Cahier des évolutions. Version 2015 R1

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1 Cahier des évolutions

2 Page 2 sur 18 Processus de validation Rédigé par Validé par Approuvé par MOLIERE Corinne LE FEVRE Bertrand MOLIERE Corinne 15/07/

3 Page 3 sur 18 Sommaire 1 Généralités Prérequis matériel Poste Serveur (physique ou virtuel) Poste Client Les améliorations sur Armure Les impressions les exports Module [Stocks] Impression de la liste des mises à jour catalogue Module [Evaluation] Impression de la fiche d évaluation des fournisseurs Module [Evénements] Amélioration de l impression du document unique Amélioration de l Export des événements indésirables Module [Non conformités] Le planning Module [Suivi qualité] Suivi qualité Module [Enregistrement] Module [Matériel] Nouveaux droits Module [Evènement] Accès aux histogrammes depuis l onglet [événements indésirables] (E.I) Gestion des risques : Suivi avancement de l évaluation de la cartographie Module [Paramétrages] Indicateurs sur les Evènements indésirables Module [Stock] Nouveauté, commander depuis les alertes Commander par famille Gestion des lots réservés sur les abonnements et commandes manuelles Libellé court au niveau de la fiche produit Nouveau droit : Gérer les abonnements Gestion des alertes ANSM Suppression des inventaires Améliorations déstockages et éliminations Ajout de colonne Vérification de performance Clôture automatique des demandes de transfert Récupération des n de BL Rapprochement de facture : centralisation Etat de stock à une date donnée Les correctifs et évolutions... 17

4 Page 4 sur Alertes Module Suivi qualité Module Non-conformité Module Document / enregistrement Module organisation Module Stocks... 18

5 Page 5 sur 18 1 Généralités Ce document présente les évolutions de la version 2015 R1 d Armure. Vous pouvez nous faire part de toutes vos remarques et suggestions sur ce document à l adresse suivante : Configuration requise 2 Prérequis matériel Rappel : Depuis le passage en 2014 R1 et 2015 R1 : Le mode magasin au niveau du module [Stock] doit fonctionner impérativement en mode de gestion unifié et transfert complet, pour sa mise en place veuillez contacter le service support. (2014 R1) Le module [Evènement] étant optionnel, pour sa mise en place veuillez contacter le service commercial.(2014 R1) Un bouton de <Mise à jour automatique> est mis en place et pourra être utilisé sur les prochaines versions.(2015 R1) Cette version nécéssite une mise à jour des droits au niveau des profils qualité et stock dans le module [Organisation] (2015 R1) Nous vous prions de trouver ci-après les conditions minimales nécessaires à l installation de nos logiciels. En cas d utilisation de matériels non conformes, des ralentissements laissés à l appréciation des utilisateurs peuvent apparaître. Nos logiciels ne sont pas compatibles avec les systèmes d exploitation suivants : WINDOWS 95, WINDOWS 98, WINDOWS MILLENIUM OU WINDOWS Nous ne pouvons garantir le fonctionnement sur des OS non maintenus par Microsoft (ex : XP ou Windows serveur 2003) Merci de nous contacter en cas de PC installés à partir d images GHOST. 2.1 Poste Serveur (physique ou virtuel) Système d exploitation : Windows serveur 2008 ou 2012 (compatible x64) Configuration minimale : Espace disque (en plus de l espace requis pour le système d exploitation) : Pour les Stocks : compter 5Go pour la première UF/site, puis 200Mo par UF/site supplémentaire Pour la Qualité : compter 10Go pour la première UF/Site, puis 5Go par UF/Site supplémentaire Pour une structure entre 1 et 10 sites : CPU mini Intel Xeon 4 Cœurs (ex : E v3 3.3GHz) 6 Go de RAM Pour une structure entre 11 et 20 sites : CPU mini Intel Xeon 4 Cœurs (ex : E v3 3.3GHz) 8 Go de RAM Pour une structure supérieure à 20 sites, configuration minimale sur demande 2 lecteurs : un pour le système d'exploitation et un pour la solution armure. PC Portable déconseillé. Ce serveur ne doit pas servir de serveur web (ou service) Apache, Firebird et Interbase. L accès à un compte administrateur sur ce serveur doit nous être autorisé. Le serveur ne doit pas être utilisé comme poste client. Précision pour la Qualité Microsoft WORD Pro 2010 ou Poste Client Configuration minimale : CPU 1,5GHz - 2Go RAM

6 Page 6 sur 18 Système d exploitation : Windows 7 et 8 Résolution écran conseillée : 1280x1024 L interface Aéro et la sécurité UAC devront être désactivés sur les postes en Vista et 7 pour les accès en télémaintenance Précision pour la qualité : poste de saisie : Word Pro (mini 2003) poste visualisation : Word, Visionneuse Word (mini 2003) ou équivalent Internet Explorer version 8 mini (conseillé 10 et supérieur) Précision pour les stock : pas de Vista ni de Windows 8 pour les postes hébergeant une imprimante étiquette 3 Les améliorations sur Armure 3.1 Les impressions les exports Module [Stocks] Impression de la liste des mises à jour catalogue Ajout de la [Réf. Fournisseur] au niveau de l impression de la mise à jour des catalogues diagdirect. Au niveau du lien [Mises à jour catalogues diagdirect] : Sélectionner le fournisseur Cliquer sur. Modification des informations sur l impression du bon de commande ainsi que sur la confirmation d abonnement (ajout Prix, TVA, commentaires, lot souhaité ). Au niveau de la visualisation de commande Sélectionner une commande / un abonnement Cliquer sur Ajout du N de Bon de Livraison sur la simulation de facture Au niveau de la visualisation de commande : Sélectionner une commande / un abonnement Cliquer sur Module [Evaluation] Impression de la fiche d évaluation des fournisseurs Au niveau du module [Evaluation], il est possible d imprimer la cartographie des évaluations. Sélectionner une cartographie Cliquer sur Module [Evénements] Amélioration de l impression du document unique Les items reliés ou non à des actions préventives sont imprimés. Sélectionner [un service et une version]. Cliquer sur Amélioration de l Export des événements indésirables Permet d avoir au format HTML tous les items dans le même ordre que sur la page web.

7 Page 7 sur 18 Depuis l historique de l onglet [Evénements indésirables]. Sélectionner votre filtre Cliquer sur Module [Non conformités] Ajout des champs manquant sur l impression de la non-conformité (bloquant, débloqué, actions curatives séparées des autres actions Sélectionner une non-conformité Cliquer sur Il est possible de réaliser un export complet des non-conformités de tous les sites auxquels la personne à accès Sélectionner l historique des Non Conformités Décocher au niveau des critères complémentaires les rubriques [Filtrer sur un service] et [filtrer sur le service créateur] Cliquer sur le bouton Ajout au niveau du bouton <liste des lectures> de la liste des personnes ayant pris connaissance de la réponse apportée à la dérogation. Sélectionner une dérogation sur laquelle une réponse a été faite Cliquer sur le bouton afin de retrouver le nom des personnes ayant pris connaissance de l alerte 3.2 Le planning Module [Suivi qualité] Ajout du planning des audits Suivi qualité Dans le module [Audit], au niveau de l onglet [Fiche audit]: Cliquer sur Le planning des audits apparait.

8 Page 8 sur Module [Enregistrement] Ajout de la colonne [version] afin de visualiser les versions et indices des enregistrements : Depuis le module [Enregistrements] en cliquant sur le modèle d un enregistrement, on accède à la liste des enregistrements avec la colonne supplémentaire 3.4 Module [Matériel] Nouveaux droits Ajout de 3 nouveaux droits pour la gestion du module [Matériel] Dans le module [Organisation] : sélectionner le menu Divers cliquer sur la rubrique Gérer les profils Au niveau du profil Qualité, il est possible d activer les droits du module [Matériel] Maintenance non programmée : permet de paramétrer les maintenances externes (correctives /préventives) Programmation des alertes : permet de définir les personnes à alerter si la maintenance n a pas été effectuée sur la machine (délai alerte en jour) Programmation des maintenances: permet de paramétrer les maintenances internes

9 Page 9 sur Module [Evènement] Accès aux histogrammes depuis l onglet [événements indésirables] (E.I) Cliquer sur le module [Evènement] Sélectionner l onglet [Evénements Indésirables] Cliquer sur le sous menu Evolution des déclarations et Répartition d un champ On retrouve le nombre d E.I par service sur une période donnée Gestion des risques : Suivi avancement de l évaluation de la cartographie Lors de la création de la cartographie, une colonne permet de visualiser les évaluations qui ont été réalisées pour chaque ligne d évaluation Point de repère lors de la première version de la cartographie Ligne créée mais item non évalué Ligne créée et item évalué Point de repère lors de la duplication de la cartographie Ligne dupliquée mais item en attente de réévaluation Ligne dupliquée et item réévalué

10 Page 10 sur Module [Paramétrages] Indicateurs sur les Evènements indésirables Dans le module [Paramétrage], il est possible de créer des indicateurs à partir du module [Evénements indésirables] : Cliquer sur [paramétrage] Dans la barre des menus sélectionner Général / Indicateur Sélectionner le type indicateur : Evénement indésirable Paramétrer votre indicateur 3.7 Module [Stock] Nouveauté, commander depuis les alertes Possibilité depuis la page des alertes [produits à commander] / [produit en rupture] de sélectionner un fournisseur puis de commander : Sur la page des alertes en cliquant sur le lien [produit à commander] la liste des produit à commander Sélectionner un fournisseur, le bouton <Commander> apparait Cliquer sur <Commander> et la demande d appro automatique est générée et récupère les produits à commander qui se trouvent sur l alerte Commander par famille Sur demande d appro en mode [Remplissage automatique], on peut sélectionner la famille.

11 Page 11 sur Gestion des lots réservés sur les abonnements et commandes manuelles En déclenchant un abonnement ou en préparant une demande d approvisionnement, il est possible de renseigner un n de lot. Affichage de la fenêtre de demande d approvisionnement, apparition de 2 nouveaux onglets dont un permettant de renseigner le lot souhaité Le n de lot réservé est présent sur l impression de la confirmation d abonnement (idem sur une validation de commande) Un contrôle à réception est effectué sur les lots souhaités, une alerte vous informera en cas de réception de lot différent Libellé court au niveau de la fiche produit Sur la fiche produit, un libellé court peut être ajouté : (35 carac min) Lors de la réception du produit contenant un libellé court l étiquette imprimera le libellé court à la place du libellé long

12 Page 12 sur Nouveau droit : Gérer les abonnements Sur le module [Organisation] dans le menu Divers / Gérer les profils après avoir sélectionné [Stock] sur la liste déroulante possibilité d activer le droits Gérer les abonnements. En cliquant sur Gestion/ Abonnement, puis sur le bouton <Nouvel abonnement>, sélectionner un fournisseur. Par défaut lors de la création d un nouvel abonnement, la coche [Envoyer la confirmation par Internet] est désactivée : Gestion des alertes ANSM Lors de la réception d un lot défectueux, si une alerte ANSM a été enregistrée, lors de la validation un message affiche les alertes ANSM. En cliquant sur le bouton <Ok> affichage des alertes ANSM car le lot indiqué fait parti des alertes Lors du déstockage d un produit dont le n a été enregistré sur les alertes ANSM, l alerte s affiche également En cliquant sur <Annuler>, l opération de réception ne sera pas prise en compte

13 Page 13 sur 18 Lors de l élimination de type produit donnée à l exterieur, l alerte s affiche également Suppression des inventaires La gestion des inventaires se réalise uniquement sur les produits en Code Barre Unique (CBU) Ajout d un bouton qui permet de supprimer l inventaire en cours / ou clos avec demande de confirmation. Accessible à tous sur les inventaires en cours Accessible uniquement si la personne a dans son profil le droit administrateur global pour les inventaires qui ont été clôturés Améliorations déstockages et éliminations Lors d un déstockage ou d une élimination de produit la quantité restant en stock s affiche au niveau de la ligne du produit Un nouveau motif d élimination peut être utilisé Ajout de colonne Affichage du nom du fournisseur sur la liste des produits périmés, bientôt périmés, ouvert périmés et ouvert bientôt périmés

14 Page 14 sur 18 L impression de la liste des mises à jour catalogue fournisseur comprend la colonne [référence produit] Vérification de performance Il est possible de mettre en place une alerte afin de vérifier les performances d un produit si le lot est identique mais que la date de réception est différence. Pour cela, il faut mettre en place le paramétrage suivant. Lors de la réception de commande en mode manuelle, l information sera visible. Lors du destockage d un nouveau lot, l alerte suivante s affichera :

15 Page 15 sur 18 Lors du destockage d un même lot mais avec une date de réception différente, l alerte suivante s affichera : Clôture automatique des demandes de transfert A l issue de la réception de tous les produits, la coche [clôturée] est activée automatiquement sur l écran de visualisation de commande au niveau de l onglet [Demande de transfert] Récupération des n de BL Depuis l écran visualisation de commande, en cliquant sur une commande puis en cliquant sur <Modifier> sur la ref d un produit on retrouve le n BL

16 Page 16 sur Rapprochement de facture : centralisation Il est désormais possible d avoir un accès à toutes les commandes de la structure quel que soit le site sur lequel on est positionné pour modifier des tarifs et rapprocher les factures. Cet accès est soumis à un droit Etat de stock à une date donnée Il est possible d accéder à l état de stock à une date antérieure (fonctionnement accessible uniquement à partir de la date de mise à jour de la version 2014 R1 ou 2015 R1) Depuis [Voir] et après avoir cliqué sur le lien [Etat de stock à une date donnée] Choisir une date sur laquelle vous souhaitez voir le stock, puis cliquer sur le bouton <Filtrer>, l état du stock à cette date sera alors affiché.

17 Page 17 sur 18 4 Les correctifs et évolutions Mantis Description 4.1 Alertes Paramétrage possible de l ouverture du document avant d acquitter la lecture (sur demande auprès du support) 4.2 Module Suivi qualité , , , Affichage du planning des audits. 4.3 Module Non-conformité Ajout des champs manquant (bloquant débloqué) lors de l impression Ajout des champs débloqué, bloquant au niveau des stats Correction du problème de time out sur les actions Export Excel actions correctives et préventives : ajout de la colonne pour indiquer le nom de l action Export Excel des NC tous sites et ajout sur export des fournisseurs provenant du stock Ajout histogramme répartition des champs par matériel Ajout du contenu de l action curative sur la fiche de NC, ajout du bouton <Ajouter> au niveau du traitement afin de pouvoir déclarer une action curative et ajout d une colonne afin de trier les NC avec action curative au niveau de l historique Correction du fonctionnement du moteur de recherche au niveau de l historique Modification du positionnement des boutons <Annuler> / <Valider> Ajout de l heure de la validation de l action curative et optimisation de l affichage et du fonctionnement des actions curatives Prise en compte des non-conformités de type Incident au niveau de la dérogation 4.4 Module Document / enregistrement Ajout des champs version indice sur les enregistrements Correction du problème de modification en ligne des documents avec Internet Explorer Correction de la consultation des documents en fonction de la date d application 4.5 Module organisation , Ajout de droits pour la gestion des maintenances

18 Page 18 sur 18 Mantis Description 4.6 Module Stocks , Ajout d un droit pour le paramétrage des abonnements Paramétrage de l abonnement par défaut pas d envoi sur internet Ajout de la colonne [ref produit] sur l impression des mises à jour catalogue Ajout du libellé du produit au niveau de la fenêtre d ajout des quantités sur l abonnement Indication du n de lot souhaité sur les lignes de produits commandés , Ajout de la fonction commande automatique par famille pour un fournisseur sélectionné Ajout du N du bon de livraison sur la page de rapprochement de facture Gestion des alertes ANSM lors de la réception, du déstockage, élimination pour motif donné à l extérieur Clôture en automatique des demandes de transfert Création d un accès à toutes les commandes quel que soit le site sur lequel on est positionné pour modifier des tarifs et rapprocher les factures Optimisation export état des stocks Correction de la modification des traces au niveau de la traçabilité pour prendre en compte la modification en simultanée du lot et de la date de péremption Correction pour la prise en compte du lieu de stockage du site sur lequel on réalise une réception de transfert Correction pour la prise en compte de la mise à jour des prix pour les produits enfants Ajout des colonnes manquantes sur l impression PDF de la Réactovigilance Correction du calcul de l alerte sur les produits périmés Correction au niveau de l affichage des non-conformités depuis le module [stock]

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