RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX SUR L ADMINISTRATION PORTUAIRE DE MONTRÉAL

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1 PRÉSENTATION D INFO SOURCE Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux fournit de l information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l accès à l information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il donne aux personnes et aux employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents afin de : leur donner accès aux renseignements personnels les concernant et qui sont détenus par les institutions fédérales visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels; les aider à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Un accès central permet de consulter l avant-propos d Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux et la liste des institutions assujetties à la Loi sur l accès à l information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Loi sur l accès à l information et à Loi sur la protection des renseignements personnels confèrent au président du Conseil du Trésor (à titre de ministre responsable) les responsabilités générales pour ce qui est de l administration pangouvernementale de ces deux lois. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX SUR L ADMINISTRATION PORTUAIRE DE MONTRÉAL HISTORIQUE Le 1er mars 1999, en vertu de la nouvelle Loi maritime du Canada, la Société du port de Montréal a changé de nom et de statut et est devenue l'administration portuaire de Montréal (APM). Le passage de la Société du port de Montréal à l'administration portuaire de Montréal est facilité par le fait que l'entreprise exerçait déjà ses activités de façon commerciale, efficace et rentable depuis au moins sa fondation en tant que société portuaire locale en 1983 et selon la Loi sur la Société canadienne des ports. Cette dernière venait remplacer la Loi sur le Conseil des ports nationaux de 1936, la Loi sur les ports et jetées de l'état et la Loi sur les commissions de port de 1964.

2 L APM rend des comptes au Parlement par l intermédiaire du ministre des Transports. RESPONSABILITÉS L'APM construit et entretient des infrastructures qu'elle loue à des entreprises de manutention privées. Elle exploite elle-même sa gare maritime et son réseau ferroviaire qui, avec plus de 100 km de voies ferrées, permet aux chemins de fer transcontinentaux d'avoir accès à presque tous ses postes à quai. La mission de l'apm est de gérer efficacement les infrastructures de l'apm et de favoriser le développement des activités de transport et logistique de ses clients, afin de promouvoir le commerce et de contribuer à la prospérité du Grand Montréal et du Canada dans le respect de l'environnement. Dans le cadre de cette mission, l'apm s'est donnée comme vision d'être la porte d'entrée maritime de choix du continent nord-américain, fiable et sécuritaire, offrant à ses clients l'ensemble des services intégrés compétitifs mis en oeuvre par une organisation ouverte et dédiée. FONCTIONS, PROGRAMMES ET ACTIVITÉS DE L INSTITUTION 1) Construction et entretien des infrastructures L APM investit dans la construction et l entretien des infrastructures portuaires afin de les améliorer. Les services de l entretien et de l ingénierie procèdent à d importants travaux sur le réseau ferroviaire, sur les quais et sur les terminaux afin d accroître l efficacité des installations et de répondre aux besoins des locataires de l APM. 2) Location des infrastructures à des opérateurs de terminaux L APM loue ses infrastructures telles que les terminaux à conteneurs, terminaux pour vrac solide et liquide et terminal céréalier à des compagnies privées de manutention qui opèrent ses terminaux à longueur d année. 3) Exploitation d un service ferroviaire L APM exploite son propre service ferroviaire, qui compte presque 100 kilomètres de voies ferrées le long des quais et directement sur les terminaux, ainsi que six locomotives. Ce réseau est relié aux entrées des compagnies ferroviaires Canadien National (CN) et Canadien Pacific (CP).

3 4) Croisières L APM exploite la gare maritime Iberville sur la Jetée Alexandra, qui reçoit les passagers et les membres d équipage des navires de croisières. FONDS DE RENSEIGNEMENTS Croissance et développement Description : La vice-présidence, Croissance et développement est responsable des activités suivantes : développement des marchés, affaires commerciales et promotion, recherche économique et analyse, communications, information, relations médiatiques, événements spéciaux et publicité. Types de documents : Marketing, commercialisation, promotion du port, services d'information, études économiques, tarifs, statistiques. Numéro du dossier : APM MED 010 Plaintes, interventions et demandes de renseignements Description : Ce fichier contient les coordonnées des personnes qui présentent une plainte ou soumettent des observations à l'apm au sujet de toute question sous sa juridiction. Il contient les noms et adresses des personnes qui soumettent des demandes ou des observations. Il peut également contenir des pétitions soumises par des groupes de citoyens. But : Ce fichier sert à conserver les données sur les plaintes, observations et demandes faites à l'apm. Usages compatibles : Donner suite aux plaintes et demandes de renseignements et fournir des informations statistiques. Normes de conservation et de destruction : Ces dossiers sont conservés pendant 1 an et sont détruits. No. ADD : 2002/001 Renvoi au document no. : APM MED 010 Enregistrement (SCT) : Numéro de fichier : APM PPU 035 Direction générale et Affaires juridiques et secrétariat Description : La Loi maritime du Canada crée un nouvel environnement et une nouvelle façon de faire des affaires pour les grands ports du Canada. À titre d'administration portuaire canadienne (APC), l'apm bénéficie des outils nécessaires pour conclure ses transactions d'une manière commerciale, efficace et opportune. Ne faisant désormais plus partie de la Société canadienne des ports, l'apm jouit d'une autonomie et d'une latitude beaucoup plus grande pour fonctionner selon des principes commerciaux et pour prendre des décisions

4 d'investissement à l'avantage de l'ensemble du port. Types de documents : Lois et règlements, associations et comités, réunions, affaires juridiques. Numéro du dossier : APM AJS 005 Accidents et indemnités Description : Ce fichier renferme les rapports d'accidents et d'enquêtes et les demandes d'indemnités, les noms et adresses des firmes ou des personnes impliquées dans un accident ou qui réclament des indemnités. But : Ce fichier sert à conserver les données sur les demandes d'indemnités faites par ou contre l'apm. Usages compatibles : Autoriser ou déterminer les montants dus à l'apm ou réclamés par elle dans les cas de pertes ou de dommages. Normes de conservation et de destruction : Les dossiers accidents sont détruits 6 ans après l'expiration de toutes mesures. No. ADD : 2002/001 Renvoi au document no. : APM AJS 005 Enregistrement (SCT) : Numéro de fichier : APM PPU 005 Biens immobiliers Description : Ce fichier renferme des données sur les propriétés expropriées, achetées, louées ou concédées, les rapports d'évaluation, les noms et adresses des personnes ou sociétés, la détermination des loyers, des données sur les servitudes foncières. Ce fichier peut également contenir des informations personnelles sur les propriétaires des Biens immobiliers dont l'apm envisage l'acquisition; noms, adresses, numéros de téléphone, photographies des propriétés, informations sur les hypothèques et autres créances. But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements pour l'administration des activités de location, vente, cession et acquisition de Biens immobiliers; de conserver un répertoire des installations et Biens immobiliers disponibles. Usages compatibles : Étayer les décisions relatives à la location et aux transactions immobilières. Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont détruits 3 ans après la vente, le transfert, l'expiration du bail ou du droit en cause. No. ADD : 2002/001 Renvoi au document no. : APM AJS 005 Enregistrement (SCT) : Numéro de fichier : APM PPU 010 Comptes à payer et comptes à recevoir Description : Ce fichier renferme des données sur les documents

5 afférents aux achats, ventes et services tels que les noms, adresses et numéros de téléphone des fournisseurs et clients. Ce fichier peut également contenir des données obtenues lors d'enquêtes pour établir la marge de crédit de clients. But : Ce fichier sert à conserver les données sur le règlement des comptes des fournisseurs et clients, sur le versement des avances et le remboursement de frais de voyage aux employés de l'apm. Usages compatibles : Justifier les sommes versées à des particuliers ou à des entreprises ou reçues de ces derniers. Préparer des rapports faisant état des dépenses et revenus. Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés durant 6 années financières, puis sont détruits. No. ADD : 99/004 Renvoi au document no. : APM AJS 005 Enregistrement (SCT) : Numéro de fichier : APM PPU 015 Contrats de services et achats Description : Ce fichier peut contenir des commandes de fournitures, une estimation du coût des projets, incluant les cahiers des charges, les appels d'offres, les soumissions reçues et les contrats. Ce fichier peut contenir des renseignements sur les particuliers et sur les entreprises offrant des biens ou des services ou à qui des contrats ont été accordés. Il contient des noms et adresses, des données tirées des curriculum vitae accompagnant des offres de services. But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements sur les personnes et les entreprises offrant ou fournissant des biens ou des services à l'apm ou étant sous contrat avec l'apm. Ce fichier contient plus particulièrement des données sur les appels d'offres ou l'attribution des commandes d'achats ou de fourniture de marchandises, de matériaux et d'équipement. Usages compatibles : Contrôler les paiements pour les fournitures et services reçus. Ils peuvent servir de référence pour effectuer d'autres acquisitions ou contrats. Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant 6 ans après l'expiration et le non-renouvellement, puis sont détruits. No. ADD : 99/006 Renvoi au document no. : APM AJS 005 Enregistrement (SCT) : Numéro de fichier : APM PPU 020 Demandes de consultation de dossiers Description : Ce fichier contient les demandes d'information d'individus

6 en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. But : Le fichier a pour but de documenter le traitement des demandes et de faire rapport du nombre de celles-ci aux fins de statistiques. Usages compatibles : Étayer l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels et sur celle de l'accès à l'information. Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés 2 ans après le règlement, puis sont détruits. No. ADD : 98/001 Renvoi au document no. : APM AJS 005 Enregistrement (SCT) : Numéro de fichier : APM PPU 022 Dossiers juridiques Description : Ce fichier contient des renseignements sur un ensemble de dossiers se rapportant à des questions juridiques relevant de l'apm. Il comprend des opinions juridiques, des documents concernant des poursuites, saisies, des dossiers de recouvrement et d'autres documents de pareille nature. But : Les données conservées dans ce fichier sont utilisées aux fins de l'application tant des lois fédérales que des règlements de l'apm. Ce fichier a pour but de compiler des données sur les questions légales concernant l'apm. Usages compatibles : Étayer les actions prises dans le règlement des cas litigieux, dans les poursuites et toute autre affaire juridique, le tout en conformité avec les lois fédérales et les règlements de l'apm. Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont détruits 6 ans après l'expiration de toutes mesures. No. ADD : 2002/001 Renvoi au document no. : APM AJS 005 Enregistrement (SCT) : Numéro de fichier : APM PPU 030 Opérations Description : La construction et l'entretien des infrastructures ou des installations du port relèvent des Opérations. L'APM exploite elle-même sa gare maritime, le réseau ferroviaire qui dessert presque tous ses postes à quai et son service de capitainerie. Mais elle loue ses autres installations à des entreprises privées spécialisées dans la manutention de marchandises. Elle offre des services à sa clientèle de première ligne - transporteurs maritimes et entrepreneurs en manutention - et elle multiplie les initiatives pour accroître et faire valoir les avantages du port de Montréal sur la concurrence. Types de documents : Terminaux à conteneurs, dragage, ingénierie, environnement, navigation, gare maritime, réseau ferroviaire, entretien et

7 réparation des édifices et installations portuaires, navires, niveaux d'eau, manutention de marchandises, sûreté, prévention des incendies. Numéro du dossier : APM EXP 015 Demandes d'emploi Description : Ce fichier contient des formulaires de demandes d'emplois, des réponses à ces demandes et des curriculum vitae. But : Ce fichier a pour but de conserver les Demandes d'emploi. Usages compatibles : Fournir la documentation et les renseignements utilisés pour combler les postes. Normes de conservation et de destruction : Ces dossiers sont conservés 2 ans après expiration de la liste d'éligibilité d'une action de dotation ou après la dernière consultation à des fins administratives, puis sont détruits. No. ADD : 98/005 Renvoi au document no. : APM EXP 015 Enregistrement (SCT) : Numéro de fichier : APM PPU 025 Permis, laissez-passer et cartes d'accès Description : Ce fichier contient les demandes de permis ou d'accès et la correspondance concernant le stationnement de véhicules sur les lieux appartenant à l'apm. Il contient également des demandes de visites et de permis de circuler sur le territoire portuaire. Il contient les noms et coordonnées des demandeurs. But : Ce fichier sert à conserver les données sur les demandes d'accès, de visites et permis de circuler ou de stationner. Usages compatibles : Donner suite à ces demandes. Normes de conservation et de destruction : Ces dossiers sont conservés 2 ans après expiration, puis sont détruits. No. ADD : 98/001 Renvoi au document no. : APM EXP 015 Enregistrement (SCT) : Numéro de fichier : APM PPU 040 Plan d'urgence Description : Ce fichier contient des renseignements sur les politiques et plans visant à permettre la poursuite des activités de l'apm en tout temps, y compris les noms, adresses, numéros de téléphone et autres coordonnées des personnes à contacter en situation d'urgence. But : Ce fichier sert à conserver les données sur les mesures d'urgence. Usages compatibles : Planifier et organiser les mesures d'urgence et tenir à jour les listes téléphoniques courantes.

8 Normes de conservation et de destruction : Ces dossiers doivent être conservés jusqu'à l'expiration ou le remplacement des plans d'urgence et des listes téléphoniques. No. ADD : 98/001 Renvoi au document no. : APM NDP 931 Enregistrement (SCT) : Numéro de fichier : APM PPU 045 SERVICES INTERNES Les services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation et non celles fournies à un programme particulier. Acquisitions Activités mises en œuvre dans de but de se procurer les biens et les services requis pour répondre à une demande dûment remplie (y compris une définition complète et précise des exigences et la garantie que les fonds sont disponibles), et ce, jusqu'à la passation ou à la modification d'un marché. -Approvisionnement et marchés Gestion des ressources humaines Activités de détermination de l'orientation stratégique, d'affectation des ressources entre les services et les processus et activités liées à l'analyse des risques et à la détermination des mesures d'atténuation à prendre. Elles permettent de veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans applicables. -Classification des postes

9 Dotation -Équité en emploi et diversité Équité en matière d'emploi -Examens liés à la gestion du rendement Évaluation de la gestion du rendement Mesures disciplinaires -Formation et perfectionnement Formation et perfectionnement -Langues officielles -Recrutement et dotation Dossier personnel d'un employé Dotation -Relations de travail Griefs Mesures disciplinaires -Rémunération et avantages sociaux Présences et congés Rémunération et avantages -Santé et sécurité au travail Santé et sécurité au travail Gestion financière Activités visant à assurer l'utilisation responsable des ressources publiques comme la planification, la gestion budgétaire, la comptabilité, la production de rapports, le contrôle et la surveillance, l'analyse, les conseils et le soutien au processus décisionnel, ainsi que les systèmes financiers. -Gestion financière

10 Services de gestion et de surveillance Activités de détermination de l'orientation stratégique, d'affectation des ressources entre les services et les processus et activités liées à l'analyse des risques et à la détermination des mesures d'atténuation à prendre. Elles permettent de veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans qui s'appliquent. -Services à la haute direction -Vérification interne et évaluation Services de voyage et autres services administratifs Ces services comprennent les services de voyages du gouvernement du Canada, ainsi que les autres services internes qui ne correspondent à aucune autre catégorie de services internes. -Sécurité Cartes d'identification et laissez-passer -Services administratifs Stationnement Services des biens immobiliers Activités ayant pour objet d'assurer une gestion des biens immobiliers durable et responsable sur le plan financier, tout au long de leur cycle de vie, afin de soutenir l'exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux. -Gestion des biens immobiliers Services du materiel Activités visant à assurer, de la part des ministères, une gestion du matériel durable et responsable sur le plan financier afin de soutenir l'exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux.

11 -Gestion du matériel Catégories de renseignements personnels Les renseignements personnels sont aussi conservés dans des dossiers classés par sujet. Il n'est donc pas possible d'en extraire l'information d'après l'identification personnelle. Les renseignements personnels conservés sous cette forme consistent en des demandes de publications, de rapports, des demandes de renseignements de nature générale, des demandes de renseignements sur l'apm. Ces renseignements ne peuvent normalement être extraits que si des caractéristiques relatives au sujet sont fournies. La conservation des renseignements personnels sous cette forme est contrôlée au moyen de catégories de dossiers classés par sujet et dans lesquels sont conservés les documents. Manuels Lettres patentes de l'administration portuaire de Montréal Règlement sur la gestion des administrations portuaires Règlement sur l'exploitation des administrations portuaires Guide d opération pour les passagers Directive sur les laissez-passer portuaires

12 RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES Les formalités d accès en vertu de la Loi sur l accès à l information et la Loi sur la protection des renseignements personnels sont expliquées dans l Introduction de cette publication. L APM n ayant pas de compte auprès du Receveur général du Canada, chaque demande présentée à l Administration portuaire de Montréal en vertu de la Loi sur l accès à l information doit être accompagnée d un chèque ou mandat-poste de 5,00 $ émis à l ordre de l Administration portuaire de Montréal. On peut obtenir plus d information sur l APM, ses programmes et activités, en communiquant : À l attention de la coordonnatrice de l accès à l information et de la protection des renseignements personnels 2100 avenue Pierre-Dupuy, Aile 1, Montréal, Québec, H3C 3R5 Internet : wellsv@port-montreal.com SALLE DE LECTURE Conformément à la Loi sur l accès à l information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, l institution a réservé dans ses locaux un espace où il est possible de s installer pour examiner des documents sur place. L adresse est la suivante : 2100 avenue Pierre-Dupuy, Aile 1, Montréal, Québec, H3C 3R5