Les fonds de l Enregistrement et du Timbre (sous-série 3Q)

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1 Les fonds de l Enregistrement et du Timbre (sous-série 3Q) Présentation du producteur : Les droits d enregistrement sont crées officiellement par les lois du 5 et 19 décembre 1790 mais ils ne prennent effet que l année suivante avec le décret-loi des mai Le service correspondant remplace le Contrôle des actes (sous-série 2C). S il existe une réelle continuité entre ces deux administrations, leurs organisations administratives sont très proches, et peu de bureaux entre le passage d une institution à l autre sont clos, de sorte qu il est souvent difficile de faire la part entre les productions de l Enregistrement et du Contrôle des actes à la fin du 18 e siècle. Ainsi, vous trouverez régulièrement des registres qui peuvent remonter jusqu en 1780, voire au-delà, dans cet instrument de recherche. Aujourd hui, ce droit de mutation sur le capital mobilier et immobilier est perçu par les centres des impôts. L administration de l Enregistrement est répartie en 30 bureaux, plus ou moins récents, créés entre 1800 et 1940, sur le département : Arthez-de-Béarn, Arudy, Arzacq, Bayonne, Bedous, Biarritz, Bidache, Garlin, Garos, Hasparren, Labastide- Clairence, Lagor, Lembeye, Lescar, Mauléon, Monein, Morlàas, Navarrenx, Nay, Oloron, Orthez, Pau, Pontacq, Saint-Jean-de-Luz, Saint-Jean-Pied-de-Port, Saint- Palais, Salies-de-Béarn, Sauveterre, Thèze et Ustaritz. Présentation du fonds : L Enregistrement est une formalité qui a pour but d éviter les falsifications sur les actes passés devant notaire ou sous seing privé et ainsi préserver les intérêts des individus et de l administration. Les fonds de l Enregistrement et du Timbre présentent un intérêt primordial pour l histoire économique ainsi que celle des familles du 18 e au 20 e siècle. La formalité de l enregistrement est la retranscription partielle ou totale des actes civils, judiciaires ou extrajudiciaires et des déclarations de mutations, dans des registres publics afin de les authentifier, moyennant une taxe au profit du Trésor public. Ces fonds fiscaux, parmi les plus importants conservés dans le département, représentent plus de 400 ml et registres. Les documents produits par l Enregistrement sont de deux types : les registres de formalité où sont transcrits les actes et les instruments de recherche (tables, sommiers, répertoires et fichiers) qui permettent de naviguer dans les registres de formalité. De 1791 à 1824, les instruments de recherche sont identiques à ceux utilisés lors de l Ancien Régime avec le contrôle des actes. En 1825, le nombre de tables commence à diminuer en raison de regroupement de certaines typologies. En 1866, la totalité des tables, à l exception des tables des successions et absences et des baux écrits,

2 est supprimée au profit du répertoire général. Le répertoire général est accompagné de fichiers mobiles qui permettent d effectuer des recherches. Pour plus d informations : cf. tableau des instruments de recherche. La tenue des registres de formalités de l Enregistrement est identique à celle du Contrôle. Jusqu en 1947, les registres sont distincts selon la nature des actes, civils, privés, judiciaires, etc. À partir du 24 mars 1947, il n existe plus que deux registres spécifiques, les baux sous seing privé et les actes d huissiers. Tous les autres types d actes sont regroupés dans un même registre de formalité. Pour plus d informations : cf. tableau des registres de formalité. Historique de la conservation : Nous ne connaissons pas la date exacte de l arrivée des premiers versements de l Enregistrement. On peut supposer qu ils sont entrés aux Archives Départementales aux mêmes dates que les versements du Contrôle des actes, entre 1900 et Le bureau de Pau fut par la suite le premier à verser ses archives en Les bureaux de Lembeye, Morlaàs et Pontacq le suivent de 1934 à Les autres versements s égrènent de 1945 à Cependant, nous pouvons affirmer que la grande majorité des documents conservés aujourd hui a été versée entre 1974 et Les fonds de l Enregistrement ont subi un lourd sinistre lors de l incendie des Archives départementales du 20 novembre La quasi totalité des fonds du Domaine conservés alors a été détruite par les flammes. Par chance, à cette époque, peu de bureaux avaient commencé, semble-t-il, à verser les documents les plus récents. Très rares, également, sont les documents de l administration en tant que telle qui ont pu survivre aux aléas du temps. Le fonds se compose ainsi pour l essentiel des registres de formalité et de leurs instruments de recherche. Cette lacune importante explique notre absence de connaissance précise sur le fonctionnement de ces services. À l occasion de l arrivée des nouveaux versements des bureaux de Bayonne et Biarritz en 2011, les Archives départementales ont pris la décision de transférer les registres et fichiers des bureaux de Bayonne, Biarritz, Bidache, Hasparren, Labastide- Clairence, Mauléon, Saint-Jean-de-Luz, Saint-Jean-Pied-de-Port, Saint-Palais et Ustaritz sur le second site de conservation, le pôle d archives de Bayonne et du Pays basque. Mode de classement : Le premier traitement des fonds de l Enregistrement et du Timbre (sous-série 3Q) a été effectué en 1950 par Pierre Bayaud à l occasion du classement des Domaines

3 (série Q) et du Contrôles des actes (sous-série 2C). Ce travail avait fait l objet d un répertoire numérique imprimé où la présentation des fonds mêlait les formalités du contrôle et de l enregistrement. À l époque, il avait été choisi de coter les documents de façon discontinue à l exemple du traitement appliqué aux fonds des administrations et juridictions de la période révolutionnaire (série L). Ainsi de la soussérie 1 Q à 20 Q était classé le fonds de la Préfecture et de 21 Q à 309 Q, les registres de formalité. Dans les années 1990, les fonds versés par les bureaux de l enregistrement du département depuis leurs créations en 1791 ayant pris de l ampleur, les Archives départementales décidèrent de les répertorier de façon provisoire en respectant la logique précédente. Ce travail a fait l objet d un répertoire numérique dactylographié disponible en salle de lecture. Les fonds versés par la suite furent systématiquement intégrés aux fonds contemporains (série W) dans le respect de la césure de En 2011, les bureaux de l Enregistrement du Pays basque, Bayonne et Biarritz, ont versé les derniers registres des fonds de la première moitié du 20 e siècle de cette administration. Compte tenu de l état matériel et intellectuel des fonds et dans l intérêt des chercheurs, les Archives départementales ont décidé de recoter l ensemble des documents sous une même sous série, 3Q, afin de redonner une unité à cette administration. En application de la circulaire des Archives de France AD 98-8 du 18 décembre 1998 relative au cadre de classement des Archives départementales, les limites chronologiques de l inventaire ont été repoussées après Ainsi, afin de respecter la production des documents et l organisation de cette administration, la sous-série est close entre 1970 et 1980, selon les bureaux. Ceci correspond à l application d une réforme en profondeur des droits de l enregistrement résultant de la loi du 26 décembre La sous-série 3Q regroupe l ensemble des documents produits par l administration de l Enregistrement et du Timbre. Cet instrument de recherche recense, bureau par bureau, l ensemble des tables, fichiers et registres de formalité conservés aux. Le premier fonds, 3Q1, correspond au fonds de la préfecture, puis suivent les 29 bureaux dans l ordre alphabétique, d Arthez-de-Béarn à Ustaritz. Chaque bureau est classé selon la même logique. En premier apparaissent les instruments de recherche, les tables, les fichiers et le répertoire général suivant un ordonnancement précis : 1. Tables des décès 2. Tables des successions puis fiches décès 3. Tables des testaments 4. Tables des contrats de mariage 5. Tables des tutelles, des curatelles, et des dots 6. Tables des donations 7. Tables des partages 8. Tables des copartageants 9. Tables des baux 10. Tables des acquéreurs 11. Tables des vendeurs 12. Répertoire général 13. Fichier mobile (morts) 14. Fichier mobile (mortsvivants) 15. Bordereaux des actes déposés 16. Comptes des notaires et bordereaux des pièces déposées 17. Sommiers

4 Afin, de faciliter la recherche, les dates ont été précisées dans les intitulés soit entre crochet pour les dates extrêmes incertaines, soit entre parenthèses pour les dates avérées. En second, se présentent les registres de formalité selon l organisation suivante : 1. Actes civils publics, puis extraits d actes 2. Actes sous seing privé 3. Mutations de fonds de commerce 4. Actes sous seing privé déposés 5. Baux sous seing privé 6. Baux sous seing privé déposés 7. Actes judiciaires 8. Actes extrajudiciaires 9. Présentations des demandeurs et des défendeurs 10. Déclarations de mutations par décès, puis successions 11. Déclarations de mutations par décès (extérieur) 12. Renvois

5 L ensemble de ces typologies n a pas été conservé dans son intégralité pour chacun des bureaux de l enregistrement du département. Lors du traitement, nous avons constaté de nombreuses lacunes.

6 Les tables Noms génériques Utilisation Décès et des successions Testaments Partages Copartageants Tutelles et curatelles Donations Contrats de mariage et des dots Baux Vendeurs et acquéreurs Elles renvoient aux registres de mutations par décès Touts les actes sauf mutations par décès Partages passés devant notaire ou sous seing privé Elles renvoient aux tales des partages. Enfants mineurs ou émancipés Elles renvoient aux tables de décès Elles servent à relever tous les baux des biens immeubles, à ferme ou à loyer Il existe 14 tables, héritées du contrôle des actes. Elles sont souvent tenues en continu. Tables des testaments non enregistrés Tables des testaments contrôlés puis enregistrés Tables des donations et dispositions éventuelles Tables des partages Tables des copartageants Tables des tutelles et curatelles Tables des donations et autres dispositions éventuelles Tables des contrats de mariage Tables des baux de toute nature Tables des baux à ferme et à loyer Tables des baux écrits Tables des vendeurs et précédents possesseurs Tables des acquéreurs et nouveaux possesseurs L instruction du 10 novembre 1824, appliquée à partir du 1 er janvier 1825, réduit considérablement le nombre de tables. Tables des successions et absences Tables des testaments, donations et dispositions Tables des contrats de mariage Tables des vendeurs et nouveaux possesseurs Tables acquéreurs et nouveaux possesseurs L instruction du 29 novembre 1865 appliquée à partir du 1 er janvier 1866, instaure le répertoire général. Suppression en 1825 Suppression en 1825 Suppression en 1825 Suppression en 1825 Répertoire général Répertoire général et fichier mobile (sommier) Tables des baux Répertoire général et fichier mobile

7 Les registres de Formalités Registres de formalité et actes déposés Contenu Evolution 1947 Actes civils publics Actes des notaires, de l'administration ou établissements publics. Attention, il y a également les actes sous seing privé jusqu'au 30 ventôses An VII Actes sous seing privé PV dressés entre particulier en qualités d'experts, déclarations de mutations entre vifs de propriétés et biens immeubles sans convention écrite, baux, affiches, annonces, pouvoirs, commissions, soumissions, polices d'assurances, procurations, actes de société, inventaires de meubles, brevets d'apprentissage, copte de tutelle, nomination degardes... Création de la formalité à partir du 1er germinal An VII Il n'existent plus que deux registres spécialisé (circulaire du 24 mars 1947): le premier pour les baux sous seing privé et le second pour les actes d'huissiers. L ensemble des autres types d'actes est inscrit sur un registre standard (circulaire du 20 mars 1943). Baux sous seing privé Actes judiciaires Locations verbales, mutations de fonds de commerce et clientèles (1886) Actes des magistrats, avoués et greffiers en matière de justice civile, criminelle, correctionnelle et simple police. Création du registre séparé des actes sous seing privé en 1871 En 1864, distinction entre les registres des cours et tribunaux civils et de commerces et les registres des tribunaux de police correctionnelle et de simple police, de justice de paix et des conseils de prud'hommes, des actes d'avoués et la recette des amendes de consignation Actes extrajudiciaires Actes d'huissiers, de commissaires priseurs, gardes assermentés qui ont le pouvoir de faire des exploits, des significations, des PV. Déclarations de mutation par décès Successions en ligne directe ou collatérales Actes déposés Actes sous seing privé déposés dans les bureaux de l'enregistrement pour être authentifiés Registres de présentation des défendeurs et des demandeurs Présentation des défendeurs et des demandeurs dans les cours et juridictions Les actes étaient enregistrés avec les actes civils jusqu'au 1er germinal An VII, La fréquence de ces registres s'accroît en Création en 1918

8 Appellation des instruments de recherche de l'enregistrement Tables des décès Tables alphabétiques des extraits mortuaires [,,,] classées par localisation Tables alphabétiques des extraits de sépulture, ensemble des personnes réputées mortes par une longue absence Table des extraits de sépulture Table des décès et absences constatés par jugement Table alphabétique des décès Table des décès Tables des inventaires après décès Tables alphabétique des appositions et levées de scellés Tables des successions Table alphabétique des mutations arrivées par successions collatérales Table alphabétique des successions et dispositions éventuelles dont les droits ont été acquittés Table alphabétique des successions et absences Fiche de décès Tabes des Testaments Table alphabétique des testaments non enregistrés Table alphabétique des testaments enregistrés/contrôlés (tables des testateurs) Table alphabétique des testaments donations à cause de mort et codicilles enregistrés Table alphabétique des testaments, donations et dispositions éventuelles Table alphabétique des usufruitiers Tables des contrats de mariages Table des tutelles, des curatelles, et des dots (tables des enfants mineurs ou émancipés) Table des tutelles, des curatelles, et des dots Table des dots Table des donations Table des donations entre vifs Table alphabétique des donations mutuelles Table alphabétique des donations et autres dispositions éventuelles Table des partages Table des copartageants Tables des baux Tables des baux des biens de gens de mainmorte Tables alphabétique des baux de toute nature des biens appartenant aux laïcs Tables des baux de toute nature

9 Tables alphabétiques des baux à ferme et à loyer Table des baux écrits Tables des acquéreurs Tables des acquéreurs Tables alphabétique des nouveaux possesseurs des immeubles réels et fictifs Tables alphabétique des acquéreurs et des nouveaux possesseurs Tables des vendeurs Tables des vendeurs Tables alphabétique des vendeurs pour constater les mutations d'immeubles réels Tables alphabétiques des vendeurs et précédents possesseurs Tables des créances des hypothécaires Sommiers (exemples courants) Sommier des mercuriales Sommier de surséances Sommier de surséances indéfinies Sommier pour le recouvrement de l'impôt direct sur le revenu des valeurs mobilières Sommier des droits de bail à recouvrer Sommier des droits en surveillances Sommier des droits et produits constatés à recouvrer Sommier des surveillances Sommier des découvertes Sommier des découvertes concernant l'impôt de solidarité nationale Fichiers mobiles : A la clôture du compte, les dates de décès et de déclaration de successions étaient inscrites sur la fiche et celle-ci était retirée du fichier précédant pour alimenter le fichier cimetière Fichier mobile des personnes vivantes (actif) Fichier cimetière (passif) Bordereaux d'enregistrement des actes des notaires et des huissiers (à partir de 1951). Appellation des registres de formalité de l'enregistrement Actes civils publics : : les actes sous seing privé sont compris dans les actes civils publics jusqu'au 1er germinal an VII. Actes civils publics Extraits d'actes

10 Actes sous seing privés : les actes sous seing privé sont séparés des ACP à partir du 1er germinal en VII, La forme de l enregistrement de ces actes est variable, et peut aller d une transcription entière à une analyse sommaire. La transcription littérale fut supprimée par l'instruction du 25 février 1839, sauf pour les actes sous seing privé déposés chez les notaires ou annexés à des minutes, puis entièrement par celle du 31 décembre Actes sous seing privés Actes sous seing privé à caractère judiciaire, billet à ordre, lettre de change Actes sous seing privés déposés Baux sous seing privé : les baux d immeubles sous seing privé étaient enregistrés avec les actes sous seing privé jusqu en A partir de cette année fut créée une catégorie de registres de formalité destinés à l enregistrement de ces actes. Après 1886 on y enregistra les locations verbales et les mutations de fonds de commerce et de clientèle. Baux sous seing privé Baux sous seing privé déposés Baux d immeubles sous seing privés Baux d immeubles sous seing privés déposés Mutations de fonds de commerce ou de clientèle Location verbale Actes judiciaires Jugements et actes faits à l'audience ou au greffe Actes des justices de paix Actes des justices de paix et des tribunaux Actes, arrêts et jugements des cours et des tribunaux civils et de commerce Amendes de consignation Actes de jugements des tribunaux de police correctionnelle et de simple police, des justices de paix, des conseils des prud'hommes et des conseils de discipline de la garde nationale Actes de jugements des tribunaux de police correctionnelle et de simple police, des justices de paix et des conseils des prud'hommes Actes de jugements des tribunaux de police correctionnelle et de simple police, des justices de paix et des conseils des prud'hommes, amendes de consignation Actes de jugements des tribunaux de police correctionnelle et de simple police, des justices de paix et des conseils des prud'hommes. Actes présentés à la formalités des avoués. Amendes de consignation Présentations des demandeurs et des défendeurs Actes extrajudiciaires Actes des huissiers et autres officiers minitériels Déclaration des mutations par décès Déclaration des mutations par décès Pièces à l'appui des mutations par décès Successions Déclaration des mutations par décès (bureau extérieur)

11 Renvois (actes déposés) : cette pratique semble s être introduite vers Les renvois sont des avis d enregistrement d actes d un bureau de l enregistrement extérieur au domicile d une des parties en cause dans l acte.