Fiche n 10 : Statistiques et rapports avec Excel

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1 PlanningPME Planifiez en toute simplicité Fiche n 10 : Statistiques et rapports avec Excel I. Description... 2 II. Les statistiques depuis le menu Outils -> Statistiques... 2 III. Zoom sur la charge de travail... 7 IV. Les tableaux croisés dynamiques d Excel... 8 V. Editer des statistiques sur les données supplémentaires créées VI. Créez des modèles et mettez à jour vos rapports sur Excel Fiche n

2 I. Description Avec PlanningPME, vous avez accès à plusieurs types de rapports: - Les statistiques prédéfinis dans le logiciel: statistiques au jour, à la semaine ou au mois des heures ou jours effectués par vos ressources (Chapitre II) - Les rapports avec les tableaux croisés dynamiques d Excel: il est possible d envoyer toutes les données contenues dans PlanningPME vers Excel et d en sortir toutes sortes de rapports. (Chapitres III) II. Les statistiques depuis le menu Outils -> Statistiques Depuis PlanningPME, allez dans le menu «Outils» -> «Statistiques» La fenêtre des «Statistiques» s ouvre : Fiche n

3 1- Type : Choisissez si vous souhaitez effectuer des statistiques sur le travail effectué (Tâche) ou bien sur le nombre d heures non travaillées (Indisponibilité) 2- Statistiques : Faîtes des statistiques sur vos ressources, sur vos tâches ou sur vos clients 3- Unité : Choisissez de faire apparaître les informations en nombre d heures ou en nombre de jours. 4- Dates : Indiquez la date de début et de fin pour vos statistiques 5- Filtre : Il s agit du filtre par services. Faîtes des statistiques sur toutes vos ressources ou sur un service en particulier. 6- Colonne Choisissez si vous voulez que vos statistiques soient affichées par jour, semaine ou par mois 7- Bouton «Statistiques» : Les informations entrées dans les points 1 à 6 apparaissent sur l écran: Fiche n

4 Les résultats! 8- Bouton «Copier» : Copiez les statistiques obtenues et collez-les dans une base de données comme par exemple Excel afin de les sauvegarder: Fiche n

5 9- Bouton «Exporter» : Vous avez la possibilité d exporter vos statistiques vers des pages HTML! 10- Bouton «Imprimer» : Imprimez les statistiques pour en garder une trace. Exemple : Dans l exemple ci-dessous, nous avons affiché le taux d utilisation des voitures A, B et C en nombre d heures et pour chaque jour de la semaine du 20 au 24/09/2004. Fiche n

6 Parmi les résultats, on constate que la voiture A a été utilisée les 8, 9 et 12 août et pour une durée totale de 16h. Elle revient à un coût de 480 Euros pour cette semaine. Petit point sur la charge de travail : Elle est calculée en fonction du profil horaire de la ressource. Pour définir un profil horaire, voir fiche n 1 : Gestion des ressources Autre exemple : Dans l exemple ci-dessous, nous avons affiché le nombre d heures travaillées par semaine pour chaque employé de l équipe des techniciens. Le nombre total d heures ainsi que la charge de travail par personne sont calculés. Si vous avez besoin de faire d autres types de statistiques, vous allez pouvoir utiliser les tableaux croisés dynamiques d Excel. Fiche n

7 III. Zoom sur la charge de travail III.1. Comment la charge de travail est-elle calculée?? La charge de travail est en fonction du profil horaire défini pour chaque ressource depuis sa fiche dans l onglet Plages horaires». Donc, cette ressource sera charge à 100% si elle travaille 39h par semaine. III.2. Charge de travail: visualisez rapidement le taux de charge Depuis le menu Outils -> Options -> Utilisateur, activer l option Alerte si la charge de travail est supérieur 100%. Cette fonctionnalité est spécifique pour chaque utilisateur Fiche n

8 Par la suite, sur le planning, vous aurez l icône ressource sera supérieur à 100% sur la période que vous affichez. quand le taux de charge de votre Regardez la vidéo: IV. Les tableaux croisés dynamiques d Excel Les tableaux croisés permettent de synthétiser des données en regroupant des résultats sous forme de tableaux en fonction de différents critères. Les tableaux croisés dynamiques sont des outils d'analyse très performants. Ils permettent de comparer et de calculer par des simples clics toute sorte d'éléments. Vous allez pouvoir faire toutes sortes de rapports sur les données contenues dans votre planning. De plus, une fois vos modèles de rapports créés (Rapports sur les ressources, sur les clients, sur les jours de congés ), il sera possible de les mettre à jour simplement en changeant uniquement les dates. Depuis PlanningPME, allez dans le menu Outils -> Tableaux croisés dynamiques Fiche n

9 Le tableau ci-dessous apparaît : 1- Créer un nouveau rapport ou partir d un rapport existant 2- Entrez les dates de début et de fin de la période à analyser 3- Case Service : Cette case est à cocher lorsqu une ressource appartient à plusieurs services et que vous établissez des statistiques par service. 4- Graphique: Cochez cette case pour obtenir un graphique issu du rapport 5- Données: Ce sont toutes les données sur lesquelles vous pouvez faire des analyses 6- A analyser : Quelle donnée souhaitez vous analyser? des heures, des jours 7- Lignes : Quelles informations doivent apparaître dans les lignes de votre tableau? 8- Colonnes : Quelles informations doivent apparaître dans les colonnes de votre tableau? 9- Filtres : Vous permettent de filtrer les résultats sur un champ Fiche n

10 Nous allons étudier divers exemples de statistiques : - 1 er exemple: Les heures occupées par ressource - 2 nd exemple: Les absences par ressources - 3 ème exemple: Le nombre d heures travaillées par personne, par tâche et par jour - 4 ème exemple: Le nombre d heures travaillées par client - 5 ème exemple: Editer des statistiques à partir des données supplémentaires créées III.1. Premier exemple: Les heures travaillées par ressource Paramétrage Résultats Fiche n

11 Vous allez ensuite pouvoir jouer avec les filtres pour ajouter des critères. 1- Pour cela, il vous suffit de glisser déposer le champ sur lequel vous souhaitez faire vos statistiques : Depuis la liste des champs disponibles, sélectionnez le champs qui vous intéresse puis glissez-le en haut à gauche de votre écran. Exemples de résultats : 2- Heures travaillées pour chaque employé de l équipe technique 3- Heures travaillées chez la société D pour chaque employé Fiche n

12 III.2. Deuxième exemple: Les absences par ressources 1- Paramétrage 2- Ces premiers résultats apparaissent. 3- Il y a une manipulation à faire pour obtenir les bons résultats Faites défiler le menu déroulant pour faire apparaître la fenêtre de gauche ci-dessous et la paramétrer de cette façon. 4- Résultats Fiche n

13 III.3. Troisième exemple: Nombre d heures travaillées par ressource, par tâche et par jour 1- Paramétrage 2- Ces premiers résultats apparaissent. 3- Vous obtenez ainsi un rapport complet sur les tâches effectuées par vos ressources sur une période donnée. Fiche n

14 III.4. Quatrième exemple: Nombre d heures travaillées par client 1- Paramétrage 2- Résultats 3- Il est possible de filtrer le rapport pour ne faire apparaître que les clients souhaités ou seulement certains services V. Editer des statistiques sur les données supplémentaires créées Pour que les données supplémentaires soient disponibles dans les données des tableaux croisés dynamiques, vous devez au préalable les sélectionner depuis le menu Données -> Description > Tableaux croisés dynamiques. (Voir fiche n 2 pour avoir plus d informations sur la description de la tâche). Fiche n

15 Sélectionnez les champs que vous souhaitez analyser dans Excel. NB: Les champs qui apparaissent dans les tableaux croisés dynamiques sont ceux que vous avez créés dans la champ NOM lors de la creation du champ supplémentaire: Fiche n

16 Fiche n

17 VI. Créez des modèles et mettez à jour vos rapports sur Excel Une fonction puissante de PlanningPME est la possibilité de faire des rapports via Excel et de les mettre à jour facilement. Toutes les données concernant vos ressources, clients, projets, tâches, indisponibilités peuvent être exportées vers Excel afin d'avoir des rapports précis. Savez-vous que vous pouvez sauvegarder jusqu'à 10 modèles dans PlanningPME? En effet, une fois que vos différents modèle de rapports sont créés, vous devrez juste les mettre à jour en changeant les dates uniquement. VI.1. Comment enregistrer les modèles de rapport? Enregistrez les en cliquant sur la flèche ici: Le fichier doit être de formet xls. VI.2. Comment mettre à jour vos rapports? Après avoir défini le type de rapport que vous souhaitez obtenir, vous allez maintenant pouvoir mettre à jour vos rapports régulièrement en sélectionnant les dates. Sélectionner «Rapport existant». Puis sélectionner quel modèle vous souhaitez utiliser dans le menu déroulant. Fiche n

18 Ensuite, sélectionner les dates de début et de fin pour vos rapports. Cliquez sur «OK» : votre rapport s ouvre en reprenant le modèle utilisé. Il ne vous reste qu à donner un nom à votre document et à le sauver. NB : Les modèles utilisés sont sauvegardés au fur et à mesure. Regardez notre vidéo pour mettre à jour vos rapports: VI.3. Comment supprimer vos modèles? Allez dans la base de registre au niveau de HKEY CURRENT USER -> SOFTWARE -> TARGET SKILLS -> PLANNINGPME -> CDlgCube Ainsi, en jouant avec les différentes données exportées dans les tableaux croisés dynamiques d Excel, vous avez accès à toutes sortes d analyses. Fiche n

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