ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL DE PROGRAMMATION POLITIQUE SCIENTIFIQUE DOSSIER D ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI 2009

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1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL DE PROGRAMMATION POLITIQUE SCIENTIFIQUE DOSSIER D ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI 2009 par Glenn MAES (Traduction assurée par la Politique scientifique fédérale ; revue et corrigée par Sébastien SOYEZ) Bruxelles 2010

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3 ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL DE PROGRAMMATION POLITIQUE SCIENTIFIQUE DOSSIER D ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI 2009 par Glenn MAES (Traduction assurée par la Politique scientifique fédérale ; revue et corrigée par Sébastien SOYEZ) Bruxelles 2010

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5 REMERCIEMENTS En premier lieu, je remercie vivement le Dr Karel Velle, Archiviste général du Royaume, et le Dr Rolande Depoortere, chef de travaux de la Section Surveillance, Avis de coordination de la Collecte et de la Sélection, pour m avoir confié cette mission, ainsi que le Dr Philippe Mettens, Président du Service public fédéral de Programmation politique scientifique, pour la confiance qu il place en moi et en les Archives de l État et pour m avoir accueilli dans son institution. Je souhaiterais en outre témoigner mes plus sincères remerciements à tous les collaborateurs du SPP Politique scientifique qui m ont aidé à collecter, classer et traiter les données. Je remercie particulièrement M. Serge Degeest, qui m a aidé à trouver mon chemin dans la structure parfois complexe de la Politique scientifique fédérale, et M. De Dobbeleer, qui m a guidé à plusieurs reprises dans les locaux d archives et a répondu à mes nombreuses questions. Enfin, je souhaite remercier tous les collègues des Archives de l État qui m ont soutenu dans la réalisation de la présente publication. Je pense en particulier à deux collègues, à savoir Sébastien Soyez et Geert Leloup. Un grand merci à chacun! Sans votre soutien et votre aide, cette publication n aurait jamais pu voir le jour. Il me reste encore à souligner l excellente collaboration de toutes les personnes impliquées. que j espère pouvoir poursuivre dans le futur. Glenn Maes. Janvier

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7 TABLE DES MATIÈRES REMERCIEMENTS...5 TABLE DES MATIERES...7 LISTE DE SOURCES, OUVRAGES ET SITES WEB...9 LISTE DES ABREVIATIONS...13 INTRODUCTION...15 Qu entend-on par tableau de tri?...15 Le contexte de la publication et l ordre de la réalisation...15 SERVICE PUBLIC DE PROGRAMMATION (SPP) POLITIQUE SCIENTIFIQUE...17 CADRE HISTORICO-INSTITUTIONNEL...19 Aperçu historique...19 Attributions et activités...22 Organisation et fonctionnement...34 ORGANIGRAMMES...39 FORMATION DES ARCHIVES ET GESTION DES ARCHIVES...45 Principes et terminologie de base de l archivistique...45 Analyse de la formation des archives...46 Présentation du concept de tri

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9 LISTE DE SOURCES, OUVRAGES ET SITES WEB SOURCES Coperscience, document du groupe de travail en vue de réformer la Politique scientifique fédérale à la lumière de la réforme Copernic. Avis de service du Président du SPP Politique scientifique du 4 août Rapport final du Commissaire du gouvernement en charge de la réforme des Établissements scientifiques de l État, Brochure d information MOSAICC (Micro-Organisms Sustainable Use and Access Regulation), 2 p. Rapport d inspection de Marc Therry, 5 novembre L organisation de la Politique scientifique en Belgique et la place qu occupent les SPPS dans cette structure, février La Politique scientifique fédérale dans le cadre de modernisation des administrations publiques, 15 mars Synoptische Tabel van de activiteiten van de DWTI, 07/01/2008. SOURCES PUBLIÉES Rapport d activité des Services des Affaires scientifiques, techniques et culturelles, 1997, 179 p. Moniteur belge, La Constitution belge, Chambre des Représentants, octobre DUMOULIN (J.), Heeft België nog een federaal wetenschapsbeleid nodig?, mars GRABERT (M.). COST-A flexible research networking tool, Bruxelles, Présentation mise à disposition via : (consulté le 27/07/2008). Brochure d information des Collections coordonnées belges de Micro-organismes : Autorité de dépôt internationale conformément aux dispositions du Traité de Budapest. Introduction on the Budapest Treaty, World Intellectual Property Organization, 3 p. Rapport annuel des Services des Affaires scientifiques, techniques et culturelles, Rapports de la commission nationale pour l étude des problèmes que posent à la Belgique et aux Territoires d Outre-mer les progrès des sciences et leurs répercussions économiques et sociales, Bruxelles, Ministères des Affaires culturelles, 1957, 484 p. 9

10 OUVRAGES BACKELJAUW (D.), EVENA (D.), e.a. Federaal Wetenschapsbeleid. Voorstelling van het Departement, Bruxelles, SPP Politique scientifique, s.d. COPPENS (H.), Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de Terminologie archivistique en usage aux Archives de l État en Belgique (1994) aangevuld met de lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit Archiefterminologie en met verwijzing naar Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland, Bruxelles, 2004, 229 p. DROSSENS (P.) en collaboration avec THERRY (M.), Beleidsdomein Wetenschap: Archiefbeheersplan Administratie, Wetenschap en Innovatie, Bruxelles, Archives générales du Royaume et Archives de l État dans les provinces, Tableaux de gestion et tableaux de tri, 10, 2004, 67 p. EYSKENS (G.) et SMITS (J.). Gaston Eyskens: de Memoires, Tielt, Lannoo, 1993, 1005 p. DEN TEULING (A.J.M.), Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, s Gravenshage, Stichting Archiefpublicaties, Guide de l administration fédérale. Tome I : Les ministères fédéraux. Bruxelles, Collège des Secrétaires généraux, 1995, 500 p. HONDEGHEM (A.) et DEPRE (R.), red., De Copernicushervorming in perspectief. Veranderingsmanagement in de federale overheid, Bruxelles, 2005, 447 p. LAUREYS (V.), Voor een geïntegreerde archivistiek. De bewaar- en vernietigingslijst, in : Bibliotheek-en archiefgids, 1993 (69), 2, p. 81. LELOUP (G.), Instellingsarchief van het archief van het Koninklijk Museum voor Midden- Afrika: archiefselectielijst, Bruxelles, 2006, 137 p. MAES (G.). Selectielijst van de Koninklijke Sterrenwacht van België, Bruxelles, Archives générales du Royaume et Archives de l État dans les provinces, 2008, 89 p. THERRY (M.), Koninklijke, ministeriële en andere Besluiten voorbereid door het Bestuur van het Hoger Onderwijs, Wetenschappen en letteren ( ) en het Bestuur van het Hoger Onderwijs en de Wetenschappen ( ), in het bijzonder door de afdeling Wetenschappen. (Ministerie van (Binnenlandse Zaken en) Openbaar onderwijs c.q. Ministerie van Wetenschappen en Kunsten), Bruxelles, VAN DER CRUYSSSEN (C.), Het ministerie van Onderwijs en Cultuur ( ; ) deel I: Organisatie, Bruxelles, 1995, 329 p. VAN DER CRUYSSSEN (C.), Het ministerie van Onderwijs en Cultuur ( ; ) deel III: Repertoria van de wetenschappelijke instellingen van de Staat, van de academies en van de domeinen van Gaasbeek en Mariemont, Bruxelles, 1996, 46 p. VAN HAEGEDOREN (G.) et SEUTIN (B.). De bevoegdheidsverdeling in het Federale België. Het wetenschappelijk onderzoek. Bruges, Die Keure, 144 p. 10

11 SITES WEB (consulté le 23/07/2008). (consulté le 01/07/2008). (consulté le 27/6/2007). (consulté le 24/07/2008). (consulté le 09/06/2008). (consulté le 09/06/2008). (consulté le 07/10/2008). (consulté le 02/07/2008). (consulté le 28/08/2008). (consulté le 04/06/2008). (consulté le 07/07/2008). (consulté le 17/06/08). (consulté le 27/06/2008). age=nl (consulté le 24/05/2008). (consulté le 08/05/2008). (consulté le 28/08/2008). (consulté le 04/06/2008). (consulté le 07/07/2008). (consulté le 28/08/2008). (consulté le 23/07/2008). (consulté le 04/06/2008). (consulté le 29/09/2008). 11

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13 LISTE DES ABRÉVIATIONS BELNET BCCM CCBM CFS CIMPS CIPS CIS CNDST CNPS COST DG DNS DIRD EMAS ERA ESA ESF EU EUI FEDESCO FedMAN IDA IM MB OCDE Réseau télématique belge Belgian Coordinated Collections of Micro-Organisms Collections coordonnées belges de micro-organismes Commission "Coopération fédérale" Conférence interministérielle de la Politique scientifique Commission interministérielle fédérale de la Politique scientifique Commission "Coopération internationale" Centre National de Documentation Scientifique et Technique Conseil National de la Politique scientifique European Cooperation in Scientific and Technical Research (Coopération européenne dans le domaine de la Recherche scientifique et technique) Direction générale Domain Name System Dépense Intérieure brute de Recherche et Développement expérimental ECO-Management and Audit Scheme European Research Area European Space Agency (Agence spatiale européenne) Etablissements scientifiques fédéraux Union européenne European University Institute Facilitates Energy Efficiency Federal Metropolitan Area Network Institution de dépôt internationale Instant Messaging Moniteur belge Organisation de Coopération et de Développement économiques 13

14 PAI R&D SGS SIST SNC SPPS SSTC STAT SPF SPP WIPO Pôle d Attraction Inter-universitaire Recherche & Développement Service de l'etat à gestion séparée Service d Information Scientifique et Technique Service national de Congrès Services de programmation de la Politique scientifique Services fédéraux des affaires scientifiques, techniques et culturelles Statistique (CFS/STAT) Service public fédéral Service public fédéral de Programmation World Intellectual Property Organization 14

15 INTRODUCTION QU ENTEND-ON PAR TABLEAU DE TRI? Selon la terminologie archivistique en vigueur, un tableau de tri est un tableau ordonné de manière systématique énumérant les séries d archives constituées par un ou plusieurs producteurs d archives, et mentionnant leur délai de conservation 1. Le tableau de tri est l instrument de base de la gestion des archives. Il fournit une vue d ensemble de toutes les séries d archives présentes, donc des archives qui, en raison de caractéristiques formelles et/ou de contenu, sont rassemblées 2 et forment une entité logique. Étant donné le fait que les collaborateurs de services distincts n ont pas toujours connaissance des archives qu ils produisent mutuellement, le tableau de tri est un instrument utile pour prévenir la constitution de doublons. Même si ce type de classement double peut s avérer d une grande utilité en tant que document de travail, la conservation définitive des doublons est inutile. Cette conservation multiple est également gourmande en espace (tant physique qu en espace disque), si bien qu elle engendre un surcoût inutile. Ce tableau de tri peut en outre servir de base pour un plan de classement, une liste de localisation (une liste indiquant où se trouvent physiquement les documents dans le local d archives) ou un accès aux archives. Enfin, le tableau de tri peut être utilisé pour gérer et améliorer le flux de documents et dans son prolongement le workflow. Au sein d une institution, les archives constituent en effet la documentation d un processus de travail, ce qui implique qu un document d archive doit être analysé dans son contexte de création. Si une mauvais politique d archivage est en place, les documents risquent rapidement de s entasser et former un amoncellement de papier et de fichiers informatiques sans la moindre utilité informative. Pire, ils peuvent même fournir alors de mauvaises informations. Il sera donc préférable dans certains cas de préférer n avoir aucune information qu une information déformée voire erronée, la plus utile restant bien entendu l information de bonne qualité. LE CONTEXTE DE LA PUBLICATION ET L ORDRE DE LA RÉALISATION Les visites rendues dans le cadre de la rédaction de ce tableau de tri ne sont pas les premières visites des Archives de l État à la Politique scientifique. Le premier tableau de tri pour les anciens Services de Programmation de la Politique scientifique a été établi en 1991 par notre collègue-archiviste Marc Therry. Les années suivantes, il a encore effectué diverses visites d inspection, notamment à la demande de l archiviste/gestionnaire de documents de l établissement. Partant de la correspondance conservée dans le Dossier central des Archives générales du Royaume, nous constatons que la dernière inspection de M. Therry date de À partir de 2000, dans la foulée de la réforme Copernic, son collègue Michel Oosterbosch a poursuivi les inspections. Celles-ci furent complétées par une formation organisée et assurée par les Archives de l État. Au terme de cette formation, il fut demandé à la Politique scientifique fédérale d établir elle-même un tableau de tri. Par manque de temps, ce travail en est cependant resté au stade de l ébauche. 1 COPPENS (H.), Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de Terminologie archivistique: usage aux Archives de l Etat en Belgique (1994) aangevuld met de lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit Archiefterminologie en met verwijzing naar Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland, Bruxelles, 2004, p Déf. n o 139 in : ibidem, p

16 L élaboration du présent tableau de tri a été opérée en différentes étapes. Après un premier contact entre les Archives générales du Royaume et le SPP Politique scientifique, une séance d information a été donnée, à laquelle ont assisté notamment des chefs de service et les personnes de contact désignées au préalable par les différents services. Ensuite, tous les services du SPP Politique scientifique ont été systématiquement visités entre fin février et juin Certains services qui présentaient une structure complexe ou produisaient un nombre élevé de séries d archives différentes qu il était parfois impossible d inspecter l ensemble du service en une seule journée. Plusieurs visites et missions furent donc nécessaires pour collecter les informations relatives à un seul service. Après chaque visite, un tableau de tri provisoire fut établi et envoyé à la personne de contact du service concerné, en demandant de contrôler et de commenter cette version en projet. Sur la base des commentaires reçus, les listes ont été adaptées : dans certains cas, une nouvelle version fut envoyée, qui pouvait à nouveau faire l objet de commentaires. Les informations tirées des entrevues avec les personnes de contact furent du reste complétées à l aide de sources écrites. Le document le plus important était la description de fonction établie suite à la réforme Copernic (CoperScience), même s il faut préciser que ce document n a jamais été appliqué stricto sensu dans le fonctionnement journalier. Ensuite, les informations on-line dispensées par les différents services (tant sur Internet que sur extranet) ainsi qu un certain nombre de rapports annuels ont constitué une source d information importante. Pour le cadre légal, nous avons pu nous appuyer sur un grand nombre de lois et d arrêtés d exécution publiés au Moniteur belge. Outre les services centraux du SPP Politique scientifique, les organismes publics à gestion séparée ont été inspectés (et des tableaux de tri ont donc été établis). Il s agit du Service d Information scientifique et technique (SIST), du Réseau télématique belge (BELNET) et de la Haute Représentation belge pour la politique spatiale. Ces tableaux de tri sont intégrés en fin de publication. La coopération entre les Archives générales du Royaume et les différents producteurs d archives ne s arrêtera pas au terme de la rédaction des tableaux de tri. Pour chaque institution, une réunion sera organisée quant à la mise en œuvre du tableau de tri. De surcroît, les Archives de l État restent à la disposition des producteurs d archives pour tout conseil ou avis. Le tableau de tri constitue une photographie de la situation actuelle. Mais comme chaque organisation évolue, cette liste devra régulièrement être revue et actualisée. Les Archives générales du Royaume planifient ces mises à jour tous les cinq ans. 16

17 SERVICE PUBLIC DE PROGRAMMATION (SPP) POLITIQUE SCIENTIFIQUE

18 Service public fédéral de Programmation Politique scientifique Cadre historico-institutionnel 18

19 Service public fédéral de Programmation Politique scientifique Cadre historico-institutionnel CADRE HISTORICO-INSTITUTIONNEL APERÇU HISTORIQUE Les fondements de la politique scientifique belge ont été jetés en 1959 avec la création des premiers organes politiques et administratifs de coordination de cette politique. En 1968, les Services de Programmation de la Politique scientifique (SPPS) sont constitués et c est en 1994 que ceux-ci sont transformés en Services des Affaires scientifiques, techniques et culturelles (SSTC). Ils deviennent en 2003, après la réforme Copernic, le Service public fédéral de Programmation Politique scientifique (SPP Politique scientifique). Au cours des années 1950, les responsables politiques ont pris de plus en plus conscience de la nécessité de développer une politique scientifique. Au milieu des années 1950, l économie ne cessait de s améliorer et les progrès technologiques avançaient à grands pas. De surcroît, un grand nombre d initiatives de soutien de la science par l État étaient prises à l étranger. Les autorités belges étaient convaincues que la Belgique se devait de suivre également cette tendance pour éviter d être reléguée loin derrière et de voir les résultats de la recherche scientifique non valorisés. Une Commission nationale fut donc créée en 1957 pour étudier les «problèmes des sciences et de leurs répercussions économiques et sociales 3». Cette commission se concentra surtout sur l enseignement universitaire et sur le statut du personnel et des étudiants des universités. Elle plaida dans son rapport final en faveur d une amélioration des statuts des universités, couplée à un élargissement du cadre de personnel et à une amélioration du statut du personnel scientifique. Enfin, la commission jugea nécessaire que les scientifiques communiquent mieux les résultats de leurs recherches. Une politique scientifique soutenue par les pouvoirs publics était nécessaire pour atteindre ces objectifs 4. Concrètement, l Arrêté royal du 16 septembre 1959 créait trois organes 5 : le Comité ministériel de la Politique scientifique (CMPS), la Commission interministérielle de la Politique scientifique (CIPS) et le Conseil national de la Politique scientifique (CNPS). Chaque organe possédait sa propre mission. Le Comité ministériel s occupait surtout du cadre légal et législatif en rapport avec la politique scientifique. Il définissait la politique dans les grandes lignes. L exécution de cette politique relevait de l ensemble des tâches de la Commission interministérielle de la Politique scientifique. Le Conseil national de la Politique scientifique fut créé à la fin septembre 1959, sur avis de la Commission interministérielle, et avait surtout une fonction consultative dans le domaine de la politique scientifique et de l enseignement universitaire 6. Le domaine de la politique scientifique fut ajouté aux attributions du Premier ministre 7. À partir de 1963, l influence du Conseil s accroît : le Bureau du Conseil assistera dorénavant le Premier ministre en tant que président du Comité 8. Une étape importante suivante fut la nomination de l ancien Premier ministre Theo Lefèvre au poste de ministre chargé de la Programmation de la Politique scientifique en C est en 3 Arrêté royal du 17/01/1957 instituant une Commission nationale pour l étude des problèmes que posent à la Belgique et aux territoires d outre-mer les progrès des sciences et leurs répercussions sociales et économiques (Moniteur belge du 19/01/1957, p. 342). 4 Rapports de la Commission nationale pour l étude des problèmes que posent à la Belgique et aux Territoires d Outre-Mer les progrès des sciences et leurs répercussions économiques et sociales, Bruxelles, Ministère des Affaires culturelles, 1957, p Arrêté royal du 16/09/1959 relatif à l organisation de la politique scientifique (Moniteur belge du 22/09/1959, p. 6773). 6 EYSKENS (G.) et SMITS (J.), Gaston Eyskens: de Mémoires, Tielt, Lannoo, 1993, p Rapport d activité Services des Affaires scientifiques, techniques et culturelles, 1997, p Arrêté royal du 17/04/1963 modifiant l Arrêté royal du 16/09/1959 relatif à l organisation de la Politique scientifique (Moniteur belge du 20/04/1963, p. 4221). 19

20 Service public fédéral de Programmation Politique scientifique Cadre historico-institutionnel effet sous son impulsion que les Services de Programmation de la Politique scientifique (SPPS) furent créés et rattachés aux Services du Premier ministre 9. Ces nouveaux SPPS ont lancé quantité d initiatives dans les années Au début de cette décennie, les premiers programmes nationaux de recherche étaient lancés et les premiers programmes annuels d Actions de Recherche concertées (les précurseurs des Pôles d Attraction interuniversitaires) entre universités et autres institutions scientifiques étaient mis en œuvre 10. Les années 1980 et le début des années 1990 furent surtout caractérisés par les différentes réformes de l État, lesquelles ont transféré un grand nombre d attributions vers les communautés et les régions. Lors de la réforme de l État de 1980, il fut décidé que la recherche fondamentale (dite «pure») restait une attribution nationale, tandis que la recherche appliquée relevait désormais des communautés 11. Il est toutefois apparu assez rapidement qu il était difficile de séparer nettement la recherche fondamentale et de la recherche appliquée. Le législateur a donc supprimé en 1988 la distinction entre les deux et chaque niveau de pouvoir pouvait traiter simultanément toutes les questions de politique scientifique 12. Dans la pratique, il a toutefois été convenu quelles matières pourraient être traitées et à quel niveau. L enseignement universitaire fut intégralement transféré aux communautés. Un bon exemple est l ancienne Rijksuniversiteit Gent, qui fut transférée à la Flandre et fut rebaptisée en Universiteit Gent (1991) 13. La recherche économique et industrielle fut quant à elle transférée aux régions. Pour les autorités nationales subsistaient les attributions restantes. Une disposition complémentaire importante était toutefois que le niveau national recevait également en 1988 l autorisation d intervenir si la recherche s inscrivait dans un cadre international auquel la Belgique adhère ou si l intérêt de la recherche dépassait celui de la communauté ou de la région. Les trois niveaux de pouvoir ont ensuite conclu des accords de coopération déterminant quel niveau recevait quelles attributions, et mirent sur pied des structures de concertation qui, à ce jour, sont toujours en vigueur, même si sous une forme plus ou moins adaptée. Pourtant, jusqu au début des années 1990, le flou continuait de régner quant à savoir quel niveau de pouvoir recevrait quelles attributions. Ce n est qu en 1993 que des accords plus clairs furent formulés et transposés en une loi 14. Le niveau fédéral devint compétent pour la recherche scientifique nécessaire à l exercice de ses propres missions, à la construction et à l entretien de réseaux transfrontaliers, la recherche spatiale dans un cadre international, les institutions scientifiques et culturelles fédérales, les programmes (de recherche) nécessitant une exécution homogène aux plans national et international, la collaboration belge à des organes de recherche internationaux et la tenue à jour de l inventaire du potentiel scientifique. Aujourd hui encore, ces missions sont exécutées par le SPP Politique scientifique. Une autre mesure importante de 1993 fut le transfert de la tutelle des Établissements scientifiques fédéraux vers les Services de Programmation de la Politique scientifique. Les établissements scientifiques ont du reste changé plusieurs fois de ministère de tutelle au cours de leur existence. À partir de 1913, les établissements scientifiques relevaient du Ministère des Sciences et des Arts, qui fut rebaptisé en 1932 en Ministère de l Instruction publique et en 1960 en Ministère de l Éducation nationale et de la Culture 15. Les établissements scientifiques 9 Rapport d activité des Services des Affaires scientifiques, techniques et culturelles, 1997, p Ibidem, p Heeft België nog een federaal wetenschapsbeleid nodig?, mars 1999, p Loi du 08/08/1988 modifiant la Loi spéciale du 08/08/1980 de réformes institutionnelles (Moniteur belge du 13/08/1980, p ) (consulté le 29/09/2008). 14 Article 3 de la Loi spéciale du 16/07/1993 visant à achever la structure fédérale de l État (Moniteur belge du 20/07/1993, p ). 15 VAN DER CRUYSSSEN (C.), Het ministerie van Onderwijs en Cultuur ( ; ) deel III: Repertoria van de wetenschappelijke instellingen van de Staat, van de academies en van de domeinen van Gaasbeek en Mariemont, Bruxelles, 1996, p

21 Service public fédéral de Programmation Politique scientifique Cadre historico-institutionnel restent de la compétence de ce ministère jusqu aux années La régionalisation croissante et la scission de ce ministère ont toutefois rendu la situation intenable (cf. supra). C est ainsi qu en 1988, un Commissaire du gouvernement en charge de la réforme des établissements scientifiques fut nommé. Celui-ci écrivit dans son rapport final que la double tutelle ministérielle par un ministre de l Éducation nationale et de la Culture néerlandaise et un ministre de l Éducation nationale et de la Culture française était l un des facteurs à l origine de l inefficacité à laquelle les établissements scientifiques étaient confrontés à ce moment. Le processus décisionnel devait en effet être mené par deux ministères indépendants, lesquels jouaient souvent à couteaux tirés l un par rapport à l autre 16. La deuxième question était de savoir quel ministre devait devenir compétent. Il y avait deux options : le Premier ministre ou un ministre de la Politique scientifique. Le commissaire du gouvernement Liebaers privilégiait de façon évidente le Premier ministre 17 pour éviter toute confusion d intérêts 18. Mais malgré cette préférence, les établissements furent finalement avec un peu de retard attachés en 1988 au Ministère de l Intérieur. Celui-ci transféra à son tour les établissements en 1992 au ministre de la Politique scientifique, ce qui plaça les établissements scientifiques sous la tutelle des Services de Programmation de la Politique scientifique 19. Enfin, les Services de Programmation de la Politique scientifique ont repris les attributions en matière d enseignement qui, en vertu de l article 127 de la Constitution belge, étaient restées une compétence fédérale. Le nom des Services de Programmation de la Politique scientifique fut modifié en Services des Affaires scientifiques, techniques et culturelles (SSTC). Concrètement, les attributions suivantes dans le domaine de l enseignement ont été confiées aux SSTC : la détermination du début et de la fin de l obligation scolaire, le contrôle linguistique dans l enseignement pour les territoires bilingues, le paiement de dotations aux communautés pour le financement des études d étudiants étrangers, le financement d établissements d enseignement supérieur (comme la SHAPE International School à Mons et la European University Institute à Florence), la validité des diplômes de ressortissants de pays hors Union européenne pour l accès aux professions réglementées et l exécution de la directive européenne relative au système général de reconnaissance des diplômes d enseignement supérieur dans d autres États membres 20. Le SPP Politique scientifique perdra toutefois à nouveau systématiquement ces attributions à partir de Les dernières attributions comme le financement d établissements d enseignement supérieur spécifiques dans le pays et surtout à l étranger furent transférées en 2008 au Service public fédéral (SPF) Intérieur 22. La seule exception est le contrôle linguistique de territoires bilingues, qui dépasse le niveau communautaire et qui est redevenue une attribution fédérale par l Arrêté royal du 14 mars Outre les compétences d enseignement esquissées ci-dessus, quelques attributions culturelles furent également transférées en 1994 aux SSTC, notamment le subventionnement d établissements biculturels importants tant pour les Néerlandophones que les Francophones et d organisations culturelles internationales Rapport final du Commissaire du gouvernement en charge de la réforme des Établissements scientifiques de l État, 1988, p Ibidem, p Ibidem, p LELOUP (G.), Instellingsarchief van het archief van het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika: archiefselectielijst, Bruxelles, 2006, p Directive 89/48/CEE du Conseil du 21/12/1988 relative à un système général de reconnaissance des diplômes d enseignement supérieur qui sanctionnent des formations professionnelles d une durée minimale de trois ans (Journal officiel de l Union européenne n o L019 du 24/01/1989, p. 0016). 21 Arrêté royal du 27/12/2007 fixant certaines attributions ministérielles (Moniteur belge du 31/12/2007, p ). 22 Arrêté royal du 17/08/2008 fixant certaines attributions ministérielles (Moniteur belge du 24/04/2008, p ). 23 Arrêté royal du 14/03/1997 déterminant le fonctionnement de l inspection linguistique en matière d enseignement (Moniteur belge du 29/07/1997, p ). 24 Ces établissements culturels bicommunautaires sont : la Cinémathèque royale de Belgique, le Musée de l Enfant, la Fédération des amis des musées de Belgique, le Centre belge de documentation 21

22 Service public fédéral de Programmation Politique scientifique Cadre historico-institutionnel Le gouvernement Verhofstadt I souhaitait, lors de son entrée en fonction à la fin des années 1990, moderniser le fonctionnement de l État fédéral et le rendre plus transparent et performant 25. Les anciens ministères furent transformés en dix Services publics fédéraux (SPF) verticaux. En outre, quelques Services publics fédéraux de Programmation (SPP) furent encore créés. Ces SPP possédaient initialement un caractère temporaire, lié à la législature et étaient liés à un SPF 26. C est dans ce cadre que les Services fédéraux des Affaires scientifiques, techniques et culturelles furent transformés en un SPP, lié au SPF Économie. Cette nouvelle dénomination fut étrennée le 12 décembre ATTRIBUTIONS ET ACTIVITÉS Les attributions actuelles du SPP Politique scientifique sont définies par l Arrêté royal du 12 décembre Cet Arrêté royal a été modifié par l Arrêté royal du 5 août On trouve sur le site Internet de l institution une brève description des missions : La Politique scientifique fédérale a pour mission : la préparation, l exécution et l évaluation de la politique scientifique et de ses prolongements, en particulier : la mise en œuvre sur mandat du Gouvernement, via les DG «Recherches et Spatial» et «Coordination et Information», de moyens scientifiques et techniques en appui des compétences de l Autorité fédérale la constitution d une capacité d expertise permanente dans les Universités et Centres de Recherche au service de l Autorité fédérale dans les domaines scientifiques et techniques le soutien aux 10 établissements scientifiques fédéraux placés sous la tutelle du SPP Politique scientifique, ainsi qu au SIST et à Belnet, dans leur gestion administrative, financière et matérielle et la coordination et la valorisation de leurs activités de recherche et de service public scientifique en outre, en janvier 2002, le Premier ministre et le ministre de la Politique scientifique ont convenu de charger le département de la question des biens culturels spoliés pendant la guerre à la communauté juive. 30 Ci-après, nous présentons les attributions et les missions des différents services, où nous abordons successivement les services d appui, les services d encadrement et les directions générales opérationnelles. musicale, la Bibliothèque du Conservatoire royal de Bruxelles, la Jeune philharmonie, la Chapelle musicale Reine Élisabeth, les Concerts Astoria, les Concerts de midi, Culture et Tourisme ASBL, le Cercle d orgues de Bruxelles et Europalia. Les institutions internationales sont : le Centre international d études pour la conservation et la restauration des biens culturels, l Association internationale d archéologie classique (source : site Web du SPP Politique scientifique : (consulté le 15/08/2008). 25 HONDEGHEM (A.), DEPRE (R.), red., De Copernicushervorming in perspectief. Veranderingsmanagement in de federale overheid, 2005, p Ibidem., p Ibidem., p. 92., Arrêté royal du 12 décembre 2002 portant création du Service public fédéral de Programmation Politique scientifique (Moniteur belge du 25/12/2002, p ). 28 Arrêté royal du 12/12/2002 portant création du Service public fédéral de Programmation Politique scientifique (Moniteur belge du 25/12/2002, p ). 29 Arrêté royal du 05/08/2006 modifiant l arrêté royal du 12/12/2002 portant création du Service public fédéral de Programmation Politique scientifique (Moniteur belge du 25/08/2006, p ) (consulté le 02/08/2008). 22

23 Service public fédéral de Programmation Politique scientifique Cadre historico-institutionnel 1. Les attributions des services d appui Les «Services d appui du Président» est un nom générique désignant tous les services qui assistent le Président dans l exécution de ses missions. Ils se composent : du Cabinet du Président de la Cellule stratégique du Service juridique du Secrétariat du Comité de direction et Interfaces ESF du Service logistique du Service de traduction du Service de Contrôle linguistique dans l enseignement du Service prévention et protection au travail et environnement Le Cabinet du Président se compose de son assistant, de sa secrétaire et d autres collaborateurs administratifs chargés des affaires générales du SPP Politique scientifique. Le Cabinet soutient le Président dans les tâches administratives et est placé sous son autorité directe. L assistant du président forme le trait d union entre le Président et les autres collaborateurs de la Politique scientifique. Il est le porte-parole du Président à l égard des collaborateurs du SPP Politique scientifique, et inversement. Il rédige des communications, des notes de service, des ordres de service et des avis de service et les transmet aux intéressés. Le «Secrétariat du Comité de direction et Interfaces ESF» assure la communication avec les Établissements scientifiques fédéraux, ce qui signifie que la communication avec les Établissements scientifiques fédéraux ne fait pas partie de l ensemble de tâches de l assistant du Président. L assistant du Président relit toutes les lettres que le Président doit signer (ce que l on appelle les signataires) et prépare les discours que le Président prononcera. Il peut également arriver qu il prononce le discours au nom du Président. L assistant est épaulé par le/la secrétaire du Président pour les tâches administratives. La Cellule stratégique est un des plus petits services du SPP. Elle se compose de deux personnes : le coordinateur et son adjoint. Ils se partagent les tâches de manière indépendante. Cette cellule prépare le plan stratégique, qui est ensuite étudié commenté et approuvé par le Président. Elle mène des recherches sur la politique que le SPP Politique scientifique doit suivre (à long ou à court terme). Le chef de la Cellule stratégique intervient de surcroît en tant que représentant belge auprès du European University Institute (EUI) à Florence. Cet institut propose un programme de Master d une année en droit européen et international et différents programmes de doctorat. Les formateurs et les étudiants proviennent de l ensemble de l Union européenne 31. L adjoint de la Cellule stratégique est en outre également l officier de sécurité pour les documents classifiés au sein du SPP. Il conserve tous les documents classifiés et donc confidentiels relatifs à la politique scientifique de Belgique. Sa mission est définie par la loi du 11 décembre L auditeur interne revêt une position spéciale dans l organigramme. Il relève formellement de la responsabilité du Président, mais est dans la pratique quasi indépendant. L ingérence du Président doit en effet rester limitée pour garantir l indépendance de l auditeur interne. Il sonde au moyen d enquêtes si les collaborateurs du SPP se sentent bien et sont satisfaits de leur travail et du climat de travail. Il réalise des enquêtes, établit un plan de risque et rend compte régulièrement au Président de ses constatations. Il représente en outre le SPP au Conseil financier de la Commission européenne (consulté le 08/05/2008). 32 Loi du 11/12/1998 relative à la classification et aux habilitations de sécurité (Moniteur belge du 07/05/1999, p. 1572). 23

24 Service public fédéral de Programmation Politique scientifique Cadre historico-institutionnel Les missions du Service juridique peuvent être subdivisées en trois grands groupes : la gestion des différends, la fourniture de conseils juridiques et la tenue à jour de documentation. Un dossier de différend est traité en trois étapes. Une procédure sur un différend nécessite bien entendu bon nombre de préparations et de travaux de recherche. Le juriste commence par réaliser une pré étude. Si nécessaire, il nomme un avocat. À l issue de l affaire, le juriste réunit toutes les pièces probantes et rédige ses conclusions sur l affaire. Si nécessaire, il adaptera encore ses conclusions ultérieurement et recommandera éventuellement aux parties concernées d aller en appel. Si les parties intéressées décident d aller en appel, il assurera le suivi de la procédure d appel. Enfin, le juriste du SPP Politique scientifique étudie le jugement final et veille à ce que la décision soit exécutée et que les honoraires éventuels de l avocat soient payés. Le Service juridique fournit de surcroît toutes sortes de conseils de nature juridique. Ainsi, la rédaction (de projets) d arrêtés royaux en rapport avec la politique scientifique fait partie de ses domaines d attributions. Le service répond aux questions parlementaires qui concernent la science et la politique scientifique. Enfin, ce service est le centre de connaissance pour toute la documentation juridique au sein du SPP. Il suit les nouveaux développements juridiques et réunit de la (nouvelle) documentation. Pour les Établissements scientifiques fédéraux, la même procédure s applique pour les problèmes et conseils juridiques que pour les problèmes d autre nature non juridique. Ils arrivent tout d abord à la «cellule juridique» du Service Interfaces ESF (cf. infra). Ce dernier répond luimême à la demande ou renvoie le demandeur à la personne adéquate. Depuis 1993, onze Établissements scientifiques fédéraux sont placés sous la tutelle des Services des Affaires scientifiques, techniques et culturelles 33. Le Service Interfaces ESF est le point d information pour les (directeurs généraux des) Établissements scientifiques fédéraux. Il forme donc le pont entre les Établissements scientifiques fédéraux et les services de soutien du SPP. Les collaborateurs du Service Interfaces répondent soit immédiatement à la question posée, soit renvoient le demandeur à une autre personne ou à un autre service. Ce service fonctionne également dans l autre sens. Les demandes du SPP aux Établissements scientifiques fédéraux sont transmises à l ESF concerné via ce service. Le service fournit des conseils en rapport avec des questions juridiques, administratives et de gestion. Pour des demandes et un appui de nature financière, ils peuvent s adresser à la cellule Budget des ESF du service d encadrement Budget et Contrôle de gestion (voir p. 27). Enfin, ce service a assuré le secrétariat de la Commission pour la restitution des biens des victimes juives de l occupation nazie pendant la Seconde Guerre mondiale. La loi du 20 décembre stipule en effet que les membres de la communauté juive dont les biens ont été dérobés par l occupant allemand ou que les membres de la communauté juive qui ont été contraints par l occupant d abandonner leurs biens pouvaient introduire une demande de dédommagement. Cette demande était étudiée par une Commission pour le dédommagement des membres de la Communauté juive de Belgique pour les biens dont ils ont été spoliés ou qu ils ont délaissés pendant la guerre L Arrêté royal du 4 septembre définissait le fonctionnement de la commission et le secrétariat. 33 Les onze Établissements scientifiques fédéraux sont : Archives générales du Royaume et Archives de l État dans les provinces (AGR), la Bibliothèque royale de Belgique (BRB), Centre d études et de documentation Guerre et Sociétés contemporaines (CEGES), les Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique (MRBAB), les Musées royaux d Art et d Histoire (MRAH), l Institut royal du Patrimoine artistique (IRPA), l Institut royal des Sciences naturelles de Belgique (IRSNB), le Musée royal de l Afrique centrale (MRAC), l Observatoire royal de Belgique (ORB), l Institut royal météorologique (IRM) et l Institut d Aéronomie spatiale de Belgique (IASB) 34 Loi du 20/12/2001 relative au dédommagement des membres de la Communauté juive de Belgique pour les biens dont ils ont été spoliés ou qu ils ont délaissés pendant la guerre (Moniteur belge du 24/01/2002, p ). 35 Arrêté royal du 04/09/2002 relatif au fonctionnement et au secrétariat de la Commission pour le dédommagement des membres de la Communauté juive de Belgique pour les biens dont ils ont été spoliés ou qu ils ont délaissés pendant la guerre (Moniteur belge du 17/09/2002, p ). 24

25 Service public fédéral de Programmation Politique scientifique Cadre historico-institutionnel Il ne mentionne pas où et de quelle manière le secrétariat devait fonctionner, mais en pratique, il fut hébergé auprès du Service Interfaces ESF. Début 2008, cette compétence fut transférée au SPF Chancellerie du Premier ministre 36. Les attributions du Service de Contrôle linguistique dans l enseignement sont définies par la loi du 30 juillet qui stipule qu il incombe aux inspecteurs linguistiques d assurer le droit à l enseignement d un enfant dans sa propre langue (maternelle). La loi du 14 juillet stipule que la langue d enseignement est identique à la langue administrative du territoire dans lequel l école est située. En Flandre, le néerlandais est la langue d enseignement, sur le territoire francophone, c est le français et sur le territoire germanophone, l allemand. Les articles 1 et 12 de cette même loi déterminent qu à Bruxelles (et par extension dans les communes à facilités), la langue d enseignement doit être la même que la langue maternelle de l enfant ou la langue dans laquelle l enfant a accompli ses études précédentes. Le service a pour mission de vérifier à Bruxelles et dans les communes à facilités si l élève maîtrise suffisamment la langue d enseignement de son école. Les écoles situées sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale ou des communes à facilités sont tenues de transmettre chaque année un «dossier» aux inspecteurs linguistiques, après quoi les inspecteurs linguistiques décident s ils entament une enquête. L école peut elle aussi, en cas de doutes sérieux quant à la connaissance linguistique de l enfant, demander aux inspecteurs linguistiques de mener une enquête. Les parents doivent faire une déclaration linguistique et attester (p. ex. en présentant le diplôme ou le certificat de l enfant) que le régime linguistique de l école correspond aux études précédentes ou à la maîtrise de la langue de l enfant 39. Les inspecteurs linguistiques se rendent sur place dans le mois qui suit l inscription pour contrôler la déclaration des parents et tester les connaissances linguistiques de l enfant. Cela peut se faire via des entretiens avec la direction de l école, l enseignant et éventuellement avec l élève même. Si les inspecteurs linguistiques ne parviennent pas à un accord sur un cas déterminé, la décision définitive est prise par la Commission linguistique 40. Si un parent, directeur d école ou une autre personne intéressée n est pas d accord avec la décision de l inspecteur linguistique, il peut faire appel auprès du Jury linguistique qui prend en fin de compte la décision finale qui est contraignante. Le secrétariat de la Commission et du Jury sont assurés par le service : les inspecteurs linguistiques organisent les séances et convoquent les membres. Les inspecteurs communiquent les éventuels gros problèmes au ministre de l Enseignement de la communauté à laquelle l école appartient. Le Service logistique est un service de soutien typique. Ses prestations de service comprennent un large éventail de missions, allant de la gestion de l économat à la gestion des bâtiments. Le Service logistique se compose de quatre cellules, à savoir la cellule Soutien et Organisation, la cellule Gestion de l économat, la cellule Gestion des bâtiments et la cellule Organisation de la prestation de services. La cellule Soutien et Organisation veille à ce que les documents soient accessibles et retrouvables et qu ils parviennent rapidement chez le destinataire. Relèvent de cette cellule les archives centrales et l Indicateur central (voir le chapitre sur la formation des archives, p. 45). La cellule Gestion de l économat achète et gère le matériel du SPP. 36 Arrêté royal du 12/02/2008 modifiant l Arrêté royal du 04/09/2002 relatif au fonctionnement et au secrétariat de la Commission pour le dédommagement des membres de la Communauté juive de Belgique pour les biens dont ils ont été spoliés ou qu ils ont délaissés pendant la guerre (Moniteur belge du 19/02/2008, p ). 37 Loi du 30/07/1963 concernant le régime linguistique dans l enseignement (Moniteur belge du 22/08/1963, p ). 38 Loi du 14/07/1932 concernant le régime linguistique dans l enseignement primaire et secondaire (Moniteur belge du 03/08/1932, p ). 39 Loi du 31/07/1963 concernant le régime linguistique dans l enseignement (Moniteur belge du 22/08/1963, p. 8210). 40 Loi du 31/07/1963 (Moniteur belge du 22/08/1963, p. 8210). 25

26 Service public fédéral de Programmation Politique scientifique Cadre historico-institutionnel La cellule Gestion des bâtiments est responsable de l entretien des bâtiments. Elle effectue des réparations et examine en collaboration avec le Service interne pour la prévention et la protection au travail (voir p. 26), où des améliorations peuvent éventuellement être apportées. Elle mène le contrôle de sécurité quotidien du bâtiment et le personnel de nettoyage relève également de cette cellule. Elle attribue l espace disponible aux différents services/applications, en fonction de la demande et des possibilités. La cellule Organisation de la prestation de services se porte également garante de l enregistrement des visiteurs et du catering lors de réunions. La tâche essentielle du Service de traduction est de traduire des textes de et vers le néerlandais, le français et l anglais (et exceptionnellement vers d autres langues). En outre, le service prodigue également des conseils linguistiques aux collaborateurs du SPP : les collaborateurs peuvent demander au service de traduction de relire et de corriger des textes (pas des traductions, mais tout texte). Le Service de traduction se compose d un traducteur néerlandophone, d un traducteur francophone et d un collaborateur administratif. Depuis 1998, le SPP Politique scientifique emploie un coordinateur environnemental. Celui-ci doit veiller à ce que les collaborateurs soient conscients de la problématique environnementale sur leur lieu de travail. Il définit la politique environnementale du SPP et veille à son exécution correcte. Le SPP participe à EMAS (ECO-Management and Audit Scheme), une initiative européenne visant à améliorer la gestion environnementale. EMAS est un outil de management qui permet aux entreprises de mesurer et d évaluer leurs performances dans le domaine de l environnement. Pour obtenir une certification EMAS, un établissement doit franchir plusieurs étapes 41 : rédiger un rapport environnemental, établir sur base de celui-ci un plan de gestion environnemental, réaliser un audit environnemental qui évalue sur place le plan de gestion et enfin présenter un rapport dans lequel les réalisations dans le domaine de la gestion de l environnement sont considérées en regard des objectifs posés et des points d action pour le futur. Le coordinateur environnemental est à la tête de la cellule Développement durable. Cette cellule élabore les procédures pour un développement durable et la politique environnementale au sein du SPP. Elle le fait au moyen des rapports et recommandations du coordinateur environnemental. Le Service interne pour la prévention et la protection au travail fournit des conseils sur toutes sortes d aspects liés à la sécurité au travail. Il peut par exemple s agir de : hygiène, santé au travail, stress et ergonomie (comme l aménagement du bureau ou de l espace de travail). Le conseiller en prévention veille à ce que la sécurité des membres du personnel et des visiteurs (comme des travailleurs d une société externe venant réaliser des travaux) soit garantie. Pour pouvoir s acquitter de cette tâche de manière adéquate, il est nécessaire que le conseiller en prévention fasse le tour d horizon de l ensemble des risques possibles. Pour ce faire, il rédige un inventaire des risques. Il établit un plan général pour la sécurité et veille à son exécution. Si des problèmes liés à la sécurité sont constatés, le conseiller en prévention est la première personne de contact. Il constatera les problèmes et en informera les services compétents (Logistique et le Président). La prévention, la sécurité et la protection au travail est une notion très large, raison pour laquelle le conseiller en prévention ne peut pas être au courant dans la même mesure de chaque élément. Pour les matières dans lesquelles il ne dispose pas d une (aussi) grande expertise, il fait appel à un partenaire externe. 2. Les attributions des services d encadrement Les services d encadrement sont responsables d une tâche essentielle déterminée : comme la gestion du personnel, la communication interne et externe, la gestion financière et la gestion de l ICT. Pour de plus amples informations sur le fonctionnement spécifique de ces services d encadrement, voir le chapitre sur l organisation et le fonctionnement (p. 33) (consulté le 01/07/2008). 26