Se situer dans une organisation 1 5

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1 COMPÉTENCE CONNAISSANCES S intégrer dans une équipe de travail La diversité des organisations L organisation, structure humaine Se situer dans une organisation 1 5 Quel que soit le type d organisation dans laquelle on travaille, on se doit de comprendre la manière dont elle est structurée pour mieux se situer. Il faut aussi connaître son mode de fonctionnement afin d être plus performant. À votre arrivée dans l entreprise, l organigramme vous renseigne sur la représentation schématique de sa structure.

2 Oligosoins 66 rue des Chantiers de France DUNKERQUE Tél. : Fax : contact : info@oligosoins.com 6 SA au capital de Dunkerque B VOTRE ENTREPRISE Vous effectuez une période de formation dans le laboratoire OLIGOSOINS, un établissement pharmaceutique créé en Il est spécialisé dans le développement de médicaments à base d oligo-éléments. Son effectif est de 50 personnes. Le président-directeur général, M. Begoin, est assisté par Mme Labarthe. Vous serez amené à travailler dans plusieurs succursales d Oligosoins. Pour gagner en efficacité, Mme Labarthe vous fait découvrir la structure d une organisation. m Remue- éni g n es À l occasion de votre première expérience professionnelle, vous vous interrogez : en fait que recouvre le terme «organisation»? Moyens financiers Moyens Moyens Participent au fonctionnement de L ORGANISATION Avec un But collectif Sa structure peut être représentée sous la forme d un Produire, vendre, rendre des services

3 Se situer dans une organisation 1 MISSION 1 Découvrir et comprendre le fonctionnement d une organisation 1. Repérer la diversité des organisations Votre tutrice, Mme Labarthe, l assistante du P.-D.G., vous informe sur les différentes organisations avec lesquelles elle est fréquemment en relation. 1 Voulant s assurer que vous êtes en mesure de les identifier, elle vous demande s il s agit d une association, d une organisation publique (administration ou collectivité territoriale) ou d une entreprise (classification simple, taille et secteur d activité) (document 1, annexe 1). 1 Les 3 types d organisation 7 Les organisations publiques : elles ont pour activité principale de rendre des services non payants à la collectivité. On distingue : LES COLLECTIVITÉS TERRITORIALES : communes, départements, régions, elles rendent des services aux citoyens (ex. : éclairage des rues, achats de livres pour les lycées par la Région ). LES ADMINISTRATIONS : elles fournissent des services non marchands (ex. : la gestion des impôts, l école ). Les associations : elles produisent des biens et/ou des services sans rechercher de profits (ex. : les Resto du cœur, AIDES, Secours populaire ). Les entreprises : elles ont pour activité principale la production et la vente de biens et de services dans le but d en retirer des profits. Les entreprises sont classifiées : CLASSIFICATION SIMPLE : les entreprises agricoles (fermes, viticultures ) ; ANNEXE 1 Tableau d analyse les entreprises artisanales (plombier, boulanger ) ; les entreprises industrielles (Peugeot, Danone, Adidas ) ; les entreprises commerciales (boutiques, supermarchés ) ; les entreprises de services (hôtels, banques, agences de voyages, agences immobilières ). Taille des entreprises : TPE (très petites entreprises) : de 1 à 9 salariés. PME (petites et moyennes entreprises) : de 20 à 249 salariés. Grandes entreprises : plus de 250 salariés. Secteurs d activité : SECTEUR PRIMAIRE : l agriculture. SECTEUR SECONDAIRE : les industries qui fabriquent des produits. SECTEUR TERTIAIRE : les entreprises qui fournissent des services. VOTRE MISSION Différentes organisations Association Oligosoins Labo Oligosoins Fournisseur (352 salariés) Mairie de Dunkerque Sté agricole de culture bio (6 sal.) Les impôts Crédit agricole Pharmacie (7 salariés) Médecins du monde Organisation publique Collectivité territoriale Administration agricole Entreprises Classification simple Tailles Secteurs artisanale industrielle commerciale de services TPE PME GE primaire secondaire tertiaire

4 1 Se situer dans une organisation 2. Comprendre le fonctionnement d une organisation Pour fonctionner correctement, une organisation doit être structurée. Afin de vous familiariser avec l organisation du laboratoire, Mme Labarthe vous remet une liste des fonctions et des services de l entreprise. 2 Différentes tâches vous sont présentées par Mme Labarthe qui vous demande de quel service, selon vous, elles relèvent (document 2, annexe 2). 8 VOTRE MISSION INFOS La fonction Une fonction peut regrouper plusieurs services et un service regroupe plusieurs tâches. QU AVEZ-VOUS RETENU? Compléter le paragraphe 1, p. 18. Je dois faire un emprunt auprès du CA. M. Cahors Mon service développe de nouveaux produits. 2 Fonction technique Fonction commerciale Fonction comptable Fonction financière Fonction de sécurité Fonction administrative Les fonctions et services de l entreprise Fonctions ANNEXE 2 Les chefs de service Il faut que je réalise une publicité sur le dernier produit. M. Caillet Mon service passe les commandes de matériel ou de fournitures. s Production, développement Achat, vente, promotion comptabilité financier Sécurité, prévention des risques La direction, le secrétatriat, le personnel Faut-il construire une nouvelle usine? M. Begoin Je m occupe de recruter le personnel et des absences des salariés. M. Coquet Mme Laurent Mme Albert Je suis chargée de régler les fournisseurs et d enregistrer les factures. Mon service fabrique les oligoéléments. Je suis chargé de vendre nos produits. Mme Ammani M. Vuillet M. Mallard

5 Se situer dans une organisation 1 MISSION 2 Analyser et mettre à jour un organigramme 1. Analyser un organigramme simple ou en bannière Votre formation doit se poursuivre dans une succursale du laboratoire Oligosoins situé à Bordeaux. Mme Labarthe met à votre disposition l organigramme de cette organisation. 1 Vous êtes censé connaître la structure et le fonctionnement de votre nouvel environnement professionnel. Mme Labarthe vous interroge à ce sujet (document 3, annexe 3, fiche Ressource 1, p. 189). 3 Organigramme du laboratoire OLIGOSOINS BORDEAUX 9 Achats Mme Mory Directeur de production M. Blot Fabrication M. Jenou Contrôle qualité M. Mouli 3 employés 30 ouvriers 3 chimistes Ventes M. Zoula 20 représentants P.-D.G M. Roux Directeur commercial M. Choc Promotion Mme Marc 2 délégués médicaux Export M. Lemar 1 assistante Comptabilité M. Biondo 4 comptables Directeur administratif M. Gramot Informatique M. Conan Personnel Mme Brady 3 employés 4 employés VOTRE MISSION ANNEXE 3 Questions de Mme Labarthe sur Oligosoins Bordeaux 1. Quel est le nom de la société dont la structure est représentée? 2. Quel est l effectif total du laboratoire et celui de la direction de la production? 3. Combien de directions sont représentées? 7. À qui M. Lemar transmet-il des consignes? 8. Quel type de relation peuvent avoir les différents chefs de service entre eux? 9. Quelle est la relation d un chef de service à son employé? 4. Quels sont les différents services du laboratoire? 10. Quelle relation un représentant a-t-il avec M. Zoula? 5. Qui est le supérieur hiérarchique de M. Conan? 11. Combien y a-t-il de niveaux hiérarchiques? 6. De qui les chimistes reçoivent-ils les consignes? 12. Quel est l intérêt d un tel document?

6 1 Se situer dans une organisation 10 Bonjour, J ai commencé à mettre à jour l organigramme du labo mais je n ai pas eu le temps de le terminer. Je compte sur vous. Merci. Au fait, n oubliez pas de vous positionner sur l organigramme. 2. Mettre à jour un organigrame simple ou en bannière Le P.-D.G. d Oligosoins Dunkerque réorganise son laboratoire. Mme Labarthe a commencé à mettre à jour l organigramme et vous demande de la remplacer dans cette tâche. 2 Suivez les consignes de M. Begoin et les conseils de l assistante pour mettre à jour l organigramme (document 4, annexe 4). Consignes du P.-D.G. et de son assistante CONSIGNES VOTRE MISSION La Direction production est placée sous l autorité de M. LEPARLIER. Ce pôle fonctionne avec 3 services : Le service fabrication dirigé par M. VUILLET : 12 ouvriers ; Le service qualité et conditionnement dirigé par Mme PAGES : 7 ouvriers ; Le service développement dirigé par M. COQUET, qui a sous ses ordres 3 pharmaciens. La Direction administrative, dirigée par M. Rouberton est composée : du service du personnel, sous la responsabilité de Mme ALBERT, et de 3 employés ; du service comptabilité dirigé, par Mme AMMANI, et de 2 comptables ; du service financier avec, comme responsable, M. CAHORS, assisté d un employé. Bon courage. LE DIRECTEUR XAVIER BÉGOIN 4

7 Se situer dans une organisation 1 ANNEXE 4 Organigramme du laboratoire OLIGOSOINS P.-D.G M. BEGOIN Assistante de direction Mme Labarthe 11 Directeur médical M. Peralina VOTRE MISSION 5 délégués commerciaux Chef du service Promotion M. Caillet Chef du service Ventes M. Mallard 4 commerciaux QU AVEZ-VOUS RETENU? Compléter le paragraphe 2 p. 12.

8 12QU AI-JE RETENU? 1 Se situer dans une organisation 12 1 Découvrir le communication et ses éléments 1 Repérer la diversité des organisations L organisation désigne une entité structurée autour d un objectif commun dans laquelle le facteur humain joue un rôle important. Il existe trois types d organisations : L entreprise : Une classification courante Elles sont réparties en trois secteurs : secteur primaire secteur secondaire secteur tertaire Une classification simple Les entreprises agricoles Les entreprises artisanales Les entreprises industrielles Les entreprises commerciales Les entreprises de service La taille des entreprises TPE - très petite entreprise PME - petite et moyenne entreprise Grande entreprise produit des biens et des services afin de les vendre et d en dégager des profits. Il existe plusieurs types de classification : (agriculture, pêche) (industrie et tout ce qui est fabriqué) (tout le reste) (ex. : maraîchers ) (ex. : électriciens, bouchers ) (ex. : fabricants de voitures, de pneus ) (ex. : hypermarchés ) (ex. : pressing, auto-école ) : de 1 à 9 salariés : de 20 à 249 salariés : de 250 salariés et plus L organisation publique : fournit des services publics (ex. : les communes, les impôts ) produit des biens et des services sans rechercher de profits (ex. : Amnesty International) 2 Comprendre le fonctionnement d une organisation Les fonctions et les services Une organisation pour fonctionner doit gérer, contrôler, prévoir. Elle a des activités qui sont regroupées par fonction. Fonctions Administrative Comptable Financière Commerciale Technique Sécurité Définitions Étude des produits, fabrication, contrôle Approvisionnement, stockage, vente de produits Tenue des livres de compte, encaissements Recherche de capitaux Protection des biens et des personnes Organisation, coordination des travaux et personnel 2 Analyser et mettre à jour un organigramme Une fonction peut regrouper plusieurs services, un service regroupe plusieurs tâches. La représentation dans l organisation L organisation permet de visualiser la fonction de chacun et les niveaux hiérarchiques. On la représente sous forme d organigramme en bannière.

9 Se situer dans une organisation 1 ENTRAÎNEMENT 1 Déterminer les fonctions et les services d une organisation Vous continuez votre formation chez OLIGOSOINS à Bordeaux. Votre tutrice vous propose de tester vos connaissances sur les fonctions et les services d une entreprise, avant de vous confier la mise à jour de l organigramme du laboratoire. Complétez le tableau d analyse des tâches ci-dessous, en indiquant, pour chacune d elles, le service et la fonction (annexe). ANNEXE Tableau d analyse des tâches Tâches Fonctions s Embauche d un nouveau comptable Envoi d un devis à un client Édition des bulletins de salaire Réunion sur la sécurité, suite à un grave accident de laboratoire Réunion du directeur et des chefs de service Publicité sur un nouveau produit Présentation d un nouveau produit par notre fournisseur Gestion des absences des salariés Envoi de lettres de rappel aux clients qui n ont pas réglé leur facture 13 ENTRAÎNEMENT Étude en laboratoire d un nouveau produit Emprunt à la banque pour l achat de matériel de recherche plus performant Envoi d une commande à notre fournisseur

10 1 Se situer dans une organisation ENTRAÎNEMENT 2 Concevoir l organigramme du laboratoire de Sophia Antipolis OLIGOSOINS a ouvert un nouveau laboratoire à Sophia Antipolis. Le directeur vous charge de concevoir son organigramme. Il vous communique les informations nécessaires pour son élaboration. Réalisez l organigramme en respectant la zone de traçage fournie par le directeur (document, annexe). Organisation du laboratoire par le directeur, M. Beauregard ENTRAÎNEMENT 14 Je travaille avec Mlle CAMPO qui est mon assistante. M. SOYEZ, directeur technique, travaille avec M. LOVET, chargé du bureau d étude, M. HURTIN pour le service fabrication et contrôle. Ce service se compose de 15 ouvriers sous la responsabilité de M. HURTIN. Mme DEBRÉ, directrice commerciale, gère deux services : Le service achats est dirigé par M. CARLOT qui a 3 employés sous ses ordres. Le service ventes est géré par M. ALBERT. 3 employés dépendent de lui. M. MARSEILLE, directeur du service administratif et comptable, a sous sa responsabilité 3 services : Le secrétariat dirigé par Mme TENUE. 2 employés sont ses subordonnés. Le service du personnel avec 5 employés gérés par M. GRIOTTE. Le service comptabilité géré par M. LAMBERT, aidé d une aide-comptable, Mlle S. Bon courage. Le directeur ANNEXE Organigramme du laboratoire Oligosoins à Sophia Antipolis

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