STATUTS ET RÈGLEMENTS

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1 STATUTS ET RÈGLEMENTS Adoptés le 30 mai 1997 Révisés le 31 mars 2008 Dernière révision le 18 mai 2013

2 Table des matières Article 1 : Nom 3 Article 2 : Siège social. 3 Article 3 : Année financière 3 Article 4 : Mission et Buts 3 Article 5 : Éligibilité. 4 Article 6 : Structures internes.. 4 Article 7 : Assemblée générale 6 Article 8 : Délais d avis de convocation des assemblées générales 7 Article 9 : Ordre du jour des assemblées générales.. 7 Article 10 : Assemblées générales spéciales. 7 Article 11 : Comité exécutif.. Article 12 : Les officiers Article 13 : Procédures de dissolution.. Article 14 : Modifications aux statuts et règlements.. Article 15 : Élection des représentants régionaux et sous-régionaux

3 STATUTS ET RÈGLEMENTS ARTICLE 1 Statuts et règlements AGIUQ Nom L association est connue sous le nom de l Association des gestionnaires infirmiers d urgence du Québec. L association est enregistrée au registre des entreprises du Québec à titre d organisme sans but lucratif avec le numéro suivant : Siège social ARTICLE 2 Le siège social de l Association est situé dans la province du Québec, pour fin de facilité, l adresse civique du président ou de la présidente élue est privilégiée. Année financière ARTICLE 3 L année financière s étend du 1 er janvier au 31 décembre. Mission ARTICLE 4 La mission de l association des gestionnaires d urgence du Québec est de promouvoir une gestion clinique et administrative de qualité afin de contribuer à l amélioration et la sécurité des soins et des services à la population. Buts 4.1 Regrouper les gestionnaires infirmiers des unités de soins d urgence et les gestionnaires qui ont une influence directe sur la performance. 4.2 Défendre et développer les intérêts professionnels de ses membres. 4.3 Représenter ses membres auprès des différents organismes. 4.4 Aider, orienter et conseiller les membres. 3

4 4.5 Promouvoir les meilleures pratiques en lien avec les activités professionnelles reliées aux soins d urgence. 4.6 Recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature, en argent, en valeurs mobilières et immobilières. Administrer de tels dons, legs et contributions; organiser des campagnes de souscription dans le but de recueillir des fonds pour des fins charitables. 4.7 Organiser un colloque annuellement. 4.8 Réaliser et promouvoir des activités de formation. Éligibilité ARTICLE Toute personne membre de l O.I.I.Q. détenant un poste de gestionnaire infirmier en unité de soins de l urgence ou tout autre gestionnaire qui a une influence directe sur la performance d une unité de soins de l urgence (ex :Directeur de santé physique, DSI ou autre titre, cadre-conseil, gestionnaire de lit) dans un établissement du réseau de la santé et des services sociaux de la province de Québec. 5.2 La personne admissible est membre en règle de l association lorsqu elle a payé son droit d entrée et s acquitte de sa cotisation annuelle Structures internes ARTICLE 6 L association se donne les structures dirigeantes qui suivent. L ordre indique la priorité constitutive : 6.1 L assemblée générale : tous les membres en règle. 6.2 Les représentants régionaux sont des gestionnaires clinico-administratifs des unités de soins d urgences qui sont répartis à raison de 1 par région administrative, et de 2 pour les régions de Montréal et de la Montérégie. N.B. La répartition du nombre de représentant a été calculé en fonction du nombre de service d urgence d une ou des régions au RQSUCH 4

5 Les 12 regroupements des régions administratives sont les suivantes : Région : 01 Bas-du-Fleuve Saguenay Lac St-Jean et Côte-Nord 03 Québec Mauricie et Centre-du-Québec 05 Estrie 06 Montréal (2) 07 Outaouais Abitibi Témiscaminque et Nord du Québec 11 Gaspésie Îles de la Madeleine 12 Chaudière Appalaches Laval, Laurentides, Lanaudière 16 Montérégie (2) 6.3 Le comité exécutif : formé de 7 membres parmi les représentants : Président Vice-président et responsable des régions Directeur des communications et du secrétariat Directeur des finances- trésorerie Directeur du développement clinico-administratif Directeur des technologies Directeur des relations avec les partenaires 6.4 S ajoute au besoin, le cadre conseil élu issu des membres de l AGIUQ. 6.5 Étant donné que toutes les urgences au Québec sont connues de la population, l AGIUQ pourrait sur demande explicite, transmettre la liste des gestionnaires d urgence à une firme privée ou publique pertinente qui en ferait la demande auprès du président. Cette firme s engage à ne pas transmettre cette liste à quiconque en ferait la demande. N.B. Le président et le vice-président ne peuvent être issus de la même région ou sousrégion de même que le ou la secrétaire et le trésorier ou la trésorière. 5

6 ARTICLE 7 L assemblée générale 7.1. L assemblée générale se compose de tous les membres en règle de l Association. Elle constitue l autorité suprême de l Association. Elle a notamment le pouvoir d élire les représentants régionaux qui eux constituent le comité exécutif, de déterminer le montant de la cotisation annuelle. Elle peut établir des règlements et prendre des décisions qui obligent tous ses adhérents à respecter les règlements. 7.2 Un membre en règle de l Association désigne toute personne ayant signé une formule d adhésion et ayant versé sa cotisation annuellement. Tout membre en règle a le droit de parole et le droit de vote. 7.3 Fréquence et quorum des assemblées générales. Il y a au moins une réunion par année et le quorum est fixé à 25% du total des membres en règle. 7.4 Pouvoir de l assemblée générale L assemblée générale est souveraine. Il lui appartient en particulier : De définir la politique générale de l association De recevoir et de juger les rapports venant du comité exécutif De ratifier, d amender ou d annuler toute décision du comité exécutif De former tous les comités qu elle juge utiles à ses travaux D adopter et/ou de modifier les Statuts et Règlements de l Association D élire les représentants régionaux qui eux constituent le comité exécutif De voter les budgets annuels présentés par le comité exécutif De se prononcer sur toutes les formes d appuis qui impliqueraient une cotisation spéciale De faire tous les actes nécessaires et de prendre toutes les décisions opportunes à la bonne marche de l Association. 6

7 ARTICLE 8 Délais d avis de convocation des assemblées générales Les assemblées générales doivent être convoquées par écrit au moins trente (30) jours ouvrables avant la date de ladite assemblée par le comité exécutif. ARTICLE 9 Ordre du jour des assemblées générales 9.1 À l ordre du jour devra au moins figurer les points suivants : L adoption de l ordre du jour L adoption de procès-verbal de la dernière assemblée générale statutaire et spéciale S il y a lieu, le rapport du président Le rapport de la direction des finances La ratification des actes du comité exécutif. 9.2 Les documents relatifs à ladite assemblée doivent autant que possible être mis à la disposition des membres avant la réunion. Assemblées générales spéciales ARTICLE 10 Le comité exécutif peut, en tout temps, convoquer une assemblée spéciale. L ordre du jour de cette assemblée est communiqué par écrit aux membres au moins cinq (5) jours avant la tenue de l assemblée et doit comporter un seul point. 7

8 ARTICLE 11 Le comité exécutif 11.1 L Association est administrée par un comité exécutif de 7 officiers dont les fonctions sont : La présidence Vice-présidence et responsable des régions Direction des finances - trésorerie Direction des communications et du secrétariat Direction du développement clinico-administratif Direction des technologies Direction des relations avec les partenaires 11.2 Fréquence et quorum des réunions du comité exécutif Il y a au moins quatre (4) réunions du comité exécutif par année et le quorum est de quatre (4) membres Durée des mandats La durée des mandats est de deux (2) ans pour tous les postes qui composent le comité exécutif. Des élections sont faites à chaque année pour la moitié des postes afin d assurer une certaine continuité Absences Deux (2) absences consécutives non motivées d un membre du comité exécutif peuvent entraîner sa révocation par le comité exécutif. Tout départ ou démission en cours de mandat doit être comblé par un membre de la région désignée. 8

9 11.4 Fonctions du comité exécutif Le comité exécutif administre l Association entre les assemblées générales. Il assume, entre autres, les responsabilités suivantes : Il gère les affaires internes autant qu externes de l association Il nomme les délégations Il convoque les assemblées générales et spéciales Il voit à l exécution des décisions de l assemblée générale et spéciale Il élabore les politiques qui doivent être définies et approuvées par l assemblée générale Il est responsable de l adhésion des personnes De fixer le montant de la cotisation annuelle Il approuve tout achat ou dépense qui excède 1000$ Il est entendu que le remboursement ou les avances inhérentes aux frais reliés à la représentation de l Association, tels que les frais de voyage et per diem pour assister aux réunions ne sont pas considérés comme des dépenses ou achats Il représente les gestionnaires des unités de soins d urgence auprès des autres associations, institutions, comités et commissions spéciales Procès-verbaux. Le procès-verbal de chaque réunion du comité exécutif et des assemblées générales est rédigé et approuvé à la séance suivante. Après son adoption, le procès-verbal de chaque réunion de l exécutif est acheminé à chaque représentant régional. 9

10 ARTICLE 12 Les officiers 12.1 Fonctions de la Présidence Le président assume les fonctions suivantes : Est porte-parole de l Association S assure du maintien et de l adhésion à la mission au niveau des membres et de toutes organisations désireuses de s y associer Soumets annuellement à l assemblée générale son rapport moral et les rapports d activités du comité exécutif Préside et dirige les réunions du comité exécutif, des assemblées générales statutaires et spéciales Coordonne les activités du comité exécutif Signe les documents officiels de l Association, procès-verbaux des assemblées générales statutaires et spéciales et du comité exécutif conjointement avec le ou la secrétaire Agit à titre de signataire des chèques et documents bancaires avec le ou la responsable des finances S assure que les communications sont bien faites, de la mobilisation et des relations avec les membres de l association Fonctions de la vice-présidence et responsable des régions Le vice-président assume les fonctions sivantes : De remplacer le président en son absence D accueillir les nouveaux représentants régionaux et de s assurer de la transmission des informations utiles et nécessaires à leur développement au sein de l association Des communications, de la mobilisation et des relations avec les représentants régionaux De coordonner l accueil des nouveaux gestionnaires membres de l association. 10

11 12.3 Fonctions de la Direction des finances- trésorerie Le directeur est responsable : De la planification et du contrôle budgétaire. Il prépare le budget qu il soumet, pour approbation, au comité exécutif De l allocation des enveloppes budgétaires par mandats, activités Des transactions bancaires, de la tenue de livres et de la remise de rapports périodiques au comité exécutif De la préparation du rapport financier annuel à l assemblée générale De la réclamation auprès des autorités compétentes des remboursements de toutes autres sommes auxquelles l Association pourrait avoir droit De la perception des cotisations et de toutes autres sommes d argent versées à l Association Du paiement sur présentation de factures encourues au nom de l Association ne dépassant pas 1000$ par facture. Au-delà de ce montant, une résolution du comité exécutif est requise pour que le paiement soit autorisé De la signature des chèques et documents bancaires De valider les contrats passés avec les partenaires Fonctions de la Direction des communications et du secrétariat Le directeur est responsable de : La gestion du secrétariat et des archives La gestion du courrier et de la correspondance ainsi que de l acheminement de l information et des messages La tenue à jour des listes d envoi postal L envoi des avis de convocation, de l ordre du jour et de la documentation requise pour toutes les réunions du comité exécutif et de l assemblée générale De la rédaction des procès-verbaux des réunions, des suivis et de la garde du recueil des procès-verbaux S assurer que tous les documents officiels soient signés Agir comme secrétaire des assemblées statutaires et spéciales et des réunions du comité exécutif S assurer de la convocation des réunions du comité exécutif S assure des mises à jour du répertoire des gestionnaires. 11

12 12.5 Fonction de la Direction du développement clinico-administratif Le directeur est responsable de : Statuts et règlements AGIUQ De l élaboration de l organisation et de la coordination du colloque annuel et des différentes activités de formation De travailler en collaboration avec le/la cadre-conseil à identifier les besoins de formation des membres Fonction de la Direction des technologies Le directeur ou la directrice est responsable de : Du développement informatique de l association La sollicitation et l actualisation du contenu du site web La mise à jour du site web et assurer au besoin les liens avec le consultant informatique Fonction de la Direction des relations avec les partenaires Le directeur ou la directrice est responsable de : Des liens avec les différents partenaires impliqués dans le développement et la mission des soins d urgence. (DNU, MSSS, OIIQ, AIIUQ, AMUQ, ASMUQ, AQESSS etc) Siéger sur les différents groupes de travail où l Association doit être représentée ou le cas échéant désigner une autre personne. 12

13 12.8 Fonction du ou de la cadre-conseil La durée de son mandat est de 2 ans. Le cadre-conseil est responsable de : Conseiller le comité exécutif pour tout ce qui a trait aux bonnes pratiques cliniques Collaborer avec la direction du développement clinico-administratif à l identification des besoins de formation pour les membres de l Association Est membre d office du comité organisateur du colloque et du comité de sélection des «Bons coups» Faire des recherches sur des données probantes et meilleures pratiques pour le comité exécutif Participe aux comités de travail au besoin De transmettre au directeur des communications les projets novateurs, les nouveaux développements reliés aux urgences de sa région de façon à en faire bénéficier les gestionnaires de toutes les régions Fonctions des représentants régionaux La durée de son mandat est de 2 ans. Chaque représentant est responsable : D informer tout nouveau gestionnaire sa (ses) région (s) de la mission de l association, fournir un formulaire d adhésion et lui recommander de devenir membre De transmettre aux membres de sa (ses) région (s) de toute l information provenant du comité exécutif et/ou de l Association D assurer le lien entre le comité exécutif et les membres de sa (ses) région (s) D assurer la transmission de l information en provenance de sa (ses) région (s)au comité exécutif De participer à des comités de travail où sa présence est requise De participer à une réunion annuelle avec le comité exécutif pré-colloque De transmettre au vice-président les mouvements reliés à sa région De transmettre au directeur des communications les projets novateurs, les nouveaux développements reliés aux urgences de sa région de façon à en faire bénéficier les gestionnaires de toutes les régions De tenir une rencontre annuelle des gestionnaires de sa région De s assurer d une présentation d un projet, lors du colloque, sur des réalisations de sa région. 13

14 ARTICLE 13 Procédure de dissolution 13.1 Un vote des deux tiers (2/3) des membres en règle par référendum est nécessaire pour amener la dissolution de l Association Une résolution de dissolution de l Association doit être donnée et discutée à une assemblée générale régulière ou spéciale, dûment convoquée L avis de convocation de l assemblée générale doit indiquer les motifs à l appui de la résolution de dissolution En cas de dissolution de l Association, les fonds résiduels doivent être versés à une association ayant les mêmes intérêts et cette décision doit être prise en assemblée générale. ARTICLE 14 Modifications aux statuts et règlements 14.1 Seule l assemblée générale peut modifier les statuts et règlements ; 14.2 L article 13 concernant la procédure de dissolution ne peut être modifié qu en suivant les modalités qui y sont prévues Pour modifier les articles ou les paragraphes statutaires ou règlementaires, un avis de résolution concernant le texte des changements proposés doit être lu à l assemblée générale et acceptée par ladite assemblée. Le comité exécutif peut proposer des amendements Une modification à la constitution et aux articles ou paragraphes statutaires ne peut être effectuée que par un vote favorable des deux tiers (2/3) des membres présents à l assemblée générale Le vote de la majorité simple suffit pour adopter la modification d un article ou paragraphe règlementaire ; 14.6 Ces modifications prennent effet dès leur approbation par l assemblée générale, à moins que la résolution ne contienne une date ultérieure de mise en vigueur. 14

15 ARTICLE 15 Élection des représentants régionaux et du cadre conseil L assemblée générale élit un président et un secrétaire d élection Fonction du président d élection. Le président ou la présidente d élection préside l élection des membres du comité exécutif lors de l assemblée générale annuelle des membres. Le président ou la présidente d élection doit : Exposer brièvement aux membres présents les règles du regroupement relativement à la mise en candidature des membres qui désirent obtenir un poste au comité exécutif. De plus, il ou elle devra préciser le nombre de postes vacants selon les années S assurer que les candidats ou candidates s engagent à accepter le mandat de membre du comité exécutif s ils ou si elles sont élues, et il ou elle doit déclarer le fait à l assemblée; Déclarer le ou la ou les candidats ou candidates élues par acclamation dans le cas où le nombre de candidats ou candidates n excède pas le nombre de postes vacants; Procéder à l élection par scrutin secret dans le cas où le nombre de candidats ou candidates excède le nombre de postes vacants; S assurer du contrôle des bulletins de vote; Annoncer le résultat suite à la période de votation et remettre le contrôle de l assemblée au président ou à la présidente du regroupement ou au remplaçant ou remplaçante Fonctions du ou de la secrétaire d élection Si le vote a lieu par scrutin secret, le ou la secrétaire doit : Distribuer les bulletins de vote préparés à cet effet ; Recueillir les bulletins de vote complétés ; Effectuer le décompte des bulletins de vote en présence du président ou de la présidente d élection. Lors de l avis de convocation de l assemblée générale annuelle, la liste des postes vacants régionaux sera alors communiquée aux membres ; Les mises en candidature devront parvenir au directeur des communications et du secrétariat avant le processus d élection de l assemblée générale annuelle soit par courrier, courriel ou lors du colloque. 15

16 15.3 Élection S il y a lieu, une élection des représentants régionaux et du cadre conseil se tient au moment prévu à l ordre du jour de l assemblée générale annuelle. Le président ou la présidente d élection procède à la tenue de l élection par scrutin secret selon la procédure établie. Celui-ci ou celle-ci n a pas le droit de vote sauf dans l éventualité d une égalité des voix où le président ou la présidente aura alors un vote prépondérant. Après le décompte des votes, le président ou la présidente d élection proclamera élu les candidats ou candidates ayant obtenu le plus de votes pour le nombre de postes comblés. Les bulletins de vote seront détruits par le président ou la présidente d élection et le ou la secrétaire immédiatement après l élection Élection des officiers Après l élection des représentants régionaux, les membres élus sont convoqués à une séance spéciale et ils procèdent entre eux à l élection des officiers aux divers postes vacants du comité exécutif. 16

17 Annexe 1

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