DEPLOIEMENT DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE HOSPITALIERE DANS LES ES

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1 DEPLOIEMENT DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE HOSPITALIERE DANS LES ES Présentation du plan national et du kit de déploiement 17 juin 2013 Ministère du travail, de l emploi et de la santé DGOS «Efficience des Etablissements de santé publics et privés»

2 SOMMAIRE 1. Objectifs et principes directeurs du déploiement 2. Plan national de déploiement 3. Planning de déploiement prévisionnel 4. Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement 5. Dispositif de formation proposé 6. Dispositif de reporting 2

3 Ambitions et enjeux du déploiement Amener les ES à franchir un seuil qualitatif important dans la mise en œuvre de la CAH Donner des leviers d action pour accélérer le redressement financier des ES Promouvoir le dialogue de gestion sur des bases fiables et partagées 3

4 Le nouveau socle de la CAH : le TAC Le Tableau Analytique Commun (TAC) norme l affectation des comptes du Plan Comptable Simplifié (PCS) sur chacune des sections d analyse (SA) ; Il constitue un nouveau socle commun pour l ensemble des ES ; Il peut servir de base à la production des principaux outils de la CAH, dont notamment le RTC : Légende: Base de données Livrable intermédiaire Livrable : outil La production du TAC sur la base des données 2012 constitue donc l objectif premier 4 du PND de la CAH en 2013 Direction générale de l offre de soins - DGOS

5 Mode opératoire proposé 1/2 Créer une dynamique territoriale dans une logique de responsabilisation des acteurs: tutorat des ES les moins avancés par des ES «experts» Accompagner la montée en compétences 1. en instaurant une gouvernance et des supports technique de niveau 1 et 2 Encadrement des ES moins avancés Promotion et valorisation du rôle du contrôleur de gestion au sein de l établissement 2. en s appuyant sur une base technique fournie par le kit de déploiement (Harmonisation des pratiques, construction du TAC, fiabilisation des RTC...) Valoriser le rôle et la fonction du contrôleur de gestion au sein des ES 5

6 Mode opératoire proposé 2/2 2 catégories d ES à identifier : les ES «experts» pouvant être tuteurs des ES nécessitant un appui. Objectifs Echéance Pour les ES tuteurs référents Encadrement des ES moins avancés Promotion et valorisation du rôle du contrôleur de gestion au sein de l établissement 2013 Pour les autres ES Montée en compétences en comptabilité analytique: harmonisation des pratiques comptables, construction et fiabilisation du TAC et du RTC Cible principale : ES 20 et 70 M, plus largement ES MCO, SSR & PSY

7 SOMMAIRE 1. Objectifs et principes directeurs du déploiement 2. Plan national de déploiement 3. Planning de déploiement prévisionnel 4. Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement 5. Dispositif de formation proposé 6. Dispositif de reporting 7

8 Les acteurs, les rôles Acteurs National Pilotage et suivi national DGOS Contributions à la conception du plan et du kit de déploiement Assistance à la conduite de projet auprès des chargés de projet des ARS et des Bureaux des CTR Equipe projet ANAP Formation-action pour l aide à la production du TAC Support technique de niveau 2 Cercle Performance ANAP Pilotage et suivi régional Animation du réseau des contrôleurs de gestion des ES ARS Soutien financier au déploiement Support de Niveau 2bis (questions techniques RTC pour les ARS uniquement) ATIH Gestion des marchés ES Local Support de Niveau 1 (hotline et suivi sur site) Appui opérationnel sur site Experts, Référents hospitaliers Prestataires 8

9 Détails des rôles et des acteurs Acteur Domaine Rôle DGOS Pilotage et suivi national Propose un calendrier et un mode opératoire / Définit les axes de communication nationale / Fournit le kit de déploiement / Assure le pilotage et le suivi national ANAP Contributions à la conception du plan et du kit de déploiement Assistance à la conduite de projet Formation-action pour l aide à la production du TAC avec l outil TIC (ARSIF) Fournit avec la DGOS le kit de déploiement Appui aux chargés de projet des ARS dans le diagnostic, la définition du plan de déploiement régional, et la constitution des CTR Appui aux Bureaux des CTR dans l animation du réseau et la conduite du projet Conception et gestion du dispositif de reporting Proposition de sessions de formation-action sur la base de l outil TIC et sur le modèle expérimenté par l ARSIF à destination des chargés de projet des ARS et des ES Référents Cercle Performance ANAP Support technique de niveau 2 Réponses aux questions méthodologiques posées par les Bureaux de CTR via un Forum dédié Recueil des bonnes pratiques identifiées par les Bureaux Publication des guides et outils métier ATIH Support à distance N 2 Assure un support technique sur les RTC, en lien uniquement avec les ARS ARS Référents experts hospitaliers ES Pilotage et suivi régional Animation du réseau des contrôleurs de gestion des ES Support de Niveau 1 Gestion des marchés Pilotage local Donne l impulsion en région / Décline en région les modalités du déploiement: Contractualise avec les ES ( CPOM ) Lance le plan de déploiement en région: présentation du dispositif d appui Suit et évalue les actions du plan Anime le bureau du Comité Régional composé des référents et des experts Anime le Comité Régional : retours d informations et échanges avec l ensemble des ES Compose le bureau du Comité Régional, anime et organise les retours d information aux ES participants au Comité Régional Assure un rôle de tutorat pour les ES en difficulté ( sur base contractualisée) Peut utiliser le cahier des charges type pour passer un marché avec un prestataire Effectue un reporting avec l aide de l ES référent et à défaut du bureau (cf. fiche de suivi) Prestataire Appui opérationnel sur site aux ES (formations-actions) Réalise un appui opérationnel sur site pour les ES en difficulté 9

10 Vision globale du dispositif de déploiement DGOS Pilote le déploiement en lien avec les ARS Aide à concevoir le plan et à construire le kit de déploiement ATIH ARS ARS ARS Appuie les chargés de projet des ARS et les Bureaux des CTR dans la conduite du projet ANAP Fournit un support technique sur les RTC ES référent «expert» Aide méthodologique aux ES sur la CAH participe à l animation du bureau Identifie et anime le réseau des référents en région ES référent «expert» Participe à l animation du Comité Régional via son Bureau Forme les chargés de projet des ARS et les ES référents à l outil TIC ES Appuyé ES Appuyé Fournit un appui opérationnel sur site si nécessaire Prestataires 10

11 Objectifs Qu est-ce Le que Cercle Cercle Performance Performance CAH - Contrôle CDG de Gestion et Comptabilité Analytique? Créer et structurer une communauté «métier» en comptabilité analytique et en contrôle de gestion à l hôpital Favoriser le partage et la diffusion des connaissances, des outils et des bonnes pratiques Contribuer à l harmonisation des méthodes et des pratiques tout en valorisant la richesse et à la créativité des expériences de chacun Promouvoir et accompagner des démarches expérimentales Mode de fonctionnement Composition Cercle lancé début 2012 : 1 ère rencontre le 12 avril 2012 Rencontres trimestrielles depuis Déroulé des rencontres : - Matin : retours d expériences - Après-midi : Travail en ateliers En sus des rencontres : groupes de travail sur les axes identifiés Après 1 an de fonctionnement : Une soixantaine de contrôleurs de gestion d ES de taille et de statuts différents (CHU, CH, ESPIC, en MCO, PSY et SSR) Une dizaine de contrôleurs de gestion travaillant dans des cellules performance d ARS et contribuant activement à nos travaux Axes de travail identifiés Outil d Auto-diagnostic du Contrôle Interne Comptable Actualisation du guide méthodologique «Nouvelle Gouvernance et comptabilité analytique par pôle» par un Guide des Outils du contrôle de gestion à l hôpital Mémento pratique d aide au remplissage du RTC Guide de bonnes pratiques du Dialogue de Gestion à l hôpital 11

12 Rôle du Cercle dans le déploiement Support de niveau 2 via un Forum Forum Réponse Modérateur Recherche les expertises idoines Cercle Performance CDG - CAH Experts thématiques Equipe ANAP /cercles 1 identifiant et mot de passe par Bureau Réponse visible par tous les membres des Bureaux? Bureau Bureau Bureau Comité Technique Régional Comité Technique Régional Comité Technique Régional Région 1 Région Région 26 12

13 Rôle du Cercle dans le déploiement Recueil des REX et intégration dans les guides et outils Retour d expérience Cercle Performance CDG - CAH Guides Outils Dépôt sur le Sharepoint ANAP REX Equipe ANAP COPUB ANAP Diffusion grand public via site internet ANAP! Bureau Bureau Bureau Comité Technique Régional Comité Technique Régional Comité Technique Régional Région 1 Région Région 26 13

14 SOMMAIRE 1. Objectifs et principes directeurs du déploiement 2. Plan national de déploiement 3. Planning de déploiement prévisionnel 4. Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement 5. Dispositif de formation proposé 6. Dispositif de reporting 14

15 Le planning de déploiement sur 12 mois Déploiement de la démarche mars -juin Communication: consultation FHF, validation CNP et publication instruction + mail DGOS (référents ARS) 2013 LANCEMENT juillet - septembre Constitution des Comités Régionaux d analyse & contrôle de gestion et des Bureaux 2014 octobre - décembre janvier - mars PILOTAGE régional Animation des réseaux: CRAC et bureaux Actions DGOS-ANAP Actions ARS Actions DGOS- ANAP Instruction PND Publication instruction PND Présentation démarche au niveau national Identification référents ARS Journée nationale de lancement le 10 avril 2013 Déploiement de la démarche en région Constitution des CRAC et des bureaux comité de suivi national réunion de suivi national comité :évaluation nationale réunion de suivi national Actions ARS Actions ANAP Journées Appui et lancement assistanc inter e des région référents puis des bureaux Formation des formateurs Appui et assistance des Bureaux Appui méthodologi que via le cercle performance Déploiement de la démarche en région: animation du réseau Appui et assistance des Bureaux Appui Appui et Appui méthodologi assistance méthodologique que via le des Bureaux performance cercle performance Bilan de la mise en œuvre 15

16 RAPPEL DES ETAPES CLES Les étapes clé du déploiement en région Régions Nomination d un chargé de mission régional ARS Lancement Régional Diagnostic régional : identification ES référents et à accompagner Constitution du CTR Validation du Plan d action Régional Etablissements Formation TIC et production du TAC Accompagnement par ES référent : diagnostic, Plan d actions et suivi

17 ETATS DES LIEUX NATIONAL Etat des lieux national du déploiement Avancement Chargé de projet ARS désigné Diagnostic régional Lancement régional Constitution du CTR ou groupe projet Validation du Plan d'actions régional Formation des formateurs sur TIC Déploiement de la formation TIC en région % fait 100% 38% 35% 31% 31% 96% 58% % en cours 0% 54% 58% 62% 19% 0% 27% % à venir 0% 8% 8% 8% 50% 4% 15% NB: Les objectifs du déploiement sont: Un plan d action régional pour le 31 décembre % des ES produisant un TAC fiable pour % des ES produisant un TAC fiable pour 2015

18 SOMMAIRE 1. Objectifs et principes directeurs du déploiement 2. Plan national de déploiement 3. Planning de déploiement prévisionnel 4. Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement 5. Dispositif de formation proposé 6. Dispositif de reporting 18

19 Le Kit de déploiement 2 catégories d outils sont prévus dans le kit de déploiement Outils de «conduite de projet» Outils techniques Outil d évaluation de la maturité des ES sur la base des retours de l OCAH Fiche de suivi et outil de reporting Contrat type : entre ARS et ES référent entre ARS ES accompagné Cahier des charges type proposés aux ES souhaitant bénéficier d une formation-action sur site Kit de lancement en ARS : Schéma de la démarche de lancement Questionnaire de recensement des besoins d accompagnement des ES Support type de lancement Trame de diagnostic et plan d actions pour un établissement Le guide de la comptabilité analytique hospitalière Fiches techniques sur les grandes étapes de production des outils de la CAH issues du Guide de la CAH Outil d aide à la production du TAC et du RTC (Outil TIC : ARSIF) Outil d aide à la production du TAC et de la comptabilité analytique interne (Outil DGOS) Guides d utilisation des outils Excel

20 1. Les outils de conduite de projet Outils d évaluation de la maturité des ES (1/2) Déjà existant : le questionnaire OCAH Au moment du lancement de la démarche en région : permet d évaluer la maturité des ES en comptabilité analytique et en contrôle de gestion En fonction de ce niveau de maturité, peuvent être identifiés: - Les ES experts - Les ES à appuyer En fin de déploiement : permet d évaluer le développement de la CAH au niveau d une région et au niveau national Campagne d actualisation du questionnaire lancée en juin 2012 Disponible sur le site de l OCAH : Contact : o6@sante.gouv.fr

21 10, 0 8, 0 6, 0 4, 0 2, 0 0, 0 1. Les outils de conduite de projet Outils d évaluation de la maturité des ES (2/2) Un outil d autodiagnostic mis à disposition : reprise sous format Excel Score max Scoring Score sur 10 du questionnaire OCAH Niveau de maturité de C.H. Axe 1 Moyens disponibles 20 8,5 4,3 Axe 2 Outils (inclut vision SIH) 22 6,8 3,1 Axe 3 Découpage analytique 10 4,4 4,4 5 axes d analyse ont été déterminés Les réponses Utilisation des aux résultats questions de la CAH permettent d estimer globalement le niveau Axe ,0 de maturité (CREF, CPOM ) de l ES Axe 5 Dialogue de gestion 33 8,2 2,5 Niveau de maturité de C.H. Saint-Jacques Moyens disponibles Dialogue de gestion Outils (inclut vision SIH) Utilisation des résultats de la CAH (CREF, CPOM ) Découpage analytique Exemple de restitution

22 1. Les outils de conduite de projet La fiche de suivi Au moment du lancement : permet de faire un état des lieux de départ Tout au long du déploiement : permet de suivre la progression de l ES appuyé En fin de déploiement : permet de mesurer l atteinte des objectifs contractualisés La fiche contient 2 volets : Reporting qualitatif Reporting quantitatif I. Découpage analytique: le fichier commun de structure ou FICOM i. Le découpage de l'établissement permet d'articuler de manière cohérente UM, UF, SA et Pôles Non i.1 Aucune UF commune à plusieurs SA Oui i.2 Aucune UM commune à plusieurs SA En cours i.3 Le fichier structure en SA respecte les règles de l'arbre analytique harmonisé ii. Mise en place de procédures de fiabilisation/modification/ actualisation du FICOM ii.1 ii.2 ii.3 ii.4 Toutes les UF possedent un périmetre clairement identifié; limitation des UF "fourre tout" Le ficom est unique Le fichier structure de chaque applicatif est alimenté à partir du FICOM Le FICOM est largement diffusé et commenté aux utilisateurs iv. v. vi. Mise en place d'une équipe chargée de l'administration du FICOM Le fichier commun de structure ou FICOM est intégré dans le cœur du SIH Le fichier commun de structure ou FICOM est fiable vii. Via un court questionnaire FICHE DE SUIVI DE L'IMPLEMENTATION DE LA C.A.H. Un suivi extra-comptable des activités spécifiques et subsidiaires et de leur utilisation non directement identifiables dans le FICOM est réalisé en routine Si "Non" ou "En cours" indiquer date de fin prévue Fiche de suivi en format Excel

23 Les contrats types : 1. Les outils de conduite de projet Des Contrats de Type 1 entre l ARS et les Etablissements Référents, qui auront pour buts de : o Formaliser le rôle du Référent o Identifier les Etablissements qu il aura à accompagner o Garantir le financement de son temps de travail (pourcentage à définir avec l ES Référent) et sa disponibilité pour assumer son rôle sur ce temps Des Contrats de Type 2 entre l ARS et les Etablissements appuyés, qui auront pour buts de : o Définir des objectifs en matière de production d états analytiques à une échéance donnée (1 an) o Amener l Etablissement à s organiser en mode projet et à s inscrire dans le schéma régional de déploiement o Lui accorder, quand c est possible, un soutien financier pour rémunérer, à la réalisation de ses objectifs, des prestataires

24 Le Cahier des charges type : un accompagnement en 4 phases, sur 12 mois, financé par AC ou sur fonds propres : Notification (N) 1 jour/h 3 jours/h 10 jours/h 1 jour/h Appropriation, Lancement et Cadrage 1. Les outils de conduite de projet Note de cadrage Elaboration du Plan d Actions Plan d action Appui à la mise en œuvre et transfert de compétences Etats analytiques Evaluation et capitalisation Bilan et rapport 115 jours 11 mois 110 mois 115 jours

25 1. Les outils de conduite de projet La trame de diagnostic et de plan d actions pour un ES (1/2) Descriptif Objectifs Trame sous format ppt. Fournir un cadre et des indications méthodologiques pour conduire et restituer un diagnostic et un plan d actions à l échelle d un ES

26 1. Les outils de conduite de projet La trame de diagnostic et de plan d actions pour un ES (2/2) Descriptif Objectifs Trame sous format ppt. Fournir un cadre et des indications méthodologiques pour conduire et restituer un diagnostic et un plan d actions à l échelle d un ES

27 2. Les outils techniques Objectifs des outils techniques Outils techniques Objectifs Le guide de la comptabilité analytique hospitalière Définir le cadre analytique commun qui permet l articulation des trois méthodes principales Fournir des leviers d action pour un pilotage stratégique et opérationnel plus efficient de l établissement Promouvoir l utilisation d outils en interne, notamment au sein des pôles pour développer le dialogue de gestion Donner davantage de lisibilité et de cohérence aux outils de la comptabilité analytique hospitalière, en harmonisant les méthodes, Fiches techniques sur les grandes étapes de production des outils de la CAH Outil Excel de production du TAC Eclairer certains points techniques du guide CAH Illustrer les étapes importantes Proposer une méthodologie de construction du TAC Faciliter la production du TAC en routine Outil Excel de production de comptes de résultats par Pôle Guide d utilisation de ces 2 outils Excel Proposer une méthode de construction semi-automatisée des comptes de résultats par Pôle Objectiver les bases pour l animation du dialogue de gestion dans les ES Clarifier la logique et les règles de gestion des maquettes Excel Faciliter la prise en main par l utilisateur

28 2. Les outils techniques Les Fiches techniques Le kit Outils techniques Choix des outils Découpage Analytique Plan Comptable Simplifié Affectations Analytiques Passage du TAC au RTC Un classeur de 15 de fiches techniques Préambule 1.Intérêts et fondements de la CAH 1.Bonnes pratiques de structuration d'un FICOM 2.Exemple de découpage analytique cohérent 3.Modèle de suivi dédié aux activités spécifiques 4.L intégration dans le SIH 1.Guide d'enregistrement des variations de stocks 2.Traitements relatifs aux personnels 3.Le traitement spécifique du crédit-bail 1.Tableau synthétique des affectations analytiques 2.Rappel sur quelques notions comptables fondamentales 3.Rappel sur les notions de charges non incorporables et produits non déductibles 4.Traitements spécifiques relatifs aux activités subsidiaires et aux charges des CDR annexes 5.Exemple de TAC 6.Affectation des charges du personnel 7.Choix des Unités d œuvre A venir par l ATIH 1 Fiche = 1 recto-verso + exemple(s) Plan type 1. Problématique 2. Quels intérêts pour vous? 3. Solution pour démarrer 4. Points de vigilance 5. Pour aller plus loin 6. Fiches connexes 7. Exemple / Illustration

29 2. Les outils techniques Les Fiches techniques La structure (1/2) Outils techniques 1 Page de garde 2 Contenu Exposé de la problématique Identification des intérêts pour l établissement à mettre en place ces conseils Eléments pour démarrer (càd pour les ES qui ne disposent pas d un ERP, qui ont peu de ressources etc.)

30 2. Les outils techniques Les Fiches techniques La structure (2/2) Outils techniques 3 Compléments 4 Annexes Points de vigilance : ce qu il ne faut pas manquer Exemple et illustrations de la fiche Eléments pour aller plus loin que la solution «pour démarrer» décrite précédemment «Aller plus loin» au sens : plus de qualité/technicité, plus de finesse, plus de robustesse etc. Références aux fiches connexes à lire car la CAH est un processus d ensemble

31 2. Les outils techniques Outils Excel et leur guide Outils techniques 1 Les outils 2 Le guide Page de garde Outil Excel semi-automatisé : les cases jaunes sont à remplir par l ES puis l utilisateur doit lancer des macros successivement pour valider chacune des étapes de production du TAC et compte d exploitation Contenu explicatif avec des illustrations pour rentrer pas à pas dans l outil SOMMAIRE 1.1. Déployer les outils de la CAH dans les établissements 1.2. Limites du modèle 2.1. Rappel de la définition du TAC 2.2. Les données nécessaires à la construction du TAC Données établissement Données nationales 2.3. Les étapes différentes de la constitution du TAC Création de la Balance Comptable Analytique Création de la Balance Comptable Retraitée Création du TAC 3.1. Rappel de la définition des Comptes d exploitations par pôle 3.2. Les données nécessaires à la construction des COMPTEX 3.3. La création des COMPTEX Création de la BCE Les clés de répartition 3.4. Les COMPTEX

32 SOMMAIRE 1. Objectifs et principes directeurs du déploiement 2. Plan national de déploiement 3. Planning de déploiement prévisionnel 4. Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement 5. Dispositif de formation proposé 6. Dispositif de reporting 32

33 Dispositif de formation proposé Objectifs de la formation : o Accompagner les ES dans la mise en place des prérequis du TAC o Articuler autant que possible cet accompagnement avec la campagne du RTC o Permettre aux référents de se positionner vis-à-vis des ES qu ils appuient

34 Dispositif de formation proposé 1 er principe retenu : une «formation-action» sur la base d un outil Outil retenu : TIC Tableau d Introduction à la Comptabilité Analytique Conçu et testé par l ARS Île-de-France Amène l utilisateur à vérifier l ensemble des prérequis de manière très pédagogique Permet de produire à la fois le TAC et le Tableau des Charges Directes Nettes du RTC

35 Dispositif de formation proposé Architecture fonctionnelle de TIC Balance Comptable Contrôles de cohérence BCA Avec comptes du PCS BCA normalisée Lien UF / SA TAC et RTC Arbre analytique Application des règles de gestion des guides TAC Tableau des CDN du RTC

36 Dispositif de formation proposé 2 nd principe retenu : former des formateurs (i.e. : les Chefs de projet d ARS et les ES Référents) Sessions nationales (ANAP) 10 ateliers de 10 personnes Ouvertes aux Chefs de projet d ARS et ES Référents I N S C R I P T I O N S Formateurs formés! S E S S I O N S 26 avril mai juin juin 2013 C A M P A G N E Sessions régionales Réplication et / ou adaptation des formations en régions R T C

37 SOMMAIRE 1. Objectifs et principes directeurs du déploiement 2. Plan national de déploiement 3. Planning de déploiement prévisionnel 4. Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement 5. Dispositif de formation proposé 6. Dispositif de reporting 37

38 Le dispositif de reporting prévu Structuration du reporting Reporting trimestriel 3 échelons : o Etablissement de santé (Chef et équipe projet établissement) o Régional (Chargé de projet ARS et Bureau du Comité Technique Régional) o National (ANAP / DGOS) Consolidation : o Au niveau régional o Au niveau national Outil ANAP de reporting en ligne : en cours de paramétrage pour un premier reporting en décembre 2013 avec les ARS ayant constitué et communiqué leur annuaire des ES accompagnés

39 Le dispositif de reporting prévu Déroulé type d une phase de reporting Relance et validation Relance et consolidation J-10 J du reporting ES par les ARS J + 10 du reporting ARS par l ANAP J + 20 Rappel ES Jalon reporting ES Jalon reporting ARS Jalon reporting ANAP Jour 10 du mois de reporting Fiche avancement ES Jour 20 du mois de reporting Fiche avancement ARS Jour 30 du mois de reporting Fiche avancement national

40 Le dispositif de reporting prévu Les indicateurs suivis : 1. Pourcentage d établissements accompagnés ayant réalisé leur Tableau Analytique Commun 2. Nombre de contrôleurs de gestion référents au sein du bureau : La cible est d 1 référent pour 5 établissements accompagnés 3. Nombre et qualification des personnes accompagnées : taille et composition des équipes projets dans les établissements accompagnés

41 Le dispositif de reporting prévu Le suivi du pourcentage d avancement des établissements accompagnés Avancement FICOM 11,5% 88,5% PCS 50,0% 50,0% Affectations analytiques 32,1% 67,9% Construction des outils 50,0% 50,0%