Vidéos Temps Vidéos générales. Durée

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1 Vidéos Temps 2000 Vidéos générales Durée 1 - Présentation générale 6 44 Partie 1 : Saisie des temps, résultats Deux menus : horizontal et vertical / bleu= saisie ; vert= éditions. Menu Réalisations : saisie chronologique de temps / frais / factures. Saisie d une feuille de temps. Menu Résultats éditions par clients / collaborateurs / tâches. Partie 2 : Autres fonctions 1) Budget : prévision par affaire / CA prévisionnel et édition de plan de charge. 2) Facturation : émission des factures / règlements / relances clients. 3) Echéances et évènements : se créer des alertes et rappels. 4) Mailing : mails et courriers sélectifs aux clients 5) Agenda : agenda mural partagé. Partie 3 : Paramétrages préalables 1) Codes : ventes (saisie des factures) / tâches (saisie des temps) / frais (saisie des dépenses). 2) Collaborateurs : PV et PR pour chacun, pour la revalorisation des temps. 3) Clients : importable d EXCEL. 4) Affaires : un même client peut avoir plusieurs affaires. 2 - Saisie des temps, résultats 7 41 Partie 1 : Saisie des temps Saisie des temps possible dans les deux menus (horizontal et vertical). Codes tâches : facturables pour les temps imputés aux clients / non facturables pour les temps de formations internes, absences Possible que chacun ne voit que ses temps, en donnant des droits d accès aux collaborateurs. Réalisation par affaire montre temps / frais / factures par affaires. On peut filtrer / trier (en cliquant sur une colonne) / récapituler / envoyer dans XL Partie 2 : Résultats Dans le menu Résultats des éditions par clients / collaborateurs / type de tâches. Par exemple par clients : Synthèse des réalisations (temps, quantités ou frais). Par collaborateurs : Contrôle d activité par collaborateurs. 3 - Facturation 8 19 Partie 1 : Présentation générale Les factures peuvent se préparer de diverses manières : ponctuellement (à partir de rien) / à partir des budgets / d un devis / des réalisations (temps, quantités ou frais) / à l avancement. Partie 2 : Saisie préalable des budgets et des réalisations Les codes tâches facturables déterminent si quelque chose est facturable (FQ) d après les quantités ou d après les temps, si ce n est pas coché. Les factures peuvent être calculées à partir des budgets ou des réalisations (temps, quantités ou frais). Partie 3 : Préparation des factures Après validation des factures, on peut les modifier encore dans Impression, Correction puis les envoyer dans le journal des ventes.

2 4 - Autres fonctions 9 09 Partie 1 : Paramétrage des bases, mailings Création de caractéristique paramétrable pour le fichier client. Mailing aux clients en filtrant sur le correspondant ou les caractéristiques paramétrables. Partie 2 : Echéances, évènements, lettre de mission On peut paramétrer pour un client les obligations permanentes du dossier. Cela permet de faire des listes aux collaborateurs. Lettre de mission aux clients reprend les obligations du dossier; et avec éventuellement un planning. Les collaborateurs en saisissant leurs temps pourront préciser qu ils ont fait telle ou telle obligation. Editions et listes des obligations faites ou à faire. Partie 3 : Agenda et gestion des frais Agenda équivalent d un planning mural / on peut distribuer par mail / tout le monde y a accès à partir de Temps On peut saisir les frais dans le programme. Cela donne des éditions / on peut les refacturer au moment de la préparation des factures. Pour saisir une ligne de frais on le fait dans le mois directement, ou dans la feuille de temps du collaborateur. Vidéos ciblées Caractéristiques paramétrables, mailings 5 00 Caractéristiques paramétrables du fichier client : on peut en créer autant que l on veut. A partir de ces caractéristiques paramétrables on peut faire des filtres dans toutes les éditions. On peut faire des mailings aux clients en filtrant sur ces caractéristiques paramétrables. On peut créer des listes paramétrables pour les clients, mais aussi pour les affaires. Démarrage, paramétrage initial Partie 1 : Société et collaborateurs Société (code, nom) / collaborateurs (il faut un groupe, code, rémunération PV/PR ) Partie 2 : Activité et codes tâches (frais et ventes) Activités (=grands métiers) Chaque affaire est rattachée à une activité. Les codes ventes, tâches et frais servent à la saisie du détail des mouvements par affaires : Codes ventes pour les factures clients / codes tâches pour les temps / codes frais pour les dépenses. Partie 3 : Clients et affaires Pour créer les clients il faut des familles de clients (créer au moins une famille divers ). Les références (soc, col, gpe, act) du client ont pour but d être proposées au moment de la création d une affaire pour ce client. On peut créer autant de caractéristiques que l on veut, elles serviront ensuite de critère de filtre. Un même client peut avoir plusieurs affaires.

3 Echéances et Lettre de mission Partie 1 : Les échéances Plusieurs types d échéances : permanentes / par affaire / ponctuelles. Temps 2000 est livré avec des échéances permanentes et client type. Fonctions de copie. Partie 2 : Les différentes éditions Trois types d éditions : 1- Liste par collaborateurs (= liste de ce que doit faire chaque collaborateur par mois) 2- Planning au client (= échéances du client présentées sous forme de planning) 3- Clients concernés par une échéance permanente (= liste des clients concernés par une obligation particulière). Parties 3 : Les évènements : obligations des collaborateurs On peut planifier des obligations nouvelles. On peut saisir leur date de réalisation, directement ou à l occasion de la saisie des temps. Partie 4 : La lettre de mission Plusieurs modèles (modèles de l ordre). Champs de fusion paramétrables. Facturation à l avancement 6 33 Partie 1 : Paramétrage des bases, mise en place de budgets Paramétrage de codes ventes, tâches et frais qui suivent les phases du marché public. Mise en place d un budget : budget en % du CA dans onglet facture / dans onglet temps : on peut créer le budget de temps à partir du CA global. Edition du planning du CA qui en découle. Partie 2 : Factures selon les phases Etat de l affaire (budgets, réalisations) avant l émission de la facture. Préparation d une facture à l avancement. Facturation par abonnements 8 58 Parties 1 : Saisie plan d acompte et reconduction des budgets Saisie du plan d acompte dans le menu Budgets. Budget = prévision / réalisation= ce qui s est réellement passé. Reconduction des budgets dans menu Budgets option Reconduction des budgets. Edition du plan du CA prévisionnel. Partie 2 : Préparation des factures Préparation des factures une à une (on peut modifier /compléter la facture). La facturation se fait en deux temps : préparation / impression-correction. Ensuite, envoi dans le journal des ventes. Partie 3 : Transfert en comptabilité des factures de ventes On peut transférer les factures vers la comptabilité : menu Utilitaires. Une fois les factures émises, le programme coche automatiquement que la facture a été émise

4 Facturation sur la base des temps passés Partie 1 : Paramétrages préalables Dans Options générales : on saisit l unité par défaut dans laquelle on va facturer les temps. Tous les collaborateurs saisissent dans la même unité, mais la facturation se fait dans l unité par défaut ou propre à chaque affaire. Codes tâches (saisie des temps) / codes ventes (saisie des factures) / codes frais (dépense). Chaque code tâche facturable peut être coché E pour que les temps passés soient proposés avec un E pour En cours ou Exceptionnel (= à facturer). PV et PR horaire des collaborateurs. Chaque affaire peut aussi être cochée E si elle doit se facturer sur la base des temps ; les temps de cette affaire seront proposés E. Partie 2 : Temps passé par affaire Dans Réalisation par affaire, les lignes de temps sont marquées : F=facturé / N=non facturable / E= à facturer. Raccourci vers des éditions : Détail des temps et frais E à facturer. Préparation d une facture. Facturation du social à la quantité Partie 1 : Paramétrage préalable Codes tâches sous lesquels vont être saisis les temps et quantités du social (SQ-E / SQ-P). Ces codes tâches ont un PV à la quantité. Ils sont cochés FQ (facturable à partir des quantités). On peut dans PV Q aff, spécifier un taux par affaire au lieu du taux standard. Pour la facturation : code vente SOC-Q avec libellé. Au niveau de la société, dans l onglet facturation-règlement, on peut définir le code vente sous lequel on va refacturer les quantités. Ce code vente peut être modifié au niveau de chaque affaire. Partie 2 : Temps passé et quantité Les collaborateurs saisissent leurs temps et quantités. Préparation des factures une à une. Mise à jour du journal des ventes. Comme pour toutes les factures, on peut transférer en comptabilité, éditer le journal. Suivi comptes clients, règlements, relances 7 15 Partie 1 : Paramétrage des bases, règlements Créer votre société et la banque attachées. Saisie de règlements. Les mouvements clients ont pour origine les ventes et les règlements. Mêmes sommes : règlements = mouvements RT2 / ventes = mouvements VT2. Si on veut faire des modifications on est reconduit vers les règlements ou le journal des ventes. Les modifications seront répercutées dans tout le programme. Partie 2 : Suivi des comptes clients et relances Lettrer = associer chaque facture à son règlement. Création de mouvements divers, en cas d écart de règlement. Relances clients avec plusieurs niveaux de texte, selon l ancienneté ; ou avec texte unique.

5 Droits d accès et verrouillage 7 13 Partie 1 : Les droits d accès Menu Paramétrage Droits d accès : deux onglets (profil et mot de passe). Partie 2 : Les périodes verrouillées Menu Paramétrage Options générales onglet Verrouillage : on peut voir les données de la période, mais on ne peut ni les modifier ni les supprimer. Partie 3 : Terminaison et clôture des affaires Menu Affaires Affaires, création, archivage : on peut terminer, clore, ou rouvrir une affaire terminée. Attention : clôture= on perd les détails / terminaison= on garde les détails mais on ne peut plus saisir, ni modifier sauf si on rouvre l affaire (on les voit dans Réalisation par affaire ). On peut faire des demandes groupées de changement d état. Pour déclarer un client ou collaborateur partis, il faut que les affaires le concernant soient toutes terminées.