APPEL d OFFRE AUDIT DU DISPOSITIF CHARTE DES BONNES PRATIQUES D ELEVAGE

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1 Confédération Nationale de l Elevage 149, Rue de Bercy PARIS CEDEX 12 Tél Fax c.allo@cne.asso.fr delphine.neumeister@idele.fr simon.fourdin@idele.fr APPEL d OFFRE AUDIT DU DISPOSITIF CHARTE DES BONNES PRATIQUES D ELEVAGE Paris, le 14 mars 2012 Dans le cadre de cette consultation, la Confédération Nationale de l Elevage (ci-après dénommée CNE), INTERBEV et le CNIEL demandent aux organismes d audit candidats de faire une proposition écrite, comprenant au moins : - Un rapport d expérience d audit, en particulier dans le domaine de l élevage - Les ressources humaines mobilisables - Le projet d organisation et de méthodologie qui permettront de répondre spécifiquement et efficacement aux exigences de la demande - Une première estimation du budget qui en découlerait : devis relatif à la réalisation de chacune des catégories d audit, incluant les frais connexes - Un calendrier prévisionnel La proposition écrite doit être envoyée a minima par mail aux adresses figurant en haut de page avant le 16 avril h00. Une première sélection sera faite sur dossier. Pour les candidatures retenues, une audition aura lieu le 29 mai Appel d offre OC - Audit externe du dispositif CBPE Mars /10

2 SOMMAIRE 1. Le contexte de la demande 2. Les objectifs du dispositif d audit 3. Le plan d audit Plan d audit interne Plan d audit externe Contenu des audits et documents d audits 4. Mission et compétence de l organisme d audit Annexes Manuel général d organisation et de fonctionnement Document à l adresse suivante : Cahier des Charges pour une articulation Appel d offre OC - Audit externe du dispositif CBPE Mars /10

3 1. Le contexte de la demande La Charte des Bonnes Pratiques d Elevage (ci-après désignée «la Charte») est une démarche professionnelle initiée par la Fédération Nationale Bovine (FNB) et la Fédération Nationale des Producteurs de Lait (FNPL). Elle est propriété de la CNE qui gère sa mise en place au plan national par l intermédiaire d un comité de pilotage national co-présidé par la FNB et la FNPL, auquel participent les interprofessions laitière et viande, la FNGDS, l APCA et les JA. La Charte est gérée dans chaque région par un comité de pilotage régional présidé par des responsables professionnels. Elle est animée au niveau national par l Institut de l Elevage (IDELE). Son dispositif d animation national et régional ainsi que son dispositif d audits sont co-financés par la CNE, le CNIEL et INTERBEV. La Charte s adresse à tous les éleveurs de bovins. Elle vise deux objectifs : - accompagner les éleveurs dans une amélioration de leurs pratiques, dans une logique «d éthique professionnelle» ; - permettre aux éleveurs de communiquer sur leur métier et d informer le public sur leurs pratiques et leur savoir-faire. Elle couvre plusieurs domaines : identification des animaux, santé du troupeau, alimentation du troupeau, hygiène de la production laitière, bien-être des animaux, sécurité des personnes, environnement. Les items de la Charte peuvent être amenés à évoluer, en général tous les 3 à 4 ans. La Charte sert en outre de base technique commune à la plupart des démarches qualité des filières viande et lait. L adhésion à la Charte repose sur un engagement volontaire de l éleveur et une validation prononcée suite à un audit réalisé par un technicien agréé, formé à cet effet. La mise en place de la Charte mobilise les structures de développement et les organisations économiques des filières. Les organismes dont les techniciens valident la Charte sont appelés Organismes Professionnels d Accompagnement et de Validation (OPAV). La conclusion de l audit conduit ou non à la proposition d adhésion de l éleveur. La décision revient au final au comité de pilotage régional. Le maintien de l adhésion de l éleveur nécessite des visites de validation régulières, espacées de 2 ans, avec une tolérance jusqu à 3 ans. Les audits de validation ont un double objectif : évaluer si l adhésion à la Charte est - ou bien reste - possible et accompagner l éleveur dans une démarche de progrès, en identifiant avec lui sa situation, ses marges de progrès et ce à quoi il s engage. Sur le plan opérationnel, des maîtres d œuvre régionaux reçoivent délégation de mission de la part de la CNE sous couvert des comités de pilotage régionaux pour animer dans leur région le dispositif Charte. Ce dispositif concerne actuellement éleveurs et environ techniciens d OPAV qui les accompagnent. La Charte est donc un dispositif de grande envergure, relativement complexe, géré à la fois par un niveau national et par un niveau régional. Dans ce contexte, la CNE a mis en place en 2008 sur tout le territoire et à chaque niveau du dispositif un système de surveillance s appuyant d une part sur un suivi interne (voir paragraphe 3.1.) et d autre part sur l intervention d un organisme tierce partie pour la réalisation d un contrôle externe. Appel d offre OC - Audit externe du dispositif CBPE Mars /10

4 Par ailleurs, la Charte est le socle de nombreuses démarches qualité du secteur lait, viande ou agricole (CCP Viande, Label Rouge Viande, démarches mises en œuvre sur l application du règlement CE 1760/2000, certaines AOC, démarches d entreprises laitières ou de distributeurs ). C est pourquoi, les interprofessions lait - CNIEL - et viande INTERBEV - souhaitent conserver un système de surveillance interne et externe qui garantisse le sérieux, la cohérence et l efficacité du dispositif. CNE IDELE 21 Maîtres d'oeuvre Régionaux* *Et Maîtres d œuvre Départementaux le cas échéant 620 OPAV éleveurs Figure 1. Fonctionnement et acteurs de la Charte 2.Les objectifs du dispositif d audit En 2008, la CNE, INTERBEV et le CNIEL ont donc choisi de se doter d un dispositif d audit, afin de s assurer de la qualité de son fonctionnement. Celui-ci a pour but de répondre aux objectifs suivants : Garantir vis-à-vis de l extérieur (grand public, partenaires financiers, administration, opérateurs des filières, gestionnaires et organismes de contrôle des démarches de qualité basées sur la Charte) le sérieux du dispositif, l efficacité et la cohérence des audits en élevage ; Montrer que la Charte est validée de manière sérieuse, impartiale et homogène sur le territoire, selon des principes définis au plan national ; Permettre aux éleveurs de communiquer collectivement et sereinement sur leur métier en étant sûrs de leurs pratiques ; Evaluer en interne l efficacité du fonctionnement (pilotage et animation) de la Charte ; Disposer d un état des lieux des pratiques des éleveurs fiable, homogène entre régions et valorisable pour l amélioration du système et définir des pistes d accompagnement des régions, des organismes, des techniciens, des éleveurs, des filières... ; Répondre aux exigences des contrôles des démarches qualité viande notamment, qui s appuient entièrement sur la Charte depuis 2007 ; Améliorer progressivement la qualité du dispositif de la Charte. La Charte a donc mis en place un dispositif de surveillance comportant : Appel d offre OC - Audit externe du dispositif CBPE Mars /10

5 Le suivi d un tableau de bord d indicateurs depuis le lancement de la démarche ; La réalisation d audits internes et externes qui se sont formalisés et généralisés progressivement jusqu à la mise en place d un dispositif national d audits, structuré en 2008 ; Une commission de suivi et de pilotage du dispositif de surveillance national (la «Commission de crédibilisation»). La CNE, la FNPL, la FNB, le CNIEL et INTERBEV composent la Commission de Crédibilisation. L Institut de l Elevage (IDELE) assure le secrétariat technique de cette commission et un représentant des Maître d œuvre Régionaux est désigné chaque année pour y participer. Son rôle est de : Définir l organisation du dispositif de crédibilisation (audits internes et externes) ; Examiner les résultats d audits (rapports d audits externes et internes, fiches de suivi des écarts) ; Proposer des mesures correctives visant à l amélioration générale du dispositif ; Emettre un avis sur l efficacité et la pertinence des dispositifs développés en région (en lien avec les présidents). Sur la base et en accord avec les principes du «manuel général d organisation et de fonctionnement de la Charte» ( chaque entité opérationnelle (CNE, maître d œuvre régional) a rédigé son propre manuel qualité et ses procédures. Les Maîtres d œuvre Régionaux reçoivent une délégation de mission de la CNE et les OPAV doivent établir des conventions avec les Maîtres d œuvre Régionaux. L ensemble de ces documents constitue les règles de fonctionnement de la Charte dans la région, en cohérence avec les principes généraux et les particularités de l organisation régionale. Les grilles d audits ont été construites sur la base de ces référentiels. Le présent appel d offre porte sur l audit de la CNE et de ses sous-traitants, l audit des maîtres d œuvres régionaux et de leurs sous-traitants, l audit des OPAV et de leurs techniciens et l audit des élevages selon le plan d audit proposé ci-après (plan évolutif). 3. Le Plan d audit actuel Le plan d audit est composé des volets interne et externe Plan d audit interne En parallèle de la mission d audit externe qui est confiée à un organisme d audit, la réalisation d audits internes des maîtres d œuvre régionaux par l Institut de l Elevage ou par d autres Maîtres d œuvre Régionaux permet déjà de faire un point régulier sur leur fonctionnement. La fréquence de ces audits internes est d un audit par région tous les trois ans, avec analyse de la documentation qualité, entretiens approfondis avec les responsables concernés, analyse du fonctionnement départemental lorsqu il existe et rédaction d un compte rendu détaillé. Ils permettent de conforter ce qui fonctionne et de définir des actions d amélioration ou des besoins d appui pour faire progresser chacun dans ses missions par rapport à la Charte. Ces audits internes préparent également les intervenants à recevoir des auditeurs externes à travers Appel d offre OC - Audit externe du dispositif CBPE Mars /10

6 l expérience d audit que les audités en retirent. La CNE et l Institut de l Elevage sont audités de la même manière et à la même fréquence que les Maîtres d œuvre Régionaux. CNE -IDELE 21 Maîtres d'oeuvre Régionaux* 1 audit interne tous les 3 ans 1 audit interne tous les 3 ans Soit 7 régions auditées par an 620 OPAV Non concerné éleveurs Figure 2. Fonctionnement des audits internes *Et Maîtres d œuvre Départementaux le cas échéant 3.2. Plan d audit externe En complément des audits internes, des audits externes sont réalisés dans chaque région à tous les échelons du dispositif Charte. La fréquence est la même que pour les audits internes (1 année sur 3, soit en moyenne 7 régions/an). Les régions sont choisies par la Commission de crédibilisation en fonction des informations disponibles : tableau de bord, rapports d audits internes et externes Contrairement aux audits internes, les audits externes concernent chaque niveau de l organisation régionale pour en avoir une vision globale et impartiale afin de définir des pistes d amélioration nationales pertinentes : Maîtres d œuvre Régionaux, Maîtres d œuvre Départementaux le cas échéant, OPAV, techniciens et éleveurs. L audit en élevage ne portera pas uniquement sur le respect des items de la Charte mais également sur le bon fonctionnement de l ensemble e du dispositif et le respect des missions de chacun (Cf. paragraphe 3.4 Audit en élevage) : communication auprès des éleveurs, «qualité» de l intervention du technicien, conséquences de la visite et évolution des pratiques d élevage. Pour chaque région, l audit externe qualifié d «audit intégré» comportera : - l audit du Maître d œuvre Régional (et des Maîtres d œuvre Départementaux le cas échéant) ; - l audit de 1 à 13 OPAV et de leurs techniciens, selon l importance et la qualité du dispositif de la région ; - des audits en élevage, entre 3 et 25 élevages par OPAV audité, en fonction également de leur dimension et de la qualité de leur dispositif. Le niveau national (CNE-IDELE) bénéficie également d un audit externe tous les 3 ans. Appel d offre OC - Audit externe du dispositif CBPE Mars /10

7 CNE -IDELE 21 Maîtres d'oeuvre Régionaux* 620 OPAV 1 audit externe tous les 3 ans 1 audit externe tous les 3 ans Soit 7 régions auditées par an 50 OPAV audités par an (De 1 à 13 selon taille de la région) éleveurs 400 éleveurs audités par an (De 3 à 25 selon taille de l OPAV) *Et Maîtres d œuvre Départementaux le cas échéant Figure 2. Fonctionnement des audits externes Contenu des audits et documents Les documents d audit (guides d entretien et rapports) ont été construits sur la base des missions et des engagements des acteurs à chaque échelon du dispositif d organisation de la Charte. La finalisation de ces documents a été réalisée par l organisme d audit retenu en L ensemble des documents a été validé par la Commission de crédibilisation (CNE, FNB, FNPL, INTERBEV, CNIEL) et régulièrement mis à jour selon les besoins et évolutions du dispositif. L audit de la CNE-IDELE porte sur : - le suivi des conventions et des délégations auprès des Maîtres d œuvre Régionaux - la gestion de l information relative à la Charte à l intention des acteurs concernés - l animation du comité de pilotage national et la gestion des décisions - les relations avec les comités de pilotage régionaux - la gestion des informations relatives au fonctionnement de la Charte remontées par les maîtres d œuvre régionaux, dont le suivi de la gestion du tableau de bord - la réalisation et le suivi des contrôles internes - le fonctionnement de la commission de suivi et l exploitation des rapports d audit concernant le niveau national et le niveau régional - la communication sur la Charte - la gestion du stock de documents Charte - tout autre point que l organisme d audit jugera utile d investiguer dans un souci de pertinence de son audit L audit d un maître d œuvre régional porte sur : - le suivi par les professionnels (pilotage de la démarche) - les délégations de missions : CNE et comité de pilotage régional - le suivi des conventions de sous-traitances avec des relais départementaux - la gestion des agréments et du suivi des OPAV Appel d offre OC - Audit externe du dispositif CBPE Mars /10

8 - la gestion des agréments, de la formation et du suivi des techniciens d OPAV - la gestion des informations relatives à la Charte, la gestion du tableau de bord régional et la contribution à la base de données nationale et à l élaboration du tableau de bord national - la gestion des engagements, adhésions, désengagements ou retraits des éleveurs dans la Charte - l information des éleveurs - la communication sur la Charte - la gestion du stock de documents Charte - tout autre point que l Organisme d audit jugera utile d investiguer dans un souci de pertinence de son audit - la mise en place, le cas échéant, des mesures correctives suite aux constats des audits internes ou externes L audit d un OPAV porte sur : - l agrément à intervenir en tant qu OPAV - les modalités d agrément, de formation et de suivi des techniciens - les modalités d information des éleveurs - les modalités d intervention des techniciens pour la validation de la Charte - l accompagnement des éleveurs (suivi des engagements, adhésions, mise en place des mesures correctives, retraits, information) - la gestion des engagements / désengagements des éleveurs, adhésions /retraits décidés par le Comité de Pilotage Régional - la gestion des données des éleveurs concernés par la Charte et la contribution à l élaboration du tableau de bord régional - la gestion distincte des activités conduites dans le cadre de la Charte, de celles éventuellement conduites dans le cadre d autres démarches qualité pour lesquelles l OPAV peut être habilité à intervenir - tout autre point que l organisme d audit jugera utile d investiguer dans un souci de pertinence de son audit - mise en place d actions correctives suites aux constats réalisés au cours des audits internes ou externes L audit en élevage : Il constitue un complément de l audit de l OPAV et porte sur : - le niveau de «volontarisme» de l éleveur dans son engagement dans la Charte - la réalité de la visite du technicien de l OPAV sur l ensemble de l exploitation bovine, le déroulement de la visite, la réalisation des échanges, l accompagnement effectif par le technicien - l évaluation de la compréhension et de l application par l éleveur du contenu de la Charte (respect des points de la Charte, enregistrements correspondants, mises en place des actions correctives) - tout autre point que l organisme d audit jugera utile d investiguer dans un souci de pertinence de son audit Appel d offre OC - Audit externe du dispositif CBPE Mars /10

9 Le technicien d OPAV est toujours tenu informé du rendez-vous pris sur l élevage pour lequel il a validé l adhésion de l éleveur à la Charte et il pourra choisir d accompagner ou non l auditeur le jour de l audit. 4. Missions et compétences de l Organisme d audit externe L Organisme d audit qui pourra être retenu par la Commission de crédibilisation sera en charge de : - la mise en place du dispositif (conservation du dispositif existant ou proposition d un nouveau dispositif) : en concertation avec la Commission de crédibilisation, finalisation du plan d audit externe et des documents d audit - la mise en œuvre des audits externes selon les plans validés - la rédaction et l envoi rapide des rapports aux structures auditées - l envoi à chaque région auditée d un rapport de synthèse de tous les audits conduits dans la région - le suivi et la relance des premières réponses des audités (le relais peut se faire ensuite par la CNE) - la présentation régulière des résultats des audits externes à la Commission de crédibilisation accompagnée d un calendrier et de recommandations de gestion des non conformités et de sanctions éventuelles - la présentation systématique de la synthèse des résultats des audits externes de la région lors d une réunion de restitution en région - l accompagnement des instances nationales sur une réflexion prospective sur les évolutions du dispositif en lien avec le contexte de la démarche (Réforme de la PAC, dossier HVE ) Compte-tenu de la spécificité du fonctionnement de la Charte et de la diversité d organisation des acteurs, il est souhaité que l organisme d audit s engage à : - intervenir sur tout le territoire national, - réaliser, en début de contrat, des audits à blanc, en concertation avec la Commission de crédibilisation, afin de tester et de finaliser les documents d audits, - faire participer tous les auditeurs qui seront mobilisés sur cette action à une formation spécifique organisée par la CNE, afin de leur assurer une bonne connaissance des objectifs de leur mission et du milieu dans lequel ils vont opérer - limiter le nombre d auditeurs intervenants sur la mission afin d assurer l homogénéité des audits - nommer un responsable de projet qui sera le relais privilégié de la Commission de Crédibilisation ainsi qu un interlocuteur qui accompagnera les instances nationales L organisme d audit fournit au donneur d ordre les preuves de son aptitude à réaliser des audits conformément à la norme EN En cas de sous-traitance, l organisme doit en informer la Commission de Crédibilisation avant chaque campagne en précisant le nom de l organisme et les régions d intervention. Outre son aptitude à organiser et à réaliser ces audits, l organisme sera sélectionné par la Commission de crédibilisation sur sa compétence technique dans le domaine de l élevage et son expérience de travail avec des organismes agricoles et les interprofessions. Appel d offre OC - Audit externe du dispositif CBPE Mars /10

10 Lorsqu un OPAV intervient dans une autre démarche qualité qui inclut des audits externes en élevages par un autre organisme d audit (certification de produit, Agriconfiance ), il sera demandé dans la mesure du possible de veiller à ce que les éleveurs qui bénéficient de tels audits externes ne soient pas audités la même année dans le cadre de la Charte. Au-delà, la CNE a formalisé un accord d articulation des audits sous certaines conditions (document joint) que l OC devra prendre en compte. Il sera demandé une proposition ajustée concernant les élevages et les OPAV dans lesquels l organisme d audit est déjà amené à intervenir. Il est implicitement convenu que tous les audits auront lieu sur prise de rendez-vous. Au niveau des livrables attendus, l organisme doit fournir a minima : - une présentation à la Commission de Crédibilisation des résultats d audits pour chaque région - une synthèse annuelle des résultats - des synthèses pluriannuelles - une présentation des résultats d audits de chaque région lors des restitutions régionales L organisme d audit interviendra dans le cadre d un contrat formel signé avec la CNE, INTERBEV et le CNIEL, qui définira entre autres : - la durée du contrat (un an renouvelable) - le planning prévisionnel des audits : contenu des audits, fréquence et période associée, les modalités de révision de ce planning - la forme des rapports d audit, le circuit des informations recueillies dans le cadre des audits et les clauses de confidentialité - la forme et la fréquence des synthèses - les modalités de suivi du réalisé par rapport au prévisionnel, transmis à échéances régulières (informations sur l avancée des audits) La sélection de l organisme d audit par la Commission de crédibilisation sera réalisée au début de l été. Après une phase de test, les audits externes des différents acteurs de la Charte pourront intervenir pour la campagne de crédibilisation 2013 (mise en place de la campagne fin d année 2012 pour lancement opérationnel sur l année civile 2013). Appel d offre OC - Audit externe du dispositif CBPE Mars /10