Gestion des Inscriptions aux Formations

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1 Gestion des Inscriptions aux Formations Pour les personnes ressources Sujets traités: 1. Ma page et Offre de service 2. Votre avatar 3. Notifications 4. Ajouter une formation 5. Activer votre offre 6. Voir l ensemble de vos offres 7. Inscrire des utilisateurs 8. Courriel aux inscrits 9. Gestion des présences 10. Consulter les évaluations 11. Dupliquer la formation 12. Développements à venir Plusieurs sujets qui sont pertinents à la fois pour les utilisateurs et pour les personnes ressources ne sont pas répétés dans ce document et se trouvent exclusivement dans le document destiné aux utilisateurs. Ce dernier de trouve sur cette page. À titre de personne ressource dans GIF, c est Ma page que vous voyez dès votre entrée dans GIF. Elle présente les titres de vos offres actives dans un calendrier en plus de vous offrir des détails supplémentaires dans la deuxième partie de la page. Les titres des offres dans ce calendrier peuvent être cliqués afin d accéder rapidement aux pages des offres que vous pourrez alors modifier. Les utilisateurs (enseignants et autres participants aux offres) voient plutôt la page des Offres de service à leur entrée dans GIF. Vous avez aussi accès à cette page dans la colonne de gauche. La page Offre de service affiche l ensemble des offres actives en plus d offrir différentes façons de les filtrer.

2 2. Votre avatar Il est important que vous preniez quelques secondes pour associer une photo à votre compte (avatar) dans GIF étant donné que cette image sera visible dans chacune de vos offres. Voici la démarche à suivre : a. Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur gauche de la page b. Sélectionnez Modifier sa photo c. Cliquez sur d. Sélectionnez le fichier d une photo sur votre disque dur et appuyez sur Choisir e. Appuyez sur 3. Notifications de GIF GIF offre des notifications aux utilisateurs inscrits à des ateliers afin de leur signaler qu il y a des (a) évaluations en attente et des (b) formations à venir au haut de chacune des pages, à la droite de leur nom. Ce n est donc pas spécifiquement pour vous, à moins que vous participiez à des offres en plus d en publier. Appuyez sur pour voir les titres des formations à évaluer Appuyez sur pour voir les titres des formations à venir Notez qu à titre de personne ressource, pour consulter les évaluations que les utilisateurs vont remplir, vous ne pouvez pas utiliser le chemin des notifications. C est plutôt directement dans l offre que vous devez aller. Au bas de la page, à la droite du bouton Sauvegarder, vous trouverez un triangle qui vous permettra de sélectionner Évaluations. La liste des utilisateurs qui ont complété l évaluation sera affichée et vous pourrez cliquer sur Ouvrir afin de la consulter.

3 4. Ajouter une offre de formation Pour débuter la publication d une nouvelle offre de formation : Cliquez sur, sélectionnez et remplissez les champs offerts dans cette page : a) Le Titre b) La Description c) La date d) L heure de début e) L heure de fin f) Le lieu À déterminer avant le local afin d avoir la liste complète de tous les locaux de tous nos établissements g) Le local h) Le contact pour information i) Le code budgétaire Ne pas oublier de sélectionner celui offert dans cet exemple pour les journées pédagogiques j) Le % payé par la CS k) La clientèle visée Possible d en ajouter plusieurs au besoin l) La catégorie Possible d en ajouter plusieurs au besoin m) Le nombre d inscriptions possibles n) Les inscriptions tardives Si ce crochet est activé, les gens pourront s inscrire même le jour de la formation o) Le bouton Créer Vous devez cliquer sur ce bouton pour enregistrer votre offre qui pourra alors être activée Sauvegarder Après avoir cliqué une première fois sur bouton Créer, il sera transformé en bouton Sauvegarder. Votre sera alors sauvegardée. Vous aurez accès à de nouvelles fonctionnalités dans la page (joindre des fichiers, activer la formation) et derrière le petit triangle à la droite de Sauvegarder.

4 Joindre des fichiers Après avoir sauvegardé votre offre originale, vous verrez au-dessus du bouton Sauvegarder une zone dans laquelle vous pourrez glisser des fichiers que vos participants pourront consulter. 5. Activer votre offre Vous devez avoir enregistré votre offre en appuyant sur le bouton Créer au bas de la page afin d avoir accès à l activation de votre offre à l aide du menu déroulant à la droite de Statut. À l état Brouillon, il n y a que vous qui y avez accès À l état Active, les utilisateurs peuvent la consulter et s inscrire 6. Voir l ensemble de vos offres Pour voir l ensemble de vos offres, qu elles soient Actives ou Brouillon, cliquez sur Liste de mes formations qui se trouve sous Mes Formations dans la colonne de gauche. Celles qui sont à venir sont aussi visibles sur Ma page quand vous entrez dans GIF, mais celles qui sont passées ne peuvent être consultées qu avec Liste de mes formations. Notez que contrairement à l ancienne version de GIF, vous ne voyez que vos offres plutôt que de voir les offres de toutes les personnes ressources. 7. Inscrire des utilisateurs Si votre offre est activée, le triangle à la droite du bouton Sauvegarder au bas de la page vous permettra d inscrire des utilisateurs à l aide de Gestion des inscriptions. Les noms de tous les utilisateurs qui sont entrés au moins une fois dans GIF seront disponibles pour inscription. Utilisez le moteur de recherche dans le coin supérieur droit afin de trouver rapidement les noms des personnes à inscrire et appuyez sur le bouton Vous devrez alors confirmer le lieu de travail de cet utilisateur et cliquer sur Inscription

5 Le bouton sera alors remplacé par deux boutons besoin de désinscrire la personne ou de changer son lieu de travail., ce qui vous permettra au Les utilisateurs peuvent s inscrire jusqu à minuit, le jour de la formation. Durant les deux jours qui suivent, vous pourrez encore inscrire des utilisateurs même si la formation est passée. Après ces deux journées, il n est plus possible d ajouter des utilisateurs à la formation. 8. Courriel aux inscrits Il est souvent nécessaire d écrire à l ensemble des utilisateurs inscrits à une offre de formation. C est le cas par exemple si vous ajoutez un fichier à votre offre, si vous changez le local ou un autre détail important à la description après que quelques personnes se soient inscrites. Pour leur écrire, sélectionnez Courriel aux inscrits dans le menu accessible via le flèche du menu Sauvegarder. Le logiciel par défaut pour gérer les courriels sur votre poste sera ouvert avec les adresses de tous les utilisateurs inscrits dans le champ Cci et le titre de l offre de formation dans le champ du titre du courriel. Cette fonctionnalité pourrait être jumelée avec celle qui propose de recevoir par courriel les informations de l offre via le lien Copie Courriel de la formation. En copiant le contenu de ce courriel reçu dans le courriel créé via le Courriel aux inscrits, on obtient une façon rapide d offrir à ces utilisateurs les informations de l offre qui ont peut-être été modifiées. 9. Gestion des présences Vous devez signaler l absence des utilisateurs qui ne se présenteraient pas à votre formation. Pour ce faire, utilisez le lien Gestion des présences qui sera visible lorsque vous cliquerez sur le triangle à la droite du bouton Sauvegarder. À la droite de chaque nom des utilisateurs inscrits, il y aura le bouton qui sera transformé en bouton lorsque vous cliquerez dessus. Un clic supplémentaire changera à nouveau le statut de la personne au besoin. 10. Consulter les évaluations Vous pouvez voir les évaluations laissées par les utilisateurs à partir de la page d une offre de formation qui est passée, cliquez sur la flèche à la droite du bouton Sauvegarder et sélectionnez Évaluations. Vous aurez alors accès à la liste des noms des utilisateurs qui ont complété l évaluation. Un lien nommé Ouvrir sera offert à la droite de chacun de ces noms vous donnant accès aux informations.

6 11. Dupliquer la formation Pour publier rapidement une nouvelle offre de formation qui ressemblerait à une autre que vous avez précédemment rédigée, allez sur cette dernière et utilisez le lien Dupliquer la formation accessible via la flèche du bouton Sauvegarder. La forte majorité des informations seront copiées dans une nouvelle offre que vous pourrez compléter plus rapidement. 12. Développements à venir dans GIF Ajout du deuxième formulaire d évaluation (suivi) Notifications aux personnes ressources lorsqu une évaluation est faite par un utilisateur Modification automatique de l état des offres une fois qu elles sont passées. Elles vont basculer d Actives à Archivées À suivre. Dominic Gagné C.P.-T.I.C.-C.S.V.D.C. Service local du RÉCIT à la CSVDC