PROFIL DE L EMPLOI. Direction adjointe des études au Service de soutien à l'apprentissage et au développement pédagogique

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1 PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Agent de soutien administratif classe I (acquisition) Soutien administratif 229-ABCL ABCL1006 Titre de la direction : Titre du service : Direction des études Direction adjointe des études au Service de soutien à l'apprentissage et au développement pédagogique Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Directeur adjoint des études S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Employés Fournisseurs Usagers Traitement / Rémunération: Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 5

2 NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant du directeur adjoint des études au Service de soutien à l'apprentissage et développement pédagogique, la personne occupant l'emploi d'agent de soutien administratif classe I, pour le poste en lien avec les acquisitions, accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur. Spécifique au poste: Notamment, elle effectue le pré-catalogage de toutes les catégories de documents, et ce, autant pour la bibliothèque, les départements d'enseignement et les services. Elle procède à la préparation de tous les formulaires et exécute les activités comptables afférentes. Plus spécifiquement, elle prépare les bons de commande, saisit les informations dans le système informatique, transmet les bons de commande aux fournisseurs et suit les commandes jusqu'à la réception de la marchandise. Avant le catalogage des documents de la bibliothèque, elle prépare le matériel, entre autres, elle attribue un numéro d'exemplaire, estampille le document, intègre le système antivol, imprimer la cote et la fiche. Elle remplace, lorsque requis, durant les pauses et les dîners, le personnel de soutien (autre que technique) au service à la clientèle selon les affectations établies. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 5

3 RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Effectuer le pré-catalogage de toutes les catégories de documents, et ce, autant pour la bibliothèque, les départements d'enseignement et les services. 1.1 Recevoir et traiter les suggestions d'office en fonction des consignes fournies par le spécialiste en moyens et techniques d'enseignement; 1.2 Recevoir et traiter les réquisitions d'achats; 1.3 Préparer les bons de commande pour toutes les catégories de documents; 1.4 Acheminer les bons de commande au supérieur immédiat pour approbation; 1.5 Saisir les informations dans le système informatique comptable; 1.6 Transmettre les bons de commande aux fournisseurs; 1.7 Assurer un suivi des commandes jusqu'à la réception de la marchandise. 2. Préparer tous les formulaires et exécuter les activités comptables afférentes. 2.1 Vérifier la conformité de la marchandise reçue et concilier tous les formulaires (réquisition, bon de commande, de réception et facture); 2.2 Accuser réception de la marchandise tout en créant la facture dans le système informatique et si requis, procéder aux ajustements; 2.3 Acheminer l'ensemble des formulaires au service de la comptabilité; 2.4 Estampiller les documents; 2.5 Acheminer les documents aux demandeurs des départements d'enseignement et des services; 2.6 Préparer le matériel de bibliothèque pour le catalogage: attribuer un numéro d'exemplaire, estampiller les documents, intégrer le système antivol, acheminer au catalogage, imprimer la cote et la fiche, apposer la cote et retourner le document au technicien en documentation. 3. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 3.1 Émettre les rapports statistiques concernant toutes les catégories de documents et les suivis budgétaires; 3.2 Communiquer annuellement avec les départements d'enseignement et les services afin de confirmer les renouvellements et répondre aux nouveaux besoins en termes d'abonnement; 3.3 Remplacer, lorsque requis, durant les pauses et les dîners, le personnel de soutien (autre que technique) au service à la clientèle selon les affectations établies. ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Effectuer le pré-catalogage de toutes les catégories de 45% documents, et ce, autant pour la bibliothèque, les départements d'enseignement et les départements de services. 2. Préparer tous les formulaires et exécuter les activités 45% comptables afférentes. 3. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 10% Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 5

4 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente; Expérience pertinente d'au moins un (1) an. Autres conditions exigées: Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite; Connaissance d un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office: Word niveau intermédiaire; Excel niveau intermédiaire. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Outlook (agenda et courrier électronique). Connaissances pratiques relatives au secteur d'activités; Doigté au clavier alphanumérique; Orientation service à la clientèle, Autonomie, initiative, sens de la planification, de l'organisation, de l établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 5

5 INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 5