FOURNITURE D ARTICLES DE BUREAU POUR LA VILLE DE CHÂTEAUGUAY

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1 FOURNITURE D ARTICLES DE BUREAU POUR LA VILLE DE CHÂTEAUGUAY SP La Ville de Châteauguay demande des soumissions pour la fourniture d articles de bureau pour la Ville de Châteauguay. Ne seront considérées que les soumissions préparées sur les formulaires destinés à cette fin. On pourra se procurer ces formulaires à compter du 9 octobre 2014 soit en visitant le site web : ou en communiquant avec le service à la clientèle du «Système électronique d appel d offres (SEAO)» au Ce service est disponible du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00. Veuillez prendre note que pour obtenir ces documents des frais vous seront exigés. Les soumissions doivent être produites en duplicata (1 original et 1 copie) et accompagnées d un chèque visé ou d une traite bancaire au montant équivalent à cinq mille dollars (5 000 $), libellé à l ordre de «Ville de Châteauguay», ou d un bon de cautionnement de soumission établi au même montant et valide pour une période de quatre-vingt-dix (90) jours de la date d ouverture des soumissions Les soumissions seront reçues jusqu à 14 heures le 28 octobre 2014 dans une enveloppe scellée à l adresse suivante: et y seront ouvertes le même jour, à 14 h 05. VILLE DE CHÂTEAUGUAY ÉDIFICE DES TRAVAUX PUBLICS ET DU GÉNIE DIVISION APPROVISIONNEMENTS 220, BOULEVARD INDUSTRIEL CHÂTEAUGUAY (QUÉBEC) J6J 4Z2 Le Conseil municipal n ayant aucune obligation envers les soumissionnaires, ne s engage à accepter aucune des soumissions reçues. Donné à Châteauguay, ce 11 octobre Isabelle Lazure Chef de la Division approvisionnements

2 VILLE DE CHÂTEAUGUAY DIVISION APPROVISIONNEMENTS APPEL D OFFRES PUBLIC SP FOURNITURE D ARTICLES DE BUREAU POUR LA VILLE DE CHÂTEAUGUAY

3 1. DURÉE DU CONTRAT Le présent contrat s échelonne de l octroi jusqu au 31 décembre 2016 avec option de prolonger aux mêmes conditions jusqu au 31 décembre FLUCTUATION DU MARCHÉ 2.1. Aucune fluctuation de prix survenue entre l ouverture de la soumission et l octroi du contrat, n est acceptée par la Ville Le soumissionnaire a l'obligation d'inscrire un prix à chacun des items du bordereau de soumission à l'annexe I Le soumissionnaire qui omettra d'inscrire un prix à l'un des produits du bordereau de soumission verra sa soumission rejetée. 3. REPRÉSENTANTS AUTORISÉS DE L ADJUDICATAIRE 3.1. À l endroit prévu, au bordereau de soumission, le soumissionnaire inscrit les noms et numéros de téléphone (places d affaires et domicile) d au moins deux (2) représentants L adjudicataire avise le gestionnaire responsable immédiatement par téléphone et confirme par écrit, dans les cinq (5) jours qui suivent, tout changement de représentant qui doit être approuvé par la Ville. 4. EMPLOYÉ AFFECTÉ À LA PRISE DES COMMANDES 4.1. L adjudicataire doit assurer le maintien en tout temps d une bonne communication avec le représentant de la Ville afin d assurer des prises de commande et des livraisons rapides et efficaces Pour chaque appel, l employé affecté aux prises de commande doit notamment: a) Informer de la disponibilité des stocks commandés; b) Confirmer le délai de livraison des articles en stock; c) Informer du délai de livraison des articles en rupture de stock; d) Exécuter la prise de commande avec courtoisie et diligence. 5. QUANTITÉ 5.1. Les quantités exprimées aux présents documents sont fournies à titre indicatif seulement. Elles sont basées sur des historiques de consommation et sur les besoins estimés et sont utilisées aux fins d un scénario permettant de déterminer les meilleures propositions de prix pour fin d octroi seulement Quelle que puisse être la différence entre les quantités indiquées et les quantités réellement exécutées ou fournies, l adjudicataire n a droit qu au paiement des quantités réellement exécutées et/ou des matériaux réellement fournis. PAGE 1 DE 5

4 5.3. La Ville de Châteauguay ne peut pas être tenue responsable de respecter les quantités qui sont inscrites qu'à titre approximatif et non pas limitatif. 6. COMMANDE MINIMALE 6.1. Le montant de commande minimale pour lequel aucun frais de livraison n est applicable doit être spécifié au bordereau de soumission à l endroit prévu Le montant des frais applicables sur une commande n atteignant pas le montant de commande minimale doit être spécifié au bordereau de soumission à l endroit prévu. 7. CATALOGUES L adjudicataire devra fournir annuellement sans frais supplémentaires, trente (30) copies de catalogues en français. Les prix indiqués au catalogue doivent être ceux avant escompte. 8. QUALITÉ DES PRODUITS La Ville de Châteauguay se réserve le droit de déterminer la qualité requise de certains produits en fonction de son usage et de ses besoins. 9. CONTRÔLE DE LA QUALITÉ 9.1. En tout temps la Ville se réserve le droit d effectuer des vérifications de qualité et de conformité des produits livrés afin d assurer la conformité des présents Suite à ces vérifications de qualité, la Ville se réserve le droit de suspendre les commandes pour un produit spécifique advenant que le défaut de qualité soit récurrent Les frais encourus par le remplacement ou l échange de produits non conformes seront aux frais de l adjudicataire. 10. SUBSTITUTION ET ÉQUIVALENCE En cours de contrat, l adjudicataire peut suggérer le remplacement de produits utilisés par la Ville de Châteauguay par des produits équivalents. Une étude de conformité sera alors demandée auprès des requérants (utilisateurs du produit) Les équivalences offertes en remplacement d un produit qui n est plus disponible, en cours du contrat, devront être approuvées par le gestionnaire du projet, ou son représentant, avant d être acceptées comme produit de remplacement La Ville de Châteauguay se réserve le droit d accepter ou de refuser l équivalence sans autre justification. 11. CHANGEMENT DE PRODUIT Au cours du contrat, la Ville pourra revoir sa liste de produits (à forte consommation) afin de la modifier, et ce, jusqu à concurrence de 10 % des articles, pour : l ajout de nouveaux produits PAGE 2 DE 5

5 le remplacement de produits désuets le remplacement par des produits plus verts Aucun produit de marque standard ne pourra être remplacé par un produit de marque maison sauf pour les items du bordereau de soumission avec la mention «ou équivalent». 12. NON-EXCLUSIVITÉ La Ville de Châteauguay s engage à acquérir dans la mesure du possible tous les produits reliés à ce contrat auprès de l adjudicataire pour la durée du contrat Si cet appel d offres consiste à établir une entente d approvisionnement à long terme avec un fournisseur, cette entente ne constitue pas un contrat d exclusivité d achat auprès de l adjudicataire La Ville se réserve le droit d acquérir des produits identiques auprès d autres fournisseurs. L adjudicataire renonce à exercer tout recours contre la Ville advenant l achat auprès d autres fournisseurs des produits compris à cet appel d offres. 13. DÉLAI DE LIVRAISON L adjudicataire devra inscrire au bordereau de soumission, le délai de livraison des produits (en jours) à partir de l obtention du bon de commande Chaque commande doit être individuelle et envoyée seulement lorsque celle-ci est complète, sauf si le représentant de la Ville en fait expressément la demande La Ville de Châteauguay exige de l adjudicataire de respecter les délais de livraison spécifiés dans la soumission. Autrement, l adjudicataire doit informer le représentant de la Ville lors de la commande: du délai de livraison applicable en jours; de la raison du retard. 14. PRÉPARATION ET LIVRAISON DES PRODUITS Les frais de préparation et de livraison des produits sont à la charge du soumissionnaire et doivent être incorporés dans le prix soumis En cours de contrat, si une situation d urgence se présente, le représentant de la Ville pourra décider de payer des frais supplémentaires pour accélérer la livraison. 15. LIEU DE LIVRAISON En collaboration avec l adjudicataire, une liste complète des lieux de livraison sera établie La Ville de Châteauguay se réserve le droit d ajouter ou de supprimer des emplacements durant la durée de l entente. PAGE 3 DE 5

6 15.3. Pour tous les items des sections A et C du bordereau de soumission, la Ville de Châteauguay exige que la livraison s effectue seulement au magasin municipal situé au 220 boulevard Industriel Pour les autres items, la Ville de Châteauguay exige que les livraisons s effectuent à l adresse indiquée lors de la prise de commande L adjudicataire devra livrer à l intérieur des heures normales du magasin municipal, soit du lundi au jeudi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 15 à 16 h 30. Aucune livraison le vendredi. 16. COMMANDES EN SOUFFRANCE Aucune commande en souffrance ne sera tolérée par Ville de Châteauguay, sauf pour des raisons majeures. L adjudicataire est, par conséquent, informé que la Ville se réserve le droit de s approvisionner à d autres sources si celui-ci ne peut répondre aux délais convenus dans les modes de livraison n occasionnant pas de frais pour la Ville L adjudicataire doit aviser le demandeur dans les délais habituellement réservés à la livraison de la pénurie d un article et de la date probable de la disponibilité Dans l éventualité où le demandeur n est pas satisfait du délai, l adjudicataire s engage à livrer un autre produit de qualité égale ou supérieure, au même prix, et ce, conditionnellement à l approbation de la Ville Au besoin, la Ville se réserve le droit d exiger de l adjudicataire un rapport mensuel des ruptures de marchandises et des retours. 17. RETOUR / ÉCHANGE L adjudicataire accepte tous les retours demandés par la Ville (article défectueux, erreur de commande, erreur de livraison, etc.) sans frais L adjudicataire doit émettre un avis d autorisation pour tout retour par les utilisateurs dans un délai de 48 heures de la demande de l utilisateur La note de crédit émise par l adjudicataire doit apparaître sur la facturation suivante. 18. INSPECTION La Ville se réserve un délai raisonnable après la livraison des marchandises pour en faire l inspection. Toute marchandise non conforme aux caractéristiques peut être retournée aux frais du fournisseur. 19. STATISTIQUES Sur demande, l'adjudicataire devra procurer à la Ville un rapport de ventes des produits vendus en indiquant clairement la quantité vendue et le montant total de vente. PAGE 4 DE 5

7 20. FACTURATION ET MODALITÉS DE PAIEMENT L adjudicataire devra produire une facture ou une demande de paiement à l intérieur d un délai maximum de 30 jours de la livraison des produits Chaque facture doit indiquer séparément le produit ainsi que les informations suivantes : a) le numéro de l entente ou du contrat; b) un numéro de facture imprimé ou dactylographié de façon évidente; c) le nom de la personne ayant commandé l exécution des travaux et/ou du service; d) l adresse à laquelle les produits ont été livrés; e) le détail des produits fournis : I. prix unitaire selon le contrat; II. quantité de chaque produit selon les unités de mesure indiquées au bordereau de soumission; III. la description et le numéro de produit vendu; IV. le total avant taxes; V. la taxe sur les produits et services; VI. la taxe de vente du Québec; VII. le montant total de la facture. Ces éléments sont indispensables à la supervision et au contrôle adéquat des factures à payer par notre Division comptabilité. Si l adjudicataire ne se conforme pas à ces exigences, la Ville de Châteauguay peut refuser le paiement de cette facturation et lui retourner pour correction ou rectification Les difficultés que pourrait rencontré l adjudicataire lors de l exécution du contrat ne pourront en aucun cas faire l objet de frais supplémentaires au prix déjà soumissionné lors des paiements finaux. Tout dommage causé par l adjudicataire sera réparé aux frais de celui-ci. PAGE 5 DE 5

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