Archivage intermédiaire . Espace de travail Entreprise. " Gestion des Durées de Conservation dans Livelink " pour les administrateurs

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1 Archivage intermédiaire Espace de travail Entreprise " Gestin des Durées de Cnservatin dans Livelink " pur les administrateurs

2 Table des matières 1. Gestin des Durées de Cnservatin dans Livelink Rôles assciés à un dssier du service Asscier une durée de cnservatin à un dssier... 4

3 1. Gestin des Durées de Cnservatin dans Livelink Cette dcumentatin est destinée aux persnnes qui nt un rôle d'administrateur Livelink afin de les infrmer sur les durées de cnservatin qui l'n peut asscier aux mails archivés dans l'espace entreprise de Livelink. Dans Livelink, la durée de cnservatin d'un message est définie par l'attribut Livelink "Classement RM" (Recrd management). Les classements RM snt assciés manuellement aux dssiers par un administrateur puis appliqués par héritage aux s qui y sernt versés. Les durées de cnservatin ainsi que les srts finaux (traitements appliqués aux dcuments à l'échéance de la durée de cnservatin) snt définis par les calendriers de cnservatin des départements et services de l'etat. Dans Livelink, les classements RM curamment utilisés snt déjà dispnibles. Le tableau ci-dessus résume l'ensemble des classements RM utilisables dans les Espaces entreprise. Nm du classement RM dans Livelink DUL Durée d utilité légale (en nmbre d année) SORT FINAL ENT- -R10A-AEG 10 AEG (Versement aux Archives d Etat) ENT- -R15A-AEG 15 AEG (Versement aux Archives d Etat) ENT- -R1A-DES 1 DES (Destructin) ENT- -R2A-DES 2 DES (Destructin) ENT- -R3A-DES 3 DES (Destructin) ENT- -R5A-DES 5 DES (Destructin) *ENT- -R10A-DES 10 DES (Destructin) ENT- -R15A-DES 15 DES (Destructin) ENT- -R20A-DES 20 DES (Destructin) ENT- -NORL Nn limité C (cnservatin par le service prducteur) * Classement RM appliqué par défaut Abréviatins: ENT - Espace Entreprise - Type de dnnée R - Rétentin A - Ans AEG - Versement aux Archives d Etat DES - Destructin autmatique NORL - N Rétentin Limite Dans le tableau ci-dessus n peut distinguer tris types de srts finaux avec différentes durées de cnservatin:

4 DES (Destructin) AEG (Versement aux Archives de l'etat) C (cnservatin par le service prducteur) Le srt final DES (Destructin) est défini pur tus les dssiers dnt le cntenu sera effacé autmatiquement après l'échéance de la durée de cnservatin. Ce prcessus autmatique s'effectuera deux fis par année en mars et septembre. Un message d'avertissement sera envyé aux archivistes qui aurnt la charge d'infrmer l'administrateur du service cncerné. Le srt final AEG (Versement aux Archives de l'etat) est défini pur tus les dssiers dnt le cntenu sera versé aux Archives de l'etat après l'échéance de la durée de cnservatin. Le traitement de ce type de srt final est réservé aux archivistes de chaque département. Le srt final C (cnservatin par le service prducteur) est défini pur tus les dssiers qui devrnt être traités manuellement et aucune péride de rétentin ne sera appliquée. NB. Par défaut, c'est le classement RM ENT- -R10A-DES qui est appliqué aux dssiers de services lrs de la créatin. Tus les sus-dssiers héritent du Classement RM du dssier parent, si ce Classement RM n'est pas mdifié par un administrateur. Afin de chisir un Classement RM pertinent pur vs dssiers, demandez cnseil à l'archiviste de vtre département 1.1 Rôles assciés à un dssier du service Archiviste Administrateur Utilisateur Relecteur Cntrôle ttal sur le cntenu de l espace et pur la gestin du srt final. Ce rôle est réservé à l archiviste du département. Cntrôle ttal du cntenu de l Archive de Service (arbrescence des dssiers, cntenu des dssiers et durée de cnservatin). Ce rôle est en principe celui du crrespndant «archives» du service et de sn remplaçant. Cnsultatin de tut le cntenu de l Archive de Service, ajut d s, créatin de dssiers, cntrôle ttal sur les éléments ajutés par l utilisateur. Cnsultatin de tut le cntenu de l Archive de Service. 1.2 Asscier une durée de cnservatin à un dssier Il y a plusieurs manières d'asscier une durée de cnservatin à un dssier: Lrs de la créatin du dssier : Ouvrir MS Outlk Clic-drit sur le dssier d'archive cncerné dans l'arbrescence du dssier Livelink Sélectinner Créer un dssier Saisir le Nm, la descriptin du dssier dans les champs respectifs

5 Cliquer sur le butn du champ Classement Sélectinner le Classement RM suhaité Puis cliquer sur Ok Cliquer sur le butn radi Dssier Mdifier la durée de cnservatin d'un dssier Ouvrir l'accès Web de Livelink Cliquer sur la fnctin du dssier cncerné Cliquer sur Prpriétés Cliquer sur Détail sur le dcument Cliquer sur la barre dérulante Sélectinner un classement en haut à drite de la page puis sélectinner Parcurir les classements Cliquer sur Sélectinner > le nuveau Classement RM à appliquer Cliquer sur Mettre à jur Puis sur Ok Pur plus d'infrmatin, vir le Guide utilisateurs Livelink.

6 Dcument mandaté par le CSSI. Rédactin: Grupe de travail "Recrds management et archivage définitif des dcuments électrniques". Versin 1.0 du 1 er nvembre 2010 Papier recyclé

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