Convocations ministérielles et convocations du rectorat de Grenoble Déplacements temporaires

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1 Convocations ministérielles et convocations du rectorat de Grenoble Déplacements temporaires

2 Sommaire 1-Prestations agence Mise à jour de la fiche profil Commander une prestation agence en mode online 2-Pas de prestations agence Création d un ordre de mission de régularisation au retour de la mission

3 ORGANISATION DU DEPLACEMENT POUR L AGENT 2- PAS de prestations agence Le missionné ne commande pas de prestation agence et avance les frais pour payer le trajet. 1-Prestations agence Le déplacement est pris en charge par l administration à l appui de la convocation. Les prestations sont payées par une carte logée : American express dans le cadre d un marché national. Remboursement du missionné par l administration après la mission sur présentation des pièces justificatives et de la convocation* Réservation des prestations via le portail de réservation en ligne à partir de Chorus-DT mode ONLINE A l appui de la convocation transmise par mail* Pas d intervention de l agence de voyages Saisie d un OM de régularisation des informations dans Chorus DT Pré remplissage de l OM avec les données de la réservation *pour les convocations ministérielles : *pour les convocations du rectorat : Toutes les pièces justificatives après les missions sont à retourner à : Rectorat de Grenoble-DBF 32 7 place Bir-Hakeim CS Grenoble cedex 1

4 COMM ANDE DES BILLETS MODE ONLINE 4

5 SE CONNECTER SUR LA FICHE PROFIL FICHE PROFIL 5

6 SELECTIONNER PREFERENCES VOYAGEURS PREFERENCES VOYAGEUR Date de naissance 6

7 DANS L ONGLET PREFERENCES train Exemple : place isolée - e-billet noter par exemple coupon fréquence-carte grand voyageurcarte famille nombreuse Indiquer les références des abonnements de l utilisateur. CLIQUER - SUR ENREGISTRER - ENSUITE SUR MENU 7

8 CLIQUER SUR ORDRE DE MISSION ORDRE DE MISSION 8

9 CREATION D UNE COMMANDE DE RESERVATION DES BILLETS DE TRAIN CLIQUER SUR L ICONE TRAIN 9

10 SELECTIONNER ALLER OU ALLER RETOUR SELECTION 10

11 REMPLIR LES CHAMPS : lieu de départ et d arrivée (exemple Grenoble Paris) Dates de départ et d arrivée Heures souhaitées approximatives PARIS LANCER LA RECHERCHE 11

12 PAGE PLATEAU FRAM AFFAIRES RESERVATION CLIQUER SUR option de recherche 12

13 PLATEAU FRAM AFFAIRES préférences Choix des trains directs ou correspondance A TITRE DEROGATOIRE EN PREMIERE CLASSE A sélectionner si besoin trajet retour différent A remplir si vous avez des abonnements et avantages 13

14 PLATEAU FRAM AFFAIRES vous propose des horaires et trains SELECTIONNER UNIQUEMENT VOYAGE PRO 14

15 voyage à titre dérogatoire 1ere classe RAPPEL : LA LISTE DES PERSONNES QUI VOYAGENT EN CLASSE A est visée par Mr Le secrétaire général de l académie de Grenoble Sélectionner «dérogation politique de voyage» CONFIRMER LA SELECTION 15

16 PREPARER SON VOYAGE Un message d alerte pour valider la réservation. Ce délai est aléatoire en fonction des jours et des lignes de train Champs obligatoires n tel=0033-et votre n tel sans le 0 du 1 er chiffre + date de naissance Un message d alerte vous avise de la date limite de validation de l OM. Au delà de cette limite, l OM et la pré-réservation seront annulées. Attention, il faut tenir compte des jours ouvrés pour la validation de la réservation par le gestionnaire. 16

17 PREPARER SON VOYAGE (suite) La différence entre le billet électronique et le e-billet : Le billet électronique est à retirer en borne à partir d une référence dossier SNCF Le e-billet est à imprimer à partir de votre boite courriel. il est proposé uniquement pour les grandes lignes. E-BILLET À privilégier pour les grandes lignes Billet électronique pour les convocations sur Lyon par exemple Plus de souplesse avec un BILLET OPEN au niveau des horaires Mode de paiement par l administration AMERICAN EXPRESS SOCIETÉ IMPORTANT Noter Pas d assurance Mentionner billet OPEN UNIQUEMENT hors grandes lignes noter les courriels des gestionnaires pour une copie des billets 17

18 Validation de la commande Cliquer sur terminer la réservation 18

19 Transfert de la réservation sur Chorus-DT RAPPEL un message d alerte CLIQUER SUR transférer la réservation OUVERTURE AUTOMATIQUE DE L OM Chorus DT Chorus-DT Un mail de confirmation de votre commande vous est envoyé automatiquement 19

20 OM CLASSIQUE EST CREE AUTOMATIQUEMENT ATTENTION : sans convocation le gestionnaire ne validera pas votre réservation Tant que l OM n est pas validé par le gestionnaire, la réservation est modifiable DANS L ONGLET PRESTATIONS OM CLASSIQUE - Remplir l onglet général (en fonction de la convocation) 02141FC0202 Rien à saisir ici. Ce champ se remplit automatiquement des que vous enregistrez 20

21 OM CLASSIQUE EST CREE AUTOMATIQUEMENT ATTENTION : sans convocation le gestionnaire ne validera pas votre réservation Tant que l OM n est pas validé par le gestionnaire, la réservation est modifiable DANS L ONGLET PRESTATIONS Cliquer dans l onglet SAISIE DES ETAPES générer les étapes Cliquer SUR ENREGISTRER 21

22 OM CLASSIQUE EST CREE AUTOMATIQUEMENT vérifier la réservation avant de valider DANS L ONGLET PRESTATIONS L AGENT VOIT SA RESERVATION CLIQUER SUR VALIDER/MODIFIER Si vous souhaitez supprimer l om (encore possible à ce statut) Cliquer sur «supprimer» 22

23 TRANSMISSION de l OM classique Transmettre la validation en statut 2 : en attente de VH1 ATTENTION: sans la convocation, l OM ne sera pas validé Cliquer passer au statut 2 pour validation VH1 DESTINATAIRE votre valideur POUR UNE - convocation centrale : Me LIMANDRI-ODDOS Agnès - convocation du rectorat : Me LATHOUD Pascale 23

24 RAPPEL : E-billet : si l agent a reçu son e-billet et veut le modifier il doit téléphoner au 3635 Billet électronique : si l agent a reçu par mail son billet électronique avec sa référence pour aller le chercher en gare et qu il veut le modifier il doit téléphoner au 3635 Billet électronique : si l agent a déjà retiré son billet aux bornes ou au guichet et qu il veut le modifier il doit se rendre au guichet de la gare ou aux bornes Pour les billets OPEN (hors grandes lignes) il n est pas nécessaire de faire des modifications horaires : il y a une amplitude horaire et le billet est valable 7 jours Au retour de mission Toutes les pièces justificatives après les missions sont à retourner à : Rectorat de Grenoble-DBF 32 7 place Bir-Hakeim CS Grenoble cedex 1 24

25 CREATION D UN ORDRE DE MISSION DE REGULARISATION par l agent (Le missionné a pris lui-même ses billets sans passer par le online) 25

26 CREATION D OM DE REGULARISATION par l agent RETOUR DE MISSION L AGENT A PRIS EN CHARGE SES BILLETS 26

27 CREATION D OM DE REGULARISATION RETOUR DE MISSION L AGENT A PRIS EN CHARGE SES BILLETS CLIQUER SUR AUTRE CLIQUER SUR DOCUMENT VIERGE OU INITIALISATION 27

28 CREATION DE L OM DE REGULARISATION RAPPEL : AUCUN OM NE SERA VALIDE SANS LES PIECES JUSTIFICATIVES OM DE REGULARISATION CLASSIQUE Ce champ s inscrit automatiquement des que vous enregistrez Remplir : - l onglet général (en fonction de la convocation) 28

29 CREATION DE L OM DE REGULARISATION RAPPEL : AUCUN OM NE SERA VALIDE SANS LES PIECES JUSTIFICATIVES Cliquer dans l onglet SAISIE DES ETAPES générer les étapes Dans ONGLET FRAIS PREVISIONNELS vous pouvez ainsi créer des prestations remboursement de train métro divers Cliquer SUR ENREGISTRER Cliquer VALIDER/MODIFIER Si vous souhaitez supprimer l om (encore possible à ce statut) Cliquer sur «supprimer» 29

30 TRANSMISSION de la commande Transmettre la validation en statut 2 : en attente de VH1 ATTENTION: sans la convocation, et sans les pièces justificatives l OM ne sera pas validé Cliquer passer au statut 2 pour validation VH1 DESTINATAIRE votre valideur POUR UNE - convocation centrale : Me LIMANDRI-ODDOS Agnès - convocation du rectorat : Me LATHOUD Pascale 30

31 RAPPEL GENERAL Convocations ministérielles Convocations du rectorat Toutes les pièces justificatives après les missions sont à retourner à : Rectorat de Grenoble-DBF 32 7 place Bir-Hakeim CS Grenoble cedex 1

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