Guide du Gestionnaire Novaxel

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1 Guide du Gestionnaire Novaxel 1

2 La formation Novaxel Gestionnaire Aucun Prérequis Type Guide explicatif 73 pages Objectifs de la formation Comprendre le rôle du Gestionnaire Créer et gérer les comptes Utilisateurs Ressources pédagogique Guide des bonnes pratiques Guide d utilisation Novaxel Gérer la sécurité et les droits d accès Créer des tampons Effectuer des traitements sur les documents Plateforme de tutoriels vidéo 2

3 Le Gestionnaire Novaxel Rôle du Gestionnaire Présentation de la console d administration Les comptes Utilisateurs Qu est-ce qu un compte utilisateur? Les actions et les modèles Les groupes Les Filtres Agir sur le filtre de saisie paramétré Qu est-ce qu un filtre? Les matrices de filtres Recherches Programme Les Traitements de documents Colorisation des éléments Restauration des documents Purge des documents Extraire et réintégrer des dossiers La Panière Création Paramétrage Les Métadonnées Qu est-ce qu une métadonnée? Création d une métadonnée Filtres et recherches sur métadonnées Les Tampons Création Paramétrage 3

4 Rôle du Gestionnaire Novaxel 4

5 Rôle du Gestionnaire Novaxel Le Gestionnaire est la personne ressource entre les utilisateurs et Novaxel. Il doit être habilité à voir l intégralité des documents qui seront stockés dans les bibliothèques Novaxel. Par exemple, il sera le seul à pouvoir détruire définitivement des documents classés. Il crée les comptes utilisateurs et gère les droits d accès à partir d un compte administrateur propre à chaque bibliothèque. 5

6 La gestion de Novaxel 6

7 La gestion de Novaxel Le Gestionnaire ouvre la bibliothèque en tant qu Administrateur ce qui lui permet d accéder à certaines fonctions spécifiques Double clic Sur l icône du bureau Sans mot de passe à la première connexion Saisir l identifiant : Administrateur 7

8 Accès à la console d administration L accès à la console d administration s ouvre par le menu principal de Novaxel Outils Maintenance - Paramètres uniquement réservé à l Administrateur 8

9 La console d administration L organisation fonctionnelle de Novaxel se gère par les options réparties en 5 onglets : Configuration Gestion des commandes Utilisateur Gestion des noms utilisateurs, mot de passe et choix des filtres créés dans l onglet Filtres Actions Gestion des actions autorisées pour chaque groupe d utilisateurs Filtres Création des droits d accès (documents et niveaux de classement) Licences Intégration des différentes licences permettant l utilisation de Novaxel en mode client lourd, client léger ou web La licence possède une date d expiration 9

10 Les comptes utilisateurs 10

11 L attribution de l identifiant et du mot de passe Le Gestionnaire va créer les identifiants pour chaque utilisateur et pour chaque bibliothèque en tenant compte également du modèle d actions. Ouvre la fenêtre 11

12 L attribution de l identifiant et du mot de passe Le mot de passe est optionnel mais devient indispensable lorsque des droits sont appliqués. Saisir le nom de l utilisateur Saisir un mot de passe si des droits ont été attribués Indiquer le modèle d actions Valider 12

13 La gestion des groupes d Utilisateurs Le Gestionnaire va permettre de créer des groupes d utilisateurs pour donner des accès identiques à la bibliothèques Novaxel Le mot de passe devient obligatoire lorsque des droits sont appliqués. Méthode : Menu : Outils - Maintenance - Paramètres onglet Utilisateur 1 2 Création du nom du groupe 3 13

14 Qu est-ce qu un modèle d actions? Le Modèle d actions est un profil d utilisation rattaché à un utilisateur. Chaque modèle détermine les actions que l utilisateur aura le droit d effectuer dans la GED. Par exemple, pour le modèle d actions Utilisateur, si l action «Copierdocument» et «Collerdocument» est à Non, les utilisateurs rattachés ne pourront ni copier ni coller de documents. Il existe par défaut plusieurs modèles d actions qui permettent d accorder des droits aux utilisateurs. D autres modèles d actions peuvent être créés à partir de ces modèles. Plusieurs utilisateurs peuvent appartenir à des groupes d utilisateurs. Les 151 actions appartiennent à chaque modèle sous la forme Oui/ Non Ouverture des Actions : Menu : Outils - Maintenance - Paramètres onglet Actions 14

15 Le choix du modèle d actions pour l utilisateur Il existe par défaut plusieurs modèles d actions qui permettent d accorder des droits aux utilisateurs. Le Gestionnaire va créer les identifiants pour chaque utilisateur et pour chaque bibliothèque en prenant le soin de déterminer le modèle d actions autorisé. Il est toutefois possible de créer d autres modèles d actions à partir de ces modèles. Les 151 actions appartiennent à chaque modèle sous la forme Oui/ Non 15

16 Changement des actions sur un modèle existant 1. Choisir le modèle d actions 4. Lorsque tous les changements sont effectués, cliquer sur le bouton Sauver 2. Les actions s inversent en cliquant sur Oui ou Non Il est d usage de rendre l action identique entre Visible et Active 3. Pour valider, cliquer sur la première colonne d une action 16

17 Création d un nouveau modèle d actions 1. Clic droit dans la liste des modèles d actions 2. Choisir Ajouter 3. Taper le nom de la nouvelle clé ex : Comptabilité 4. Cliquer sur le bouton Ok 17

18 Les filtres 18

19 Les filtres Un filtre permet de définir pour chaque utilisateur : - un modèle de droits, qui correspond à ce qu'il a le droit de faire - un modèle de filtres, qui correspond à ce qu'il a le droit de voir. Un utilisateur auquel un filtre est affecté ne voit que ce qui est définit dans ce filtre. Le paramétrage des filtres s'effectue en ouvrant le menu <Outils> <Maintenance> <Paramètres>, onglet <Filtres>. 19

20 Les filtres Création d un filtre <Outils> <Maintenance> <Paramètres>, onglet <Filtres>. 1. Clic droit 2. Ajouter 3. Taper le nom de la clé 4. valider 20

21 Les filtres Création de la Matrice La création de la Matrice permet ensuite de placer les filtres 1. Ajouter 2. Taper le nom 3. Valider 4. Editer 21

22 Les filtres Choix des Permissions Les permissions par défaut de la matrice seront prises en compte en premier. Choisir les permissions par défaut 22

23 Les filtres Le filtre Les filtres s ajoutent niveau par niveau en accordant les permissions 1. Clic droit - Ajouter 5. Sauver 2. Saisir le texte du filtre 3. Renseigner le type et les permissions 6. valider 4. Ok 23

24 Les filtres Attacher la Matrice 1. Sélectionner la matrice 2. Sauver 24

25 Les filtres Attacher le filtre à l utilisateur 1. Ouvrir l onglet Utilisateur 2. Double clic sur l Utilisateur 5. Résultat 3. Cliquer pour attacher le filtre 4. Valider 1 Pour valider toutes les étapes Quitter et rouvrir Novaxel en mode Administrateur 2 L utilisateur se connecte à Novaxel avec son code et son mot de passe 25

26 Les filtres Résumé des étapes à suivre Création du nom du Filtre Création de la Matrice Choix des Permissions de la Matrice Création du filtre Attache de la Matrice Attache du filtre à l Utilisateur c c 26

27 Les métadonnées 27

28 Les métadonnées Une métadonnée est un marqueur qui reste attaché au niveau affecté (document).. Une métadonnée permet de créer une infinité de critères de recherches et de classement à chaque niveau du plan de classement. Une métadonnée peut être affectée à un utilisateur ou à un groupe d utilisateurs. Par exemple, la date de validité d un document, la fin d un contrat 28

29 Les métadonnées Paramétrage A partir du menu de Novaxel <Outils> <Maintenance> <Gestion du Dictionnaire de Métadonnées> de Novaxel, onglet <Configuration> Processus 1 Le terme Métadonnées est ajouté au menu 1. Onglet Configuration 2. Onglet Bibliothèque 3. Clic droit dans la partie droite de la fenêtre 4. <Ajouter> 5. Taper METADONNEE 6. Valider 7. Clic sur METADONNEE 8. Taper Ok 29

30 Les métadonnées Création A partir du module Administration <Outils> <Maintenance> <Paramètres> de Novaxel, onglet <Configuration> Processus 1 Ajout de Menus 1. Onglet Actions 2. Action AMetadonnee 3. Clic sur non 4. Bascule en oui 5. Action GMetaDonnee Non -> Oui 6. Idem GMetaDonnee 7. Sauver

31 Les métadonnées gestion du dictionnaire A partir du menu de Novaxel <Outils> <Maintenance> <Gestion des Métadonnées> 31

32 Les métadonnées gestion du dictionnaire A partir du menu de Novaxel <Outils> <Maintenance> <Gestion des Métadonnées> Processus 1. Ajouter 2. Taper le nom de la Section 3. Taper le nom 4. Choisir le type 5. Taper la liste 6. Sauver Taper la liste 32

33 Les métadonnées utilisation du dictionnaire A partir de la bibliothèque de Novaxel Double clic

34 Les métadonnées utilisation du dictionnaire A partir de la bibliothèque de Novaxel 1 Double clic 34

35 Les métadonnées utilisation du dictionnaire A partir de la bibliothèque de Novaxel

36 Les métadonnées utilisation du dictionnaire A partir de la bibliothèque de Novaxel 6 36

37 Filtrer la saisie dans les niveaux de classement 37

38 Filtrer la saisie Dans chaque colonne de classement, la frappe des premiers caractères permet de trouver la première occurrence comportant cette suite de caractères. Par contre, l option «filtrer la saisie» permet de visualiser exclusivement les lignes qui comportent cette chaîne de caractères. Par exemple, si «F» est recherché dans le rayon Fournisseurs, seuls ceux commençant par la lettre F seront affichés. 38

39 Filtrer la saisie Mise en place 1. Cochez le niveau 2. Cliquez 39

40 Filtrer la saisie Résultat 3. Positionnez-vous dans la colonne 40

41 Filtrer la saisie Résultat 4. Tapez dans la colonne La sélection est immédiate 41

42 Le traitement de documents 42

43 Le traitement des documents Rappel : suppression d un document 1. Cliquez droit 3. Le fichier est barré

44 Restauration d un document 3. Le fichier est restauré 1. Cliquez droit 2 Info : renommez le fichier si vous souhaitez supprimer le tag de restauration 3 44

45 Le traitement des documents La purge La purge est une opération irréversible qui permet de supprimer en une seule opération aussi bien des niveaux de classement AVEC tous les documents classés que des documents préalablement supprimés. Il est conseillé de faire une sélection sur le critère de date pour conserver les documents classés depuis quelques mois Lancez la recherche Choisissez dans les Options avancées le critère Supprimés Sélectionnez «Traitements» onglet «Suppression» 45

46 La purge 3. Le fichier est définitivement supprimé 1. Cliquez droit

47 Purge des documents supprimés

48 Purge des documents supprimés La liste des fichiers supprimés s affiche 48

49 Purge des documents supprimés Cliquez Permet de vérifier que la liste est vide

50 Export base 1 vers base 2 50

51 Export de dossiers base 1 vers base 2 1. Dans base 1 Effectuer une recherche de l élément à exporter et préciser «Dossier» Exemple : toute l armoire Social/RH 51

52 Export de dossiers base 1 vers base 2 2. Cliquer sur l onglet [Envoyer] et renseigner les éléments pointés (de 1 à 4) 3. Valider par [Ok]

53 Import de dossiers base 2 4. Dans base 2 A partir du menu principal, choisir [Fichier] [Importer des dossiers Novaxel] 53

54 Import de dossiers base 2 5. Renseigner le chemin 6. Valider 54

55 Import de dossiers base 2 5. La liste des fichiers s affiche 6. Sélectionner les options 7. Valider par [Ok] 8. La structure à partir de l armoire est réimportée ainsi que tous les fichiers 9. Détruire les dossiers copiés de la base 1 55

56 Les options d interface 56

57 La gestion des couleurs La gestion des couleurs permet de visualiser le classement, structure ou documents relié à des codes couleur. Il est souvent utilisé pour conserver des codes couleur déjà existants dans l entreprise. Nous allons colorier en vert le client Touplastic ainsi tous les dossiers contenant «factures». 57

58 Gestion des couleurs - Affecter Cliquez le menu Outils puis Règles des couleurs 2. Choisissez 3. Sélectionnez le niveau 1. Cliquez 58

59 Gestion des couleurs 4. Cliquez 5. Cliquez 59

60 Gestion des couleurs 7. Choisissez 8. Sélectionnez 9. Choisissez 6. Cliquez 10. Sauvez 60

61 Gestion des couleurs - Résultats 61

62 La panière publique 62

63 La panière publique La panière publique permet de conserver les documents scannés pour un classement ultérieur dans les dossiers. Elle est accessible à l ensemble des utilisateurs suivant les droits Windows accordés. Procédure 1. Choisir l icône panière du menu principal 2. Clic droit 3. Valider Résultat Choix du dossier Windows Permet d ouvrir les sous-dossiers de Windows 63

64 Les tampons 64

65 Les tampons Les tampons se positionnent sur tout document PDF interne. Ils évitent plusieurs opérations telles que la réimpression, le scan et le classement du document. 1. Choisir dans la liste 2. Cliquer dans le document Le Gestionnaire peut créer un tampon à partir d une image numérisée ou par découpage d une image scannée; il suffit de l ajouter dans la liste. 65

66 Créer et affecter un tampon Procédure : 3 phases 1. Sélection du groupe 2. Création du nom 3. Choix de l image Ouvrir le Menu Outils Maintenance Gestion des tampons 1. Choisir l utilisateur ou le groupe 2. Cliquer pour créer un nouveau tampon 3. Sélectionner le fichier image 66

67 Paramétrer les tampons Le paramétrage permet de positionner l image dans le PDF, de déterminer sa taille, d ajouter des variables (par exemple la date) %DATE% Ajout de variable Pour valider 67

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