Point 3 à l ordre du jour

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1 FC-71 Vendredi 20 mars 2015 : 15h00 17h30 Bureaux de l OIE 71, avenue Louis-Casaï 1216 Cointrin Point 3 à l ordre du jour UTILISATION DU COMPTE «DEPENSES EXTRAORDINAIRES» EN 2014 Pour information FC / 20 mars 2015 Pour discussion FC / 20 mars 2015 Des fonds du Compte «Dépenses extraordinaires» ont été utilisés de la façon suivante au cours de l exercice 2014 : Montant disponible au 1 er janvier 2014 : CHF Déménagement / équipement des nouveaux locaux CHF de l Organisation (détails des dépenses approuvés par la Commission des finances le 7 novembre Doc. FC-60 reproduit en annexe pour information) Différence de loyer, pour la période du15 février au CHF décembre 2014, entre les anciens et nouveaux locaux (tel qu approuvé par la Commission des finances le 25 octobre 2013 Doc. FC-43 reproduit en annexe pour information) TOTAL DES DEPENSES CHF SOLDE DISPONIBLE DU 31 DECEMBRE 2014 CHF =============

2 7 novembre 2014 FC-60 Point 2 à l ordre du jour Utilisation : Fonds «Dépenses extraordinaires» AMENAGEMENT INTERIEUR DES NOUVEAUX LOCAUX Pour information Pour discussion FC / 7 novembre 2014 MB / 7 novembre 2014 Lors de sa session du mois de mai 2014, la Commission des finances a approuvé le montant des dépenses financées par le Fonds «Dépenses extraordinaires» pour l aménagement intérieur des nouveaux bureaux de l Organisation, d un montant de CHF (voir document réf. FC-56). Entre-temps, les factures définitives ont été reçues, portant le montant total à CHF Il avait été proposé à la Commission des finances de comptabiliser les frais de déménagement sous «Collaborations diverses». Cependant, le Trésorier a estimé qu il était préférable de financer ces frais, se montant à CHF , par le Fonds «Dépenses extraordinaires», étant donné qu ils sont liés à la décision de changer de locaux. Une facture, d un montant de CHF , est également parvenue au Secrétariat. Il s agit de la facture d un architecte qui avait analysé les travaux de sécurité à effectuer dans les anciens locaux, à l époque où l Organisation considérait de les rénover. La Commission des finances est invitée à prendre note du montant des frais financés par le Fonds «Dépenses extraordinaires» : A. Aménagement intérieur des nouveaux locaux : CHF B. Frais de déménagement : CHF C. Facture architecte / anciens locaux : CHF TOTAL CHF ==============

3 FC-43 Vendredi 25 octobre 2013 : 15h00 18h00 Salle VI BIT Point 4 à l ordre du jour BUREAUX DE L OIE Pour information - Pour discussion FC / 25 octobre 2013 FC / 25 octobre 2013 MB / 25 octobre 2013 La Commission des finances et le Comité de direction avait accepté lors de leurs sessions de mars et juin 2013, que le Secrétariat procède à un projet de rénovation et de modernisation des locaux afin que l OIE devienne le «toit» de ses membres et puisse les recevoir dans une atmosphère accueillante et professionnelle. Ce projet entre dans le cadre d une OIE «Voix de l entreprise» et indépendante de l OIT. Il est donc prévu dans ce projet l installation d une salle de conférence où l OIE pourrait tenir ses propres réunions, dont son Comité de direction. Entre-temps, le Secrétariat s est une nouvelle fois renseigné sur les prix de location de bureaux dans cette partie de Genève, a visité des locaux et n a trouvé aucune surface à louer pouvant concurrencer le prix de location actuel (la régie tenant compte du fait que l OIE est locataire depuis plus de 35 ans). Pour le projet de rénovation, le Secrétariat propose deux options à la Commission des finances :

4 I. Conserver les locaux actuels, d une superficie de 585 m2, et procéder aux travaux de rénovation complète. L architecte de la régie a établi un devis global, pour le montant maximum suivant: Coût des travaux : CHF Dossier d autorisation de construire / honoraires d architecte : CHF Soit un total maximum de : CHF 934,335.- Le coût de cette rénovation est particulièrement élevé, car tous les changements apportés doivent être conformes aux nouvelles normes de sécurité, notamment en cas d incendie. Les locaux actuels ne répondent pas à ces normes et ne sont pas équipés de détecteurs d incendie (pas d obligation légale pour la régie de procéder à ces modifications tant qu il n y a pas de travaux ou de changement de locataire). Le Secrétaire général avait informé la Commission des finances que, étant responsable de son personnel, il estimait qu une installation de détecteurs d incendie devra être faite, même si le projet de rénovation des bureaux ne devait pas aboutir. II. Vu le coût de ces travaux de rénovation, le Secrétariat a pris contact avec la régie afin d examiner une autre solution. La régie a proposé un espace dans le même bâtiment, d une superficie de 777 m2. L équipement de ces locaux, conforme aux normes de sécurité avec détecteurs d incendie, répondrait parfaitement aux attentes actuelles et futures du Secrétariat. Dans cet espace, les modifications à apporter seraient la création de la salle de conférence, la rénovation des sanitaires et quelques aménagements intérieurs. Le coût maximum de ces travaux s élèverait à CHF L augmentation annuelle du loyer serait de CHF et les charges de CHF , soit une augmentation totale annuelle de CHF (3,15% du budget total des dépenses). Cette option pourrait être financée de la façon suivante : a) Dans un premier temps, avant de l inclure dans le budget de fonctionnement, la différence de loyer et charges pourrait être financée par les liquidités disponibles dans le Fonds de réserve «Dépenses extraordinaires». b) Dès que les revenus le permettront, découlant principalement de l adhésion des entreprises partenaires, cette différence de loyer et charges sera incluse dans le budget de fonctionnement, sous le poste «Loyer électricité nettoyage». 2

5 Le Secrétariat propose de retenir la deuxième solution qui serait la plus judicieuse car elle permettrait, avec des travaux à moindres coûts, d avoir des locaux professionnels et accueillants d une superficie idéale, répondant aux normes de sécurité, avec une salle de conférence pouvant accueillir une quarantaine de personnes. Sous chaque option, le Secrétariat a également prévu de remplacer le mobilier, actuellement ancien et disparate, par un mobilier moderne, fonctionnel et uniforme. Une estimation a été faite, comprenant le mobilier de la salle de conférence et de tous les bureaux : montant maximum : CHF POINT POUR DECISION : La Commission des finances est invitée à recommander au Comité de direction de donner son approbation au Secrétariat pour : a) Transférer les bureaux de l OIE dans le nouvel espace de 777m2 dans le même immeuble, auprès de la même régie. b) Financer dans un premier temps la différence de loyer et des charges par les liquidités disponibles dans le Fonds de réserve «Dépenses extraordinaires». c) D inclure cette différence de loyer et charges dans le budget de fonctionnement, sous le poste «Loyer électricité nettoyage», dès que les revenus le permettront, découlant principalement de l adhésion des entreprises partenaires. d) Procéder aux travaux de rénovation pour un montant maximum de CHF e) Remplacer tout le mobilier pour un montant maximum de CHF