Réseau canadien de documentation pour la recherche. Étude sur la mesure des résultats des plateformes (EMRP) Rapport d autoévaluation

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1 Réseau canadien de documentation pour la recherche Étude sur la mesure des résultats des plateformes (EMRP) Rapport d autoévaluation Présenté au Comité d experts de la Fondation canadienne pour l innovation Le 29 octobre

2 Remerciements Le RCDR remercie les personnes qui ont contribué à ce rapport dès le début, soit depuis la définition du cadre, jusqu à la rédaction du rapport, en passant par la planification du contenu. Le Groupe de travail sur la valeur, l influence, les tendances et le leadership (VITaL) (depuis 2010) est constitué des personnes suivantes : Joyce Garnett, bibliothécaire universitaire, Western University Sylvie Belzile, directrice générale, Service des bibliothèques et archives, Université de Sherbrooke Ronald Bond, provost émérite, University of Calgary Helen Clarke, vice-provost associée, Collections, University of Calgary Katherine Schultz, VP Recherche, University of Prince Edward Island John Teskey, directeur des bibliothèques, University of New-Brunswick Aaron Lupton, bibliothécaire des ressources électroniques, York University Kathleen Shearer, consultante Réseau canadien de documentation pour la recherche , avenue Holland, Tour A Ottawa ON K1Y 4S1 Tél. : Télécopieur : Courriel : info@crkn-rcdr.ca Web : 2

3 Table des matières 1.0 Aperçu de la plateforme de recherche Description de haut niveau de la plateforme de recherche Structure de gouvernance, de gestion et de conseil Structure de gouvernance Structure de gestion Structure consultative Liens avec les établissements hôtes Rôles des intervenants Processus de planification de la plateforme Plans approuvés officiellement Le rôle d intervenant Influences de l extérieur Surveillance du rendement interne Changements culturels, organisationnels et structurels mis en œuvre aux divers organismes intéressés Effet sur les intervenants Impact culturel Image de marque Valeur de l investissement Valeur Améliorations Investissements dans le fonctionnement et l entretien Capacités et durabilité de la plateforme Infrastructure actuelle Activités de service Le personnel de la plateforme Durabilité Réduction des coûts Personnel très qualifié Qualité et richesse des activités et de l environnement de formation

4 Un instantané Influence de la FCI Usagers/accès Politiques et mécanismes Collectivité des usagers Utilisation Leadership et compétitivité Personnel de la plateforme et compétitivité du programme Leadership Moyens d améliorer la compétitivité Liens PE officiels signés avec d autres pays et des organismes internationaux Recherches réalisées liens et caractéristiques Résultats de recherche Influence et rayonnement globaux de la recherche Possibilités de recherche Influence de la FCI Mécanismes et stratégies Incidences Création et protection de la propriété intellectuelle Produits de PI Avantages découlant de l application et du transfert des connaissances Influence de la FCI Problèmes de viabilité Modèles d affaires des éditeurs en pleine évolution Mesures d impact Références Annexe 1 : Organigramme du processus de renouvellement des licences Annexe 2 : Liste des fournisseurs de contenu du RCDR Annexe 3 : Membres du RCDR Annexe 4 : Organigramme de l examen de la gouvernance

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6 1.0 Aperçu de la plateforme de recherche 1.1 Description de haut niveau de la plateforme de recherche MISSION Le Réseau canadien de documentation pour la recherche (RCDR) est un partenariat d universités canadiennes qui se consacre à l enrichissement du contenu numérique pour la recherche universitaire au Canada. Grâce à l action concertée des bibliothécaires, des chercheurs et des administrateurs, le RCDR entreprend des initiatives à grande échelle pour l acquisition de contenu et de licences en vue de mettre en place une infrastructure de connaissances et de recherche dans les universités canadiennes. Les bibliothèques universitaires sont le moteur des initiatives lancées par le RCDR et jouent un rôle de premier plan dans la mobilisation des compétences et des ressources au profit des milieux de la recherche savante au pays. Membres Le nombre des établissements membres du RCDR est passé de 64 en 2000 à 75 en Aucun membre ne s est retiré du réseau en dépit des difficultés économiques auxquelles font face toutes les universités. Les membres du RCDR comprennent la majorité des universités qui appartiennent à l Association des universités et collèges du Canada (AUCC). Celle-ci compte 92 membres, mais beaucoup d entre eux sont des collèges affiliés ou des campus de grosses universités et sont donc inclus au RCDR parce qu ils sont affiliés à des établissements membres du réseau. Tous les membres de l AUCC peuvent être membres du RCDR, mais quelques-uns (principalement des organismes confessionnels, des Premières Nations et des universités très spécialisées) ne participent pas aux activités du RCDR pour le moment. Services La principale activité du RCDR consiste à fournir aux universités un accès élargi au matériel et aux résultats de la recherche savante sous forme numérique. Le contenu sous licence du RCDR représente actuellement plus de 50 % du total des dépenses que les bibliothèques des universités membres 6

7 consacrent au contenu numérique. Ces bibliothèques mettent le contenu numérique obtenu par le RCDR à la disposition d environ 99 % des chercheurs et des étudiants des universités du Canada. Historique Le RCDR a vu le jour en janvier 2000 comme projet pilote appelé Projet canadien de licences de site nationales (PCLSN), après avoir obtenu une importante subvention de la Fondation canadienne pour l innovation (FCI) dans le cadre du premier concours organisé par celle-ci. La subvention reconnaissait que le contenu numérique de grande qualité constituait un élément essentiel de l infrastructure de recherche dans l économie du savoir et méritait un investissement national. Le PCLSN avait pour but de mousser la capacité de recherche et d innovation des universités du pays en obtenant les licences des versions électroniques de publications savantes à l échelon national. La subvention de 20 millions de dollars de la FCI a attiré 30 millions de dollars de plus en fonds de contrepartie (20 millions de dollars des bailleurs de fonds des gouvernements provinciaux et de l Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) et 10 millions de 64 universités participantes), ce qui a donné au projet une valeur totale de 50 millions de dollars en trois ans. L Université d Ottawa a hébergé le projet et en a été le centre administratif, et un Comité directeur a surveillé tous les aspects de son évolution. En janvier 2001, à la suite d un processus officiel de demande de proposition et d évaluation, le PCLSN a mis en œuvre des accords de licence pluriannuels avec sept grands éditeurs scientifiques, donnant ainsi aux chercheurs du Canada accès à plus de revues électroniques et bases de données de citations clés dans tout le pays. Cette masse critique de contenu était constituée principalement de la version intégrale de revues électroniques et de bases de données de citations de recherche dans les disciplines des sciences, du génie, de la santé et de l environnement, car ces domaines constituaient des priorités pour la FCI et étaient ceux où les besoins et les coûts étaient les plus lourds pour les universités. Le PCLSN a réussi de plus à conclure un accord type de licence à caractère canadien qui a établi des modalités supérieures d accès et d utilisation pour la collectivité universitaire. Au cours des années qui ont suivi la fin des fonds de la FCI et des fonds de contrepartie, le PCLSN a continué d ajouter au portefeuille du contenu des collections de revues et des fichiers rétrospectifs à fortes répercussions, financés uniquement par ses bibliothèques membres. En 2004, le PCLSN avait plus que doublé son budget initial à la suite de cette augmentation du contenu financée par les membres. Le 1 er avril 2004, le PCLSN a été constitué en organisme sans but lucratif et est devenu le Réseau canadien de documentation pour la recherche (RCDR). Ce changement organisationnel a officialisé la structure de gouvernance avec conseil d administration et mis en place les piliers administratifs nécessaires pour faire passer l initiative du stade de projet à celui de programme permanent. La constitution en société a ouvert les portes à de nouveaux participants au consortium et, plus tard cette année-là, 10 autres universités se sont inscrites au RCDR, portant le nombre de membres à 74 établissements. En 2005, le RCDR a franchi l étape suivante de son évolution organisationnelle en prenant en charge la responsabilité de sa propre gestion financière par la mise en œuvre de politiques, de procédures, de 7

8 moyens de contrôle interne, d arrangements bancaires, et en créant un Comité des finances et de la vérification. En 2005 aussi, comme on avait besoin de plus en plus de contenu numérique en sciences sociales et en sciences humaines, le RCDR a commencé à planifier un projet d expansion du contenu en trois étapes pour obtenir un portefeuille de contenu dans ces disciplines qui s intégrerait aussi avec une autre proposition présentée à la FCI afin d étendre le programme. Les deux premières étapes de l expansion du contenu se sont déroulées graduellement, financées par les membres, parallèlement à l élaboration de la proposition à la FCI. En février 2007, la FCI a annoncé l attribution d une somme de 19,1 M$ au projet, tirée du Fonds des plateformes nationales. Avec des fonds de contrepartie totalisant 28,6 millions de dollars provenant de 67 universités et gouvernements provinciaux, le projet de l Infrastructure de contenu numérique (ICN) pour les sciences sociales et les sciences humaines a été lancé, ce qui a accéléré l expansion du programme du RCDR et en a étendu l impact. En juin 2008, 14 importantes collections de recherche dans des disciplines des sciences humaines et des sciences sociales avaient été obtenues dans le cadre du projet de l ICN, qui a donné accès à des milliers de livres et de revues électroniques, documents de sources primaires, vidéos, partitions classiques, etc. En 2009, le RCDR a affecté le reliquat des fonds de l ICN à la numérisation du contenu de documents historiques canadiens et étrangers uniques. Comme il le faisait au cours de sa phase pilote, le RCDR continue d accorder sous licence du contenu supplémentaire en fonction du financement fourni par les membres. Au cours de son histoire, le RCDR a obtenu sous licence ou acheté pour plus de 767 millions de dollars (canadiens de 2012) de contenu numérique pour le compte de ses établissements membres et administre maintenant un budget annuel de presque 90 millions de dollars. Les bureaux administratifs du RCDR sont situés dans des locaux loués à Ottawa (Ontario), car l espace fourni gracieusement par l Université d Ottawa jusqu en décembre 2007 ne suffisait plus. Le RCDR emploie actuellement sept employés à temps plein et un employé contractuel, et d autres activités spécialisées sont exécutées dans le cadre contrats de courte durée ou imparties à des consultants selon la nature des projets. La fonction et la capacité de base du RCDR se situent dans le domaine des licences de contenu. Les activités fonctionnelles de programme et d administration du RCDR, y compris les services aux membres, les communications et l administration, visent à appuyer l activité fondamentale du RCDR. Le RCDR se démarque aujourd hui par une solide structure de gouvernance et d administration, des pratiques exemplaires d acquisition intégrée dans son programme de contenu, la participation engagée de ses membres et une collaboration et des partenariats en pleine expansion avec des organismes d intervenants. Les données probantes démontrent que les chercheurs et les étudiants d un bout à l autre du Canada continuent d attacher une grande valeur aux activités de base du RCDR contenu numérique important mis à la disposition des chercheurs et des étudiants et nouvelles activités réalisées grâce à une collaboration à grande échelle. 8

9 Fonctionnalités et capacités de premier plan Comme plateforme nationale, le RCDR est un organisme habilitant, fournissant du contenu numérique qui favorise l innovation dans la recherche dans de multiples établissements et disciplines. Contrairement a beaucoup de projets de plateforme de la FCI, le RCDR ne génère pas de recherche et ne gère pas d équipement, de laboratoires ou d installations spécialisés. Le RCDR négocie plutôt, avec des éditeurs et des fournisseurs de contenu, des ententes pour fournir les meilleures modalités pour le financement, l accès et l utilisation du contenu numérique rendu disponible directement par les sites des éditeurs ou des fournisseurs. Le RCDR se concentre sur les licences de contenu auxquelles s intéressent généralement les chercheurs des universités membres et dont ils ont grand besoin. Jusqu à maintenant, le RCDR a négocié et continue d administrer 52 licences représentant des dépenses totales de 89 millions de dollars de contenu en 2012, ce qui représente environ 56 % du total des dépenses que les bibliothèques universitaires consacrent au contenu électronique au Canada 1. Les négociations d accords de licence portant sur du contenu de recherche numérique ne constituent pas une mince tâche. Chaque nouvel accord de licence conclu ou renouvellement entrepris par le RCDR est naturellement complexe et passe par des méthodologies structurées et des processus détaillés qui peuvent prendre jusqu à un an ou plus. L organigramme de l Annexe 1 illustre les étapes clés de ces processus d obtention de licence, y compris la consultation des membres, la détermination des modèles de coûts appropriés et, souvent, de longues négociations avec les éditeurs afin d obtenir les modalités de licence et les prix les plus favorables pour tous les membres du RCDR. Le contenu visé par les licences du RCDR est aussi très diversifié. Les bases de données de revues électroniques et de citations constituent toujours la majeure partie du contenu, mais le matériel visé par les licences du RCDR inclut de plus en plus de livres électroniques, de journaux, de vidéos, d images, de musique et de matériel de première main. En ce qui concerne les montants d argent, 65 % des licences de contenu obtenues par le RCDR se trouvent dans les domaines scientifique, technologique et médical (STM) et 35 % dans ceux des sciences humaines et sociales (SHS). Plus de 98 % des dépenses sont consacrées à des licences d éditeurs étrangers et le contenu est à 98 % en anglais et 2 % en français. Le RCDR gère des licences avec Elsevier, Sage, Springer, Taylor et Francis, Wiley-Blackwell et de nombreux autres fournisseurs de contenu. L Annexe 2 contient une liste complète des partenaires éditeurs du RCDR. 1 Chiffres tirés des statistiques de l ABRC sur les dépenses en périodiques électroniques pour , estimées à 171 millions de dollars. En 2011, les dépenses de licence du RCDR ont totalisé 96,5 millions de dollars. 9

10 1.2 Structure de gouvernance, de gestion et de conseil Figure 1 : Organigramme du RCDR Le RCDR se distingue par une gouvernance et une gestion solides. Au cours de la phase pilote du PCLSN, la surveillance de l organisation était assurée par un comité directeur et des comités (prévus dans l accord de subvention de la FCI et l entente interuniversitaire) sous les auspices juridiques et administratifs de l Université d Ottawa. Un directeur général et des membres du personnel du projet se chargeaient des opérations. Au moment de la constitution en société, le RCDR a officialisé sa structure de gouvernance avec Conseil d administration et comités appropriés pour appuyer le travail de celui-ci. Les statuts de l organisme établissent les objectifs du RCDR et les moyens généraux de prise de décisions : admissibilité des membres, composition et responsabilités du Conseil d administration, des dirigeants et des comités, exigences relatives aux réunions, etc. En retour, le RCDR a établi de nombreuses politiques et procédures pour assurer que sa gouvernance et sa gestion se conforment aux pratiques exemplaires de l heure. 10

11 Structure de gouvernance En , le RCDR a entrepris un examen de la gouvernance qui portait avant tout sur la taille et la composition du Conseil d administration. L examen a tenu compte des pratiques exemplaires en gouvernance, ainsi que d une nouvelle législation régissant les organismes sans but lucratif. Comportant beaucoup de consultations menées à la fois auprès des membres et d organismes intéressés clés, l examen a abouti à des recommandations visant à restructurer le conseil, accroître la représentation des bibliothèques membres et réduire la taille du conseil de presque le tiers (de 16 à 10 membres). Les membres du RCDR ont approuvé ces recommandations au cours de l Assemblée générale annuelle de 2011 et les modifications des statuts qui en ont découlé ont été mises en œuvre en février Conseil d administration : Le Conseil d administration est chargé de surveiller les affaires de l organisme. Tout au long de son histoire, le Conseil d administration du RCDR a toujours attiré des membres très respectés et tenus en haute estime des milieux universitaires du Canada. Le Conseil d administration est constitué de huit administrateurs élus par les membres : quatre bibliothécaires universitaires, un représentant chaque région géographique (Atlantique, Ontario, Québec, Ouest); un bibliothécaire universitaire qui préside le Comité de négociation; un bibliothécaire universitaire provenant d un établissement membre qui bénéficie de plus de 100 millions de dollars de financement extérieur de la recherche (tel que mentionné dans la dernière publication de Research InfoSource); deux chercheurs universitaires ou administrateurs supérieurs. Le Conseil nomme par la suite deux autres personnes : un bibliothécaire universitaire pour corriger un déséquilibre ou une carence en matière de savoir-faire ou de connaissances qui ne découlerait pas du résultat de l élection; un administrateur universitaire qui préside le Conseil d administration. Le Conseil d administration du RCDR est constitué actuellement des membres suivants : Ronald Bond, provost émérite, University of Calgary (président) Donna Bourne-Tyson, bibliothécaire universitaire, Dalhousie University (vice-présidente) Christopher Callbeck, vice-président adjoint, Services financiers et administratifs, Université du Nouveau-Brunswick, Campus Saint-Jean (trésorier) Robert Clarke, bibliothécaire universitaire, Trent University Richard Dumont, directeur général, Direction des bibliothèques, Université de Montréal Charles Eckman, bibliothécaire universitaire et directeur des services de bibliothèque, Simon Fraser University Benoit Séguin, directeur de bibliothèque, Université du Québec à Trois-Rivières Carol Shepstone, bibliothécaire universitaire, Mount Royal University Raymond Siemens, Chaire de recherche du Canada en informatique des sciences humaines, University of Victoria Leslie Weir, bibliothécaire en chef, Université d Ottawa 11

12 Conseil d administration du RCDR octobre 2012 Les changements issus de l examen de la gouvernance ont obligé à procéder à un examen détaillé de la structure et de la composition des comités du RCDR. Cet examen sera entrepris au cours de la prochaine année, sous l égide d un nouveau directeur général. Les Comités et groupes de travail suivants sont actuellement actifs : Comité exécutif : Le Comité exécutif du RCDR est établi par le Conseil d administration comme Comité de celui-ci en vertu de l article 12 des Statuts de l organisme et il a la responsabilité suivante : assurer la mise en œuvre efficace des politiques et des programmes de la Société tels qu établis par le Conseil; encadrer la conduite des opérations et des affaires de la Société; entretenir des contacts réguliers avec les dirigeants dans le but de promouvoir l efficacité et l efficience du fonctionnement de la Société. Le Comité exécutif est composé d au plus cinq administrateurs, ceux-ci étant : le vice-président du Conseil d administration; le trésorier du Conseil d administration; le représentant des services administratifs de l établissement-ressource; jusqu à deux autres administrateurs. Autres comités permanents et groupes de travail : Le Conseil d administration compte sur les comités permanents et groupes de travail suivants, qui l aideront dans son travail. Tous les comités et les groupes de travail ont un mandat officiel qui établit leurs objectifs, leurs responsabilités, leur composition, les protocoles régissant les réunions et les communications. 12

13 Comités permanents : Comité des finances et de la vérification : Le Comité des finances et de la vérification aide le Conseil d administration à s acquitter de ses responsabilités de surveillance en soumettant les points ci-après à un examen, suivi de recommandations au Conseil : renseignements financiers; plans financiers stratégiques et budget de fonctionnement annuel; systèmes de contrôle interne; activités de gestion des placements. Comité de la gouvernance : Le Comité de la gouvernance doit élaborer et recommander des principes et pratiques de Comité des finances et de la vérification octobre 2012 gouvernance applicables au RCDR; trouver des candidats et proposer leur candidature au Conseil d administration; trouver des candidats et proposer leur candidature à des postes vacants au sein des comités et des groupes de travail du Conseil d administration; entreprendre la préparation à long terme de la relève au Conseil, aux comités et aux groupes de travail. NOTA : En attendant l examen global des comités, le Comité exécutif se charge actuellement de ces responsabilités. Comité de négociation : Les membres du Comité de négociation (CN) doivent coordonner les consultations en région et avec les membres et dégager un consensus sur les priorités, les besoins et les exigences du RCDR pour les ressources électroniques; élaborer et recommander des stratégies, des modalités et des moyens d acquisition; recommander au Conseil d administration pour Comité de négociation approbation les licences de fournisseur et les modalités des contrats; fournir d autres connaissances stratégiques et opérationnelles pour la planification et les 13

14 communications du RCDR; recommander au Conseil d administration l établissement de groupes de travail spécialisés pour étudier des questions de politique et de procédure découlant des négociations ou de l application des licences au besoin. Le Comité doit notamment recommander au Conseil d administration pour approbation les principaux négociateurs de licence, leur mandat et leurs paramètres de négociation en particulier, et aider ces négociateurs à élaborer leur stratégie et à établir l orientation fonctionnelle. Groupes de travail : Le RCDR soutient un certain nombre de groupes de travail axés sur des projets dont le mandat a une durée déterminée. On crée habituellement un groupe de travail à cause d enjeux jugés importants pour l ensemble du RCDR ou pour une majorité des membres. En 2012, le RCDR coordonne les activités de cinq groupes de travail : Groupe consultatif sur le partage des coûts : Lancé en 2011, le Groupe consultatif sur le partage des coûts a pour objectif de sensibiliser les membres du RCDR aux difficultés liées à cet enjeu et de formuler des recommandations en matière de partage des coûts des licences qui renforceront la mission nationale du RCDR tout en maximisant la valeur pour les membres et en rendant les prix prévisibles. Groupe de travail conjoint ABRC-RCDR sur le libre accès : Lancé en 2011, le Groupe de travail sur le libre accès (GTLA) a pour objet d œuvrer ensemble pour faire progresser l étude et la valorisation de modèles durables sur le libre accès et de contribuer ainsi à mettre en place au Canada un écosystème rentable d accès au contenu savant. Groupe de travail sur l accès perpétuel : Lancé en 2010, le Groupe de travail sur l accès perpétuel (GTAP) a pour but d examiner la question des droits perpétuels et des droits après cessation afin d assurer aux établissements membres un accès à long terme au contenu sous licence du RCDR. Le groupe a présenté son rapport final au Conseil d administration et se penche maintenant sur la faisabilité de la mise en œuvre. Groupe de travail sur la gestion des périodiques : Lancé en 2010, le Groupe de travail sur la gestion des périodiques doit planifier et effectuer les travaux visant à adapter les listes de titres des fournisseurs afin qu elles représentent fidèlement les droits du RCDR. Groupe de travail sur la valeur, l influence, les tendances et le leadership (VITaL) : Lancé en 2009, le Groupe de travail VITaL a pour objectif d établir des indicateurs des résultats et des retombées du RCDR, d aider le Conseil d administration, les comités et les membres du personnel dans leurs décisions et de renforcer les rapports et les communications avec les membres, les bailleurs de fonds et d autres intervenants. Structure de gestion La structure de gestion du RCDR est constituée du directeur général, qui rend compte au Conseil d administration par l intermédiaire du vice-président (président du Comité exécutif) et du personnel qui relève de lui. Une équipe de la haute direction (directeur exécutif, directeur des Communications, directeur des Opérations et gestionnaire, Programmes de contenu) dirige et coordonne le travail des 14

15 secteurs fonctionnels clés et supervise d autres membres du personnel ou des entrepreneurs. Les principaux secteurs fonctionnels comprennent les suivants : Services aux membres (trois membres du personnel) qui s occupent du programme de contenu, des négociations avec des fournisseurs et des renouvellements, des demandes de renseignements des membres et de la résolution de problèmes et aident le CN et d autres groupes de travail. Opérations (un membre du personnel et un contractuel), groupe chargé des finances, des installations, des TI et des ressources humaines, et qui appuie aussi le Comité des finances et de la vérification et d autres comités au besoin. Communications (un membre du personnel), groupe chargé des communications stratégiques et tactiques, de la mobilisation des membres, de la mesure du rendement, des sites Web public et réservé aux membres, d autres moyens de communication, et d appuyer le Groupe de travail VITaL. Structure consultative Le Comité consultatif du PCLSN a été mis sur pied en 2000 à la fois comme pratique exemplaire et comme condition du financement accordé par la FCI de façon à assurer que le projet pilote bénéficiait de l expérience et des événements de l étranger. Les comités du PCLSN comme le CN comportaient aussi des représentants d autres organismes intéressés au Canada, y compris Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et l Institut canadien de l information scientifique et technique (ICIST), de façon à favoriser le foisonnement des idées et l harmonisation avec d autres initiatives nationales. À la suite de la constitution de l organisme en société, le Conseil d administration a structuré le rôle consultatif en établissant un Conseil consultatif d experts en 2005 afin d élargir la vision stratégique du Conseil d administration et de répondre à des questions qui lui sont soumises par celui-ci. Présidé par un membre du Conseil d administration, le Conseil consultatif comportait huit membres provenant des milieux des bibliothèques, de la recherche, de l édition et des secteurs public et privé au Canada, ainsi que deux membres de la communauté internationale (principalement de bibliothèques universitaires des États-Unis et du R.-U.). Le Conseil consultatif a joué un rôle précieux dans l analyse continue de la conjoncture en ce qui a trait aux tendances et aux événements et il a aidé à cerner des possibilités de collaboration, de partenariats et d élaboration de programmes nouveaux. Comme le Conseil consultatif n avait aucune responsabilité de gouvernance, ses membres étaient libres de réfléchir de façon générale et créative aux défis et aux possibilités auxquelles fait face le RCDR et d apporter ainsi des ensembles de connaissances, des expériences et des perspectives variées aux délibérations du Conseil d administration sur la gouvernance. Le Conseil consultatif a apporté les contributions suivantes, notamment : contribution à l élaboration de la proposition à la FCI et mise en œuvre couronnée de succès du projet de l ICN; prestation de conseils sur des tendances clés comme le libre accès; exploration de moyens de resserrer les liens entre les bibliothèques universitaires et les services TI des universités; 15

16 appui aux processus de planification stratégique et contributions à ceux-ci en et À la fin de mars 2011, le Conseil d administration du RCDR a pris la décision difficile de dissoudre le Conseil consultatif, parce qu il fallait absolument réduire les dépenses de fonctionnement face aux contraintes financières continues imposées aux membres et à l ensemble de l organisme. Du côté des opérations, les membres du personnel participent activement depuis le PCLSN et aujourd hui encore à l International Coalition of Library Consortia (ICOLC). Cette participation a aidé le RCDR à créer un solide réseau de collègues sur la scène internationale et permis à l organisme à la fois de contribuer aux activités d autres entités participant à une collaboration liée à des licences de contenu à grande échelle et d apprendre d elles. Liens avec les établissements hôtes L Université d Ottawa a été l établissement hôte ou «responsable» de la phase pilote du PCLSN et a joué un rôle formateur dans l élaboration du RCDR et dans ses activités continues. Le rôle de l Université d Ottawa a diminué à mesure que le RCDR parvenait à maturité comme organisme et prenait en charge les responsabilités liées à sa gestion financière, à la location de ses locaux et à la gestion de ses ressources humaines. L Université d Ottawa joue toujours un rôle clé comme établissement contact pour le projet de l ICN et le RCDR est chargé de toutes les autres activités de gestion de projet et d administration. Ces rôles et responsabilités sont établis dans les ententes suivantes : Entente administrative : Une entente administrative conclue entre l Université d Ottawa et le RCDR établit les rôles et les responsabilités et protège les intérêts des deux parties. L Université reçoit les fonds de la FCI, qu elle doit distribuer au RCDR et dont elle doit faire rapport à la FCI conformément au contrat d adjudication de la subvention. Les responsabilités du RCDR consistent à obtenir des fonds de contrepartie (voir l entente entre les établissements ci-dessous), à administrer tous les fonds conformément aux politiques et aux exigences de la FCI et à faire rapport à l Université pour s acquitter de ses obligations envers la FCI. Entente entre les établissements : Cette entente entre l Université d Ottawa, le RCDR et les établissements participants établit les responsabilités des parties lorsqu il s agit de respecter leurs engagements financiers et d administrer le projet de l ICN conformément aux politiques et aux exigences de la FCI, à la fois durant la partie du projet financée par les subventions et la période de maintien de trois ans suivant la fin du financement de la FCI et des fonds de contrepartie. Rôles des intervenants Le RCDR a établi des liens officiels et officieux avec divers intervenants et groupes. Les principaux intervenants du RCDR sont ses bibliothèques membres, qui participent activement aux initiatives et aux opérations quotidiennes du Réseau. Les utilisateurs de contenu (chercheurs et étudiants), les consortiums régionaux de bibliothèques du Canada, l Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC) et d autres organisations des milieux universitaires (comme l AUCC, la Fédération canadienne des sciences humaines, l Association canadienne pour les études supérieures, le Conseil des 16

17 Nombre de membres dirigeants principaux de l information des universités canadiennes, etc.), sont aussi d autres intervenants importants. Avant l examen de la gouvernance, le lien officiel entre le RCDR et beaucoup de ses organismes intéressés passait par la participation de leurs délégués aux délibérations du Conseil d administration du RCDR et les directeurs généraux et les membres du personnel des divers organismes avaient établi d autres liens officieux. Après la restructuration de son Conseil d administration, le RCDR doit toutefois établir des liens plus structurés avec ses organismes, assurer une harmonisation plus stratégique, communiquer systématiquement et exploiter d autres investissements effectués dans la recherche et l infrastructure au Canada. Les principaux intervenants du RCDR sont décrits ci-dessous et la description explique aussi leurs liens avec l organisme : Membres : Peut devenir membre du RCDR tout établissement postsecondaire canadien sans but lucratif qui décerne des grades. Toutes les universités de premier cycle et axées sur la recherche du Canada sont membres du RCDR, et ses 75 membres représentent la majorité des membres de l AUCC. Seuls quelques établissements confessionnels, des premières nations ou spécialisés ne sont pas membres pour le moment. Les membres du RCDR sont de petites, moyennes et grandes universités, des établissements de langue anglaise et de langue française et l effectif est réparti également entre les quatre régions du pays (Figure 2). L Annexe 3 contient une liste complète des membres du RCDR. Figure 2 : Membres du RCDR selon le nombre et la région Membres du RCDR selon le nombre et la région Source: "Top 50 Research Universities List 2011", Re$earch Infosource Inc MODESTE (Recherche externe <10 millions) MOYEN (Recherche externe 20 à 100 M$) GROS (Recherche externe >100 M$) 0 Ouest (22) Ontario (21) Québec (18) Atlantique (14) Les directeurs de bibliothèque des établissements membres sont les membres avec droit de vote du RCDR. Les membres du personnel de bibliothèque ont de nombreux points de contact avec le RCDR afin de participer aux activités relatives aux licences, de surveiller l accès au contenu, de payer des factures 17

18 et de planifier l avenir. De nombreux directeurs de bibliothèque et autres membres du personnel de bibliothèque participent à la gouvernance et aux activités du RCDR en siégeant au Conseil d administration, à des comités et à des groupes de travail. Les administrateurs supérieurs, y compris le président, les vice-présidents (Recherche ou Études), les directeurs des Finances et de l Administration, etc., sont aussi des intervenants importants au sein des membres et sont tenus au courant des activités et des événements au RCDR par le directeur de bibliothèque ou grâce aux liens que le RCDR maintient avec d autres organismes nationaux comme l AUCC. Groupes d utilisateurs : Le contenu sous licence du RCDR est mis à la disposition de chercheurs, d étudiants, de membres du personnel et d entités affiliées des universités membres. La collectivité des utilisateurs regroupe plus de 1,2 million de personnes, soit environ professeurs à temps plein, étudiants à temps plein, ainsi que les membres à temps partiel des corps professoral et étudiant, des membres du personnel des universités et des entités affiliées. Ces utilisateurs des établissements membres du RCDR représentent quelque 99 % du nombre total des étudiants et des membres du corps professoral représentés par l AUCC. Les bibliothèques membres constituent le principal point de contact aux établissements membres, mais le RCDR garde des contacts avec les milieux de la recherche grâce à des groupes de discussion et des sondages qui évaluent les avantages offerts par les ressources du RCDR et leurs répercussions sur la recherche et l enseignement. Les chercheurs peuvent siéger au Conseil d administration du RCDR et participer aussi aux activités de Comités et de groupes de travail, le cas échéant. Même si le RCDR a peu de contacts directs avec les étudiants, les bibliothèques membres évaluent et présentent les besoins en information de leurs étudiants, ce qui aide le RCDR à orienter ses priorités et ses activités relatives aux licences. Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC) : L ABRC est un organisme de membres constitué des 29 plus grosses bibliothèques de recherche universitaires au Canada, et de trois organismes nationaux de mémoire (BAC, ICIST et la Bibliothèque du Parlement). Toutes les bibliothèques universitaires membres de l ABRC sont aussi membres du RCDR. L ABRC a joué un rôle dans l élaboration de la proposition de Projet canadien de licences de site nationales (PCLSN) présentée à la FCI et demeure depuis un intervenant important pour le RCDR. Les membres de l ABRC constituent collectivement les principaux bénéficiaires du contenu sous licence du RCDR. Plus de 70 % des usagers du RCDR se trouvent à des établissements desservis par des bibliothèques membres de l ABRC, qui produisent quelque 80 % des revenus que le RCDR consacre au contenu et aux activités. Même si l ABRC ne délègue plus de personnes en particulier au Conseil d administration du RCDR, beaucoup des directeurs de bibliothèques qui siègent au Conseil (ainsi qu aux comités et aux groupes de travail) proviennent des bibliothèques membres de l ABRC et représentent le point de vue des grandes universités de recherche. Consortiums régionaux de bibliothèques : Les quatre consortiums régionaux de bibliothèques du Canada (Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec, Conseil des bibliothèques universitaires de l Atlantique, Council of Prairie and Pacific University Libraries et Conseil des bibliothèques universitaires de l Ontario) sont des intervenants clés pour le RCDR. Tous les membres du 18

19 RCDR sont aussi membres d un des consortiums régionaux de bibliothèques. Ces consortiums offrent un certain nombre de services, y compris des licences sur du contenu d intérêt régional. Le RCDR maintient des relations de travail et d entraide étroites avec les consortiums régionaux, les dirigeants du personnel se réunissant régulièrement afin d échanger connaissances et savoir-faire pour le bénéfice de tous les intéressés. Les consortiums régionaux, par exemple, ont adopté le modèle de licence du RCDR pour l utiliser dans leurs propres contextes et la participation des régions aux travaux de comités comme le CN offre aussi des points de coordination et des possibilités d apprentissage mutuel entre les parties. Le RCDR consulte les consortiums régionaux pour s assurer qu il n y a pas double emploi ou chevauchement au niveau du contenu sous licence. Le RCDR collabore depuis peu avec les consortiums régionaux pour élaborer un cadre d amélioration du cheminement des licences, déterminant les types de licences qui conviennent le plus aux niveaux national, régional et institutionnel et rationalisant le maintien des ententes au niveau le plus viable. Autres intervenants : Le RCDR a des contacts informels mais continus avec d autres organismes intéressés mentionnés plus loin. Ces organismes représentent des intervenants importants dans les milieux de la recherche et de l infrastructure qui apportent une contribution importante au RCDR sur les plans des tendances dans l enseignement supérieur et de l évolution des besoins en information des milieux de la recherche. Ils sont aussi des partenaires naturels de collaborations à venir. Le RCDR continue de chercher à exploiter ces liens et à établir des liens et des communications plus structurés afin d échanger de façon stratégique avec ces organismes. Organismes subventionnaires nationaux (la Fondation canadienne pour l innovation, les Instituts de recherche en santé du Canada, le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie, le Conseil national de recherches du Canada, et le Conseil de recherches en sciences humaines). Organismes qui appuient l infrastructure numérique (Fédération canadienne d accès, CANARIE, Conseil des dirigeants principaux de l information des universités canadiennes, Calcul Canada, Synergies). Organismes qui représentent les milieux de la recherche universitaire (AUCC, Fédération canadienne des sciences humaines, Chaires de recherche du Canada, Centres d excellence, etc.). 1.3 Processus de planification de la plateforme Le RCDR base sa planification stratégique sur un cycle de trois ans comportant un processus répétitif à quatre phases : renouvellement de la fonction des communications, planification stratégique, opérationnalisation et mesure du rendement. Ce processus vise à assurer que les activités du RCDR reposent sur les besoins des membres et tiennent aussi compte des grandes tendances. Le renouvellement de la fonction des communications décrit plus en détail ci-dessous consiste à réunir des commentaires détaillés des membres et d autres intervenants afin d assurer que le plan stratégique du RCDR repose sur les besoins et les priorités des intervenants. Le RCDR en est actuellement à la dernière année de son Plan stratégique de et il a réussi à atteindre un grand nombre des objectifs et à réaliser des progrès importants dans d autres cas. Le cycle de planification de a commencé avec un nouveau renouvellement de la fonction des 19

20 communications terminé au cours du printemps de Conjuguée aux consultations continues des membres, cette base d information éclairera le processus de planification stratégique du Conseil qui se déroule en janvier Le plan devrait être mis en œuvre au cours de l exercice Plans approuvés officiellement Plan stratégique : Le premier plan stratégique de l organisme a vu le jour en septembre 2001 après la mise en œuvre couronnée de succès des accords de licence financés par des subventions dans le contexte du PCLSN. Le plan portait sur la période de 2001 à 2004, tout juste avant la constitution de l organisme. Les plans qui ont suivi, soit ceux de 2004 à 2006 et de 2007 à 2009, ont été élaborés dans le contexte d exercices de consultation répétitifs qui ont guidé le RCDR comme organisme sans but lucratif au cours de périodes d expansion majeure du programme, de développement de l organisation, et aussi de contraintes budgétaires. Le RCDR a renforcé récemment son processus de planification basé sur la collaboration dans le cadre de l élaboration du Plan stratégique de , exercice qui lui a valu un prix d excellence de l Association internationale des professionnels de la communication. Le Plan stratégique de présente trois orientations stratégiques comportant des objectifs connexes : Orientation 1 : Améliorer nos produits et services Objectif 1.1 : Négocier et gérer des licences donnant accès à un contenu stable au meilleur coût. Objectif 1.2 : Élaborer des outils pouvant faciliter le choix et la gestion du contenu. Objectif 1.3 : Travailler en collaboration avec les créateurs de contenu et les éditeurs sur les pratiques exemplaires, sur de nouveaux modèles d accès et modèles économiques, et sur des modes d édition différents pour offrir un contenu numérique élargi et diversifié. Orientation 2 : Être au service de notre milieu Objectif 2.1 : Élaborer des stratégies participatives avec les groupes desservis pour partager les connaissances, les réalisations et les priorités de contenu. Objectif 2.2 : Mesurer le rendement et fournir aux membres, à leurs groupes d utilisateurs et à divers partenaires des données probantes sur la valeur du RCDR. Objectif 2.3 : Déterminer les priorités et conclure des partenariats avec d autres organismes ayant les mêmes centres d intérêt dans des domaines communs présentant un avantage mutuel. Objectif 2.4 : Promouvoir la collaboration entre membres pour tirer parti des compétences de notre milieu. Orientation 3 : Canaliser nos efforts Objectif 3.1 : Renforcer les processus de gouvernance, de gestion, de fonctionnement et de planification. Objectif 3.2 : Modifier le processus budgétaire en vue de faire une planification pluriannuelle et d assurer la viabilité de l organisation. Renouvellement de la fonction des communications : Le renouvellement de la fonction des communications constitue un élément important du processus de planification stratégique du RCDR. Cette initiative intégrée de communications évalue la satisfaction des membres et vise à élaborer un plan stratégique basé sur une solide compréhension de leurs besoins. 20

21 Le récent renouvellement de la fonction des communications qui éclairera le Plan stratégique de s est conformé à la méthodologie primée et basée sur les pratiques exemplaires appliquée en Le renouvellement de la fonction des communications a réuni de l information dans des formats tant qualitatif que quantitatif, en passant par trois étapes : Étape 1 Séances de remue-méninges : Trois séances de remue-méninges avec les bibliothèques membres du RCDR (deux en anglais et une en français) ont suivi en avril 2012 et se sont déroulées en ligne. Les participants étaient invités à participer pendant une demi-heure par jour, pendant trois jours. Ils recevaient trois questions par jour et on les encourageait à formuler leur opinion sur les réponses données par les autres. La participation était anonyme. Les séances étaient dirigées et le rapport a été produit par une tierce partie, conformément aux meilleures pratiques en matière d études du marché. Étape 2 Atelier avec les consortiums de bibliothèques : L étape 2 visait à créer un lien avec le milieu des intervenants du RCDR, la priorité étant accordée aux autres consortiums de bibliothèques. Le 30 mai 2012, le RCDR a organisé un atelier avec les consortiums de bibliothèques et des intervenants connexes pour échanger de l information et des pratiques exemplaires, envisager de nouveaux domaines de collaboration et éviter le double emploi au niveau des efforts et des activités portant sur les licences. Étape 3 Sondage électronique des membres : La troisième étape de la campagne de renouvellement a consisté en un sondage en ligne des membres du personnel des bibliothèques membres et s est déroulée du 18 au 29 juin Le sondage électronique portait notamment sur les thèmes et les priorités dégagés à la suite de l apport qualitatif des étapes 1 et 2 et a attiré une contribution représentative et quantitative des membres. Les réponses au sondage électronique ont aussi permis au RCDR d évaluer les progrès réalisés en fonction des points de comparaison ciblés à la suite du sondage électronique des membres de S appuyant sur le renouvellement de la fonction des communications, les thèmes dégagés de ces consultations sont devenus des sujets d atelier au cours de l assemblée annuelle du RCDR en octobre, ce qui a permis aux membres de recevoir des commentaires sur les résultats du sondage 2012, d échanger en personne et d élaborer du contexte et des points de vue supplémentaires contribuant à la planification du Conseil d administration. Le RCDR a établi d autres plans officiels dans les domaines de l atténuation des risques et de la planification financière. Plan d atténuation des risques : En 2009, le Comité des finances et de la vérification a soulevé l importance pour l organisme d un plan de gestion et d atténuation des risques qui porterait principalement sur les risques financiers. Des membres du personnel ont élaboré par la suite un cadre plus détaillé de gestion des risques qui tenait compte des risques pour l intégrité stratégique et organisationnelle du RCDR, sa réputation et son image, le programme de licences de contenu, la santé financière, les opérations et les ressources humaines. L élaboration et l utilisation du cadre, ainsi que la surveillance par le conseil du caractère suffisant des mesures d atténuation des risques en vigueur, se 21

22 poursuivent sous forme de travail en cours. Le cadre vise finalement à instaurer une attitude d évaluation, d atténuation et de gestion systématiques des risques dans toutes les activités du RCDR comme pratique exemplaire de gouvernance et de gestion. Outre ce cadre global, la direction du RCDR prépare à l intention du Conseil d administration une Déclaration annuelle de conformité qui confirme que le RCDR a mis en place les mesures de protection nécessaires (p. ex., assurance de locataire, assurance responsabilité des dirigeants et administrateurs) et qu il a satisfait à toutes les exigences législatives et organisationnelles (p. ex., retenues à la source, versements de l impôt, production de rapports, etc.). Cet examen méthodique indique en toute confiance que les actifs de l organisme et les investissements des membres ou des bailleurs de fonds ne sont pas en danger et que le RCDR et les membres du Conseil d administration ne sont pas exposés à des responsabilités éventuelles. Modèle financier pluriannuel : Outre le budget annuel de fonctionnement approuvé par le Conseil d administration, le RCDR a mis en œuvre un modèle financier pluriannuel qui projette les effets continus des décisions. Ce modèle constitue un outil important au moment où le RCDR entreprend un exercice planifié et prévisible pour réduire sa dépendance opérationnelle des revenus d intérêt, créer de nouvelles sources de revenu, réduire ou contenir les coûts et rajuster les cotisations tous ces efforts visant à produire un budget équilibré après plusieurs années de déficits planifiés. En situant les produits et les charges de l exercice en cours dans un calendrier de plus longue durée, ce modèle financier aide à éviter la réflexion à court terme et permet au RCDR de mieux prévoir le calendrier et les besoins liés à des initiatives à venir. Le rôle d intervenant Comme on l indique plus tôt dans ce rapport, les membres et les intervenants du RCDR participent activement aux processus de planification et d évaluation du rendement de l organisme. Sans compter qu ils participent au renouvellement de la fonction des communications et à la planification stratégique, les membres et les intervenants clés jouent aussi un rôle direct dans les activités de base du RCDR, soit les licences de contenu. Processus de renouvellement des licences : Chaque année, le RCDR négocie de nouvelles licences ou des renouvellements avec des éditeurs et des fournisseurs de contenu. Dans le cas des renouvellements, le RCDR lance des sondages sur les produits afin de réunir des commentaires systématiques des membres et tient aussi des téléconférences afin de fournir de l information et de répondre à des questions, sur des licences nouvelles ou sur des renouvellements. Ces échanges permettent aux membres de signaler des problèmes ou des lacunes au niveau du rendement des fournisseurs et de cerner de nouveaux domaines à exploiter et où créer de la valeur. La collecte et l analyse systématiques des commentaires des membres aident à établir les objectifs de négociation du RCDR, à déterminer les priorités sur les plans de la résolution de problèmes ou de l amélioration des services et à définir les besoins des accords de licence qui en découlent. Un exemple portant sur l insatisfaction des membres à l égard des archives journalistiques du Globe and Mail visées par une licence établie par l intermédiaire du fournisseur ProQuest mais hébergée au Globe and Mail illustre l efficacité de cette démarche. En se fondant sur les commentaires des membres et leur 22

23 insatisfaction à l égard de la fonctionnalité de la base de données, le RCDR a fait du rendement et de l utilisation de la plateforme une priorité au cours de négociations portant sur le renouvellement avec ProQuest. À la suite de l attention que le RCDR a attirée sur la question, ProQuest a abordé le problème avec le Globe and Mail et le RCDR a aidé à créer l argumentaire nécessaire pour résoudre les problèmes de plateforme et de fonctionnalité. Le Globe and Mail a convenu par la suite de transférer le produit sur la plateforme ProQuest, améliorant ainsi son accessibilité, étendant sa fonctionnalité et permettant aux usagers d intégrer la recherche dans ce produit et dans d autres bases de données ProQuest. Son influence comme organisme national et ses relations de travail solides avec les fournisseurs sont à l origine de l efficacité avec laquelle le RCDR atteint les objectifs et les priorités des membres. Consultation des consortiums régionaux : Le RCDR rencontre ponctuellement les consortiums régionaux afin de déterminer les licences qui sont dans l intérêt national et ont une pertinence nationale. Ensemble, le RCDR et les consortiums régionaux déterminent les produits que le RCDR et d autres intervenants devraient considérer comme des priorités à court et à long terme. Ces consultations et ces rencontres se dérouleront de façon plus officielle à l avenir. Assemblées générales annuelles : Chaque année, le RCDR tient une assemblée générale annuelle (AGA) dans les régions à tour de rôle. Au cours de ces événements, les membres et des représentants d autres organismes intéressés (consortiums régionaux, ABRC, etc.) ont la chance de discuter et de débattre d enjeux dans le cadre d ateliers, du programme et de discussions ouvertes. C est en outre au cours de la réunion administrative de l AGA que les membres prennent des décisions sur les modifications des statuts, la nomination du vérificateur, des changements des frais d adhésion et la gouvernance assurée par un Conseil d administration élu. L AGA permet aussi aux membres de formuler des commentaires et d aider à orienter les changements apportés aux services et aux activités du RCDR. L AGA réunit les directeurs de bibliothèques membres et d autres membres du personnel de bibliothèque qui s occupent principalement d acquisition de contenu, mais elle peut inclure des conférenciers ou des participants de l extérieur : tout dépend de l ordre du jour. L AGA est un moyen important de bâtir la communauté nationale du RCDR, de rendre compte aux membres et de reconnaître le leadership et les contributions de pairs. La participation est passée de 59 membres au cours de la première AGA tenue par le RCDR en 2004 à 102 en L AGA en ligne de 2009 a attiré un total record de 190 participants. L évaluation de l AGA par les participants indique qu ils y attachent une grande valeur à des fins de collaboration, d éducation et de réseautage. Influences de l extérieur Le Conseil d administration du RCDR, ses comités, ses groupes de travail et les membres de son personnel suivent continuellement les tendances de l extérieur dans le monde de l édition savante et de la recherche. Le contexte y évolue rapidement et le RCDR doit demeurer à l écoute des besoins, des défis et des possibilités en pleine évolution. Beaucoup de facteurs de l extérieur ont un effet sur les activités du RCDR, notamment les événements politiques, les innovations techniques, les changements des priorités sur le plan du financement de la recherche, les changements de programmes et de spécialisation de la recherche dans les universités et 23

24 les changements des budgets des acquisitions dans les bibliothèques membres. Ces facteurs auront en retour un effet sur des priorités du RCDR et ses activités qui ont trait aux licences. Le libre accès est un des changements les plus importants qui a une incidence sur l édition savante et les communications. En 2008, le RCDR a produit un énoncé de position sur les modes d édition différents en communications savantes qui complétaient le travail de représentation mené par l ABRC. Plus récemment, le RCDR et l ABRC ont mis sur pied un groupe de travail commun chargé de formuler des recommandations sur la meilleure façon possible pour les deux organismes d exploiter leurs rôles et leurs efforts respectifs pour faire progresser le libre accès au Canada. Les changements des technologies numériques ont aussi un effet majeur sur le type de ressources visées par les licences du RCDR. À mesure que les technologies évoluent, leur volume, leur champ d application et leur fonctionnalité continuent de prendre de l ampleur, tout comme le font les attentes et les exigences des chercheurs et des étudiants. En 2000, par exemple, les ressources numériques visées par les licences du RCDR étaient constituées presque entièrement de revues électroniques et de bases de données de citations. Aujourd hui, le contenu numérique varié comme les fichiers audios et vidéos en continu avec capacité Web 2.0 interactive constitue la norme. Ces progrès continuent de faire reculer les limites de la technologie et permettent d établir des stratégies et des liens nouveaux en recherche, mais ils alourdissent aussi la complexité de l environnement où vivent le RCDR et ses membres. Enfin, comme organisme national sans but lucratif, le RCDR doit être au diapason des lois et des politiques fédérales pertinentes et comprendre les lois et les exigences des provinces qui ont une incidence sur les universités membres. Le RCDR a suivi, par exemple, l évolution de la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et s est assuré qu il se conformait à la loi lorsqu elle est entrée en vigueur en octobre De même, le RCDR suit l évolution de la situation de la TPS et de la TVH dans les différentes provinces pour s assurer que ses activités sont conformes à la législation fiscale et harmonisées avec la gestion des systèmes financiers aux établissements membres. Surveillance du rendement interne Le RCDR compare son rendement interne à des objectifs établis dans le plan stratégique et utilise des moyens de contrôler sa gestion et sa gouvernance. Le Comité exécutif évalue le rendement annuel du directeur général et les membres du personnel sont évalués une fois par année par leur gestionnaire. D autres activités précises portent sur le contrôle du rendement : Examens externes : Le RCDR a fait l objet de trois examens externes effectués par des experts-conseils établis. Les examens ont donné une idée de l efficacité opérationnelle du RCDR et recommandé des modifications des pratiques et des procédures qui améliorent les processus organisationnels et renforcent la culture organisationnelle du RCDR. En 2013, le RCDR fera l objet d un autre examen externe qui visera à examiner les principes appliqués aux licences par l organisme et à produire des recommandations visant à rendre l organisme plus transparent. Examen de la gouvernance : En 2010, le RCDR a entrepris un examen de la gouvernance par souci constant d assurer une bonne gouvernance. Dirigé par le Comité de la gouvernance du RCDR, cet examen a permis au RCDR et à ses membres d examiner la taille et la composition du Conseil 24

25 d administration dans le contexte de la mission, de la vision, des valeurs et des orientations stratégiques de l organisme. L examen a recommandé un Conseil d administration restructuré, une réduction de plus de 30 % de la taille du Conseil, une représentation plus importante des bibliothèques membres, ainsi que des statuts révisés, conformément à la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Les recommandations contenues dans l examen de la gouvernance ont reçu l aval des membres au cours de l assemblée générale annuelle de 2011 et le RCDR est en train de les adopter. L organigramme de l Annexe 4 présente des détails sur l examen de la gouvernance. Indicateurs organisationnels : Le Groupe de travail du RCDR sur la valeur, l influence, les tendances et le leadership (VITaL) a créé un cadre d indicateurs en fonction desquels le RCDR peut comparer son rendement. Les indicateurs sont regroupés en trois domaines : 1. Influence des membres 2. Offres de contenu savant 3. Engagement de la collectivité L information, que l on a commencé à réunir systématiquement en 2010, sert à démontrer la valeur des activités du RCDR à ses membres et le Conseil d administration, la direction et les parties prenantes s en servent pour évaluer l impact du RCDR dans le contexte des efforts qu il déploie pour atteindre ses objectifs. 1.4 Changements culturels, organisationnels et structurels mis en œuvre aux divers organismes intéressés Le RCDR a eu un effet profond et durable sur la disponibilité et l utilisation de contenu de recherche électronique au Canada, ce qui a entraîné d importants changements structurels et organisationnels dans les bibliothèques universitaires canadiennes. Effet sur les intervenants Des sondages et des groupes de discussion organisés au fil des ans ont montré que le RCDR et son prédécesseur, le PCLSN, ont eu de nombreux effets importants et positifs sur les bibliothèques membres. Récemment, un sondage des membres réalisé en 2012 a révélé qu environ 75 % des 114 répondants considéraient que le RCDR a eu un effet transformateur sur leur bibliothèque (Figure 3). (Partners Marketing Inc., 2012, p. 39) 25

26 Figure 3 : Énoncés des effets du travail du RCDR acceptés Plusieurs répondants ont formulé des commentaires précis sur le type d effet de transformation que le RCDR a eu sur leur bibliothèque (Partners Marketing Inc., 2012, p. 5) : Fait épargner du temps que le personnel devrait autrement investir dans la négociation avec les fournisseurs Donne à de nombreuses bibliothèques universitaires l occasion de se rencontrer en un même lieu en vue d un objectif commun, et de s enrichir ainsi au contact des autres Offre une plus vaste gamme de contenu savant plus détaillé que celui que les membres pourraient acquérir seuls, ce qui accroît la compétitivité des maîtres et des étudiants grâce à un environnement d information plus riche Offre de meilleurs prix pour le contenu électronique par des économies d échelle et le savoir Crédibilité des décisions en matière de prix et d acquisitions Offre une expertise technique de relève pour le contenu des bibliothèques Offre des licences normalisées pour rendre accessible le contenu selon des modalités qui correspondent aux besoins de nos utilisateurs, et nous permet (tout au moins en Ontario) d assurer l accès perpétuel et durable par un chargement local Aide à prévoir les coûts pour le budget Aide à contester Access Copyright Des ressources et des compétences pour négocier avec les éditeurs, que nous n avons pas à l interne et dont l acquisition nous reviendrait cher 26

27 L esprit de collaboration créé par le programme constitue le principal impact qu a eu le RCDR. Le RCDR offre des exemples des plus important et des plus impressionnants de collaboration entre universités qui vise à aplanir les disparités institutionnelles et régionales, ainsi qu à partager à l échelon national une infrastructure de recherche d une importance vitale. Le RCDR a été une des premières entités à mobiliser des établissements d administrations provinciales différentes et il a créé un précédent sur le plan de la collaboration nationale. Le RCDR a en outre catalysé l apparition d un collectif de pratique sur les licences de contenu au Canada. Son prédécesseur, le PCLSN, a été lancé à un moment où les licences de contenu électronique à grande échelle étaient tout à fait nouvelles et peu de bibliothécaires au Canada avaient du savoir-faire dans ce domaine. L adhésion de leur établissement au RCDR a permis aux bibliothécaires de toutes les régions du Canada de s informer au sujet des pratiques régissant les licences, de discuter de problèmes et de défis et d échanger au sujet des pratiques exemplaires. Une source complète de savoir-faire a été créée, par l entremise du RCDR, dans le domaine des collections et des acquisitions au Canada. Les bibliothèques membres ont tiré d autres retombées de leur participation au RCDR : retombées financières, plus grande disponibilité de contenu savant et accélération du virage vers les revues électroniques. Retombées financières : Les retombées financières importantes et soutenues dont bénéficient les établissements participants constituent un des grands résultats de la collaboration au sein du RCDR. Avant le RCDR, les augmentations de prix imposées par les éditeurs étaient imprévisibles et bouleversaient la capacité des universités d établir un budget de ressources du savoir. Comme les augmentations annuelles des coûts du contenu dépassaient régulièrement le taux général d inflation, les universités étaient aux prises avec une spirale à la baisse qui les obligeait à payer de plus en plus cher pour moins de contenu. Les licences du RCDR ont permis aux universités de répondre aux besoins en pleine expansion de leurs chercheurs, leur procurant un contenu numérique à un prix que le système pouvait prévoir et payer. Depuis sa création, le RCDR a acheté pour plus de 767 millions de dollars (en dollars canadiens de 2012) de contenu au nom de ses établissements membres. Les estimations indiquent que si chaque établissement avait fait à titre individuel l acquisition du contenu sous licence du RCDR, il en aurait coûté aux membres du RCDR presque 2,2 milliards de dollars au cours de la même période. Le chiffre de 2,2 milliards de dollars représentant le «prix des fournisseurs» est basé sur le prix indiqué par les éditeurs et les prix institutionnels normaux obtenus des établissements, dans la mesure du possible. Même si le RCDR ne peut indiquer le «prix des fournisseurs» pour chaque ressource sous licence, les données réunies montrent que le RCDR paie environ 30 à 40 % de ce que les établissements paieraient s ils obtenaient eux-mêmes le contenu sous licence. En négociant, le RCDR a aussi réussi à obtenir des réductions importantes par rapport à la demande de proposition (DDP) initiale diffusée aux fournisseurs. Une analyse effectuée récemment par le RCDR a révélé que pour le renouvellement de sept licences ordinaires en , le RCDR est parvenu à négocier des produits pour un total cumulatif de 18,03 millions de dollars, soit moins que le prix indiqué dans la DDP de 18,3 millions de dollars, comparativement au prix des fournisseurs qui s établissait à 126,89 millions de dollars en dehors du consortium. 27

28 L efficience de la centralisation des licences a produit d autres retombées financières. Il n est pas nécessaire que chaque membre du RCDR affecte du personnel spécifiquement aux licences de contenu pour l établissement : il peut réaffecter son personnel ailleurs. De plus, les techniques spécialisées de négociation des membres du personnel du RCDR rendent les négociations sur les licences plus efficientes et efficaces. Un projet pilote de suivi du temps lancé par le RCDR en 2011 a démontré que les licences du réseau produisent une valeur importante grâce à l efficience des contrats. Dans le cadre du projet pilote, des membres du personnel du RCDR ont suivi le temps consacré au renouvellement de la licence SAGE afin de comprendre l ordre de grandeur du temps qu un processus de renouvellement du RCDR peut permettre aux membres de gagner. Les constatations indiquent que chaque membre du RCDR a gagné au moins 13,6 heures, ce qui représente 910 heures au total. Afin de réunir d autres renseignements sur de telles réductions des coûts, le RCDR lancera d autres projets pilotes de suivi du temps dans le cas de certains renouvellement en 2012 et perfectionnera les mesures de l efficience des contrats. Profondeur et envergure accrues du contenu savant : Le RCDR a eu un autre effet important en augmentant le volume du contenu mis à la disposition des membres. L effet est particulièrement profond dans le cas des universités de taille moyenne et de petite taille qui n ont pas les moyens de s abonner à un nombre important de licence seules. Au fil des ans, le RCDR a plus que quadruplé le nombre de licences et d ententes qu il négocie et gère pour le compte de ses membres (Figure 4). Le RCDR gère maintenant 52 licences qui représentent ententes individuelles parmi les membres, soit le double du contenu depuis 2007, avant le projet de l ICN. Figure 4 : Nombre de licences gérées par le RCDR Le RCDR a aussi élargi considérablement l éventail des types de contenu disponible. Au début, le projet du PCLSN portait avant tout sur les revues électroniques et les bases de données d indexation dans les disciplines des sciences, du génie, de la santé et de l environnement. Depuis, et grâce à un autre investissement de la FCI, le RCDR a étendu son portefeuille aux revues électroniques en sciences sociales et en sciences humaines, ainsi qu aux documents de sources primaires, aux livres électroniques, à la 28

29 musique et aux bases de données d images. La Figure 5 présente une ventilation des types de contenu du RCDR selon les coûts en Figure 5 : Portefeuille de contenu du RCDR selon la valeur en $ en 2012 Accélération du virage vers les revues électroniques : Un des grands objectifs du projet du PCLSN consistait à l origine, en 2001, à accélérer l adoption de la distribution d information électronique par les bibliothèques universitaires, ce qui se faisait déjà dans certains établissements, mais qui était loin d être courant. Avant le PCLSN, des bibliothèques universitaires avaient commencé à délaisser l imprimé en faveur de l électronique (revues électroniques), souvent en établissant des consortiums régionaux. Les progrès réalisés d un bout à l autre du Canada étaient toutefois inégaux, les coûts de transaction étaient élevés 2 et les prix n étaient pas les meilleurs disponibles lorsque le volume des achats n était pas important. En obtenant une série de licences de site nationales et en appuyant leur mise en œuvre, le PCLSN avait l intention d accélérer les plans d adoption des revues électroniques et de réduire le risque financier et technique pour les universités en train d effectuer le virage vers la diffusion d information électronique. 2 Chaque université avait dû négocier ses propres arrangements, ce qui a englouti beaucoup de temps du personnel. 29

30 Le projet PCLSN a très bien réussi à l origine à accélérer l adoption des ressources électroniques au Canada. L argent de nouveaux partenariats apporté à la table par l intermédiaire de la FCI et d autres bailleurs de fonds a réduit les coûts d adoption des revues électroniques pour les bibliothèques et les risques connexes et aidé les bibliothèques à justifier un investissement accru des universités dans l infrastructure nécessaire de diffusion d information électronique. Un sondage réalisé en 2004 a révélé que les activités de licences de site nationales du PCLSN avaient augmenté les fonds de toutes les bibliothèques pour les porter à 718 titres STM de ces éditeurs clés, ce qui représentait une augmentation moyenne de 446 % de l accès entre toutes les bibliothèques membres. Autrement dit, les chercheurs d établissements qui détenaient auparavant 134 titres ont obtenu immédiatement accès à 586 publications scientifiques supplémentaires en moyenne. (The Impact Group, 2004) Impact culturel Le contenu numérique est devenu un pilier crucial de la recherche au XXI e siècle. On compte de plus en plus sur le contenu numérique à l appui des activités de recherche dans tous les domaines. En améliorant l accès au contenu numérique pour les chercheurs de partout au Canada, le RCDR les a aidés à accepter d effectuer le virage de l imprimé à l électronique. Un sondage des chercheurs réalisé en 2004 au sujet de l effet du PCLSN a révélé que l utilisation des revues électroniques avait presque doublé dans toutes les catégories universitaires par rapport aux deux premières années du projet. (The Impact Group, 2004) Ithaka S+R, service de recherche et de consultation des États-Unis qui réalise des sondages d envergure auprès de membres du corps professoral sur la scène internationale, a signalé en 2010 que les méthodes de recherche avaient changé profondément et rapidement pour compter davantage sur la découverte d information au moyen de ressources électroniques en réseau. Cette tendance était uniforme chez les chercheurs de tous les domaines. Dans leur sondage, plus de 80 % des membres du corps professoral ont indiqué que les ressources électroniques étaient très importantes pour leur travail (Schonfeld et Housewright, 2010, p. 23). 30

31 Figure 6 : Pourcentage de membres du corps professoral ayant répondu «très important» à la question : «Pour chaque produit que vous utilisez, veuillez indiquer le niveau d importance de ce produit pour votre recherche et vos enseignements» (Schonfeld et Housewright, 2010, p. 23) Les ressources électroniques ont eu, sur les méthodes de recherche, des effets comme des efficiences plus importantes et des découvertes imprévues. Un sondage détaillé mené au Royaume-Uni en 2011 a établi que les abonnements d une bibliothèque constituent de loin la principale source de lectures d articles. Le sondage a aussi révélé que «les collections électroniques permettent aux universitaires d avoir accès à de l information provenant de l extérieur de la bibliothèque même. Cela fait gagner du temps lorsqu il faut trouver et obtenir des articles et augmente le temps qu ils peuvent consacrer au travail» (Tenopir et Volentine, 2011, p. 7). En outre, le furetage permet aux universitaires de découvrir en moyenne «sept articles en plus de ceux qu ils ont trouvés», ce qui indique que l accès au contenu électronique par l intermédiaire de la bibliothèque facilite la «découverte d autres articles pertinents» (Tenopir et Volentine, 2011, p. 6). Les témoignages réunis par le RCDR présentent d autres données anecdotiques sur les répercussions culturelles que les ressources électroniques ont sur les chercheurs : Patrick Fournier, professeur titulaire, Département de physique, Université de Sherbrooke : Le virage vers les ressources électroniques a entraîné de nombreux changements pour la recherche de M. Fournier, dont le plus important a été l augmentation considérable du volume d information disponible. Comme chercheur, il est essentiel pour le P r Fournier d être à jour sur tout ce qui est publié dans son domaine. Avant l avènement des ressources en ligne, le professeur Fournier lisait cinq ou six revues scientifiques par jour. Aujourd hui, il essaie de parcourir une trentaine de publications sur son ordinateur. Une grande partie du travail du P r Fournier se déroule au laboratoire. Internet permet Patrick Fournier 31

32 d effectuer des rajustements en temps réel au cours d expériences. Auparavant, en cas de questions ou de problèmes, il devrait arrêter l expérience, effectuer des recherches à la bibliothèque et parfois attendre des jours ou des semaines pour obtenir les documents dont il avait besoin pour continuer. J. David Clemis, professeur agrégé d histoire, Mount Royal University : Comme chercheur chez un des plus nouveaux membres du RCDR (depuis 2010), M. Clemis remarque déjà les retombées de récents investissements importants effectués par le RCDR dans le contenu en sciences humaines et en sciences sociales dans le cadre du projet de l ICN. Mount Royal bénéficie maintenant d un accès sans précédent à des études historiques et littéraires. M. Clemis signale que l accès à ces collections augmentera considérablement les possibilités qui s offrent aux études et bourses de recherche en histoire européenne, canadienne et américaine. Elles créeront de nouvelles possibilités qui permettront à ses étudiants David Clemis d effectuer des recherches réelles et importantes. Il prévoit que dans ses cours seulement, plus de 60 étudiants par semestre utiliseront ces ressources afin d entreprendre des recherches de fond réelles. Les étudiants du couloir baccalauréat en histoire avec mention auront maintenant les ressources nécessaires pour préparer des thèses spécialisées en histoire européenne comparables à ce que font les étudiants de n importe quelle université du pays. Image de marque Le RCDR est reconnu comme un chef de file mondial dans le domaine des licences de contenu et les milieux des bibliothèques et des licences de l étranger le reconnaissent pour ses activités et ses réalisations. De plus, il est reconnu à l étranger que les chercheurs canadiens ont accès à une riche masse de ressources savantes, souvent à beaucoup plus de ressources qu ailleurs. En 2011, le RCDR a commandé une étude pour mesurer les incidences de ses activités dans les milieux de la recherche. L étude a mis à contribution des groupes de discussion constitués de chercheurs de quatre universités du Canada. Les chercheurs participants conviennent par une majorité écrasante que consulter de l information scientifique en ligne les a aidés à tisser des réseaux de recherche, aussi bien au pays qu à l étranger.» (The Impact Group, 2011, p. 12) Les auteurs du rapport affirment que «les chercheurs d universités canadiennes se retrouvent de plus en plus à y occuper un rôle central de «portier de l information». En effet, ils ont dans la plupart des cas accès à une masse d informations bien plus importante que celle de leurs collègues d autres universités ailleurs dans le monde. Les chercheurs canadiens ont la réputation d être si bien connectés aux sources d information actuelles qu ils sont devenus des pôles d attraction pour une collaboration internationale.» (The Impact Group, 2011, p. 14) L étude a aussi révélé que les chercheurs travaillant dans des établissements de moindre envergure sont particulièrement bien placés pour savoir qu un plus large accès à l information en ligne a bénéficié à leurs travaux. 32

33 Des déclarations d experts des milieux des bibliothèques et des licences révèlent en outre que le RCDR est reconnu et tenu en haute estime à l étranger. Julia Blixrud, directrice générale adjointe des Communications savantes à l Association of Research Libraries, écrit (communication privée) : Julia Blixrud «Le RCDR a créé un moyen efficace de maximiser l investissement commun de ses membres afin d acquérir du contenu savant. Le réseau a démontré la valeur des modèles basés sur la collaboration et la coordination en accroissant de façon rentable la disponibilité de l information pour un groupe de chercheurs. L investissement effectué dans le RCDR va beaucoup plus loin que le capital de démarrage il démontre la valeur que les Canadiens attachent à l appui de la recherche canadienne dans un environnement mondial. Il a donné un exemple positif à d autres pays.» Au cours d un sondage des membres réalisé en 2012, on a demandé aux participants d indiquer des mots décrivant le plus fidèlement le RCDR selon eux. Leurs réponses ont été transformées en «nuage de mots» illustré à la Figure 7. Les mots français ont été traduits en anglais. La grosseur des mots indique le nombre de fois que chaque mot a été mentionné et les couleurs ont été choisies au hasard. Les adjectifs les plus courants qui décrivent le RCDR sont nationaux, utile, collaboratif et efficace. Figure 7 : Nuage de mots représentant la description du RCDR selon les membres 33

34 2.0 Capacité de recherche 2.1 Valeur de l investissement Valeur Dans le cas du RCDR, la «valeur de l investissement» s entend de la valeur des licences négociées par l organisme. L investissement du RCDR dans les licences a augmenté de façon exponentielle depuis le lancement du PCLSN. En 2001, l investissement initial représentait 50 millions de dollars en trois ans (environ 15 millions en 2001). Ce total a augmenté régulièrement depuis 11 ans pour franchir la barre des 100 millions de dollars et plus en 2010 et retomber à 89 millions en Le financement provient surtout des universités membres. La Figure 8 présente les niveaux d investissement des membres, de la FCI et des partenaires provinciaux et illustre la croissance rapide de l investissement dans le RCDR de 2001 à Figure 8 : Investissements dans le RCDR de 2001 à 2012 L investissement de la première année, soit 6,2 millions de dollars, effectué par la FCI en 2001 dans le cadre du Projet canadien de licences de site nationales (20 millions au total) a attiré un contenu numérique de plus de 89 millions de dollars en 2012 grâce à un investissement de partenaires provinciaux et des établissements membres. La participation aux licences a peut-être augmenté régulièrement, mais les taux de change favorables et les faibles coûts répétitifs du projet de l ICN réduisent les coûts du même contenu, ce qui démontre la valeur produite par l infrastructure de collaboration du RCDR. Améliorations Au fil des ans, le RCDR s est adapté et a révisé les conditions des licences afin d améliorer les dispositions régissant l accès et l usage qui s adressent aux utilisateurs. Ces modifications ont inclus des exigences relatives aux données sur l utilisation provenant des éditeurs, le droit de charger localement des copies électroniques et l inclusion de contenu dans des trousses de cours. Beaucoup de fournisseurs 34

35 prennent aussi en charge Shibboleth, application en exploitation libre pour l authentification et l autorisation à base d identité que l appui du RCDR a aidé à promouvoir par l intermédiaire de la Fédération canadienne créée récemment, qui fournit des services fédérés de gestion de l accès aux fournisseurs d identité (y compris des universités et des bibliothèques) et de services (comme les éditeurs). Le RCDR cherche continuellement à améliorer sa productivité en accroissant l efficience de la participation des membres et du déroulement des activités administratives. En ce qui concerne son rôle fondamental qui consiste à négocier des licences, le RCDR cherche à raffiner ses processus relatifs aux accords de licence de la façon suivante : Dégroupage de licences : Lorsque le RCDR a vu le jour en tant que Projet canadien de licences de site nationales (PCLSN), les coûts des licences étaient partagés en fonction d une affectation de base dans quatre régions du Canada. Au cours de l assemblée générale annuelle de 2005, les membres ont ratifié une résolution approuvant un nouveau modèle de partage des coûts des licences et les principes qui le sous-tendent. Le modèle proposait que 100 % des coûts annuels des licences «de base» soient répartis entre les établissements d après leur pourcentage de mesure de la recherche du RCDR 3. Dans le cas des autres licences, le partage des coûts consistait en un traitement au cas par cas basé sur des modèles élaborés par les participants. Les éléments de mesure étaient appliqués à un ensemble de licences de base qui ont été renouvelées en 2004 et en Les licences de base ont été dégroupées au cours de la période de renouvellement de 2010 à 2012 afin de donner aux membres une plus grande latitude dans les modalités de participation aux licences et d améliorer la durabilité en cas de modification de la participation. Le réseau voulait ainsi éliminer la formule historique de partage des coûts au moment du renouvellement des licences, mais seulement s il était probable que cela n aurait pas d effet important sur les membres en particulier et sur la participation générale aux licences. Il y a actuellement 75 % du contenu du RCDR qui ne comporte pas de volet partage des coûts et le reste regroupe un mélange de cinq modèles différents. Négociations accélérées sur les licences : Au fil des ans, le RCDR a aussi cherché à simplifier ses processus de renouvellement des licences afin de devenir plus efficient et d utiliser ses ressources de façon plus stratégique. Le renouvellement des licences engloutit énormément de temps et de ressources. C est pourquoi le RCDR a lancé en 2010 un processus de renouvellement «accéléré» et qu il applique aux renouvellements de routine. Le processus peut être utilisé dans les conditions suivantes : il existe un accord de licence pour le produit; le droit d accès permanent est relativement faible; le RCDR a des commentaires des membres au sujet de l éditeur en particulier; les membres n ont pas soulevé de problèmes importants sur le plan technique ou sur celui du service; et les négociations risquent de coûter plus cher que les économies subséquentes. 3 Les éléments de mesure de la recherche du RCDR ont été mis au point à partir d indicateurs comme les ETP, l intensité de la recherche, etc., de façon à répartir le pourcentage du partage des coûts. 35

36 Automatisation des outils de bureautique : Le RCDR a mis en service des systèmes de logiciels de bureautique pour automatiser les demandes de routine comme la consultation d une base de données sur les membres et d un système de gestion de documents. Les outils choisis visent à simplifier l inscription aux téléconférences et à l AGA, ainsi qu à automatiser le système de vote. Nouveaux services : Le RCDR a amélioré ses activités en créant de nouveaux services, ajoutant des membres à son personnel et créant plusieurs nouveaux groupes de travail. Les initiatives suivantes ont été lancées depuis 2001 : Module d information sur les licences (MIL). En 2009, le RCDR a lancé le module d information sur les licences (MIL) libre service. Le MIL est un système de gestion de l information en exploitation libre conçu spécifiquement pour aider les membres du RCDR en facilitant l accès à l information sur les licences portant sur tous les accords du RCDR. Le MIL fournit de l information sur tous les accords de licence du RCDR, des listes de titres et des contrats téléchargeables pour chaque accord, ainsi que des profils d établissement avec leurs participations anciennes et actuelles aux accords de licence. Les membres peuvent générer des rapports pour visualiser la participation aux licences et la comparer entre les membres, visualiser et comparer les caractéristiques de produits, ainsi que les modalités des licences entre les accords. Ils peuvent consulter une liste de tous les accords en vigueur classés selon la date de renouvellement. Le système offre une section produits d actualités qui est compatible avec la fonction RSS, des annuaires d éditeurs et de fournisseurs, ainsi qu une section de mise au point sur la situation financière comportant un calendrier de facturation servant à la planification, et un formulaire pour adresser des commentaires. Le MIL permet aux bibliothèques membres du RCDR de gagner du temps et d économiser des ressources dans la gestion de ces collections, tout en éliminant le chevauchement des efforts parmi les membres du RCDR. Il s agit d un service innovateur et très prisé pour lequel le RCDR a reçu, en 2011, le Prix d innovation de la Canadian Association of College and University Libraries. Selon Scott Shannon, adjoint à l University of New Brunswick, «La mise en œuvre du MIL par le RCDR a été l un des plus grands pas en avant que l organisme a réalisés au cours de ses 10 dernières années depuis que je gère l accès à ce type de contenu.» (RCDR, 2011, p. 9). Le site est maintenant bilingue et appuyé par un tutoriel libre service (MIL 101). Édification du collectif de pratique. Le RCDR a amélioré considérablement ses méthodes de communication avec les membres. Depuis 2001, le réseau a mis en œuvre de nombreux moyens nouveaux de mobiliser les membres et de les informer. Le sondage de 2012 signale d importants changements de la qualité globale des services (16 %) et des communications (35 %) depuis 2009 (Partners 2012, p. 42). Ces activités s adressent aux membres du RCDR, mais les communications sont toutes disponibles sur le site Web du RCDR et donnent au réseau une visibilité qui dépasse les milieux de ces intervenants immédiats. Activité des groupes de travail. Plusieurs nouveaux groupes de travail ont été chargés de questions d importance nationale pour le RCDR, y compris l effet du libre accès, la protection et 36

37 le chargement local du contenu, la revue des méthodes de partage des coûts et la façon de mieux intégrer le contenu des fournisseurs aux systèmes de catalogage individuels. 2.2 Investissements dans le fonctionnement et l entretien Le RCDR est un organisme maigre qui s attache à l efficacité, à une croissance stable et à une gestion prudente. Le RCDR facture ses licences au prix coûtant et le réseau a dépensé 87,7 millions de dollars à cette fin en (Figure 9) Le RCDR consacre un pourcentage extrêmement faible de son budget à ses opérations. Le RCDR affecte 97,91 % de ses dépenses aux licences de contenu. Les opérations y compris les frais d administration, de bureau, les salaires et avantages sociaux, les honoraires professionnels et la gouvernance ne représentent que 2,09 % des dépenses (Figure 10). Les produits d exploitation du RCDR proviennent principalement des cotisations et des revenus d intérêt. Les cotisations varient de à $ par membre par année, et elles ont représenté au total $ en Le RCDR n a reçu aucun financement du Fonds d exploitation des infrastructures de la FCI et a reçu un financement ponctuel très faible seulement de la FCI pour le fonctionnement et l entretien. Il convient de signaler que le RCDR affiche un déficit planifié depuis deux ans. Pour l éponger, le RCDR entreprend la deuxième année de son modèle financier pluriannuel qui vise à réduire la dépendance de l organisme à l égard des revenus d intérêt, qui sont imprévisibles, à augmenter les revenus tirés des cotisations et d autres sources prévues et prévisibles sur plusieurs années et à réduire et contenir les coûts dans la mesure du possible. Figure 9 : Revenus du RCDR Figure 10 : Dépenses du RCDR 37

38 2.3 Capacités et durabilité de la plateforme Infrastructure actuelle Le RCDR ne gère pas lui-même d infrastructures physiques, mais il négocie plutôt les conditions d accès au contenu numérique hébergé par des sociétés d édition savante et des fournisseurs. L accord de licence type du RCDR établit les conditions d accès les plus favorables pour les utilisateurs, qui comprennent les droits suivants : en bénéficier à distance 24/7 durant toute l année; sauvegarder électroniquement des éléments de matériel à usage autorisé pour utilisation personnelle; distribuer à des fins d enseignement à tous les étudiants utilisateurs autorisés dans une classe d un établissement membre; intégrer des éléments de matériels d usage autorisé dans des trousses de cours sur papier et des collections électroniques destinées aux utilisateurs autorisés. Au cours des négociations sur les licences, le RCDR veut obtenir toutes les conditions établies dans la licence type afin d offrir aux chercheurs et aux étudiants le contexte d utilisation le plus flexible. Pour ce qui est de son activité de base, le RCDR est considéré comme «à la fine pointe» dans le monde entier. La licence type du RCDR reflète les pratiques exemplaires internationales décrites dans les énoncés et les lignes directrices de l International Coalition of Licensing Consortia (ICOLC). Dans ses licences, le RCDR obtient l accès le plus ouvert et le plus flexible possible pour ses utilisateurs et les conditions qu il négocie se comparent à celles des licences négociées aux échelons régional et international, ou les surpassent. Activités de service Le RCDR gère un budget annuel de presque 90 millions de dollars, maintient contrats avec des dizaines d éditeurs et des ententes institutionnelles avec 75 universités membres. Le personnel de l organisme doit gérer des fluctuations des devises, des devises étrangères et traiter de façon transparente avec l administration fiscale de huit provinces différentes. Le RCDR fait l objet de vérifications périodiques et a toujours obtenu des rapports de vérification «propres» ne comportant aucune lettre de recommandation, ce qui démontre que son système financier est bien administré. Le RCDR cherche continuellement à améliorer son processus et à utiliser l information tirée des commentaires systématiques des membres pour améliorer les négociations sur les licences. Comme on peut le voir à la section 2.1 et comme le précise la section 3.2, le RCDR a ajouté d autres services nouveaux à l intention de ses membres depuis Sur le plan des communications, le RCDR a mis en œuvre de nombreux moyens de fournir aux membres de l information et des mises à jour sur ses activités, y compris le Bulletin d information mensuel, des téléconférences à ligne ouverte portant sur des enjeux, l amélioration des services aux membres, etc. Les éditeurs fournissent les services d accès au contenu, mais le RCDR dispose, dans le contexte de son processus de demande de proposition, de moyens qui garantissent que les éditeurs maintiennent la qualité de leurs services et il collabore avec eux pour améliorer la qualité du service lorsque les 38

39 membres indiquent qu il y a des problèmes. Comme on l a vu plus en détail à la section 1.4, un sondage réalisé par le RCDR en 2012 a révélé que les membres sont très satisfaits du contenu et des services fournis par le RCDR. Le personnel de la plateforme Les licences de contenu reposent sur un processus détaillé qui exige un mélange de techniques de gestion de l information et de savoir-faire en affaires. Les négociateurs doivent à la fois connaître à fond les besoins des utilisateurs et très bien comprendre les pratiques d affaires et les contrats. Le UK Serials Group écrit que «Les licences d éditeur offrent aux bibliothèques et à leurs clients des droits utiles, mais leur imposent aussi des responsabilités importantes et il est devenu crucial de comprendre à fond la terminologie des licences et son effet Les professionnels de l information doivent chercher avant tout à bien comprendre cette nouvelle dynamique et acquérir les compétences spécialisées qui leur permettront de tirer le meilleur de chaque licence et de chaque négociation.» Les exigences du RCDR en matière de dotation sont rigoureuses et les employés travaillent dans un environnement au rythme frénétique qui change rapidement et où les membres ont des attentes diverses et divergentes. Pour trouver du personnel qualifié, le RCDR doit aussi faire concurrence aux secteurs privé, universitaire et public, qui offrent à leurs employés de bons salaires et, souvent, des avantages sociaux importants. C est pourquoi le RCDR a dû faire face à un roulement de personnel important, particulièrement au cours des deux dernières années. Le RCDR dispose de sept ETP et a un agent des finances à contrat. Les compétences de base du personnel du RCDR comprennent les techniques de négociation, les services aux membres et la réponse à leurs demandes de renseignements, les opérations, les communications et la mobilisation des membres. Quatre membres du personnel du RCDR, y compris la directrice générale, sont chargés actuellement de négocier les licences. Le RCDR compte aussi énormément sur le savoir-faire en la matière des bibliothécaires des établissements membres. Le Comité de négociation en particulier, qui regroupe 10 bibliothécaires membres, joue un rôle crucial en aidant les négociateurs du personnel et surveillant l exécution de stratégies de négociations convenues. Le secteur fonctionnel des services aux membres compte sur trois personnes, toutes titulaires d une maîtrise en services de bibliothèque. Ces personnes répondent aux demandes des membres et assurent la liaison avec les fournisseurs. Elles sont aussi chargées du programme de contenu et de surveiller la gestion continue et le renouvellement des licences de contenu. La directrice générale, qui a une maîtrise en services de bibliothèque, est aussi active dans ce domaine. Les opérations comprennent la gestion financière, l entretien des installations et l infrastructure TI. Les activités fonctionnelles sont exécutées par trois personnes, dont une qui a la désignation CMA et MBA, une qui s y connaît en tenue de livres et la troisième, qui a de l expérience de l administration. Les communications sont intégrées de façon stratégique dans les opérations générales et comprennent la mobilisation des membres, la gestion du site Web, les études de marché, la planification stratégique 39

40 et l évaluation du rendement. Ces activités fonctionnelles sont exécutées par une personne qui a des antécédents en affaires et une maîtrise en sciences de la gestion. Les membres du personnel de la plateforme ne reçoivent aucune formation autre que leur «initiation». Ils se partagent un modeste budget de perfectionnement professionnel de $ par année. Les membres du personnel du RCDR sont chargés des négociations, mais l organisme met à contribution les connaissances et le savoir-faire des membres du Comité de négociation et ensuite ceux des milieux généraux des bibliothèques afin de déterminer les principes et les priorités portant sur les licences. Le RCDR utilise les renseignements collectifs pour améliorer les milieux universitaires canadiens. Le RCDR compte sur un réseau intégré de préposés aux acquisitions et aux collections bibliothécaires des premières lignes et dépend de nombreuses contributions en nature de ses membres. En 2011, par exemple, 57 personnes ont doté 65 postes en siégeant au Conseil, à des comités permanents et à des groupes de travail. Le groupe comptait 10 administrateurs universitaires de haut rang, un chercheur et 45 membres du personnel de bibliothèque. Ces bénévoles ont contribué à la prise de décision et à la gouvernance des programmes du RCDR en y consacrant heures. Durabilité Le RCDR utilise de nombreux moyens pour garantir sa durabilité. Il convient toutefois de signaler que la durabilité constitue un défi constant pour le RCDR. Combinés aux augmentations périodiques des prix des fournisseurs, les budgets stagnants des acquisitions dans les bibliothèques membres signifient qu il sera difficile pour le RCDR de répondre aux demandes des membres qui souhaitent que le RCDR prenne de l expansion et garde un personnel suffisant. La section du rapport qui traite des défis aborde plus en détail l enjeu que constitue la durabilité. Son processus de planification à quatre étapes (décrit plus en détail à la section 1.3) constitue un élément important de la stratégie suivie par le RCDR pour assurer sa durabilité. Ce processus garantit que les objectifs et les activités du RCDR reposent sur les apports des membres et des intervenants, ainsi que sur les tendances dégagées dans les milieux universitaires en général. Le RCDR compte sur de nombreux mécanismes bien structurés pour réunir cette information ensuite intégrée dans son plan stratégique, qui guide ensuite les opérations du réseau. Les activités du RCDR s appuient sur une bonne gouvernance et la structure du Conseil d administration et des comités vise à assurer que le RCDR rend compte aux membres et aux milieux des intervenants en général. Les opérations du RCDR baignent dans une culture de sensibilisation au risque et d atténuation. Le RCDR a en outre mis au point un modèle financier sur 10 ans pour s assurer qu il réussira à rééquilibrer son budget au cours des prochaines années. 2.4 Réduction des coûts Le RCDR a réalisé des efficiences basées sur des «réductions des coûts» pour les universités et les milieux de la recherche. Ces réductions comprennent le contenu amélioré plus volumineux et moins coûteux, la diminution des coûts du personnel et une plus grande efficience de la recherche, ce qui permet aux membres de réaffecter leur temps et leur argent à d autres activités. 40

41 Millions de dollars Plus de contenu par dollar. Avec un budget annuel d acquisition de presque 90 millions de dollars canadiens, le RCDR a beaucoup plus de pouvoir pour négocier des prix inférieurs que n en aurait toute bibliothèque membre qui négocierait seule avec les éditeurs. Le RCDR ne peut indiquer le «prix des fournisseurs» 4 pour chaque ressource sous licence, mais il a réuni des données pour montrer qu il paie environ 30 à 40 % de ce que les établissements paieraient s ils obtenaient des licences de contenu de leur propre chef. Les négociations ont permis au RCDR d obtenir des réductions importantes par rapport à la demande de proposition (DDP) initiale envoyée aux fournisseurs. Les membres ne bénéficient pas seulement de prix négociés à grande échelle : ils y trouvent aussi une protection contre les hausses annuelles excessives. Le RCDR négocie une protection des prix et des augmentations annuelles plafonnées au-dessous des normes du marché. Dans le cas de sept renouvellements récents de licences et de huit renouvellements dans le cadre du projet de l ICN, par exemple, le RCDR a négocié un prix qui représentait environ 19 % du prix des fournisseurs des éditeurs au cours des trois prochaines années. (Figure 11) Figure 11 : Comparaison entre les prix des fournisseurs et les prix négociés par le RCDR pour des renouvellements réguliers et ceux de l ICN Prix des fournisseurs Prix négociés par le RCDR Dans le cas précis des renouvellements des licences Swets et Elsevier, la valeur des réductions des coûts pour les membres du RCDR est corroborée encore par la Figure 12 qui montre un prix négocié cumulatif de 88,6 millions de dollars comparativement au prix des fournisseurs qui s établissait à 180,3 millions de dollars en dehors des consortiums. 4 Le «prix des fournisseurs» de 2,2 milliards de dollars est basé sur les prix indiqués par les éditeurs et le prix normalisé des établissements mentionnés par eux, dans la mesure du possible. 41

42 Figure 12 : Comparaison entre les prix des fournisseurs et le prix négocié par le RCDR Diminution des coûts du personnel : L efficience réalisée en gagnant du temps que le personnel devrait autrement consacrer aux négociations avec les fournisseurs constitue une autre réduction des coûts. Les données tirées d une étude de 2004 et d un sondage des membres de 2012 démontrent que le temps gagné parce que le personnel n a pas à entreprendre des négociations à chaque bibliothèque en particulier constitue une des répercussions importantes que le RCDR a sur ses membres. Un récent projet de suivi du temps lancé par le RCDR appuie encore davantage les résultats du sondage. Décrit en détail à la section 1.4, le projet a démontré que le RCDR permet aux bibliothèques membres de gagner beaucoup de temps. Une citation tirée du sondage de 2012 (Partners Marketing Inc., 2012, p. 6) le démontre : «Le RCDR a représenté une IMMENSE valeur pour notre bibliothèque. Depuis ses tout débuts (et même depuis ses «racines» dans le PCLSN), le RCDR nous a permis d augmenter considérablement l étendue et la profondeur du contenu savant que nous offrons à notre milieu universitaire. Le pouvoir des licences en consortium et du partage d expertise nous a valu de bien meilleurs prix, de nombreux gains d efficience dans les négociations avec les fournisseurs et une uniformisation des licences qui oblige les fournisseurs à nous consentir les meilleurs accords financiers et à rendre le contenu accessible selon des modalités qui correspondent aux besoins de nos utilisateurs, et nous permettent (du moins en Ontario) d offrir un accès perpétuel et durable par le chargement local. Le vieux bibliothécaire que je suis se rappelle du temps où rien de cela n existait, ou tout au moins où chaque bibliothèque avait beaucoup plus de difficulté à obtenir tout cela en négociant seule. En tant qu établissement de taille moyenne, nous n avions pas grand poids dans les négociations avec les éditeurs, dont chacun avait son modèle de gestion et appliquait des restrictions différentes en matière d accès, de qualité des notices MARC, etc. Nous avons investi beaucoup de temps de notre personnel dans les négociations individuelles et la solution de problèmes avec de multiples fournisseurs. Je ne m ennuie pas du tout de cette époque, et le RCDR a contribué pour beaucoup à nous faire progresser.» 42

43 Efficience de la recherche : Au fil des ans, des études et des groupes de discussion ont révélé que l accès aux ressources du RCDR a contribué à améliorer l efficience sur le plan à la fois des réductions des coûts et du temps gagné. Au cours de groupes de discussion organisés en 2011, beaucoup de chercheurs ont déclaré pouvoir contrôler davantage d information, dans un même domaine et dans d autres plus nombreux, et avec plus d efficience que jamais. Ils peuvent accéder en ligne à une gamme étendue d information dans leur propre discipline et utilisent des stratégies comme des recherches d information programmées d avance pour obtenir de l information en temps réel de dernière minute sur les progrès accomplis dans leur domaine. Les participants aux groupes de discussion répètent aussi constamment qu ils passent moins de temps en déplacement et à travailler en bibliothèque, ce qui leur laisse plus de temps à consacrer à leurs étudiants, à préparer leurs cours, à effectuer leurs recherches ou à réaliser d autres tâches universitaires. Un sondage de chercheurs réalisé au R.-U. en 2011 est parvenu à des conclusions semblables, soit que «les outils de recherche de la bibliothèque et les collections de revues électroniques font gagner du temps aux lecteurs lorsqu il s agit d obtenir du matériel de qualité plus rapidement. Les sources électroniques permettent aux lecteurs d obtenir l article à partir de leur bureau et de leur laboratoire, et ils lisent rarement dans la bibliothèque même». (Tenopir et Volentine, 2011, p. 3). Les réductions de coûts en particulier des coûts de déplacement ont constitué un autre thème dominant dans les groupes de discussion organisés par le RCDR. L achat de contenu en gros ne permet pas seulement aux bibliothèques de réaliser des réductions de coûts : il a également eu une incidence directe sur le budget des chercheurs. Plusieurs chercheurs ont indiqué qu ils ont aujourd hui moins besoin de se déplacer, car ils bénéficient d un accès en ligne à l information et de nouveaux outils de collaboration numérique. Cette nouvelle donne a eu un effet direct sur leur budget et sur leur capacité à réaliser leurs travaux. 2.5 Personnel très qualifié Qualité et richesse des activités et de l environnement de formation Au XXI e siècle, les techniques de recherche consistent à trouver et décortiquer des masses de ressources d information dans de nouveaux formats et sur de nouveaux supports. Selon Industrie Canada (2012), lorsqu il est question de techniques numériques, «on s entend pour dire qu il s agit de la capacité de repérer, d organiser, de comprendre, d évaluer, de créer et de diffuser de l information par l intermédiaire de la technologie numérique». Les techniques numériques «ont de l importance non seulement pour le secteur des TIC, mais aussi pour la population active et pour tous les citoyens, qu il s agisse des étudiants, des personnes au foyer ou des personnes âgées». En donnant accès à des ressources et des services d information à la fine pointe par l intermédiaire du RCDR, les universités canadiennes créent un environnement enrichi pour former du personnel très qualifié. Le RCDR contribue à l acquisition de techniques numériques chez les étudiants d universités au Canada en faisant en sorte que ceux-ci disposent de l information la plus à jour dans leur discipline, et tenant compte des disparités entre établissements et de l emplacement géographique. Les jeunes 43

44 chercheurs et les étudiants des cycles supérieurs ont accès à un éventail complet de sources internationales, ce qui leur permet d arrimer leur travail dans le contexte mondial. Des sondages (Davidson et Kyrillidou, 2012) réalisés à plusieurs universités de l Ontario (représentant environ 25 % des membres du RCDR) ont révélé que les étudiants utilisent beaucoup les ressources électroniques rendues disponibles par le RCDR. Un sondage réalisé en a révélé que 46 % des utilisateurs des ressources électroniques étaient des étudiants du premier cycle et que dans 42 % des cas, les ressources servaient à leur travail de cours. Selon un sondage réalisé en 2010, 50 % des utilisateurs étaient des étudiants de premier cycle qui, dans 55 % des cas, utilisaient le contenu pour leurs cours. Les ressources fournies par le RCDR améliorent aussi les contextes d enseignement et d apprentissage dans les universités du Canada. Une étude parrainée en 2003 par le RCDR a révélé que 65 % des chercheurs reconnaissaient que l accès aux revues électroniques améliorait leur efficacité comme enseignants (The Impact Group, 2004). Une étude d un groupe de discussion entreprise pour le compte du RCDR en 2011 démontre encore davantage l effet positif des ressources du RCDR sur les méthodes d enseignement et d apprentissage (The Impact Group, 2011). L étude a révélé que l accès élargi à l information en ligne a rendu le processus d enseignement à la fois plus efficient et plus efficace. Des chercheurs ont signalé qu ils ont un plus vaste choix de documents pédagogiques. Un chercheur a déclaré qu il était plus facile pour lui de trouver et de réunir du matériel pédagogique et que les étudiants, qui consacrent moins de temps à l accès et en consacrent davantage à la synthèse d information, en bénéficient aussi. Un autre participant a signalé que «L accès en ligne a transformé l enseignement aux étudiants des cycles supérieurs; il a multiplié à l infini la gamme possible des sujets à titre d exemple, un étudiant de cycle de maîtrise a travaillé entièrement à partir d enregistrements numériques en anglais». Un instantané Quelque 1,2 million de personnes inscrites à 75 universités au Canada, y compris des chercheurs, des membres du personnel et des affiliés, ont accès aux ressources du RCDR. Les membres du RCDR représentent 75 des 92 membres de l AUCC et quelque 99 % des étudiants qui fréquentent des établissements membres de l AUCC fréquentent des universités membres du RCDR. Plus de d entre eux sont étudiants des cycles supérieurs qui, plus que tout autre groupe des milieux de la recherche, ont besoin d avoir un accès approfondi aux publications de recherche dans leur discipline dans le contexte de leur formation et du processus de rédaction de thèse. Depuis le lancement du projet pilote initial, le nombre des étudiants qui ont eu accès aux ressources couvertes par des licences du RCDR a augmenté considérablement. Le RCDR a recruté 11 nouveaux membres depuis 2001, ce qui a augmenté le nombre d utilisateurs étudiants. Selon l AUCC (2011), le nombre des étudiants du premier cycle et des cycles supérieurs dans les universités canadiennes augmente régulièrement et est passé d environ en 2000 à plus de 1,2 million en 2011, ce qui représente une augmentation de quelque étudiants utilisateurs possibles des ressources du RCDR depuis

45 Le nombre des étudiants des cycles supérieurs qui ont accès à des ressources visées par des licences du RCDR a lui aussi augmenté régulièrement depuis La Figure 13 présente des données fournies par Statistique Canada (2010) sur la croissance de l inscription des étudiants. Même si le graphique ne contient pas de données provenant de toutes les années d activité du RCDR, il donne une idée de la croissance régulière de l inscription étudiante pendant cinq ans, soit de à Figure 13 : Données de Statistique Canada (2010) sur l inscription des étudiants dans les universités de l AUCC Étudiants des cycles supérieurs Étudiants du premier cycle Influence de la FCI Les investissements effectués par la Fondation canadienne pour l innovation (FCI) dans le RCDR ont joué un rôle totalement crucial dans l établissement et l expansion d une infrastructure numérique nationale du savoir au Canada. En 2001, la FCI a investi 40 % de 50 millions de dollars (6,2 millions de dollars par année pendant 3 ans) dans le Projet canadien de licences de site nationales (PCLSN). Les gouvernements provinciaux et des établissements membres ont fourni l autre tranche de 60 %. S appuyant sur cet investissement initial, le RCDR a connu une croissance exponentielle grâce à d autres investissements effectués par ses membres et il a créé une valeur supplémentaire pour les membres par des licences visant des volumes plus importants de contenu et en créant des services à valeur ajoutée. En 2008, la FCI a investi de nouveau dans le RCDR afin d améliorer encore davantage l accès au contenu en sciences humaines et en sciences sociales dans le cadre du projet de l ICN, ce qui a attiré des investissements de contrepartie de membres et de partenaires provinciaux. Sans les investissements initiaux de la FCI, il aurait été extrêmement peu probable que des partenaires provinciaux et institutionnels auraient investi dans le RCDR et l on doute que 75 universités membres auraient collaboré afin de créer l organisme. Sans l investissement de la FCI, les universités du Canada devraient faire l acquisition de contenu individuellement et par l entremise de leurs consortiums régionaux, ce qui créerait un double emploi entre les régions et les universités et les obligerait dans de nombreux cas à payer leurs licences beaucoup plus cher. 45

46 L entente initiale de partage des coûts signée par le RCDR a signifié que des petites et des moyennes universités ont pu donner accès à une collection de contenu numérique de calibre mondial de la même façon que les grandes universités de recherche, ce qui a essentiellement démocratisé l accès au contenu savant au Canada. Cette démocratisation a contribué à leur capacité de recruter et de garder des chercheurs de plus fort calibre et de leur offrir un environnement plus riche où effectuer leur recherche. Tom Sanville, directeur de l octroi de licences et de partenariats stratégiques à LYRASIS (consortium de bibliothèques des États-Unis) et membre actif des milieux internationaux des licences depuis des années, a ceci à dire du RCDR (communication privée, 2012) : Tom Sanville «Sans le RCDR, les universités canadiennes auraient moins accès aux recherches du monde que d autres pays industrialisés, y compris les États-Unis où chaque État doit obtenir des licences de niveau «national». Le RCDR fournit les moyens nécessaires pour instaurer un certain niveau d efficacité des coûts, de contrôle et d accès élargi à l information que les bibliothèques ne peuvent espérer obtenir individuellement. Globalement, les licences nationales constituent le moyen le plus efficace de suivre l expansion de la recherche savante et la montée des prix. Le RCDR est au nombre des chefs de file qui parviennent à le faire efficacement et permettent aux universités canadiennes de faire concurrence sur la scène mondiale.» L investissement le plus récent de la FCI dans des licences de contenu en sciences humaines et en sciences sociales (dans le cadre du projet de l ICN), qui a donné accès à 14 grandes collections de recherche, a accru encore davantage la capacité de recherche au Canada en donnant un accès sans précédent à des ressources numériques dans ces disciplines. Dans ces domaines en particulier, les sources primaires et les artefacts d information constituent les assises fondamentales de la recherche. Grâce aux investissements de la FCI dans le RCDR, 99 % des corps professoral et étudiant des universités du Canada ont un accès extraordinaire à du contenu vaste et profond de calibre mondial à partir de leur pupitre. Les investissements de la FCI ont contribué à réduire considérablement les coûts, améliorer l efficience de la recherche, aider à recruter des chercheurs de fort calibre, augmenter les collaborations internationales et propulser l excellence en recherche dans tout le pays. Colleen Cook, doyenne Trenholme des bibliothèques à l Université McGill, qui a quitté les États-Unis en 2010, parle de la valeur des consortiums nationaux de licences dans un article publié par le McGill Reporter Colleen Cook (McDevitt, 2011), «Par le simple fait d être au Canada les licences nationales au Canada pour l information électronique permettent aux bibliothèques de recherche de bénéficier d économies d échelle, à tel point que chaque dollar qui est investi dans des ressources électroniques a une incidence supérieure à ce qu il aurait aux É.-U. Pour ce qui est des collections, il faut savoir que nous bénéficions ici d un fonds électronique très riche et très varié, sans mentionner les livres rares et collections spéciales.» 46

47 3.0 Habilitation du développement du leadership et de la recherche 3.1 Usagers/accès Politiques et mécanismes Les licences du RCDR permettent à tous les usagers autorisés (plus de 1,2 million de chercheurs, d étudiants, de membres du personnel et d affiliés) d avoir accès à distance et en permanence à des ressources sous licence du RCDR à l année longue. En outre, beaucoup des licences du RCDR donnent un accès public sans rendez-vous aux ressources sous licence. Le libellé type de licence utilisé par le RCDR est le suivant : «2.1 L éditeur accorde par les présentes au consortium et aux membres le droit non exclusif et non transférable de permettre aux usagers autorisés, peu importe où ils se trouvent, d avoir accès au matériel sous licence via un réseau protégé et d utiliser les méthodes d accès indiquées à l Annexe 3 pour les besoins de la recherche, de l enseignement, de l étude privée et de l usage administratif associés aux pratiques et aux activités normales du consortium et de ses membres, sous réserve des modalités de la présente entente.» Les licences du RCDR garantissent aussi aux membres du Réseau d importants droits d utilisation comme les suivants : Faire des copies électroniques locales d une partie du matériel sous licence en recourant à la mise en antémémoire nécessaire uniquement pour assurer l utilisation efficiente du matériel en question par des usagers autorisés et spontanés. Permettre aux usagers autorisés et aux usagers spontanés d avoir accès au matériel sous licence, y compris un index par auteur intégré, titre d article et mot clé du matériel sous licence, à partir du serveur et via le réseau protégé. Remettre une seule copie imprimée ou électronique d articles individuels, sur demande, à des usagers autorisés individuels. Permettre à des usagers autorisés d avoir accès au matériel sous licence en passant par l environnement d apprentissage électronique du membre. Afficher, télécharger ou imprimer le matériel sous licence aux fins du marketing interne, de la tenue d examens ou de la formation d usagers autorisés. 47

48 Sans les droits d utilisation décrits dans les licences du RCDR, beaucoup d établissements devraient payer des tarifs et des frais plus élevés aux diverses sociétés de gestion des droits d auteur. Collectivité des usagers Les ressources du RCDR sont mises à la disposition de tous les étudiants, des membres du personnel, du corps professoral et des affiliés des 75 universités membres. Les groupes desservis par le RCDR comptent plus de 1,2 million d usagers, y compris quelque étudiants des cycles supérieurs 5 et plus de membres du corps professoral à temps plein 6. Le nombre des chercheurs qui ont accès aux ressources du RCDR augmente régulièrement depuis Selon l AUCC (2011), le nombre des professeurs aux universités membres de l AUCC (dont 99 % sont représentées par le RCDR) augmente régulièrement d environ 3 à 5 % par année. En outre, le nombre des usagers du RCDR a augmenté depuis le lancement du projet initial du PCLSN en L inscription d étudiants du premier cycle et des cycles supérieurs dans les universités canadiennes a aussi augmenté régulièrement pour passer de quelque en 2000 à plus de 1,2 million en 2011 (AUCC, 2011). Il s agit d une augmentation de quelque usagers étudiants possibles des ressources du RCDR depuis Utilisation Il y a de nombreuses façons de démontrer l utilisation de la plateforme. Le RCDR a réuni des statistiques d utilisation de certains éditeurs de 2001 à 2004 et a commencé ensuite à recevoir des statistiques plus détaillées de tous les éditeurs en Entre 2005 et 2008, le RCDR n avait pas le personnel nécessaire pour gérer de telles données. Même si les statistiques ne se comparent pas entre les éditeurs (par exemple, interrogations et téléchargements) et s il y a quelques anomalies entre les années, les données montrent que l utilisation globale des cinq principales licences du RCDR par les établissements membres a augmenté considérablement depuis 2001 (Figure 14). 5 Tiré des données de l AUCC sur l inscription de 2011 dans les universités membres du RCDR. 6 Tiré des données de de Statistique Canada sur le personnel enseignant dans les universités canadiennes. 48

49 Figure 14 : Statistiques agrégées sur l utilisation des cinq principales licences du RCDR, American Mathematical Society (Nombre d'interrogations) Thomson Reuters - Web of Science (Nombre d'interrogations) Royal Society of Chemistry (Nombre de téléchargements) Institute of Physics (Nombre de téléchargements) Missing Data American Chemical Society (Nombre de téléchargements) Les données tirées de deux études réalisées en Ontario démontrent aussi que les chercheurs (qui représentent environ 25 % des membres du RCDR) utilisent beaucoup les ressources du RCDR. Les études ont utilisé la méthodologie MINES (mesure de l impact des services électroniques en réseau), sondage en ligne basé sur les transactions, pour réunir des données au sujet de la raison d être et de l utilisation des ressources électroniques, ainsi que des caractéristiques démographiques des usagers. Les résultats de l étude réalisée en ont révélé que le contenu du RCDR a représenté 98 % du contenu que les participants au sondage avaient consulté pour la recherche. Au cours des études réalisées en , période pendant laquelle les bibliothèques avaient accès à beaucoup d autres 49

50 sources de contenu électronique, les ressources du RCDR représentaient environ 60 % du total des ressources consultées pour la recherche. (Davidson et Kyrillidou, 2012) Il convient de signaler que les données sur l utilisation sont difficiles à réunir, qu il faut y consacrer beaucoup de temps et qu elles ne constituent pas toujours un indicateur approprié de la valeur ou de l impact d une ressource d information en particulier. Par exemple, des ressources sous licence par l entremise du RCDR sont utilisées presque exclusivement par des chercheurs spécialisés d un bout à l autre du Canada et c est pourquoi les taux de téléchargement et d interrogation sont relativement bas. Or, la ressource est absolument cruciale pour les chercheurs dans ce domaine. C est pourquoi le RCDR ne base pas ses décisions d achat sur les statistiques d utilisation. Pour ce qui est des comparaisons internationales, ces données ne sont pas accessibles au public et seraient probablement difficiles à évaluer si elles l étaient. Elsevier, le principal fournisseur de contenu du RCDR qui reçoit environ 25 % de l argent affecté par le RCDR aux licences, a toutefois fourni des chiffres comparatifs qui démontrent l usage important et l effet de son contenu sous licence au Canada depuis le lancement du projet initial du PCLSN. Les données contenues dans la Figure 15 révèlent une augmentation importante de l usage de la plateforme Elsevier, Science Direct, tout juste après le lancement du projet PCLSN. Elles révèlent aussi des taux beaucoup de téléchargement de la plateforme plus élevés au Canada qu aux États-Unis et en Chine. Figure 15 : Nombre de téléchargements et nombre d articles publiés du contenu Elsevier La Figure 16, elle aussi fournie par Elsevier, montre que le nombre d articles téléchargés par des chercheurs canadiens a augmenté considérablement depuis Le graphique démontre que les chercheurs canadiens utilisent beaucoup plus le contenu Science Direct que ceux de l Australie, de la Chine, du Royaume-Uni et des États-Unis. 50

51 Figure 16 : Utilisation de Science Direct selon le pays 3.2 Leadership et compétitivité Personnel de la plateforme et compétitivité du programme Le RCDR est reconnu tant Canada qu à l étranger pour ses processus d acquisition innovateurs et sa licence type. Il a été un des premiers organismes de licence nationaux au monde et il cultive des compétences et des connaissances spécialisées depuis sa création en Les experts du domaine des licences d autres pays reconnaissent la valeur de cette approche nationale basée sur la collaboration. Dans la citation qui suit, Chuck Eckman, président du Comité de négociation au RCDR, bibliothécaire universitaire et directeur des services de bibliothèque, compare le RCDR à la California Digital Library (CDL), où il travaillait jusqu en Charles Eckman sept. 2012) «Le RCDR est autrement plus complet du fait de sa portée nationale. Le RCDR compte 75 établissements membres; la CDL se charge d une seule et même entité qui compte 10 campus. Le RCDR laisse une empreinte nettement plus importante sur le marché et dans le milieu de la recherche de par la nature de sa portée nationale. Il est fortement axé sur la collaboration, compte tenu de la vaste diversité géographique de ses membres. Les accomplissements du RCDR et sa réputation sont très respectés aux États-Unis, ce qui a constitué un facteur déterminant lorsque j ai envisagé ma réinstallation.» (Bulletin d information du RCDR, 51

52 Il est extrêmement difficile de comparer les consortiums qui s occupent de licences. Ces organismes diffèrent énormément par leur structure organisationnelle, leur mission et leurs critères d adhésion. Par exemple, beaucoup d organisations qui négocient des licences ont d autres activités de base comme la préservation et la représentation et ne se concentrent pas exclusivement sur les licences comme le fait le RCDR. Beaucoup d autres consortiums nationaux ont une composition plus étendue que celle du RCDR. Ils représentent, par exemple, des bibliothèques publiques, spécialisées ou scolaires, ainsi que des bibliothèques universitaires. D autres consortiums n ont pas une envergure nationale, mais ils représentent un nombre limité d établissements très semblables. Les consortiums de licence peuvent être des organismes fédéraux, des organismes sans but lucratif, ou gérés par une seule université. Ces facteurs contribuent tous à créer un milieu international diversifié dont les objectifs sur le plan des licences sont très différents. La Figure 17 contient une liste sélective d autres consortiums de licence qui illustre la diversité de leurs activités et de leurs structures tirées des profils des membres de l International Coalition of Licensing Consortia (ICOLC). Les consortiums figurant sur la liste démontrent l éventail des différences au niveau du nombre de membres, des types et de la variété des services supplémentaires offerts par de telles organisations. Figure 17 : Profils des membres de l ICOLC Consortiums de licence Juridiction Nombre de membres Types de membres Nombre d employés Autres fonctions California Digital Library (CDL) Californie 10 campus; un membre Universitaire S.O. Services de publication et de dépôt en libre accès; instruments de recherche dans les archives et agrégation d objets numériques; conservation des données; chargement/présentation de contenu électronique; prêts entre bibliothèques/livraison de documents; préservation; installations de stockage; catalogues collectifs/partagés en ligne; services de catalogage; partage de collections Consorzio Interistituzi onale per Progetti Elettronici (CIPE) Italie 27 Universitaire 2 Partage des collections; chargement/préservation du contenu électronique; prêts entre bibliothèques/livraison de documents; catalogues collectifs/partagés en ligne 52

53 Council of Australian University Librarians (CAUL) Australie 39 Universitaire Spécial 2,7 Promotion/communication; référencement/statistiques; qualité et évaluation; archives numériques; programme national d emprunt; collection de statistiques pour les universités en Australie et en Nouvelle-Zélande; conseils en matière de droit d auteur BIBSAM Consortium de bibliothèques universitaires et de recherche Réseau canadien de documentation pour la recherche (RCDR) Suède 63 Universitaire Spécial 6 Aucune indiquée Canada 75 Universitaire 7 Offrir une tribune pour la mobilisation des membres sur les principaux enjeux se rapportant aux communications savantes et à l infrastructure de contenu numérique. Œuvrer avec les autres organisations à l échelle régionale, nationale et internationale pour faire avancer l infrastructure du savoir dans l intérêt des chercheurs universitaires canadiens Consortium universitaire de publications numériques (COUPERIN) Bibliothèque de recherche électronique du Danemark (DEFF) Portal de Periódicos da CAPES France 215 Universitaire Public Spécial Musées Hôpitaux Danemark 230 Universitaire Public Spécial Écoles Brésil 407 Universitaire Public Écoles 3 Aucune indiquée 7 Aucune indiquée 20 Licences de contenu électronique Chargement/présentation de contenu électronique 53

54 Conservation Formation LYRASIS Régions centreatlantique, nord-est, sud-est et ouest des États-Unis 1600 Universitaire Public Spécial Écoles Gouvernement 60 Partage des collections; prêts entre bibliothèques/ livraison de documents; préservation; formation; services de sources en exploitation libre; évaluation, stratégie, planification et mise en œuvre technologiques; cours de perfectionnement professionnel; services de consultation s attelant aux besoins des bibliothèques et couvrant un vaste éventail de sujets; numérisation de masse financement concerté des subventions à l appui d initiatives concertées de technologie, de préservation et de leadership; les subventions actuelles couvrent : Ideas and Insights Series sur des sujets chauds et émergents; possibilités de réseautage qui rassemblent les professionnels des bibliothèques : évaluation des besoins en formation et établissement de plans de formation; programmes et cours de développement du leadership Leadership Ken Frazier, ancien membre du Conseil consultatif du RCDR et directeur, General Library System, University of Wisconsin-Madison aux États-Unis, a ceci à dire au sujet du RCDR (RCDR, 2009, p. 9) : «Le Réseau canadien de documentation pour la recherche est l organisme qui a le mieux réussi à établir un système national de licences pour la documentation. J envie beaucoup le Canada. Si vous voulez savoir comment un système d information national peut être transformé et contribuer au progrès de la recherche et au développement économique, regardez le Canada!» Ken Frazier Le RCDR a été invité à prendre la parole au cours de plus de 48 activités nationales et internationales pour communiquer son savoir-faire et ses 54

55 connaissances relativement à l attribution de licences portant sur du contenu numérique, ce qui reflète sa crédibilité et sa bonne réputation dans la communauté dans son ensemble. Le RCDR a aussi reçu plusieurs distinctions : Prix d excellence Excel 2012 de l AIPC : Le RCDR a reçu le Prix d excellence Excel de l Association internationale des professionnels de la communication dans la catégorie gestion des communications électroniques et numériques pour la production de son premier rapport annuel virtuel de Prix d excellence Excel 2011 de l AIPC : Le RCDR a obtenu le Prix d excellence Excel de l AIPC pour le projet de renouvellement de la fonction des communications dirigé par Dyna Vink, directrice des Communications du RCDR. Prix d innovation CACUL 2011 : Le RCDR a reçu le prix pour son Module d information sur les licences (MIL), qui contient les profils de toutes les ententes de licence du RCDR, des listes de titres et des contrats pour chaque entente pouvant être téléchargés. On y trouve également des profils d établissement qui mentionnent les participations actuelles et passées des membres aux accords de licence. Prix du Nouveau bibliothécaire universitaire de l année de la CACUL pour 2010 : Allison Kelley, agent des services aux membres du RCDR, a reçu le prix. M me Kelley a dirigé sans relâche et avec succès l élaboration du module d information sur les licences (MIL) novateur en ligne, qui a reçu les éloges des gestionnaires de collections de tout le pays. Elle a par ailleurs contribué au renforcement des liens de travail qui unissent des bibliothèques universitaires de toute taille et de toutes les régions, répondant ainsi à leurs besoins particuliers et les aidant à atteindre leurs objectifs communs. Prix excellence Plume d or 2010 de l AIPC : Le RCDR s est mérité le prestigieux Prix d excellence Plume d or de 2010 en communication d affaires, qui lui a été remis par l Association internationale des professionnels de la communication (IAPC). Le RCDR a remporté un prix d excellence dans la catégorie Événements spéciaux pour son projet d AGA virtuelle. Prix d apprentissage ORION 2010 : Les Prix ORION récompensent les personnes et les groupes qui ont orienté et préconisé l utilisation de technologies collaboratives de pointe au profit de la recherche, de l éducation et de la découverte, en Ontario ou sur la scène internationale. Innovation CACUL 2002 : Ce prix reconnaît les bibliothèques universitaires qui, par l innovation dans des programmes/services courants ou dans le cadre d un événement ou d un projet spécial, ont contribué à la promotion de la bibliothéconomie universitaire et au développement bibliothécaire. Premier Prix de qualité et de productivité ACPAU 2001 : Ce prix a été remis au projet initial du PCLSN par l Association canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU) pour reconnaître la collaboration nationale en stratégie d acquisition de contenu et l acquisition de 55

56 licences du PCLSN comme réalisation innovatrice en affaires et en services pour les milieux universitaires canadiens. Prix de mérite ABRC 2001 : Ce prix décerné à M me debruijn visait à reconnaître le leadership exceptionnel dont elle a fait preuve dans le cadre du Projet canadien de licences de site nationales (PCLSN) qui donne un accès accru à l information aux milieux de la recherche du Canada. Moyens d améliorer la compétitivité Le RCDR lance de nombreuses activités d approche afin de rehausser sa visibilité et sa réputation auprès des membres, y compris les suivantes : Bulletin d information : Publié 10 à 12 fois par année, le Bulletin d information paraît sur le site Web du RCDR et est envoyé aux membres et aux intervenants. Il présente de l information sur les activités du RCDR, notamment celles qui ont trait aux licences, de nouveaux services, des mises à jour sur la gouvernance, et ainsi de suite. Ligne ouverte : La Ligne ouverte du RCDR est une téléconférence hébergée par le RCDR qui vise à informer les membres sur des sujets clés qui les intéressent. C est un événement virtuel qui met en vedette des discussions avec la direction du RCDR, les membres du Conseil d administration et des comités, des intervenants et des invités. Rapports annuels : Le rapport annuel présente de l information détaillée sur les activités et les progrès annuels du RCDR. En 2012, le RCDR a reçu le Prix d excellence Excel de l Association internationale des professionnels de la communication pour avoir produit son premier Rapport annuel virtuel qui a triplé son lectorat. Assemblées générales annuelles : Chaque année, le RCDR tient une assemblée générale annuelle (AGA) au cours de laquelle les membres peuvent discuter de grands dossiers dans le cadre des séances prévues au programme. Les commentaires des membres révèlent que cette activité suscite un grand intérêt pour le réseautage, ainsi que les activités d éducation et de collaboration. Même si les bibliothécaires ont tendance à savoir dans quelle mesure le RCDR contribue à l infrastructure de recherche, il demeure difficile de faire passer le mot aux administrateurs supérieurs et aux milieux de la recherche. 3.3 Liens Le RCDR maintien des liens officiels et officieux avec des groupes régionaux, nationaux et internationaux d optique connexe. Comme on l a déjà dit, le RCDR rencontre des consortiums de licence régionaux au Canada et il a des liens officieux soutenus avec d autres intervenants nationaux, y compris des organisations qui représentent des bailleurs de fonds de la recherche, des chercheurs et l infrastructure numérique (la section 1.2, Rôles des intervenants, présente plus de détails). 56

57 Le RCDR participe aussi à des initiatives nationales qui visent à améliorer ses activités et les services offerts aux membres. Le RCDR a participé activement, par exemple, à la création de la Fédération canadienne d accès (FCA), initiative conjointe du Conseil des dirigeants principaux de l information des universités canadiennes (CDPIUC) et de CANARIE Inc. La FCA a pour rôle de coordonner les relations entre de multiples fournisseurs d identité (comme les universités) et fournisseurs de services (comme les éditeurs de contenu sous licence). Le RCDR siège à un «comité des perspectives d avenir» pour aider à établir le plan des activités de la FCA; encourage les éditeurs de contenu sous licence du RCDR à participer à titre de fournisseurs de services; et offre des occasions d éducation et d échange d information dans les milieux des bibliothèques universitaires et de la technologie de l information. Le RCDR s est joint à la FCA pour officialiser son rôle dans l élaboration continue de ces services et pour aider à faire avancer la mise en œuvre de Shibboleth dans les plateformes des éditeurs et les mécanismes d accès des bibliothèques. Le RCDR est aussi membre actif de l International Coalition of Licensing Consortia (ICOLC), groupe non structuré qui comprend actuellement quelque 200 consortiums de bibliothèques du monde entier. L ICOLC offre une tribune importante qui permet aux consortiums de licence d échanger au sujet de pratiques exemplaires et de discuter de questions d intérêt commun. PE officiels signés avec d autres pays et des organismes internationaux Le RCDR a lancé récemment sa première activité de licence commune à l échelon international avec le Joint Information Systems Committee (JISC Collections) au R.-U. et le Centre for Research Libraries (CRL) aux États-Unis. L accord sans précédent offrira à plus de 500 établissements universitaires du Royaume- Uni, du Canada et des États-Unis la collection Churchill Archive en ligne à des tarifs attrayants. Dans le cadre de cette entente internationale unique, les membres du CRL, du JISC Collections, du RCDR et de certains consortiums partenaires pourront bénéficier de remises tant sur l abonnement que sur l accès perpétuel à la Churchill Archive en Recherches réalisées liens et caractéristiques Plusieurs études parrainées par le RCDR ont révélé que le fait d avoir accès à des ressources d information de qualité comme celles qui sont fournies par l intermédiaire du RCDR ont permis à des chercheurs canadiens de participer plus souvent à des projets de recherche en collaboration et d entreprendre des recherches multidisciplinaires. Des chercheurs sondés en 2004, par exemple, ont signalé que le fait d avoir accès à des revues électroniques leur avait permis d étendre leurs réseaux de recherche. (The Impact Group, 2004) L information réunie par un groupe de discussion constitué de chercheurs et convoqué en 2011 appuie ces affirmations. (The Impact Group, 2011) L étude a montré que le fait de pouvoir consulter de l information scientifique en ligne aidait les chercheurs canadiens à tisser des réseaux de recherche au Canada et à l étranger. La diffusion plus vaste d articles de recherche et l utilisation d outils de communications en ligne plus performants facilitent pour les chercheurs la tâche qui consiste à trouver des partenaires éventuels de recherche et vice-versa. Pour reprendre les propos d un des participants au groupe de discussion : «Les distances et/ou les frontières ne sont plus des obstacles aux collaborations» (The Impact Group, 2011, p. 14). Une fois les partenaires trouvés et les équipes constituées, il est plus simple pour les chercheurs canadiens de rester en contact et de gérer activement 57

58 des recherches. Un autre participant au groupe de discussion signalait que «L accès en ligne multiplie les chances de tisser de nouvelles collaborations et de s ouvrir à des sujets de recherche plus diversifiés. Il est plus facile de trouver de nouveaux collaborateurs et de tisser des liens avec eux (The Impact Group, 2011, p. 14). La grande majorité des chercheurs s accorde à dire que l accès à de l information scientifique en ligne les a aidés à tisser des réseaux de recherche, aussi bien au pays qu à l étranger. Une fois que les réseaux sont établis, les participants déclarent qu ils se retrouvent de plus en plus souvent au cœur de réseaux où ils agissent comme «gardiens de l information» parce que dans beaucoup de cas, ils ont accès à une masse d information plus importante que leurs collègues d universités de beaucoup d autres régions du monde. Les ressources du RCDR facilitent aussi une plus grande interdisciplinarité, car un plus grand nombre de publications sont explorées, les recherches portent aussi sur la littérature grise, des liens interdisciplinaires sont établis par des mots clés et des liens, et les publications de domaines de recherche non liés sont accessibles. Une étude de cas réalisée récemment par le RCDR démontre comment l information numérique peut faciliter le transfert de connaissances entre les disciplines : Cristian Suteanu, professeur agrégé, Département de géographie et Programme d études environnementales, Saint Mary s University, étudie actuellement le débit de rivières. L accès numérique lui offre aujourd hui un nouveau moyen de rechercher de l information : les recherches par mot clé. Le chercheur n a qu à saisir un mot clé dans un moteur de recherche pour trouver tous les documents qui le contiennent. La puissance de ce type de recherche est telle qu elle peut virtuellement dénicher de l information dans tous les Cristian Suteanu (PhD) domaines de recherche et non pas uniquement dans le champ d intérêt principal. M. Suteanu a été fasciné par le résultat obtenu lorsqu il a exploité le contenu de recherche numérique offert sous licence par le RCDR à la bibliothèque de la Saint Mary s University pour y trouver de l information sur les écoulements fluides reliée à l intérêt qu il porte aux rivières. Il a découvert avec étonnement que sa recherche lui avait retourné la référence d un article en cardiologie domaine de recherche pourtant très éloigné du sien. Après une analyse plus approfondie, il s est avéré que l approche scientifique exposée dans cet article était directement pertinente avec son travail sur les rivières, ce qui l a incité à l intégrer dans son corpus de recherche. Dans les faits, la recherche en ligne montre qu elle peut produire des découvertes fortuites qui servent la recherche. Elle multiplie les possibilités d établir des ponts entre divers champs de recherche et donne un nouveau sens au terme «interdisciplinaire». 3.4 Résultats de recherche Influence et rayonnement globaux de la recherche Le RCDR a eu un effet important sur le volume et la qualité des recherches effectuées au Canada et il apporte une contribution importante à l avantage concurrentiel du Canada sur les plans de la recherche 58

59 et de l innovation. Une étude réalisée en 2004 sur l impact du PCLSN a révélé que les chercheurs exploitaient ces ressources pour améliorer leur recherche, ce qui rendait en retour leur établissement plus concurrentiel. (The Impact Group, 2004) Plus de 80 % des chercheurs sondés au cours de l étude ont signalé que l accès aux revues électroniques avait eu un effet positif sur leur capacité d effectuer des recherches. Les répondants ont aussi indiqué que l accès aux revues électroniques leur a permis d élargir leur réseau de recherche, de mieux repérer de nouvelles possibilités de recherches, de raccourcir le cycle de développement de la conception à l achèvement de recherche et d effectuer des recherches de meilleure qualité. Les commentaires formulés par les groupes de discussion en 2011 ont aussi montré que l accès à du contenu de recherche numérique a un effet important à la fois sur la qualité et sur le volume des recherches effectuées au Canada. (The Impact Group, 2011) Étant donné que le RCDR n est pas la seule source de contenu de recherche sous forme électronique au Canada, il y a corrélation entre les constats et les travaux du RCDR, mais ils n en constituent pas la cause. Selon le rapport de l étude, «Le milieu de la recherche canadien a adapté et exploité le contenu de recherche sous forme électronique de façon à l intégrer de façon complète dans son infrastructure nationale de recherche.» (The Impact Group, 2011, p. 21) Une étude réalisée en 2009 par le RIN au R.-U. a révélé que «l on établit un lien solide et positif entre les dépenses par habitant et l utilisation des revues électroniques, d une part, et les communications publiées, le nombre de doctorats décernés et les subventions de recherche et les revenus de contrat, de l autre» (RIN, 2009, p. 8). (Figure 20). Ces liens n avaient aucun rapport avec la taille de l établissement. Figure 20 : Liens entre les articles téléchargés et le nombre de communications publiées, le nombre de doctorats décernés et le financement de la recherche au Royaume-Uni. (RIN, 2009, p. 8) Communications de recherche par universitaire Subventions et contrats de recherche par universitaire (milliers de ) Doctorats décernés par 100 universitaires Nombre modéré d usagers (n = 80) Nombre élevé d usagers (n = 25) Super usagers (n = 10) Coût par téléchargement On peut aussi voir le lien entre l accès aux revues électroniques et la productivité de la recherche dans les données tirées du contexte canadien. Selon un rapport produit par le Conseil des académies canadiennes, les chercheurs du Canada sont très productifs sur le plan des résultats de recherche. On lit dans le rapport que : «Avec moins de 0,5 % de la population mondiale, le Canada produit 4,1 % des communications scientifiques du monde et presque 5 % des communications les plus citées au monde. En , le Canada a produit 59 % de plus de communications qu en et a été le seul pays du G7 où l augmentation a dépassé la moyenne mondiale.» (Le Comité d experts sur l état de la science et de la technologie au Canada, 2012, p. xii) 59

60 Nombre de publications Il est impossible d établir un lien de cause à effet direct entre l accès au contenu et la productivité des chercheurs, mais il y a un lien solide entre le lancement du RCDR en 2001 et une augmentation de la productivité de la recherche. Une analyse de la base de données SCOPUS 7 montre que les publications produites par des chercheurs canadiens étaient relativement stables jusqu en 2002, et que leur nombre a ensuite commencé à grimper en flèche (Figure 18). Même si les disciplines ne sont pas toutes représentées également dans cette base de données, les analyses sont révélatrices. Pour chaque année de 1996 à 2001, le nombre des publications des chercheurs canadiens est demeuré stable à environ communications publiées par année. Après la création du PCLSN en 2001, leur nombre est passé de à par année jusqu en 2011, lorsque leur total a franchi la barre des Figure 18 : Publications des chercheurs canadiens (données SCOPUS fournies par Elsevier) Des recherches effectuées au Royaume-Uni par le Research Information Network en 2009 appuient le lien entre l accès aux documents de recherche et les documents de recherche produits. (Tenopir et Volentine, 2011) L étude, qui analyse à fond la valeur que les revues électroniques apportent aux universités et aux établissements de recherche, a révélé l existence d un lien solide entre la consommation d information et le nombre de publications produites. Une augmentation du nombre des citations de communication de recherche canadiennes coïncide aussi avec le lancement du RCDR. Le Canada se classe actuellement sixième au monde pour les citations relatives moyennes (CRM). (Le Comité d experts sur l état de la science et de la technologie au Canada, 2012, p. xii) Une analyse des citations effectuée à l aide de Web of Science 8 révèle une pointe claire du nombre de citations d auteurs d établissements canadiens tout juste après le lancement du projet PCLSN. Comme le montre la Figure 19, de 1996 à 2001, le nombre de citations par année demeurait stable à environ À compter de 2002, le nombre de citations a augmenté régulièrement pour franchir la barre des en 2009, et se stabiliser de nouveau par la suite. 7 Scopus est l une des plus importantes bases de données de citations et de résumés tirés de documents de recherche qui couvre presque titres de plus de éditeurs. 8 Inclut : Science Citation Index Expanded (SCI-EXPANDED) 1899 à aujourd hui; Social Sciences Citation Index (SSCI) 1898 à aujourd hui; Arts & Humanities Citation Index (A&HCI) 1975 à aujourd hui; Conference Proceedings Citation Index- Science (CPCI-S) 1990 à aujourd hui; Conference Proceedings Citation Index Social Science & Humanities (CPCI-SHS) 1990 à aujourd hui) 60

61 Figure 19 : Nombre de citations d auteurs canadiens dans Web of Science Nombre de citations d'auteurs canadiens # of citations from Canada Le RCDR a aussi réuni des données anecdotiques indiquant que l accès à son contenu sous licence a contribué à la productivité des chercheurs du Canada. M. John Joseph McPhee (PhD) est professeur et titulaire de la Chaire de recherche industrielle CRSNG-Toyota- Maplesoft en modélisation et en conception basées sur les mathématiques, Ingénierie de la conception de systèmes à l University of Waterloo. M. McPhee aide à créer des modèles mathématiques de systèmes d automobile. Il y est titulaire d une chaire de recherche qu appuient conjointement une entreprise de conception de logiciels mathématiques et un fabricant d automobiles. La recherche de M. McPhee contribue à la mise au point de logiciels utilisés par les fabricants d automobiles pour concevoir des systèmes d automobile. M. McPhee signale que les ressources du RCDR ont contribué John McPhee énormément à sa recherche. «J ai du mal à me souvenir quand je me suis rendu pour la dernière fois à la bibliothèque car tout ce dont j ai besoin se trouve sur le bureau de mon ordinateur. Cette évolution s est accompagnée d une hausse considérable de la productivité». M. McPhee se sert des ressources numériques que le RCDR offre en ligne à la bibliothèque de l University of Waterloo afin de demeurer à jour dans son domaine de recherche et de partager l information avec son équipe de recherche et les étudiants. Il consulte plus de revues et d autres ressources de son domaine qu auparavant parce qu il est plus facile d y avoir accès en ligne. Possibilités de recherche Il est absolument crucial pour les chercheurs de toutes les disciplines d avoir accès à des publications. Des milliers de chercheurs utilisent des ressources du RCDR tous les jours afin d effectuer des recensions d écrits, de suivre l évolution des événements dans leur domaine et de faire l essai de nouvelles méthodes de recherche numériques. La recension des écrits constitue une des premières étapes les plus importantes d un projet de recherche. Une recension des écrits consiste à repérer, localiser et analyser systématiquement des 61

62 documents contenant de l information portant sur le problème de recherche et entraîne habituellement des recherches bibliographiques exhaustives dans des bases de données bibliographiques connexes. Les ressources du RCDR, qui représentent environ 56 % du total du contenu sous licence dans les établissements universitaires du Canada, jouent un rôle absolument crucial en permettant aux chercheurs et aux étudiants des cycles supérieurs au Canada d effectuer des recensions d écrits détaillées et de demeurer à jour dans leur domaine. Sacha Bailey Sacha Bailey, adjointe de recherche et étudiante au doctorat, Centre de recherche sur l enfance et la famille, École de service social, Université McGill, offre un bon exemple de la façon dont les ressources du RCDR sont utilisées tous les jours. Diplômée d un programme de maîtrise en service social de l Université McGill, M me Bailey s intéresse toujours à l art d être parent et d élever des enfants qui ont des troubles du neurodéveloppement au cours de la deuxième année de son programme de doctorat. Son domaine, le service social, est naturellement interdisciplinaire et se nourrit de résultats de recherche dans des champs aussi divers que les soins infirmiers, la pédiatrie, la psychologie ou la sociologie. L accès exhaustif à des bases de données électroniques a joué un rôle dans sa recherche. Pour trouver des publications pertinentes, M me Bailey effectue ses recherches dans de nombreuses sources d information «tout ce qui a trait à la santé et à la psychosociologie» dans Medline et diverses bases de données sur les sciences sociales et les sciences humaines. Tous les mois, M me Bailey et ses collaborateurs réalisent des recherches portant sur les 10 ou 15 revues les plus fréquemment citées pour obtenir de l information documentaire actualisée. En réunissant des données de recherche provenant de différents champs des sciences de la santé et des sciences sociales, M me Bailey espère que ses collègues et elle-même pourront enrichir la pratique et changer les choses pour les parents et les familles qui ont de la difficulté à établir un équilibre entre l espoir d un lendemain et la réalité du présent. Les examens méthodiques sont aussi devenus extrêmement importants pour les chercheurs dans de nombreux domaines, tout particulièrement dans celui des sciences de la santé appliquées et dans des domaines connexes, comme le travail social. Un examen méthodique commence par le dépouillement de diverses sources d information publiées afin d y dénicher des éléments probants (vérifiables) qui aideront les cliniciens à faire des choix et à retenir ainsi le meilleur traitement pour un patient donné. Les ressources du RCDR jouent un rôle central dans l exécution d examens méthodiques exhaustifs et précis. La disponibilité du contenu numérique permet aussi aux chercheurs d effectuer de nouvelles découvertes en utilisant des techniques d extraction de contenu à grande échelle. Dans un article paru dans The Guardian en mai 2012, l auteur décrit le processus par lequel les chercheurs «doivent avoir accès à des dizaines de milliers de documents de recherche en même temps et ils peuvent donc utiliser des ordinateurs pour chercher des tendances et des liens invisibles entre les millions de mots contenus dans les articles». (Jha, A, en ligne) La technique appelée exploration de textes, «est une méthode de 62

63 recherche vitale au XXI e siècle. Elle utilise des ordinateurs puissants pour trouver des liens entre les médicaments et les effets secondaires, ou des gènes et des maladies, liens qui sont cachés dans le volume énorme de publications scientifiques. Ce sont des découvertes qu une personne qui parcourt des documents un par un risque de ne jamais remarquer.» (Jha, A, en ligne) Plusieurs exemples de techniques d exploration de textes portant sur des publications du RCDR sont décrites ci-dessous. Raymond Siemens M. Raymond Siemens, titulaire de la Chaire de recherche du Canada en informatique des sciences humaines et professeur distingué à la Faculté des sciences humaines de l University of Victoria, compte aussi énormément sur l accès aux ressources du RCDR pour ses recherches. M. Siemens est président du Comité directeur de l Alliance of Digital Humanities Organisations et vice-président, Diffusion de la recherche, de la Fédération canadienne des sciences humaines et sociales. M. Siemens utilise les ressources du RCDR depuis des années, dans le cadre d un certain nombre de projets, et décrit les avantages obtenus grâce au RCDR comme porteurs d un effet de «transformation positive» pour sa recherche. Dans le cadre de son projet le plus récent, M. Siemens et ses collaborateurs utilisent les technologies pour s informer de la façon dont les chercheurs s y prennent pour lire et traiter l information. Le RCDR a facilité et structuré un accès intégral à ses documents sous licence de façon à permettre aux chercheurs de réunir un vaste corpus de publications. Effectuée au moyen de dispositifs comme les tablettes de lecture, les lecteurs électroniques et les ordinateurs de bureau, leur recherche vise à mieux comprendre comment les chercheurs accèdent aux ressources électroniques et les utilisent, et à concevoir des interfaces et des outils meilleurs pour la recherche et l analyse de textes en sciences humaines. Heather Piwowar, chercheuse au niveau postdoctoral à l UBC, suit comment d autres chercheurs réutilisent des données de recherche. En suivant la piste de milliers d ensembles de données dans les publications, elle espère améliorer à l avenir les taux et les méthodes de réutilisation des données, maximisant l investissement effectué par nos gouvernements dans la recherche. Sa recherche servira à mettre au point des outils, des pratiques exemplaires et des structures de récompenses des chercheurs qui réutilisent des données. DeHeather Piwowar Le partage des données peut avoir des retombées éventuelles impressionnantes : diminution des sommes consacrées à la collecte des données en double, réduction de la fraude, diversification des contributions, méthodes, formation et outils mieux affûtés et évolution plus efficiente et efficace de la recherche. Il est toutefois difficile de suivre la réutilisation des données à cause du manque d uniformité dans les méthodes d attribution et de l ambiguïté entre les attributions qui décrivent la présentation de données et la réutilisation. À cette fin, M me Piwowar repère des ensembles de données tirés de dépôts de données choisis et suit les renvois à aux ensembles en question dans les publications. Il faut à cette fin effectuer des recherches 63

64 intensives dans les grandes bases de données bibliographiques rendues disponibles par l entremise du RCDR, utiliser des mots clés, un numéro de consultation d ensembles de données, un identificateur unique et les noms des auteurs. Geoffrey Rockwell, professeur de philosophie et d informatique des sciences humaines, University of Alberta, discute de la valeur du projet de l ICN pour sa recherche. «Depuis que le RCDR a commencé à rendre disponibles les collections dans le cadre du projet de l ICN, j ai eu accès à des publications qui ont beaucoup fait progresser ma recherche avec d autres. Ces nouvelles collections m ont permis de retracer les premières perceptions au sujet des répercussions que l informatique a eues sur la société en remontant aussi loin que jusqu aux années Des étudiants des cycles supérieurs et moimême pouvons comparer les perceptions publiques dans les médias Geoffrey Rockwell et celles des milieux universitaires. En outre, avec les documents en texte intégral, je suis en mesure d utiliser mes outils d analyse de texte pour établir la concordance. Avec des partenaires de recherche à l University of Victoria et à l Université de Montréal, j examine des applications informatiques dans les sciences humaines. Le RCDR nous permet à tous de consulter les mêmes documents et nous pouvons mieux coordonner notre recherche dans les exposés et les communications. Nous avons fait un exposé à ce sujet dans une communication présentée à la séance de la Société pour l étude des médias interactifs au Congrès [de la FCSH] plus tôt cette année et nous avons fait état de nos résultats préliminaires. Je pense que ce travail contribuera à mieux faire comprendre l évolution de l utilisation de l informatique pour la recherche et de l analyse de textes dans les sciences humaines.» (RCDR, 2009) 3.5 Influence de la FCI Les investissements que la FCI a effectués dans le RCDR ont joué un rôle en appuyant l amélioration des résultats de recherche au Canada. On peut constater d importantes augmentations de la productivité des chercheurs canadiens à peu près à l époque où la FCI a effectué son premier investissement dans le RCDR. Depuis 2001, les chercheurs du Canada sont plus productifs et cités plus souvent. «Avec moins de 0,5 % de la population du monde, le Canada produit 4,1 % des communications scientifiques du monde et presque 5 % des communications citées le plus souvent au monde.» (Le Comité d experts sur l état de la science et de la technologie au Canada, 2012, p. xii) Ils sont maintenant si bien branchés aux sources d information actuelles qu ils deviennent des «pôles d attraction» pour la collaboration internationale et un accès plus important à l information en ligne a été bénéfique pour leurs travaux. Même si la plupart des universités bien dotées au Canada pourraient peut-être obtenir des licences sur les ressources actuellement disponibles par l entremise du RCDR (même si elles paieraient probablement plus cher), l investissement effectué par la FCI dans le RCDR a joué un rôle absolument essentiel pour les petites universités au Canada. Les petits et moyens établissements constituent 64 % des membres du RCDR, ce qui représente plus de chercheurs et étudiants qui utilisent les services du RCDR et n auraient pas accès même à un faible pourcentage des ressources de contenu qu ils peuvent maintenant consulter par l entremise du RCDR. 64