Cahier des charges pour la réalisation fonctionnelle et graphique des sites d Agreenium

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1 Cahier des charges pour la réalisation fonctionnelle et graphique des sites d Agreenium Une plateforme d informations et de services (PFIS) est en cours de réalisation qui sera constituée d un ensemble de sites web, de bases de données et d outils réutilisables par les membres d Agreenium. Le prestataire choisi sur la base de ce cahier des charges devra décliner cette plateforme en sites web. Il sera chargé de la réalisation des sites web identifiés, sur le plan fonctionnel et graphique. Cette plateforme sera réalisée sous Ez Publish 4.4 communautaire. Date limite de candidature : 24 aout h Réponse à transmettre par mail à : virginie.meynier@agreenium.org; odile.vilotte@agreenium.org; eric.loffeier@agreenium.org Et par courrier postal à : Agreenium 147, rue de l'université - CS Paris cedex 07 - FRANCE Rédacteurs : Virginie Meynier, Odile Vilotte Révision : 5 du 28/07 Référence : Visibilité : Externe Version : version 5 Etat : définitif Date : 28/07/2011 Sujet : Cahier des charges réalisation fonctionnelle et graphique de sites d Agreenium

2 Sommaire I. CONTEXTE Agreenium Contexte fonctionnel du projet PFIS : une plateforme d information et de services...2 Un projet engagé en sept Contexte technique de la PFIS...4 L environnement logiciel utilisé Eléments de pilotage de la PFIS Organisation d AgreenWebDesk...4 a) Mise en ligne du Site institutionnel d'agreenium...4 b) Site de présentation des offres de formation des membres...5 c) Site de présentation et de gestion du programme AgreenSkills...5 II. PROJET Vue d ensemble Utilisateurs Contenu de l espace institutionnel Contenu du site «Offre de formations» Contenu du site AgreenSkills Autres espaces Liste des éléments transversaux : Fonctionnalités...9 III. PRESTATIONS ATTENDUES Prestations attendues...9 a) Conception fonctionnelle de la plateforme...9 b) Conception graphique de la plateforme...9 c) Accompagnement sur les projets déjà identifiés sur le moyen terme (1 an) Exigences Calendrier du déroulement de la procédure de publicité et conditions de réalisation Critères de choix du prestataire

3 I. CONTEXTE 1. Agreenium Agreenium a été créé par le décret du 10 mai 2009 par les ministères de l Alimentation et de l Agriculture, de l Enseignement Supérieur et de la Recherche et des Affaires Etrangères et Européennes sous la forme d un établissement public de coopération scientifique (EPCS). Les six membres fondateurs sont l Inra, Cirad, AgroParisTech, Montpellier SupAgro, Agrocampus Ouest et INPT-ENVT. La création de ce consortium répond à la nécessité de faire face aux grands enjeux alimentaires, environnementaux et énergétiques au niveau mondial. Ce partenariat permettra de participer à la conception de nouveaux modèles agricoles, alimentaires et de gestion durable des ressources et des territoires, tant au Nord qu au Sud, par la production scientifique et l innovation, la formation, le partage et la transmission des savoirs. Dans cette perspective, Agreenium met en œuvre des actions et des programmes liant recherche, formation et développement et représente de manière regroupée l offre française à l international. Il a un rôle d impulsion, d animation et de coordination d actions et de projets en partenariats. 2. Contexte fonctionnel du projet PFIS : une plateforme d information et de services Un projet engagé en sept Agreenium fédère une communauté scientifique ouverte vers l international. Dans ce cadre, la PFIS constitue une vitrine du dispositif de Recherche et de Formation dans le domaine agronomique. Elle a pour objectifs de : Renforcer la visibilité et l'attractivité de notre dispositif à l'international ; promouvoir notre offre: ex : de formation, d accueil, de Recherche, Formation, Développement ; Promouvoir nos actions et réalisations ; contribuer aux réflexions sur les grands enjeux ; Il s agit donc de mettre en œuvre une communication adaptée, d offrir une information globale, enrichie /par rapport à l existant et de nouveaux services. Cette communauté scientifique est aussi porteuse de projets et partage des ressources, la PFIS sera donc un «support d informations et de services» en appui à la dynamique interne entre membres et au développement de projets à l international. La plateforme devra : o Fédérer et partager des ressources (ex : documentaires) ; o Supporter des outils et des espaces partagés de gestion et de suivi de projets ; 2

4 o Favoriser des lieux de partage, le développement de communautés scientifiques et pédagogiques Ca mp Sites web / Portail ONI SEP ME SR Ressources Espaces Communautés Esp ace Esp ace Esp ace Partenaires Boîte à outils Membres d'agreenium - 3

5 - 3. Contexte technique de la PFIS Les sites web d Agreenium seront hébergés chez notre prestataire Kaliop à Montpellier. Nous disposons de 2 serveurs dédiés de production LAMP identiques (1 de recette- pré production + 1 de production). Il s'agit de serveurs dédiés virtualisés (machine virtuelle sous VMWare) C est sur ces deux derniers serveurs que sera déployée l application. L environnement logiciel utilisé L ensemble des développements nécessaires sera réalisé sous le framework EZPublish dans sa version 4.4 communautaire. Dans la mesure du possible, les modules EZ Publish déjà existant dans la version communautaire EZPublish seront utilisés et paramétrés. Nous disposons actuellement d une instance Ez Publish sous laquelle ont été installés deux sites vierges avec quelques extensions: un site pour notre futur portail de formations et un site pour notre web institutionnel. 4. Eléments de pilotage de la PFIS Nous avons adopté une démarche pragmatique, flexible et adaptative, un développement par projets o Un pilotage global = le CoPil (dont la direction Agreenium) o Une équipe projet «architecture globale PFIS» (3 personnes) o Des responsables par sous-projets 5. Organisation d AgreenWebDesk Les principaux éléments de structuration actuelle de la PFIS sont : a) Mise en ligne du Site institutionnel d'agreenium 4

6 b) Site de présentation des offres de formation des membres En parallèle, nous travaillons sur un projet d accès à une base de données de formations (développée et alimentée par Agreenium). Nous allons faire réaliser des interfaces d interrogation et de consultation de ces offres par un prestataire externe. Ces interfaces viendront donc s intégrer dans cet environnement. Le prestataire choisi devra aussi participer à ce deuxième projet en proposant une charte graphique pour ce site web. Ce site sera bilingue. Ces deux premiers projets s articuleront en deux sites distincts sous deux instances Ez Publish. c) Site de présentation et de gestion du programme AgreenSkills Le programme a pour objectif d intensifier la mobilité transnationale et d améliorer les conditions d emploi et de travail des chercheurs post-doctorants ou expérimentés. Ce projet s appuiera sur un site web en langue anglaise qui devra remplir les fonctions suivantes: - Assurer la communication du projet (diffusion d informations via des flux RSS, connexion avec les réseaux sociaux ) ; - Afficher les offres pour des candidats post doctorat ; - Gérer une procédure de dépôt de dossiers en ligne (dépôt, suivi, analyse en ligne). Des fonctionnalités et modules complémentaires de gestion de mels, de webconférence, pourront s intégrer au cours du développement du projet ; II. PROJET 1. Vue d ensemble Schéma (voir pdf joint) 5

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8 Ce schéma présente les différents espaces que nous souhaitons développer. Ils devront s intégrer à notre plate forme. Le prestataire devra donc faire des propositions en termes d architecture, d ergonomie et de fonctionnalités. Ainsi, il conviendra de définir si ces espaces s apparentent à des sites web indépendants accessibles à partir du site principal institutionnel ou s ils peuvent constituer des rubriques du site (à titre d exemple le site de présentation des offres de formations et AgreenSkills qui devraient constituer des sites distincts. 2. Utilisateurs Pour l espace institutionnel : - Agents des établissements membres d Agreenium - Communauté scientifique - Acteurs socio-économiques Pour l espace «Offre de formations» : - Communauté étudiante internationale - Communauté enseignante et chercheurs internationale Pour l espace ressources documentaires : - Communauté scientifique d Agreenium et de ses membres au sens large, étudiants, documentalistes Les contenus décrits ci-après sont incomplets. Le prestataire devra faire des propositions notamment sur les services et fonctionnalités que l on peut ajouter (en utilisant au maximum les extensions Ez Publish 4.4 communautaire). 3. Contenu de l espace institutionnel Nous avons actuellement un site web hébergé à l INRA dont l esprit et une partie des contenus seront en partie repris sous le nouveau site. Nous souhaitons refondre notre site à l occasion de sa migration sur un autre serveur (notre prestataire Kaliop) et sur la dernière version communautaire Ez Publish 4.4. Le prestataire devra nous accompagner sur cette partie du projet Rubriques principales: - Qui sommes-nous? (membres, notre organisation) - Nos missions - Actualités (doit être accessible au premier clic sur toutes les pages) classées par thème; newsletter, flux rss - Nos actions et productions (dossiers, documents de prospective ) Rubriques /pages secondaires : - Agenda des évènements - Liens utiles (courte présentation d organismes avec lien vers leur site) Services associés : s abonner aux actualités, à la newsletter, flux RSS, télécharger, imprimer des dossiers 7

9 Modes de recherche : recherche simple, avancée, nuage de tags Il conviendra de définir avec l aide du prestataire si la version anglaise et française sont identiques ou non. 4. Contenu du site «Offre de formations» Trouver une formation : moteur de recherche, tags, facettes Services: Proposer des offres de formation Décrire chaque offre proposée (fiche signalétique : déjà mise en forme) Localiser l offre décrite Informer, créer des passerelles vers d autres acteurs Le prestataire, choisi sur la base de ce cahier des charges, devra réaliser une charte graphique spécifique à ce site. Il pourra aussi nous proposer une architecture mettant en scène des contenus non encore identifiés à ce stade de la réflexion, une ergonomie et des fonctionnalités non encore apparues. Ce site sera aussi bilingue. Un prestataire autre va nous accompagner sur la réalisation d interfaces de consultation des offres de formations. Il nous proposera des modes d interrogation et des gabarits de présentation des offres. 5. Développement du site AgreenSkills Le développement de ce site sera entièrement assuré par un prestataire externe, y compris la charte graphique. Le prestataire choisi sur la base du présent cahier des charges devra dialoguer avec le prestataire du site AgreenSkills pour recommandations éventuelles et compatibilité des chartes graphiques. 6. Autres espaces Agreenium dans le monde - Carte dynamique des partenaires dans le monde: en cliquant sur un site géographique, une page présentant le partenaire pourra s ouvrir avec des liens vers leurs sites. - Les principaux projets conduits à l international avec les partenaires (exemple : Haïti). Espace documentaire - Accès Elsevier: il s agit seulement de présenter Elsevier et d intégrer un lien vers la plateforme Science Direct (revues électroniques) ; - Liens vers d autres bases documentaires (en attente). Offres d accueil (en projet) Affichage des thèses, des offres d accueil (en attente) Annuaire des structures (en projet) 8

10 7. Liste des éléments transversaux : Contact Plan du site FAQ Aide Mentions légales 8. Fonctionnalités Création de newsletter, abonnement aux actualités, flux rss, calendrier des prochaines manifestations, colloques, liens utiles, liens vers les réseaux sociaux III. PRESTATIONS ATTENDUES 1. Prestations attendues a) Conception fonctionnelle de la plateforme Dans un premier temps, la plateforme sera constituée d un site institutionnel, d un site présentant l offre de formations et du site AgreenSkills. Ces trois sites seront conçus et architecturés en fonction des publics auxquels ils s adressent. A partir du contenu que nous avons identifié précédemment, nous souhaitons que le prestataire nous accompagne dans la définition d une architecture du portail «Agreen Webdesk» (organisation des espaces en sites annexes ou en rubriques; organisation et hiérarchisation des rubriques, sous rubriques au sein du site, rennomage), puis qu il nous traduise cette architecture sur le plan ergonomique en nous proposant des scenarii de navigation, positionnement des éléments sur la page... pour chaque site identifié. Il pourra aussi nous proposer des fonctionnalités supplémentaires en adéquation avec nos besoins de communication. Le prestataire nous proposera aussi des maquettes de page : maquette de la page d accueil et une maquette par rubrique et article. Ces différentes maquettes seront construites au cours d un dialogue avec l équipe projet «architecture globale PFIS». Notre plateforme sera évolutive par la réalisation d autres sites, il est donc possible que le prestataire choisi puisse nous accompagner sur d autres projets. La contrainte que l on se fixe de disposer d un portail Agreen Webdesk en deux versions anglaise et française devra être prise en compte dans la réflexion sur l architecture globale de la plateforme et le développement des sites (miroir ou non des sites français). b) Conception graphique de la plateforme Le prestataire devra aboutir à la réalisation d une charte graphique. Cette charte sera élaborée au cours d un dialogue en respectant toutes les étapes de la conception (du concept board au livrable). 9

11 Agreenium dispose déjà d une charte graphique qui sera communiquée au prestataire. La charte Web devra se placer dans l esprit et les «fondamentaux» de la charte graphique d Agreenium et en proposer des déclinaisons permettant d identifier chaque site. Ainsi, le site de présentation des offres de formations aura une charte graphique en adéquation avec les publics auxquels il s adresse. Le prestataire devra livrer les maquettes XHTML, les templates sous forme les feuilles de style css prêtes à être intégrées sur notre CMS. Il devra aussi réaliser l intégration des templates sur EZ Publish pour les sites concernés. c) Accompagnement sur les projets à venir sur le moyen terme (1 an) Il pourra être envisagé que le prestataire choisi nous accompagne à moyen terme (première année) sur les projets à venir (annuaires, présentation des offres d accueil et de thèses ). 2. Exigences Techniques : respect des standards techniques (versions de HTML, CSS ), respect des règles de nommage des fichiers, des éléments de la feuille de style, livraison d un cd rom contenant les fichiers source en illustrator, photoshop, pdf Accessibilité : étant un établissement public, notre site doit répondre à des exigences en termes d accessibilité. Le prestataire se devra d effectuer des choix permettant de respecter un certain nombre de règles d accessibilité (standard du WCAG 2.0) pour la réalisation de la charte graphique, la navigation, le choix de technologies (ajax, flash ) Référencement : Nous attendons du prestataire qu il nous livre quelques pistes ou recommandations en matière de stratégie de référencement Exemples : - Pour le portail d offre de formations, tout étudiant qui recherche une formation de niveau master dans nos domaines devra pouvoir repérer notre site web en bonne position sur les moteurs de recherche. - Quelle présence sur le web (devons-nous être présents sur les réseaux sociaux?) 3. Calendrier du déroulement de la procédure de publicité et conditions de réalisation Le prestataire devra produire une réponse structurée et argumentée incluant des copies d écran de réalisations. Date de clôture des candidatures: mercredi 24 août à 17h Réalisation de la prestation : Conception de l architecture globale d Agreen Webdesk et de réalisation des maquettes de la charte graphique d ici 10 octobre ; Réalisation des gabarits, des feuilles de styles et intégration d ici le 10 novembre. 10

12 4. Critères de choix du prestataire Le choix du prestataire se fera après une évaluation interne des réponses par l équipe Agreenium. Les critères utilisés pour pondérer ce choix sont dans l ordre de priorité décroissante : - Capacité à répondre aux attentes du cahier des charges dans le délai imparti - La qualité des références graphiques déjà réalisées - La qualité des sites réalisés sur le plan ergonomique - Le prix de la prestation 11