équilibre gagnant-gagnant et suivi des TPE/PME entre partenaires

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1 Actes Journées Santé Travail du CISME Tome V 2015 Session 1 : Philosophie du travail en réseau Action de prévention coordonnées Le tableau de suivi par les : coordination SSTI : de l EPST équilibre gagnant-gagnant et suivi des TPE/PME entre partenaires Session 2 : Collecte et traitement des informations nécessaires Jérémy DOUILLERE Technicien Hygiène Santé Environnement APST-BTP-RP Bourg-la-Reine Elisabeth MARTIAL Agent de planning APST-BTP-RP Bourg-la-Reine Dr Hughes NGUYEN KIM Médecin du Travail APST-BTP-RP Bourg-la-Reine Cécile PEREIRAS Auxiliaire médicale APST-BTP-RP Bourg-la-Reine Dr Marie-Catherine RISTERUCCI Médecin coordinateur APST-BTP-RP Bourg-la-Reine Eric TOURNIER Informaticien ADDEO Bordeaux 1- JST LE TABLEAU DE SUIVI 2- APST BTP RP L APST-BTP-RP est un SSTI et une association paritaire fondée en 1946 qui présente une double compétence : géographique (l Ile de France hors 77) et technique (le BTP et ses industries connexes et annexes). Pour l exercice 2014, notre service suivait plus de entreprises adhérentes, pour environ salariés, les entreprises de moins de 10 salariés représentant 85 % de nos effectifs. En 2015, nous comptons 50 médecins, soit 39,5 ETP. 3- PROJET DE SERVICE Notre projet de service a participé au renouvellement de notre agrément pour 5 ans en janvier 2014, et la DIRECCTE nous a accordé une dérogation à la périodicité des visites SMS à 4 ans. Ce projet de service se découpe en six axes, dont le premier, le conseil en prévention, défini 10 thèmes d actions prioritaires. La sensibilisation des TPE/PME aux risques professionnels est le premier de ces thèmes prioritaires. 4- LES ÉQUIPES PLURIDISCIPLINAIRES Notre service s est inscrit dans la pluridisciplinarité par la constitution d équipes animées et coordonnées par nos médecins du travail. L équipe type comprend un médecin du travail, ½ THSE, ½ IST, une secrétaire médicale et un agent de programmation. Chaque équipe peut être renforcée, sur prescription du médecin du travail, par les IPRP de notre Pôle Pluridisciplinaire. Actes Journées Santé Travail du CISME Tome V 2015

2 5- LE TABLEAU DE SUIVI : POURQUOI? Le contexte actuel, avec d une part un déficit en temps médical s aggravant et ayant conduit à l accroissement de la taille des secteur suivis et à la mise en place d équipes pluridisciplinaires, et, d autre part, la formalisation d objectifs ambitieux au travers du PSP, nous a imposé une réflexion sur la mise en oeuvre de nos actions. Concernant le tableau de suivi, cette réflexion a conduit une de nos équipes à concevoir un outil simple pour tenter de répondre à de multiples questions : comment le médecin, animateur et coordinateur de son équipe, peut-il garder une vision globale du secteur sous sa responsabilité? Du point de vue réglementaire, il s agit déjà de faire l état des lieux de la situation de nos obligations visà-vis de la myriade de TPE/PME qui constitue l essentiel d un secteur. Du point de vue opérationnel, cette vision est également nécessaire pour définir les priorités d actions de l EPST : quelles entreprises toucher? Et de quelle manière? Et la définition de ces objectifs conditionne le management fonctionnel de l équipe : le travail à accomplir doit être défini, hiérarchisé, délégué et suivi pour chaque membre de l équipe. De plus, en portant son équipe vers une autonomie d activité - cadrée par des règles définies et un suivi régulier -, le médecin peut rester disponible pour les missions qui lui sont propres. Une initiative locale a donc conduit à la conception d un outil collaboratif susceptible d apporter une aide concrète au suivi de nos nombreuses TPE/PME en s appuyant sur la pluridisciplinarité. L objectif final de cette démarche est bien d assurer aux mieux nos missions auprès de nos adhérents, mais il s agit également, alors que les SSTI ont désormais des comptes à rendre (PSP et CPOM), de renforcer notre capacité à produire un diagnostic de santé au travail afin de justifier de nos priorités d action. Notre tableau de suivi a donc commencé sa carrière comme un simple tableur incrémenté manuellement. Ce travail a été présenté à notre Direction et, depuis, l outil a été automatisé et mis à la disposition de toutes nos équipes. Et celle qui en était à l origine est allée parallèlement présenter ce tableau dans tous nos centres. 6- LE TABLEAU DE SUIVI : COMMENT? (1) La construction du tableau de suivi se découpe en 2 étapes. Il s agit d abord d identifier les entreprises d un secteur et l état des prestations réalisées pour chacune d elles, puis, avec ces éléments, d établir un score permettant de catégoriser chaque entreprise du secteur. 7- LE TABLEAU DE SUIVI : COMMENT? (2) Le tableau de suivi se présente comme un tableur, avec les options habituelles : sélection des colonnes visibles, tri par colonne (croissant ou décroissant) et tri croisé. En effet, il s agit d un outil commun à l ensemble de l équipe pluridisciplinaire, mais chacun de ses membres a des besoins spécifiques pour organiser son activité propre. On retrouve les colonnes citées, et le score, quant à lui, apparaît sous la forme de la couleur qui est donnée à la ligne, chaque ligne représentant un adhérent. Comment décliner les missions des SSTI?

3 8- TABLEAU DE SUIVI : PRESTATIONS (1) Concernant les visites médicales et les entretiens infirmiers, le tableau de suivi va rappeler certains indicateurs de base : nombres de salariés à jour, programmés, ou à convoquer et également l état par année des défections aux VM/EI. Pour la cotation, le seuil de décision est double : si plus de 50 % des salariés sont à jour, on considère globalement que les VM et/ou EI sont à jour ; mais si le taux de défection aux VM/EI est supérieur à 50 %, l entreprise concernée passe directement au niveau zéro, qui catégorise les entreprises peu répondantes. 9- TABLEAU DE SUIVI : PRESTATIONS (2) Pour les actions en milieu de travail, le tableau de suivi va faire apparaître les AMT dites de terrain, par opposition aux AMT dites administratives. La réalisation de ces AMT, non définies réglementairement, étant critique pour la mise en place des entretiens infirmiers, nous souhaitions rester dans une logique opérationnelle de terrain. Les AMT de terrain regroupent donc les visites des lieux de travail, les études métrologiques, les études de poste, etc. Là encore, le seuil de décision est double : les AMT sont considérées comme à jour si au moins une AMT a été effectuée depuis moins de 3 ans (secteur sans infirmier) ou moins de 2 ans (secteur avec un infirmier) ; mais en cas de défection à une AMT programmée, l entreprise tombe au niveau TABLEAU DE SUIVI : PRESTATIONS (3) La colonne Fiche d entreprise rappelle simplement l état de la FE de l adhérent : pas de FE (initiée ou archivée), FE initiée mais en attente de renseignement complémentaires, FE finalisée par l équipe mais non validée par le médecin du travail, et FE finalisée et validée par le médecin. Le seuil de décision est très simple, il s agit de la validation de la FE par le médecin du travail, mais il n intervient que si l ensemble des autres prestations est à jour. 11- TABLEAU DE SUIVI : PRESTATIONS (4) Il reste un colonne très importante pour la cotation, la comptabilisation des appels laissés sans suite. Il s agit des prises de contact par les membres de l équipe, par téléphone puis courrier, pour la mise en place d AMT de terrain. A bout de 3 appels sans réponse, l entreprise bascule en niveau TABLEAU DU SUIVI : SCORES Le tableau de suivi va classer les entreprises suivies en 8 catégories, selon les critères des prestations réalisées ou non. Ce classement pointe les adhérents pour lesquels il est nécessaire de déployer nos prestations tout en mettant en avant le type de prestation à proposer. Ainsi chaque membre de l équipe qui consulte le tableau pourra en tirer les informations qui le concernent plus particulièrement. Le coeur du tableau (niveaux 6 à 3) repose sur la mise en parallèle des VM/EI et des AMT de terrain. L état de ces prestations est également un moyen de représenter la connaissance que nous avons d une entreprise. Ainsi, au niveau 6, aucune visite n est à jour et aucune AMT n a été réalisée : il s agit vraisemblablement d un nouvel adhérent et l équipe ne dispose à ce stade que des déclarations de l employeur Actes Journées Santé Travail du CISME Tome V 2015

4 (code NAF, ENP, SMR, etc.) pour son diagnostic de santé au travail. Au niveau 5, ni les prestations cliniques ni les AMT ne sont à jour et notre vision de l entreprise est potentiellement obsolète. Au niveau 4, les VM/EI sont à plus de 50 % à jour, ce qui signifie que l équipe peut décrire l état de santé actuel des salariés et a recueilli leurs déclarations sur leurs conditions de travail, mais sans les avoir observées récemment. Au niveau 3, c est l inverse, l équipe a étudié les expositions professionnelles au sein de l entreprise, mais moins de la moitié des ses effectifs a été reçue. Cette classification repose aussi sur l idée que la qualité des VM/EI dépend de la connaissance des conditions de travail réelles des salariés reçus car celle-ci est indispensable pour mettre en place une surveillance individuelle spécifique et délivrer un message de prévention adapté. Ensuite, l état de la Fiche d Entreprise n est pris en compte qu à partir du moment où les VM/EI et les AMT sont à jour (niveau 2). Ce choix se justifie par la volonté de produire des FE qui puissent synthétiser l ensemble des éléments recueillis sur le terrain et auprès des salariés en plus de ceux fournis par l employeur. A ce stade, la FE doit pouvoir proposer un diagnostic de santé au travail spécifique et faire des préconisations adaptées (niveau 1). Enfin, 2 lignes sont à part : le niveau 0, les entreprises non répondantes, et les adhérents suspendus ou radiés, pour lesquels nos équipes ne peuvent se mobiliser. 13- TABLEAU DE SUIVI : UTILISATION Le tableau est un outil collaboratif partagé par les membres de l équipe. A ce titre il sert à promouvoir le travail d équipe et la pluridisciplinarité, et chacun, selon sa fonction, pourra s y réferer pour planifier son activité. Le médecin, animateur et coordinateur, aura à disposition un état des lieux pour élaborer son plan d action. Le tableau de suivi lui propose un découpage de son secteur mais il reste à définir la conduite à tenir pour chaque catégorie d entreprises. Il pourra également suivre l avancement du travail de son équipe qui conduira idéalement à la validation de FE pertinentes. L agent de planning, dans un contexte de programmation tendu, pourra s appuyer sur des arguments objectifs pour prioriser l allocation des VM et EI aux entreprises du secteur. Elle pourra également orienter l entreprise demandeuse vers le bon interlocuteur, lorsque que d autres prestations non cliniques auront été définies comme prioritaires. De même, en suivant la stratégie définie par le médecin, les membres de l équipe réalisant des AMT de terrain (ASST, THSE, IST) pourront planifier leur activité sous son suivi. De cette manière, les règles établies par le médecin pour l utilisation du tableau de suivi apportent à chaque membre de l EPST une autonomie dans l organisation de l activité quotidienne sous sa responsabilité. Il peut alors rester disponible pour les missions qui lui sont propres. 14/15- TABLEAU DU SUIVI : EXEMPLE (1)/(2) Voici un exemple concret de tableau de suivi représentant les adhérents de moins d un an sur un secteur (1). Sous une forme résumée (2), la catégorisation du tableau fait apparaître les groupes d entreprises vers lesquels les membres de l EPST vont pouvoir orienter leurs compétences respectives selon la priorisation établie. Comment décliner les missions des SSTI?

5 16- DISCUSSION (1) En premier lieu, le tableau de suivi reste un outil, et la question de son adaptation à l objectif fixé doit se poser régulièrement. Ce tableau était initialement un tableur, peu approprié à la manipulation des données qualitatives. Sous sa forme actuelle, il reste nécessaire de réfléchir à son ergonomie pour en faciliter l utilisation. De plus, cet outil étant nouveau, la question de sa bonne appropriation par les équipes se pose. Le tableau a besoin de se nourrir de l expérience pratique des équipes pour évoluer. Cependant, avec la mise en oeuvre du projet de service, et du CPOM, d autres outils et projets sont en cours de déploiement, avec le risque de saturer celles-ci. Le tableau de suivi se veut simple d utilisation et vise justement à cadrer l activité quotidienne et ainsi libérer du temps pour la gestion de projet. Mais, en proposant une manière standardisée de représenter un secteur, le tableau de suivi ne doit pas porter atteinte à l indépendance technique du médecin du travail, qui seul a la légitimité pour définir les priorités d actions dans le secteur sous sa responsabilité. Le tableau de suivi ne fait que proposer une catégorisation sans imposer de stratégie opérationnelle. Et, en mettant à disposition des équipes un regard synthétique, global et dynamique sur leur secteur et leur activité, il participe au contraire à légitimer leur action. 17- DISCUSSION (2) Les concepteurs du tableau de suivi ont délibérément choisi à sa création de ne pas respecter la réglementation concernant la FE et la périodicité des AMT et des VM/EI. Ce choix initial s explique par le fait que, compte-tenu de la réalité du terrain, intégrer ces critères de manière rigide aurait en fait interdit toute hiérarchisation, car aucune entreprise n aurait été à jour de ses prestations. Mais l objectif de ce tableau est justement de soutenir nos EPST pour les aider à corriger cette situation. Ensuite, il faut également s interroger sur les effets qu impliquent les choix faits sur les critères de catégorisation retenus. Ainsi, le tableau de suivi tend à valoriser les prestations non cliniques et, dans la même logique, il encourage la validation d une Fiche d Entreprise susceptible de synthétiser l expertise de tous les membres de l équipe sur les indicateurs de santé au travail recueillis. Mais cette logique estelle adaptée à nos entreprises les plus petites? Les TPE de moins de 3 salariés avaient même été exclues de la première mouture du tableau car elles sont particulièrement difficiles à toucher par les AMT et qu elles encombraient la visibilité du tableau. Pour ces entreprises, nous explorons actuellement 2 pistes : condenser toutes les AMT en une rencontre lorsque que nous parvenons à atteindre une TPE de cette taille, ou grouper ces TPE par activité pour leur proposer une AMT commune. Dans ce dernier cas cependant, les codes NAF que nous utilisons ne sont pas assez précis pour pour identifier les entreprises ayant réellement une même activité. Depuis la contractualisation des CPOM, nous espérons pouvoir travailler sur les codes risques, qui seraient plus adaptés. On peut enfin noter, au chapitre des retours de terrain, que lors de la présentation du tableau de suivi dans nos centres, certains se sont inquiétés qu il ne soit utilisé à terme pour contrôller l activité des équipes dans un objectif de rendement. Avec d une part un PSP dont l état d avancement est suscep- Actes Journées Santé Travail du CISME Tome V 2015

6 tible d impacter renouvellement de notre agrément, et d autre part un CPOM dont les objectifs contractualisés s imposent à nos équipes, ces craintes peuvent être compréhensibles. Les SSTI ont désormais des comptes à rendre, et dans ce cadre le tableau de suivi peut renforcer notre capacité à produire un diagnostic de santé au travail et légitimer notre action en lui donnant une meilleure visibilité. 18- CONCLUSION (1) Notre tableau de suivi est un outil collaboratif issu d une initiative locale de terrain. C est un outil jeune et évolutif, en cours déploiement, qui souhaite proposer une vision globale, synthétique et dynamique des secteurs que nous surveillons, et qui vise à mettre en oeuvre la pluridisciplinarité dans l accomplissement de nos missions de SSTI, spécifiquement promouvoir la prévention primaire au sein des très nombreuses TPE/PME que nous suivons. 19- CONCLUSION (2) Cet outil est appelé à évoluer, et certaines pistes peuvent d ores et déjà être évoquées : actualiser les critères qui ne respectent pas la réglementation ; utiliser de meilleurs indicateurs de l activité des entreprises suivies ; mieux intégrer le tableau de suivi à notre système d information, en développant les liens avec les autres logiciels que nous utilisons quotidiennenment, ce qui pourrait faire émerger d autres variables utiles à notre catégorisation ; intégrer les indicateurs PSP et CPOM, afin que le tableau de suivi puisse participer à soutenir les actions spécifiques des autres thèmes prioritaires du service. Restons toutefois attentifs à ne pas tranformer un outil simple et utile en une usine à gaz chronophage. Comment décliner les missions des SSTI?