Hôpital Riviera-Chablais, Vaud-Valais. Description de fonction : directeur(trice) des projets et organisation
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- Jean-René Marchand
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1 Hôpital Riviera-Chablais, Vaud-Valais Description de fonction : directeur(trice) des projets et organisation
2 Contexte 2 Contexte Depuis plusieurs années, les Cantons de Vaud et du Valais ont planifié la construction d un nouvel hôpital intercantonal sur le site de Rennaz, l hôpital Riviera-Chablais Vaud-Valais, établissement de droit public qui desservira un bassin de population de 170'000 habitants. Fruit de la fusion des hôpitaux de la Riviera et de l hôpital du Chablais, le futur hôpital sera présent sur le nouveau site de Rennaz, mais conservera également des antennes médico-chirurgicales sur les sites de Vevey et Monthey. Les ambitions affichées pour ce nouvel hôpital, en termes d efficacité et de fonctionnement, nécessitent de repenser l organisation des deux hôpitaux en ce qui concerne les activités médicales et soignantes et médico-techniques, mais également sur les activités finances, administration, ressources humaines, qualité et sécurité des pratiques, logistiques et techniques. Ces évolutions doivent être accompagnées par une refonte des systèmes d information pour adhérer à la nouvelle organisation, mais également par un renforcement de ce dernier pour mieux accompagner les activités des médecins et des soignants, pour apporter une meilleure aide au pilotage de l entreprise par des indicateurs performants, et finalement pour couvrir les activités qui ne disposent pas à ce jour d applications métier. Enfin, il est primordial que la direction générale puisse s impliquer pleinement dans le projet architectural du futur site, et cela pour s assurer que la stratégie d organisation du futur hôpital unique puisse se traduire correctement dans le fonctionnement spatial du nouveau bâtiment. Pour assurer ces activités stratégiques et opérationnelles, le directeur général s appuie sur le(la) directeur(trice) des projets et organisation qui pilote à la fois les réflexions sur le projet d entreprise et l organisation du futur Hôpital Riviera-Chablais Vaud-Valais, mais également l ensemble des projets liés au rapprochement des deux hôpitaux, à l organisation du futur hôpital et au système d information. Le(la) directeur(trice) des projets et organisation agit sur délégation du directeur général auquel il rapporte également. Dans la suite de ce document, la forme masculine est utilisée pour le poste de Directeur(trice) des projets et organisation (DPO) dans le seul but d'alléger la formulation du texte. Avec le même objectif de simplification de la formulation, le Conseil de Fondation de l Hôpital Riviera, le Comité de Direction de l Association de Hôpital du Chablais, et le Conseil d Etablissement de l Hôpital Riviera-Chablais Vaud-Valais seront nommés conseil d administration dans la suite du document.
3 Missions 3 Missions Organisation et direction des projets liés à l organisation D ici l horizon 2017, au delà de la construction du nouvel hôpital sur le site de Rennaz, les équipes de l Hôpital Riviera, de l Hôpital du Chablais et de l Hôpital Riviera-Chablais Vaud-Valais doivent répondre à de nombreux défis : assurer le rapprochement de l HR et de l HDC d ici le 1 er janvier 2014, améliorer l efficacité de l hôpital pour atteindre les objectifs de prise en charge des patients et de réduction de coûts fixés par les deux cantons, assumer l augmentation du nombre, de la complexité et des types de prises en charge, liée notamment au vieillissement de la population. Pour atteindre ces objectifs, de nombreux projets organisationnels et structurels doivent être menés : il s agira tout d abord de mener des projets «techniques» liés à la fusion. Ce sont surtout des projets ayant traits aux aspects légaux, aux conventions avec les assureurs, aux transferts des contrats et des actifs entre les structures, etc., qui sont le passage obligé pour toute fusion d entreprises, Une démarche de réflexion et de planification concernant l organisation de l hôpital et le projet médical et soin sera menée parallèlement au travers d un projet d entreprise. Ce dernier aboutira également sur un plan d action pluriannuel identifiant et priorisant les projets à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs fixés, les projets identifiés par le projet d entreprise devront être menés selon le plan d action élaboré, sachant que plusieurs chantiers ont d ores et déjà été déclarés prioritaires par le conseil d administration et qu ils doivent être menés dès à présent, enfin, ces projet d organisation doivent être accompagnés par une évolution du système d information, mais également par un élargissement de ce dernier pour mieux correspondre aux nouveaux besoins du cœur de métier de l hôpital, pour apporter une meilleur aide au pilotage de l entreprise par des indicateurs performants, etc. Le caractère stratégique de ces projets, le terme inéluctable de 2014 pour certains et de 2017 pour d autres, les moyens limités des hôpitaux nécessitent une présence forte de la direction générale dans chacun d eux car des orientations doivent être données, des décisions rapides doivent être prises et ces projets doivent être fortement structurés et finement suivis. D autre part, la fusion des hôpitaux, les projets structurels et d organisation, décrits ci-dessus, qu elle engendrera et le déménagement sur un nouveau site nécessiteront que la direction générale mette en place et assure une gestion du changement dès à présent. Enfin, il est important que la direction générale puisse s impliquer pleinement dans le projet architectural du futur site de Rennaz et de rénovation des antennes, et cela pour s assurer que la stratégie d organisation de futur hôpital unique puisse se traduire correctement dans le fonctionnement spatial des nouveaux bâtiments.
4 Missions 4 Cette mission d organisation et de direction des projets est dévolue au directeur des projets et organisation. Elle peut être résumée ainsi : garantir la mise en œuvre des décisions du conseil d administration et du directeur général dans les différents chantiers prioritaires et projets complémentaires, consolider et suivre le portefeuille des projets, rapporter mensuellement au directeur général et au conseil d administration, encadrer l équipe de chefs de projet, affecter des ressources aux différents projets, contribuer à la mise en place de la gestion du changement, assurer le lien avec la direction générale, participer à l élaboration et à la mise en œuvre du projet d entreprise, s assurer de l optimisation et de la simplification des processus, de la mise en place de procédures, s assurer de la structuration d activités mal couvertes par les hôpitaux ou de la création d activités issues d évolutions réglementaires, suivre l internalisation de certaines activités d ingénieries sous-traitées, l externalisation d autres activités éloignées du cœur de métier des hôpitaux, et la structuration des relations avec les partenaires sous-traitants notamment par la mise en place de contrats de niveau de service (SLA), mettre en place une veille réglementaire, mettre en place des indicateurs de suivi. Coordination et accompagnement des activités liées au système d information Le DPO a la responsabilité de l ensemble des activités liées au système d information et à l informatique de l hôpital. Le périmètre applicatif couvre l ensemble des métiers de l hôpital, y.c. pour les activités externalisées auprès de partenaires. Sans que la liste ne soit exhaustive cela couvre globalement les domaines suivants : gestion hospitalière, facturation, gestion financière et RH, logistique hospitalière et médicale, dossier médical et de soin, imagerie médicale, radio-oncologie et médecine nucléaire, laboratoire, pharmacie, stérilisation, informatique décisionnelle, etc. Le système d information de l hôpital est majoritairement géré par la FHVi. Les parties du système d information qui ne sont pas gérées par cette dernière correspondent aux activités des hôpitaux qui sont externalisées auprès de partenaires (le laboratoire, par exemple). Le DPO est le garant de la cohérence du système d information de l hôpital, il doit tenir compte des besoins des départements et services de l hôpital, s inspirer des évolutions prévisibles de l informatique sanitaire et des initiatives ehealth de la confédération, et suivre les orientations stratégiques données par la direction générale et le conseil d administration. En fonction de cela, le DPO imagine les grandes orientations du système d information et propose les évolutions nécessaires des outils informatiques. Il traduit cela, en collaboration avec ses partenaires, notamment la FHVi, dans un plan directeur qui est la base des différents projets, mais également du budget informatique de l hôpital et de celui de ses partenaires. En relation avec sa mission d organisation et de direction des projets, le DPO assure la consolidation et le suivi du portefeuille des projets informatiques, assure un rapport mensuel à la direction générale de l hôpital, affecte en collaboration avec les directions des départements les ressources métiers aux différents projets.
5 Missions 5 D autre part, le DPO encadre l équipe des répondants informatiques, lesquels se concentrent sur les aspects bureautiques et la gestion des droits. Enfin, pour optimiser et rendre transparente l utilisation du budget informatique mis à disposition, le directeur des projets et organisation met en place les outils nécessaires au contrôle budgétaire et répond devant la direction générale d une utilisation efficace et parcimonieuse des ressources. Cette mission de coordination et d accompagnement des activités liées au système d information du directeur des projets et organisation peut être résumée ainsi : réfléchir sur les grandes orientations et évolutions du système d information, en collaboration avec les partenaires, notamment la FHVi, consolider et suivre le portefeuille des projets informatiques, rapporter mensuellement au directeur général, affecter des ressources métiers aux projets informatiques, encadrer l équipe des répondants informatiques, participer aux initiatives ehealth de la confédération, et rencontrer régulièrement avec les DSI des autres établissements sanitaires des autres cantons, romands en particulier, suivre le budget lié au système d information.
6 Profil du directeur des projets et organisation 6 Profil du directeur des projets et organisation Dans le contexte actuel de fusion de l Hôpital Riviera et de l Hôpital du Chablais et de construction du nouvel Hôpital Riviera-Chablais Vaud-Valais, de nombreux défis attendent le directeur des projets et organisation. Ces défis ne peuvent être relevés que par un manager expérimenté, charismatique et véritable leader. L environnement pluridisciplinaire (médecins, soignants, administratifs, etc.) et multiinstitutions nécessite des qualités d'écoute, une capacité à négocier et à convaincre, une capacité à présenter des sujets complexes auprès d équipes métier, de la direction générale et du conseil d administration. Il devra également tenir compte de l historique et de l existant. L organisation de l Hôpital Riviera et de l Hôpital du Chablais se sont construites sur de nombreuses années. Avec la création de l Hôpital Riviera-Chablais Vaud-Valais, les responsabilités et les périmètres vont changer. Le directeur des projets et organisation devra gérer ce processus de changement avec tact et intelligence. Il devra gérer les personnes touchées par la restructuration avec respect et s assurer de la défense des intérêts de chacun. Dans ses relations avec les différents acteurs, il devra établir un véritable partenariat basé sur la confiance et tenir compte des contraintes et des difficultés engendrées par le fait du changement de structure. Les défis qui attendent l Hôpital de la Riviera, l Hôpital du Chablais et l Hôpital Riviera-Chablais Vaud-Valais ces prochaines années (fusion des hôpitaux, réduction des coûts, augmentation du nombre, de la complexité et des types de prises en charge, vieillissement de la population, etc.) nécessitent une meilleure organisation et des meilleurs processus, mais également un système d information fonctionnellement large et performant. Le directeur des projets et organisation devra être créatif et visionnaire pour répondre à ces besoins, tout en maintenant la cohérence de l existant et en jugulant les coûts. La complexité des processus de prise en charge des patients, la diversité des métiers, la sécurité qui doit être apportée dans la prise en charge des patients nécessitent des capacités d abstraction et de synthèse, de rigueur et de respect des délais de la part du directeur des projets et organisation. Le DPO devra être au bénéfice d un master, d une formation d ingénieur ou de tout titre universitaire jugé équivalent. Il est primordial que le DPO ait une forte connaissance du milieu hospitalier et des métiers qui le compose, une forte expérience de gestion de projets complexes, de modélisation de processus et d organisation d entreprise, et une expérience de direction d entreprise. Enfin, l'aisance d'expression et la sûreté rédactionnelle en français complètent les exigences de base.
7 Formation Profil du directeur des projets et organisation 7 Diplôme master, diplôme d ingénieur, ou tout diplôme universitaire jugé équivalent. Formations complémentaires Expériences Toute formation complémentaire dont pourrait être titulaire le candidat est un plus gestion hospitalière, gestion financière et économie d entreprise, conduite d équipe, direction de projet (Hermès, PMI, etc.), management de processus. Une formation universitaire, une forte connaissance du domaine hospitalier, une forte expérience des projets complexes, de modélisation de processus et d organisation d entreprise, et une expérience de direction d entreprise (ou cadre supérieur d une entreprise) caractérisent ce poste. Qualités personnelles leadership et charisme, pragmatisme, orienté résultat («faiseur») capacité à motiver et à valoriser les équipes, capacité à déléguer, qualité d'écoute, fiabilité de l analyse et des arguments, esprit de synthèse, vision, créativité, rigueur, respect des délais, capacité à négocier et à convaincre dans un environnement pluridisciplinaire et multiinstitutions, capacité à présenter des sujets complexes auprès d équipes métier, de la direction générale et du conseil d administration, aisance d'expression en français, sûreté rédactionnelle en français.
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