Base de données en formation professionnelle pour intervenir rapidement afin de favoriser la réussite des élèves. Guide d utilisation

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1 Base de données en formation professionnelle pour intervenir rapidement afin de favoriser la réussite des élèves Guide d utilisation Âge de la clientèle Nombre de filles Nombre de garçons Cheminement d un groupe Cheminement d un élève Nombre d élèves en début de formation et nombre d élèves diplômés Réalisé par les commissions scolaires et la Direction régionale de la Capitale-Nationale et de la Chaudière-Appalaches Taux de réussite chez les filles et chez les garçons Taux de réussite des différents modules d un programme Pierre Grenier Direction régionale du MEQ Version 1.2 d et de la Chaudière-Appalaches Page

2 Cette application Access et le guide qui l accompagne ont été réalisés dans le cadre des mesures de soutien régional aux plans de réussite. Conception : Pierre Grenier, enseignant Centre de Formation Professionnelle Saint-Exupéry Commission scolaire des Découvreurs Coordination : Christian Pleau, directeur Centre de Formation Professionnelle Saint-Exupéry Commission scolaire des Découvreurs Collaborations : Table régionale de la formation professionnelle Groupe de travail sur les plans de réussite Équipe de soutien régional aux plans de réussite Octobre 2002 et de la Chaudière-Appalaches Page 2

3 TABLE DES MATIÈRES Page INTRODUCTION.. 4 GUIDE D INSTALLATION ET D UTILISATION. 5 LES RAPPORTS..16 et de la Chaudière-Appalaches Page 3

4 Introduction Dans le cadre des travaux relatifs aux mesures de soutien régional aux plans de réussite, le groupe de travail sur les plans de réussite en formation professionnelle et l équipe de la et de la Chaudière-Appalaches ont retenu différents projets susceptibles de supporter les centres de formation dans l élaboration et l évaluation de leur plan de réussite. Le présent logiciel est l aboutissement de l un de ces projets et se veut un outil supplémentaire mis à la disposition d un centre de formation professionnelle pour permettre aux divers intervenants de connaître différentes données reliées à la réussite des élèves inscrits aux programmes d études professionnelles. Grâce à une interface conviviale, il permet à différents intervenants d importer et de consulter les données inscrites dans le système Jade- Tosca relatives au cheminement pédagogique des élèves et ce, avec un minimum d efforts et de connaissances informatiques. Par exemple, l information sur la diplomation par programme sera utile à la direction qui désire avoir une vue d ensemble de la performance du centre en termes de réussite éducative. L information sur le taux de réussite par module permettra aux enseignants de se questionner sur l organisation pédagogique des modules menacés. Aussi, la liste des élèves ayant subi un échec pour un même module pourrait permettre à un conseiller pédagogique d organiser des formations particulières. Enfin, l information sur le cheminement particulier d un élève permettra au responsable de suivi d intervenir rapidement dans les cas de retards pédagogiques ou d échecs à répétition. Bref, cet outil traite les informations qui existent déjà dans les systèmes de données en les présentant dans des rapports simples et utiles qui permettront de mobiliser les différents intervenants dans la mise en place de mesures visant la réussite du plus grand nombre d élèves. Voici les rapports disponibles pour vous aider à orchestrer des actions dans le cadre du plan de réussite. Liste d élèves (page 16) Répartition par groupe d âge et de sexe (page 17) Pourcentage de réussite par module (page 18) Cumulatif du dossier de l élève (page 19) Réussite chez les filles et les garçons (page 20) Liste des élèves ayant subi un échec par module (page 21) Détail des résultats de l élève pour sa formation (page 22) et de la Chaudière-Appalaches Page 4

5 Guide d installation et d utilisation et de la Chaudière-Appalaches Page 5

6 Résumé des étapes pour implanter le logiciel Cette page résume les opérations qui seront détaillées aux pages suivantes. 1- Faire l inventaire des programmes de votre centre de formation. 2- Créer, sur le disque dur local, un dossier «Plan Réussite». 3- Copier le fichier «Blanc Réussite» dans ce dossier. 4- Ouvrir le fichier «Blanc Réussite» et se connecter au serveur de données Jade-Tosca. 5- Copier le fichier «Blanc Réussite» dans le dossier «Plan Réussite» autant de fois qu il y a de programmes à traiter et le nommer. (Par exemple, «5229 Soutien Informatique.mdb»). Cette façon vous permettra de vous retrouver facilement. Un fichier par programme permet de conserver la personnalisation des modules et des programmes. 6- Pour chacun des programmes, il faut le personnaliser les programmes. 7- Pour chacun des programmes, préciser la liste des modules. 8- Importer les données. 9- Corriger l assignation des élèves aux groupes. 10- Traiter les données de l élève. Ces actions peuvent être exécutées sur une base régulière. Nouveaux groupes Nouveaux élèves Nouveaux résultats Mise à niveau des résultats du ministère dans Jade-Tosca (Chapitre 11.7 du livre de la GRICS) 11- Imprimer les rapports. et de la Chaudière-Appalaches Page 6

7 Étape 1 : Faire l inventaire des programmes de votre centre de formation Dans le tableau ci-dessous, dresser la liste des programmes d études avec le code du programme (par exemple, le code du programme de soutien informatique est 5229). Code du programme Nom du programme et de la Chaudière-Appalaches Page 7

8 Étape 2 : Créer un dossier nommé «Plan Réussite» sur votre poste de travail dans le lecteur «C:» Étape 3 : Copier le fichier «Blanc Réussite» dans le dossier «Plan Réussite» Étape 4 : Se connecter au serveur de données Cette étape permet à l utilisateur de se connecter à un lien ODBC existant sur son poste de travail. Si vous ne possédez pas le logiciel Jade-Tosca, il se peut que ce lien n existe pas. Afin de faciliter cette démarche, vous devez connaître le nom de DNS (Domain Name Server) ainsi que le nom de la base de données utilisée (Database). Si vous ne connaissez pas ces informations, il est préférable de consulter un technicien pour faciliter la connexion. Indiquer le nom de DNS ainsi que le nom de la base de données «Database» et cliquer sur le bouton. Le serveur de données vous demandera un code d accès. Habituellement, il faut indiquer «Access» à la case du nom d utilisateur et ainsi que le mot de passe. Le logiciel vous avisera du succès ou de l échec de la connexion. Si vous avez réussi la connexion, vous pouvez passer à l étape suivante. Sinon, vous devez contacter un technicien. et de la Chaudière-Appalaches Page 8

9 Étape 5 : Copier ce fichier pour les autres programmes Faire une copie de ce fichier pour chacun des programmes de formation et le renommer en donnant le nom du programme et son code. Cette étape servira à conserver vos paramètres et vos groupes personnalisés pour chacun des programmes. Étape 6 : Personnalisation des programmes. Pour chacun des programmes, indiquer : A. Nom du programme. B. La période de déclaration. Cette case permet d importer les données à partir de la période de déclaration désirée. Il est conseillé d indiquer une date éloignée, comme, par exemple 2010 pour la fin de période, pour éviter de modifier ce paramètre chaque année. C. Importer les modules. Cette option remet à zéro les données personnalisées des groupes d élèves et de modules. C est ce qui justifie la copie d un fichier par programme. D. ajuster la configuration des modules. A B C D et de la Chaudière-Appalaches Page 9

10 Étape 7 : Dresser la liste des modules à traiter Cette étape consiste à valider la liste des cours qui apparaîtront sur les différents rapports. Le rapport détaillé de l élève comprend un maximum de 32 colonnes. Par conséquent, il ne faut pas dépasser ce nombre dans la colonne «Ordre d impression». Pour être capable de modifier ou d ajouter des informations, il faut cliquer sur ce bouton. Pour supprimer un module, il faut cliquer sur la ligne puis sur le bouton. Cette colonne permet de changer l ordre dans l impression du rapport détaillé de l élève. Pour ce faire, il faut numéroter manuellement l ordre d impression de 1 à 32. Certains programmes contiennent des modules non utilisés. Il faut enlever le crochet afin de le désactiver. Certains programmes contiennent des modules non sanctionnés pour l obtention du diplôme. Il faut enlever le crochet des cours ne permettant pas l obtention du diplôme. et de la Chaudière-Appalaches Page 10

11 Étape 8 : Importer les données Cette étape consiste à établir le lien avec le serveur et à importer les données pour les traiter. Elle peut nécessiter de 2 à 20 minutes selon l organisation du système informatique. Il est conseillé d effectuer d autres tâches pendant le processus de traitement. Voici l interface principale : Cliquer ici pour importer les données et de la Chaudière-Appalaches Page 11

12 Étape 9 : Créer des groupes et y répartir les élèves Le principe consiste à créer des groupes, à les importer ou à répartir des élèves dans ces groupes. L élève peut être classé dans quatre groupes différents. Le groupe «Date d entrée» s associe automatiquement à la date de l inscription de l élève. Vous pouvez importer les groupes de Jade-Tosca et les intégrer à vos propres groupes. Il existe trois types de classements : «Classe» : pour faire une analyse en fonction des groupes classes «Jour/Soir» : pour faire une analyse en fonction des périodes «Autre» : pour faire des rapports de suivi, par exemple Présentation de l écran : Sélection des groupes de Jade-Tosca Barre de déplacement Sélection des groupes locaux Pour créer un nouveau groupe Pour supprimer un groupe Pour annuler les changements au groupe (pas l assignation des élèves) et de la Chaudière-Appalaches Page 12

13 Étapes à suivre pour la gestion des groupes : Cliquer sur le bouton «Ajouter un enregistrement» et donner l information concernant le groupe Inscrire dans les cases suivantes : Nom du groupe de votre choix Date de début Date de fin Information concernant la session Type de groupe À partir de la liste déroulante «Sélectionner les élèves de Jade-Tosca», rechercher le groupe désiré. À partir de la liste déroulante «Sélectionner le groupe local». Choisir le groupe local. L information concernant ce groupe sera automatiquement affichée à l écran. Pour ajouter des élèves au groupe Pour effacer tous les élèves du groupe Cliquer sur le bouton «importer» pour ajouter les élèves au groupe sélectionné. Cliquer sur le bouton «Vider le groupe» pour ne plus assigner tous les élèves de ce groupe. Maintenant, ces groupes deviennent disponibles pour générer vos rapports. De plus, à partir du formulaire «Assignation élève groupe», vous pouvez réassigner chaque élève à vos groupes. et de la Chaudière-Appalaches Page 13

14 Étape 10 : Assigner des élèves à des groupes L assignation des groupes «Date d entrée» s effectue automatiquement. Elle utilise la date de début comme numéro de groupe. Cette façon de faire entraîne certaines difficultés, par exemple, si un élève ne débute pas sa formation à la même date que les autres. Dans l enseignement individualisé, l ensemble des élèves ne débutent pas leur formation à la même date. Pour nous aider à regrouper les élèves, vous devez cliquer sur la colonne «Groupe» et attribuer à l élève un nouveau groupe. Il est à noter que la colonne «Date de début» n est aucunement affectée par ce changement. Pour les besoins de gestion, vous pouvez assigner les groupes qui ont été définis à l étape 9. Les groupes «Classes», «Jour/soir» et «Autre» permettent des regroupements pour favoriser une plus grande flexibilité de vos rapports. Cliquer ici pour attribuer un nouveau groupe à l élève et de la Chaudière-Appalaches Page 14

15 Étape 11 : Traiter et valider les données Cette étape consiste à analyser chaque résultat de l élève. Le logiciel vous offre deux possibilités. Afin de nous aider à percevoir le fonctionnement, voici une hypothèse de travail. Dans le programme de soutien informatique, le logiciel a importé les dossiers de 100 élèves. Ces élèves ont été admis à des dates différentes et font partie de cinq groupes ou cohortes différents. Cette étape traitera le dossier des 100 élèves. Par la suite, le choix 3 devient disponible et la compilation des 100 élèves est terminée. Cette étape traitera les notes pour une date d entrée précise. Par la suite, le choix 3 devient disponible ainsi que la compilation des élèves admis à cette date. L étape 3 consiste à faire le cumulatif en fonction des choix suivants. Préciser le type de groupe pour les dossiers traités à l étape 2. Par exemple, les élèves du groupe peuvent se diviser en sous-groupe. ( Groupe «Date», groupe «Classe», groupe «Jour/soir» ou groupe «Autre») Sélectionner pour un groupe précis ou pour tous les groupes du type. Cliquer sur le bouton «Calculer les cumulatifs» pour que le logiciel prépare ses rapports. Les deux zones de texte indiquent la date de traitement et le groupe traité pour l impression des rapports de l étape 4. Si vous devez analyser plusieurs cohortes dans un programme, il est préférable de traiter toutes les notes depuis le début. Il ne reste qu à choisir le groupe. Cette étape est plus longue mais vous permettra de travailler plus rapidement par la suite. De plus, elle permet d inclure, dans les sous-groupes, des élèves ayant des dates de début de formation différentes. et de la Chaudière-Appalaches Page 15

16 Les rapports et de la Chaudière-Appalaches Page 16

17 Étape 12 : Produire des rapports Le but de ces rapports est de fournir des indices quantitatifs sur la progression des cohortes admises. L bjectif n est pas de comparer les données ministérielles avec ces rapports mais plutôt de fournir un indice en temps réel de la progression de votre clientèle. Les rapports permettent de visualiser les données. Voici la présentation des différents rapports. Les rapports présentent les données qui ont été saisies dans la base de données. Si certaines informations n apparaissent pas dans les rapports, vous devez vous questionner sur les données saisies par votre personnel. Exemples : La date de début d un module (mise à jour par votre personnel). Le numéro de diplôme (mise à jour à partir des données du ministère). Date de fin de programme (mise à jour par votre personnel). et de la Chaudière-Appalaches Page 17

18 Liste des élèves par groupe d entrée Ce rapport présente la liste des élèves par groupe. N.B. Les noms apparaissant dans ce document sont fictifs et de la Chaudière-Appalaches Page 18

19 Renseignements sur la répartition du nombre d élèves par âge et par sexe et de la Chaudière-Appalaches Page 19

20 Analyse de la situation par module Ce rapport présente chacun des modules. La première épreuve se décrit comme une épreuve qui a été administrée après que l élève ait suivi sa formation en entier. L épreuve de reprise : à la suite d un échec, l élève a droit à une ou plusieurs reprises d examens selon les directives de la maison d enseignement. Les autres épreuves consistent à des épreuves qui ont été administrées à la suite des cours dispensés par la formation à distance ou par l autoformation assistée. Nombre d élèves différents ayant suivi le module Nombre d épreuves réussies ou échouées après que l élève ait suivi la totalité des heures de formation Nombre d épreuves réussies ou échouées lorsque l élève a déjà été sanctionné auparavant Nombre d élèves ayant échoué le module spécifié % de réussite au module et de la Chaudière-Appalaches Page 20

21 Rapport «Compilation des résultats» Nom du programme Groupe selon la date d admission Date de naissance Numéro du dossier Âge en début de formation et actuellement Pratique pour la référence en employabilité Date de début de formation Analyse des succès de l élève Date de fin de formation Analyse des échecs de l élève N.B. Les noms apparaissant dans ce document sont fictifs Indique le nombre de modules sanctionnés dans le programme et le nombre de modules pour lesquels l élève éprouve des difficultés Ce rapport permet d identifier les élèves ayant des difficultés d apprentissage. Par exemple, l élève Daniel Bégin a échoué à onze épreuves. Malgré tout, il a réussi assez bien à la reprise, car il n a maintenant que deux échecs. Il a suivi les 22 modules du programme et il lui reste 2 cours à reprendre. Pour connaître les modules présentant des difficultés, consulter le rapport à la page 22 qui indiquera précisément les échecs. Pour obtenir son diplôme, le chiffre 22 devra apparaître dans la colonne «Sanction» et 0 dans la colonne «?» et de la Chaudière-Appalaches Page 21

22 Quelques statistiques sont données à la fin du rapport en regard de la réussite. Dans le groupe de 44 élèves, on trouve la répartition des diplômés, des sans diplômes et des abandons. Les sans diplômes désignent les élèves qui ont suivi tous les cours mais qui n ont pas obtenu leur diplôme. Le second tableau compile les résultats des examens afin de connaître le taux d échecs aux examens d un programme. Ce tableau indique le nombre de cours du programme d études et le nombre d élèves inscrits en début de formation. Pour obtenir 56,82 %, il faut diviser le nombre de diplômés par le nombre d élèves au début du programme de formation, soit 25 par 44. Pour obtenir 83,33 %, il faut diviser le nombre de diplômés par le nombre d élèves à la fin du programme de formation, soit 25 par 30. et de la Chaudière-Appalaches Page 22

23 Rapport «Liste des échecs» Nom du programme Groupe selon la date d admission Date de début et de fin de formation Numéro du dossier Date de l examen Nom du module Date de début du cours N.B. Les noms apparaissant dans ce document sont fictifs Statut de l élève Code du module Ce rapport est utile afin de connaître le nom des élèves après un cours ou lors de la reprise. et de la Chaudière-Appalaches Page 23

24 Rapport détaillé des élèves d une cohorte Code de module Nom du programme Groupe selon la date d admission N.B. Les noms apparaissant dans ce document sont fictifs. 1. Son numéro de dossier dans le système de gestion Jade- Tosca 2. Le prénom et le nom de l élève De plus, si la commission scolaire utilise les fonctionnalités données par le ministère le numéro du diplôme apparaîtra. 1. Date de début du module ou de la reprise 2. Date de la dernière épreuve 3. Verdict du cours. Le verdict est noir si l élève a échec 4. Le type de service 5. Le nombre d épreuves que l élève a passées pour obtenir son verdict Ce rapport est visuel et utile afin d effectuer le suivi d un élève. A-t-il fait sa reprise? Lui manque-t-il un cours pour obtenir son diplôme? Comment les individus d un groupe progressent-ils? et de la Chaudière-Appalaches Page 24

25 Informations pour le technicien Ordinateur recommandé Un Pentium Celeron et + Un minimum de 128 meg de mémoire vive Microsoft Access 2000 Lien ODBC à la base données JADE-TOSCA Erreurs dans l exécution du code Si à l exécution, il apparaît une erreur dans le code, il faut ajuster le DAO de 2,51/3,51 à 3,6 ou le contraire. De quelle façon? Quand l erreur se produit : Pour résoudre ce problème, il faut cliquer sur le bouton de déboguage. Ou En mode création : Cliquer sur le bouton Cliquer sur le menu Outil et références. Ce menu vous indiquera un fichier manquant. Cocher, Microsoft Dao dans la liste, soit le 3,6 ou le 2,5 /3,51. Fermer et exécuter de nouveau le programme. et de la Chaudière-Appalaches Page 25

26 Se connecter MANUELLEMENT aux tables de Jade-Tosca 1. Ouvrir la base de données en maintenant la touche «MAJ» enfoncée. 2. À partir du menu, Cliquer sur «Fichier» Cliquer sur «Données externes» Cliquer sur «Lier» Au menu déroulant, sélectionner «ODBC Databases» Cliquer sur l onglet «Source de données machine» et rechercher dans la liste le nom correspondant au lien Jade-Tosca et sélectionner ce choix. Cliquer sur «Ok». Jade Tosca vous demandera d inscrire votre code d accès (Habituellement - Usager: Access - Mot passe : Access) La liste des tables de Jade-Tosca s affichera. Sélectionner les tables suivantes et cliquer sur le bouton «Lier» 3. Quitter et redémarrer le programme. Attention: NE PAS REFAIRE LA CONNEXION AU SERVEUR et de la Chaudière-Appalaches Page 26

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