DHL Express (Switzerland) Ltd. 1 DHL IntraShip User Guide

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1 DHL Express (Switzerland) Ltd 1 DHL IntraShip User Guide

2 SE CONNECTER Utilisez votre nom d'utilisateur et mot de passe pour vous connecter à DHL IntraShip à DHL IntraShip est également accessible via le portail MyDHL à où vous pouvez vous inscrire et utiliser les applications de DHL pour vos expéditions, le suivi et la facturation avec un identifiant. MyDHL peut être utilisé pour s enregistrer sur DHL IntraShip ou vous pouvez ajouter votre compte existant d IntraShip sur MyDHL. 2 DHL IntraShip User Guide

3 STRUCTURE DE L APPLICATION Aide & Information donne des informations utiles comme votre ID unique et le nom d'utilisateur lorsque vous contactez l'équipe de support technique DHL. Détails des numéros de contact par téléphone seront affichés ici Caractéristiques du Menu Principal peuvent être accessibles via les liens rapides dans le menu de gauche. Conseils et informations. Une fois connecté, des conseils et des informations utiles sur les services et les expéditions avec DHL peuvent être indiquées ici. L'écran de conseils et d'informations peut être consulté également par le lien Informations dans le menu: Liens pratiques. Langue. Vous pouvez changer la langue de l'application ici. Liens pratiques différents services et les ressources peuvent être trouvés ici. 3 DHL IntraShip User Guide

4 MENU PRINCIPAL - CARACTÉRISTIQUES Liste des envois Sélectionnez «Liste des envois» pour voir les envois que vous avez créés. Vous pouvez filtrer les envois avec différents critères de recherche. Nouvelle expédition Sélectionnez «Nouvelle expédition» de préparer une nouvel envoi, imprimer l'étiquette et réserver un coursier. Carnet d adresses Sélectionnez «Carnet d'adresses» pour afficher les adresses enregistrées et d'ajouter / modifier / supprimer des destinataires et expéditeurs. Fin de journée Sélectionnez «Fin de journée» pour effectuer la transmission des données à DHL ou de réimprimer le rapport de fin de journée. Demande d enlèvement Sélectionnez «Demande d enlèvement» pour demander un ramassage du coursier. Merci de noter que cela peut aussi être fait tout en créant un envoi en cliquant sur «Nouvelle expédition». Tarif Sélectionnez «Tarif» pour vérifier vos tarifs pour les produits standard. Paramètres et options Sélectionnez «Paramètres et options» pour voir des fonctionnalités supplémentaires. Ces fonctionnalités supplémentaires comprennent par exemple des rapports, les données par défaut, l importation d adresses et l importation d expéditions. 4 DHL IntraShip User Guide

5 LIENS UTILES Suivi de coli Sélectionnez «Suivi de coli» pour ouvrir la page de suivi des envois DHL. Les résultats seront présentés dans un nouvel onglet du navigateur / une nouvelle fenêtre. Infos Sélectionnez «Infos» pour accéder à une page Web de DHL offrant des informations supplémentaires à propos de DHL IntraShip et la commande de fournitures. Information client Sélectionnez «Information client» pour voir les informations client et les coordonnées de l administrateur Information Sélectionnez «Informations» pour afficher l'écran de conseils et d'informations 5 DHL IntraShip User Guide

6 NAVIGATION DANS LA PRÉPARATION DE L EXPÉDITION La navigation dans la barre de progression. Vous pouvez suivre la progression de l'envoi que vous préparez ici (ceux-ci peuvent également être cliqué pour naviguer d'avant en arrière). Etapes complètes sont marquées par un signe. Vous pouvez également naviguer entre les écrans en cliquant sur les boutons Précédent et Suivant au bas de l'écran. Onglet Expéditeur / Destinataire Vous pouvez naviguer entre les détails expéditeurs et destinataires en utilisant les onglets Expéditeur / Destinataire. Les 10 dernières adresses utilisées peuvent être sélectionnés directement à partir du haut de l'onglet. Rechercher recherche dans le carnet d'adresse Effacer effacer tous les champs d'adresse sur l'écran Information optionelle Détails optionnels du destinataire Enregister l adresse Enregistrer et mettre à jour les détails de l adresse 6 DHL IntraShip User Guide

7 NOUVELLE EXPÉDITION EXPÉDITEUR/DESTINATAIRE Merci d entrer l adresse de l expéditeur et du destinataire. Les coordonnées de l expéditeur sélectionnées resteront par défaut pour le prochain envoi. Expéditeur Merci de remplir l'adresse de l'expéditeur. Les champs obligatoires sont marqués avec *. Destinataire Merci de remplir l'adresse du destinataire. Les champs obligatoires sont marqués avec *. Vous pouvez utiliser Code postal & Commune fonction pour vérifier, corriger une combinaison entre ville / code postal Notifications s sur Expéditeur/ Destinataire Sélectionnez pour informer l'expéditeur / le destinataire via sur l'expédition. Configurer les notifications Cela vous permet d'ajouter du texte supplémentaire à la notification par courrier électronique et d'ajouter des s bénéficiaires supplémentaires. 7 DHL IntraShip User Guide

8 NOUVELLE EXPÉDITIOIN COLISAGE Merci d entrez la référence colis, le contenu et les détails envoi (poids / dimensions) Type d envoi Choisissez un type d envoi - Documents / Non-Documents. La sélection ne est pas nécessaire pour les expéditions nationales Help me decide Vous pouvez utiliser le «Help me Decide» - fonction pour déterminer si l'article (s) que vous envoyez est passible de droits, interdit ou restreint. Réf. d expédition Entrez votre propre référence d expédition. La référence sera visible sur votre facture DHL. Contenu Entrez la description du contenu Valeur des marchandises Entrez la valeur de l'envoi. Merci de noter que la valeur des marchandises est obligatoire pour la douane pour les expéditions taxable / Non-Document. Détails du colis / de la pièce Ajouter des pièces à votre envoi. Vous pouvez choisir un format sauvegardé du Colis prédéfini - liste déroulante. 8 DHL IntraShip User Guide

9 NOUVELLE EXPÉDITION SERVICE Merci de sélectionner un produit DHL et des services optionnels Services Sélectionnez un produit / service DHL Additional Options Sélectionnez des services supplémentaires pour votre envoi Change payment options Sélectionnez qui va payer des frais de transport et de fournir compte DHL valide. Si le service «Duties and Taxes Paid» est sélectionné, vous pouvez définir un compte DHL où doit être facturer des droits et taxes de douane. Imprimer Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires, l'impression de l'expédition sera activée 9 DHL IntraShip User Guide

10 NOUVELLE EXPÉDITION FACTURE D EXPORTATION Créer un documents d'exportation pour votre envoi. f Type de facture Sélectionnez le type de facture (facture pro forma / commerciale) Raison de l exportation Merci de fournir la raison de l'exportation Type d exportation Sélectionnez le type d'exportation (permanent / réparation/retour / temporaire) Fonction du signataire La position du signataire dans la société Remarques Vous pouvez inscrire des remarques si nécessaire. Incoterm Merci de définir l incoterm d'exportation Changer l adresse de facturation Ici vous pouvez changer l'adresse de facturation si elle est différente de celle du destinataire Add Item Sélectionnez «Add Item» pour ajouter une ligne de description du contenu. 10 DHL IntraShip User Guide

11 NOUVELLE EXPÉDITION ENLÈVEMENT Faire une demande d enlèvement pour votre envoi. (Uniquement nécessaire si une demande d enlèvement pour l'adresse de prise en charge n est pas déjà prévue). 11 DHL IntraShip User Guide Pickup date Select or enter a Pickup date Date d enlèvement Sélectionnez ou saisissez une date d enlèvement Horaire de mise à disposition Merci d indiquer le moment où vos envoi(s) sont prêts à être ramassé Horaire de fermeture Merci d indiquer à quelle heure vos locaux ferment. Instruction pour l enlèvement Merci d indiquer des instructions pour DHL si nécessaire. Lieu d enlèvement Merci de définir l'emplacement des paquets dans vos locaux par exemple: réception Changer l adresse de prise en charge Sélectionnez une adresse d enlèvement dans le carnet d'adresses expéditeur, si elle différent de l expéditeur. Programmer un enlèvement Programmer un enlèvement ou continuer sans réserver de coursier

12 LISTE DES ENVOIS Sélectionnez «Liste des envois» pour voir les expéditions créées. Vous pouvez filtrer les envois avec différents critères de recherche. Vous pouvez également sélectionner de multiples expéditions à imprimer ou à suivre en même temps. Vous pouvez copier des expéditions et envoyer les documents à l'expéditeur par en utilisant les icônes sous Options 12 DHL IntraShip User Guide

13 DEMANDE D ENLÈVEMENT Choisissez «Demande d enlèvement» dans le menu de gauche pour créer une demande de prise en charge à DHL. L enlèvement peut également être fait dans le cadre du processus de création de l'expédition Enlèvement par defaut Vous pouvez enregistrer les détails de votre demande par défaut en choisissant «Enlèvement par defaut» Date d enlèvement Sélectionnez ou saisissez une date d enlèvement Horaire de mise à disposition Merci d indiquer le moment où vos envoi(s) sont prêts à être ramassé Horaire de fermeture Merci d indiquer à quelle heure vos locaux ferment. Instruction pour l enlèvement Merci d indiquer des instructions pour DHL si nécessaire. Lieu d enlèvement Merci de définir l'emplacement des paquets dans vos locaux par exemple: réception Changer l adresse de prise en charge Sélectionnez une adresse d enlèvement dans le carnet d'adresses expéditeur. 13 DHL IntraShip User Guide

14 FIN DE JOURNÉE ENVOI DES DONNÉES À DHL Les données d'envoi doivent être envoyées à DHL à la fin de la journée avant la collecte du coursier. Choisissez l'option «Fin de journée» dans le menu de gauche et sélectionnez Creation of EOD- Manifest + Data Transmission pour procéder au manifeste ou sélectionnez Reprint EOD-report pour réimprimer le rapport de fin de journée. Create end-of-day manifest + data transmission Sélectionnez les expéditions à manifester et cliquez sur «Etablir le manifeste» - pour envoyer les données d'expédition à DHL. Merci d imprimer le manifeste et de le fournir au coursier DHL. Merci de noter que si aucune expédition ne s affichent dans cette liste, alors cela signifie que les expéditions ont déjà été manifestée. Il suffit d'utiliser la réimpression du rapport de fin de journée pour transmettre le manifeste au coursier DHL. 14 DHL IntraShip User Guide

15 SUPPORT Pour un soutien supplémentaire, merci de contacter votre support en line DHL Support en line: Lundi Vendredi: 08:00-19:00 Tél.: DHL IntraShip User Guide

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