PHOENIX GESTION COMMERCIALE Version 7

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1 EDITION 2013 PHOENIX GESTION COMMERCIALE Version 7 L adaptabilité au service de la performance ACHAT STOCKS REGLEMENTS ACTION INFORMATIQUE rue Borromée Paris

2 EDITION 2013 LA PUISSANCE DE PHOENIX Phoenix Gestion Commerciale V6 à été entièrement écrit en langage Visual Fox Pro V9. Celui-ci assure au logiciel une ergonomie Windows XP,Vista et Seven, Office 2000, 2003, 2007 et 2010 ou encore, la possibilité de travailler en multi-écrans. LES NOUVELLES FONCTIONNALITES PHOENIX V6 BUSINESS DECISIONNEL Intégré dans Phoenix V6 Outils d aide à l analyse et à la décision Nombreux outils de STATISTIQUES Module PHOESAGE, intégration d un pont entre PHOENIX et les produits SAGE pour aucune ressaisie. MODULE GESTION DE CHANTIER : Les chantiers, Les Ateliers, Les postes, Les employés, Saisie des heures. Envoi automatique des documents clients et fournisseurs par MAIL. Gestion complète du MULTIDEVISE. Gestion des TARIFICATIONS COMPLEXES. ALERTE et prévision des ruptures de STOCKS. Grace à la puissance du GENERATEUR D ETATS, il est possible, au delà des éditions traditionnelles, d enrichir ou de créer les documents spécifiques à votre activité. LIENS DYNAMIQUES PERSONNALISES, Donnant accès directement aux fonctionnalités les plus utilisées. Configuration minimum requise : Celeron Pentium III MO de ram - Windows NT4 XP, VISTA / SEVEN

3 GESTION DES S GESTION DES ARTICLES Identification Code article : 25 caractères alphanumériques Articles classables en rayon, sous rayon, famille, sous famille. Recherche d article par code article ou sur toutes zones Type d articles : articles physiques, Article «texte» permettant d insérer des lignes de texte facilement dans les documents, Articles prestations de services internes ou externes Articles non gérés en stock, articles calculs (remises, plus values, sous totaux). Statistiques Entrées et sorties mensuelles sur 24 mois glissants Moyenne de consommation calculée sur un nombre de mois paramétrable. Zones paramétrables Nombre illimité de zones paramétrables de tous types pouvant alimenter les. zones paramétrables de certains fichiers comme les factures d achat ou de vente, les statistiques commerciales ou l historique des mouvements d articles. Numéros de lots Gestion des articles par lots depuis l entrée en stock jusqu aux statistiques de ventes en passant par l historique des mouvements d articles. Obtention d une traçabilité complète. GESTION PAR AFFAIRE Gestion des filières Filière commande-livraison-facturation-règlements Divers Prix d achat (dernier, standard) et de revient pour le calcul de marge Coefficient de relation prix d achat et prix de vente Sur un seul écran, il est possible d obtenir les stocks, les Prix au 10, 100 à la douzaine etc. commandes, (client et fournisseur), les expéditions en cours, Prix par période les réceptions qualité, les fabrications en cours. Prix promotionnels Gestion des tarifs de vente Unité de vente pouvant être différente de l unité de stockage, un coefficient à 5 décimales permet de gérer automatiquement les conversions Taux de marge Taxes parafiscales Coefficient unité de vente/unité de stock Prix en unité de compte Action des remises et escomptes débrayable par article Escompte remise en ligne, remise en pied, régime TVA. Taux de TVA par régime de TVA Types de frais de livraison, seuil franco, tournée en livraison Devis, facture Pro forma, bon de commande, de livraison, factures, avoirs Différents types de frais de ports Statistiques cumulées dans la fiche article Envoyez facilement vos devis, factures etc. GESTION DES CARNETS DE COMMANDES Contient toutes les commandes en cours Consultable ou éditable à tout moment à l écran ou sur papier. Possibilité d effectuer une sélection sur le client, une fourchette de numéros de commandes, de dates, de documents, d établissement Etat sur les commandes en retard. GESTION MULTI-DEVISES Prix par quantité et par période en Francs, Euros et devises Devise en saisie, devise a l édition, code langue Multidésignation sans limites, code langue Documents de vente pouvant être saisis et édités dans des devises différentes.

4 GESTION DES S ORDRE DE FABRICATION Création d articles nomenclatures, nombre illimité de niveau de nomenclature, Quantités de composants manquants indiqués, Possibilité de validation partielle d un ordre de fabrication avec gestion du reliquat. Selon le niveau de nomenclature, l ordre de fabrication puise dans les stocks de sous ensembles et déclenche éventuellement des ordres de fabrication de sous ensembles complémentaires, Nomenclatures pouvant contenir des heures de machines, d hommes ou de sous-traitance, Documents éditables de forme paramétrable, Nomenclature modifiable pour l ordre de fabrication en cours. GESTION DES COMMERCIAUX Commissions/vente : 2 vendeurs par client Multiples possibilités de gestion des commissions vendeurs Possibilité de lier le versement des commissions à l encaissement des factures Possibilité de lier les tarifs clients aux commissions des vendeurs GESTION CLIENTS Adresses multiples Trois types de clients, «clients» «services internes» et «prospects» Encours financer complet du client Taux d escompte propre au client Nombre illimité de zones paramétrables de tous types ex: observation, date d anniversaire, zone commerciale Code tarif client, code relevé Notes (illimité) Photo, dessin, plan Zones paramétrables illimitées Gestion des n de contrat d abonnements par client DOCUMENTS DE Zones paramétrables illimitées Lignes renseignées d éléments complémentaires, éditables sur le document et exploitables au niveau des statistiques et historiques Génération des renseignements particuliers souhaités à l édition du document et issus de calculs entre plusieurs variables appartenant a des fichiers différents (articles, clients, paramètres, etc.) Notes illimitées en Pied du document Gestion des poids : net brut total du nombre de pièces Présence des frais paramétrable pour chaque document : port ht, frais de poste, emballage ht, acompte escompte, remise globale Somme des marges de toutes les lignes, Calcul de la marge en fonction du dernier pris d achat et PMP Devis réalisés par duplication d un devis type ou par reprise d un autre devis Commandes clients Saisie de la commande manuelle ou en reprise d un autre document Possibilité de saisir la date de livraison prévisionnelle à chaque ligne ou une seule fois pour l ensemble de la commande. EXPORTATION DE DONNEES Fichiers au format FoxPro (DBF) Tables accessibles directement pour tout logiciel travaillant avec ODBC Fichiers très facilement exportables dans d autres formats. Plusieurs structures d exportation IMPORTATION DE DONNEES Importation d informations issues d un autre logiciel que Phoenix Gestion Commerciale Plusieurs masques d importation possible pour chaque fichier de l application Données sous format courant type ASCII ou tableur.

5 GESTION DES STOCKS GESTION DES DEPOTS Gestion des stocks multi dépôts (nombre illimité) Transferts entre dépôts Fichier articles Stock réel Réservations clients Préparations d expéditions Réservations fabrication Commandes fournisseurs Fabrications lancées Prêts Stocks disponibles : en commande fournisseur, en cours de réception Historique des mouvements de stocks Fabrication lancée Stock virtuel Consommation des 24 derniers mois Gestion des prêts Gestion de lots, traçabilité Entrées et sorties d articles Gestion du SAV La saisie «magasinier» permet des entrées et des sorties de stocks REAPPROVISIONNEMENT Prévision de rupture Réapprovisionnement nécessaire calculé Quantité économique de réapprovisionnement Deux critères d alerte de rupture de stocks fonctionnant parallèlement Cinq méthodes de définition de la quantité de réapprovisionnement Suivi dans le temps de la quantité en stock de l article Prévision en temps utile des prévisions de stock GESTION DES EMPLACEMENTS Gestion des emplacements de stockage Fichier des emplacements (indique ce qu ils contiennent) Visualisation des emplacements de stockage pour chaque article. GESTION DES NUMEROS DE SERIE Articles sérialisés suivis de l entrée en stock jusqu aux statistiques de vente et l historique des mouvements d articles. TRACABILITE COMPLETE Historiques des actions réalisées par utilisateur ACHAT Gestion des articles par lots depuis l entrée en stock jusqu aux statistiques de vente en passant par l historique des mouvements d articles GESTION DE L INVENTAIRE Saisie d inventaire (par famille, par dépôt, etc.) Inventaire sur stock arrêté séparément en quantité et en valeur Fichier des références à commander Confidentialité Exportation et importation de données paramétrables Sauvegarde et restauration de fichiers intégrées Nombreux utilitaires de dépannage fichiers

6 GESTION DES ACHATS GESTION DES FOURNISSEURS Gestion des références à commander Gestion automatique des bons de commande Fournisseurs Gestion de la contremarque Plusieurs fournisseurs possibles par article Echéancier fournisseur Achats multi fournisseurs Dix remises par article et pour chaque fournisseur Possibilité de retrouver facilement le fournisseur et le client de l objet concerné Quantité économique de réapprovisionnement Nombreux états de synthèse et de statistiques d achats Fichier article très puissant et paramétrable Gestion des règlements Lettres chèques Virements sur disquette Envoi de documents par Fax/mail Confidentialité Exportation et importation de données paramétrables Alerte sur réapprovisionnement nécessaire Plusieurs fournisseurs possibles pour un article REFERENCES A COMMANDER Fichier par article, dépôt, client ou par numéro de bon de commande client, Fichier alimenté en permanence par les articles dont un des seuls de déclenchement est atteint, Consultable a tout moment, Quantités et fournisseurs modifiables, Déclenchement à tout moment (selon un certain nombre de critères de sélection) de la reprise de références à commander en commande fournisseurs, Commandes fournisseurs pouvant ensuite faire l objet d une reprise en : Réception fournisseur (commande décrémentée mais stocks non mis à jour), Livraison fournisseur (stock mis a jour) Facture fournisseur (prix d achat, PMP ) Comptabilisation des achats Gestion des manquants et des reliquats Filière commande, expédition, facturation, Banques multiples Encours financiers Demande d achats Devis fournisseurs Bons de commande Bons de réception Bons de livraison Factures et avoirs Grilles de saisie entièrement paramétrables N modèles paramétrables possibles par doc.

7 GESTION DES REGLEMENTS GESTION DES ENCAISSEMENTS CLIENT Réception des moyens de paiement (traite acceptée ou chèque) Remise des effets à l escompte ou à l encaissement Mise a jour automatique de l échéancier avec passage de l écriture comptable correspondante et possibilité d obtenir des libellés d écriture ligne par ligne. Encours financier: montant par types de documents Code règlement (avec application des normes GENCOD), Règlement théorique et règlement effectif sur facture Seuil de relance par client RECEPTION DES MOYENS DE PAIEMENT Saisie du code client avec affichage de toutes les créances en cours. Recherche également possible sur le numéro de compte, le numéro de facture, ou une fourchette de dates d échéance. Saisie du retour d une traite, paiement partiel d une facture avec gestion du reliquat, paiement de factures par un seul titre de paiement. Ecriture de règlement correspondante automatiquement formée et envoyée dans les fichiers comptables, Génération et passage automatique d une écriture d écart de règlement lorsqu il y a un écart entre la somme due et la somme réglée. LETTRE DE RELANCE Relances différentes pour les effets, les chèques et autres modes de règlements, les impayés. Délai paramétrable entre chaque relance Lettre de relance tenant compte du seuil minimum de relance se trouvant dans les fiches clients, contenant les dates des premières et deuxièmes lettres Texte et forme de toutes les lettres de relances paramétrables Lettrage automatique REMISE A L ENCAISSEMENT OU A L ESCOMPTE Affichage des effets en portefeuille avec une sélection possible sur les dates d échéance ou de facture. Choix du ou des effets à remettre en banque Plusieurs méthodes de sélection : Manuelle : choix des effets un par un sur une fourchette de dates, Automatique : Remise des effets d une date d échéance à une autre, remise d une somme avec choix d une période d échéance, recherche automatique avec aide a l optimisation du choix de la banque. Génération d un fichier LCR avec édition possible d un bordereau de cession de créances. Gestion des effets remis à l escompte et non échus. GESTION DES REGLEMENTS FOURNISSEURS Génération d un fichier de prélèvement aux normes bancaires. Génération de virements fournisseurs aux normes bancaires. POSSIBILITE D OBTENIR IMMEDIATEMENT : Les prévisions d encaissement sur une banque à une date donnée Le total des encaissements prévisibles sur une période ou à une date donnée L encours d un client particulier L encours pour un type de règlement sur une période ou à une date donnée (traite, billets à ordre, chèques ) Possibilité d enrichir les éditions existantes, par exemple, par un état sur les retards de règlement par vendeur etc Edition des états des prévisions d encaissement. Encours financers complet du client Fichiers des établissements, des banques AGIOS Calcul et édition possible sur les lettres de relance d un montant d agios, avec éventuellement le détail par ligne et la TVA sur agios.

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