LIMOSA Obligation de déclaration pour les travailleurs, indépendants et stagiaires étrangers en Belgique

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1 LIMOSA Obligation de déclaration pour les travailleurs, indépendants et stagiaires étrangers en Belgique Table des matières Introduction...2 Les obligations Qui doit être déclaré? Qui est exempt de déclaration? Travailleurs et indépendants... 4 Transport international... 4 Congrès scientifiques... 4 Réunions en cercle restreint... 5 Installation et assemblage de biens... 5 Travaux urgents de réparation et d entretien... 5 Hommes d affaires indépendants... 6 Sportifs... 6 Artistes... 6 Scientifiques... 7 Personnel d administration publique... 7 Institutions internationales... 7 Diplomates Stagiaires et stagiaires indépendants Vous travaillez parfois en Belgique? Vous travaillez régulièrement dans plusieurs pays? Quand convient-il d effectuer la déclaration? Comment procéder à une déclaration Limosa? Combien de temps la déclaration est-elle valable? Peut-elle être annulée? Quels sont les avantages de Limosa? Que se passe-t-il si l obligation de déclaration n est pas respectée? Autres obligations Entrée en vigueur et dispositions transitoires...13 Informations pratiques Quelles informations devez-vous déclarer? Pour les travailleurs et indépendants détachés Pour les stagiaires (indépendants) détachés Assistance Annexes Annexe 1 : Qu entend-on par activités dans le secteur de la construction?... 16

2 Introduction À compter du 1 er avril 2007, les travailleurs, indépendants et stagiaires étrangers devront déclarer au préalable leurs activités en Belgique aux autorités, tout comme c est déjà le cas dans d autres États membres de l Union européenne. Cette obligation de déclaration s inscrit dans le cadre d un projet plus vaste : Limosa. Les autorités belges souhaitent ainsi créer de meilleures garanties pour la libre circulation des services et des travailleurs. À cette fin, une attention particulière sera accordée aux droits de chacun et aux conditions de travail en Belgique. En votre qualité d entrepreneur, Limosa vous offre quelques avantages administratifs non négligeables. L application rigoureuse de la déclaration Limosa simplifiera considérablement vos obligations administratives en Belgique, notamment en ce qui concerne l établissement et le suivi du règlement de travail, du registre du personnel, du compte individuel et du décompte de paie. Le portail occupe une position charnière dans ce projet. Après chaque déclaration effectuée par le biais de ce site Web, un accusé de réception Limosa-1 sera immédiatement envoyé. Ce dernier devra être présenté au client ou au commanditaire belge. Si un travailleur, indépendant ou stagiaire n est pas en mesure de présenter ce document Limosa-1, le client ou commanditaire belge est tenu de le signaler sans délai aux autorités. À terme, le portail deviendra un guichet unique. Vous pourrez alors remplir presque toutes vos obligations administratives relatives au travail en Belgique de façon électronique via un seul et même point central. La déclaration Limosa est une étape importante vers une occupation légale en Belgique, en conformité avec les législations belges et européennes. Par ailleurs, elle permet aux employeurs, travailleurs ou indépendants de ne pas perdre de vue d autres obligations. Le présent document donne davantage d informations à ce sujet. Vous trouverez également des informations complémentaires sur 2

3 Les obligations 1 Qui doit être déclaré? La déclaration obligatoire Limosa s applique à tous les travailleurs 1 et stagiaires qui viennent travailler temporairement ou partiellement en Belgique et qui ne sont en principe pas assujettis à la sécurité sociale belge 2. La déclaration obligatoire Limosa s applique également à tous les indépendants 3 et stagiaires indépendants, qui viennent travailler temporairement ou partiellement en Belgique, qu ils soient assujettis à la sécurité sociale belge ou non. Travailleurs En général, il convient d effectuer une déclaration lors de l engagement de travailleurs qui : travaillent habituellement dans un autre pays que la Belgique ; sont embauchés dans un autre pays que la Belgique. En d autres termes : la déclaration obligatoire Limosa s applique à tous les travailleurs engagés temporairement ou partiellement en Belgique par un employeur non belge. Indépendants Une déclaration est exigée pour un indépendant qui vient exercer temporairement une activité d indépendant en Belgique, sans y résider de façon permanente. Stagiaires Les stagiaires sont également tenus de déclarer leur venue lorsqu ils effectuent leur stage entièrement ou partiellement en Belgique, dans le cadre d un programme d étude ou d une formation professionnelle à l étranger. Exceptions Il existe des exceptions à cette obligation générale. Il s agit surtout d exemptions pour des missions de courte durée en Belgique. Vous trouverez davantage d informations à ce sujet au chapitre 2. En outre, tous les travailleurs transfrontaliers ne sont pas concernés par l obligation de déclaration. Il est important de vérifier concrètement si le domaine d application de l obligation de déclaration s étend aux travailleurs, indépendants ou stagiaires concernés. 1 Un travailleur est une personne qui, dans le cadre de l obligation de déclaration régie par le droit belge, fournit des prestations professionnelles contre rémunération et sous les ordres d un tiers. 2 Dans des cas exceptionnels, une personne assujettie à la sécurité sociale belge sera toutefois tenue de compléter une déclaration Limosa. 3 Un indépendant est une personne physique qui exerce une activité professionnelle pour laquelle elle n est pas liée par un contrat de travail ni par un statut (public). 3

4 Les situations suivantes n impliquent par exemple pas d obligation de déclaration : Les travailleurs qui résident à l étranger et qui ne travaillent que pour un employeur belge ou étranger, pour une durée indéterminée sur le territoire belge (travailleurs frontaliers). Les travailleurs qui exercent habituellement des activités professionnelles dans divers pays pour un employeur belge, comme les représentants commerciaux. 2 Qui est exempt de déclaration? 2.1 Travailleurs et indépendants Il existe diverses exemptions à cette obligation de déclaration. Elles dépendent principalement : des motifs de la venue en Belgique ; de la durée du séjour (nécessaire pour mener à bien les activités en Belgique). Transport international Les travailleurs et indépendants du secteur du transport international de personnes et de marchandises en sont exempts. L exemption ne s applique toutefois pas en cas d activités de cabotage en Belgique. Sont concernées les personnes qui viennent retirer des marchandises en Belgique et les livrer en Belgique. Exemple Une entreprise de transport française qui retire des marchandises à Amsterdam pour le compte d un client belge et qui les livre chez un client à Bruges est exempte de l obligation de déclaration. Une entreprise française qui retire des marchandises en Belgique chez un client A pour les livrer en Belgique chez un client B n en est, quant à elle, pas exempte. Congrès scientifiques Les travailleurs et indépendants qui assistent à des congrès scientifiques en Belgique sont exempts de l obligation de déclaration. Exemple Le médecin brésilien qui assiste à un congrès médical à Bruxelles pendant deux semaines est exempt de l obligation de déclaration. 4

5 Réunions en cercle restreint Les travailleurs et indépendants qui assistent à des réunions en cercle restreint en Belgique sont exempts de l obligation de déclaration. Pour bénéficier de cette exemption, ils ne peuvent être présents à ce type de réunions plus de 60 jours par an en Belgique. En outre, chaque réunion ne peut durer plus de 20 jours calendriers consécutifs. Il s agit de réunions de tous types, qui prennent principalement la forme de voyages d affaires, de négociations de contrats avec des clients, d entretiens d évaluation, de réunions stratégiques, etc. Exemples Le General Manager d une multinationale américaine est exempt de l obligation de déclaration s il vient en Belgique pour mener des entretiens d évaluation pendant 11 jours avec les Country Manager au siège européen. Le directeur italien qui suit un cours de perfectionnement de cinq jours à Anvers en est lui aussi exempté. Installation et assemblage de biens Les travailleurs et indépendants sont exempts de déclaration s ils sont envoyés en Belgique pour l assemblage initial et/ou la première installation d un bien. Il doit s agir de travailleurs qualifiés et/ou spécialisés de l entreprise qui fournit le bien en question ou de l indépendant qui le fournit. La durée des travaux visés ne peut dépasser 8 jours. Par ailleurs, cette exemption ne s applique pas aux activités du secteur de la construction (voir annexe 1). Exemple Une entreprise américaine vend une presse haute technologie à une imprimerie belge. L entreprise envoie deux techniciens. Ils doivent installer la presse, la régler et dispenser une formation aux membres du personnel du client belge. En tout, cela prendra 5 jours. Cette entreprise américaine et ses travailleurs sont exempts de l obligation de déclaration. Travaux urgents de réparation et d entretien Les techniciens spécialisés d entreprises étrangères et les indépendants sont exempts de déclaration s ils viennent en Belgique pour exécuter des travaux urgents d entretien ou des travaux urgents de réparation sur des machines ou équipements. Il doit toutefois s agir de machines ou d équipements qui ont été livrés par leur employeur ou par les indépendants euxmêmes à l entreprise où la réparation/l entretien a lieu. Ces techniciens ne peuvent rester plus de 5 jours par mois sur le territoire belge. 5

6 Exemple Le système d air conditionné d une entreprise belge est défectueux. L entreprise contacte le fournisseur en France qui envoie un technicien. Au terme d une demijournée, le problème technique est résolu. L employeur/le fournisseur français est exempt de déclaration. Hommes d affaires indépendants Les hommes d affaires indépendants sont exempts de déclaration s ils ne séjournent pas plus de 5 jours par mois sur le territoire belge pour leurs activités. Les gestionnaires et mandataires d entreprise indépendants sont également exempts de déclaration s ils participent à des comités d entreprise et à des assemblées générales d entreprise en Belgique. Ils ne peuvent, eux non plus, séjourner plus de 5 jours par mois en Belgique pour ces activités. Sportifs Les travailleurs d entreprises étrangères sont exempts de déclaration s ils viennent en Belgique pour participer à des compétitions sportives internationales. Ils ne peuvent séjourner en Belgique que pour la durée de la compétition, jusqu à 3 mois maximum par année calendrier. Cette exemption s applique également aux : arbitres ; accompagnateurs ; représentants officiels, membres du personnel et toute autre personne reconnue par les fédérations sportives internationales ou nationales. Les sportifs indépendants et leurs accompagnateurs indépendants qui n ont pas leur résidence principale en Belgique sont exempts de déclaration s ils exercent des prestations professionnelles en Belgique et, à cette fin, séjournent sur le territoire belge pendant 3 mois maximum par année calendrier. Artistes Les artistes de renommée internationale sont exempts de déclaration à condition que leur séjour sur le territoire belge pour ces activités n excède pas 21 jours par trimestre. Cette exemption s applique également aux accompagnateurs dont ils ont besoin pour le déroulement du spectacle et qui viennent en Belgique en tant que travailleurs. Les artistes indépendants et leurs accompagnateurs indépendants qui n ont pas leur résidence principale en Belgique sont exempts de déclaration s ils exercent des prestations 6

7 professionnelles en Belgique et, à cette fin, séjournent sur le territoire belge pendant 21 jours au maximum par trimestre. Scientifiques Les scientifiques/chercheurs d une université ou institution scientifique étrangère qui résident habituellement à l étranger sont exempts de l obligation de déclaration, tout au moins s ils participent sur le territoire belge à un programme scientifique dans une université d accueil ou une institution scientifique. Ils ne peuvent toutefois pas séjourner sur le sol belge plus de 3 mois par année calendrier pour ces activités s ils souhaitent bénéficier de l exemption. Personnel d administration publique Les travailleurs employés dans un service public étranger en tant que membres du personnel statutaires ou contractuels sont exempts de déclaration. Exemple Un fonctionnaire slovène qui vient travailler à Bruxelles pendant un an à la représentation permanente de son pays dans le cadre de la présidence européenne est exempt de déclaration. Institutions internationales Les travailleurs d une organisation internationale de droit public établie en Belgique sont exempts de l obligation de déclaration. Le statut de cette institution doit toutefois être réglementé par un traité ratifié. Exemple Le directeur des communications américain qui vient travailler pour l OTAN pendant un semestre ne doit pas faire l objet d une déclaration. Diplomates Les membres d une mission diplomatique ou consulaire sont exempts de déclaration. 7

8 2.2 Stagiaires et stagiaires indépendants Aucune déclaration Limosa n est nécessaire pour bon nombre de catégories de stagiaires. Les stagiaires suivants sont exempts de déclaration pour la durée de leur stage : Les étudiants stagiaires qui effectuent un stage obligatoire en Belgique dans le cadre de leurs études ou d une formation professionnelle. Exemple Un étudiant français en chocolaterie qui effectue un stage d un mois chez un chocolatier belge dans le cadre de sa formation professionnelle est exempt de déclaration. Les stagiaires indépendants qui effectuent un stage en Belgique dans le cadre de leurs études et qui disposent d un permis de séjour légal. Les stagiaires indépendants qui effectuent un stage en Belgique, homologué par une administration compétente, dans le cadre d un programme d échange basé sur la réciprocité. 8

9 3 Vous travaillez parfois en Belgique? Dans ce cas, il convient de procéder à une déclaration Limosa distincte pour chaque mission. 4 Vous travaillez régulièrement dans plusieurs pays? Parfois, une activité structurelle est exécutée dans plusieurs pays dont une majeure partie en Belgique. Par conséquent, les travailleurs ou les indépendants séjournent régulièrement en Belgique. Dans ce cas, il existe une déclaration Limosa simplifiée. Exceptions Exemples Un représentant de commerce allemand réside en Allemagne et va visiter, pour le compte de son employeur allemand, des clients en Allemagne, en Belgique et aux Pays-Bas. Il passe environ 40 % de son temps de travail sur le territoire belge. Un consultant indépendant luxembourgeois se rend chez des clients luxembourgeois et belges. 80 % de sa clientèle est domiciliée en Belgique. Ces conditions ne s appliquent pas pour des activités dans : le secteur de la construction ; le secteur du travail intérimaire. Pour ces secteurs, il convient de déclarer chaque activité séparément. Période de validité de la déclaration Limosa simplifiée La déclaration Limosa simplifiée est valable pour une période maximale de 12 mois. Au terme de cette période, il est possible de la prolonger pour une période supplémentaire de 12 mois. Contenu de la déclaration Globalement, il convient de fournir les mêmes informations que pour une déclaration classique. Le lieu d occupation et le client en Belgique NE doivent toutefois PAS être signalés (c est utile en cas de visites de clients à différents endroits, par exemple). Il n est pas non plus nécessaire de compléter une grille de travail pour un travailleur. 9

10 5 Quand convient-il d effectuer la déclaration? Pour les travailleurs et indépendants détachés, il convient de procéder à la déclaration avant le début des activités sur le territoire belge. Pour les stagiaires (indépendants) détachés, il convient de procéder à la déclaration avant le début du stage en Belgique. 6 Comment procéder à une déclaration Limosa? a) La procédure de déclaration Limosa Vous pouvez effectuer la déclaration par le biais d une application en ligne conviviale disponible sur le site Cette déclaration électronique est simple et rapide. Vous recevez immédiatement votre accusé de réception «Limosa-1». En cas de questions éventuelles ou de problèmes avec la déclaration électronique, vous pouvez vous adresser au Centre de contact Limosa ( ). Le Centre de contact est accessible du lundi au vendredi de 7 à 20 heures (heure d Europe centrale) et peut vous aider en anglais, français, allemand et néerlandais. Vous pouvez également demander au Centre de contact une déclaration en version papier. Après traitement manuel, vous recevrez un accusé de réception Limosa-1 par courrier ou par fax. Cette procédure prend toutefois beaucoup plus de temps que la déclaration électronique. b) L accusé de réception Limosa-1 À chaque déclaration, le demandeur reçoit immédiatement un accusé de réception Limosa-1, qu il doit imprimer. Chaque travailleur, indépendant ou stagiaire détaché doit pouvoir présenter ce document Limosa-1 à son client ou commanditaire belge, avant de commencer ses activités. Ce n est pas nécessaire en cas de détachement sans client, commanditaire ou entité d un groupe multinational belge. La personne détachée doit toutefois être en mesure de présenter le document Limosa-1 en cas de contrôle éventuel par un service d inspection social. Exemple Un journaliste espagnol est envoyé en Belgique par son bureau de presse pour couvrir des activités de l Union européenne. Bien que le bureau de presse espagnol ne dispose pas d entité belge, le journaliste en question doit disposer du document Limosa-1. Si quelqu un n est pas en mesure de présenter un document Limosa-1, le commanditaire ou le client belge est tenu d en avertir les autorités belges. Il y est contraint par la loi! Lorsqu une déclaration Limosa concerne plusieurs travailleurs, le demandeur reçoit : 10

11 un accusé de réception général avec un aperçu de tous les travailleurs déclarés ; un document Limosa-1 distinct par travailleur déclaré. REMARQUE : les déclarations Limosa pour indépendants ne peuvent concerner qu une seule personne à la fois. 7 Combien de temps la déclaration est-elle valable? Peut-elle être annulée? Une déclaration Limosa «classique» doit toujours couvrir la durée des activités en Belgique. Il n existe pas de durée de validité maximale. Une déclaration Limosa simplifiée est, quant à elle, limitée dans le temps. Elle ne vaut que pour une durée maximale de 12 mois, mais peut à chaque fois être prolongée de 12 mois tout au plus. Si le détachement dure plus longtemps qu initialement déclaré, il convient de procéder à une nouvelle déclaration. Cette nouvelle déclaration doit avoir lieu avant l expiration de la durée initialement déclarée. Si le détachement n a pas lieu, il convient d annuler la déclaration. Cette annulation doit s effectuer au plus tard à la date de commencement du détachement déclaré. (Actuellement, il n est pas encore possible d annuler des déclarations. La date à laquelle cette fonction sera disponible sera signalée sur 8 Quels sont les avantages de Limosa? 8.1. Exemption de certains documents sociaux Les employeurs étrangers qui satisfont à l obligation de déclaration Limosa bénéficient de quelques avantages importants. Ils sont exempts de certaines obligations pour les activités de leur personnel sur le territoire belge. Celles-ci concernent : le règlement de travail ; le registre du personnel ; les règles relatives au contrôle des travailleurs à temps partiel. Les employeurs exempts de l obligation de déclaration Limosa bénéficient également de ces avantages. 11

12 Les employeurs qui font une déclaration ne doivent plus procéder à un compte individuel ni à un décompte de paie pour autant qu ils soient en mesure de présenter des documents semblables établis conformément à la législation du pays d origine. Cela permet d éviter une double administration des salaires Davantage d informations sur vos obligations Le site Web vous permet de vérifier les règles spécifiques que vous devez prendre en considération en cas d activités sur le territoire belge. Par exemple, pour les travailleurs détachés, les conditions belges en matière de salaire, de travail et de sécurité s appliquent. Celles-ci ont notamment trait à la durée de travail maximale, au travail les dimanches et jours fériés et aux barèmes salariaux minimum à respecter Impact positif sur vos clients et commanditaires En observant l obligation de déclaration, vous renforcez votre position sur le marché belge. Vos clients et commanditaires apprécieront davantage votre crédibilité. 9 Que se passe-t-il si l obligation de déclaration n est pas respectée? La déclaration Limosa est une obligation légale. Le non-respect de cette obligation peut donner lieu à des sanctions pénales ou administratives. Tant l employeur, ses employés ou mandataires, les indépendants détachés que l institution où étudie le stagiaire peuvent être sanctionnés. Tous ceux chez lesquels ou pour lesquels les activités sont exécutées en Belgique peuvent également être poursuivis, tout au moins s ils ne signalent pas la non-présentation d un document Limosa-1 aux autorités. 12

13 10 Autres obligations La déclaration Limosa est une étape importante vers une embauche en bonne et due forme en Belgique, en conformité avec les législations belges et européennes. Il existe toutefois d autres obligations que les entreprises étrangères ou les indépendants étrangers doivent observer. Celles-ci peuvent être de nature sociale ou fiscale, ou encore relatives au droit du travail. Certaines obligations impliquent des formalités administratives supplémentaires et/ou une contribution financière. Pour d autres, il convient simplement de respecter certaines réglementations (par exemple en matière de sécurité, etc.). Par exemple : Pour les missions transfrontalières, le règlement européen n 1408/71 prévoit un formulaire spécifique précisant le système de sécurité sociale en vigueur (le formulaire E101). Même après avoir rempli l obligation de déclaration Limosa, un tel formulaire est toujours nécessaire. Lorsqu un non-respect de ces obligations est constaté, s ensuit dans la plupart des cas une sanction. Le site propose davantage d informations sur ces obligations. 11 Entrée en vigueur et dispositions transitoires L obligation de déclaration Limosa entrera en vigueur le 1 er avril Pour les activités déjà entamées, un délai transitoire de six mois s applique. Exemple 1 : activités commencées le 31 mars 2007 = première déclaration obligatoire au plus tard le 30 septembre En cas de contrats successifs, il convient de déclarer le premier contrat suivant l entrée en vigueur de la loi. Exemple 1 : contrat hebdomadaire : première déclaration obligatoire = le lundi matin de la première semaine de travail suivant l entrée en vigueur de la loi, à savoir le lundi 2 avril

14 Informations pratiques 1 Quelles informations devez-vous déclarer? Avant de procéder à une déclaration, vous devez disposer de plusieurs informations. 1.1 Pour les travailleurs et indépendants détachés Informations générales Pour un travailleur ou un indépendant, il convient de fournir les informations suivantes : les données d identification du travailleur ou de l indépendant ; les dates de début et de fin du détachement en Belgique ; la nature des services qui seront effectués sur le territoire belge ou le secteur économique ; l endroit en Belgique où les activités seront effectivement exécutées ; les données d identification du client ou du commanditaire belge. Attention : s il procède à une déclaration, un mandataire est également tenu de fournir ses données d identification. Données spécifiques et supplémentaires pour un travailleur les données d identification de l employeur ; la durée de travail hebdomadaire du travailleur ; l horaire du travailleur. 1.2 Pour les stagiaires (indépendants) détachés Pour les stagiaires détachés, il convient de fournir les données suivantes : les données d identification de l institution étrangère où le stagiaire suit ses études ou sa formation professionnelle ; les données d identification de l institution belge où se déroule le stage ; les données d identification du stagiaire ; le numéro d identification national dans le pays d origine ; les dates de début et de fin du stage en Belgique. 14

15 2 Assistance Le Centre de contact Limosa peut vous aider en vous prodiguant des informations et une assistance pour la déclaration. Il est accessible via : Téléphone : Fax : limosa@eranova.fgov.be Adresse postale : BP 224, B-1050 Bruxelles, Belgique Heures d ouverture : Langues : Néerlandais Français Anglais Allemand Du lundi au vendredi Sans interruption de 7 à 20 heures (heure d Europe centrale) 15

16 3 Annexes 3.1 Annexe 1 : Qu entend-on par activités dans le secteur de la construction? Les «activités dans le secteur de la construction» sont les activités qui ont un rapport avec la construction, la rénovation, l entretien, la transformation ou la destruction de bâtiments. Il s agit entre autres des activités suivantes : travaux d excavation travaux de terrassement édification montage et démontage d éléments préfabriqués aménagement ou équipement travaux de transformation travaux de rénovation travaux de restauration démontage travaux de démolition travaux d entretien travaux d entretien, de peinture ou de nettoyage travaux de réhabilitation 16

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