Intégration ERP Documentum

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1 the advantage is content Accélérer l'erp grâce à un contenu d'entreprise pertinent Intégration ERP Documentum Un livre blanc Documentum

2 Intégration ERP Documentum 2 Sommaire Libérer le contenu d'entreprise pour les applications ERP... 3 Les applications du monde réel... 5 La stratégie ERP de Documentum : des fonctionnalités étendues...6 Conclusions...10

3 Intégration ERP Documentum 3 A un âge d'information omniprésente et interconnectée, des silos de données menacent l'efficacité, la rentabilité et la compétitivité des entreprises. Ces silos sont issus d'applications développées afin de résoudre des besoins spécifiques ou pour gérer des types d'informations particuliers tels que des données client, des informations sur les employés ou la gestion intégrée de l'entreprise (ERP). Pour rester viable cependant, des applications telles que l'erp doivent s'intégrer à un système d'entreprise transparent - idéalement un système permettant d'accéder à un grand nombre de sources de données différentes à partir d'une même interface intuitive. La gestion de contenu joue un rôle majeur dans cette approche intégrée, autorisant l'accès simultané à de nombreuses formes de contenu pertinent afin d'aider les utilisateurs à réaliser leurs tâches quotidiennes plus rapidement et de façon plus efficace. Libérer le contenu d'entreprise pour les applications ERP La gestion intégrée de l'entreprise ou ERP correspond un vaste ensemble d'activités qui aident les constructeurs et d'autres types d'entreprise à gérer les zones clés de leur activité, dont la planification et le développement des produits, la gestion des stocks, l'achat de pièces, les comptes clients et fournisseurs, le suivi des commandes et le service client. Des applications majeures sont apparues, proposées par des éditeurs tels que SAP et PeopleSoft, pour supporter ces activités en fournissant une interface unique aux données ERP, souvent en employant différents modules pour les différents aspects de l'entreprise, afin d'aider l'utilisateur dans des domaines spécifiques tels que les finances ou l'ingénierie. Cependant, de plus en plus, les utilisateurs d'applications ERP ont besoin d'autres types de contenus stratégiques pour réaliser leur travail. Les tâches financières nécessitent des relevés et des factures client, les tâches logistiques des schémas des installations, les tâches de planification de la production exigent des schémas techniques et des listes de pièces. En intégrant ce type de contenu, les sociétés peuvent obtenir un retour maximum de leurs investissements ERP. Retour qui, dans certains cas, est indispensable. Aujourd'hui, avec Documentum 4i, les entreprises s'appuyant sur des applications ERP disposent d'un un outil puissant pour l'intégration et la gestion de leur contenu de gestion critique. Documentum offre le niveau de sécurité le plus élevé et la certitude d'une information systématiquement fiable, exacte et à jour, disponible dans toute l'entreprise. Parmi les fournisseurs de gestion de contenu d'entreprise ou ECM (Enterprise Content Management), Documentum est le seul à proposer une plate-forme riche en fonctionnalités, capable d'intégrer les applications ERP et d'assurer un accès transparent aux informations essentielles au succès de l'entreprise. ERP & ECM : gérer simultanément le contenu structuré et non-structuré Toute mise en œuvre ERP implique la création et la gestion de différents enregistrements ou objets de gestion. Selon l'application, ces enregistrements peuvent inclure des éléments tels que les comptes fournisseurs, les enregistrements de pièces et les enregistrements liés à la planification logistique. Ces enregistrements sont composés de données structurées, généralement saisies et accessibles au moyen de champs de formulaire. Mais celles-ci ne constituent qu'une partie du contenu nécessaire à la gestion intégrée de l'entreprise.

4 Intégration ERP Documentum 4 Données ERP structurées Plate-forme ERP Fonction de l'application ERP Intégration d'application Edit Manage Search Workflow Check In/ Check Out Browse Contenu non-structuré Développement Produit Interface ERP Link Search Publish Plate-forme Documentum 4i Fonctions Documentum Engineering Finance Intégration ERP Documentum L'intégration ERP de Documentum fonctionne en coulisses autorisant des recherches sophistiquées, la liaison du contenu aux données gérées par l'application ERP et l'accès à ce contenu via des portails d'entreprise, des intranets et des extranets interentreprises. Manufacturing Les estimations récentes des analystes indiquent que 85 % de l'information gérée est constituée de contenu nonstructuré, composé entre autre d'images numériques, de vidéo, de fax rendus numériquement, d' s et de fichiers texte. La combinaison de ces deux types d'informations - données structurées et contenu non-structuré - correspond aux informations stratégiques nécessaires pour des processus de gestion ERP efficaces. Généralement, les applications ERP ne sont pas adaptées à la gestion d'un contenu non-structuré ; elles ne disposent pas des robustes fonctions nécessaires à l'indexation, la recherche, le stockage et la sécurité d'énormes volumes d'informations, sous de multiples formats. Pour ces fonctions, les grandes sociétés investissent dans des applications de gestion de contenu telles que Documentum 4i. Leader mondial de l'ecm, Documentum gère toutes les formes de contenu et fournit de puissants services de gestion de contenu : gestion du workflow et du cycle de vie, contrôle de versions, pistes d'audit et sécurité configurable - fonctions qui peuvent assurer la précision et la fiabilité du contenu associé aux données stratégiques de l'entreprise. Grâce à Documentum 4i, les utilisateurs, dans toute l'entreprise, peuvent faire appel aux outils dont ils besoin pour créer et gérer du contenu. Ils disposent notamment d'intégrations avec les principaux outils de rédaction bureautiques tels que Microsoft Office, de services de bibliothèque pour protéger l'intégrité du contenu via des vérifications en entrée et en sortie, la sécurité configurable et une interface intuitive permettant d'accéder, dans toute l'entreprise, à un référentiel de contenu de puissance industrielle, via Microsoft Windows Explorer, des navigateurs Web et des portails d'entreprise. Plus important pour la gestion intégrée de l'entreprise, Documentum 4i apporte une solution complémentaire qui intervient en coulisses et s'intègre avec les principales applications ERP du marché, offrant une solution d'entreprise qui exploite le contenu pour en tirer un avantage maximum. Documentum 4i stocke automatiquement le contenu non-structuré (messages d' , fax, photos), permettant des recherches basées sur du texte et des attributs, la liaison du contenu aux données gérées par l'application ERP et l'accès des utilisateurs autorisés à ce contenu via des portails d'entreprise, des intranets et des extranets interentreprises. Documentum 4i permet aux utilisateurs non-techniciens de collecter, de stocker de façon sécurisée, de trouver, de lier et d'extraire facilement le contenu ne répondant pas aux définitions des données structurées.

5 Intégration ERP Documentum 5 Pour résumer, une intégration Documentum ERP met à la disposition des utilisateurs de l'entreprise toutes les informations dont ils ont besoin, leur permettant de réaliser leurs tâches quotidiennes plus rapidement et plus efficacement. Les applications du monde réel Publier le contenu pour accélérer le traitement des comptes client dans les applications financières Une grande société multinationale comptant plus de cinquante bureaux régionaux utilise une application financière ERP pour gérer ses comptes, générer la facturation client et traiter les factures des comptes clients. Les bureaux régionaux consolident les nouvelles informations de compte et les transmettent vers un groupe de comptabilisation central où les informations relatives aux clients et aux comptes sont saisies dans le système ERP. Ces informations sont ensuite utilisées pour gérer les comptes client et générer des relevés client mensuels et des résumés financiers pour examen par la direction. Du fait d'une croissance sans précédent de la société accompagnée par de nouvelles embauches de personnel, le traitement des comptes clients est de plus en plus sujet aux erreurs et de plus en plus long, aboutissant à un reporting inexact du chiffre d'affaires et à une collecte retardée des fonds. Les processus ont été améliorés en utilisant Documentum pour scanner automatiquement les factures dans un référentiel d'entreprise et les associer aux enregistrements clients. Mais la société a besoin d'une solution pour accélérer le traitement manuel consistant à remplir et à traiter les enregistrements client et à s'assurer que le personnel des comptes clients est maintenu informé des changements au niveau des procédures. Afin de promouvoir une plus grande efficacité et une plus grande précision, la direction a décidé d'associer aux applications financières du contenu publié : procédures d'exploitation standards, instructions et bulletins. Dans les modèles nouvellement conçus, les employés des comptes clients voient maintenant apparaître des instructions spécifiques à côté de chaque enregistrement client, ce qui est utile pour traiter les factures rapidement et de façon précise. Des bulletins apparaissent également en bas de l'écran, mettant en relief les changements récents effectués au niveau de la réglementation de l'entreprise et les éléments importants. Désormais, les sociétés dotées d'applications ERP peuvent exploiter Documentum 4i, puissant outil destiné à intégrer et à gérer leur contenu de gestion stratégique. Le nouveau modèle assure des économies d'échelle considérables, essentiellement liées à la réduction des erreurs de traitement. Ce nouveau modèle diminue en outre directement les créances clients et autorise une évaluation plus précise des retards de paiement du fait d'une comptabilisation plus rapide et plus précise. Améliorer la précision pour une gestion internationale des pièces détachées Une grande administration dispose de ressources de transport déployées dans le monde entier et se composant d'avions, de bateaux et de véhicules terrestres. Cette administration utilise deux instances géographiquement séparées d'un système ERP pour gérer les équipements et suivre les ressources et le stockage de leurs pièces détachées qui totalise plusieurs centaines de milliers d'articles. Documentum est également utilisé pour gérer de la documentation (manuels de réparation, descriptions détaillées des pièces et guides de dépannage) documentation qui atteint également plusieurs centaines de milliers d'éléments. Ces documents sont scannés et stockés dans un référentiel Documentum pour un accès simple, dans toute l'entreprise. Après un audit extrêmement précis, l'administration a découvert que, malgré la mise en place de processus de contrôle qualité pour la saisie des données, les enregistrements des équipements sont incomplets ou incorrects pour 5 à 10 % des pièces. Ces erreurs ont abouti à la commande de pièces incorrectes qui à leur tour ont entraîné des coûts considérables du fait de pertes de temps et de nouvelles commandes de pièces. Pour compliquer le tout, les employés en charge des pièces détachées accèdent au système ERP central à partir de systèmes différents, parfois obsolètes. Une analyse détaillée des traitements est en cours en vue d'automatiser au maximum la saisie des données, entre autres en utilisant la technologie OCR pour l'extraction des champs de données car les documents sont scannés dans Documentum. Des attributs très granulaires sont créés, permettant une classification détaillée et l'indexation des documents associés aux pièces.

6 Intégration ERP Documentum 6 Désormais, scanner un document relatif à une pièce détachée déclenche automatiquement un processus Documentum et la création d'un enregistrement MM (Material Management ou gestion des équipements) basé sur des attributs de pièces détaillés. Les révisions apportées aux enregistrements de pièces sont réalisées de façon similaire. Cette automatisation réduit les taux d'erreur de 2 à 3 %, réduisant d'autant le temps perdu provoqué par la commande de pièces incorrectes. Des liens sont également automatiquement créés entre les documents scannés et les enregistrements MM grâce aux processus Documentum. Aujourd'hui un responsable de pièces détachées peut accéder à un document scanné à partir de l'interface ERP, visualiser le document avec une application client légère telle qu'adobe Acrobat ou un navigateur Web. Les responsables utilisant des systèmes plus anciens obtiennent malgré tout des performances satisfaisantes sans installer un logiciel additionnel et sans maintenance informatique supplémentaire pour de nombreux ordinateurs géographiquement dispersés. Permettre l'ingénierie collaborative et l'infogérance Un producteur de pétrole et de gaz a décidé de centraliser la planification et la gestion de ses installations mondiales, incluant des schémas, des spécifications de conception et des listes de pièces. Actuellement, tous les documents de planification des installations sont créés et gérés dans les départements de conception régionaux, ce qui a abouti à des pratiques d'ingénierie non-standards et à une réutilisabilité limitée dans l'entreprise. Pour réaliser cet objectif, la société va déployer un système ERP basé sur un portail, avec un module de planification des installations afin de suivre et de gérer toutes les installations. La société utilisera en outre Documentum pour centraliser les processus d'ingénierie collaboratifs grâce à un référentiel consolidé pour tous les schémas, spécifications et conceptions, procédures d'exploitation standards, listes de pièces et informations associées. Le portail et le référentiel sont accessibles dans le monde entier, permettant aux ingénieurs de collaborer de façon plus efficace, de suivre les meilleures pratiques établies, de normaliser les processus et de réutiliser les documents de conception créés par des groupes situés sur d'autres sites. En ajoutant la gestion de contenu aux systèmes ERP, Documentum optimise les processus de la chaîne de données logistiques dans toute l'entreprise et fournit des informations plus complètes et plus précises au sein des processus de gestion et au-delà, assurant un retour sur investissement considérable. Dans la vue d'une application ERP, les ingénieurs peuvent exécuter les tâches suivantes : Visualiser et éditer les documents dans leur application native ; Vérifier le contenu et les fichiers du référentiel central en entrée et en sortie ; Rechercher l'information à partir d'attributs ou de motsclés intégrés au texte ; Participer aux workflows pour accélérer la production et assurer des approbations appropriées. La disponibilité de ces tâches est un résultat direct de l'intégration ERP Documentum. Elles sont activées grâce à la fonction de gestion de contenu intégrée de façon transparente au portail ERP. La stratégie ERP de Documentum : des fonctionnalités étendues La stratégie d'intégration ERP de Documentum offre une vaste gamme de fonctionnalités, dont l'accès à un contenu précis, fiable, stocké de façon sécurisée dans un référentiel d'entreprise. Une intégration ERP Documentum peut fournir à la planification logistique, aux finances et à d'autres départements l'accès aux informations de gestion clé tout en éliminant les efforts redondants et en réduisant le risque d'erreur provoqué par un contenu imprécis ou obsolète. Les utilisateurs de gestion de l'entreprise, même ceux des grandes sociétés internationales dotées d'organisations distribuées - peuvent travailler d'une manière efficace, collaborative et coordonnée, accédant à des informations authentifiées via une interface simple et familière.

7 Intégration ERP Documentum 7 La solution ERP de Documentum répond à ces objectifs majeurs : Publication simple du contenu à partir d'une application ERP ; Puissante fonction de recherche pour localiser l'information et y accéder ; Liaison instantanée pour associer du contenu Documentum à des enregistrements à l'intérieur d'une application ERP ; Archivage du contenu ERP pour protéger la sécurité des informations sensibles ; Accès aux services du référentiel central (vérification en entrée et en sortie et recherche en texte intégral, etc.) Accès, dans toute l'entreprise, à un référentiel et à une plate-forme de contenu sécurisé ouverte et leader sur le marché. Publier le contenu à l'intérieur de la structure ERP Des capacités de publication Web sont indispensables à la prise en charge de la nouvelle génération d'applications ERP, généralement mises en œuvre dans une structure Web. Avec ses intégrations à des applications ERP majeures et son support de la publication Web, Documentum 4i offre tous les outils et capacités nécessaires aux utilisateurs ERP devant créer et publier du contenu. Documentum 4i leur permet par exemple de stocker et d'archiver données résumées et documents souvent créés dans le cadre d'un processus de gestion ERP, gérant également l'accès à ces informations. Avec Documentum 4i les utilisateurs peuvent facilement créer et publier ce contenu au sein d'une structure ERP ou le transmettre vers des sites Web, des intranets et des portails d'entreprise. Données ERP structurées Intégration Application Manufacturing Applications ERP indique le flux du contenu Contenu non-structuré Entreprise Internationale Développement Produit Engineering Finance Les fonctions de gestion de contenu de Documentum opèrent de façon transparente à l'intérieur de l'application ERP, autorisant les utilisateurs à collecter, stocker de façon sécurisée, rechercher, lier et extraire des informations structurées et non-structurées via une interface unique et familière.

8 Intégration ERP Documentum 8 Voici d'autres exemples de contenu publié lié aux données ERP : Résumés financiers publiés sur un portail réservé au département financier ; Etat des stocks et disponibilité des produits, agrégé en temps réel, pour un catalogue de produits en ligne ; Notification de mises à jour en cas de modification des données ou du contenu ; Annonces départementales, dont mises à jour, procédures d'exploitation standards, annonces procédurales et modifications informatiques ; Communication des partenaires, capturées à partir d' , de fax ou de courrier standard et rendues disponibles pour toute l'entreprise. Localiser du contenu ERP et y accéder La capacité à localiser rapidement une information approuvée et pertinente est aujourd'hui une exigence majeure pour toutes les entreprises. Avec l'intégration ERP de Documentum, le département logistique et celui des finances peuvent exploiter de puissantes capacités de recherche allant bien au-delà de celles fournies par les outils de gestion de fichiers standards. Via une interface familière, les utilisateurs peuvent exécuter des requêtes complexes basées sur de multiples critères, utiliser des capacités de recherche en texte intégral pour localiser des mots ou des phrases spécifiques apparaissant à l'intérieur des documents ou cibler un contenu basé sur des attributs tels que des mots-clés, le nom de l'auteur, le type de fichier ou des commentaires. Les utilisateurs peuvent également examiner toutes les versions et interprétations du contenu, par exemple lorsqu'une vérification des modifications est requise. Une fois localisé, le contenu peut être visualisé, vérifié en sortie, édité, revérifié en entrée, transmis vers un processus de workflow collaboratif et lié à nouveau à des enregistrements fonctionnels. L'intégration étroite de Documentum avec des outils de rédaction tiers tels que Microsoft Office permet aux utilisateurs ERP de double-cliquer sur un fichier de contenu pour lancer immédiatement son visualiseur ou son éditeur natif. Associer le contenu d'entreprise aux données ERP La capacité à lier du contenu authentifié, non-structuré, aux données ERP accroît l'efficacité de l'utilisateur et réduit les risques d'erreur provoqués par un contenu inexact ou obsolète. Le même contenu peut être lié aux objets de gestion ERP dans une relation 'un vers un' ou 'plusieurs vers un', autorisant l'utilisateur ERP à attacher en toute confiance le contenu, quel que soit son format, à un nombre quelconque d'enregistrements. A titre d'exemple, un planificateur logistique qui reçoit un d'un partenaire peut l'attacher à un enregistrement de planning, l'enregistrant en même temps de façon sécurisée dans Documentum. D'autres types de contenus tels que des schémas techniques, des plans de projets et des listes de pièces peuvent également être stockés dans le référentiel Documentum et associés à un enregistrement ERP. Pour accroître encore davantage l'efficacité, Documentum autorise la création de processus basés sur des règles pour lier le contenu d'entreprise, déclencher des workflows et envoyer des notifications aux utilisateurs lorsqu'un contenu pertinent a été modifié. L'automatisation du processus de liaison permet de lier facilement de grands volumes de contenu scannés ou entrés à distance, par exemple des factures client, à des enregistrements ERP existants ou nouveaux, assurant une saisie de données et des processus de validation dépourvus d'erreurs. Archiver le contenu ERP stratégique Application basée sur des standards et conçue pour travailler avec différents systèmes d'exploitation et bases de données, la plate-forme Documentum 4i est idéale pour stocker et archiver le contenu et protéger la sécurité des informations sensibles. Utiliser Documentum comme principale application d'archivage permet d'alléger la charge du système ERP qui devient ainsi beaucoup plus efficace. Les utilisateurs peuvent également tirer parti de l'intégration aisée entre Documentum et des dispositifs de stockage de masse pour réduire l'utilisation de l'espace disque tout en permettant un accès rapide au contenu archivé.

9 Intégration ERP Documentum 9 Accéder aux services des référentiels centraux Outre la fourniture d'un contenu ciblé, personnalisé pour les utilisateurs de l'entreprise, une intégration avec Documentum assure l'accès à des fonctions de gestion de contenu telles que la vérification en entrée et en sortie, le contrôle d'accès et la sécurité, la gestion du cycle de vie, les annotations, le traitement du workflow, la classification et le repérage d'attributs et la rédaction collaborative. Un grand nombre de ces fonctions peuvent être intégrées en tant que service - composant discret, facilement intégré, lancé selon les besoins par les utilisateurs à partir de la structure ERP. Avec ce type de mise en œuvre, la gestion de contenu opère essentiellement en coulisses. La transparence est en fait son principal avantage : les utilisateurs rédigent, gèrent, publient et lient de façon intuitive un contenu et des données approuvés, authentifiés, sans compétences ni formation particulières. Exploiter une plate-forme ouverte sécurisée et évolutive Les principales fonctions de Documentum sont accessibles via une plate-forme de serveur offrant les caractéristiques suivantes : Prise en charge d'une grande variété de plates-formes de systèmes d'exploitation Unix et Windows ; Evolutivité et performances optimisées sur de multiples plates-formes et référentiels ; Conformité J2EE et capacités XML natives, de bout en bout ; Environnement de programmation serveur ouvert, mis en place pour les développeurs ; Accès sécurisé grâce à la prise en charge des certificats numériques, de SSL et du contrôle d'accès au niveau objet. Les avantages d'une intégration ERP Documentum Accès optimisé L'accès instantané à du contenu contrôlé permet aux utilisateurs ERP de visualiser les documents adaptés à leurs processus de gestion spécifiques ; des schémas techniques peuvent par exemple être modifiés et révisés pour l'enregistrement ERP d'un équipement particulier. Liaisons automatisées Les processus s'exécutant en tâche de fond utilisent des règles pour lier automatiquement le contenu à d'autres enregistrements ERP, augmentant l'efficacité tout en réduisant les erreurs provoquées par le traitement manuel. Capacités complémentaires Les processus de gestion de contenu complètent les processus ERP et ajoutent de nouvelles capacités telles que l'acheminement du contenu à travers un processus d'approbation géré par Documentum en parallèle avec d'autres processus ERP. Archivage sécurisé Des rapports résumés, des sorties imprimées et d'autres documents ERP peuvent être automatiquement archivés et répliqués vers Documentum pour un enregistrement sécurisé et évolutif. Fonctionnalité de recherche plus étendue Une navigation et une recherche plus complètes sont possibles via Documentum, ce qui peut autoriser des requêtes complètes basées sur des critères et des attributs multiples. Publication Web intégrée Le prise en charge par Documentum de la publication Web permet la publication automatisée des données et des documents ERP dans le cadre d'un site Web ou d'un portail destiné aux partenaires ou aux clients ou d'un intranet pour les employés. Coûts réduits La capacité pour tous les utilisateurs de l'entreprise- et non uniquement les utilisateurs ERP - à réutiliser le contenu, réduit les coûts liés à la création ou à la recréation de contenu. Retour sur investissements accru L'accès au contenu entre les différents départements de l'entreprise améliore la collaboration au niveau des données de la chaîne logistique A l'épreuve du futur Une intégration de premier ordre, basée sur des standards ouverts, exploite les investissements actuels et protège les futurs investissements.

10 Intégration ERP Documentum 10 Conclusions L'accès en temps réel à des informations précises accroît la rapidité et l'efficacité des utilisateurs, aboutissant à des processus de gestion optimisés. Grâce à l'exploitation d'un référentiel sophistiqué, spécifiquement conçu pour gérer le contenu, les utilisateurs ERP et non-erp disposent de capacités qui ne sont pas disponibles de façon native dans les applications ERP, par exemple l'accès dans toute l'entreprise à un contenu authentifié. Le retour sur investissements devient évident au niveau de la capacité de l'entreprise à optimiser les processus de la chaîne logistique, fournissant une information plus complète et plus précise au sein des processus de gestion et au-delà. Documentum accroît la compétitivité en optimisant les systèmes ERP grâce à une gestion des connaissances sans précédent au niveau de la chaîne logistique. Bâtis sur une plate-forme à l'échelle d'internet, supportant XML et basée sur des standards, les produits Documentum gèrent le contenu Web, apportent de la puissance aux portails, autorisent le commerce collaboratif et offrent une solution à la réglementation du contenu. Sans équivalent sur le marché, Documentum 4i peut gérer le contenu stratégique pour chaque processus e-business, s'intégrer aux applications d'entreprise majeures et gérer en toute confiance tous les types de contenus, y compris le contenu Web mondial, les documents d'entreprise XML et les ressources de média enrichi. Pour toutes ces raisons, Documentum reste inégalé parmi les fournisseurs de gestion de contenu. Documentum France 696, rue Yves Kermen Boulogne-Billancourt cedex - France Tél +33 (0) Fax +33 (0) info.france@documentum.com Web: Documentum est une marque déposée de Documentum, Inc. Toutes les autres marques citées sont déposées par leur fabriquant respectif. Documentum Copyright 2001, tous droits réservés.