Sage Paie. Version Gestion des Temps Sage

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1 Sage Paie Version Gestion des Temps 2012 Sage

2 Propriété & Usage Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. Tous droits réservés dans tous pays. Logiciel original développé par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformité & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation. Evolution La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne son utilisés que dans un but d identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. SAGE SAS - Société par Actions Simplifiées au capital social de euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor Paris Cedex 17 R.C.S. Paris Code APE 5829C. La société Sage est locataire gérante des sociétés Sage FDC et Ciel Sage Mise à jour : novembre Version 20.50

3 Sommaire Sommaire Menu Fichier... 6 Droits d accès... 6 Utilisateurs... 6 Paramètres généraux... 7 Saisie des paramètres... 7 Edition des paramètres Calendrier Retour à la société Menu Edition Menu Listes Fiches de personnel Page Temps Editer les fiches de personnel Importer les fiches de personnel Constantes Natures d'événements Plan analytique société Ventilation analytique des natures Créer une nature d'heure Modifier une nature d'événement Supprimer une nature d'événement Dupliquer une nature d événement Editer les natures d'événements Dupliquer les natures d'événements Importer les natures d'événements Groupes Créer un groupe Modifier un groupe Supprimer un groupe Editer les groupes Affectations Créer une fiche d'affectation Modifier une fiche d'affectation Supprimer une fiche d'affectation Edition des fiches d'affectations Plan analytique société Ventilation analytique des affectations Importer des fiches d'affectations Modèles Hebdomadaires Créer un modèle hebdomadaire Modifier un modèle hebdomadaire Supprimer un modèle hebdomadaire Dupliquer un modèle hebdomadaire Imprimer un modèle hebdomadaire Constantes individuelles du modèle hebdomadaire Plannings annuels modèles Créer un planning annuel modèle Modifier un planning annuel modèle Supprimer un planning annuel modèle Dupliquer un planning annuel modèle Edition des plannings annuels modèles Importer des plannings annuels modèles Sage 3

4 Sommaire Tables de pondération Créer une table de pondération Modifier une table de pondération Supprimer une table de pondération Dupliquer une table de pondération Importer des tables de pondération Paramètres de calcul des HS et du RC Créer d une fiche paramètre HS et RC Modifier un paramètre de calcul du HS et du RC Supprimer un paramètre de calcul du HS et du RC Dupliquer un paramètre de calcul du HS et du RC Importer des paramètres de calcul des HS et RC Modèles de saisie Créer un modèle de saisie Modifier un modèle de saisie Supprimer un modèle de saisie Menu Gestion Evénements individuels Plannings annuels salariés Plannings modèles / population Plannings opérationnels salariés Feuilles de temps Saisie des absences Planning opérationnel par population Feuille de temps par population Calendrier salarié Saisie des événements individuels Créer un événement Modifier un événement Supprimer un événement Editer les événements Importer les événements Saisie personnalisée Saisie par salarié Saisie par nature Validité des événements Bouton Enregistrer Génération des heures Calcul des événements Calcul des heures supplémentaires Calcul du repos compensateur Génération automatique Enregistrement Menu Etats Journal des événements Evénements par affectation Analyse par nature/groupe Suivi des heures Plannings collectifs Plannings opérationnels Bordereaux de saisie Feuille de temps Tableau de bord Etat des heures Sage 4

5 Sommaire Etat des absences Heures supplémentaires Repos compensateur Evénements générés automatiquement Menu Annexes Contrôle des événements Contrôle des plannings Purge des événements Désenregistrement des événements Menu Gestion Avancée Gestion Analytique Gestion mono-axe et mono-plan analytique Calcul des ventilations analytiques Modélisation comptable mono-axe et mono-plan analytique Gestion multi-axes et multi-plans analytiques Modélisation comptable multi-axes et multi-plans analytiques Calcul des ventilations analytiques en Gestion des temps Ventilations analytiques Passation comptable Menu Fenêtre Menu Aide (?) Index Sage 5

6 Menu Fichier Menu Fichier Le menu Fichier de la Gestion des temps, reprend certaines commandes du menu Fichier de la fenêtre principale du logiciel qui peuvent être utiles à l'utilisateur. Seules les commandes présentant des différences de fonctionnement sont décrites dans ce chapitre. Voir dans le manuel de référence / Menu Fichier, pour avoir les descriptions complémentaires. Le menu Fichier propose les commandes suivantes : Droits d accès Utilisateurs Paramètres généraux Saisie des paramètres Edition des paramètres Calendrier Retour à la société Droits d accès Fichier / Utilitaires Ce sous-menu du menu FICHIER propose les commandes suivantes : Utilisateurs, Code confidentialité et Paramètres de connexion. Ces commandes fonctionnent de manière identique à celles de la fenêtre principale du logiciel au niveau de la société. Utilisateurs Utilisateurs Fichier / Droits d accès / Utilisateurs Toutes les commandes de la Gestion des temps sont gérées au niveau de la confidentialité utilisateur. Activer la commande Utilisateurs du sous-menu Droits d accès du menu Fichier. La liste des utilisateurs s'affiche, sélectionner un utilisateur puis cliquer sur le bouton Confidentialité. Pour visualiser les commandes de la Gestion des temps, il faut que l utilisateur ait un accès autorisé au menu Fichier. Il est possible, à partir de cette liste, de refuser l'accès à l'intégralité de la Gestion des temps ou seulement à certaines commandes Sage 6

7 Menu Fichier Voir cette même commande Utilisateurs dans le manuel de référence pour plus de détails. Les commandes du menu de la Gestion Avancée sont gérées, au niveau de la confidentialité, dans la partie Gestion Avancée. Paramètres généraux Fichier / Paramètres Généraux Ce sous-menu permet de saisir et d éditer les paramètres généraux de la Gestion des temps. Saisie des paramètres Edition des paramètres Saisie des paramètres Fichier / Paramètres Généraux / Saisie des paramètres La fenêtre de saisie des paramètres comportes 4 onglets : Onglet Période Onglet général Onglet Natures Onglet Contrôle Onglet Période La fenêtre Paramètres généraux s'affiche sur l'onglet Période Sage 7

8 Menu Fichier Impact direct des événements dans les bulletins Cette zone permet de définir pour la société, un déversement des valeurs d événements dans les bulletins de paie, sans passer par la commande Gestion / Enregistrement. Dans ce cas, c est le calcul de bulletin qui effectue la valorisation des événements dans les éléments du bulletin de paie et la clôture qui valide ces éléments de manière définitive. Décochée par défaut cette option permet de définir le mode de gestion des événements : notamment les heures saisies dans la feuille de temps, les heures supplémentaires et repos compensateurs, les absences : Mode enregistrement (option décochée) : dans ce mode, les éléments sont déversés dans le bulletin lors de la phase d'enregistrement Mode Impact direct sur le bulletin : dans ce mode, les éléments impactent directement le bulletin de paie sans passer par une phase d'enregistrement. Le calcul du bulletin cumule toutes les heures dont la date est comprise dans la période du bulletin. Dans un mode de gestion avec Enregistrement, il est possible de définir des événements en impact direct sur les bulletins. Ces événements impactent ainsi directement les bulletins de paie sans passer par la phase d'enregistrement. Le bulletin présente un récapitulatif des événements dont la date est comprise dans la période du bulletin. Enregistrement Date de fin d enregistrement / numéro dans le mois Ces deux zones permettent de paramétrer la date, affichée par défaut, du prochain enregistrement lancé par la commande Enregistrement du menu GESTION. Cette date correspond également aux dates de fin, affichées par défaut, des commandes suivantes : calcul des événements, génération automatique et contrôle des événements. Voir les commandes Enregistrement, Calcul des événements et Génération automatique du menu Gestion. Voir Contrôle des événements / menu Annexes. Cette date est calculée pour le mois de paie en cours ; elle reste cependant modifiable. Pour chaque salarié, l enregistrement couvre la période qui va de la date de son dernier enregistrement + 1 jour jusqu à la date paramétrée en Paramètres généraux calculée pour le mois de paie en cours ou saisie directement sur les écrans de lancement. Il est maintenant possible de faire une sélection sur les salariés lors de l enregistrement. Plusieurs possibilités sont proposées : Fin de semaine fixe : si Fin de semaine fixe est sélectionné, la date d enregistrement est calculée en prenant le dernier jour de la semaine indiquée du mois. Le dernier jour de la semaine est déterminé à partir du paramètre «Jour de début de la semaine civile» choisi précédemment Sage 8

9 Menu Fichier Exemple : Date de fin d enregistrement Fin de semaine fixe Fin de semaine fixe Numéro dans le mois Période en cours Date de prochain enregistrement calculé 3 Septembre 2008 La date de fin sera le 21/09/08 (*) 4 Septembre 2008 La date de fin sera le 28/09/08 (*) * Dans le cas ou la semaine civile commence un lundi et se termine un dimanche. Si la semaine spécifiée n'existe pas, c est la dernière semaine entière qui est utilisée pour calculer la date d enregistrement. Pour accéder à la 5 ième semaine, utiliser le choix Dernière semaine entière. Jour fixe : si Jour fixe est sélectionné, la date d enregistrement correspond au jour fixe indiqué du mois. Si le jour spécifié n'a aucun numéro dans le mois en cours, le dernier jour du mois sera pris. Exemple : Date de fin d enregistrement Numéro dans le mois Période en cours Date de prochain enregistrement calculé Jour fixe 30 Février 99 La date de fin sera le 28/02/99 Jour fixe 20 Février 99 La date de fin sera le 20/02/99 Fin de mois : si Fin de mois est sélectionné, la date d'enregistrement correspond au dernier jour du mois. Dernière semaine entière : la date d enregistrement est la fin de la Dernière semaine entière de la période en cours, il peut donc s'agir de la 4 ième semaine du mois, ou encore de la 5 ième semaine du mois. Exemple : Date de fin d enregistrement Dernière semaine entière Numéro dans le mois Période en cours Date de prochain enregistrement calculé Mars 99 La date de fin sera le 28/03/99 (*) Dans le cas ou la semaine civile commence un lundi et se termine un dimanche. Edition du calendrier Sur Par défaut le calendrier édité correspond à la période du bulletin. Il est possible d'éditer un calendrier sur une période différente ; par exemple du 21 du mois précédent au 20 du mois en cours, ou encore un calendrier basé entièrement sur le mois précédent. Vous pouvez sélectionner : Période du bulletin, Mois en cours, Mois précédent. Jusqu'au / Numéro dans le mois Ces deux zones sont actives uniquement si vous choisissez Mois en cours ou Mois précédent. Sélectionner la date de fin souhaitée pour l'édition du calendrier du bulletin dans la zone Numéro dans le mois. Vous pouvez déterminer la période de fin souhaitée: Fin de semaine fixe, 2012 Sage 9

10 Menu Fichier Jour fixe, Fin du mois, Dernière semaine entière. Dans le cas où vous choisissez la fin d une semaine fixe, il convient d indiquer un nombre dans le mois (jour ou semaine). Onglet général Affectations Les affectations représentent des éléments entièrement paramétrables, auxquels seront rattachés les événements : dossiers, projets, chantiers, tâches... Il est possible de définir 4 affectations, correspondant à 4 tables accessibles à partir de la commande Listes / Affectations. Comme les organisations de la paie, les affectations sont ventilables : une clé de répartition analytique peut être saisie pour chaque fiche d'affectation. Voir menu Listes / Affectations. Le paramétrage du code d'une affectation n'est plus modifiable lorsque des fiches ont été créées pour cette affectation. Cette zone permet de définir le nom de chacune des affectations sur 15 caractères alphanumériques. Format Le format définit la structure du code de chacune des affectations. Les caractères sont : Alphabétiques (L), Numériques (E) ou Alphanumériques (A). Le nombre de caractères saisis détermine la longueur du code de l affectation. Pour un format déjà existant, il est possible de modifier des caractères (de E ou L vers A uniquement) et d en ajouter (total autorisé de 13 caractères). A l inverse, il n est pas possible de diminuer la taille du code. Longueur Cette zone n'est pas accessible, elle affiche le nombre de caractères saisis sur la zone Format. La longueur peut être de 13 caractères au maximum. Cadrage Cette zone permet de définir la position d'affichage du code Sage 10

11 Menu Fichier Le code doit-il être cadré à gauche ou à droite s'il est composé de moins de caractères que la longueur maximale de 10 caractères? Un cadrage à gauche est proposé par défaut pour le format alphabétique et alphanumérique, un cadrage à droite pour les caractères numériques. Conserver la valeur par défaut ou utiliser la boîte à liste de la zone. Entier / Lettre / Alpha. Ces zones définissent la manière avec laquelle le code doit être complété lors d'une saisie partielle de celui-ci. C'est à dire que si un code est composé d'un nombre de caractères inférieur à la longueur prévue, le code peut être complété automatiquement par un caractère de remplissage à la saisie du code. Ce caractère doit être du même type que celui défini dans la zone Format. Si un cadrage à gauche a été demandé, les caractères de remplissage seront situés en dernière position et inversement. Les fêtes (jours fériés et fermés) Cet encadré définit quand commencent et finissent les jours considérés comme fériés, ou fermés, dans les différents calendriers société et salariés. Ces informations sont exploitées lors de l'application des tables de pondération des heures travaillées. Commencent la veille en / se terminent le lendemain en Cliquer sur la boîte à liste puis faire la sélection du début et de la fin des fêtes : Néant, Début journée, Début travail, Début déjeuner, Fin déjeuner, Fin travail, Fin journée. Semaine civile Jour de début de la semaine civile Indiquer le Jour de début de la semaine civile qui va servir de base aux calculs d événements hebdomadaires (heures supplémentaires, repos compensateurs, génération automatique dont la périodicité de calcul est la semaine), aux contrôles hebdomadaires et aux éditions : Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi, Dimanche. Onglet Natures Chaque événement est associé à un type et un sous-type. Il est possible de créer 10 types et 5 soustypes par type. Les types et sous-types ont deux vocations : ils servent de critères de sélection et de tri exploitables dans les éditions et la GESTION AVANCEE ; 2012 Sage 11

12 Menu Fichier ils servent de critères de regroupement des événements utilisés dans la commande Contrôle (menu GESTION). Il est ainsi possible de paramétrer un contrôle journalier (ou périodique) relatif à l ensemble des événements d un type et d un sous-type donnés. Voir Calendrier salarié / menu Fichier. Type La boîte à liste permet la sélection des types (10 types au maximum). La deuxième zone permet d'indiquer ou modifier l'intitulé du type. Cette zone autorise 15 caractères alphanumériques : pour modifier l intitulé d un type, sélectionner le type concerné dans la boîte à liste Type ; positionner le curseur dans la deuxième zone du cadre, apporter les modifications désirées, puis tabuler ; le nouvel intitulé remplace l'ancien dans la liste ; pour créer un type, sélectionner un intitulé blanc, inscrire l'intitulé puis tabuler. Un lien est créé entre les types et les natures, ce lien dépend de l'ordre de saisie des types. Si l'ordre est modifié, il faut réaffecter les types dans les natures d'événements. Libellé Chaque type peut être réparti en 5 sous-types : pour créer ou modifier les sous-types, sélectionner d abord le type concerné à l aide de la boîte à liste du cadre Type précédent, puis saisir ou modifier l intitulé du sous-type. pour afficher les sous-types d un type, sélectionner le type souhaité à l aide de la boîte à liste du cadre Type précédent. Couleur Chaque sous-type peut être différencié par une couleur. Ces couleurs apparaissent dans le calendrier individuel des salariés afin de mieux visualiser les différents types d'événements saisis sur un mois ou une année pour un salarié donné. Cliquer sur un des boutons ci-contre au niveau de la ligne d'un sous-type. Sélectionner la couleur souhaitée pour le sous-type puis valider par OK. Le carré à côté du bouton reprend la couleur correspondante. Toujours dans l'objectif d'une meilleure visualisation des différents types d'événements dans le calendrier des salariés, il est possible de symboliser chaque sous-type par un caractère alphanumérique. Cette zone se trouve entre le bouton des couleurs et la zone Incompatible Fermé Sage 12

13 Menu Fichier Incompatible Fermé / Férié Cette case à cocher disponible pour chaque sous-type indique au logiciel que les natures d'événement rattachés à ce type et ce sous-type ne doivent pas faire l'objet d'une saisie un jour déclaré Fermé ou Férié. Autrement dit, si un événement, associé à une nature de type et sous-type incompatibles avec des jours fériés (et ou fermés), est saisi un jour férié, ce jour apparaîtra en Erreur sur le calendrier du salarié concerné : le jour apparaît sur le calendrier en rouge et avec la lettre E (pour Erreur). Voir le bouton Calendrier / Evénements individuels / menu Gestion. Fermé/Férié Ces zones permettent d indiquer une couleur pour différencier les jours fermés et fériés sur les calendriers. La procédure est identique à celle de la symbolisation des sous-types décrite dans le paragraphe précédent. Natures feuille de temps Cet encadré permet de déterminer la nature par défaut des Heures travaillées et la nature de la Pause dans les plannings opérationnels et dans les feuilles des temps. Heures travaillées Sélectionner à l aide du bouton zoom la nature d événements spécifique aux heures travaillées qui sera reprise dans l élaboration des plannings opérationnels et des feuilles de temps. Pause Sélectionner à l aide du bouton zoom la nature d événements spécifique aux heures de pause qui sera reprise dans l élaboration des plannings opérationnels et des feuilles de temps. Les paramétrages des zones Valeurs par défaut pour les natures d événements Heures travaillées et Pauses doivent être les suivants : Constante de calcul Heures travaillées FT_CALCULH = FT_AMPLITU - FT_PAUSE - GT_HTRAV. Avec GT_HTRAV = constante individuelle qui récupère la valeur des événements dont la nature est paramétrée en Reprise sur la feuille de temps : Heures travaillées dans l onglet Feuille de temps. Constante de calcul Pause FT_CALCULP = MH_PAUSE GT_PAUSE. Avec GT_PAUSE = constante individuelle qui récupère la valeur des événements dont la nature est paramétrée en Reprise sur la feuille de temps : Pause dans l onglet Feuille de temps. Onglet Contrôle Cliquer sur l'onglet Contrôle. Dans la Gestion des temps, il est possible de gérer 3 types de contrôle : contrôle par événement, contrôle par type et sous-type, contrôle par cumuls. Les contrôles par événements sont paramétrés dans les natures d'événement. Voir Bouton Contrôles / Natures d'événements / menu Listes. Les contrôles par type et sous-type, ainsi que les contrôles par cumuls, sont paramétrés dans cet onglet Contrôle des paramètres généraux. Pour les contrôles par cumuls, il est possible d effectuer des contrôles par semaine et par cumul de semaines et aussi de saisir des seuils servant de base à ces contrôles. Les contrôles lancent des tests et retournent les résultats dans un rapport : les anomalies décelées sont signalées par des messages. Les contrôles sont généralement définis par des seuils limites à ne pas dépasser, mais aussi par des constantes de type test qui appellent des constantes de type Message quand une anomalie est mise en évidence Sage 13

14 Menu Fichier Voir Paramétrage des constantes de contrôle par type, sous-type et par cumuls pour paramétrer ces constantes de contrôle. Onglet Contrôle par types Par défaut, la fenêtre s'ouvre sur l'onglet Contrôle par types. Pour chaque type et sous-type, il est possible de paramétrer un contrôle par jour et un contrôle général sur la période de contrôle. Cette période est définie lors du lancement de la commande Contrôle. Voir Contrôle des événements / menu Annexes. Type Cette boîte à liste permet la sélection d'un type et entraîne l affichage de tous les sous-types afférents. Sous-types La liste des sous-types affectés au type sélectionné précédemment est affichée. Jour Cette colonne permet de paramétrer un contrôle journalier pour chaque sous-type du type précédemment sélectionné. Pour activer un contrôle journalier, il faut cocher la case de la ligne du sous-type concerné. La zone suivante est alors dégrisée et permet de saisir la constante de contrôle. Cette dernière sera ainsi calculée pour chaque jour de la période de contrôle. Il est possible aussi de désélectionner un ou plusieurs contrôles pour la période en cours si tous les contrôles ne doivent pas être effectués. Après avoir appelé une constante dans la zone prévue, le contrôle est désactivé en décochant la case concernée. La constante reste alors affichée, mais la zone est grisée. Pour paramétrer cette constante de contrôle, il est possible de tester les constantes prévues spécifiquement à cet effet : GHRCTRLV, GHRCTRLT, GHRCTRLST, GHRCTRLJ et GHRCTRLHOR. Ces constantes sont décrites dans le paragraphe Paramétrage des constantes de contrôle... Période Cette colonne permet de paramétrer un contrôle pour la période de contrôle. Cette période est celle paramétrée dans la fenêtre de lancement du contrôle. Voir Contrôle des événements / menu Annexes. Pour activer un contrôle périodique pour un sous-type, il faut cocher la case de la ligne du sous-type correspondant. La zone suivante est alors dégrisée afin de saisir la constante de contrôle. Le contrôle peut être momentanément désactivé en décochant la case concernée Sage 14

15 Menu Fichier Pour paramétrer cette constante de contrôle, il est possible de tester la constante GHRCTRLV décrite dans le paragraphe suivant. Onglets Contrôle par cumuls Cliquer sur l'onglet Contrôle par cumuls ou sur l onglet Seuils par cumuls, ces deux onglets sont liés : rendre actif un contrôle par cumul rend actif le seuil correspondant dans l onglet Seuils par cumuls. Le contrôle par cumul laisse l'entière liberté de contrôler des cumuls d'événements de natures différentes. Les constantes GHCUM_XXX sont des cumuls de contrôles libres. Le principe de paramétrage de ces cumuls libres est le suivant : l'intitulé du cumul de contrôle correspond au libellé de la constante GHCUM_XXX correspondante ; en fonction des besoins, ces intitulés peuvent être modifiés en changeant les libellés des constantes par la commande Constantes du menu LISTES. les événements à cumuler sont définis via la fiche des natures d'événements (onglet Contrôles). Dans chaque nature concernée, un < + > est indiqué sur la ligne GHCUM_XXX correspondante. Voir Natures d'événements / menu Listes. Les onglets Contrôles par cumuls et Seuils par cumul permettent pour chaque constante de type GHCUM_XXX d activer des contrôles et de définir des seuils de dépassement. Deux types de contrôle peuvent être paramétrés : Un contrôle direct sur le seuil saisi en Seuil par cumuls. Aucune constante de type Test ne doit alors être appelée en Contrôle par cumuls pour la périodicité et la constante GHCUM_XXX correspondant. Le contrôle est dit positif et édité dans un rapport si pour la période concernée, la valeur calculée de la constante de cumul sélectionnée est strictement supérieure au seuil saisi. Dans ce cas, le rapport associe au nom du salarié un message composé de la période, de l intitulé de la constante GHCUM, du signe «>» et de la valeur du seuil. Ces contrôles ont pour objectif d alerter l utilisateur des dépassements d heures par rapport à la législation, à la convention collective, ou aux accords d entreprise, mais aussi d avertir des incohérences (erreurs de saisie ou de paramétrage) qui peuvent exister au niveau de la base des événements de ses salariés. Un contrôle basé sur une constante de Type test paramétrée en Contrôle par cumuls dépendante ou non du seuil correspondant (saisi sur l onglet Seuils par cumul) et qui retourne une constante de type Message. Pour effectuer un contrôle indirect sur le seuil saisi, la constante FT_SEUIL doit être utilisée. Cette constante récupère la valeur du seuil correspondant à la constante GHCUM_XXX en cours (la valeur totale des événements dont les natures sont cumulées dans la constante GHCUM_XXX est récupérée pour chaque périodicité par la constante GHRCTRLV). L utilisateur a aussi la possibilité de paramétrer une constante indépendante d un seuil sur l onglet Contrôle par cumuls. S il appelle une constante dans la zone prévue alors cette constante va servir de base au contrôle et le test direct sur le seuil n est plus effectué Sage 15

16 Menu Fichier Pour chaque cumul ainsi défini, il est possible de paramétrer un contrôle journalier, hebdomadaire, sur plusieurs semaines et global sur la période de contrôle. Cette période est définie lors du lancement de la commande Contrôle des événements et correspond à la fourchette de dates affichée ou saisie. Voir Contrôle des événements / menu Annexes. Constante de cumul La liste des cumuls de contrôle paramétrés est affichée dans le tableau (seuls les intitulés des constantes GHCUM_XXX correspondantes sont affichés ; les codes GHCUM_XXX n'apparaissent pas). Lors du contrôle, sur chacune des lignes GHCUM_XXX sélectionnées, la constante GHRCTRLV est calculée et renvoie dans le test la valeur de la constante GHCUM_XXX en ligne sur la périodicité sélectionnée. Si l utilisateur demande un contrôle journalier sur un événement saisi sur une période de plusieurs jours, alors la valeur de l événement sera proratisée proportionnellement au nombre de jours. Le calcul prend en compte, dans ce cas, tous les jours de la période, y compris les jours fériés ou fermés. La solution consiste à saisir 2 événements ne comprenant que des jours travaillés si l événement global entoure un jour férié ou fermé. Jour Cette colonne permet de paramétrer un contrôle journalier pour chaque constante de cumul précédemment sélectionnée. Pour activer ce contrôle journalier, il faut cocher la case de la ligne de la constante de cumul concernée. La zone suivante est alors activée et permet ainsi de saisir la constante de contrôle en Contrôle par cumuls et/ou un seuil en Seuils par cumuls. Les contrôles sont alors lancés pour chaque jour de la période de contrôle. Un contrôle peut être momentanément désactivé en décochant la case concernée. Semaine Cette colonne permet de paramétrer un contrôle hebdomadaire pour chaque constante de cumul précédemment sélectionnée. Pour activer ce contrôle, il faut cocher la case de la ligne de la constante de cumul concernée. La zone suivante est alors activée et permet ainsi de saisir la constante de contrôle en Contrôles par cumuls et /ou un seuil en Seuils par cumuls. Ces contrôles sont alors lancés pour chaque semaine de la période de contrôle. Ils se font sur la valeur de la constante GHCUM de chacune des semaines dont la date de fin tombe pendant la période de contrôle. Un contrôle peut être momentanément désactivé en décochant la case concernée. Cumul Semaine Cette colonne permet de paramétrer un contrôle des données cumulées sur plusieurs semaines. Pour chaque semaine de la période de contrôle, c est à dire celles dont la date de fin est comprise dans la période de contrôle, on cumule la valeur de la constante GHCUM de la semaine en cours avec les cumuls de cette constante relative aux semaines précédentes. Les semaines qui ne sont pas terminées seront contrôlées la fois suivante (si la période du contrôle suivant inclut bien sûr les dates de fin). Pour un contrôle sur un cumul de semaines, il est impératif de remplir la zone Nombre de semaines prises en compte pour les cumuls semaines de l onglet Seuils par cumuls. Exemple : Lançons un contrôle sur la période allant du milieu de la semaine 5 jusqu au milieu de la semaine 8. Choisissons un contrôle avec un cumul sur 4 semaines. Le contrôle se fait à partir de la dernière semaine entière : La semaine 8 n est pas traitée. La semaine 7 est traitée : les données de la semaine 7 sont cumulées avec les données des 3 semaines précédentes (semaines 6, 5 et 4). La semaine 6 est traitée : les données de la semaine 6 sont cumulées avec les données des 3 semaines précédentes (semaines 5, 4 et 3). La semaine 5 est traitée : les données de la semaine 5 sont cumulées avec les données des 3 semaines précédentes (semaines 4, 3 et 2) Sage 16

17 Menu Fichier Pour activer ce contrôle avec cumul de semaines, il faut cocher la case de la ligne de la constante de cumul concernée. La zone suivante est alors accessible permettant de saisir un seuil limite de dépassement. Le contrôle peut être momentanément désactivé en décochant la case concernée. Période Cette colonne permet de paramétrer un contrôle des données pour la période validée dans la fenêtre de lancement du contrôle. Pour activer ce contrôle périodique, il faut cocher la case de la ligne de la constante de cumul concernée. La zone suivante est alors accessible permettant de saisir un seuil limite de dépassement. Le contrôle peut être momentanément désactivé en décochant la case concernée. Voir Contrôle des événements / menu Annexes. Pour activer un contrôle final, il faut cocher la case de la ligne correspondante. La zone suivante est alors activée pour permettre d'indiquer la constante de contrôle. Le contrôle peut être momentanément désactivé en décochant la case concernée. Contrôle final Il permet de paramétrer un contrôle par la sélection de plusieurs constantes de type GHCUM_XXX pour chaque Jour de la période ou pour la totalité de la Période. L intérêt du contrôle final réside dans le fait qu il est possible de paramétrer un contrôle final qui fait appel à plusieurs de ces constantes. Paramétrage des constantes de contrôle par type, sous-type et par cumuls Pour paramétrer les constantes de contrôle, il est possible d'utiliser et de tester les constantes propres à la GESTION DES TEMPS décrites ci-après. Ces constantes ont été créées uniquement dans le but d'être utilisées dans les contrôles par type et sous-type ainsi que dans les contrôles par cumuls. GHRCTRLV : cette constante de type Individuel retourne la valeur totale de tous les événements concernés par le contrôle en cours : si cette constante est utilisée dans une constante de contrôle par type et sous-type, elle retourne le cumul des événements du type et du sous-type en cours sur la période sélectionnée (jour ou période de contrôle) ; si cette constante est utilisée dans une constante de contrôle par cumuls, elle retourne le cumul des événements paramétrés comme devant être cumulés dans le cumul de contrôle en cours et sur la période concernée (jour, semaine, cumul semaine ou période du contrôle). GHRCTRLT : cette constante peut être utilisée dans une constante de contrôle par type et sous-type. Elle retourne l'indice du type en cours de contrôle. Cet indice varie de 0 (pour le premier type paramétré) à 9 (correspondant au dixième type paramétré). Cette constante peut donc être utilisée afin de réaliser un contrôle spécifique à un type particulier. GHRCTRLST : cette constante peut être utilisée dans une constante de contrôle par type et sous-type. Elle retourne l'indice du sous-type en cours de contrôle. Cet indice varie de 0 à 4 (0 correspond au premier sous-type et 4 au cinquième sous-type). Cette constante peut être testée (avec la constante GHRCTRLT) afin de réaliser des contrôles spécifiques à des sous-types particuliers. GHRCTRLJ : cette constante peut être utilisée dans les constantes de contrôles journaliers. Elle retourne la date du jour en cours de contrôle. Elle peut être ainsi utilisée pour vérifier qu'aucun événement n'a été saisi un jour férié. FT_SEUIL : retourne le seuil correspondant au GHCUM_XXX en cours. GHRCTRLHOR : cette constante de type Date peut être utilisée dans les contrôles journaliers. Elle retourne l'horaire du calendrier à la date du jour en cours de contrôle : il est ainsi possible de comparer le nombre d'heures travaillées avec le nombre d'heures normales paramétrées via les modèles hebdomadaires dans le calendrier de chaque salarié. Voir le bouton Calendrier / Evénements individuels / menu Gestion. Onglet Seuils par cumuls Cliquer sur l'onglet Seuils par cumuls Sage 17

18 Menu Fichier Voir Onglets Contrôle par cumuls pour la description de cette fenêtre. Nombre de semaines prises en compte pour les cumuls semaines Saisir le nombre de semaines pour lesquelles le contrôle en Cumul semaine doit être effectué. Edition des paramètres Fichier / Paramètres Généraux / Edition des paramètres Cette édition s effectue en sélectionnant Fichier / Paramètres généraux / Edition des paramètres. Cocher la case Transfert pour éditer les Parmètres généraux de la Gestion des temps dans un fichier texte au format ASCII. Ce fichier pourra être importé dans un autre produit. Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. Calendrier Fichier / Calendrier Le calendrier société permet de définir les paramétrages généraux liés à chacun des jours du calendrier. Chaque jour est caractérisé par : un modèle hebdomadaire, un type : Férié, Fermé, Normal. Les paramétrages effectués à ce niveau sont valables pour l'ensemble de la société, et peuvent être individualisés au niveau de chaque calendrier salarié. Cliquer sur la commande Calendrier du menu FICHIER ou sur le bouton Calendrier Société de la barre d'outils Sage 18

19 Menu Fichier Le calendrier est positionné par défaut sur la date du jour. Il est possible de passer d'un mois sur l'autre, ou d'une année sur l'autre, en cliquant sur les flèches de part et d'autre de chaque ligne. Le Nombre de jours ouvrés du mois correspond au nombre de jours calendaires dans le mois - nombre de jours fermés - nombre de jours fériés. Le Modèle hebdomadaire affiché correspond à celui associé à la journée sélectionnée. L Horaire de chaque jour du calendrier reprend la valeur des heures travaillées du modèle hebdomadaire de la société pour cette journée. Cette zone Horaire affichée sur le calendrier est rafraîchie chaque fois que l utilisateur sélectionne une nouvelle journée sur le calendrier ; la valeur affichée correspond toujours aux heures travaillées du jour sélectionné. Un certain nombre de paramétrages sont proposés par défaut : les samedis sont considérés comme Fermés et les dimanches comme Fériés, les lundis, mardis, mercredis, jeudis et vendredis sont considérés comme Normaux, le modèle 0 est affecté par défaut à chaque jour du calendrier : l'horaire de chaque journée est de 8 heures, hormis le vendredi qui est de 7 heures, les jours fériés sont paramétrés (14 juillet, 1 er mai...) jusqu'à l'an Il est possible de modifier ou compléter ce paramétrage par défaut en utilisant le bouton [Paramètres]. Ce calendrier offre les mêmes possibilités que le calendrier salarié : le bouton Paramètres permet d'afficher les différents paramétrages spécifiques au mois en cours ; sur cette liste des paramètres, des boutons Créer, Modifier et Supprimer permettent de saisir, modifier ou supprimer des paramétrages spécifiques ; le bouton Férié permet de changer l'attribut de la journée sur laquelle est positionné le curseur, de 'Normal' à 'Férié' et inversement de 'Férié' à 'Normal' ; le bouton Fermé permet de changer l'attribut de la journée sur laquelle est positionné le curseur, de 'Normal' à 'Fermé' et inversement de 'Fermé' à 'Normal'. Voir l'utilisation de ces boutons décrite dans le bouton Calendrier / Evénements individuels / Gestion. Tous les paramétrages effectués à ce niveau sont valides pour l'ensemble de la société ; à l'exception des salariés pour lesquels des paramétrages spécifiques ont été apportés au niveau de leur calendrier individuel. Retour à la société Fichier / Quitter Cette commande du menu Fichier, accessible aussi avec le bouton Quitter de la barre d'outils, permet de quitter la Gestion des temps et de revenir sur la fenêtre principale du logiciel proposant les menus de la paie Sage 19

20 Menu Edition Menu Edition Pour obtenir des explications sur les commandes non décrites et communes au logiciel de Paie et Gestion des Ressources Humaines, consulter le manuel de référence / Ergonomie du programme Sage 20

21 Menu Listes Menu Listes Le menu Listes permet de gérer les Fiches de personnel, les Constantes, les Rubriques, les Natures d'événements, les Groupes, les Affectations, les Modèles Hebdomadaires, les Tables de pondération et les Modèles de saisie. La commande Rubriques est reprise du menu général de la fenêtre principale du logiciel au niveau de la société. Elle fonctionne de manière identique et n'apparaît ici que pour permettre la gestion des rubriques sans quitter la Gestion des temps. Voir le manuel de référence dans Menu Listes pour une description de cette commande. Fiches de personnel Constantes Natures d'événements Groupes Affectations Modèles Hebdomadaires Plannings annuels modèles Tables de pondération Paramètres de calcul des HS et du RC Modèles de saisie Fiches de personnel Listes / Fiches de personnel Le logiciel propose une gestion des fiches de personnel équivalente à celle de la Paie. Il s'agit d'un résumé de l'essentiel des informations concernant chaque salarié. Seule est présentée la page Temps. Activer la commande Fiches de personnel du menu Listes ou cliquer sur le bouton Salariés. La liste des salariés enregistrés dans la Paie apparaît. L arbre de visualisation à gauche de la fenêtre n apparaît que si l option a été activée Sage 21

22 Menu Listes Voir Arbre d organisation / Ergonomie du logiciel dans le manuel de référence. A partir de la liste des salariés, il est possible d appeler la calculette Sage, de créer, modifier, supprimer, éditer et importer les fiches de personnel, consulter les historiques et gérer le planning annuel du salarié. Se référer au manuel de référence / Menu Listes / Fiches de personnel pour la description complète de l ensemble des zones. Page Temps Sélectionner un salarié et double cliquer sur sa ligne. Activer la page Temps. Dernier enregistrement Ces zones affichent les dates des derniers enregistrements réalisés en Gestion des temps et concernant : les événements standards, les heures supplémentaires, les repos compensateurs et les événements générés automatiquement. Repos compensateur Contingent HS En cours / après enregistrement Cette zone indique le cumul annuel des heures supplémentaires entrant dans le contingent. Ce cumul est mis à jour suite aux calculs des heures supplémentaires et du repos compensateur. Il dépend de l option Intégration au contingent des natures d événements. La première zone indique le contingent en cours (suite aux derniers calculs lancés), et la deuxième zone indique le contingent en début de période, c est-à-dire suite à l issue du dernier enregistrement. Cette zone est modifiable, elle peut être initialisée en cours d'année. Elle est purgée annuellement si la case Remise à '0' du cumul annuel des HS en fin d'année est cochée. Voir Onglet Repos compensateur. des Paramètres généraux / menu Fichier. Solde des heures de RC après enregistrement Cette zone affiche le nombre d'heures de repos compensateur acquises restantes n'ayant pas généré de journée de repos compensateur, à l'issue du dernier enregistrement Sage 22

23 Menu Listes En effet, le calcul du repos compensateur génère dans un premier temps des événements Heures de repos acquis, puis dès que le nombre d'heures nécessaire à la constitution d'une journée est atteint, le calcul génère des événements Jours de repos acquis. A l'issue du calcul du repos compensateur lors du dernier enregistrement, le nombre d'heures de repos acquis restant et insuffisant à la constitution d'une journée, est affiché dans cette zone. Ce nombre d'heures de repos acquis restant, sera utilisé lors du prochain calcul du repos compensateur, afin de générer un événement Jour de repos acquis. Cette zone est modifiable donc peut être initialisée en cours d'année. Solde des heures de RC sur la période en cours Cette zone affiche le nombre d'heures de repos acquis restant (c'est à dire n'ayant pas généré de journée de repos acquis) à l'issue du dernier calcul du repos compensateur lancé. Il est égal à zéro après chaque enregistrement. Rappel : Cumul des heures Cette zone indique le cumul des heures de repos compensateur acquises. Cette zone, déjà existante dans la fiche du personnel du menu Paie, correspond à la constante individuelle REPACQUIS décrémentée de la constante REPOPRIS. Elle est mise à jour en clôture de la Paie. Ces constantes sont alimentées directement par la GESTION DES TEMPS ou manuellement en Paie. Voir Natures d'événements / menu Listes / onglet Cumuls. Editer les fiches de personnel La liste des salariés étant affichée, cliquer sur le bouton Editer et sélectionner Liste des salariés. Il faut dans un premier temps sélectionner les salariés concernés par l'édition puis choisir le type d'édition souhaité. Sélection des salariés Sélection à partir du Matricule Tous les salariés sont sélectionnés par défaut. Les critères de sélection proposés sont ceux définis par l'utilisateur par l'option tri permanent sur la liste des salariés (par les commandes Fiches de personnel ou Bulletins salariés) Sage 23

24 Menu Listes Voir Généralités sur les sélections dans le manuel de référence de la Paie. Rupture par salarié Cette case, si elle est cochée, permet un saut de page pour chaque salarié. Nature de l édition Trois types d'éditions sont proposés : Réduite Cette option, lorsqu elle est cochée permet d éditer les informations de bases sur les salariés : Matricule, Nom, Prénom et Nom de jeune fille. Détaillée Cette option, permet de rendre accessible les zones du cadre Pages à éditer, pour une édition détaillée des fiches de personnel. Transfert Génère toutes les données de la fiche du personnel dans un fichier ASCII qui pourra être récupéré dans une autre application. Voir Importation des fiches de personnel dans le manuel de référence de la Paie pour la présentation du fichier. Pages à éditer Ce cadre n est accessible que si la Nature de l édition demandée est sur Détaillée. L édition des fiches salariés peut alors se faire par onglet principal. Cochez la ou les cases des pages à éditer : Salarié Poste Bulletin Temps Valider la demande d'édition Si l'édition sélectionnée est transfert, une fenêtre s'affiche pour indiquer le répertoire de stockage ainsi que le nom et l'extension du fichier à générer. Valider par OK. Voir Généralités sur les transferts du manuel de référence de la Paie. Si le transfert n'a pas été demandé et pour tous les types d'édition proposés, la fenêtre habituelle de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir une sortie et lancer l'édition. Voir Généralités sur les éditions du manuel de référence de la Paie. Importer les fiches de personnel L'importation des fiches de personnel, via le bouton Créer / Importer, évite de les enregistrer à nouveau si elles existent déjà par ailleurs Sage 24

25 Menu Listes Il s'agit de la même commande appelée en importation des fiches du personnel dans la fenêtre principale du logiciel au niveau de la société. Voir le manuel de référence / Menu Listes / Fiches de personnel. Avec édition d'un rapport Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'intégration du fichier, laisser cette case cochée par défaut, sinon la décocher. Ce rapport présente pour chaque événement les zones qui n'ont pas pu être récupérées, avec la cause de non récupération Sage 25

26 Menu Listes Format du fichier de la page Temps Position D sur 8c.(*) Position D sur 10c.(*) Longueur Type Cf. note Désignation A GT P Matricule E 2 Civilité A Nom A Prénom P Etablissement ou 10 D Dernier enregistrement événements standards ou 10 D Dernier enregistrement Heures supplémentaires ou 10 D Dernier enregistrement Repos compensateur ou 10 D Dernier enregistrement événements générés N Heures supplémentaires en cours N Heures supplémentaires après enregistrement N Solde Repos compensateur en cours N Solde Repos compensateur après enregistrement N Cumul du Repos compensateur A : Alphanumérique cadré à gauche, E : Entier numérique, M : Alphanumérique P : structure paramétrée sur l onglet Formats des paramètres de paie N : Numérique cadré à droite et complété à gauche le cas échéant par des zéros ou des blancs D : Date JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA selon paramétrage de la zone Format des dates avec année sur 4 caractères (Fichier/Préférences). (**) Données gérées uniquement dans le module Gestion des temps de Sage Paie pack+ et Sage Paie pack+ pour SQL Server Sage 26

27 Menu Listes Constantes Listes / Constantes Des modifications ont été apportées dans la commande Constantes du menu Listes. Constante de type date Ces modifications concernent les constantes de type Date : des nouvelles options dans la zone Type ont été ajoutées à la liste. Ces nouvelles options permettent de créer des constantes exploitant les informations des calendriers ainsi que les tables de pondération. Créer ou modifier une constante de type Date. Sur la fenêtre Saisie d'une constante, cliquer sur la boîte à liste Type pour visualiser les options suivantes : Type Cette zone donne accès à une liste en cliquant sur le bouton zoom. Certains choix possibles sont les suivants : Nombre de jours Le type Nombre de jours renvoit le nombre de jours entre la valeur saisie dans la zone Date d'origine et celle saisie dans la zone Date de fin. Date calculée Le type Date calculée renvoient une date calculée en fonction de la valeur saisie dans la zone Date d'origine et d'une valeur saisie dans la zone Nombre de jours Sage 27

28 Menu Listes Horaire calendrier Dès que le type Horaire calendrier est sélectionné, les zones Date d'origine et Date de fin sont dégrisées. Le type Horaire calendrier calcule l'horaire du salarié sur la période définie par les zones Date d'origine et Date de fin. Cet horaire est calculé à partir des modèles journaliers appliqués dans son calendrier. Pour chaque jour de la période concernée, l'horaire correspond au nombre d'heures des deux plages horaires : Début travail à Début déjeuner et Fin déjeuner à Fin travail du modèle journalier appliqué. Il est ainsi possible de créer une constante HORAIREEV qui calcule automatiquement, pour chaque événement l'horaire du salarié sur la période de l'événement saisi. Cette constante de type Date est paramétrée ainsi : Type : Horaire calendrier ; Date d'origine : DATEDEBEV ; Date de fin : DATEFINEV. Les constantes DATEDEBEV et DATEFINEV sont des constantes de type Individuel retournant respectivement les dates de début et de fin de l'événement en cours de calcul. Voir la description des calendriers salariés dans Evénements individuels / menu Gestion / bouton Calendrier. Pondération des heures Le type Pondération des heures permet de pondérer les heures travaillées en fonction des plages horaires définies dans les modèles journaliers appliqués dans les calendriers. Les coefficients de pondération sont saisis dans les tables de pondération. Voir Tables de pondération / menu Listes Dès que le type Pondération des heures est sélectionné, la zone Pondération devient accessible afin de saisir le code de la table de pondération à appliquer. Principe de calcul de la pondération des heures Chaque événement (journalier) à pondérer est découpé en plages horaires en fonction des heures de début et de fin saisies, ainsi qu'en fonction du modèle journalier appliqué dans le calendrier pour la journée concernée. Pour chaque plage horaire ainsi définie, le coefficient de pondération correspondant est appliqué. Horaire calendrier Dès que le type Horaire calendrier est sélectionné, les zones Date d'origine et Date de fin sont dégrisées. Le type Horaire calendrier jours ouvrés salarié calcule l'horaire normal du salarié sur la période définie par les zones Date d'origine et Date de fin. Cet horaire normal est calculé à partir des modèles journaliers appliqués dans son calendrier. Pour chaque jour ouvré de la période concernée, l'horaire normal correspond au nombre d'heures des deux plages horaires : Début travail à Début déjeuner et Fin déjeuner à Fin travail du modèle journalier appliqué. Il est ainsi possible de créer une constante HORNORMEV qui calcule automatiquement, pour chaque événement un horaire normal du salarié sur la période de l'événement saisi. Cette constante de type Date est paramétrée ainsi : Type : Horaire calendrier jours ouvrés ; Date d'origine : DATEDEBEV ; Date de fin : DATEFINEV. Les constantes DATEDEBEV et DATEFINEV sont des constantes de type Individuel retournant respectivement les dates de début et de fin de l'événement en cours de calcul. Voir la description des calendriers salariés dans Evénements individuels / menu Gestion / bouton Calendrier Sage 28

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