CENTRE DE RESSOURCES. Mise en forme de documents (2) Université Paris 2 PEDAGOGIQUES. Université Panthéon Assas

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1 CENTRE DE RESSOURCES PEDAGOGIQUES Université Paris 2 Mise en frme de dcuments (2) Université Panthén Assas Centre de Ressurces Pédaggiques Écles dctrales

2 Mise en frme de dcuments : travaux pratiques (2) 3 Fusin de fichiers 5 Utilisatin du mdèle de thèse numérique 5 Numértatin hiérarchisée des styles 9 Créatin d'une table des matières pur les annexes 10 Statistiques 12 Impressin rect-vers du dcument numérique 13 Ntes et renvis 14 Légendes et table des illustratins 15 Mdèles 18 Publipstage 19 Étiquettes 20 Tableaux

3 Centre de Ressurces Pédaggiques Mise en frme de dcuments : travaux pratiques (2) Une thèse cntient des chapitres, suvent vlumineux. Il est suvent recmmandé de travailler ces chapitres dans des fichiers différents, afin de puvir les mdifier plus aisément. Mais cela nécessite d harmniser les styles utilisés dans les différents fichiers, avant de les réunir. Applicatin Ouvrir successivement les fichiers institutins.dcx, smmets.dcx, assemblee.dcx et cmptes-rendus.dcx avec Wrd, les faire analyser par le crrecteur rthgraphique, les crriger et les réenregistrer. On cnstate que dans les quatre fichiers, les paragraphes de même niveau snt mis en frme avec des styles de même nm (Nrmal, Titre 1, Titre 2 et Titre 3), mais dnt les caractéristiques (plice de caractères, taille, italique, suligné ) snt différentes. On suhaite les harmniser en utilisant les styles de institutins.dcx. On va dnc transférer des styles du dcument institutins.dcx vers les tris autres dcuments. Dans le dcument institutins.dcx, sélectinner l'nglet Dévelppeur grupe Mdèles icône Mdèle de dcument. Cliquer sur le butn -Organiser - La bîte de dialgue Organiser s'uvre. Dans la partie gauche, les caractéristiques du fichier institutins.dcx snt affichées. Dans la partie drite, les caractéristiques du fichier Nrmal.dt (mdèle de dcument de Wrd, prpsé par défaut) snt affichées. Cliquer, à drite, sur le butn -Fermer le fichier - pur fermer le fichier Nrmal.dt. Le butn Ouvrir un fichier remplace alrs le butn Fermer le fichier. Cliquer sur -Ouvrir le fichier

4 Préciser le dssier ù se truve le fichier devant recevir les styles et chisir, dans Type de fichier, l ptin Tus les fichiers pur vir la liste des fichiers cntenus dans le dssier surce. Sélectinner le fichier assemblee.dcx et cliquer sur le butn -Ouvrir-. La fenêtre Organiser se ruvre et permet de cpier des styles du dcument institutins vers le dcument assemblee. Sélectinner les quatre styles Nrmal, Titre 1, Titre 2 et Titre 3, puis cliquer sur le butn -Cpier ->- Rappel : Garder le butn CTRL enfncé pendant la sélectin permet les sélectins multiples d éléments nn adjacents. Cnfirmer le transfert en cliquant sur «Oui pur tut». Les styles snt alrs cpiés dans le fichier assemblee. Cliquer sur le butn -Fermer le fichier - Sans fermer la fenêtre de dialgue, cliquer à nuveau sur le butn -Ouvrir le fichier - pur effectuer les transferts vers les 2 autres fichiers smmets.dcx et cmptes-rendus.dcx

5 Centre de Ressurces Pédaggiques Nta : Le fichier recevant les styles peut être fermé pendant le transfert. Dans ce cas, un message prpse d'enregistrer les mdificatins apprtées. Cliquer dnc sur Oui pur que le dcument (ci-cntre assemblee.dcx) enregistre le changement de ses styles. Vérifier que les quatre fichiers nt bien la même présentatin, enregistrer chacun de ceux qui nt été mdifiés en étant restés uverts et les fermer. Fusin de fichiers Onglet Insertin grupe Texte icône Objet Texte d'un fichier permet de recnstituer un fichier à partir de fichiers cmpsés séparément. Les numérs de chapitres, de sus-chapitres, etc. snt autmatiquement mis à jur lrs de la fusin, ainsi que les numérs des ntes de bas de page. Applicatin Les quatre dcuments précédents prviennent du site Internet de l Assciatin Pur la Francphnie. Ils snt cnçus pur être lus dans l rdre suivant : institutins, smmets, assemblee, cmptes-rendus. Ouvrir le fichier institutins.dcx. Se placer à la fin de ce dcument et insérer successivement les dcuments smmets, assemblee et cmptes-rendus. Vérifier le suivi des numértatins des chapitres et des sus-chapitres, ainsi que la numértatin des ntes de bas de page. Par Butn Office Enregistrer sus, enregistrer le dcument sus le nm apf.dcx, puis en enregistrer une 2ème versin sus le nm apf2.dcx. Révisin : Dans ce fichier apf2, créer un nuveau style, appelé par exemple num, permettant de numérter les paragraphes. Appliquer ce nuveau style aux 1ers paragraphes du texte. Enregistrer le fichier ainsi mdifié et le fermer. Utilisatin du mdèle de thèse numérique Guide du dctrant : en relatin avec ses écles dctrales, chaque établissement diffuse auprès des dctrants les cnsignes à suivre pur la présentatin des thèses. Ces cnsignes peuvent prendre la frme de mdèles de dcuments u de feuilles de styles à respecter : page 5. A partir de la page Rédactin de la thèse du site de l'université : article/&rh=theses&rf=p2-theses-redac télécharger le mdèle Wrd à utiliser pur la thèse numérique, fichier nmmé styles_these-numerique_wrd.dc

6 Applicatin Ouvrir le fichier styles_these-numerique.dc cntenant les styles, le cnvertir et le réenregistrer au frmat.dcx sus le nm mathese.dcx. Parcurir le dcument pur décuvrir sa structure, sa mise en frme, ses styles. En prcédant cmme vu ci-avant, transférer tus les styles du fichier styles_these-numerique.dcx vers le fichier apf2.dcx. Nta : Si un message tel que ci-dessus apparaît, cliquer sur OK effacer le cntenu de la zne Mdèle de dcument et cntinuer en cliquant sur le butn Organiser pur prcéder au transfert. Enregistrer les mdificatins dans apf2.dcx, et uvrir le fichier pur vérifier que les styles nt bien changé. Remarquer en particulier que la numértatin autmatique des titres a disparu

7 Centre de Ressurces Pédaggiques Pendant que le fichier est uvert, transférer le style persnnel num créé précédemment vers le fichier mathese, pur ne pas perdre cette mise en frme, puis fermer apf2. Dans mathese.dcx, se psitinner au début de la partie 2, et insérer le fichier apf2.dcx : Le texte de apf2 est maintenant intégré au fichier mathese. Parcurir le texte, vérifier que les styles persnnels de l'ancien dcument, tels "num", snt bien cnservés et appliqués, faire les enchaînements et/u insérer des sauts de page chaque fis que nécessaire, en particulier lrsqu'un titre se truve en bas de page, cmme mntré ci-cntre. Se placer sur le smmaire (table des matières) placé au début du dcument (page 6), et le mettre à jur pur tenir cmpte du texte nuvellement inséré : Mettre à jur les champs Mettre à jur la table. Vérifier que tus les titres apparaissent bien, et que les numérs de pages snt bien des liens hypertextes

8 Nta : Si la ligne "Thèse de dctrat/mis année" apparait dans la table, c'est que le titre vertical situé sur la première page est en style "Titre 3". Lui réaffecter le style Nrmal pur qu'il n'apparaisse pas dans la table des matières, et le refrmater en Taille 14, gras, pur lui rendre sn aspect initial. Remettre à jur la table. Enregistrer le dcument ainsi augmenté, au frmat.dcx, puis au frmat.pdf, demandé pur remettre la thèse numérique. Dans Wrd 2007 Nta : Si l'ptin PDF n'apparait pas dans la liste des frmats d'enregistrement, le cmplément est téléchargeable à l'adresse ci-dessus : -

9 Centre de Ressurces Pédaggiques Dans Wrd 2010 Numértatin hiérarchisée des styles Les styles du mdèle de thèse numérique ne pssèdent pas de numértatin autmatique, de façn à laisser libre l'auteur de numérter ses titres en manuel s'il le suhaite. Applicatin Pur dter les styles des titres d'une numértatin hiérarchisée autmatique, prcéder cmme ci-après : Dans mathese.dcx, se placer sur l'un des Titres 1, par exemple sur Les institutins et les grandes étapes de la francphnie, situé page 9, et dans l'nglet Accueil, grupe Paragraphe, cliquer sur l'icône "Liste à plusieurs niveaux" du ruban. Chisir une liste qui s'applique aux titres dans la Biblithèque de listes et cliquer sur l'image déplyée de cette liste. S'applique aux titres - 9 -

10 Tus les titres se numértent autmatiquement. Désactiver la numértatin indésirable du titre Intrductin : pur enlever pnctuellement la numértatin d'un titre, sans mdifier le style crrespndant, n se place sur le titre cncerné et l'n retire sa numértatin en désactivant l'icône Numértatin du ruban : Vérifier que les titres snt cette fis bien numértés et hiérarchisés, et mettre à jur le smmaire. Sauvegarder ces dernières mdificatins. Créatin d'une table des matières pur les annexes Créer une deuxième table des matières dans un dcument nécessite de créer un style spécifique (u une famille de styles) pur les titres à prendre en cmpte dans cette table (vir ply 1, Créatin de styles persnnalisés et Prise en cmpte d'un style persnnalisé dans la table des matières). Le cas général d'applicatin est la créatin d'une table pur les annexes. Applicatin Ouvrir le fichier apf.dcx et se placer à la fin du dcument. Faire 1 saut de page, saisir le titre "Table des matières" et générer la table avec 3 niveaux de titres. Faire 2 sauts de page et en haut de chacune de ces pages nuvelles, saisir les titres ANNEXE 1 et ANNEXE 2. Créer un nuveau style "annexe" pur mettre en frme ces 2 titres. Insérer à nuveau une page avant les annexes, saisir un titre et insérer à la suite la table des matières des annexes, avec 1 niveau de titre et en ne prenant en cmpte que le style "annexe" dans les Optins. Attentin : ne pas ublier de déccher les autres styles

11 Centre de Ressurces Pédaggiques Lrsque le message ci-dessus s'affiche, si la 1ére table s'affiche en surligné : cliquer sur Nn. La nuvelle table se crée au pint d'insertin chisi. Applicatin à la table des annexes de la thèse numérique Reprendre le fichier mathese.dcx, se placer dans la table des matières des annexes et mettre à jur les numérs de page, pur tenir cmpte des pages insérées précédemment

12 Se placer sur la page "Annexe 2". Vérifier que ce titre est bien frmaté dans le style persnnalisé "annexe". Insérer un saut de page et créer une annexe 3. Se replacer dans la table des matières des annexes et mettre à jur "Tute la table" pur prendre en cmpte dans la table la 3è annexe. Si les messages ci-dessus apparaissent : cliquer sur -OK- et réinsérer la table, avec le seul style "annexe" dans les Optins. Statistiques L ptin Outils Statistiques permet de déterminer le nmbre de mts, de paragraphes et de lignes d une zne de texte sélectinnée u de l ensemble du fichier. Cette ptin permet de cntrôler que les résumés en français et en anglais de la thèse ne dépassent pas les 1700 caractères autrisés, espaces cmpris (vir guide du dctrant, page 9). Pur activer cette ptin : cliquer sur le butn Micrsft Office nglet Fichier, menu Optins (versin 2010). puis sur Optins Wrd (versin 2007), u

13 Centre de Ressurces Pédaggiques Cliquer sur Vérificatin dans le menu de gauche, et vérifier, sus Lrs de la crrectin grammaticale dans Wrd, que l'ptin Vérifier la grammaire et l'rthgraphe est sélectinnée. Activer la case à ccher Afficher les statistiques de lisibilité : Les statistiques snt alrs dispnibles dans la barre d'état et dans l'nglet Révisin, en cliquant sur l'icône ABC Applicatin Dans mathese, sélectinner le texte en italique cnstituant les premières lignes du chapitre 2. Déterminer le nmbre de mts (145) et de caractères de ce texte (1043, espaces cmpris). Dans la barre d'état : Dans l'nglet Révisin : Désélectinner ce texte et demander à nuveau les statistiques. On btient cette fis les statistiques relatives à l ensemble du fichier. En cchant «Inclure tutes les ntes dans le calcul», les chiffres snt immédiatement mis à jur. Impressin rect-vers du dcument numérique Dans les règles de Sutenance des thèses, indiquées sur le site de l'université à l'adresse : article/&rh=theses&rf=theses_soutenance, il est précisé : 3 semaines minimum avant la sutenance, vus devez dépser au service des thèses : 1 CD rm u une clé USB cntenant la thèse au frmat Wrd u Writer et respectant le mdèle de thèse Université Panthén-Assas 1 exemplaire de la thèse imprimé rect-vers 2 frmulaires d'enregistrement de thèse sutenue le résumé français/anglais de vtre thèse ainsi que les mts clés sur supprt papier

14 Le mdèle de thèse numérique est structuré cmme un dcument imprimable sur le seul rect des pages. Pur sn impressin rect-vers, il est recmmandé d'en enregistrer une cpie pur la versin imprimée, de façn à ne pas mdifier la versin numérique, puis de cnfigurer cette cpie pur sn impressin rect-vers. Applicatin Créer une cpie du fichier mathese.dcx, et la renmmer par exemple mathese-imprim.dcx. Ouvrir la bîte de dialgue Mise en page. Dans la liste dérulante Afficher plusieurs pages, chisir Pages en vis-à-vis pur que la marge de reliure sit alternativement à gauche (pages impaires) et à drite (pages paires). Dans la liste Appliquer à, chisir Tut le dcument. Les marges n'étant pas les mêmes sur les pages de cuverture et sur les autres pages du dcument, les valeurs des marges différentes s'effacent. Parcurir le dcument et insérer un saut de page chaque fis qu'un début chapitre se truve sur une page paire, au vers dnc. Prcéder de même pur tute partie qui se truve malencntreusement sur le vers d'une page. Attentin à la dernière page de cuverture qui, elle, dit se retruver sur une page paire. Mettre à jur ensuite l'index, puis le smmaire. Ntes et renvis Un renvi vers un autre pint du même dcument se fait dans l' nglet Insertin, grupe Liens, icône Renvi, qui uvre la bite de dialgue "Renvi". La liste Catégrie désigne le type d'élément vers lequel n suhaite créer un renvi. Renvis multiples vers une même nte - Applicatin Reprendre le fichier apf.dcx. Regarder la nte 2 page 2, et se placer après une nuvelle ccurrence du sigle AIPLF, page 8 par exemple. Insérer un renvi vers la nte 2 : dans la liste Catégrie, sélectinner "Nte de bas de page" et sélectinner la nte suhaitée, dans la liste Insérer un renvi à, chisir "Numér de nte de bas de page(frmaté)" cliquer sur le butn -Insérer-, puis -Fermer

15 Centre de Ressurces Pédaggiques Renvi de nte à nte - Applicatin Se placer dans la nte 5, et y faire un renvi vers la nte 3. Mise à jur des renvis La mise à jur des renvis n'est pas autmatique. Pur l'effectuer, sélectinner l'ensemble du texte, et cliquer sur la tuche F9. Pur la mise à jur des renvis situés à l'intérieur des ntes, faire afficher l'ensemble des ntes (vir Ply 1 1 ), les sélectinner et cliquer sur la tuche F9. Insérer une nuvelle nte au début du dcument : les numérs de ntes se mettent à jur, mais pas les numérs de renvi. Prcéder cmme indiqué ci-dessus pur effectuer la mise à jur, et vérifier aux 2 endrits cncernés qu'elle s'est bien effectuée. Remarque, : si le dcument cntient une u plusieurs tables de matières, la mise à jur de ces tables sera également prpsée par le lgiciel. Légendes et table des illustratins Applicatin Ouvrir le fichier picass.dcx. Y insérer les quatre images htel, sculpture, peche, pipe-verre qui crrespndent respectivement à l hôtel Salé, une sculpture, une cmpsitin «la pêche», une cmpsitin «pipe, verre et rhum» afin d abutir au résultat suivant. Les 2 premières images sernt placées face au texte en utilisant un tableau, les 2 suivantes habillées. 1 Rappel : Passer en mde d'affichage Bruilln par Affichage Bruilln. Aller dans l'nglet Références grupe Ntes de bas de page, et cliquer sur l'icône Afficher les ntes: une fenêtre s'uvre en bas d'écran, affichant les ntes

16 .

17 Centre de Ressurces Pédaggiques Sélectinner successivement chaque image et insérer une légende par Référence Insérer une légende. u à l'aide du menu cntextuel (clic drit). Une fenêtre de dialgue s'uvre, à cmpléter : L'image est placée dans un tableau, la légende s'écrit sans cadre L'image est placée dans le texte et habillée, la légende s'écrit dans un cadre

18 Sur la page suivante (effectuer un saut de page), créer autmatiquement la table des illustratins auxquelles nt été assciées des légendes par l'nglet Références grupe Insérer une table des illustratins. Remarque Dans un dcument cmplexe, la table des illustratins se place généralement juste après la table des matières. Mdèles Lrsqu n demande de créer un nuveau dcument par Fichier Nuveau, le lgiciel prpse de créer le dcument à partir d un mdèle téléchargeables sur le Web u stckés sur l rdinateur. Une fenêtre prpsant des mdèles de différents types, rangés dans des nglets Général, Pages Web, Méms, Lettres et télécpies, etc. Lrsqu n demande de créer un nuveau dcument par Nuveau, le lgiciel prpse de créer le dcument à partir de mdèles téléchargeables sur le Web u stckés sur l rdinateur. Le mdèle «Vierge et récent» crrespnd au fichier Nrmal.dt utilisé lrsqu n crée un nuveau dcument vierge. Il spécifie les caractéristiques par défaut de ce nuveau dcument (marges, styles Titre 1, Titre 2, Titre 3 prédéfinis). Un fichier mdèle (fichier.dt) peut être furni pur une publicatin dans une revue, des actes de cngrès, parfis pur des thèses. Si un fichier mdèle est furni, le dcument dit être élabré à partir de ce mdèle, sans le mdifier. Il est parfis pssible de récupérer un dcument ù les marges et styles snt déjà définis et n nt pas à être mdifiés. On appelle alrs ce dcument une feuille de style. Chisir alrs dans la liste Mdèles : Créer à partir d'un dcument existant Illustratin : Créer 2 nuveaux dcuments, l'un à partir du dcument feiah.dc, l'autre à partir de la feuille de styles furnie pur les thèses numériques

19 Centre de Ressurces Pédaggiques Publipstage L util «Publipstage et étiquettes» permet : d adresser autmatiquement un même dcument à une série de crrespndants, les crdnnées de chaque crrespndant étant intrduites dans le texte du dcument aux endrits suhaités de générer des pages d étiquettes, qui snt ensuite imprimées sur des feuilles d étiquettes autcllantes spécifiques. Applicatin Ouvrir pur prendre cnnaissance de sn cntenu le classeur INSCRITS.XLS, cmprtant une feuille récapitulant des inscrits à une frmatin. Les renseignements figurant dans ce classeur snt NOM, PRENOM, ADRESSE, CODE POSTAL, VILLE, TELEPHONE, , DIRECTEUR DE THESE. Fermer le classeur. Ouvrir le dcument attestatin.dc avec Wrd qui cmprte un schéma d attestatin à cmpléter par publipstage avec les renseignements individuels. Dans l'nglet Publipstage, uvrir Démarrer la fusin et le publipstage Assistant Fusin et publipstage. Dans la fenêtre drite apparaît la fenêtre de l assistant. A l étape 1, sélectinner Lettres et cliquer sur Suivante. A l étape 2, sélectinner Utiliser le dcument actuel et cliquer sur Suivante. A l étape 3, sélectinner Utilisatin d une liste existante, cliquer sur Parcurir, dans la bîte de dialgue, dans «type de fichiers», sélectinner Fichiers Excel (*.xls) et sélectinner le classeur INSCRITS.XLS. Valider. A l étape 4, rechercher dans la barre d utils de publipstage le butn «Insérer un champ de fusin» et l utiliser autant de fis que nécessaire pur insérer les champs de la manière ci-cntre : A l étape 5, vérifier l allure du premier résultat

20 A l étape 6, chisir «Mdifier les lettres individuelles» et cnfirmer la fusin pur tus les enregistrements de la feuille chisie dans le classeur. Le fichier Lettres1 btenu cmprte autant de pages qu il y a d inscrits. L enregistrer. Étiquettes Un util analgue à celui du publipstage permet de générer des pages d étiquettes, qui snt ensuite imprimées sur des feuilles d étiquettes autcllantes spécifiques. Différents frmats existent, crrespndant à une grande variété de tailles d étiquettes. Applicatin Dans Wrd, uvrir un nuveau dcument vierge. Dans l'nglet Publipstage, chisir directement Étiquettes dans le blc Créer, u uvrir cmme précédemment Démarrer la fusin et le publipstage Assistant Fusin et publipstage. A l étape 1, sélectinner Etiquettes et cliquer sur Suivante. A l étape 2, cliquer sur Optins d étiquette, chisir le frmat et cliquer sur Suivante. A l étape 3, sélectinner Utilisatin d une liste existante, cliquer sur Parcurir, dans la bîte de dialgue, dans «type de fichiers», sélectinner Fichiers Excel (*.xls) et sélectinner le classeur INSCRITS.XLS. Valider. A l étape 4, rechercher dans la barre d utils de publipstage le butn «Insérer un champ de fusin» et l utiliser autant de fis que nécessaire pur insérer les champs cmme ci-cntre : Cliquer ensuite sur le butn cmmandant la réplicatin des étiquettes. A l étape 5, vérifier l allure du premier résultat. A l étape 6, chisir «Mdifier les étiquettes individuelles» et cnfirmer la fusin pur tus les enregistrements de la feuille. La page d étiquettes est autmatiquement cmplétée par les crdnnées des différents inscrits et est prête à être imprimée

21 Centre de Ressurces Pédaggiques Tableaux Dans l'nglet Insertin grupe Tableaux, l'icône Tableau permet de créer des tableaux dnt n spécifie le nmbre de clnnes et le nmbre de lignes : L'ptin d'aperçu rapide de Wrd permet de vir le tableau s'insérer dans le dcument en même temps que l'n sélectinne les cases sn chix. La cmmande Insérer un tableau uvre la fenêtre de dialgue ci-cntre. À nter : La cmmande Feuille de calcul Excel (nglet Insertin, grupe Texte, cmmande Objet) uvre Excel et permet de créer sn tableau dans ce lgiciel. On peut alrs entrer du texte, des chiffres et des frmules dans les cellules, mettre en frme... On returne au dcument Wrd en cliquant à l'extérieur du tableau, ce dernier s'inscrivant dans le dcument tel que créé dans Excel Lrsqu'n se place à l'intérieur du tableau, l'nglet cntextuel Outils de tableau apparait, cntenant lui-même 2 nglets de cmmandes: Créatin et Dispsitin. L'nglet Créatin cntient les grupes Optins de style de tableau, Styles de tableau et Traçage de brdure

22 L'nglet Dispsitin cntient les grupes Tableau, Lignes et clnnes, Fusinner, Taille de la cellule, Alignement et Dnnées. Un clic drit sur la suris uvre le menu cntextuel du tableau. Prpriétés du tableau uvre la fenêtre de dialgue ci-dessus, héritée des versins antérieures de Wrd, et permettant également de cnfigurer le tableau. Applicatin Ouvrir le fichier page-titre_len.dcx. Transfrmer le dcument, en utilisant un tableau et l'util fusin de cellules, pur créer l'ensemble texte/image tel que ci-cntre. Le tableau de départ est un tableau 3 lignes, 3 clnnes. Les brdures du tableau snt enlevées à la fin de la mise frme. Enregistrer le dcument mdifié et le fermer

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