Champs d'application de la convention CONVENTION ENTRE LE TRIBUNAL DE GRANDE INSTANCE DE PARIS ET L'ORDRE DES AVOCATS A LA COUR D'APPEL DE PARIS

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1 CONVENTION ENTRE LE TRIBUNAL DE GRANDE INSTANCE DE PARIS ET L'ORDRE DES AVOCATS A LA COUR D'APPEL DE PARIS CONCERNANT LE PROTOCOLE DE COMMUNICATION ELECTRONIQUE ENTRE LE TRIBUNAL DE GRANDE INSTANCE ET LES AVOCATS Monsieur Jacques Degrandi, président du tribunal de grande instance de Paris, Monsieur Jean-Claude Marin, procureur de la République près ledit tribunal, Madame Chantal Chapron, directeur de greffe et Monsieur Jean-Bernard Desjardins, directeur du secrétariat du parquet d'une part, et Monsieur Christian Charrière-Bournazel, bâtonnier de l'ordre des avocats à la cour d'appel de Paris, d'autre part, ont conclu et arrêté ce qui suit : m La présente convention fixe les modalités et les conditions de consultation et d'échanges électroniques de documents et données relatifs aux affaires civiles et pénales, entre le tribunal de grande instance et les avocats. Cette convention est élaborée en référence, pour ce qui concerne la procédure civile, aux dispositions des articles à du titre XXI du Code de procédure civile issues du décret n du 28 décembre 2005 et à l'arrêté du 25 septembre 2008 pris pour son application à compter du 1er janvier Elle fait référence pour ce qui concerne la procédure pénale aux dispositions de l'article et R 165 du Code de procédure pénale, à la convention cadre nationale conclue le 28 septembre 2007 ( ci-après la «convention cadre nationale») entre la garde des Sceaux, ministre de la justice et le Conseil national des barreaux, représenté par son président, ainsi qu'au décret n du 15 novembre L'utilisation de ces nouvelles technologies s'effectue dans le respect des règles du Code de l'organisation judiciaire, du Code de procédure civile, du Code de procédure pénale et du Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile. Les parties signataires désignées ci-dessus reconnaissent avoir échangé les informations et les conseils permettant de prendre la mesure technique et juridique des conséquences du recours à ces technologies. Champs d'application de la convention Pour les procédures civiles : Le système de communication concerne la consultation du dossier informatique et l'échange d'informations sous forme électronique utiles pour la gestion des procédures civiles. L'ensemble des fonctionnalités du système est conforme au droit positif. Le système de communication instauré est conçu pour s'adapter aux évolutions procédurales.

2 Pour les procédures pénales : La convention porte sur : la transmission des pièces ou dossiers de procédures pénales ayant été numérisés, c'est-à-dire dont la version papier a été scannée puis traitée au moyen d'un logiciel de reconnaissance de caractères ; les échanges de courriers électroniques à condition qu'ils ne transitent que par les réseaux privés sécurisés, soit le Réseau Privé Virtuel Justice ( RPVJ ) et le Réseau Privé Virtuel Avocats ( RPVA ). A la différence du système mis en place pour les procédures civiles, le dispositif ne s'appuie pas sur un logiciel de gestion et un module adapté pour la communication avec les avocats Les objectifs poursuivis : La mise en œuvre du système de communication électronique vise d'une part à une meilleure connaissance du suivi des affaires, d'autre part à la transmission des informations relatives aux procédures, et, enfin à la réduction des délais de traitement et à l'amélioration de la gestion du rôle. Le système doit également permettre un allégement des temps de saisie, une meilleure transparence de l'information et une meilleure maîtrise des affaires dont la juridiction est saisie. S'agissant des procédures pénales, la numérisation doit, en outre, permettre d'accélérer et de simplifier la délivrance des copies pénales. Pour les avocats, le recours à l'ensemble de ces nouvelles technologies doit engendrer un gain de temps, une diminution des déplacements, une accélération de la transmission des informations, et une meilleure gestion des affaires au bénéfice du justiciable. ivé La présente convention locale a pour objet de préciser en application des dispositions législatives et réglementaires ci-dessus rappelées les obligations juridiques et financières des parties signataires d'une part et d'autre part, les voies et moyens du système de consultation et d'échanges électroniques effectivement mis en oeuvre par la juridiction et l'ordre des avocats à la cour d'appel de Paris pour permettre la circulation dans les meilleures conditions possibles des informations relatives au déroulement des procédures civiles et pénales. Les acteurs concernés par la mise en œuvre du système de communication électronique sont, d'une part, le tribunal de grande instance et l'ordre des avocats à la cour d'appel de Paris, en qualité de parties à la présente convention, et, d'autre part, en qualité d'utilisateurs du système de consultation et d'échanges électroniques, les magistrats et fonctionnaires du greffe du tribunal de grande instance ainsi que les avocats inscrits aux services de communication. 2 ea s0,. )7 ^ `-)

3 Les dispositions législatives et réglementaires ci-dessus rappelées ainsi que la convention cadre nationale précisent les rôles du Ministère de la justice et du Conseil national des barreaux Obligations juridiques L'ordre des avocats détermine en concertation avec le tribunal de grande instance les modalités de mise en oeuvre organisationnelle de la communication électronique dans le cadre de la présente convention locale ; met en oeuvre l'organisation et la gestion des informations nécessaires à l'inscription et à la résiliation de l'inscription des avocats du barreau au réseau e-barreau ; met en oeuvre l'ensemble des mesures générales et particulières prises pour garantir la fiabilité de l'identification des avocats parties à la communication électronique, l'intégrité des documents adressés, la sécurité et la confidentialité des échanges, l'établissement avec certitude de la date d'envoi et de celle de la réception par le destinataire ainsi que l'utilisation des procédés de communication conforme aux finalités de la convention L'avocat qui choisit de s'inscrire au réseau e-barreau s'oblige à respecter, pour ce qui le concerne, l'ensemble des obligations de la présente convention et de la convention nationale Le tribunal de grande instance détermine en concertation avec l'ordre des avocats les modalités de mise en oeuvre organisationnelle de la communication électronique, en matière civile comme en matière pénale, dans le cadre de la présente convention locale ; met en oeuvre l'organisation et la gestion des informations nécessaires au contrôle des inscriptions et à la gestion des habilitations d'accès des avocats du barreau aux services de communication ainsi qu'au contrôle des désinscriptions Obligations techniques L'ordre des avocats assure ou fait assurer l'inscription des avocats au réseau e-barreau et leur résiliation au moyen d'un service mis à disposition par le Conseil national des barreaux Le tribunal de grande instance s'assure de la mise en œuvre de «WinCI TGI» et «ComCI TGI» et des services de communication électronique en matière pénale ainsi que de leur exploitation quotidienne ; 3 cstv!sn f c^ I^

4 s'assure de la mise en oeuvre de l'ensemble des mesures générales et particulières prises pour assurer la disponibilité et la fiabilité du système ; assure le contrôle des inscriptions et des habilitations d'accès des avocats du barreau aux services de communication ainsi que le contrôle des désinscriptions Obligations relatives aux équipements communs L'imputation du coût des équipements et des prestations de service liés à chaque réseau indépendant privé L'ensemble du coût des équipements et des prestations de service acquis puis mis en oeuvre pour assurer les communications électroniques, ainsi que les frais de fonctionnement récurrents induits sont à la charge de l'etat pour les équipements installés depuis le greffe jusqu'au dispositif d'interconnexion du RPVJ avec le RPVA. L'ensemble du coût des équipements et des prestations de services acquis puis mis en oeuvre pour assurer les communications électroniques, ainsi que les frais de fonctionnement récurrents induits sont à la charge du Conseil national des barreaux pour les équipements installés depuis le dispositif d'interconnexion du RPVJ jusqu'au portail du réseau e-barreau La prise en charge du coût des équipements et des prestations de service concernant le dispositif d'interconnexion des deux réseaux indépendants privés est spécifiée par la convention cadre nationale Obligations en matière de sécurité La sécurité de l'accès des avocats au RPVA ainsi que la confidentialité des informations sortant du RPVJ sont de la responsabilité du Conseil national des barreaux. Chacune des parties assure sa protection quant aux messages, documents et données entrant dans ses systèmes de gestion et de communication électronique locaux. En cas de risque de vulnérabilité décelé au plan national ou au plan local, chacune des parties signataires se réserve la possibilité de suspendre le service, à charge d'en informer l'autre partie. En référence expresse aux termes de l'article du Code de procédure civile et de l'arrêté du 25 septembre 2008, la chaîne civile «WinCI TGI» dont est dotée le tribunal de grande instance constitue le cadre fonctionnel de la communication électronique avec la profession des avocats. Pour le tribunal de grande instance, la partie du système «ComCI TGI/ebarreau» qui le concerne est une composante de la chaîne civile «WinCI TGI». Il est fait référence pour le surplus aux annexes actualisées de la convention cadre nationale du 4 mai 2005.

5 Le RPVA permet en outre l'envoi ou la notification par la juridiction de rapports, conclusions et actes ci-après précisés à l'avocat, la transmission par ce dernier de demandes, déclarations ou observations à la juridiction par voie électronique, et la transmission par la juridiction à l'avocat qui en fait la demande dans les formes prescrites par le Code de procédure pénale, des procédures pénales numérisées dans lesquelles il est désigné. La voie électronique est le mode de communication et de transmission habituel de tous les actes et pièces de procédure en matière civile, en ce compris la copie de la décision à l'exception de la copie exécutoire du jugement, et de toutes les procédures pénales numérisées. L'accès de l'équipement terminal des avocats au RPVJ s'effectue exclusivement à partir du RPVA. L'inscription à e-barreau consiste pour l'avocat au barreau à en faire la demande auprès de l'ordre des avocats selon la procédure décrite en annexe I. Le service du tribunal de grande instance chargé de la gestion des inscriptions et des habilitations d'accès aux services de communication électronique effectuera alors les contrôles décrits en annexe II. De même, la procédure de résiliation est mise en oeuvre par l'ordre des avocats au moyen de l'envoi d'un courrier électronique au tribunal de grande instance traité selon des modalités identiques, et pour ce faire, l'ordre des avocats et le service du tribunal de grande instance chargé de la gestion des inscriptions disposent chacun d'adresses électroniques dédiées à ces procédures spécifiées en annexes I et II. communication électronique en matière civile En référence expresse aux termes de l'article du Code de procédure civile, les services «ComCI TGI/e-barreau» faisant l'objet de la présente convention locale sont : l'accès, la récupération et la consultation de données enregistrées dans «WinCI TGI» (art. 726 à 729 du Code de procédure civile) ; la transmission de données informatisées de procédure ; l'échange de courriers électroniques support d'une communication purement fonctionnelle ou préparatoire à la transmission de documents électroniques ; la transmission de l'équivalent électronique d'actes et pièces de procédure Dispositions générales Compte tenu de l'impossibilité de garantir une fiabilité absolue des systèmes participant aux échanges et transactions électroniques objet de la présente convention, il est convenu que les î

6 défaillances éventuelles de ces systèmes seront signalées réciproquement par chacune des parties aux autres dans les délais les plus brefs. En cas de telles défaillances, les avocats inscrits à «ComCI TGI» pourront librement utiliser les procédures de communication sur support papier pour la transmission de leurs documents. dans WINCI TGI : L'accès, la récupération et la consultation de données enregistrées Ces services sont utilisés conformément aux dispositions de l'article V-B de la convention cadre nationale et de l'annexe n III et suivant le niveau d'habilitation défini en conformité avec les dispositions de l'article 34 de la loi n du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié par la loi du 7 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel. Transmission de données informatisées de procédure Ces services sont utilisés conformément aux dispositions de l'article V-D de la convention cadre nationale et de l'annexe n XIV Echanges de courriers électroniques Ces services sont utilisés conformément aux dispositions de l'article V-E de la convention cadre nationale. Cependant, les principales dispositions d'ordre organisationnel de la convention cadre nationale sont rappelées ci-dessous. Il s'agit de permettre l'échange au moyen de courriers électroniques d'informations fonctionnelles non structurées et de documents électroniques dans un format compatible avec un logiciel de traitement de texte en pièces jointes entre les avocats inscrits à «ComCI TGI» et les services du tribunal de grande instance. 1) Le tribunal de grande instance transmet désormais à l'avocat inscrit au RPVA et à «ComCI TGI» systématiquement et exclusivement au moyen d'un courrier électronique tous les actes, avis émis, mesures prises visées au premier alinéa de l'article 773 du Code de procédure civile et copie des décisions rendues dans le cadre de la procédure de mise en état. Inversement, l'avocat inscrit à «ComCI TGI» s'engage désormais à transmettre systématiquement et exclusivement au moyen d'un courrier électronique, l'ensemble des actes et documents produits dans le cadre de la mise en état y compris les conclusions et pièces ; Un courrier électronique est considéré comme reçu lorsque la partie à laquelle il est adressé peut y avoir accès et le récupérer. La réception par le tribunal de grande instance des documents électroniques donne lieu à l'émission d'un avis de réception fonctionnel au moyen d'un courrier électronique. Chacune des parties fait sienne la mise en œuvre sous sa responsabilité d'une organisation telle que le destinataire final d'un courrier électronique reçu puisse en prendre connaissance le plus rapidement possible.,!^ J i- ' cél

7 2) La liste des adresses de messagerie électronique des services du tribunal de grande instance est accessible au moyen du service «e-barreau». 3) Tout courrier électronique se rapportant à une affaire enregistrée dans «WinCI TUT» doit comporter en objet l'identifiant de cette affaire sous la forme [R/AA/n] avec R égal au code du registre du répertoire général, AA égal au quantième de l'année et n égal au numéro chronologique dans l'année (exemple [1/04/5286]). Pour une affaire en attente, le numéro est de la forme [3/AA/Xn] avec 3 égal au code du registre des affaires en attente et X égal un caractère alphabétique (exemple [3/04/A286]). 4) Tout document électronique dans un format compatible avec un logiciel de traitement de texte est transmis sous forme de fichier conforme à un format défini à l'annexe XIV. Qnnmunië ëctronique e^;mâti,'eré' Champ d'application Dans le respect des dispositions législatives ou réglementaires, les parties signataires décident de recourir chaque fois que la technicité le permet à la transmission de données numérisées ou aux échanges électroniques. Ce mode de transmission s'applique aux échanges entre l'avocat désigné et qui a communiqué son adresse électronique sécurisée, les magistrats du siège et le parquet, et à la communication des actes et pièces composant le dossier, à tous les stades de la procédure. En particulier, ce mode de transmission s'applique lorsqu'une information est ouverte aux échanges entre l'avocat et le magistrat instructeur, et à la communication des actes et pièces composant le dossier, sauf formalisme particulier imposé par le Code de procédure pénale. Les actes ou demandes relatifs au contentieux des mesures privatives ou restrictives de liberté ne sont toutefois pas visés par la communication électronique. Dès qu'elle est disponible, la minute du jugement au sens de l'article 486 du Code de procédure pénale est transmise après numérisation par voie électronique à l'avocat désigné, qui a préalablement communiqué à la juridiction son adresse électronique sécurisée Modalités organisationnelles des échanges électroniques avec les avocats Dans le respect des dispositions législatives et réglementaires relatives à la communication des pièces pénales et au secret de l'instruction, la juridiction s'engage, sauf impossibilité d'ordre technique, pour tous les avocats dotés d'équipements informatiques, à : délivrer systématiquement les copies de pièces pénales, sous forme numérisée conformément aux dispositions. o de l'article 81 du Code de procédure pénale, du quatrième alinéa de l'article 114, et de l'article D 15-8 du même code pour les dossiers d'information ; o de l'article R. 165 du Code de procédure pénale à tous les stades de la procédure, pour les autres procédures ;

8 adresser par la voie électronique aux avocats inscrits les rapports d'expertise ou leurs conclusions, qu'il s'agisse des rapports d'étape, provisoires ou définitifs conformément aux articles D 39, 161-2, 166, 167 et du Code de procédure pénale ; notifier aux avocats inscrits par courrier électronique conformément à l'article du Code de procédure pénale les actes de procédures et en application de l'article du même code le réquisitoire définitif. Les avocats s'engagent, sauf impossibilité d'ordre technique : à accepter ce mode de délivrance des copies et de notification d'actes, de transmission des rapports d' expertise ou de leurs conclusions ; à privilégier en application de l'article D 591 du Code de procédure pénale la remise à la juridiction des documents suivants sous forme numérique au format PDF précisé à l'annexe XIII : o les plaintes avec constitution de partie civile en application de l'article D 31-1 du même code ; o les demandes de délivrance de copie de pièces de dossier prévues aux articles R 55 et 114 4, la liste prévue par l'article du même code ; o les demandes prévues aux articles , 81 9, 81-1, 82-1, 82-3, 85 ; o les plaintes adressées au procureur de la république en application de l'article 85 2 du même code ; o les demandes prévues à l'article 113-6, les déclarations de changement d'adresse prévues à l'article 116 dernier alinéa, les demandes de confrontations individuelles prévues à l'article du même code ; o en application de l'article D 40, les demandes d'expertise, de modification de la mission, d'adjonction d'un co-expert, les observations concernant les rapports d'expertise prévues aux articles 156, 161-1, 161-2, 167 et du même code ; o conformément à l'article D 40-2, les observations, demandes d'actes et observations complémentaires faites en application de l'article 175 3, 4 et 5 du même code. Les parties signataires conservent une trace écrite de tout courrier électronique envoyé ou reçu. Un courrier électronique est considéré comme reçu lorsque la partie à laquelle il est adressé peut y avoir accès et le récupérer. La réception d'un message adressé par les parties signataires donne lieu à l'émission d'un accusé électronique de lecture. Les copies des courriels et des accusés électroniques de lecture sont intégrées à la procédure Modalités techniques des échanges électroniques et des transmissions de pièces et des dossiers numérisés. En application des articles et R 165 du Code de procédure pénale, seuls sont autorisés les modes de transmission suivants la remise d'un CD Rom, DVD ou support équivalent non réinscriptible et indexable permettant son exploitation informatique ; 8

9 l'envoi à l'adresse électronique de l'avocat à la condition que l'avocat demandeur à la communication électronique soit inscrit au RPVA et dispose ainsi d'une adresse électronique sécurisée. Compte tenu des difficultés techniques pouvant résulter de la transmission électronique de documents volumineux, l'utilisation du CD Rom, DVD ou support physique équivalent est privilégiée. La liste des adresses fonctionnelles de messagerie électronique des services est précisée en annexe A. Elle pourra être complétée ou modifiée sur décision du comité de pilotage local, conformément aux dispositions de l'article IX de la présente convention. 1.7.Article VII - Suivi de la convention Il est créé un comité de pilotage local chargé de piloter puis de suivre et enfin d'établir un bilan semestriel de la mise en oeuvre du système de communication électronique conformément aux dispositions fixées par la présente convention locale. Il se compose d'un représentant des signataires désignés à cet effet, ainsi que du responsable de la gestion informatique du Service Administratif Régional et d'un représentant de l'antenne Réseaux et Services d'information et de Télécommunications (A.R.S.I.T. ) Le comité de pilotage local se réunira tous les deux mois et établira un bilan semestriel de l'opération pour diffusion aux membres du comité de pilotage national chargé de suivre l'opération conformément aux termes de l'article VII de la Convention cadre nationale. Le comité de pilotage local peut être consulté sur toutes questions relatives à l'interprétation et à l'application de la présente convention entre les parties signataires. 1.8.Article VIII - Durée de la convention La présente convention est conclue pour la durée restant à courir de la Convention nationale en vigueur à compter de sa signature. Elle est renouvelée par tacite reconduction suivant les règles énoncées au cinquième paragraphe de l'article VIII de la Convention nationale, sauf dénonciation, moyennant préavis de six mois, par lettre recommandée avec accusé de réception. La présente convention pourra être dénoncée sans contrepartie financière par l'une ou l'autre des parties en cas de manquement grave à l'une des obligations qui y figure et à l'expiration du délai d'un mois à compter d'une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception non suivie d'effet. Elle pourra également être dénoncée dans les mêmes conditions à l'expiration au plus tard d'un délai de deux mois suivant sa signature en cas de défaut de mise en oeuvre effective du système de communication électronique e-barreau/comci se substituant au dispositif e- greffe/comci et étendant la communication à la procédure pénale. La résiliation de la Convention nationale mettra automatiquement fin à la présente convention locale. 9 Q,C/ SaS ^

10 1.9.Article IX - Révision de la convention Les parties signataires conviennent de se réunir à la demande de l'une d'entre elles, chaque fois que cela sera nécessaire et, en particulier, pour procéder aux aménagements contractuels qui leur paraîtraient utiles. Tout aménagement contractuel à la présente convention rendu ainsi nécessaire pour des motifs financiers, fonctionnels ou techniques fera l'objet d'un avenant. Des aménagements d'ordre fonctionnel ou technique pourront toutefois être apportés aux dispositions prévues après accord du comité de pilotage local et avec un délai de mise en oeuvre d'au moins trois mois. Tout avenant à la Convention nationale sera immédiatement applicable, suivant les modalités qu'il prévoit, et en particulier un délai de prévenance suffisant pour les mettre effectivement en oeuvre. Fait à Paris, le 28 janvier 2009, Le Président du tribunal de grande instance de Paris ^ n 0"016 ion Le Procureur de la République près ledit tribunal Le Bâtonnier de l'ordre des avocats à la cour d'appel de Paris V Le Directeur de greffe Le Directeur du Secrétariat du Parquet

11 Annexe I - Procédure d'inscription aux services de communication «ComCi TGI» L'inscription aux services de communication «ComCi TGI» consiste pour l'avocat à en faire la demande auprès de l'ordre des avocats de son barreau d'appartenance qui se chargera alors de transmettre au tribunal les informations relatives à son identification et à son habilitation. En cas de changement de structure, l'ordre établit une «désinscription» pour l'ancienne structure suivie d'une inscription pour la nouvelle structure. Les informations relatives à l'identification et à l'habilitation de l'avocat sont les suivantes : - barreau d'appartenance ; - qualité avec les valeurs : 1 ou 2 ; - numéro CNBF ; -nom; - prénom ; - numéro de vestiaire ; - adresse 1 ère partie ; - adresse 2ème partie ; - code postal ; -ville; - numéro de téléphone ; - numéro de télécopie ; - adresse de la boîte aux lettres applicative sécurisée (de la forme n 'enbf nomprenom@avocatconseil.fr ) associée directement ou indirectement au certificat d'identification/authentification ; si l'avocat appartient à une structure d'exercice professionnel exclusivement : - date d'entrée dans la structure ; - numéro SIREN de la structure ; - type de structure ; - raison sociale 1 ème partie ; - raison sociale 2ème partie ; - numéro de toque de la structure ; - adresse du siège social de la structure (même format que l'adresse de l'avocat) ; - indicateur «Consulte» avec les valeurs : 4 ou 5. Les valeurs du champ «qualité» qui permet de distinguer le niveau d'habilitation de l'avocat sont - 1 = avocat du barreau local ; - 2 = avocat extérieur au barreau local «multipostulant». Les valeurs de l'indicateur «consulte» qui correspond pour l'avocat à la visibilité des dossiers de la structure d'exercice professionnel à laquelle il appartient, c'est à dire ayant le même numéro SIREN, lors la consultation des données enregistrées dans «WinCi TGI» sont : - 4 = tous les dossiers enregistrés au nom de la structure. Il s'agit des dossiers enregistrés par l'associé de la structure ou au nom de la structure par les autres avocats de la structure à laquelle il appartient ; - 5 = aucun dossier. Ces informations sont contenues dans un fichier XML «inscription.xml» joint à un message 'éab cc I 4 1 1

12 portant en objet "INSCRIPTION" et envoyé par l'ordre à la boîte à lettre : «inscription.civil.tgi-ville@iustice.fr» L'opération inverse qui consiste à résilier l'inscription d'un avocat est également à l'initiative de l'ordre et consiste à transmettre des informations formatées identifiant l'avocat dans un fichier XML «desinscription.xml» joint à un message portant en objet "DESINSCRIPTION" et envoyé à la boîte à lettre : «desinscription.civil.tgi-ville@justice.fr» ^

13 Annexe II - Procédure de contrôle des inscriptions et habilitations d'accès aux services de communication «ComCi TGI» Le service du tribunal de grande instance chargé de la gestion des habilitations d'accès à la chaîne civile «WinCi TGI» traite le message d'inscription, ce qui consiste à : - rapprocher visuellement les informations d'identification et d'habilitation contenues dans le fichier «inscription.xml» avec celles de la fiche de l'avocat intégrée dans le système d'information de «WinCi TGI» ; - vérifier que l'adresse de messagerie transmise est bien celle de la boîte aux lettres applicative sécurisée (de la forme n cnbfnomprenom@avocat-conseil.fr ) ; puis - soit déclencher la mise à jour automatique de cette fiche à partir des informations contenues dans le fichier «inscription.xml» et valider l'expédition en retour à l'avocat d'un courrier électronique confirmant l'inscription avec une copie à l'ordre des avocats du barreau à l'adresse «ordre.nomdubarreau( avocat-conseil.fr»; - soit déclencher l'expédition en retour à l'ordre des avocats du barreau d'un courrier électronique l'avisant du rejet de sa demande d'inscription à l'adresse «ordre.nomdubarreau@avocat-conseil.fr». L'opération inverse qui consiste à contrôler la résiliation de l'inscription de l'avocat consiste à exploiter les informations contenues dans le fichier «desinscription.xml» et à effectuer des opérations identiques à l'adresse «ordre.nomdubarreau@avocat-conseil.fr». Tout message d'inscription ou de résiliation d'inscription reçu par le tribunal de grande instance doit faire l'objet d'un des deux traitements susvisés. Le traitement d'un message d'inscription d'un avocat déjà inscrit aux services de communication «ComCi TGI» doit déclencher l'expédition en retour à l'ordre des avocats du barreau d'un courrier électronique l'avisant du rejet de sa demande d'inscription. Les données d'habilitation transmises dans un message d'inscription sous la responsabilité du bureau de l'exercice professionnel de l'ordre des avocats ne doivent pas être modifiées manuellement dans la fiche de l'avocat intégrée dans le système d'information «WinCi TGI» à la seule initiative du tribunal de grande instance. Les informations relatives à l'habilitation de l'avocat sont les suivantes - indicateur «inscrit à la communication électronique» ; - barreau d'appartenance ; - qualité ; - numéro CNBF ; - adresse de la boite aux lettres applicative sécurisée ( de la forme n cnbf nomprenom@avocatconseil.fr) associée directement ou indirectement au certificat d'identification/authentification ; et si l'avocat appartient à une structure (optionnel) - n SIREN de la structure ; - indicateur «Consulte». Les valeurs du champ «nomdubarreau» de l'adresse «ordre.nomdubarreau@avocat-conseil.fr»-

14 peuvent être les suivantes : - un nom de ville; - un nom de département. Exemples d'adresses valides : PARIS : ordre.paris@avocat-conseil.fr LOT(CAHORS) ordre.lot@,avocat-conseil.fr C C/ S64 )

15 Annexe III - Spécifications fonctionnelles générales relatives aux modalités d'accès, de récupération et de consultation de données de l'équivalent informatique des dossiers des affaires (CPC art. 727 ) et des registres des audiences (CPC art. 728) Il convient de distinguer des niveaux d'habilitation en fonction de la qualité des avocats inscrits à «ComCi TGI» : - l'avocat du barreau local régulièrement constitué ; - l'avocat du barreau local non constitué ; - l'avocat extérieur au barreau local dans le cas de la multipostulation (Paris, Bobigny, Créteil et Nanterre). 1) cas général de l'avocat du barreau local régulièrement constitué : L'avocat accède à la page d'accueil des services «e-barreau» qui propose alors la liste des services web disponibles. Les modalités d'accès à ces services web sont décrites à l'annexe XI (protocole SOAP orienté HTTP). Dans le menu qui lui est proposé, il choisit une des options permettant l'accès aux données enregistrées dans «WinCi TGI». Parmi celles-ci figure la consultation de données de l'équivalent informatique des dossiers des affaires. La consultation des données de l'équivalent informatique des dossiers des affaires de l'avocat habilité se fait de la manière suivante : - à partir du numéro d'inscription au répertoire général de l'affaire (CPC art.727) ; - à partir d'un extrait de la liste des affaires en cours inscrites au répertoire général ; - à partir d'un extrait de la liste des affaires terminées et non archivées inscrites au répertoire général ; - à partir d'un extrait de la liste des toutes les affaires, en cours ou terminées et non archivées, inscrites au répertoire général ; - à partir du calendrier des audiences visualisable par service (chambre, section et cabinet suivant l'organisation de la juridiction) et par type d'audience (art. 728 CPC). Les données consultables relatives à l'affaire sont : a) article 726 du CPC : - le numéro d'inscription au répertoire général ; - le libellé du type d'affaire ; - le code du registre correspondant au type d'affaire ; - le libellé du registre correspondant au type d'affaire ; - la date de la saisine ; - la date de l'acte de saisine ;

16 - le mode de saisine ; - la nature de l'affaire civile (NAC) ; - la nature particulière de l'affaire ; - les données relatives aux parties ; - si l'affaire est distribuée, le service (chambre, section et cabinet suivant l'organisation de la juridiction) auquel l'affaire est distribuée ; - la date des audiences et leur type (plaidoirie, prononcé); - si l'affaire est terminée, la date de la décision ; - si la décision est prononcée, le libellé normalisé de la décision et, le cas échéant, le dispositif. b) article 727 du CPC : - l'identification et fonction des magistrats désignés ; - les données relatives aux représentants et assistants des parties ; - l'historique de l'affaire (les décisions, les événements). c) article 728 du CPC : - pour chaque audience : - la date de l'audience; - l'heure de l'audience; - l'heure de la convocation ; - le type d'audience; - la localisation de la salle d'audience; - la composition avec identification et fonction des magistrats désignés ; - si la décision est prononcée, le libellé normalisé de la décision et, le cas l'échéant, le dispositif. d) article 729 du CPC : - les recours. e) divers : - les liens entre affaires. La liste des données consultables relatives aux parties (personnes physiques, personnes morales) : - le(s) nom(s), qualité, ainsi que pour les personnes morales, forme, raison sociale et représentants légaux ; - le(s) prénom(s), - le nom d'épouse ; - la date de naissance ; "Sv9 La 1-07 I 4

17 - le lieu de naissance ; -l'alias; - l'adresse (domicile, domicile élu,...) ; - la représentation à la procédure ; - les données relatives à l'aide juridictionnelle. La liste des données consultables relatives à l'aide juridictionnelle est fixée par le décret n du 15 février 1995 relatif aux droits de plaidoirie et à la contribution équivalente : - les noms et prénoms des avocats ayant plaidé ou représenté les parties ; - le cas échéant, le nom des sociétés d'avocats au nom desquelles ils sont intervenus ; - l'indication du barreau ou du tribunal de rattachement principal de ces avocats ou sociétés d'avocats ; - s'il y a lieu, la mention " aide juridictionnelle " ou " commission d'office", avec la date de la décision d'admission ou de la commission ; - lorsque l'avocat se substitue à l'un de ses confrères à titre occasionnel ou intervient en qualité de salarié ou de collaborateur, il est fait mention, sur les indications fournies par lui, du nom du barreau de rattachement de l'avocat ou de la société d'avocats auquel il se substitue ou pour lesquels il intervient. 2) cas particulier de l'avocat du barreau local non constitué : La consultation des données de l'équivalent informatique du dossier d'une affaire par un avocat du barreau local non constitué a pour objet de permettre à un avocat autre que celui du demandeur d'intervenir dans une affaire déterminée. La consultation est effectuée au moyen d'un service de recherche comportant trois critères cumulatifs : - la date de l'acte de saisine ; - le nom du demandeur ; - le nom d'un défendeur. Le résultat de la recherche n'est accessible que s'il ne concerne qu'une seule affaire. Dans ces conditions, les données consultables relatives à l'affaire sont : a) article 726 du CPC : - le numéro d'inscription au répertoire général ; - le code du registre correspondant au type d'affaire ; - le libellé du registre correspondant au type d'affaire ; - la date de la saisine ; - la date de l'acte de saisine ; P; - le mode de saisine ;

18 - la nature de l'affaire civile (NAC) ; - la nature particulière de l'affaire ; - les données relatives aux parties ; - si l'affaire est distribuée, le service (chambre, section et cabinet suivant l'organisation de la juridiction) auquel l'affaire est distribuée ; - la date de la prochaine audience ; - si l'affaire est terminée, la date de la décision ; - si la décision est prononcée, le libellé normalisé de la décision et, le cas échéant, le dispositif. b) article 727 du CPC : - les données relatives aux représentants et assistants du demandeur. 3) l'avocat extérieur au barreau local dans le cas de la multipostulation (Paris, Bobigny, Créteil et Nanterre - L. 31 déc. 1971, art. l er, art 8-2) L'avocat extérieur au barreau local doit être inscrit aux services «ComCi TGI» du tribunal de grande instance local. L'inscription à «ComCi TGI» consiste pour l'avocat extérieur au barreau local à en faire la demande auprès de l'ordre des avocats de rattachement auquel il appartient selon la procédure décrite à l'annexe I de la convention cadre nationale. L'ordre des avocats déclenche alors une procédure d'inscription de l'avocat à «ComCi TGI» en qualité d'avocat extérieur auprès des autres tribunaux de grande instance concernés par la multipostulation. Pour accéder aux services «ComCi TGI» des tribunaux de grande instance concernés par la multipostulation l'avocat extérieur au barreau utilise le certificat d'identification/authentification délivré par l'ordre des avocats de rattachement auquel il appartient. L'adresse de la boîte aux lettres sécurisée «e-barreau» présentée par l'ordre des avocats local dans le message de données d'inscription de l'avocat extérieur au barreau local est celle associée au certificat d'identification/authentification délivré par l'ordre des avocats de rattachement auquel il appartient. La résiliation de l'inscription à «ComCi TGI» d'un avocat par l'ordre des avocats du barreau de rattachement auquel il appartient implique la résiliation systématique des inscriptions de l'avocat à «ComCi TGI» dans la totalité des tribunaux de grande instance qui ont enregistré l'inscription de l'avocat en qualité d'avocat extérieur au barreau. Par conséquent l'ordre des avocats de rattachement de l'avocat déclenche alors une procédure de désinscription auprès de l'ensemble des tribunaux de grande instance concernés par la multipostulation où l'avocat avait été précédemment inscrit selon la procédure décrite à l'annexe I. Ep ( R

19 Annexe XIII - Spécifications du format de fichier d'un document numérisé Le format d'un fichier d'un document numérisé est le format PDF, conforme aux nonnes ISO ( PDF/A) ou ISO ( PDF1.7 ). Le document est lisible et indexable par des outils libres et gratuits. Le nom du fichier comporte l'extension PDF. La taille du fichier est limitée à 4 Mo. Tout document de taille supérieure se verra rejeté par le système de messagerie. 1 ^ % 3 L^ ^ ^^^

20 Annexe XIV - Spécifications du format de fichier d'un document texte Le format de fichier d'un document texte compatible avec un logiciel de traitement de texte est soit le format RTF (Rich Text Format), soit le format ODF ( Open Document Format : norme ISO ). Le nom du fichier comporte l'extension RTF ou ODT. Si le document texte ne nécessite pas d'être modifié par un traitement de texte mais simplement consulté, copié ou imprimé, le format de fichier est PDF ( Portable Document Format). Le nom de fichier comporte l'extension PDF. Dans ce cas, le document au format PDF est un fichier dont le texte est issu d'une conversion d'un fichier produit au moyen d'un logiciel de traitement de texte au format PDF/A, conformément à la norme ISO qui définit le format PDF/A, rendu obligatoire par le RGI ( référentiel général d'interopérabilité) pour la conservation des documents. Les documents au format PDF transmis par le tribunal de grande instance sont des fichiers au format PDF/A protégés contre la modification, mais enregistrables, copiables et imprimables. La taille du fichier est limitée à 4 Mo. Tout document de taille supérieure se verra rejeté par le système de messagerie. CC, Id

21 Annexe A Adresses fonctionnelles pour les échanges de messages concernant le Service Pénal Pour les cabinets d'instruction : Secrétariat commun de l'instruction Cité : cep.instruction.cite.tgi-paris Secrétariat commun de l'instruction Italiens : cep.instruction.italiens.tgi-paris Pour le Doyen des Juges d'instruction : Secrétariat du Doyen Cité : cep.doyen.cite.tgi-paris Secrétariat du Doyen Italiens : cep.doyen.italiens.tgi -paris Pour les sections ou services du Parquet : Bureau d'ordre Cité : cep.bo.pr.tgi-paris Bureau d'ordre Italiens : cep.bfi.pr.tgi-paris Pour les jugements : Service des minutes : cep.corr.tgi -paris 62- 't1 zse