CBU Rapport d étape annuel SUPPORT D AIDE A l UTILISATION DE L OUTIL WEB. Période initiale

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1 CBU Rapport d étape annuel 2014 SUPPORT D AIDE A l UTILISATION DE L OUTIL WEB Période initiale SOMMAIRE I. PRESENTATION GENERALE DU MENU PRINCIPAL DE L OUTIL WEB. p 3 II. MODALITES DE SAISIE.. p 5 1. Fonctionnalités disponibles à chaque page..... p 5 2. Saisie des items du RE.p 6 a. Données administratives..p 6 b. Rapport d étape : sections I, II et III... p 6 - Items «neutralisables»... p 7 - Items particuliers p 7 - Score maximal p 8 - Dépôt d un document justificatif.. p 8 - Commentaires p 9 - Format de date. p 9 - Passage à la page suivante p 10 III. VALIDATION DU RE..... p 11 ANNEXE 1. Quelques points clés à retenir...p 13 ANNEXE 2. Check-list des justificatifs à fournir.p14 ANNEXE 3. Calendrier..p 16 Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

2 Le remplissage du rapport d étape (RE) annuel du CBU se fera en ligne via un nouvel outil web (OW) à compter de l année 2015 (rapport d étape portant sur l année 2014). Le lien d accès à l OW, votre identifiant de connexion et votre mot de passe vous seront communiqués par mail la dernière semaine de février Le RE doit être transmis à l OMEDIT au plus tard le 01/04/2014. L OW doit être utilisé uniquement via le navigateur Internet Explorer (la version 8 est recommandée). A l arrivée sur la page d accueil, un identifiant et un mot de passe vous sont demandés : identifiant : numéro FINESS de l établissement mot de passe : celui qui vous a été communiqué par mail Une fois ces deux informations renseignées, vous accédez au menu principal de l outil (Figure 1). Ce tutoriel peut être complété par le diaporama qui a servi à la présentation de l outil web aux établissements de santé lors des réunions bidépartementales. Le diaporama est disponible sur le site internet de l OMEDIT Île-de-France dans la rubrique CBUMPP («présentation de l outil web»). Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

3 I- PRESENTATION GENERALE DU MENU PRINCIPAL DE L OUTIL WEB Le numéro FINESS et le nom de votre établissement apparaissent dans la case du haut. Il vous est conseillé de vérifier ces informations avant de commencer la saisie du rapport d étape (Figure 1). Figure 1 : menu principal de l Outilweb Il vous est conseillé de procéder au remplissage du RE de manière chronologique en suivant les différents items les uns après les autres dans l ordre de leur apparition dans le plan du menu principal, afin de faciliter l utilisation de l OW et d éviter les éventuel(le)s erreurs et/ou oublis. Les 4 onglets devant obligatoirement et intégralement être renseignés sont les suivants : Données administratives I - Critères d évaluation liés aux indicateurs nationaux II - Critères d évaluation sans indicateurs nationaux de suivi III - Critères d évaluation appuyés sur des indicateurs et thèmes régionaux Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

4 L onglet «commentaire» est à remplissage facultatif et peut être utilisé pour déposer des commentaires à visée générale avec du texte libre. Aucun autre moyen de communication ne doit être utilisé afin de ne pas perdre d éléments. L onglet «édition» permet d éditer le RE (édition pdf). Il est possible de faire une édition des parties du RE déjà remplies à tout moment. L onglet «liste des justificatifs envoyés au serveur» génère un listing de tous les justificatifs que vous avez téléchargés en les classant par item du RE auquel ils se rapportent. Remarque : Une check-list de l ensemble des justificatifs demandés vous est fournie (Annexe 2). Ce document est également disponible sur le site internet de l OMEDIT Île-de- France dans la rubrique CBUMPP. L onglet «déconnexion», permet la déconnexion de l utilisateur une fois que les items souhaités ont été remplis. Il n est pas obligatoire de remplir le RE en une seule fois. Il vous est possible de vous connecter autant de fois que vous le souhaitez. Seules les pages remplies et enregistrées seront sauvegardées, et vous pourrez reprendre la saisie là où vous l aviez interrompue à la connexion suivante. Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

5 II- MODALITES DE SAISIE 1. Fonctionnalités disponibles à chaque page A la fin de chaque page, sont présentes selon les pages trois ou quatre fonctions (Figure 2) : Figure 2 : fonctions disponibles en bas de page «précédent» (sauf pour la première page) : pour revenir à la page précédente «enregistrer» : pour enregistrer les informations renseignées sur la page «suivant» (sauf pour la dernière page) : pour passer à la page suivante «menu principal»: pour retourner au menu principal (Figure 1) Attention : toute page saisie doit être systématiquement enregistrée pour être prise en compte. Avant de cliquer sur «Suivant», «Précédent» ou «Menu principal» et avant tout envoi de justificatif, l enregistrement de la page saisie est obligatoire. Dans le cas contraire, les données non enregistrées seront automatiquement effacées et devront être saisies à nouveau. Pour être enregistrée, une page doit être entièrement complétée. Les boutons «suivant» et «précédent» du navigateur internet ne doivent jamais être utilisés pour passer d une page à l autre sous peine de perdre les données renseignées sur la page en cours. Conseil : pensez donc toujours à cliquer sur «enregistrer» avant de déposer un justificatif et avant de quitter la page sur laquelle vous travaillez, afin d éviter que les informations remplies ne soient perdues et de devoir les renseigner à nouveau. Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

6 2. Saisie des items du RE a) Données administratives Attention : La saisie de l intégralité des données administratives est un préalable obligatoire au bon déroulement du remplissage des sections I, II et III : - le type d établissement (MCO, dialyse, HAD) est déterminant pour la neutralisation d office de certains items des sections I, II et III. - certaines de ces données administratives (celles concernant l établissement) sont utilisées ensuite pour les calculs automatiques de pourcentages et/ou des taux dans différents items du RE (sections I, II et III). - les données concernant les personnes représentantes de l établissement impliquées dans le CBU sont obligatoires pour la validation finale du RE. Le représentant légal de l établissement doit définir un mot de passe personnel qui lui sera demandé pour la validation définitive du RE (Figure 3). Il est à noter que l OMEDIT ne gère pas ce mot de passe. Figure 3 : «Données administratives», page «Représentant légal de l établissement» Il est conseillé de procéder au remplissage des pages en suivant l ordre du menu principal (Figure 1) afin d éviter les oublis et/ou les erreurs éventuel(le)s. b) Rapport d étape : sections I, II et III Pour débuter la saisie, à partir du menu principal (Figure 1), cliquez sur l item I «critères d évaluation liés aux indicateurs nationaux», puis sur l item I.1 «Qualité de la prise en charge». Vous arrivez alors sur la page comportant les premiers items à renseigner. Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

7 Items «neutralisables» (Figure 4) Certains items peuvent être «neutralisés» : - si votre établissement n est pas concerné par l item demandé : cochez «non concerné» - si votre établissement est concerné par l item demandé : cochez «concerné». Le fait de cocher «concerné» peut faire apparaitre un score ou des chiffres à renseigner et/ou une demande de documents justificatifs à fournir. Figure 4 : item «neutralisable» : concerné/non concerné Dans tous les cas (non concerné ou concerné), ces boutons doivent obligatoirement être sélectionnés. Attention : l OMEDIT n a pas la main pour faire des modifications si un item a été neutralisé/non neutralisé à tort. Veillez à bien vérifier si votre établissement est ou n est pas concerné afin d éviter d être pénalisé. Items particuliers Pour les indicateurs nationaux IPAQSS et pour ICATB2 (items I.1.1 à I.2.1), aucune nouvelle saisie n est demandée aux établissements de santé (Arrêté du 18 Novembre 2013/modèle REA). Les résultats aux différents critères retenus ont été préalablement renseignés. Après vérification de ces données, la page doit être enregistrée. La partie concernant la certification (partie II.1.3) est pré-remplie avec les recommandations et/ou les réserves émises pour votre établissement sur les critères cités (le champ est vide si votre établissement n en a pas reçu). Cette page est présentée à titre indicatif et vous ne pouvez donc pas l enregistrer. Cliquez directement sur «suivant» pour passer à la saisie de la page suivante. Une erreur étant toujours possible malgré toute l attention portée, nous vous demandons de vérifier avec attention que les valeurs renseignées correspondent bien à celles de votre établissement, et, le cas échéant, de nous transmettre toute correction nécessaire dans la partie «Commentaire» accessible depuis le menu principal de l outil web. Les critères osis (observatoire des systèmes d information de santé issus d Hôpital Numérique) ne font pas cette année l objet d un score. Renseignez-les si vous connaissez leur valeur pour votre établissement. Si vous ne les connaissez pas, entrez la valeur «0» Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

8 pour pouvoir enregistrer la page (l OMEDIT dispose des scores de chaque établissement). Le critère d efficience de la politique d achat (item III.1.) se calcule en rapportant le nombre (quantité ou dépense) d achats groupés au nombre (quantité ou dépense) total d achats : (nombre d achats groupés) / (nombre d achats total). Score maximal (Figure 5) Lorsque vous renseignez un score, le petit «i» à droite de la case informe sur le score maximal pouvant être attribué à la question. Attention : Si la donnée saisie est supérieure à ce score maximal, vous ne pourrez pas enregistrer la page. Figure 5 : score maximal Veuillez noter que le score de votre établissement ne sera pas calculé directement par l outil ni en cours ni en fin de saisie. Dépôt d un document justificatif Pour déposer des pièces justificatives, il est obligatoire de remplir dans un premier temps tous les items de la page en cours, puis d enregistrer cette page, et seulement ensuite, vous pourrez procéder au dépôt de toutes les pièces justificatives demandées sur la page. Attention : si vous n enregistrez pas la page saisie avant de cliquer sur l item «justificatif demandé», les données renseignées seront perdues et vous devrez les saisir à nouveau. Les justificatifs déposés après la date de validation du RE par le représentant légal de l établissement (et donc après réception par l OMEDIT) ne seront pas pris en compte pour l analyse. Les formats acceptés pour les pièces justificatives sont les suivants :.doc,.docx,.xls,.xlsx,.pdf. Les pièces justificatives demandées doivent être téléchargées uniquement à partir du lien interactif «justificatif demandé». La taille maximale est de 2 Mo par pièce justificative. Plusieurs justificatifs peuvent être envoyés pour une même question. Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

9 Pour faciliter les échanges, il vous est recommandé de regrouper les éléments de preuve en un seul fichier par question. La gestion des pièces justificatives déjà déposées se fait via l onglet «liste des justificatifs envoyés au serveur» du menu principal. Il vous est possible de supprimer des pièces justificatives déjà déposées à tout moment en cochant la ligne et en cliquant sur «supprimer» en bas de page. Figure 6 : suppression de pièces justificatives Rappel : une check-list des justificatifs à fournir se trouve en annexe 2 du présent document et une version au format Excel est également disponible sur le site internet de l OMEDIT Îlede-France rubrique CBUMPP. Commentaires Le dépôt de vos commentaires se fait uniquement dans l onglet «Commentaire» du menu principal. Veillez à toujours indiquer le numéro de l item auquel se rapporte le commentaire. Attention : la case «commentaires à destination de l établissement» est destinée aux commentaires rédigés par l OMEDIT. Il vous est impossible de laisser un commentaire dans cet espace. Format de date Lorsqu il vous est demandé de renseigner une date, le format requis est jj/mm/aaaa. Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

10 Passage à la page suivante Lorsque vous avez terminé de remplir toutes les informations demandées dans une page, cliquer sur «enregistrer». Ajouter alors les justificatifs (si demandés) puis enregistrer à nouveau avant de passer à la page suivante en cliquant sur «suivant». Une confirmation du bon déroulement de l action ainsi qu une évaluation du taux de remplissage du RE apparaissent à l écran en bas à gauche (Figure 7). Si la confirmation «mise à jour effectuée» n apparaît pas, cela signifie que la page n est pas enregistrée. Figure 7 : message de mise à jour et barre d évolution «taux de remplissage» lors de l enregistrement d une page. Remarque : une page dont la saisie est incomplète ne peut pas être enregistrée. Si les items d une page ne sont pas tous complétés, vous recevrez un message d erreur au moment de l enregistrement vous indiquant les items manquants à compléter. Attention : entre les items III.4. et III.19. (ces items se rapportent au seul thème «bon usage des médicaments») inclus, la jauge de remplissage n évolue pas. Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

11 III- Validation du RE Avant toute validation du RE, veillez à avoir : 1. Relu le RE (données administratives et parties I, II, III) et bien vérifié que tous les champs sont remplis et que toutes les pages sont correctement enregistrées (la jauge de remplissage doit être à 100%). Attention : Il est possible de valider un RE qui ne serait pas totalement renseigné. 2. Fait le point sur les justificatifs envoyés via la page «Liste des justificatifs envoyés au serveur» accessible à partir du menu principal. Une check-list des justificatifs à transmettre (annexe 2) vous est également fournie pour vous aider dans la réalisation de cette étape. 3. Si besoin, déposé un commentaire à destination de l OMEDIT dans la zone «Commentaire» accessible à partir du menu principal. 4. Edité, relu et enregistré le RE au format pdf en cliquant sur la page «Edition» accessible à partir du menu principal. La liste des justificatifs envoyés se situe en dernière page du RE édité. Une fois ces étapes réalisées, vous pouvez valider votre RE en cliquant sur «Validation du rapport d étape par le référent CBU» du menu principal : vous avez alors réalisé la 1 ère validation. La 1 ère validation ne fige pas les données du RE : des modifications peuvent encore être faites par la suite (mais avant la validation finale par le représentant légal de l établissement). Pour que votre RE soit envoyé à l OMEDIT pour analyse, une ultime validation doit être réalisée par le représentant légal de l établissement. Cette ultime validation génère la transmission du RE à l OMEDIT et en «verrouille» définitivement les données. Pour ce faire, le représentant légal devra se connecter à l outil web : Identifiant : n FINESS de l établissement mot de passe : il est crée par le représentant légal dans les «données administratives» du RE (cf 2.a- Données administratives, p. 6). L OMEDIT ne gère pas ces mots de passe. Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

12 Après édition du RE, le représentant légal devra le valider définitivement en cliquant sur «Validation du rapport d étape au niveau établissement Période initiale» du menu principal. Attention : en l absence de cette 2 ème validation, votre RE ne sera pas considéré comme définitivement validé. Il ne sera pas transmis à l OMEDIT et ne pourra donc pas être analysé. Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

13 ANNEXE 1 Quelques points clés à retenir Enregistrement des données : de manière générale, toute modification d un élément du RE nécessite de cliquer sur le bouton «enregistrer» pour être prise en compte. Il n y a pas d auto-enregistrement des actions. Pensez à enregistrer vos données avant de quitter la page (i. e. aller à la page précédente, suivante, retourner au menu principal ou télécharger des pièces justificatives). Changement de page : pour changer de page, utilisez les boutons «suivant» et «précédent» de l OW mais n utilisez jamais les boutons du navigateur internet. Saisie du RE : il est recommandé de remplir le RE dans l ordre chronologique des items selon le plan défini plutôt que de naviguer par le menu principal. Items neutralisables : si un item ne concerne pas l activité de votre établissement, il peut être «neutralisé» en cochant «non concerné». Items préremplis des parties I & II : vérifier les résultats préremplis de la deuxième partie et envoyer toute correction depuis l onglet «commentaire» du menu principal. Score maximal : le score maximal d un item donné est disponible via le petit «i» à la droite de la case «score». Mot de passe : l OMEDIT ne gère pas le mot de passe du représentant légal. Validation du RE : la validation finale qui transmet le RE à l OMEDIT pour analyse est celle effectuée par le représentant légal de l établissement. Le mot de passe défini par le représentant de l établissement (onglet «données administratives») est nécessaire à cette validation. Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

14 ANNEXE 2 Check-list des 19 justificatifs à fournir classés par items Une version au format Excel est disponible sur le site internet de l OMEDIT Île-de-France rubrique CBUMPP. LIBELLE JUSTIFICATIF ATTENDU II Critères d'évaluation sans indicateurs nationaux de suivi II Politique du médicament et des dispositifs médicaux stériles II Il existe une politique d'amélioration de la qualité, de la sécurité et de l efficience de la prise en charge médicamenteuse (PECM) et des dispositifs médicaux stériles (appelée aussi politique du médicament et des dispositifs médicaux stériles) qui s inscrit dans la politique globale d'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins. II Cette politique est mise en œuvre. II Il existe un programme d'actions en matière de sécurité et d'efficience des soins assortis d'indicateurs qui inclut un volet de suivi en matière de bon usage des médicaments et dispositifs médicaux, et sur les antibiotiques qui est intégré dans le programme d'actions d'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins qui est validé par la CME ou CfME ou sous leur égide ou par une commission représentative de la CME pour la prise en charge médicamenteuse II L'établissement réalise un bilan annuel ou pluriannuel du programme d'actions relatif à la politique du médicament et des dispositifs médicaux stériles II Les missions du responsable du système du management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse sont formalisées II Le responsable du système de management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse rend compte de ses missions en CME au moins une fois par an II Pour les déclarations internes jugées prioritaires, des réunions de retour d expérience sont organisées sur le thème du médicament ou des dispositifs médicaux au niveau de l établissement avec analyses collectives II L'analyse des évènements indésirables en réunions de retour d expérience fait appel à des méthodes d'analyse systémique validées pour identifier les causes profondes (RMM/REMED, CREX) II Les actions d'amélioration jugées prioritaires, issues notamment des résultats de l'étude de risque, et des réunions de retour d expérience apparaissent dans le programme d'amélioration de la qualité de la PECM avec un échéancier, un responsable et un indicateur Engagement de la Direction et de la CME/CfME (Compte-rendu de réunions de CME) Programme d'actions avec indicateurs de suivi Bilan du programme et des indicateurs Fiche de poste du responsable ou lettre de mission Comptes-rendus de réunion CME Document : - décrivant l'organisation (priorisation des cas à analyser, périmètre, fréquence, participants) mise en place pour les réunions de retour d'expérience sur le thème du médicament - validé par le Directeur et la CME/CfME - comportant un exemple de compte rendu de réunions de retour d'expérience sur le thème du médicament ou des dispositifs médicaux Détail des méthodologies retenues pour l'analyse collective a posteriori des causes des évènements, fiche type de retour d'expérience Programme d'actions (il s'agit du même document que celui demandé à la question II.1.1.3) Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

15 II Le bilan des déclarations et des analyses menées en réunions de retour d expérience est présenté au moins une fois par an en CME ou en CfME ET en commission des soins III Critères d'évaluation appuyés sur des indicateurs et thèmes régionaux Bilan de la mise en œuvre des actions d'amélioration et des résultats : - Nombre et fréquence de séances de retour d'expérience, déclinées par thème (médicament, chirurgie, risque infectieux, autre risque), - Nombre d'évènements analysés, - Nombre d'évènements ayant donné lieu à des actions d'amélioration. Bon usage des médicaments III.4 - Il existe une politique institutionnelle vis-à-vis des prescriptions "hors- AMM hors-ptt/hors-rtu" Politique et/ou procédure III.5 - Politique de déploiement de la prescription informatisée III.6 - La traçabilité informatisée de l'administration des médicaments dans le dossier du patient est assurée III.9 - La mise en œuvre de la procédure relative à la gestion du traitement personnel du patient est évaluée Bon usage des dispositifs médicaux stériles III.20 - Le représentant légal de l'établissement fixe la procédure de traçabilité de pose des DMI après avis de la CME/CfME (décret du 29 novembre 2006) III.22 - L'établissement s'assure de la qualité de la traçabilité de pose des DMI dans le dossier patient (le nom, n lot, fournisseur, du DMI, date d'implantation, médecin implanteur) III.23 - Pour un dispositif médical implantable donné, l'établissement est en mesure de retrouver de façon exhaustive tous les patients chez lesquels le dispositif a été implanté Suivi des médicaments et dispositifs médicaux hors GHS III.27 - Le suivi prospectif continu des indications de prescription hors AMM et hors PTT/RTU de tous les médicaments hors GHS et/ou des indications d'implantations hors LPP pour tous les DMI hors GHS fait l'objet d'une présentation semestrielle en CME ou en CfME ou en commission représentative de la CME pour la prise en charge médicamenteuse III.28 - Le bilan détaillé du suivi des indications hors AMM hors PTT/RTU est transmis avec le RE et à chaque demande de l'omedit III.29 - Le bilan détaillé du suivi des indications hors LPP et hors avis CNEDiMTS est transmis avec le RE et à chaque demande de l'omedit III.30 - En cas d utilisation hors AMM, l'établissement s'assure de la présence au dossier-patient d'une argumentation pertinente étayée par des revues internationales ou nationales à comité de lecture Le calendrier de montée en charge de l'informatisation, avec définition d'objectifs intermédiaires (année après année) qui serviront de base à l'évaluation annuelle du rapport d'étape. Audit sur dossier permettant d'évaluer la mise en œuvre de la procédure Procédure de traçabilité de l'établissement AUDIT annuel de dossiers médicaux : description détaillée de la méthodologie employée (nombre de dossiers étudiés et nombre de dossiers argumentés) AUDIT annuel de dossiers médicaux : description détaillée de la méthodologie employée (nombre de dossiers étudiés et nombre de dossiers argumentés) Comptes rendus actant les présentations réalisées en CME/CfME/Commission dédiée Le recueil porte sur l'année précédente complète (01/01 au 31/12). Tableau (Excel) à compléter Le recueil porte sur l'année précédente complète (01/01 au 31/12). Tableau (Excel) à compléter AUDIT annuel de dossiers médicaux : description détaillée de la méthodologie employée (nombre de dossiers étudiés et nombre de dossiers argumentés) Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

16 ANNEXE 3 Calendrier Tutoriel Outil Web CBU 13/02/ / 16

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