Sur proposition de monsieur Sylvain Beaulieu, il est résolu à l unanimité d adopter l ordre du jour de la séance avec les modifications suivantes :

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1 PROVINCE DE QUÉBEC COMMISSION SCOLAIRE DU LAC-SAINT-JEAN 9 e Séance (extraordinaire) Procès-verbal de la séance extraordinaire du conseil des commissaires de la Commission scolaire du Lac- Saint-Jean tenue le 23 mars 2015 à 19 h 30 au 350 boul. Champlain Sud à Alma, à la salle 215, à laquelle il y avait quorum. Sont présents les commissaires suivants : Monsieur Sylvain Beaulieu Monsieur Pier-Olivier Cloutier-Boily Madame Marjolaine Girard Madame Johanne Morissette Madame Nathalie Savard Madame Roxanne Thibeault Madame Patricia Brassard, commissaire-parent Madame Mélanie Gagnon, commissaire-parent Monsieur Michel Friolet, commissaire-parent Absences : Mesdames Josée Bouchard, Édith Vaillancourt, Andrée Verreault et Nancy Verreault, commissaires. Sont également présentes : Madame Christine Fortin, directrice générale et madame Christine Flaherty, directrice générale adjointe et secrétaire générale 1. PRÉLIMINAIRES 1.1 Conformité de la réunion À la demande de madame Roxanne Thibeault, présidente, Madame Christine Flaherty, directrice générale adjointe et secrétaire générale, explique que l avis de convocation à cette séance extraordinaire du 23 mars 2015 a été transmis à tous les membres du conseil des commissaires dans les délais prescrits. Constatation est faite à l effet que la procédure de convocation a été respectée et que la réunion a été régulièrement convoquée. 1.2 Ordre du jour : acceptation CC Sur proposition de monsieur Sylvain Beaulieu, il est résolu à l unanimité d adopter l ordre du jour de la séance avec les modifications suivantes : le point 6.1 est ajouté : Lettre de la Fédération des commissions scolaires du Québec le point 7.2 est ajouté : Concours Expo-sciences. 1.3 Procès-verbal / dispense de lecture et acceptation CC Sur proposition de madame Marjolaine Girard, il est résolu à l unanimité de dispenser la secrétaire générale de lire le procès-verbal de la séance ordinaire du 1

2 17 février 2015 (7 e réunion) puisque chaque commissaire en a reçu une copie au moins 6 heures avant le début de la séance, et d accepter ce procès-verbal. 1.4 Projet de procès-verbal (dépôt) Le projet du procès-verbal de la séance ordinaire du comité exécutif du 17 février 2015 (6 e réunion) est déposé. 2. QUESTIONS ET CORRESPONDANCE DES ÉLÈVES Aucune 3. DÉPÔT DE DOCUMENTS / PRÉSENTATIONS Aucun 4. OBJETS DE DÉCISIONS 4.1. Rénovation de la piscine et des gymnases du Pavillon Wilbrod-Dufour : demande de réaliser un projet d investissement Considérant le besoin urgent de mise à niveau des installations sportives de l école secondaire Pavillon Wilbrod-Dufour qui font partie du Centre Mario-Tremblay; Considérant que la Commission scolaire du Lac-Saint-Jean et la Ville d Alma ont convenu de déposer en janvier 2013 un projet de rénovation du Centre Mario- Tremblay au Fonds de développement du sport et de l activité physique dans le cadre du Programme de soutien aux installations sportives et récréatives Phase 2 du ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche; Considérant que le projet comprend aussi la rénovation d installations propriété de la Ville d Alma; Considérant qu en octobre 2013, une aide financière maximale équivalent à 50% des coûts admissibles, jusqu à concurrence de $, a été attribuée pour l ensemble du projet; Considérant qu afin de respecter les conditions du programme, la subvention a été accordée en totalité à la Ville d Alma; Considérant que la Commission scolaire du Lac-Saint-Jean et la Ville d Alma ont conclu un contrat de location en faveur de la Ville d Alma pour la portion des installations (piscine et gymnases) qui appartiennent à la Commission scolaire ainsi qu un contrat de maîtrise d œuvre afin de mandater la Ville d Alma comme maître d œuvre pour la réalisation des travaux, et ce, en raison de la complexité 2

3 administrative découlant des droits de propriété de leurs installations respectives et des directives émises par le gestionnaire du Programme; Considérant que les coûts des travaux à être réalisés sur la propriété de la Commission scolaire sont évalués à $ (coût net après la récupération des taxes de vente) et que de ce montant, une somme de $ sera considérée dans les actifs de la Ville d Alma en tant qu améliorations locatives soit : o La portion de la subvention de ce secteur établie entre les parties à $ et; o la part (45%) de la Ville d Alma au projet s élevant à $. Considérant que la portion résiduelle estimée à $ ainsi que le montant de taxes à la consommation non récupérable (découlant de la refacturation des travaux par la Ville d Alma) estimé à $ seront assumés par la Commission scolaire pour un montant total prévu de $; Considérant que ces travaux comprendront : Pour le secteur piscine - Réfection des vestiaires existants; - Réfection complète du bassin et des plages de la piscine; - Installation de nouvelles fenestrations sur les murs extérieurs; - Réfection des murs et plafonds; - Réfection de la plomberie, ventilation, climatisation et électricité; - Réfection des gradins existants; Pour le secteur gymnase - Réfection des planchers des gymnases; - Ajout de portes; - Ajout d équipement de gymnase; - Réfection des vestiaires et douches existants; - Nouvelle ventilation; - Réfection de l électricité; Un agrandissement secteur gymnase - Ajout d une annexe aux gymnases existants pour rangement; Considérant qu en conformité avec les règles du ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche, la Commission scolaire du Lac-Saint- Jean doit demander l autorisation de financer à sa charge un projet d investissement et déterminer son besoin d emprunt et l impact du projet sur ses résultats d exercice; Considérant que le solde transférable de l allocation de base en investissement non utilisée au 30 juin 2014 est de $ et qu une partie de ce solde peut être utilisée pour réaliser ce projet; 3

4 CC En conséquence, sur proposition de madame Mélanie Gagnon, il est résolu à l unanimité : De demander au ministère l autorisation de réaliser un projet d investissement à la charge de la Commission scolaire estimé à $; d utiliser un montant de $ à même les liquidités de la Commission scolaire afin de financer une partie du projet; d établir le besoin d emprunt à $ et de proposer un remboursement sur 10 ans; d autoriser la présidente de la Commission scolaire et la directrice générale à signer les documents liés à cette demande ainsi que tout autre document nécessaire afin de donner effet à la présente résolution. 4.2 Construction d un nouveau gymnase à l école Saint-Antoine : demande de réaliser un projet d investissement Considérant que le conseil des commissaires a résolu, le 19 janvier 2010, d accorder un budget pour contribuer au financement d un projet de complexe multidisciplinaire en partenariat avec la municipalité de Saint-Gédéon comprenant, entre autres, la construction d un nouveau gymnase à l école Saint-Antoine; Considérant qu en octobre 2014, le ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche a confirmé l acceptation du projet de 4,7M $ et confirmé une subvention de 50% des coûts admissibles jusqu à concurrence de 1,4M $, dans le cadre de son Programme de soutien aux installations sportives et récréatives Phase II; Considérant qu en raison de diverses contraintes, le projet tel que déposé avec la municipalité de Saint-Gédéon ne pouvant se réaliser, le conseil des commissaires a décidé, le 16 décembre dernier, de poursuivre le projet de construction du nouveau gymnase et de payer sa part de coûts admissibles, et ce, sans la participation de la municipalité; Considérant que les travaux de construction comprendront : - Un nouveau gymnase; - Des blocs sanitaires; - Des espaces de rangement; - Un local d enseignants; - Un local technique; - Des aires de circulation; - Une salle de musique; - Une salle de psychomotricité; 4

5 Considérant que le projet modifié a été présenté au ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche pour l obtention d une autorisation provisoire et que celle-ci a été octroyée, permettant de contracter avec les professionnels pour la réalisation des plans et devis; Considérant que ce projet modifié est estimé à $ (coût net après la récupération des taxes de vente) et que la majorité des coûts sont admissibles à la subvention, laquelle est évaluée à $ et sera versé sur une période de 10 ans suivant la fin des travaux; Considérant qu en conformité avec les règles du ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche, la Commission scolaire du Lac-Saint- Jean doit demander l autorisation de financer à sa charge un projet d investissement et déterminer son besoin d emprunt ainsi que l impact du projet sur ses résultats d exercice; Considérant que le solde transférable de l allocation de base en investissement non utilisée au 30 juin 2014 est de $ et qu une partie de ce solde peut être utilisé pour réaliser ce projet; CC En conséquence, sur proposition de madame Marjolaine Girard, il est résolu à l unanimité : de demander au ministère l autorisation de réaliser un projet d investissement à la charge de la Commission scolaire estimé à $; d utiliser un montant de $ à même les liquidités de la Commission scolaire afin de financer une partie du projet; d établir le besoin d emprunt à $ remboursable sur 10 ans; d autoriser la présidente de la Commission scolaire et la directrice générale à signer les documents liés à cette demande ainsi que tout autre document nécessaire afin de donner effet à la présente résolution. 4.3 Programme d emploi étudiant Considérant les besoins de la Commission scolaire pour l embauche d étudiants durant la période estivale; Considérant que lors de la réunion de la commission de services des ressources humaines tenue le 10 mars 2015, les membres se sont dits d accord avec le programme d emplois d été pour étudiants 2015; 5

6 CC En conséquence, sur proposition de monsieur Pier-Olivier Cloutier-Boily, il est résolu à l unanimité : de débuter les démarches de recrutement en vue de l embauche d étudiants pour l été 2015 telles que décrites dans le programme déposé; de nommer madame Roxanne Thibeault, présidente, membre du comité de sélection. 4.4 Politique sur les services de garde : amendement Considérant que la Politique des services de garde en milieu scolaire prévoit que le conseil d établissement est consulté concernant la tarification des services de garde; Considérant que dans les rôles et responsabilités du conseil d établissement, la Loi sur l instruction publique ne prévoit aucun pouvoir concernant la tarification du service de garde; Considérant que la Commission scolaire a le devoir de se conformer à la Loi sur l instruction publique; Considérant qu il est opportun de modifier les articles et de la Politique sur les services de garde en milieu scolaire; CC En conséquence, sur proposition de monsieur Sylvain Beaulieu, il est résolu à l unanimité d amender les articles et de la Politique sur les services de garde en milieu scolaire pour qu ils se lisent dorénavant comme suit : Article Une échelle de tarification est définie par la commission scolaire et doit être approuvé par le conseil d établissement (Annexe 8). Est remplacé pour se lire dorénavant comme suit : Une échelle de tarification non couverte par l allocation du ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche est établie annuellement par la Commission scolaire. Article Adopte le budget annuel du service de garde incluant les tarifications proposées par la direction d école. Est remplacé pour se lire dorénavant comme suit : Adopte le budget annuel du service de garde. 6

7 4.5 Tarification des services de garde Considérant que le gouvernement a décrété une augmentation de la contribution réduite journalière pour les services de garde pour le 1 er avril 2015; Considérant que l augmentation de la contribution réduite journalière pour les services de garde, portant celle-ci à 8 $, occasionnera une réduction de la subvention d environ $ reportée sur le budget ; Considérant que la commission de service recommande de respecter l augmentation dès le 1 er avril 2015 afin de maintenir l équilibre de l enveloppe; CC En conséquence, sur proposition de madame Johanne Morissette, il est résolu à l unanimité de respecter l augmentation de la contribution réduite journalière pour les services de garde à 8 $ à compter du 1 er avril 2015 tel que décrété par le gouvernement. 4.6 Transport du midi au secondaire Considérant que dans sa politique sur le transport scolaire, la Commission scolaire prévoit l autofinancement pour les services du transport du midi; Considérant que la Commission scolaire ne reçoit aucune allocation pour ces services; Considérant que le service du transport a procédé à l analyse de différents scénarios afin d optimiser ces services; Considérant que pour le service au secondaire, des efforts d optimisation ont été déployés depuis pour atteindre l autofinancement; Considérant que le service du transport du midi au secondaire est toujours déficitaire; Considérant la résolution du conseil des commissaires de mai 204 (CC ) à l effet de réévaluer annuellement les services du transport du midi; Considérant la proposition du transporteur «Groupe Autocar Jeannois» de réviser les conditions financières pour la prestation de ce service de transport de façon à ce que les sommes payables par la Commission scolaire n excèdent pas les sommes perçues des parents, tout en maintenant les mêmes conditions d opération (même nombre de parcours, même nombre de circuits, même gestion au niveau des écoles, etc.) et en assurant un service sécuritaire et de qualité pour les usagers; 7

8 CC En conséquence, sur proposition de madame Nathalie Savard, il est résolu à l unanimité : de maintenir le service du transport du midi au secondaire pour l année scolaire ; de poursuivre les discussions avec le Groupe Autocar Jeannois dans le but de lui octroyer le contrat pour ce service aux mêmes conditions d opération (même nombre de parcours, même nombre de circuits, même gestion au niveau des écoles, etc.) afin d assurer un service de qualité et sécuritaire; tout en révisant les conditions financières pour la prestation de ce service de façon à ce que les sommes payables par la Commission scolaire n excèdent pas les sommes perçues des parents; d autoriser, à la suite des discussions à intervenir, monsieur Marc-Pascal Harvey à signer l entente de service ainsi que tout autre document nécessaire afin de donner effet à la présente résolution. 4.7 FCSQ : désignation des délégués à l assemblée générale annuelle Considérant la tenue de l assemblée générale annuelle de la Fédération des commissions scolaires en juin prochain; Considérant que la représentation des commissions scolaires lors de cette assemblée est en fonction de leur clientèle respective; Considérant que la Commission scolaire peut déléguer 3 personnes pour la représenter lors de cette assemblée avec mandat de parler pour et en son nom; Considérant qu il y a lieu de désigner des représentants substituts en cas d empêchement des personnes déléguées; CC En conséquence, il est résolu à l unanimité : de déléguer les personnes suivantes à titre de représentantes de la Commission scolaire à l assemblée générale annuelle de la Fédération des commissions scolaires du Québec qui aura lieu les 28 et 29 mai prochains, avec mandat de parler pour et au nom de la Commission scolaire : - madame Roxanne Thibeault - madame Josée Bouchard - madame Nancy Verreault de désigner les personnes suivantes à titre de substituts pour représenter la Commission scolaire à ladite assemblée générale annuelle en cas d empêchement des personnes déléguées soit : 8

9 - madame Nathalie Savard - monsieur Sylvain Beaulieu - madame Johanne Morissette. 4.8 Motion de félicitations CC CC CC Sur proposition de madame Roxanne Thibeault, présidente, il est résolu à l unanimité d adresser une motion de félicitations à monsieur François Blais pour sa récente nomination à titre de ministre de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche. Sur proposition de madame Mélanie Gagnon, commissaire, il est résolu à l unanimité d adresser une motion de félicitations à Noémie Gilbert, élève de 5 e année à l école Saint-Sacrement qui participera à la grande finale internationale de la Dictée P.G.L. qui aura lieu à Montréal le 24 mai prochain, après avoir terminé au premier rang lors de la finale régionale. Sur proposition de monsieur Pier-Olivier Cloutier-Boily, commissaire, il est résolu à l unanimité d adresser une motion de félicitations aux membres du personnel de la Commission scolaire impliqués dans le projet des Couloirs de la violence amoureuse ainsi qu à l organisme la Passerelle, partenaire dans le projet, en lien avec la nomination de ce projet pour l obtention d un Prix égalité 2015 du Secrétariat à la condition féminine, dans la catégorie «Prévention de la violence». 4.9 Motion de condoléances CC Sur proposition de madame Nathalie Savard, commissaire, il est résolu à l unanimité d adresser une motion de condoléances à madame Roxanne Thibeault, présidente, suite au décès de sa mère, madame Noëlla Lapointe le 6 mars dernier. 5. QUESTIONS DU PUBLIC Aucune 6. CORRESPONDANCE 6.1 Lettre de la FCSQ Madame Roxanne Thibeault, présidente, fait la lecture de la lettre adressée aux présidents et présidentes des commissions scolaires concernant la première rencontre entre les représentants de la fédération et le nouveau ministre de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche, monsieur François Blais, qui a eu lieu le 23 mars

10 7. INFORMATION 7.1 Sites Web des écoles secondaires Madame Christine Flaherty, directrice générale adjointe et secrétaire générale, informe les membres du conseil des commissaires que les nouveaux sites Web des écoles secondaires sont maintenant en ligne. Ces sites Web sont des outils de référence pour les parents et futurs parents et contiennent une mine d informations diversifiées pour les élèves et futurs élèves. Elle invite les membres du conseil à visiter ces sites Web. 7.2 Concours Expo-sciences Madame Christine Fortin, directrice générale, mentionne que la Commission scolaire était l hôte, les 19 et 20 mars dernier, de la 51 ième finale régionale de l Expo-sciences Hydro-Québec organisée par le Conseil du loisir scientifique. En comparaison avec l an dernier, la Commission scolaire affiche une meilleure participation à ce concours avec 21 équipes participantes. 8. LEVÉE DE L ASSEMBLÉE CC La séance est levée à 20 h 20 sur proposition de madame Nathalie Savard, laquelle est adoptée à l unanimité. Roxanne Thibeault, présidente Me Christine Flaherty Directrice générale adjointe et secrétaire générale 10

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