La recherche de productivité en matière de production sociale comment faire la différence?

Transcription

1 ATELIER SOLUTION La recherche de productivité en matière de production sociale comment faire la différence? P.1

2 comment faire la différence? Norbert Jamet Directeur Marketing Offre Produit Sage Coala Denis Lesprit Expert-comptable Commissaire aux Comptes Lydie Roussel Chef de produit Paie Sage Coala P.2

3 en matière de production sociale L environnement et la problématique La place du «social» dans l activité du cabinet Les moyens pour une productivité «sociale» Conclusion Des opportunités de collaboration avec les clients La professionnalisation des collaborateurs Des outils adaptés P.3

4 L environnement et la problématique P.4

5 La place du social dans l activité du cabinet L activité du cabinet est-elle réduite à la comptabilité et à la fiscalité? Le cœur de la cible n est-il pas l entreprise? Part du social dans le chiffre d affaires du cabinet CAC 9% Conseil 5% Client Autres 3% Cabinet La production du bulletin de salaire : outil essentiel de fidélisation du client L expert comptable ne peut pas se passer du social au risque de laisser entrer un concurrent pour les autres missions Social 11% Compta + Fiscal 72% d après étude IFOP/Observatoire Economique du CSOEC - mai étude comparative de la gestion des cabinets d expertise-comptable de 1 à 50 salariés. P.5

6 Le social est difficile à gérer Complexité du droit social Des délais courts qui imposent un travail en mode urgent Réactivité des collaborateurs exigée : Informations au dernier moment Échéances - bulletins de paie et déclarations sociales Risque / responsabilité accrue du cabinet face aux clients et à leurs salariés Nécessité de former les collaborateurs (outil et métier) P.6

7 Conséquences de l environnement pour les entreprises : Externalisation de leurs obligations légales en matière sociale pour les experts comptables : Nouveaux marchés à conquérir La production sociale une contrainte incontournable? un outil de fidélisation? un axe de développement? P.7

8 La production sociale : une vraie nécessité Si l expert-comptable n a pas les outils adaptés pour répondre aux besoins de la clientèle la production sociale est alors un gouffre!!! Pourquoi un gouffre? Obligation de résultats (bulletins conformes aux spécificités de chaque salarié, charges sociales ) Beaucoup d heures passées à traiter les dossiers de paie (saisie, paramétrage), à collecter les informations nécessaires, à vérifier les données variables Informations au dernier moment Informations parcellaires Échéances courtes nécessitant une très grande réactivité P.8

9 Quels moyens pour répondre aux exigences en matière sociale? Pour maîtriser la responsabilité accrue du cabinet face à ses clients et aux salariés Pour rentabiliser cette activité Pour générer de nouveaux axes de développement P.9

10 Les moyens pour une productivité «sociale» P.10

11 Comment augmenter la productivité du service de production sociale? Le cabinet : pivot de l information et organisateur des méthodes de transmission des données S organiser en proposant un véritable service direct de proximité aux clients tout en valorisant le travail des collaborateurs pour obtenir un résultat qualitatif pour une plus grande satisfaction des clients, une meilleure rentabilité et responsabilité du cabinet Mettre en place une organisation adaptée avec des équipes et outils dédiés : Un bon moyen de dégager du temps pour mieux accompagner les clients et externaliser la fonction RH du client une mine d or pour le conseil Passer de la production sociale «traditionnelle» à une mission sociale étendue P.11

12 ❶ Une chaîne de solutions collaborative Les opportunités de collaboration avec les clients ❷ La technique et la technologie au service des collaborateurs ❸ Un outil de production sociale Des outils dédiés pour les collaborateurs P.12

13 UNE CHAÎNE DE SOLUTIONS COLLABORATIVE P.13

14 Proposer et développer de nouveaux axes de services grâce aux NTIC Transmission décentralisée par l entreprise des données variables Saisie des variables de paye définies par le cabinet Intégration des éléments dans la paye du dossier client après contrôle du collaborateur Interface Excel (Statistiques, Pré-bilan social) 8 000,00 REPARTITION DES BRUTS PAR RAPPORT AU COUT GLOBAL 7 000,00 METTRE UNE IMAGE 6990, , , , , , , ,77 SALAIRE BRUT COUT GLOBAL (Brut + Charges Patronales) 2 000, , ,80 908, , , , , , ,43 0,00 BRIDJES DENEUVE GABIN GARBO STONE WAYNE P.14

15 Proposer et développer de nouveaux axes de services grâce aux NTIC Transmission dématérialisée des documents Contrainte d archivage simplifiée pour le client Visualisation et impression des bulletins de salaire publiés sur plusieurs mois Consultation d états envoyés par le cabinet Bulletins de paie / DUE / Attestation Assedic, maladie, AT / Solde de tout compte / Certificat de travail / Journal de paye / Tout document Excel - Word PDF P.15

16 De nouvelles relations avec ses clients pour favoriser une démarche collaborative Inciter les clients à participer via internet en télétransmettant les données variables en utilisant des interfaces autocontrôlées Une souplesse de travail acquise par une transmission rapide Les clients deviennent maillons... Intégration automatique des variables de paie dans le bulletin : transfert de responsabilité aux clients pas de ressaisie par le collaborateur : gain de temps et limite du risque Contrôle des informations par le collaborateur Restitution des bulletins Et en cas d absence de connexion internet Installer un logiciel chez le client (logiciel de Paie) pour l élaboration des bulletins par le collaborateur chez le client pour l impression des états par le client P.16

17 Une démarche collaborative grâce à une chaîne de solutions Missions de conseil en social Internet «Client riche» : action collaborative du client Production : Traitement des bulletins Restitution des informations Client Cabinet P.17

18 Les avantages de la démarche collaborative L expert comptable répond par de nouveaux services à ses clients qui sont de plus en plus demandeurs pour les collaborateurs déchargés de certaines ressaisies fastidieuses d informations (transfert de responsabilité sur le client) libérés de certaines tâches de secrétariat acteurs proches de leurs clients par un service de proximité véritables ambassadeurs du cabinet Ce sont des commerciaux en puissance qui peuvent désormais proposer de nouvelles missions sociales (notamment collaboratives) à leurs clients. P.18

19 Les NTIC Une opportunité pour le cabinet d organiser de manière efficace ses services P.19

20 LA TECHNIQUE ET LA TECHNOLOGIE AU SERVICE DES COLLABORATEURS P.20

21 Les moyens techniques et technologiques doivent s adapter à l organisation du cabinet Le cabinet comptable peut faire évoluer les axes de compétences de ses collaborateurs La productivité s appuie sur les moyens techniques et technologiques P.21

22 Analyser la structure de son cabinet et proposer une architecture adaptée Créer du professionnalisme : l environnement d aujourd hui nécessite des pôles de compétences/ spécialistes Pôle social : professionnaliser les collaborateurs (production sociale / missions de conseil en social) Centraliser l information autour d une base centrale de données sociales Assurer la communication entre les sites dans une configuration multi-sites Favoriser la proximité de travail grâce à la mobilité / nomadisme P.22

23 Pouvoir évoluer dans sa structure et dans ses méthodes de travail par : internet (connexion des collaborateurs à distance sur les dossiers des clients) des solutions multisites caractère évolutif de la structure et de l organisation du cabinet limitation des déplacements «internes» des collaborateurs conserver un contact privilégié avec les clients le nomadisme (offrir un service de proximité en se déplaçant chez le client) la structure technique (qui s adapte suivant la taille du cabinet) P.23

24 Une architecture à adapter à l organisation de chaque cabinet Relations Partenaires EDI EDI TDFC EDI TVA EDI DUCS EDI DADS-U Site secondaire Serveur / imprimantes / postes fixes / portables Installation des applications en autonomie Possibilité d accès aux dossiers du site principal Mobilité Autonomie / Travail chez les clients Accès en déconnecté aux dossiers des clients Relations Clients Sm@rt-Cool Compta / Immobilisations Paie / Messagerie Synchro Compta Logiciel installé chez le client Site principal Serveur / imprimantes / postes fixes / portables Ligne Production Coala : outils de production comptable, fiscale et sociale Ligne Conseil Gescap : outils de mission de conseil P.24

25 Les clés de la productivité : à chacun son métier Offrir le produit le plus adapté, totalement dédié aux expertscomptables Accompagner la prise en main de l outil par les collaborateurs Métier d un éditeur de logiciel Auditer / mesurer / conseiller / déployer la configuration technique optimale (informatique et téléphonie) pour les cabinets d expertise comptable Métier d un intégrateur technique PARTENAIRES Cabinet comptable S assurer une productivité optimale, c est savoir s appuyer sur des partenaires qui ont l expertise Le bon produit allié à la bonne configuration technique et téléphonique P.25

26 Confier la technique et la téléphonie à des sachants : les partenaires intégrateurs Trouver la bonne réponse «informatique et téléphonie» à toute demande de productivité Analyser rapidement et précisément les moyens techniques, les outils métier et l organisation du cabinet Conseiller les plateformes matérielles et les installations téléphoniques les plus adaptées Veiller au bon respect des prérequis (matériel informatique, téléphonie, ligne internet) des outils installés Un collaborateur libéré de toutes les contingences matérielles est un collaborateur qui réalise pleinement la mission qui lui est confiée Une technique bien maîtrisée pour une productivité optimale grâce à des spécialistes techniques dont c est le métier P.26

27 Les moyens techniques et technologiques Une opportunité pour les collaborateurs de disposer d un environnement fiabilisé et d une organisation de travail plus conviviale grâce aux outils P.27

28 UN OUTIL DE PRODUCTION SOCIALE ADAPTÉ P.28

29 Rationaliser et dégager du temps pour augmenter la productivité du cabinet et valoriser les collaborateurs Maîtriser la qualité des services fournis Répondre aux besoins des cabinets et des collaborateurs en ayant un appui d informations avec des outils adaptés et dédiés P.29

30 Centralisation de l information Disposer d informations centralisées autour du dossier permanent du client Capitalisation des informations utiles au travers d une gestion de la relation clients intégrée à la production du cabinet Le collaborateur est ainsi assuré de la mise à jour des informations nécessaires à la production sociale Mutualisation Analyse des données clients Gestion des échéances Missions Comptabilité Comptabilité analytique Investissements et Financements Espace Paie Missions de conseil Liens bureautique P.30

31 Bénéfices d un outil adapté pré-configuré Un paramétrage de base structuré (niveau national, secteur, société et salarié) assorti de mises à jour automatiques Les formules de base déjà pré-définies limitent les risques d erreurs La réglementation sociale qui n est pas toujours très facile à décrypter est intégrée dans le paramétrage Le collaborateur est dégagé des contraintes matérielles Le collaborateur a un rôle de contrôle de fond et de validation des bulletins et documents annexes Paramétrage Données sociales Profils Etablissement des bulletins Contrôle du collaborateur Etats P.31

32 Gains de productivité Rapidité de travail et accessibilité de l information du temps collaborateur est libéré pour étendre les missions au-delà de la simple élaboration de bulletins des états automatisés et fiabilisés Efficience des collaborateurs des collaborateurs sensibilisés aux préoccupations de leurs clients des collaborateurs à jour des points essentiels de la Législation sociale (auto-formation) des collaborateurs ouverts sur les missions sociales P.32

33 L outil de production sociale Une opportunité pour valoriser le travail des collaborateurs une réactivité au service des clients P.33

34 CONCLUSION P.34

35 Les bénéfices de la productivité dans le domaine social concernent le cabinet le collaborateur Donner les moyens au pôle social permet de valoriser le travail du collaborateur qui a 12 échéances par an à respecter P.35

36 La recherche de la productivité dans le domaine social permet au collaborateur en social de : être force de proposition pour de nouvelles missions en conseil social auprès de ses clients.écoute. anticipation des besoins.accompagnement. mise en œuvre favoriser un service de proximité et de dialogue avec ses clients se rendre compte du coût de la mission sociale mesurer les potentialités de nouvelles missions P.36

37 La recherche de la productivité dans le domaine social permet au cabinet de proposer au moment opportun de nouvelles missions valoriser de nouvelles offres de services se libérer de certaines contraintes dans le domaine social pour développer de nouveaux axes de développement : le conseil social l externalisation se donner les moyens de faire du conseil en s appuyant sur des outils automatisés et une démarche adaptée P.37

38 Le client (l entreprise) doit être le cœur de l activité du cabinet Un client, c est à la fois la compta le fiscal Et le social tous les mois La recherche d une productivité dans le domaine social permet de redorer l image du pôle social dans le cabinet Le bureau des équipes de production sociale ne doit plus être «la porte au fond du couloir derrière le photocopieur» Pourquoi ne pas créer un atelier de génie social au sein du cabinet? P.38

39 QUESTIONS / REPONSES P.39

40 Rendez-vous sur notre stand T129 pour nous rencontrer P.40