Rédacteur/Animateur : Nathalie OGER (Sanef, Chef de projet domaine finance et comptabilité, DSI)

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1 COMPTE-RENDU REUNION CLUB UTILISATEURS QUALIAC COMMISSION DECISIONNEL-RESTITUTIONS-REPORTING-BUDGET-ANALYTIQUE 29 MARS 2007 Pôle Universitaire Léonard De Vinci Rédacteur/Animateur : Nathalie OGER (Sanef, Chef de projet domaine finance et comptabilité, DSI) Destinataires : Membres du bureau du Club + Membres commission Décisionnel- Restitutions-Reporting-Budget-Analytique Sommaire : SOMMAIRE :... 1 PARTICIPANTS A LA REUNION :... 2 EXCUSES :... 3 DEROULEMENT DE LA COMMISSION :... 3 DEMANDES : DECISIONNEL : EDITIONS : OUTIL «QUALIAC EDITIONS» : RESTITUTIONS/REPORTING : BUDGET/ANALYTIQUE : FONDATIONS :... 8 CONCLUSION :... 9 DATES A VENIR :... 9 Page 1 sur 9

2 Participants à la réunion : Membres de Qualiac : M. Albert (Qualiac Fondations) Mme Chausy (Qualiac Décisionnel) Membres de la commission : Mme Mignière, Contrôleur de gestion (Akerys) M. Fraisse (Apicil) Mme Guichon (Apicil) Mme Usubelli (Apicil) M. Blachier, Directeur de Projet-Direction Financière et Juridique (Bayard Presse) M. Caracatsanis (Bayard Presse) Mr Gugliotta Française) (Croix Rouge Mme Chateau, Responsable comptabilité DAF (De Vinci) M. Ray, Directeur Administratif et Financier (De Vinci) M. Swojak, Responsable informatique DAF (De Vinci) M. Browaeys, Administrateur Fonctionel ERP (Eutelsat) Mme Cornille, Contrôleur de gestion (Eutelsat) Mme Borina, Direction Financière Immobilier) (Generali M. Cartier, Responsable domaine Ressources Humaines et décisionnel (HUG) M. Pereira, Contrôleur de gestion (Institut Mutualiste Montsouris) Mme Motté (LFB) M. Cariou (MLA) Mme Warion (MLA) M. Rougeron (Pages Jaunes) Mme Gerber, Responsable du Contrôle de gestion (SALM) M. Mennrath (SALM) M. Verdoni, Direction d Informatique de Gestion (SNPE) Page 2 sur 9

3 Excusés : Mme Cossé, Responsable du Contrôle de gestion Mme Fito, Contrôleur de gestion Mutualiste Montsouris) (Apicil) (Institut M. Larmurier, Direction des Systèmes d Information (LFB) M. Gautier, Direction des Systèmes d Information (Montupet) Mme Dreux, Projets et Systèmes d Information de Gestion-Département Contrôle de Gestion (SANEF) M. Chevreteau (STIME) Déroulement de la commission : Présentation de chaque participant, de leur utilisation de Qualiac et de leur organisation. Bilan 2006 de la commission. Présentation des évolutions prévues dans Qualiac Fondations. Présentation de Qualiac Query. Partage d expériences et réponse aux demandes et attentes. Conclusion. Dates à venir. INTRODUCTION : Certains sujets discutés lors de la dernière réunion ne correspondent pas aux thèmes traités par la commission qui sont DECISIONNEL-RESTITUTIONS-REPORTING-BUDGET-ANALYTIQUE. Aussi, Qualiac préfère rédiger un autre document annexe pour répondre à ces sujets. De la même façon, lorsqu il s agit d une question ou d une demande spécifique sur le fonctionnel d un traitement ou d une édition, Qualiac considère qu il ne s agit pas d un thème générique aux RESTITUTIONS et sa réponse est également rédigée dans le document annexe. Demandes : 1 DECISIONNEL : A quel horizon Qualiac prévoit-il d'avoir une réelle architecture décisionnelle intégrée dans son ERP (HUG)? HUG utilise Qualiac Décisionnel pour découvrir les univers et après utilise BO, pour eux, Qualiac aujourd hui ne fournit pas de vraie architecture décisionnelle. Mr Cartier Page 3 sur 9

4 demande si un plan de développement pour la production d agrégats et une livraison de schémas de données sont prévus. Mme Chausy répond que Qualiac n a pas pris ce choix actuellement et ne répond pas à court terme à cette demande. Qualiac n intègre pas de structure décisionnelle à son ERP mais peut apporter son expérience et son assistance à tout projet spécifique. Problème de confidentialité Qualiac non gérée dans BO et autre problématique de sécurité paramétrée dans BO et Qualiac (HUG). Mr Mennrath indique la possibilité de création de nœuds au niveau des CGR par la réalisation d agrégats qui favorisent les temps de réponse. Support de la version BusinessObjects XI (HUG) Certification BO XI en version F3.01 (juin 2007). Plan de migration de Qualiac vers BO XI (LFB) Version F3.01 (juin 2007). Problème de licences dans la facon dont Qualiac utilise le module BusinessObjects Reporter (HUG) Qualiac lance le module donc il faut posséder les licences BO correspondantes aux utilisateurs. Retour d'expériences de clients Qualiac utilisant Q TO BO et donc BO sur base de production Qualiac (LFB) Exemple de mise en place de datawarehouse financier et de datamart avec schéma en étoile optimisé pour la restitution (Croix Rouge Française) Gestion des méta données (notamment concernant les CGR) (Croix Rouge Française) Ergonomie des univers QUALIAC standard (dimension temps, hiérarchie par défaut définie dans les univers, notamment concernant tous les plans de composition) (Croix Rouge Française) Gestion à plat des hiérarchies de CGR donc impossible à utiliser dans BO (Croix Rouge Française), Akerys a le même problème. Mme Chausy répond qu il s agit d un développement à faire et un contact doit être pris avec Laurent Rouve. La gestion des hiérarchies est définie en standard dans les métiers Qualiac et spécifiques développés par Qualiac. Les hiérarchies sont générées dans l univers par QtoBO. 2 EDITIONS : Page 4 sur 9

5 2.1 OUTIL «QUALIAC EDITIONS» : Feed-back d'autres clients Qualiac sur leur utilisation de Q-Editions, développentils eux mêmes des mises en forme? Comment gèrent-ils le transfert entre environnement de ces mises en forme? (LFB) Les clients développent eux-mêmes leurs mises en forme très rapidement et simplement après avoir suivi 2 jours de formation. Les programmes SQR ne sont pas modifiés. Le transfert d environnement commence à naître et à s améliorer, il faut contacter Yannick Gagnaire ou Stéphane Coste pour la mise en place. Présentation du futur de Q-Editions, de l'outil qu'il imaginait pour centraliser les requêtes SQL utilisées par leurs différents outils (Ecrans, Wims, Q-Editions) (LFB) Mr Albert présente l outil Qualiac Query. Qualiac Query est un nouvel outil qui permet de personnaliser et de créer des requêtes SQL. Cet outil ne demande aucune connaissance sur la syntaxe SQL. Appelé également «requêteur universel», sa conception a été menée pour qu il puisse intégrer les outils de Qualiac qui nécessitent l utilisation d une requête SQL, comme : - Qualiac Edition - Qualiac WIM - Mode recherche des transactions - Liste de valeur Aujourd hui, l outil est accessible par le mnémonique «GREQ Qualiac Query» et contient les fonctionnalités suivantes : - Personnalisation des requêtes livrées - gestion d un catalogue de requêtes - gestion des droits sur les requêtes - exécution de la requête avec export sous Excel Le mode création est en cours de développement et sera disponible pour la release F4.01 du mois d octobre. 3 RESTITUTIONS/REPORTING : Clôture des stocks : TPUMP (calcul du PUMP) : Dans l édition du TPUMP, il y a des messages d erreurs. Il serait souhaitable que les messages soient regroupés à la fin du traitement et classés par type d erreur. Il serait également souhaitable que sur l état, figure l information si l article a été mouvementé en stock dans la période, ce qui éviterait de paginer 300 pages et de noter les articles à problèmes (environ 500 lignes d erreurs). Gain de temps estimé au niveau de la clôture des stocks (environ ½ heure) (SALM). Ce problème peut être élargi à tous les états résultats. Page 5 sur 9

6 D une façon générale, la faisabilité d éditer les messages d erreur à la fin du traitement est à étudier. Il est important de noter que les informations concernant l erreur resteront dans le corps de l édition sauf si le programme du traitement a prévu d insérer ces informations dans le message d erreur lui même. D une façon particulière pour TPUM, il est envisageable de prévoir à la soumission un critère permettant d éditer uniquement que les articles en erreur. 4 BUDGET/ANALYTIQUE : EGCP, Grand livre avec composition de CGR et postes (Akerys) : demande de rajout du champ «Lettrage». Si cette question concerne l information de lettrage présente dans l édition, une variable existe dans le dictionnaire de l édition sous le nom «$xletmvc». S il s agit d ajouter un critère de lettrage dans la soumission, une évolution du programme est à réaliser. Cette demande correspond à : 3 jours de développement CMCGR : Dans CMCGR, possibilité d afficher dans la grille uniquement les pièces non totalement lettrées (FNP, ), afin de pouvoir exporter dans Excel des données expurgées, pour faciliter l analyse du détail du poste pour un CGR donné, contenant des milliers de lignes d écritures (SALM). Mr Albert indique qu un consulting est à proposer et l utilisation de EMCT pourrait répondre à la demande. Eutelsat utilise le lettrage qui permet de faire cette purge de données. Solution QUALIAC existantes améliorant l ergonomie de saisie des budgets, notamment en présentant des masques de saisie personnalisables (Croix Rouge Française)? Qualiac va-t-il travailler sur un module d élaboration budgétaire? Vat-il intégrer des outils externes? Mr Albert répond qu un module élaboration budgétaire est en cours de construction et qu une participation au financement ou à l analyse est possible. Il indique à Pierre Brugerolle que la Croix Rouge Française est intéressée. Comment gérer des données non financières dans le budget (Croix Rouge Française)? Mr Albert répond qu un consulting est à prévoir. Exemple d intégration d une solution QUALIAC avec un outil de gestion budgétaire externe à QUALIAC (référence, outils, problèmes rencontrés ) (Croix Rouge Française) SALM présente sa solution. Mr Albert répond qu un consulting est à prévoir. Page 6 sur 9

7 La solution présentée par SALM correspond à la consultation budgétaire faite avec l outil Qualiac WIM. Pour que cette consultation soit livrée avec l outil WIM, un travail de standardisation et d optimisation est à faire. Une étude plus approfondie doit être menée car l intégration d une technologie RIA (Rich Internet Application) dans Qualiac peut apporter d autres avantages. Mise en place d un monitoring concernant le workflow (validation d un budget) (Croix Rouge Française). Le module élaboration budgétaire peut répondre à cette problématique. Meilleurs pratiques : gérer l analytique avec les outils standard QUALIAC ou utiliser BO en mettant à disposition des états -> comment établir une frontière? Faire avec QUALIAC ou faire faire à QUALIAC décisionnel (Croix Rouge Française)? Mr Albert répond qu un consulting est à prévoir. GBRV, Budgets : répartition, ventilation : Il faudrait pouvoir sécuriser les saisies faites dans GBRV car actuellement, les buts de clés sont modifiables et il n'y a pas de blocage à la suppression (Apicil). Voir la sécurité fondation sur les droits de suppression dans cette transaction Les répartitions utilisées ne sont pas marquées, de ce fait il n est pas possible d interdire la suppression de celles déjà utilisées. Améliorations sur la transaction ETRV, Traçabilité des ventilations analytiques : o Permettre l'utilisation de la notion de chemin de postes dans l'édition ETRV (Apicil). o Permettre l'utilisation des regroupements de postes (Apicil). Il faudrait une analyse niveau par niveau. La notion de chemin de poste existe dans ETRV depuis la release E8.01. Par ailleurs dans la même release une maquette ascii a été mis à disposition pour pouvoir effectuer les regroupements voulus dans un tableur externe. Saisie de CGR : Possibilité de rendre obligatoire un segment 2 en fonction du segment 1, ce qui est impossible depuis la version E9.01 par GTDTE, Validité des structures et GASS, Autorisation entre les segments n accepte pas le blanc (Akerys). La possibilité de rendre obligatoire la saisie d un segment en fonction d un autre doit faire l objet d une demande d évolution. GASS, Autorisation entre les segments : souhait de fonctionnement comme GTDTE, Validité des structures avec dates et applications (Eutelsat). Idem pour GASN, Autorisation entre segment et nature (Akerys). Mr Verdoni propose de laisser cette possibilité dans GTDTE avec un paramètre de choix de contrôle. Page 7 sur 9

8 GCTB, Contrôle budgétaire : il n y a possibilité que d un seul chemin. Or, une nouvelle structure analytique est implantée au 01/05/2007 (Akerys). Mme Cornille propose d implanter les anciennes hiérarchies dans la nouvelle hiérarchie. Gestion de transferts de budget : demande d avoir une trace avec un journal avec un historique des transferts (Léonard De Vinci). Mme Mignière a une solution qui a été proposée par Qualiac, informera Mr Ray. Mr Verdoni propose une saisie d écritures simulées de type spécifique et rajouter dans le but de budget ce type d écriture. Mr Albert répondra si une solution existe. Il est préférable d utiliser le traitement batch TTBU pour avoir un compte rendu des lignes budgétaires transférées. GBCCG, Compositions graphiques de C.G.R (Apicil ) : si les CGR sont inactifs, le message «Entité inexistante» apparaît, demande de l enlever. Mr Albert répond que cette fonctionnalité existera en version F3.01. Un paramètre au mnémonique permettra d interdire l affichage des messages lors de l appel des procédures d existence. Cette interdiction n est possible que pour les consultations et sera livrée dans la release F4.01 d octobre FONDATIONS : Listes de valeurs : demande d un contrôle sur les saisies par rapport à la liste de valeurs correspondante (LFB). Mr Albert répond que cette fonctionnalité n est pas prévue en 2007, mais sera possible avec le client riche. Demande de tester les dates de validité de structure dans les listes de valeurs (Akerys). Mr Albert répond qu il faut les intégrer aux listes de valeurs, Eutelsat l a réalisé et la solution donne satisfaction. TTAU, Génération des transactions accessibles par user : demande d avoir une liste de valeurs ou une liste affectée au traitement afin d éviter de lancer le traitement transaction par transaction pour les affectations des nouvelles transactions (Mutuelle Loire Atlantique). La notion de liste de transaction n existe pas dans Fondations par contre il est possible d ajouter un critère de sélection à TTAU permettant de choisir les transactions n ayant jamais été sécurisées. Cette méthode permet de prendre en compte : - les nouvelles transactions suite à une mise à jour de Qualiac, - les transactions n ayant jamais été sécurisées Page 8 sur 9

9 Malgré tout il est toujours nécessaire d associer ces nouvelles transactions aux fonctions adéquates avant de lancer le traitement TTAU. Cette demande correspond à : 4 jours de développement TTAU, Génération des transactions accessibles par user : demande de pouvoir sélectionner un profil (Apicil). Une fourchette est à ajouter à la soumission de TTAU pour ajouter un critère sur les profils. Cette demande correspond à : 4 jours de développement LTAF, Transactions n'étant pas associées à des fonctions : demande de n avoir que les transactions à intégrer (SNPE). S il s agit d éditer seulement les transactions ayant un mnémonique, une correction du programme LTAF a été effectué pour la release F1.02 sur ce sujet. Conclusion : La réunion a permis à chaque participant de suivre les réalisations des développements demandés précédemment par la commission, d obtenir des informations et des présentations des nouveautés du produit. Elle a permet également de se rencontrer, de partager ses expériences et de faire part de ses demandes afin de faire évoluer le produit et son utilisation. Dates à venir : - Fin Avril 2007 : diffusion du compte-rendu pour réponses et compléments de Qualiac à Mr Albert et Mme Chausy. - Mai 2007 : diffusion du compte-rendu complété aux membres de la commission et sur le site Web du club ainsi que la présentation des évolutions prévues dans Qualiac Fondations de Mr Albert. - Septembre 2007 : deuxième réunion de la commission avec une nouvelle responsable : Nathalie Guichon (Apicil) pour notamment : - suivre l évolution des demandes - apporter de nouvelles demandes - décider des demandes prioritaires qui seront prises en compte par Qualiac dans le plan d édition Page 9 sur 9

10 COMPTE-RENDU REUNION CLUB UTILISATEURS QUALIAC COMMISSION DECISIONNEL-RESTITUTIONS-REPORTING-BUDGET-ANALYTIQUE 29 MARS 2007 Pôle Universitaire Léonard De Vinci ANNEXE 1 FINANCES EGLC, Edition du grand livre non récupérable au format Ascii (Akerys) : Mr Albert répond qu il s agit d un développement spécifique à demander à Qualiac ou sinon la demande est réalisable avec l outil Qualiac Editions. Le format ASCII de EGLC est disponible en standard. Il est important de lire la documentation sur cette édition car certains critères de la soumission associée sont nécessaires au bon fonctionnement de l édition sous ce format. Gérer plusieurs plans de comptes différents : exemple d un plan de compte unique devant être transcodifié en deux autres plans de comptes (Croix Rouge Française). Mr Albert répond qu une adéquation de la part d un consultant finance est nécessaire pour voir quel est le besoin précis. GENC (Saisie des encaissements) : Le point dans la zone «référence» obligatoire ne reste pas après le premier enregistrement et il n est pas possible de le mettre en mode jaune. Souhait, possibilité de paramétrer un mode jaune (SALM). Il n est pas possible actuellement de mettre le point en mode jaune. Mr Albert va faire remonter le problème. Ce phénomène est voulu par le programme GENC qui impose qu une autre «Référence» soit saisie pour un nouvel encaissement en effaçant le champ associé. Ce comportement est bien entendu incompatible pour un site qui ne gère pas de référence.

11 Une correction sera effectuée pour la release F4.01 du mois d octobre. TMPL (Modification des pièces par liste) : Création d un champ avec possibilité de modifier la domiciliation bancaire (RIB) (SALM). Mr Albert répond pourquoi pas mais il s agit d un développement déjà proposé. Cette possibilité sera disponible pour la release F4.01 du mois d octobre. Le traitement est long et il ya un déverrouillage des pièces et donc un problème est possible. Est-ce possible de déverrouiller les pièces quand le traitement s effectue? (SALM) Ce problème est résolu en F3.01 de juin, désormais seules les informations modifiées par le traitement seront mise à jour dans les pièces traitées. Si un utilisateur modifie une autre donnée, elle sera conservée. Modification de compte non répercutée dans le libellé du poste (Akerys). Lorsque le numéro du poste est égal au numéro du compte, une modification de l intitulé complet ou réduit dans GCPT est répercutée automatiquement dans GPOS. Automatisation des rattachements de postes (Akerys) : Il existe un paramètre à mettre en place : ENOEDGS. Le rattachement automatiquement de poste n est effectivement pas possible. Il faudrait développer une gestion pour cela comme celle permettant le rattachement des segments GDGS. Voir avec le responsable produit Finances car ce sujet n entre pas dans le cadre de la présente commission. Demande de modification possible de tiers et ses adresses par rapport à une liste de tiers (Les Pages Jaunes). La transaction TMLT permet de modifier les associations Tiers/Etablissement GATE et éventuellement les tiers GTIE via une liste de tiers. L utilisation de liste de tiers pour modifier les adresses n existe pas. 2 STOCKS Problème des arrondis entre ESTI (édition des stocks) et le montant injecté en comptabilité EMLT (Edition des écritures et des mouvements) (SALM).

12 Mr Albert indique qu il s agit d un problème spécifique et qu il faut contacter le support pour correction. Correction en cours 3 ACHATS Libellé des articles dans Si un libellé d article est modifié dans l un des mnémoniques GATA ou GATS ou GAAE, il n est pas repris dans les autres mnémoniques. Le libellé devrait toujours partir du GAAE pour tous les articles et être repris automatiquement dans GATA et GATS (SALM) et GRAF. Il faudrait qu il existe un paramètre permettant ce type de modification. Le paramètre AUTART occurrence MAJINT permet de répercuter le libellé réduit et/ou complet de l article dans GART vers les mnémoniques GAAE, GATA, GATV, GATS. Qualiac considère que seul GART gérant l article de référence doit être source des libellés. Certains clients ont le problème que la désactivation (activation) des articles dans GART ne se répercute pas dans GATA. Il s agit d un paramètre à activer, Qualiac nous indiquera lequel. Effectivement, il n y a pas de paramètre qui permette de désactiver/activer automatiquement un article dans GATA lorsque l action a été effectué dans GART. Mais cette demande d évolution ne concerne pas cette commission et doit être communiqué à la commission Achats. 4 VENTES Flux de ventes : demande de droits par étapes personnalisables pour un utilisateur (Les Pages Jaunes). Il est possible d interdire un mnémonique d une étape pour certains utilisateurs en mettant en place la sécurité de Qualiac Fondation, mais il n est pas possible d outrepassé une étape l enchainement dynamique dont l enchainement dépend du paramétrage effectué pour la classe de commande de vente. TLSC, Constitution des listes de commandes de vente : demande d ajout de critères de sélection sur les tiers (Les Pages Jaunes).

13 La sélection sur les adresses de tiers existe déjà pour l ajout sur la sélection les tiers une demande d évolution est à proposer au responsable produit de Qualiac Ventes.