Règles pour les remboursements des dépenses de service. pour les personnes employées par l EERV

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1 Annexe IV à la CCT : Règles pour les remboursements des dépenses de service 1. Généralités 1.1. Champ d application pour les personnes employées par l EERV Les présentes règles pour les remboursements des dépenses de service s appliquent à l ensemble des personnes employées par l EERV, telles que définies par la convention collective de travail (CCT). Le présent document constitue l annexe IV de ladite CCT, conformément à son article 59. Ce dernier prévoit que : «les frais nécessaires à l accomplissement de l activité des personnes employées font l objet d une indemnité forfaitaire, dont les modalités, les montants et le paiement sont fixés dans l annexe IV» Définition de la notion de dépenses de service Sont réputées dépenses de service au sens du présent document les dépenses qu'engage une personne employée dans l intérêt de son employeur. Les personnes employées sont tenus de limiter autant que possible leurs frais en fonction du présent document. Les dépenses engagées sans nécessité professionnelle ne sont pas prises en charge par l EERV, mais par le personnel lui-même. Les principales dépenses de service professionnelles remboursées au personnel sont les suivantes : - téléphonie et informatique chiffre 2 ci-après - les frais de déplacements professionnels chiffre 3 ci-après - les frais de repas pris à l extérieur chiffre 4 ci-après - les frais d hébergement chiffre 5 ci-après - autres frais chiffre 6 ci-après 1.3. Principe du remboursement de frais Les frais sont en principe remboursés à concurrence de leur montant effectif par occasion de débours et sur présentation des justificatifs originaux. Les remboursements forfaitaires sont possibles dans les cas énumérés ci-après. 2. Téléphonie et informatique 2.1. Frais de téléphones: L EERV met à disposition de ses ministres une téléphonie d entreprise. L OCF et l ORH sont compétents pour décider des exceptions. Les personnes au bénéfice d une exception perçoivent un montant forfaitaire de 60.- CHF/mois pour un ETP à 100%. 1

2 2.2. Frais de connexion à Internet pour la téléphonie IP: L EERV verse à chaque ministre au bénéfice de la téléphonie IP un montant forfaitaire de 10.- CHF/mois à titre de participation à la connexion ADSL. Ce montant est fixe Frais d équipement, de logiciel et de consommables informatiques : Ils sont pris en charge respectivement par la paroisse, la région ou l OCF sur le plan cantonal, dans le cadre de leur budget, et sur la base des frais effectifs en tenant compte de la part privée. 3. Frais de déplacement Personnes soumises au forfait Pour leurs déplacements au service du lieu d Eglise (ou de la structure de coordination et de collaboration), les pasteurs, diacres et laïcs sont mis au bénéfice de forfaits calculés sur la base de leur équivalent plein temps et des caractéristiques, notamment géographique, du poste. Le forfait est versé au prorata du pourcentage d activité. Les frais de déplacements du collaborateur de son domicile jusqu à son lieu de travail, et qui peuvent être déduits conformément aux directives de l ACI, ne sont pas à la charge de l employeur et ne font pas partie des forfaits par poste. Les forfaits sont fixés par poste pour un taux à 100%. Le forfait maximum par poste est fixé à 450 CHF/mois. Le forfait précis pour chaque poste est établi d entente entre le Conseil synodal, le comité de l Association des pasteurs et diacres, le comité de l association des laïcs salariés et figure dans des tableaux récapitulatifs par catégorie de poste à disposition auprès de l ORH. L ORH est compétent pour adapter les forfaits, en fonction des situations particulières (nouveaux postes, changements de responsabilités validés dans le cahier des charges, etc) et dans le cadre des règles de base fixées dans les annexes Règles de base pour les forfaits de déplacement des postes cantonaux et des missions communes Les postes cantonaux (qu il s agisse de postes MICO ou de services ou d offices cantonaux) sont classés en 5 catégories qui sont au bénéfice de forfaits pour les déplacements. Les critères sont les suivants : a) Les postes qui n ont qu une couverture locale : 60 CHF par mois pour un 100% ; b) Les postes qui couvrent plusieurs établissements très proches (par exemple sur une région à petite distance) ou qui demandent de leurs détenteurs de couvrir occasionnellement tout le canton : 150 CHF par mois pour un 100% ; c) Les postes qui couvrent plusieurs établissements distants d environ 20 à 40 km ou qui demandent à leurs détenteurs de couvrir fréquemment le canton : 280 CHF par mois pour un 100% ; d) Les postes qui couvrent plusieurs établissements distants d environ 40 à 60 km : 380 CHF par mois pour un 100% ; e) Les postes cantonaux qui demandent à leurs détenteurs de couvrir régulièrement l entier du canton : 450 CHF par mois pour un 100%. Les frais forfaitaires couvrent aussi les déplacements pour les cultes des ministres cantonaux. 2

3 Les ministres cantonaux en fonction sur plusieurs sites veilleront à organiser leur travail et leurs déplacements de manière optimale. Ces forfaits sont identiques, que les postes soient occupés par un pasteur, un diacre ou un laïc. La tabelle des indemnités est une tabelle par poste et non par personne Règles de base pour les forfaits de déplacement des postes régionaux et paroissiaux Les montants sont notamment calculés sur les bases suivantes : a) Paroisses : distances entre les villages les plus distants et par régionale d une diagonale régionale ; b) Régions : diagonales régionales. Le maximum est fixé à 450 CHF par mois par poste (toujours pour un 100% EPT). Le minimum est fixé à 60 CHF par mois par poste ; ce qui correspond à un abonnement général de zone Mobilis + 10 CHF pour des déplacements irréguliers. 3.2 Personnes non soumises au forfait Les employés qui ne bénéficient pas de forfaits sont soumis aux dispositions suivantes : - Déplacements en train : Pour leurs déplacements professionnels en train, en Suisse ou à l'étranger, les personnes employées voyagent en 2ème classe. - Déplacements en tram et en bus : Les billets de tram ou de bus nécessaires à leurs déplacements professionnels seront mis à disposition des personnes employées. En cas de besoin, un billet régional spécial ou une carte de libre parcours sera fourni aux membres du personnel. Les détenteurs de ces titres de transport ne peuvent en général pas défalquer leurs frais de trajet de leur domicile à leur lieu de travail. - Déplacements en avion : Pour leurs déplacements professionnels en avion, tous les membres du personnel peuvent voyager en classe économique. Les miles, bonus, primes et autres avantages crédités par les compagnies aériennes au personnel à la suite de voyages d'affaires doivent être utilisés à des fins professionnelles. - Déplacements de service en véhicule privé / taxi : Les déplacements professionnels se font en principe en transports publics. Les frais d utilisation d un véhicule motorisé privé / d'un taxi pour un déplacement professionnel sont indemnisés uniquement si ce moyen de transport permet un gain de temps et/ou une économie substantiels ou qu'il n'existe aucune possibilité acceptable d'emprunter les transports publics. Seuls les frais de déplacement en transports publics sont indemnisés aux membres du personnel qui utilisent leur véhicule particulier/le taxi pour effectuer un trajet bien desservi par les transports publics. L indemnité kilométrique se monte à 0,70 CHF 3

4 4. Frais de repas pris à l extérieur Les personnes employées qui doivent effectuer un déplacement professionnel ou qui, pour d'autres motifs, sont obligés de prendre leurs repas hors de leur lieu de travail habituel, peuvent prétendre à l'indemnisation de leurs frais effectifs dans la limite des montants indicatifs énumérés ci-après. Petit déjeuner (en cas de départ avant 7h30 ou lorsque la nuit précédente a été passée à l hôtel et que le petit déjeuner n est pas compris dans le prix de l hôtel) 15.- CHF Dîner 35.- CHF Souper (si la nuit est passée à l hôtel ou que le retour a lieu après 19h30) 40.- CHF 5. Frais d hébergement 5.1. Frais d hôtel Pour l hébergement, on choisira en principe un hôtel de catégorie moyenne. Les frais d hôtel effectifs seront remboursés sur présentation de l original de la facture, déduction faite des éventuelles dépenses personnelles (par exemple, appels téléphoniques personnels) Hébergement chez des particuliers En cas d hébergement chez des particuliers, chez des amis par exemple, l achat d un présent pour l hôte sera indemnisé à raison des frais effectifs dans la limite d un forfait de 60.- CHF. 6. Autres frais 6.1. Frais de représentation Pour entretenir son réseau de relations, l EERV peut avoir intérêt à ce que les membres de sa direction invitent ces personnes. En principe, on fera preuve de retenue face à ce genre d'invitations; les frais ainsi engendrés devront toujours être proportionnels à l intérêt de l EERV. Le choix de l endroit dépendra de l importance des personnes invitées de même que des usages locaux. Les frais effectifs seront indemnisés Menues dépenses Les menues dépenses, telles que les frais de stationnement engagés en cours de déplacement, diverses fournitures de matériel, ne sont pas indemnisées. Ils sont déductibles forfaitairement du revenu selon tabelle des déductions de l ACI. 4

5 7. Dispositions administratives 7.1. Note de frais et signature Les notes de frais seront établies de manière précise et complète. Les notes de frais sont en principe établies après l occasion de débours, mais au moins une fois par mois. Elles doivent être présentées accompagnées des justificatifs correspondants respectivement au trésorier paroissial, au trésorier régional ou responsable cantonal pour signature, ce en fonction de l entité à laquelle la personne employée est rattachée. Les justificatifs joints aux notes de frais doivent être des documents originaux, tels des quittances, des reçus de facture ou de carte de crédit, des tickets de caisse, des justificatifs de frais de transports Remboursement des dépenses de service Les dépenses de service autorisées sont remboursées respectivement par le caissier paroissial, le caissier régional ou le comptable de l EERV, ce en fonction de l entité à laquelle la personne employée est rattachée. Ces dépenses doivent se faire dans le cadre des budgets du lieu d Eglise responsable. 8. Validité Le présent document remplace le texte de l annexe IV de la CCT du et la «Directive du Conseil synodal sur les défraiements du 8 janvier 2001». Il est agréé par l administration fiscale du canton de Vaud. Cet agrément dispense l EERV de déclarer les frais décomptés à raison de leur somme effective sur les certificats de salaire. Toute modification ou tout remplacement du présent document sera préalablement soumis à l administration fiscale du canton de Vaud pour agrément. Celle-ci sera également tenue informée de l annulation pure et simple de ces règles. 9. Entrée en vigueur Le présent document entre en vigueur le Adopté par le Conseil synodal, le comité de l Association des pasteurs et diacres, le comité de l association des laïcs salariés, le 30 novembre