Fiche de poste Cadre des Services hôteliers Fonction hôtelière, Blanchisserie, Restauration, Transports externes

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1 Fiche de poste Cadre des Services hôteliers Fonction hôtelière, Blanchisserie, Restauration, Transports externes Référence : Page : 1 Date d application : Immédiate Classement : Rédaction : Olivier GEROLIMON, DAL. Ludovic RENAUD, Cadre des services hôteliers. Validation : Grégoire LONCHAMP, DRH Documents de référence : Destinataires pour application : cadre concerné, direction qualité. Destinataires pour information : directions, responsables de pôles, encadrement DAL. N Version Date Nature modifications V1 Création document V2 Juillet 2013 Mise à jour et compléments V3 Mars 2014 Mise à jour V4 Février 2015 Mise à jour V5 Mars 2015 Mise à jour V6 Avril 2015 Mise à jour Métiers : Cadre des Services hôteliers. Unités : Services Restauration, Blanchisserie, Fonction hôtelière, Transports externes. Direction : Direction des Achats et de la Logistique (DAL). Pôle : Pôle Logistique et Technique. Supérieur hiérarchique : Directeur Achats et Logistique. Responsable fonctionnel : Directeur Achats et Logistique. Définition du poste Services hôteliers : Selon défintion, mise à jour en février 2015 : Fonction hôtelière, Blanchisserie, Restauration, Transports externes et organigramme DAL présenté en CTE en mars Sous la responsabilité du Directeur Achats et Logistique, avec la ressource d un Adjoint au Cadre des Services Hôteliers, et la délégation à des responsables d unités, et en partenariat avec les autres cadres du Pôle Logistique et Technique, l exercice des missions porte sur les éléments cidessous. Planification, organisation et pilotage de l ensemble des secteurs de la fonction Services hôteliers notamment par l animation et l encadrement des agents du service. Coordination avec les services «clients» pour la définition des prestations. Contrôle et suivi de la qualité des prestations du recueil des demandes à l évaluation des réponses. Il s agit notamment de la traçabilité des prestations réalisées en interne.

2 Veille technologique et réglementaire dans le domaine de compétence et conseil aux décideurs, aux personnels sous sa responsabilité et aux différents interlocuteurs au sein de l établissement. Organisation, mise en place et évaluation de la fonction hôtelière hospitalière sur les sites MCO : o entretien de tous les locaux, hors offices IDE, salles de désinfection, salles de bains communes. o services aux patients : distribution du déjeuner et dîner, service de boissons chaudes midi et soir. o offices alimentaires : gestion des équipements et consommables. Organisation, mise en place et évaluation de la fonction hôtelière et logistique sur les sites d hébergement de personnes âgées et de patients de psychiatrie : o entretien des locaux administratifs, des circulations et locaux communs ; entretien de l environnement hôtelier du patient ou du résident. o fonction hôtelière repas : contrôle des livraisons de repas, conditionnement et acheminement dans les offices, nettoyage. o fonction logistique entre les unités et le local central concerné : collecte déchets, linge sale, vaisselle sale ; approvisionnement linge propre, chariots repas, vaisselle. Organisation, mise en place et évaluation du soutien logistique au pôle Gestion des Ressources pour la gestion des vestiaires, des hébergements du personnel et des salles de réunion. *** Animation et encadrement d une équipe production fonction restauration o Coordination avec les services «clients» pour la définition de la prestation, notamment pour les secteurs d hébergements : personnes âgées, patients psychiatriques. o Coordination avec la cellule qualité pour le Contrôle et suivi de la qualité des prestations. Animation et encadrement d une équipe production fonction blanchisserie o Coordination avec les services «clients» pour la définition de la prestation, notamment pour les secteurs d hébergements : personnes âgées, patients psychiatriques. o Coordination avec la cellule qualité pour le Contrôle et suivi de la qualité des prestations.

3 *** Organisation, mise en place et évaluation de la fonction transports, livraisons et manutentions logistiques o Livraison des repas depuis le service Restauration. Contenants, circuit géographique, organisation temporelle et ressources matérielles pour le transport et la manutention des chariots repas. Traçabilité des prestations réalisées en interne o Transport du linge depuis le service Blanchisserie. Contenants, circuit géographique, organisation temporelle et ressources matérielles pour le transport et la manutention des armoires à linge. Traçabilité des prestations réalisées en interne. o Livraison des produits hôteliers depuis le Magasin général vers les structures extérieures. Contenants, circuit géographique, organisation temporelle et ressources matérielles pour le transport et la manutention des chariots repas. Traçabilité des prestations réalisées en interne Mission de conseil et apport méthodologique à la mise en place et l évaluation de l approvisionnement et de la gestion des stocks pour l ensemble des magasins : central, laboratoire, pharmacie, restauration. o Organisation du magasin central. Hiérarchisation, planification, suivi et contrôle des prestations du magasin central. Définition, mise à jour, suivi et contrôle des dotations. o Organisation de l approvisionnement dans les services «clients». Organisation, mise en place et évaluation de la gestion du parc automobiles o Inventaire du parc automobile, mise à jour, diffusion. o Définition, mise en place et suivi des marchés d acquisition et de renouvellement des équipements, fournitures (énergies, fluides) et services (assurances, entretien, réparations) associés au parc automobile. o Hiérarchisation, planification, suivi et contrôle des prestations du service garage. o Traçabilité des prestations réalisées en interne. o Définition, mise en place et suivi de la prestation délivrée par les prestataires extérieurs.

4 *** Management d équipes o Mettre en place et manager l encadrement intermédiaire en charge des fonctions précitées dans le respect des ressources humaines allouées au service dans les documents budgétaires. o Elaborer, viser et contrôler le planning des postes tenus par le service. o Coordonner des acteurs pluridisciplinaires autour de projets transversaux. Conseil o Veiller à l évolution des techniques et de la réglementation. o Conseiller les décideurs pour la politique d établissement et ses déclinaisons en matière de gestion des flux pour les domaines de responsabilité. o Conseiller les agents sous sa responsabilité. Activités spécifiques 1. gestion de moyens humains : organisation des Services hôteliers en définissant les niveaux de responsabilité par domaine pour des prestations adaptées aux besoins : a. recrutements des agents du service. b. évaluation des agents du service. financiers : a. suivi des éléments de dépenses de son domaine de responsabilité, tant en matière de plan d équipement (en lien avec la cadre du service Achats) que pour le suivi des dépenses d exploitation (en lien avec la DAL). b. Elaboration, mise en place et exploitation des tableaux de bord de l activité, contrôle et reporting. techniques : a. suivi de l ensemble du parc d équipements des Services hôteliers en lien avec les services techniques HDL. b. contrôle analyse et gestion des fluides, énergies et produits utilisés. c. hiérarchisation, planification, suivi et contrôle des interventions de maintenance préventive et curative. d information et de représentation : a. participation aux instances et réunions pour les sujets de son domaine. b. participation et représentation déléguée auprès des autres établissements adhérents aux groupements d achats (assemblée générale, commission technique).

5 2. Approvisionnements en produits, en matériels et en servces dans son domaine : Rédiger des marchés publics (RC, CCAP, CCTP, etc.) (fournitures et services) et s assurer de leurs bonnes exécutions en veillant à leurs actualisations et évolutions. Présentation des rapports d analyse pour les consultations avec procédure formalisée au DAL ou à son représentant et à la Commission des marchés. Participation à la démarche d optimisation des achats. 3. Contrôle et suivi de la qualité : Actions définies et menées en collaboration avec la ressource transversale qualité du Pôle Logistique et Technique. Gestion documentaire : organiser au sein de son domaine la mise en place de la gestion documentaire, notamment l ensemble des procédures en cas de situation d urgence pour les activités dont il a la supervision. Le secrétariat de la DAL est le soutien du responsable pour la mise en forme et la reprise au niveau institutionnel (Bluemédi). Démarche client fournisseur : participer pour son domaine à la démarche globale du Pôle Logistique et Technique. Compétences requises 1. relationnelles a. travailler en réseau et en partenariat. b. animer, motiver et coordonner des équipes, des groupes pluridisciplinaires. c. évaluer développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs. d. fixer des objectifs, mesurer les résultats, évaluer les performances. 2. professionnelles a. traduire la stratégie en orientations, plans d actions et moyens de réalisation. b. mettre en œuvre, suivre et contrôler des réalisations en régie ou sous-traitées, relatives à son domaine d activité. c. planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour la réalisation des objectifs. d. concevoir piloter et évaluer un projet. e. rendre compte des résultats, notamment par la rédaction du rapport annuel d activité de son secteur. 3. techniques a. maîtriser les domaines de la gestion économique et financière, des stocks, de l organisation et la gestion des flux logistiques.

6 b. connaître les outils de gestion administrative, économique et financière et de gestion des risques. Relations fonctionnelles - Internes : Direction générale, responsables de pôles, médecins, cadres des services «clients», cadres des services du Pôle Logistique et Technique, Service Achats (gestionnaires de comptes, acheteurs, cellule marché public), Direction des ressources humaines (gestionnaires dossiers agents), Direction qualité (cellule qualité, gestion des risques, équipe opérationnelle d hygiène). - Externes : Prestataires de services, Fournisseurs, cadres d autres entités publiques et privées du domaine de la Logistique, Tutelles, Etablissements de santé au sein des Groupements Hospitaliers de Territoire. Conditions de travail - Forfait cadre. Avec décompte journalier. 38h30 minimum par semaine avec 20 RTT/an avec présence obligatoire de 4h00 (8h00 12h00) le matin et 3h00 (13h00 16h00) l après-midi, adaptables aux contraintes de service et à l encadrement des agents des services hôteliers. - Au choix, et sous réserve de l accord de l employeur, possibilité de décompte horaire et absence de droits à RTT. Contraintes professionnelles - Disponibilité et souplesse horaire pour assurer le suivi des opérations sensibles. - Ajustements du périmètre d intervention par compléments/retraits de missions au sein de la Direction Achats et Logistique, à une fin de performance et d efficience, en cohérence et sous réserve d une adaptation proportionnée des conditions contractuelles.