Guide pratique

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1 5.7 L'IMPRESSION DU DOSSIER Cette fenêtre permet d'imprimer le dossier complet ou partiel des employés. Plusieurs critères de sélection sont offerts afin de choisir les dossiers à imprimer. Des critères de tri vous permettent d'imprimer les dossiers selon un certain ordre. Vous pouvez choisir les sections du dossier que vous désirez imprimer. Par contre, les sections qui vous sont interdites par vos privilèges ne sont pas disponibles. SERVICES OFFERTS # L'icône du dicitonnaire est disponible pour faciliter la sélection des corps d'emploi (Section 1.5.2). # L'icône d'impression permet d'afficher la fenêtre d'impression (Section 1.5.1). Voir aussi Description des rapports. # La plaquette <Tri> ([Alt + I]) affiche la fenêtre permettant de modifier l'ordre de tri (Section 5.7.1). Guide pratique

2 # La plaquette <Sélection> ([Alt + S]) affiche la fenêtre permettant de sélectionner les sections du dossier à imprimer sur la liste (Section 5.7.2). FONCTIONNEMENT # La case «Titrer les sections vides» Certaines sections du dossier peuvent être vides. Par exemple, un dossier n'a aucun générateur dans la section générateurs d'absences. Alors, si vous imprimez cette section et que la case «Titrer les sections vides» est cochée, le titre de section «Générateurs d'absences» et la mention «Aucune donnée» seront imprimés pour ce dossier. À l'inverse, si cette case n'était pas cochée, rien ne serait imprimé pour cette section du dossier. # La case «Impr. tous les emplois des dossiers sélect.» Il est pertinent d'utiliser cette case seulement lorsque que vous imprimez l'une des sections de l'emploi : emplois, changements anticipés, distribution comptable, données Percos et suppléments annuels. D'ailleurs, seules ces sections sont assujetties à cette case. Lorsqu'elle est cochée, le système imprime les informations de ces sections pour tous les emplois du dossier et non seulement de ceux respectant les critères de sélection. # La case «Imprimer les sous-motifs» Lorsque les privilèges vous le permettent, il est possible de demander d imprimer le champ sous-motif. Il est pertinent d utiliser cette case seulement lorsque vous imprimez l une des sections concernant les absences : paiements, générateur ou historique. D ailleurs, seules ces sections sont assujetties à cette case PAIE

3 # Sélection des dossiers Pour qu'un dossier soit sélectionné, il doit respecter tous les critères de sélection : - l'état du dossier doit faire partie de la sélection; - le lieu de travail de la section informations administratives doit faire partie des lieux de travail sélectionnés; - le dossier doit avoir au moins un emploi satisfaisant les critères de sélection : emplois, secteurs de travail et états d'emploi. Les dossiers incohérents, n'ayant pas d'emploi, sont sélectionnés seulement si tous les emplois, tous les secteurs de travail et tous les états d'emploi sont demandés, et que l'emploi n'est pas un critère de tri. # Tri des dossiers sélectionnés Le lieu de travail fait référence au lieu de travail de la section informations administratives du dossier. De même que l'emploi et le secteur font références aux emplois inscrits dans la section emplois du dossier. Les critères de tri n'influencent aucunement l'ordre d'impression des informations à l'intérieur d'une section. Elles sont imprimées dans le même ordre qu'elles apparaissent dans leur fenêtre de mise à jour respective. # Impression des dossiers sélectionnés Une fois le tri terminé, le système imprime les sections demandées pour les dossiers sélectionnés. Il est possible que la mention «Ce dossier est imprimé plus d'une fois» soit imprimée à droite du matricule (ou du n.a.s.) d'un dossier. La situation se présente lorsque l'emploi fait partie des critères de tri et le dossier a plusieurs emplois. Par exemple : Un dossier a deux emplois : 3101 et Ces deux emplois répondent aux critères de sélection. Sur la liste, on retrouve alors ce dossier à deux endroits : parmi les dossiers ayant un emploi 3101 et puis ceux ayant un emploi À ces deux endroits, toutes les sections demandées sont imprimées. Guide pratique

4 PARTICULARITÉS # Au moins un matricule doit être inscrit si vous avez sélectionné la pastille «Matricules». # Le groupe de paie doit être inscrit si vous avez sélectionné la pastille «Groupes de paie». Il est possible de sélectionner tous les groupes de paie d enseignants en inscrivant «E*». Pour spécifier tous les groupes de paie de non-enseignants, inscrivez «N*». # Les compteurs de dossiers lus et imprimés dans la fenêtre du déroulement de l'impression peuvent sembler incohérents dans différentes situations : 1. Si quelques dossiers sélectionnés n'ont aucune donnée pour les sections demandées, il est possible que l'impression se termine avec plus de dossiers lus que de dossiers imprimés. 2. Si l'emploi fait partie des critères de tri, il est possible qu'il y ait plus de dossiers imprimés que de dossiers existant dans l'environnement. Les dossiers ayant plusieurs emplois peuvent être imprimés plusieurs fois. RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DE DONNÉES États du dossier : ÉTAT DU DOSSIER Lieux de travail : LIEU DE TRAVAIL Emplois : EMPLOI Secteur de travail : SECTEUR États d'emploi : CATÉGORIE D'ÉTAT D'EMPLOI et MOTIF D'ÉTAT PAIE

5 DESCRIPTION COMPLÉMENTAIRE DES DONNÉES LIEU DE TRAVAIL Vous pouvez choisir tous les lieux de travail ou sélectionner uniquement, sélectionnez ceux qui vous intéressent dans la liste de défilement. EMPLOI Vous pouvez choisir tous les corps d'emploi ou indiquer uniquement les corps d'emploi désirés. Les emplois peuvent être indiqués de deux façons : 1. En inscrivant un corps d'emploi précis (Ex: 3201). 2. En indiquant une racine de corps d'emploi, c'est-à-dire un, deux ou trois valeurs suivies d'un astérisque (*). Ce qui signifie que l'on désire sélectionner un regroupement de corps d'emploi qui commencent par la ou les valeurs spécifiées. ÉTAT D'EMPLOI Vous pouvez choisir tous les états d'emploi ou sélectionner uniquement ceux qui vous intéressent dans la liste de défilement. Guide pratique

6 5.7.1 Les critères de tri Cette fenêtre s'affiche à l'aide de la plaquette <Tri> ([Alt + I]). Les critères de tri nom légal et matricule sont sélectionnés par défaut. SERVICES OFFERTS # La plaquette de confirmation <OK> est disponible pour permettre de conserver les informations inscrites dans cette fenêtre jusqu'à l'impression de la liste PAIE

7 PARTICULARITÉS # Le matricule ou le n.a.s. font toujours partie des critères de tri. # Pour avoir accès à la sélection du secteur de travail comme critère de tri, il faut avoir préalablement sélectionné l'emploi. # Le n.a.s. et le nom, lorsque sélectionnés, sont respectivement dernier et avant-dernier critères de tri. L'emploi et le lieu de travail dépendent de l'ordre dans lequel ils ont été sélectionnés. Guide pratique

8 5.7.2 L'information à imprimer Cette fenêtre permet de choisir les sections du dossier à imprimer sur la liste. Les sections du dossier qui vous sont interdites par vos privilèges ne sont pas disponibles. SERVICES OFFERTS # La plaquette de confirmation <OK> est disponible pour conserver votre sélection. # La plaquette <Aucune section> ([Alt + A]) est un outil vous permettant d'enlever la sélection ou de sélectionner automatiquement toutes les sections ([Alt + U]) du dossier qui vous sont offertes. En l'utilisant, vous remarquerez que son texte change pour <Toutes les sections> et vice-versa. # La plaquette <Périodes de sélection> ([Alt + R]) affiche la fenêtre permettant de spécifier une période de couverture pour l'historique des emplois et l'historique des absences (Section 5.7.3) PAIE

9 FONCTIONNEMENT # Pour utiliser la plaquette de confirmation, vous devez sélectionner au moins une section. # Lorsque la fenêtre est affichée pour la première fois, toutes les sections dont vous avez au moins le privilège de consultation sont sélectionnées, et le saut de page est demandé pour la première section à imprimer. # Les cases de saut de page permettent, lorsqu'elles sont cochées, de faire un saut de page avant d'imprimer la section correspondante. Par conséquent, si vous demandez un saut de page pour la première section à imprimer, vous demandez une nouvelle page pour chaque employé. Dans ce cas, l'identification du dossier est imprimée dans l'en-tête. # La section historique des emplois comprend aussi les données Percos de chaque entrée à cet historique. # Les 2 listes déroulantes permettent de choisir les années fiscale et budgétaire à exploiter. Guide pratique

10 5.7.3 Les périodes de sélection Cette fenêtre permet d'inscrire une période de couverture pour l'impression de l'historique des emplois et l'historique des absences. Aucune période n'est inscrite par défaut. Dans ce cas, les deux historiques en question sont imprimés au complet. SERVICES OFFERTS # La plaquette de confirmation <OK> permet de conserver la période de couverture inscrite pour la section du dossier sélectionnée. Étant donné qu'il est possible d'inscrire une période de sélection distincte pour chacune des sections (hist. des emplois et hist. des absences), utilisez cette icône après avoir inscrit une période de sélection. Ensuite, si vous le désirez, vous pouvez sélectionner l'autre section du dossier PAIE

11 FONCTIONNEMENT # La période de sélection n est pas obligatoire. Elle permet d'imprimer les entrées effectives entre les deux dates inclusivement. Si vous n'inscrivez pas de période de sélection, la section (historique des emplois et/ou historique des absences). Il est possible d'inscrire une date de fin seulement. Dans ce cas, les entrées ayant une date antérieure ou égale à cette date sont imprimées. À l'inverse, si seule une date de début est inscrite, les entrées ayant une date supérieure ou égale à cette date sont imprimées. Note : Pour l'historique des emplois, une entrée dont la date effective est antérieure au début de la période de couverture est quand même imprimée si elle est effective dans cette période de couverture. Guide pratique

12 CETTE PAGE EST VOLONTAIREMENT LAISSÉE EN BLANC PAIE