Dossier. Facturation électronique Automatiser la gestion de vos factures. Pourquoi adopter l e-facturation? 26 Objectifs européens 27

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1 Dossier Facturation électronique Automatiser la gestion de vos factures Pourquoi adopter l e-facturation? 26 Objectifs européens 27 Cadre légal Version papier et électronique, du pareil au même? 28 Origine, intégrité et lisibilité 28 Accord expresse ou tacite du destinataire 29 Implémentation Cinq procédés: avantages et inconvénients 30 FAQ 32 L Europe souhaiterait que d ici 2020, une facture sur deux soit traitée par voie électronique. La Belgique y voit non seulement une manière de réaliser des économies mais aussi de simplifier les charges administratives pour les entreprises. Fini les processus manuels fastidieux, tels que l impression, le remplissage des enveloppes, l envoi du courrier, la numérisation, la saisie des données de facture, la comparaison manuelle des factures et des commandes, ainsi que l archivage. L automatisation de la gestion de votre facturation vous permet de réduire les tâches manuelles et les risques d erreur. Mais une facture électronique a-t-elle la même valeur que sa version papier? Y-a-t-il des obligations spécifiques à observer, notamment au regard de l administration fiscale? Comment l implémenter au sein de votre entreprise? Nous passons en revue ces différents aspects. construction - décembre / janvier

2 Gestion de votre facturation Pourquoi passer à la version électronique? La facturation électronique permet une gestion rapide, simple et efficace de vos factures. Gain de temps et donc d argent pour votre entreprise. Vous n en êtes pas convaincu? Nous passons en revue les atouts de l e-facturation. Rédiger des factures, les transmettre, en recevoir, les traiter et enfin les stocker, toutes ces étapes demandent du temps et vous coûtent. Pourtant, il est possible de limiter cette charge administrative en passant à la facture électronique. ECONOMIQUE? Les factures électroniques vous donnent les moyens d automatiser l ensemble du processus de facturation et d intégrer clients et fournisseurs dans un processus électronique transparent de bout en bout. Les économies potentielles dépendent d une multitude de facteurs: tout d abord du nombre de factures que vous envoyez et recevez, ensuite de la solution technologique que vous choisissez, et enfin, du niveau de maturité informatique de votre société. Selon l Agence fédérale pour la simplification administrative (ASA), l économie peut grimper jusqu à 3,24 par facture de vente et même jusqu à 5,77 par facture d achat. La Confédération a calculé qu une entreprise de construction type peut économiser environ 0,1% sur les dépenses professionnelles fixes si elle traite toutes ses factures par . L économie peut même être de 0,5% lorsqu un format structuré est utilisé permettant l automatisation de la gestion de la facturation dans son ensemble. Une chose est sûre, choisir l option électronique, c est l adopter. Pensez à l époque où vous êtes passé de la lettre papier au courriel. Au départ, cette évolution demande un temps d adaptation, mais une fois que le logiciel est configuré, vous gagnez un temps considérable. Se demander pour quelle raison passer à la facturation électronique, c est un peu comme si l on vous demandait aujourd hui pourquoi vous envoyez un mail, au lieu d envoyer une lettre papier. Voyons quels sont les atouts de la facturation électronique. TRAITEMENT PLUS RAPIDE Le temps de livraison d une facture électronique est indéniablement plus rapide. Vous envoyez votre facture par , par le biais d un service provider ou directement via votre logiciel de comptabilité et à peine quelques minutes plus tard, le destinataire la reçoit. Les divergences à propos d une facture peuvent dès lors être communiquées et corrigées plus rapidement. GESTION AUTOMATISÉE Le passage à la facturation électronique permettrait de réaliser des économies pouvant aller jusqu à 5,77 par facture d achat. QU EST-CE QU UNE FACTURE ÉLECTRONIQUE? Une facture électronique est une facture qui est envoyée et reçue au format électronique. Elle peut être établie sous n importe quel format électronique: ubl, xml, pdf, word, Une fois la facture établie sous format électronique, elle doit également être délivrée par voie électronique. A cet égard, plusieurs solutions sont possibles: envoi d un au client avec la facture en pièce jointe, possibilité de télécharger la facture depuis le site web du fournisseur, etc. Le client doit donc également recevoir la facture par voie électronique: si vous établissez une facture sous forme électronique et que vous l imprimez ensuite avant de la remettre au client en mains propres ou de la lui envoyer par courrier, cette facture ne sera pas considérée comme une facture électronique. Les factures peuvent être traitées plus vite lorsqu elles sont directement lues dans un logiciel de comptabilité. Avec une solution complète (d un logiciel de comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité, sans l intermédiaire d un service provider), il n y a quasi plus aucune tâche manuelle à réaliser. En outre, lorsqu un flux automatique est prévu, cela diminue le temps que l on doit consacrer pour joindre la bonne personne et lui faire approuver les factures en interne. STOCKAGE ET RECHERCHE FACILITÉS Si vous archivez également vos factures dans votre entreprise ou via un service provider, cela vous coûte moins de temps que de conserver des factures papier dans une farde ou dans une archive papier. En cas de recherche dans vos factures archivées, vous les 26

3 vous présente: Découvrez notre nouveau site web! retrouverez également plus facilement si elles sont conservées électroniquement. MOINS D ENCODAGE L économie est plus grande au niveau de la réception des factures et lorsque celles-ci sont lues automatiquement. Vous économisez alors surtout du temps et de l argent que vous ou vos collaborateurs ne devez plus consacrer à l encodage des factures, à la recherche et la vérification (matching) des documents liés, à l approbation des factures, à l archivage, etc. Pour l envoi des factures, vous économisez naturellement le coût du papier, de l enveloppe et du timbre. RÉDUCTION DU CYCLE DE PAIEMENT Ce qui est plus important, c est surtout la réduction du cycle de paiement. Le client reçoit plus rapidement sa facture et peut dès lors payer plus rapidement, ce qui réduit le nombre de jours de crédit. Par ailleurs, il y a aussi plusieurs coûts indirects que vous pouvez supprimer. Le coût des copies demandées par vos clients, le salaire horaire des collaborateurs qui encodent les factures ou doivent effectuer des recherches lorsqu un client téléphone à propos du contenu d une facture, etc. PLUS EFFICACE La facturation électronique est une manière de réduire les risques et d éviter les erreurs et les informations manquantes. L encodage des données contenues sur une facture peut être à l origine de fautes et provoquer dans la suite du processus des conflits lors du paiement de la facture. Dans beaucoup de logiciels, le contrôle et la vérification (matching) par rapport aux différents documents commerciaux ont Des produits de construction? Faites votre marché en ligne! Vous êtes entrepreneur et vous voulez rester à la pointe dans votre domaine? Vous souhaitez être informé et découvrir ce qui se fait de mieux dans la construction? N attendez plus et surfez sur Les produits les plus récents liés à votre activité sont désormais à portée de clics. Aimez-nous sur Facebook! BouwmarktMarcheDeLaConstruction lieu automatiquement. Le bon de commande et le bon de livraison peuvent être comparés avec la facture, et les montants et la TVA peuvent être contrôlés en une seule fois. Dans les entreprises plus grandes, un flux automatique permet un gain d efficacité supplémentaire et évite de devoir conserver différentes copies dans les différents départements de l entreprise. 50% DES FACTURES D ICI 2020? L Europe veut stimuler le développement de la facturation électronique. Elle a d ailleurs fixé des objectifs pour 2020: 50% des factures devront être traitées par voie électronique. Ses objectifs s inscrivent dans une démarche générale vers une plus grande simplification administrative pour les entreprises. En Belgique, la facturation électronique est en forte progression. En 2013 (derniers chiffres disponibles), sur près d un milliard de factures, 33,44 % ont été envoyées aux entreprises par voie électronique, contre 15,61 % en 2011 et 22,52 % fin Ce qui représente une augmentation de 114,22% depuis fin 2011! La Commission européenne oblige en outre les gouvernements européens à accepter les factures électroniques à partir de La Belgique a même pris les devants, et particulièrement la Région flamande: depuis le 1er janvier dernier, toute entreprise qui exécute un service pour le compte du gouvernement flamand peut envoyer une facture électronique. Le gouvernement fédéral veut également, à partir de 2016, implémenter le système de facturation «e-invoicing». La plate-forme Mercurius du gouvernement fédéral, prévue dans ce but, existe déjà. VOS INTÉRÊTS DOSSIER SECTEUR & MÉTIERS PROJETS & ENTREPRISES 27

4 Cadre légal Papier ou électronique, du pareil au même? La facture électronique est depuis le 1 er janvier 2013 mise sur un pied d égalité avec la facture papier au niveau fiscal. Cependant, des règles spécifiques s appliquent à la version électronique, notamment sur le plan de l authenticité de l origine et de l intégrité du contenu de la facture. De plus, l envoi d une facture digitale requiert l accord préalable du destinataire. Afin de promouvoir l usage de la facturation électronique, la Belgique a transposé en droit belge (loi du 17 décembre 2012) la directive européenne 2010/45/UE du 13 juillet Ce faisant, elle a fortement simplifié les règles de facturation en supprimant les charges administratives et obstacles existants. La facture papier et électronique sont désormais traitées sur un pied d égalité d un point de vue fiscal. La facture électronique doit comporter les mêmes mentions obligatoires qui s appliquent à une facture traditionnelle. Il subsiste cependant encore des différences, comme par exemple les garanties à apporter en termes d authenticité de l origine, d intégrité du contenu et de lisibilité de la facture ; ou encore, l obligation d obtenir l accord préalable du destinataire pour l envoi d une facture électronique. Voyons en détail ces différents éléments. AUTHENTICITÉ DE L ORIGINE ET INTÉGRITÉ DU CONTENU Pour pouvoir émettre ou recevoir une facture électronique, l authenticité de son origine et l intégrité de son contenu doivent être garanties, et ce à compter du moment de l émission de la facture et jusqu à la fin de sa période de conservation. En clair, l authenticité de l origine concerne la possibilité de vérifier l identité du fournisseur ou de l émetteur de la facture. Vous pouvez par exemple utiliser une signature électronique ou encore utiliser un échange de données informatisées conforme au standard EDI (Electronic Data Interchange). L intégrité du contenu est quant à elle garantie s il est impossible de modifier le contenu des factures reçues. Un fichier pdf offre, par exemple, plus de garantie qu un fichier Word plus facilement falsifiable. ACCORD PRÉALABLE DU DESTINATAIRE Dans la pratique, vous serez également confronté à une autre distinction par rapport à une facture papier classique. La facturation électronique ne peut en effet être imposée au destinataire. Ce dernier doit en accepter le principe. Cette acceptation peut être expresse ou tacite. Une distinction doit cependant être faite selon que le destinataire soit une entreprise ou un client-consommateur. - Envoi B2B : l accord peut être tacite Lorsqu il s agit de paiements entre entreprises, l acceptation peut être tacite. Par exemple, lors de l envoi de votre première e-facture, si votre client la paie sans marquer son refus, on peut en déduire qu il a accepté tacitement de passer à la facturation électronique. Cette acceptation ne précède pas toujours la première émission de factures électroniques. Néanmoins, vous courez un plus grand risque que cette facture ne soit pas payée. C est pourquoi, il est toujours préférable que les parties s accordent au préalable sur le principe, pour ensuite s entendre sur les modes de facturation électronique, les formats de ces factures électroniques et la manière dont les conditions d authenticité, d intégrité et de lisibilité seront garanties. - Envoi B2C: le consommateur doit marquer son accord Lorsqu il s agit d un client-consommateur, une acceptation expresse est requise pour éviter toute contestation. Une simple mention dans les conditions générales ne suffit pas! Qu est-ce qui est permis? Le livre VI du Code de droit économique prévoit expressément que le consommateur doit avoir la possibilité de s opposer à recevoir ses factures par voie électronique. Un principe qui, pour être garanti, est sous-tendu par plusieurs conditions selon le SPF Economie. Premièrement, «le consommateur doit être informé au préalable par l entreprise de son intention de passer à la facturation électronique au moins par une mention sur la facture qui lui est habituellement envoyée». Ensuite, le consommateur doit avoir la possibilité de refuser cette facturation électronique. Et enfin, «l entreprise doit informer clairement le consommateur de ce qu il peut à tout moment et de manière simple et sans frais, s opposer à recevoir ses factures par la voie électronique». «Le consommateur a la liberté de refuser une facture électronique» Selon le SPF Economie, si ces conditions sont remplies, l absence de réaction du consommateur suffit à présumer son acceptation. Précisons en effet qu un supplément ne peut être demandé à un client qui préfère continuer à recevoir des factures papier. 28

5 OBLIGATIONS Pour pouvoir émettre ou recevoir une facture électronique, l authenticité de son origine et l intégrité de son contenu doivent être garanties. LISIBILITÉ Enfin, troisième condition imposée: garantir la lisibilité des factures électroniques notamment pendant toute la durée légale de conservation. Par lisibilité, comprenez la possibilité d afficher et de lire le contenu de la facture. Le législateur a ainsi voulu éviter que des données de facturation soient enregistrées sous un format de fichier qui ne serait plus accessible après quelques années. Notons que le législateur laisse la liberté aux entreprises de choisir par quel moyen elles comptent garantir l authenticité de l origine, l intégrité du contenu ainsi que la lisibilité de la facture. Rien ne s oppose donc à ce que vous fassiez appel à un tiers (le comptable ou une entreprise spécialisée) afin de garantir le respect de ces conditions, par le biais d une application ou d une méthode proposée par ce dernier (voir p 30). CONSERVATION DES FACTURES Les entreprises ont également le libre choix en ce qui concerne la manière de conserver les factures, quelle que soit la nature des factures originales. Vous pouvez ainsi choisir librement où vous conservez vos factures et les copies de factures, pour autant que vous puissiez les mettre à la disposition de l administration de la TVA lors de toute requête et sans délai inutile. Cautionnements à un plus haut niveau... Cautionnement Collectif sc - Numéro d entreprise RPM Bruxelles Avenue du Col-Vert Bruxelles - T F info@fideris.be - En ce qui concerne les factures «papier», leur conservation sur le territoire belge reste obligatoire. Les factures électroniques par contre peuvent être conservées hors de la Belgique, à condition qu elles soient conservées sous format électronique garantissant un accès complet en ligne en Belgique. QUELLE DURÉE? Pour l administration fiscale et pour des raisons comptables, une facture doit être conservée pendant sept ans. Mais pour des raisons contractuelles, la prescription des actions en justice née d un contrat est de 10 ans à partir de la fin de ce contrat. Il n y a donc là aucune différence entre une facture papier ou électronique. Mais attention, l origine, la lisibilité et l intégrité de vos factures électroniques doivent être garanties pendant toute cette période. INFO marleen.porre@confederationconstruction.be alexandra.carle@confederationconstruction.be Fideris expertise depuis 1926 leader du marché société coopérative qui partage ses bénéfices avec ses associés pour les travaux publics, privés et dans le cadre de la Loi Breyne pour les entrepreneurs généraux et les sous-traitants de tous les secteurs de la construction ristournes élevées notre cautionnement n entame pas vos crédits bancaires VOS INTÉRÊTS DOSSIER SECTEUR & MÉTIERS PROJETS & ENTREPRISES 29

6 Cinq procédés Comment l implémenter au sein de l entreprise? Vous êtes convaincu des avantages que procure la facturation électronique, mais vous ne savez pas comment l implémenter au sein de votre entreprise. Rassurez-vous, vous ne devez pas être un spécialiste IT pour vous lancer dans la facturation électronique. Il existe une solution pour chaque entreprise. Dans son baromètre 2014, l Agence wallonne des Télécommunications concluait que les usages basiques d Internet (mails, recherche d information, opérations bancaires, ) sont désormais bien intégrés aux méthodes de travail routinières des entreprises wallonnes. Les usages avancés, dont notamment le facturation électronique et l archivage de données dans le Cloud, sont en réelle progression. Ainsi, 48% des TPE, 64% des PME et 46% des grandes entreprises déclarent recevoir des factures électroniques. Les pourcentages baissent dès qu il s agit d envoyer soi-même des factures électroniques: 32% (TPE), 34% (PME) et 24% (GE). Près de quatre PME wallonnes sur dix et une TPE sur trois archivent aussi des données via Internet. Ces chiffres témoignent d une évolution vers un usage plus diversifié des possibilités offertes par Internet. CONSEILLÉ PAR VOTRE COMPTABLE? On pourrait penser que les comptables seraient les premiers ambassadeurs du passage à la facturation électronique, mais selon une étude Indigov (déc janvier2014) menée à la demande de l Agence pour la simplification administrative, il n en serait rien. Un peu plus de la moitié des comptables envoient déjà une partie de leurs factures par voie électronique, essentiellement sous format PDF. Mais bien qu ils soient très largement convaincus de la pénétration croissante de l e-facturation, seuls 13% la recommanderaient aux clients et seuls 6% en sont satisfaits. 67% préfèrent encore recevoir les factures en version papier, 62% pensent que les clients ne sont pas prêts, 44% estiment que cela donne plus de travail au client et 40% craignent les pannes informatiques. Six comptables sur dix admettent réexpédier une version papier, 77% impriment les factures électroniques en fonction de l archivage et 67% estiment que, pour des raisons de sécurité, il vaut mieux imprimer les factures électroniques qui arrivent chez leurs clients. Bref, il reste encore du travail, même auprès des professionnels des chiffres. FAUT-IL D ORES ET DÉJÀ MIGRER? On peut dès lors s interroger à partir de quel moment une PME doit-elle migrer vers un processus électronique? Une entreprise qui travaille régulièrement pour de grands donneurs d ordre sera certainement «encouragée» par ceux-ci d adopter l e-facturation. D autant plus s ils sont déjà en mesure de réceptionner des factures électroniques et prêts à accepter d honorer plus rapidement de telles factures. Il sera également plus aisé de migrer si l entreprise dispose déjà d un logiciel comptable capable de gérer des factures électroniques. Autre point essentiel est le volume de factures envoyées, reçues, traitées et stockées par l entreprise. Doit-on migrer si l on n envoie pas plus de 50 factures sur le mois? Notez d ailleurs que pour une PME qui émet un faible volume de factures, accepter ne fut-ce qu une facture électronique entrante a pour conséquence de devoir mettre en place un système d archivage électronique conforme. «Le passage à la facturation électronique doit s intégrer dans une migration globale de votre processus administratif» Par contre, il est évident que pour un émetteur important de factures, des économies non négligeables peuvent être engrangées en optant pour la facturation électronique et l archivage électronique. Il est préférable que le passage à la facturation électronique s intègre également dans une approche globale de la dématérialisation de votre processus administratif au sein de l entreprise, en automatisant la circulation du document. L emploi des factures électroniques ne forme qu une petite partie de cet ensemble. Il est dès lors adéquat de se doter d un logiciel comptable permettant d émettre une facture électronique conforme, d automatiser le traitement des factures électroniques entrantes, sans devoir ré-encoder des données dans un autre logiciel ou les imprimer, mais aussi de mettre en regard la facture électronique, qu elle soit entrante ou sortante, avec l extrait de compte notifiant le crédit ou le débit correspondant. CINQ MANIÈRES DE PROCÉDER Rassurez-vous, il ne faut pas être un génie en informatique pour implémenter l e-facturation au sein de votre entreprise. Les solutions en matière de facturation électronique peuvent se subdiviser en cinq catégories. Nous en pointons à chaque fois les avantages et inconvénients. - Boîte vers une autre boîte La solution la plus simple en matière de facturation électronique 30

7 est l envoi d un vers un client avec la facture au format PDF en annexe. Une facture au format PDF est simple à créer, à envoyer et à recevoir. Pour les indépendants et les petites entreprises qui envoient ou reçoivent peu de factures, cette solution constitue un moyen de se lancer dans la facturation électronique. Avantages: Solution simple, gratuite, réception des factures plus rapide. Inconvénients: Les logiciels ne sont pas capables de lire les données reprises sur une facture au format PDF, sauf si vous ou votre fournisseur de services travaillez avec un OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) ou convertissez les PDF dans un format de données structurées - Logiciel de comptabilité en ligne Certains fournisseurs de logiciel de comptabilité proposent une version «light» online de leur logiciel. Vous pouvez tenir votre comptabilité et créer, traiter,... vos factures en ligne. Vous pouvez importer vos factures ou les remplir via le portail de votre fournisseur. Si vous travaillez avec le même logiciel que votre comptable, celui-ci a facilement accès à vos données, et, dans ce cas, il n est plus nécessaire de lui envoyer les factures. Vous pouvez également donner à votre comptable un accès à votre compte. Avantages: Ne demande pas d investissement lourd en logiciel. Vous payez la plupart du temps un montant mensuel. Vous avez accès à vos données partout. Inconvénients: Attention à ce que le logiciel soit compatible avec ceux de vos clients pour que les données puissent être échangées. - Logiciel vers un autre logiciel L émetteur de la facture génère un message de données structurées à partir de son logiciel de comptabilité ou système ERP et l envoie automatiquement vers le logiciel du récepteur. Le récepteur peut lire automatiquement ce message dans son programme, sans intermédiaire. Ces solutions sont surtout utilisées par de grandes entreprises. La rentabilité de ces solutions est la plus grande lorsque vous avez de grands volumes de factures, que vous pouvez y intégrer d autres fonctionnalités (par exemple, la gestion des stocks, les états de prestations, etc.), que vous avez votre propre comptabilité en interne, etc. Avantages: L envoi, la réception et le traitement des factures se fait de manière automatique et plus rapide. Les données ne doivent pas être encodées, ce qui limite énormément le risque de fautes et d erreurs. Inconvénients: C est la solution la plus chère à implémenter, nécessite un grand volume de factures et l échange de données de facturation avec d autres logiciels exige, dans certains cas, l intervention d un fournisseur de services. - Travailler avec un fournisseur de services Vous pouvez aussi opter pour externaliser la gestion de vos factures électronique. Votre client n utilise pas le même logiciel ou utilise un autre format standard pour échanger des messages électroniques. Un fournisseur de services peut s assurer que le client reçoit le message dans le bon format. Il peut aussi se charger du scanning de factures papier et de leur conversion en formats de données structurées, envoyer des factures via un portail web, ou avec une signature certifiée, les archiver en garantissant leur lisibilité, etc. Avantages: Pas besoin d acquérir des logiciels coûteux pour recevoir et envoyer des factures. Le fournisseur de services peut faire pour vous la conversion dans les formats souhaités et garantir la lisibilité des factures qu il conserve. Inconvénients: Vous devez payer pour les services d un fournisseur de services, soit un montant fixe, soit un montant par facture. FOURNISSEUR - Le recours à un tiers pour automatiser la gestion de vos factures et leur archivage est une solution parmi d autres. - Portail web Pour les indépendants et les petites entreprises avec un nombre limité de factures, un portail web constitue une solution simple et payable. L émetteur de la facture se connecte à un site internet où il peut introduire les données de la facture. L application web génère alors un message de données structurées qui est envoyé au récepteur. Le récepteur peut alors lire automatiquement le message dans son logiciel de comptabilité ou recevoir la facture sous un format lisible dans sa boîte . Certains fournisseurs de portail web proposent également un module de paiement. Souvent, il est également possible d y archiver électroniquement ses factures. Cette forme de facturation électronique est parfois imposée par le fournisseur à de plus petites entreprises. Le fournisseur met le portail à la disposition des clients et ceux-ci peuvent s y connecter, regarder les factures et les télécharger. Avantages: Facile et peu onéreux. Les factures sont reçues plus rapidement. Si elles sont lues automatiquement chez le récepteur, les contrôles avec le bon de commande, le bon de livraison, etc. se font le plus souvent aussi automatiquement et le paiement de la facture peut se faire plus rapidement. Inconvénients: Les données doivent être encodées manuellement, ce qui entraîne un risque de fautes et d erreurs. Pour archiver électroniquement les factures chez un fournisseur de services, il faut en général payer. Info: VOS INTÉRÊTS DOSSIER SECTEUR & MÉTIERS PROJETS & ENTREPRISES 31

8 FAQ LA FACTURE ÉLECTRONIQUE DEVIENDRA-T-ELLE OBLIGATOIRE? Non, la législation actuelle garantit l égalité entre les factures papier et les factures électroniques et n impose aucune obligation concernant l utilisation d un des deux modes de facturation. Néanmoins, le recours à la facturation électronique se généralise et est amené à devenir «de facto» incontournable. LES FACTURES ÉLECTRONIQUES ET LES FACTURES PAPIER PEUVENT-ELLES COEXISTER? Oui. Les entreprises peuvent choisir librement la forme des factures qu elles reçoivent et/ou envoient, en se mettant d accord respectivement avec leur client ou leur fournisseur. Un fournisseur peut donc envoyer des factures électroniques à une partie de ses clients, tout en continuant à facturer sous forme papier pour ses autres clients. EST-CE QUE LA FACTURE ÉLECTRONIQUE A LA MÊME VALEUR AU NIVEAU JURIDIQUE QUE LA FACTURE PAPIER? Oui. La forme de la facture, qu elle soit sur papier ou au format électronique, n a pas d importance, étant donné que toutes les factures sont soumises aux mêmes règles et qu elles doivent être traitées de la même façon. La valeur juridique d une facture électronique est donc totalement équivalente à celle d une facture papier. EXISTERA-T-IL UN FORMAT UNIQUE DE FICHIER? Non. Chacun est libre de choisir le format (PDF, PDF/A, EDI, XML, code QR, etc.). Un certain nombre d éléments spécifiques doivent se retrouver dans la facture. La loi ne précise pas à quel endroit du document ces éléments doivent se retrouver. Tout comme différentes possibilités existent pour placer ces éléments sur une facture papier (en haut, en bas, à gauche, à droite, etc.), l utilisateur peut choisir où il place l information nécessaire sur sa facture électronique, peu importe l endroit, il faut simplement qu elle soit présente. PUIS-JE ÉMETTRE SIMULTANÉMENT UNE FACTURE PAPIER ET UNE FACTURE ÉLECTRONIQUE POUR UN MÊME CLIENT? Non. En principe, une action n autorise qu une seule facture, qu elle soit papier ou électronique. Si deux factures sont néanmoins créées, l une des deux (quel que soit sa forme) doit mentionner «duplicata» ou toute autre mention indiquant clairement que seul l autre exemplaire est un original et peut par conséquent être utilisé pour une déduction. PEUT-ON REFUSER D ÉMETTRE OU DE RECEVOIR DES FACTURES ÉLECTRONIQUES? Oui. Le recours à la facturation électronique est soumis à l accord de l émetteur et du destinataire de la facture. Vous pouvez refuser qu un de vos fournisseurs vous envoie une facture au format électronique si, par exemple, vous ne disposez pas des outils informatiques nécessaires pour les lire et les archiver. COMBIEN DE TEMPS DOIS-JE CONSERVER MES FACTURES Pour l administration fiscale et pour des raisons comptables, une facture doit être conservée pendant sept ans. Mais pour des raisons contractuelles, la prescription des actions en justice née d un contrat est de 10 ans à partir de la fin de ce contrat. Il n y a donc là aucune différence entre une facture papier ou électronique. Mais attention, l origine, la lisibilité et l intégrité de vos factures électroniques doivent être garantie pendant toute cette période. COMMENT DOIS-JE LES CONSERVER? Les factures peuvent être conservées sur support papier ou électronique, quel que soit le format d origine (papier ou électronique) de la facture reçue. Le mode de conservation doit néanmoins permettre de garantir l authenticité de l origine et l intégrité du contenu de ces factures. Ceci implique que toute manipulation éventuelle des factures doit être évitée et que l inaltérabilité des factures doit être garantie dès la délivrance et la réception de celles-ci et jusqu à l expiration du délai de conservation. Cela ne signifie pas que la forme ou le format des factures ne peuvent être modifiés, mais uniquement lorsque l authenticité et l intégrité demeurent garanties. Le client est libre de choisir lui-même la manière dont ces garanties sont apportées. Avec l évolution des technologies, il est aujourd hui également possible et autorisé d archiver ses factures via le Cloud. DOIS-JE ARCHIVER DES FACTURES À TÉLÉCHARGER SUR LE SITE INTERNET D UN FOURNISSEUR OU PUIS-JE SIMPLEMENT CONSERVER LES MAILS AVEC LES LIENS? Conserver un contenant un lien vers une facture ne suffit pas: c est la facture que vous devez conserver. Etant donné que chaque entreprise doit conserver les factures (papier et électroniques) qu elle a reçues, vous devez télécharger et conserver les factures lorsqu un fournisseur les rend accessibles via un site internet. Rien ne vous empêche de conserver, en plus, l contenant l hyperlien vers ce site internet, comme preuve supplémentaire de l origine. QUELLES SERONT LES CONSÉQUENCES D UN PROBLÈME INFOR- MATIQUE? COMMENT SE PRÉMUNIR? Les conséquences sont les mêmes qu en cas de destruction des archives papier en cas d incendie par exemple. Prévoyez dès lors un back-up, une copie de sauvegarde. 32