CAHIER DES CHARGES 2005/2006 COMPETITIONS REGIONALES GAM/GAF/GR/TSA/TEAMGYM

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1 Poitou-Charentes CAHIER DES CHARGES 2005/2006 COMPETITIONS REGIONALES GAM/GAF/GR/TSA/TEAMGYM Compétition Organisateur : 1

2 Le 21 Février 1997 révisé le 20 novembre 2005 CAHIER DES CHARGES REGION POITOU-CHARENTES Article 1 Le cahier des charges réglemente les compétitions de la Région Poitou-Charentes. Le retour du cahier des charges et règlement intérieur dûment signés se fera au plus tard, 1 mois avant la manifestation. Un dossier complet (pour information ) du club organisateur sera adressé au Comité Régional ( voir détail dans règlement intérieur ). Article 2 La liste des officiels annexée au présent cahier des charges est instruite par les instances régionales, leur nombre étant fixé suivant le type de compétition. Il leur sera fourni gratuitement un sandwich et une boisson au moins par ½ journée. Le club organisateur prendra à sa charge : - Le Directeur du Concours et le Médecin pour les déplacements, hébergement et restauration (Médecin non obligatoire pour certaines compétitions GR) - Le responsable micro et un administratif pour seulement l'hébergement et la restauration, le comité régional prenant à sa charge leurs déplacements. - Le repas de midi est à prévoir lorsque la compétition dure toute la journée. Il doit être accessible entre 11 et 15 heures environ selon les caractéristiques de la compétition ( à déterminer avec le Directeur du concours ) - Si la compétition se déroule sur 2 jours, prévoir un repas chaud après la manifestation du samedi (de préférence avec les responsables du COL) 2

3 Article 3 La Direction Régionale de la compétition et les responsables du club organisateur ainsi que les juges, se réuniront 1 heure avant la compétition. Le secrétariat sera assuré par le club organisateur, en liaison avec le Comité Régional a/ Informatisation obligatoire avec logiciels fédéraux. b/ Mise en place d un secrétariat manuel. Les responsables de Région (administratifs et techniques) superviseront et seront chargés de la centralisation des notes pour tous contrôles éventuels. Article 4 Le club organisateur devra prévoir pour la direction Régionale de la compétition et aux autres officiels désignés par la région (juges experts ou arbitres, etc...) 1 ) Deux espaces ou salles de réunion 2 ) Distribution régulière d eau, café, fruits, gâteaux secs, sur les tables de juges pendant la compétition Article 5 Le protocole sera ordonnancé par le comité Régional en partenariat avec le Club organisateur. En cas de désaccord, la décision sera prise par les responsables Régionaux. Article 6 En cas d entrée payante, le club organisateur devra se conformer à la législation en vigueur relative à l organisation des spectacles (SACEM Billetterie si entrée payante) Dans ce cas et pour le bon déroulement de la compétition, l organisateur devra fournir des badges pour tous les officiels et experts de la région ainsi que pour les clubs participants. Le nombre de gyms, de moniteurs, de juges convoqués est déterminé par l organigramme et la brochure " règlements techniques " : Chef de délégation, juges, chaque gymnaste qualifié, 1 ou plusieurs entraîneurs selon la constitution des groupes et le type de compétition. Certaines personnes (membres de l'amicale des Juges Nationaux et Internationaux, Anciens Internationaux, Comités Olympiques Nationaux, Régionaux et Départementaux) sont habilités à la gratuité d'entrée aux compétitions régionales sur présentation de leur carte. Article7 Un stand de la société MOREAU aura l exclusivité pour les tenues de compétition et survêtements sur chaque site de compétitions régionales se déroulant avec le Comité Poitou- Charentes. Toute autre implantation de stands publicitaires fera l objet d une demande du club organisateur au Comité Régional. La Commission Jeunes Poitou-Charentes sera installé lors de chacune des compétitions régionales. Prévoir un espace avec une table et 4 chaises. 3

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5 Article 8 Une heure avant la compétition, aura lieu une contre visite des installations par un représentant technique du Comité Régional afin de vérifier si la logistique proposée par le COL est conforme aux clauses du présent Cahier des Charges. Si tel est le cas, le Comité Régional dégagera le COL de toute responsabilité en cas d'incident directement lié au déroulement technique de la compétition. Dans le cas contraire, le Comité Régional ne pourra être rendu responsable d'incidents inhérents au non respect du Cahier des Charges par le COL Un document stipulant ces états de fait sera signé conjointement par le représentant du Comité Régional et par le Président du COL. 5

6 COMPETITIONS COMITE REGIONAL REGLEMENT INTERIEUR Avant la compétition 1- Réunion de coordination avec les responsables locaux, au moins 1 mois ½ avant la manifestation. 2 - Remettre au Comité Régional, un dossier comprenant : - Lieu de rencontre, n de téléphone. - Réservation de repas avec coupon-réponse. - Lieu de permanence. - Listes des hôtels, restaurants. - Plan de la ville. - Marque de matériel. - Droits d entrées (éventuellement). - Tarif du palmarès 3 - L installation du matériel gymnique sera fait par le club organisateur et le transport (éventuel) du plateau de compétition est à la charge du club organisateur. 4 - Décoration florale (salle de compétition) souhaitable. 5 - Implantation du stand pour la société MOREAU 6- Implantation du stand Commission Jeunes 7 - Les banderoles publicitaires seront installées par le club. Le COL réservera des emplacements visibles du public pour toutes celles livrées par le Comité Régional. 6

7 Pendant la compétition Secrétariat - Prévoir un secrétariat manuel et informatique dont le nombre de personnes sera déterminé en fonction des besoins spécifiques de la compétition concernée. 2 personnes devront être aptes à saisir les notes en utilisant le logiciel informatique compétition fédérale. - Prévoir matériel (photocopieuse, machine à calculer, papier, crayons, agrafeuses, carbones...). Les feuilles d atelier fournies par la région seront remises aux participants. - Prévoir deux ordinateurs, une imprimante ( voir avec le Comité Régional ). - 4 à 5 tables. Antenne Médicale - Un local servant d infirmerie et pour les éventuels contrôles anti-dopage - Un médecin obligatoire (sauf certaines compétitions GR) - Téléphone pour appeler les pompiers ou le SMUR - Prévoir une trousse de secours. La liste du matériel ou des produits qu'elle doit contenir sera fournie par le Médecin Régional. Ceux-ci seront à la charge du COL - Seul un médecin peut faire un diagnostic selon le Droit Français. - Le Comité Régional prendra en charge les frais de vacation du médecin à concurrence de 76,00 par ½ journée de présence (le surcoût sera pris en charge par le COL) Rappel : Médecin non obligatoire pour les Compétitions GR Sécurité Il faut savoir que le Président du Club organisateur peut être reconnu responsable civilement et pénalement de tout incident ou accident survenu pendant le temps imparti pour la compétition Penser à l assurance Responsabilité Civile du club, pour tout incident. Le Comité Régional n est pas responsable des vols, accidents et plus particulièrement de ceux concernant le matériel informatique prêté pour la compétition. Fait à Le Le Président du Comité Régional, L Organisateur, Pour accord. Je déclare avoir pris connaissance, en ma qualité de responsable de club organisateur, sous la responsabilité de mon Comité de direction, du cahier des charges et du règlement intérieur (compétitions) du Comité Régional Poitou-Charentes, et en renvoie un exemplaire signé au dit comité 1 mois avant la compétition. 7

8 CAHIER DES CHARGES TECHNIQUE EN VUE DE L ORGANISATION D UNE COMPETITION REGIONALE Matériel et personnel nécessaires pour GAM / GAF / GR / EUROTEAM. - Un responsable du matériel (plateau, petit matériel ). - Une sonorisation générale (puissance : 800 à 1000 Watts) 1 personne 1 micro 1 platine cassette 1 Lecteur CD (compatible CDRW) ou lecteur DVD - Une sonorisation sol féminin (puissance : environ 150 Watts) 1 platine double cassettes 2 personnes 1 Lecteur CD (compatible CDRW) ou lecteur DVD - Une pièce pour le secrétariat - 2 estafettes 2 ordinateurs PC (256 Mo RAM minimum). Equipé Windows XP 2 personnes/ordinateur 1 imprimante 2 à 4 secrétariat manuel 1 secrétariat manuel 1 photocopieuse - Tables : tables pour le jury ( masculin et féminin ) tables pour un jury GR 4 à 5 tables pour la direction de concours 4 à 5 tables pour le secrétariat - Chaises : chaises pour le jury féminin maximum chaises pour le jury masculin maximum chaises pour un jury GR 10 chaises pour la direction de concours - Bancs : 10 (12 si ateliers repos) bancs de 9 à 10 personnes pour gymnastes et entraîneurs - 10 bacs pour la magnésie - Magnésie en quantité suffisante - 3 triples décamètres. - 5 chronomètres - 2 signaux sonores - Toile émeri 8

9 Contre visite Je soussigné, représentant technique du Comité Régional Poitou-Charentes, certifie avoir vérifié les installations le à heures en présence de M, Président(e) de l association organisatrice. A) Je constate les faits suivants : J émets donc des réserves sur les points cités ci-dessus et rends responsable le club de d éventuels dysfonctionnements, relatifs au non respect des clauses du cahier des charges, dans l organisation de la compétition. B) Déclare que l ensemble des clauses du cahier des charges a été respecté. Le comité régional dégage le club organisateur de tout dysfonctionnement technique lors du déroulement de la compétition. Le représentant Technique Le Président 9

10 DELEGATION REGIONALE Compétition : Date et Lieu : Organisateur : NOM Prénom Attribution Prise en charge déplacement Prise en charge Restauration Prise en charge Hébergement Observations 10

11 Comité D'Organisation Compétition : Date et Lieu : Organisateur : NOM Prénom Attribution Prise en charge déplacement Prise en charge Restauration Prise en charge Hébergement Observations Responsable du COL Protocole Matériel Sonorisation Secrétariat Médecin Vacations Comité Rég. 11

12 MATERIEL GAM GAF GR Euroteam Trampoline Acrosport Accueil public de 300 à 500 places selon la compétition. Finalité Nationale Norme FIG 2 Tables Norme FIG 2 Tables Praticable 14x14 Praticable dynamique non obligatoire Piste acro 17m 1 Trampoline normes FIG 1 Praticable dynamique Table de saut Finalité Zone Normes FIG 2 Tables Normes FIG 2 Tables Praticable 14x14 12

13 Normes FIG Normes FIG Finalité Région 2 Tables Matériel spécifique CE 2 Tables Matériel spécifique CE Praticable 14x14 13