7

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