DIRECTIVES 2015 DE RAPPORT DE DONNÉES À STR/STR GLOBAL

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1 DIRECTIVES 2015 DE RAPPORT DE DONNÉES À STR/STR GLOBAL Les directives de rapport de données à STR/STR Global («les directives») ont été développées pour s'aligner sur le système uniforme de comptabilité pour le secteur de l'hébergement, onzième édition révisée («USALI»). Les directives sont conformes à l'usali, lorsque cela est possible, afin de faire respecter les meilleures pratiques d'analyse comparative et la cohérence des données de performance. Plusieurs clarifications et changements inhérents aux directives 2015 sont résumés ci-dessous. Pour tout(e) question ou renseignement supplémentaire concernant les directives, merci de contacter STR à l'adresse suivante : support@str.com ou STR Global à cette adresse : info@strglobal.com. Résumé des changements et clarifications dans les directives du rapport de données 2015 STR/STR : Frais de centres de villégiatures : Doivent être enregistrés dans l annexe 4 des revenus divers. Aucune partie des frais des centres de villégiatures ne doit être incluse dans le chiffre d affaires hébergement rapporté à STR (USALI p. 12). Commissions et frais Groupe : Les remises ou subventions octroyées directement à un groupe doivent être enregistrées en recettes de contrepartie. De telles remises et subventions doivent apparaître en déduction du chiffre d affaires hébergement rapporté à STR (USALI p. 10). Segmentation Groupe, contrat and passage : les définitions ont été redéfinies pour plus de clarté (USALI pp ). Hébergement à usage mixte : des directives plus détaillées sont fournies concernant la disponibilité des chambres, les chambres vendues et le chiffre d affaire hébergement pour l hébergement à usage mixte (USALI pp ). Chiffre d affaires forfaits (package) : des directives plus détaillées sont fournies concernant les recettes des forfaits (packages) (USALI p. 12). Des informations et détails complémentaires sont fournis pour chacun de ces domaines dans les directives de rapport de données du STR Rapporter le chiffre d affaires hébergement Seules les recettes provenant de la location de chambres doivent être incluses dans le chiffre d'affaires hébergement rapporté à STR/STR Global. Les recettes issues de la restauration ou de toute autre source, incluant les composants hors-hébergement des prix des forfaits, doivent être exclues du chiffre d affaires hébergement rapporté à STR/STR Global. Le chiffre d affaires hébergement rapporté à STR/STR Global doit être net de rabais, remboursements, indemnités, surcharges et taxes. Le détail de ce qui doit être inclus et exclu du chiffre d affaires hébergement rapporté à STR/STR Global est fourni cidessous. STR/STR Global suit les recettes issues de la restauration et d autres sources pour les hôtels participants au programme de segmentation de STR (voir les Définitions de segmentation). À inclure dans le chiffre d affaires hébergement rapporté à STR/STR Global : Clientèle de passage garantie «no-show». Défini comme une recette dérivée d un client ou groupe ayant individuellement garanti le paiement pour réserver une chambre, mais n ayant pu ni l occuper ni annuler la réservation dans les délais prescrits. Les recettes issues de l attrition

2 (annulation) d un groupe et de l annulation d une clientèle de passage après la date limite sont incluses dans les Frais d Attrition et les Frais d Annulation dans les Autres Recettes (Annexe 4) et non dans les Recettes d Hébergement ou autres Recettes d Hébergement. Frais supplémentaires et charges de service. Incluent généralement les charges obligatoires ou habituelles n étant pas à la discrétion du client ou toutes autres charges automatiquement ajoutées sur le compte du client dans le cadre du service ou de l utilisation de commodités n étant pas à la discrétion du client ou pour lesquelles il peut opter («opt-out») (particulièrement répandu dans les régions du Moyen-Orient et Asie-Pacifique). Ces charges incluent généralement une charge de service obligatoire ou une charge d'entretien des chambres. Afin que les rapports et les analyses comparatives soient cohérents, le montant total de la charge de service exprimé dans la devise respective doit être inclus au chiffre d affaires hébergement rapporté à STR/STR Global. Chiffre d affaires hébergement provenant des «day use» et de la vente de chambres pour une partie de la journée seulement. Chiffre d'affaires hébergement provenant de sources telles que : suites de réception, vestiaires, entretiens d'embauche, essais cinématographiques et distributeurs en gros (ex. : vêtements, jouets, autres produits). Les recettes issues de la restauration ne doivent pas être incluses. Frais de départ anticipé ou repoussé. Location de lits d appoint / berceaux. À exclure du chiffre d affaires hébergement rapporté à STR/STR Global : Frais de centres de villégiature. Les frais de centres de villégiature ne font pas partie des charges de services du chiffre d affaires hébergement et ne doivent pas être incluses dans les Recettes et Autres Recettes Hébergement rapportées à STR. Les frais de centres de villégiature doivent être inclus dans les Revenus Divers (Annexe 4). Commissions et Frais - Groupe. Les remises ou les subventions accordées directement à un groupe doivent être enregistrées en recettes de contrepartie, par l USALI. Les recettes issues de l hébergement des groupes rapportées à STR doivent être rapportées déduction faite des remises ou subventions accordées au groupe. Remboursements et remises liés à un produit ou à un service. Les remboursements et les rabais dus à des problèmes liés au produit ou service constituent généralement une diminution des recettes d hébergement. L attrition de groupe ou frais d annulation. Les frais perçus dus à des annulations (généralement les acomptes pour des réunions, conventions, groupes, bloc de chambres réservées, etc.) doivent être exclus du chiffre d affaires hébergement rapporté à STR/STR Global. Les recettes de cette nature sont généralement créditées à la section Autres Recettes («Miscellaneous Income») des états financiers de la propriété (Annexe 4). Les frais de restauration et frais auxiliaires (ex : parking, transport, Internet, golf/spa) inclus dans les prix des forfaits ou dans les hôtels all-inclusive.

3 Autres notes en ce qui concerne l allocation du chiffre d affaires hébergement/les rapports : Grossistes, prestation électronique de services, agences de voyage en ligne (OTAs) et/ou tarifs Internet : Les recettes d hébergement nettes (et non brutes) des ventes en gros et des tarifs Internet dont le paiement se fait lors de la réservation, devraient être rapportées à STR/STR Global. Les recettes d hébergement brutes (et non nettes) par chambre doivent être rapportées à STR comme tarif Internet à «Paiement différé», similaires à ceux des agences de voyages traditionnelles. Les commissions perçues sur ces recettes d'hébergement brutes sont enregistrées comme dépenses pour le département des chambres. Les prix des forfaits (package) : seule la composante hébergement des recettes des forfaits doit être rapportée à STR/STR Global. Pour identifier la composante des recettes des forfaits allouée à l hébergement, la juste valeur marchande (fair market value = FMV) de chaque forfait doit être déterminée. Le pourcentage de FMV des recettes d hébergement doit ensuite être appliqué au forfait pour déterminer le chiffre d affaires hébergement à rapporter à STR/STR Global. Exemple : A forfait Spa package consistant en une chambre pour une nuit, quatre repas et l utilisation des installation Spa de l établissement au prix tout-inclus de $240, n incluant pas les taxes, pourboires et frais de service. Bien que la FMV du forfait soit de $320, seul le montant total de $240 apparaîtra sur le compte du client, plus les ventes, taxes et taxes de séjour applicables à chaque catégorie de recettes. L établissement calcule les allocations par département du prix de vente de $240 comme suit : Département Valeur marchande Ratio Allocation forfait Chambres $160 50% $120 Nourriture $112 35% $84 Spa $48 15% $36 Total $ % $240 Remboursements et récompenses liés au programme de fidélité : Une estimation prudente de la moyenne des tarifs pratiqués pour un hébergement similaire dans l hôtel ou tel que déterminée par les normes tarifaires établies par la marque/chaîne. Voici deux propositions de meilleures pratiques pour l'enregistrement des remboursements ou des récompenses liés au programme de fidélité : 1) Enregistrer seulement les recettes de remboursement/récompense dans le total de fin de mois (p. ex. total mensuel de janvier). 2) Il convient d'être prudent lors des rapports mensuels, hebdomadaires et quotidiens concernant les recettes de rabais/récompense. Les recettes ne devraient pas figurer sur un rapport un jour de la semaine mais être étendues/réparties sur chaque jour de la semaine (Par ex. jour 1-7 de la semaine.)

4 Rapporter le nombre de chambres vendues Seules les chambres générant du chiffre d affaires doivent être incluses dans le nombre de chambres vendues rapporté à STR/STR Global. Les chambres gratuites doivent être exclues des ventes. Le détail de ce qui doit être inclus et exclu du nombre de chambres vendues rapporté à STR/STR Global est fourni ci-dessous. À inclure dans le nombre de chambres vendues rapporté à STR/STR Global : Chambres vendues générant du chiffre d affaires. Chambres vendues pendant une partie de la journée seulement. Chambres vendues provenant de sources telles que : suites de réception, vestiaires, entretiens d'embauche, essais cinématographiques et distributeurs en gros (ex. : vêtements, jouets, autres produits). Les recettes issues de la restauration ne doivent pas être incluses. Il est possible pour certains établissements, notamment des centres de villégiatures à proximité des aéroports et des axes routiers, d'atteindre un taux d'occupation supérieur à 100%. Chambres occupées gratuitement en raison d une promotion ou contrat (ex. : restez deux nuits et la deuxième vous est offerte ; réservez un groupe de 50 chambres et une chambre vous sera offerte). À exclure du nombre de chambres vendues rapporté à STR/STR Global : Les chambres offertes n étant pas associées à une promotion ou contrat (ex. : chambres fournies gratuitement à des employés, propriétaires, et visites de familiarisation). «No-shows» garantis. Ne pas enregistrer les chambres vendues dans le cas de «No-shows». Les appartements occupés par leurs propriétaires. Les chambres occupées par leur propriétaire doivent être traitées comme des chambres gratuites. Rapporter le nombre de chambres disponibles La disponibilité totale (ex. : nombre de chambres dont dispose la propriété multiplié par le nombre de jours sur la période) doit être rapportée pour chaque hôtel. AUCUN ajustement du nombre de chambres disponibles ne doit être rapporté à STR/STR Global si des chambres sont temporairement hors service pour rénovation. Si la propriété retire toutes les chambres de son inventaire pour rénovation (fermeture complète), STR/STR Global doit être notifié pour que la propriété puisse être indiquée comme étant «Fermée pour rénovation». Dans le cas où des chambres sont retirées définitivement de l inventaire, la direction de l hôtel doit contacter STR/STR Global pour qu il soit ajusté. De plus, si les chambres sont fermées pour une période prolongée (en général plus de six mois), «Période de fermeture prolongée», du fait d une catastrophe naturelle ou provoquée par l homme (ouragan, tremblement de terre, incendie, déversement pétrolier, etc.) veuillez en informer STR/STR Global pour un traitement approprié de la réduction de l inventaire des chambres.

5 Fermeture saisonnière des chambres : lorsque toutes les opérations d'un hôtel sont fermées pendant au moins 30 jours consécutifs en raison des fluctuations saisonnières de la demande, les chambres sur cette période doivent donc être retirées de l'inventaire annuel des ventes. STR/STR Global doit en être notifié pour que la propriété puisse être indiquée comme étant «Fermée pour la saison» pour la période applicable. Les propriétés polyvalentes (ex. : hôtels dont une partie de l inventaire est utilisée pour des logements en copropriété/multipropriété) : Les propriétés de tous types construisant ou convertissant des chambres en unités résidentielles et créant des entités de «propriétés mixtes». Ces installations peuvent être des propriétés en régime de jouissance à temps partagés, fractionnées, complètes ou divisées en lots. La gestion simple de ces propriétés comme des opérations d hébergement ne doit pas qualifier intrinsèquement la source des revenus dans l enregistrement dans le département hébergement. Les faits et circonstances de chaque projet doivent être pris en considération. La première étape consiste en l identification du traitement du chiffre d affaires de la propriété mixte pour déterminer si le rapport des données doit être effectué en brut ou en net (voir Part. V, USALI). Lorsque le rapport se fait en brut et non en net, la prédominance doit être donnée à la partie qui contracte la perte économique prédominante si le loueur ne paie pas. Une fois le traitement du chiffre d affaires déterminé, il y a trois scénarios possibles pour l inclure dans les résultats consolidés présentés à l USALI. Le scénario fourni ci-dessous précise le moment et la façon dont les données doivent être rapportées à STR. Définition du programme de segmentation : client Le chiffre d affaires groupe de passage inclut communément le chiffre d affaires dérivé de la location de chambres et de suites par des particuliers ou des groupes occupant moins de 10 chambres par nuit. Cela inclut également les chambres louées à des hôtes qui ont établi une résidence permanente dans l établissement, avec ou sans contrat. Les séjours de passage incluent généralement les catégories suivantes : Ventes au détail Remises Négociations Habilitations Vente en gros Le chiffre d affaires groupes inclut les recettes dérivées de la location de blocs de chambres ou de suites à un groupe. Un groupe est communément défini par la vente d un ensemble de 10 chambres ou plus par nuit soumise à contrat. Le chiffre d affaires groupe est enregistré net de remises au négociant pour la vente d un bloc de chambres. Les remises ou subventions accordées directement à un groupe doivent être enregistrées comme des recettes de contrepartie. Pour faciliter les ventes effectives et les efforts de marché, le chiffres d affaires groupe est généralement distinct du segment marché. Les segments marketing incluent généralement les catégories suivantes : Enterprise Association/Convention Gouvernement Groupes de touristes/négociants SMERF (Social, Militaire, Éducatif, Religieux, Fraternités)

6 Le chiffre d affaires des contrats hébergement inclut les recettes dérivées d un contrat avec une autre entité pour un bloc de chambres significatif pour une durée d au moins 30 jours. Le chiffre d affaires des contrats d hébergement est enregistré net de remises. Les exemples incluent les flottes aériennes domiciliées, les formations et séminaires d entreprises en cours et des programmes d avantages sociaux de types incitation. Programme de segmentation des recettes supplémentaires : définitions du rapport Chiffre d affaires restauration Recettes issues de la vente de nourriture, incluant café, lait, thé et boissons non-alcoolisées. Recettes issues de la vente de boissons, incluant bière, vin et spiritueux, ainsi que des ventes de boissons lors de banquets. Recettes issues d autres sources telles que la location de salles de réunion, d équipement audiovisuel, «cover charge», charge de service ou autres recettes provenant du département de la restauration (inclus les charges de service des banquets). Autres chiffres d affaires Incluent toutes les recettes collectées par la propriété n étant pas définies ci-dessus comme étant du chiffre d affaires lié à l hébergement ou à la restauration (ex : parking, spa, télécommunications). Chiffre d affaires total Inclut toutes les recettes générées par les opérations de l hôtel, listées ci-dessus comme étant issues de l hébergement, de la restauration et d autres activités (ex. : parking, spa, télécommunications). Autres problématiques de rapport de données Mois partiel : Lorsqu une compagnie ajoute un nouvel hôtel à son portefeuille (ex. : nouvelle construction, acquisition, conversion), les données mensuelles de cet hôtel doivent être rapportées à STR/STR Global seulement si la propriété était ouverte quinze (15) jours ou plus lors du premier mois d opération. Pré-ouvertures (Soft Openings) : La direction d un hôtel nouvellement construit doit fournir à STR/STR Global son inventaire exact au moment de l ouverture et doit rapporter le nombre total de chambres disponibles en cours. Au fur et à mesure que des chambres ouvrent et sont ajoutées à la propriété, la direction doit tenir STR/STR Global informé des changements d inventaire, en indiquant la date de l ajout et le nombre de chambres ajoutées, jusqu à ce que l hôtel atteigne sa disponibilité totale.

7 Dans le cas où vous auriez des questions à propos de ces directives de rapport de données, n hésitez pas à nous contacter. STR (Amérique du Nord) support@str.com STR Global (Hors Amérique du Nord) info@strglobal.com Pour toute information complémentaire sur le système uniforme de comptabilité pour le secteur de l'hébergement, onzième édition révisée, rendez-vous sur le AHLEI : La navigation sur le site inclut: Achat de la 11ème édition révisée de l USALI Questions fréquentes (FAQ) Envoi de questions au Comité de gestion financière de AH&LA FMC Clarifications et nouvelles questions Questions et conseils sur les recettes et dépenses Fichiers Excel téléchargeables pour toutes les annexes et déclarations