CENTRE COMMUNAUTAIRE DE LOISIR DE CAP-AUX-OS

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1 CENTRE COMMUNAUTAIRE DE LOISIR DE CAP-AUX-OS Réunion du conseil d administration du Centre communautaire de loisir de Cap-aux-Os (CCL) tenue dans les locaux du CCL à la Petite École de Forillon le mercredi 15 juillet 2015 à 18 h 30. Étaient présents : Henri Bernier, Hélène Perry, Daniel St-Pierre et Terry Piton. Présent : Antoine Nicolas, directeur. Ordre du jour (tel que modifié ; voir le point 2. ci-dessous) 1. Ouverture de la réunion et vérification du quorum (3) 2. Lecture et adoption de l ordre du jour 3. Lecture et adoption du procès-verbal du 29 juin Suivi du procès-verbal du 29 juin Correspondance 6. Rapport financier du 30 juin Point d information du directeur (Portrait de village, Permis d alcool, Soirées Desjardins, garde-meuble) 8. Fosse septique 9. Service d appels interurbains 10. Autres sujets Fête d automne déplacée au 27 septembre Formation site Internet 11. Levée de l assemblée 1/8

2 1. OUVERTURE DE LA RÉUNION ET VÉRIFICATION DU QUORUM Le quorum étant atteint, la réunion est ouverte. 2. LECTURE ET ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Il est proposé d ajouter à «10. Autres sujets» les sous-points «10.1. Fête d automne déplacée au 27 septembre» et «10.2. Formation site Internet». Henri Bernier propose l adoption de l ordre du jour modifié, Terry Piton seconde. Proposition adoptée à l unanimité. 3. LECTURE ET ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DU 29 JUIN 2015 À corriger : remplacer «20 mai» par «29 juin» dans le procès-verbal susmentionné. Il est proposé par Hélène Perry, secondé par Daniel St-Pierre, d adopter le procès-verbal en rubrique, en y apportant la correction ci-dessus. Proposition adoptée à l unanimité. 4. SUIVI DU PROCÈS-VERBAL DU 29 JUIN 2015 Point 4.3 de PV-école : «Nouveaux candidats» Quatre candidats potentiels pour le poste de membre du CA ont été approchés. Ils se montrent intéressés mais doivent encore y réfléchir. À suivre Point 4.5 de PV-école : «Correction» Les corrections demandées ont été apportées au texte de la résolution Point 4.7 de PV-école : «Fonds d aide spécial de la Caisse Populaire Desjardins» Ce fonds d aide spécial d un montant de $ récurrent pendant 5 ans doit être réparti entre les différents projets du milieu. Hélène Perry invite les membres du CA à réfléchir sur deux projets du CCL qui pourraient en bénéficier : le «Terrain de jeu» et la «Peinture du bâtiment». Point 4.7 de PV-école : «Ordinateur de la Caisse Populaire Desjardins» Ni l ordinateur ni l imprimante n étaient sont encore arrivés en date de la réunion. Point 8 de PV-école : «Administrateurs des effets bancaires» Un extrait du procès-verbal avec la résolution adoptée à cet effet a été envoyé à Mme Sophie Giasson (Mme Christina Diaz ayant été remplacée par Mme Giasson, avec intérim par Mme Carole Méthot). Point 10 du PV-école : «Plan d action et partage des responsabilités» Une copie du dossier envoyé par Hélène Perry a été incluse en annexe (Annexe 2 de PV-école ). Point 11 de PV-école : «Nouveaux Horizons pour les Aînés» La demande a été envoyée le 9 juillet, donc dans les délais prescrits. Nous n aurons cependant pas de réponse avant mars Point 15.1 de PV-école : «Lettre d'appui» En date de la réunion, la lettre d appui à l URLS GÎM devait toujours être envoyée. 2/8

3 Point 15.2 de PV-école : «Rencontre Hélène Perry, Henri Bernier, Antoine Nicolas» La rencontre a eu lieu. Des dispositions ont été prises concernant les fonctions du directeur et l ordre de priorité des dossiers (voir Annexe 1). Point 15.3 de PV-école : «Entente avec la Ville de Gaspé concernant l entretien du terrain» Antoine Nicolas a déjà essuyé un refus : la Ville de Gaspé ne nous donnera pas 5 000$ pour entretenir son terrain (qui est le nôtre mais que nous lui avons prêté par bail emphytéotique). Nous sommes dans l attente de savoir combien ils nous accorderont. 5. CORRESPONDANCE 5.1. Maison de la famille Une lettre de remerciement a été reçue à la Maison de la famille pour le prêt de locaux. 6. RAPPORT FINANCIER AU 30 JUIN 2015 Henri Bernier demande si la subvention FAIR a été reçue (environ $ selon lui). Réponse : non. Hélène Perry présente un sommaire des activités. Les recettes sont à peu près les mêmes que celles de l année passée. Les revenus du mois de mai ont été supérieurs mais nous avons eu un petit mois de juin Sur l'«état des résultats» au 30 juin, certains postes ont été enlevés de la rubrique «Autres produits» et ajoutés à celle des «Produits des ventes». Nous avons fait un déficit pour la période à cause des rénovations à la bâtisse (nouveaux locaux, plancher) et des coûts d entretien au quotidien. Actuellement, l encaisse est à $. Personne n avait de question ou de commentaire suite à cette présentation. 7. POINT D INFORMATION DU DIRECTEUR 7.1. Feuille de suivi Une feuille type pour le suivi des projets a été envoyée Soirées Desjardins Les spectacles sont commencés ; un dépliant a été produit par la CCTG. Il manque des informations sur le dépliant. Jean-François Leclerc s est déjà déplacé deux fois Achalandage Baisse observée. Peu de nouvelles réservations ; août plus creux que juillet au moment de cette réunion. Quelques groupes Questions adressées au directeur : «Appelle-t-on à l'atr à tous les jours»? «Mettonsnous assez de dépliants dans les endroits stratégiques»? 7.4. Sonorisation La formation que devait nous donner «Trudel sonorisation» n a toujours pas été donnée. Il faudrait acheter une boîte pour loger la console ainsi qu une boîte pour ranger les câbles, fils, etc (recommandation de Jean-François Leclerc). Les trois «Direct Box» et leur câblage (achats non-prévus mais engagés) ne sont toujours pas arrivées. «Trudel sonorisation» nous prête leur matériel en attendant. Il faudrait trouver un espace pour ranger les caissons de basse. 3/8

4 Pierrot Côté accepte de faire des heures supplémentaires dans le cadre des représentations à titre de technicien du son Garde-meubles Trois espaces d entreposage ont déjà été faits, un quatrième est à finaliser. Au moment de la réunion, il en restait un de disponible, au coût de 75$ par mois. Doit-on en construire d autres? Antoine fait remarquer que c est moins lucratif que l hébergement Permis d alcool La demande pour un permis de dépanneur est reportée sine die parce que comportant trop de contraintes Portrait de village On a reçu l argent. Voir le document : «Identifier les axes de recherche» (Annexe 2). Prochaine étape : recruter quelqu un (il reviendrait plus cher d aller chercher quelqu un du CSSS). Antoine Nicolas se chargera de définir un poste ainsi qu un plan d affaires. 8. FOSSE SEPTIQUE Vérifier auprès de la Ville de Gaspé s il existe un champ d épuration pour la fosse septique du «chalet des sports» et le cas échéant s en faire désigner l emplacement. Henri Bernier nous informe qu il y a une bouche de puisard en diagonale du coin nord-ouest du bâtiment, vers la ville de Gaspé et qu il a personnellement mis un seau en plastique blanc dessus, pour l identifier et le protéger. Ce puisard aurait été vidé il y a deux ans. Terry Piton suggère de s informer auprès de M. Valère Bernier, l ancien concierge de l école. 9. SERVICE D APPELS INTERURBAINS Antoine Nicolas suggère de faire débloquer la ligne téléphonique afin de permettre les appels interurbains. Ceci permettrait de faire de tels appels depuis le poste d accueil. Il en coûte présentement 3$ par mois pour faire bloquer les interurbains. Ça reviendrait moins cher que d utiliser une carte et ça permettrait de briefer les clients à distance (pour ceux qui arrivent tard). Terry Piton évoque la possibilité d un système avec un NIP, mais il n'est pas sûr des modalités. Antoine va se renseigner. Il y aurait par ailleurs la possibilité de prendre un contrat de 60 mois. Pas de problème si on ne change pas d opérateur. Mais on ne sauverait que 3$ par mois. Le CA accepte donc le principe de débloquer les interurbains, si on ne peut utiliser de NIP pour ces appels. Mais si on débloque les interurbains, il faudrait mieux gérer les appareils (téléphone sur le bureau à l accueil). Le contrat sur 5 ans n est pas intéressant. 10. AUTRES SUJETS Fête d automne Il est proposé de tenir la «Fête d automne» le 27 septembre plutôt que le 21. Ça correspond aux «Journées de la Culture» que l on pourrait intégrer dans la programmation, ce qui pourrait nous valoir des $$$ Formation site Internet Marc Bert, l actuel développeur du site, propose une formation d'environ 4 heures à raison de 15$ de l heure (ce qui n est vraiment pas cher) à Marie-Ève Murray sur l outil 4/8

5 d édition et de développement de sites web Webacapella. Dépense déjà approuvée. 11. LEVÉE DE L ASSEMBLÉE Tous les points à l ordre du jour ayant été traités, l 'assemblée est levée à 21h10. Hélène Perry, présidente Daniel St-Pierre, secrétaire 5/8

6 ANNEXES 6/8

7 ANNEXE 1 Notes pour rencontre avec le directeur du CCL le But de la rencontre : Revoir les fonctions du directeur et établir les dossiers prioritaires pour le directeur et la coordonnatrice. Pour le directeur : Il est responsable de l administration globale du Centre communautaire de loisir. la gestion du personnel : définir les mandats, les responsabilités, les tâches, etc. la gestion financière : comptabilité, la production des rapports, la préparation du budget, suivi du budget, etc. faire approuver par le CA les priorités d intervention pour assurer un bon développement du CCL. faire respecter les politiques et règlements mis en place. représenter le CA et faire un suivi efficace de ses décisions. gérer divers projets de développement. Pour la coordonnatrice : Elle est responsable du bon fonctionnement et de la gestion de la fonction auberge. gestion du personnel sous son autorité contrôle de son budget pour les dépenses reliées à l auberge développement de forfaits ou d activités pour une occupation accrue des chambres, des locaux et des appartements. responsable de l organisation des fêtes annuelles avec des bénévoles, sauf pour la foire d automne cette année qui sera coordonnée par le directeur. gestion du projet camp d été en théâtre. Objectifs à court terme : 1. Voir à la construction des locaux de remisage la semaine prochaine et libérer les locaux du rez-dechaussée utilisés pour de l entreposage. 2. Transférer à Julie dans les plus brefs délais les dossiers reliés à l auberge. 3. Établir la mécanique de fonctionnement avec Pierrot pour la planification des travaux et le suivi 4. Prévoir le transfert de la boutique à Julie ; le directeur conserve la mise en marché de la boutique. 5. Élaborer le plan d action pour adoption à la réunion du 19 août Planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les projets : Portrait de village, locaux d entreposage, salle de conditionnement. 7. Élaborer une politique de recrutement et de reconnaissance des bénévoles. 8. Organiser la Foire d automne du 20 septembre avec un comité de bénévoles Autres commentaires. Pour cette année, nous devrions diminuer nos représentations à l externe afin d accorder le maximum de nos énergies au développement du CCL. Toutes les communications provenant des administrateurs à l intention du personnel doivent passer par le directeur qui devra donner suite à ces demandes dans les plus brefs délais et faire un suivi rapide à l administrateur qui est intervenu. L affectation de Pierrot aux Soirées Desjardins ne doit pas affecter son travail régulier i.e sa disponibilité à son travail régulier /8

8 ANNEXE 2 1) Identifier les axes de recherche 1 Axes de recherche Actions et moyens Échéancier - Identifier le contexte démographique - Identifier le niveau de scolarité - Définir la situation familiale (composition des ménages et des familles) Sociodémographique - Définir le milieu et les conditions de vie - Définir la situation professionnelle et les revenus - Définir les moyens de transport utilisés par la population et les problématiques - Mettre en évidence l accès aux services sociaux et de santé - Mettre en évidence l état de santé globale et les habitudes de vie liées à la santé Santé - Identifier les problèmes de santé (ex : la présence de maladie chronique ou de blessures) dans la population et leurs conséquences - Identifier les moyens et les activités à promouvoir - Définir le contexte culturel Perception et vision - Définir la vision (revitalisation du milieu, amélioration des conditions de vie et des conditions familiales) - Identifier l isolement des habitants - Identifier et définir les nouveaux besoins 1) Tiré du document : Projet Portrait de Village 8/8