ABSENCES Mme Marguerite St-Gelais Hallé

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1 PROCÈS-VERBAL DE LA CENT-ONZIÈME (111 E ) SÉANCE RÉGULIÈRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU CENTRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX DU SUD DE LANAUDIÈRE TENUE LE MARDI 15 AVRIL 2014 À 17 H À L AUDITORIUM GISÈLE-BOYER, AU 911, MONTÉE DES PIONNIERS À TERREBONNE. PRÉSENCES M. Guillaume Beaupré M. Marco Cartier Dr Sébastien Chayer M. Rénald Dumais M me Doris Gagné, présidente M me Thérèse Fafard Normand M me Anne Goubayon M me Diane Lambert ABSENCES Mme Marguerite St-Gelais Hallé M me Nicole Langevin M me Diane Larue M me Chantal LeBlanc M me Ginette Parisé, vice-président M. Sylvain Perreault M. Simon Poitras M. Michel Racette M. Benoit Valiquette, DG et secrétaire M me Francine Demers INVITÉS Dr Michel Cimon, Directeur affaires médicales, professionnelles et des services de santé de 1 re ligne M me Manon Desjardins, Directrice des services de soutien à l autonomie M me Suzie Gagnon, Directrice générale adjointe M me Martine Forest, Coordonnatrice des ressources financières et informationnelles M me Annie Du Mont, Directrice des ressources humaines et du développement organisationnel M. Bernard Deschênes, Coordonnateur des services multidisciplinaires SECRÉTAIRE RÉDACTRICE M me Sylvie Didoné-Arseneau M me Doris Gagné présidente du conseil d administration, constate le quorum et déclare l assemblée ouverte à 19 h ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Sur proposition dûment faite par D r Sébastien Chayer et appuyée par M. Guillaume Beaupré, l ordre du jour suivant est adopté: 1. Adoption de l ordre du jour 2. Adoption et suivi des procès-verbaux des rencontres du et du Période de questions 4. Information de la présidente et du directeur général 5. Correspondance 6. Affaires professionnelles et médicales 6.1 Portrait arrivée des nouveaux médecins Page 1 de 11

2 7. Soins et services à la clientèle 7.1 Rapport du comité de vigilance et de la qualité 7.2 Plan de transfert de la clientèle vers 2 nouveaux CHSLD 8. Affaires financières 8.1 Rapport du comité de vérification 8.2 Suivi budgétaire périodique P11 - exercice financier Rapport RR Prévision budgétaire macroscopique Procuration pour autoriser Revenu Québec à communiquer des renseignements 9. Affaires administratives 9.1 Rapport du comité de gouvernance et d éthique 9.2 Rapport du comité des ressources humaines 9.3 Règlement no 4 sur l exclusivité de fonction des hors-cadres et des cadres supérieurs de l établissement 9.4 Politique relative à l évaluation de la contribution du commissaire local aux plaintes et à la qualité des services (CA-POL-15) 9.5 Huis clos - Politique de gestion des conditions de travail du personnel d encadrement 9.6 Huis clos Répertoire régissant les conditions de travail des employés syndicables non syndiqués et des employés non syndicables du réseau de la santé et des services sociaux 9.7 Changement à la liste des signataires des effets bancaires 9.8 Présentation de la programmation annuelle des projets et activités en ressources informationnelles (PARI) Nominations au sein du Comité d éthique de la recherche 10. Autres sujets 11. Documents déposés 12. Date de la prochaine assemblée 13. Levée de l assemblée 2. ADOPTION ET SUIVI DES PROCES-VERBAUX Assemblée régulière du Sur proposition dûment faite par D r Sébastien Chayer et appuyée par M me Diane Lambert, le procès-verbal de l assemblée régulière du 11 mars 2014 est adopté avec la modification suivante : Point 2 à la page 2 : M. Valiquette fait un appel de candidatures au poste de président vice-président. M. Valiquette informe les membres que tous les suivis ont été faits. Assemblée spéciale du Sur proposition dûment faite par M. Sylvain Perreault et appuyée par M. Michel Racette, le procès-verbal de l assemblée spéciale du 18 mars 2014 est adopté avec la modification suivante : Ajouter le nom de Mme Ginette Parisé à la liste des membres absents. M. Valiquette informe les membres que tous les suivis ont été faits. Page 2 de 11

3 3.- PÉRIODE DE QUESTIONS Aucune intervention. 4.- INFORMATION DE LA PRÉSIDENTE ET DU DIRECTEUR GÉNÉRAL Gagné dépose la liste de ses activités pour mars et avril Elle souligne également les dossiers sur lesquels elle travaille actuellement : l évaluation annuelle de la commissaire aux plaintes et à la qualité des services; l évaluation annuelle du directeur général, la préparation du rapport annuel; la préparation de la relève pour la nomination d un nouveau membre au conseil d administration; la préparation du plan d'action en lien avec la norme de gouvernance en vue de la visite d Agrément Canada. M me M. Benoit Valiquette, directeur général, a souligné que nous travaillons activement au transfert de la clientèle vers les 2 nouveaux CHSLD de notre région (voir la présentation sur ce sujet au point 7.2). M. Valiquette souligne que la séance annuelle d information du CSSSSL se tiendra le 13 juin 2014 et précise que les médias sont invités à y participer. Lors d une conférence de presse tenue le 11 avril dernier, Benoit Valiquette a souligné que le CSSSSL a entrepris un vaste exercice de planification de la main-d oeuvre pour les années à venir afin de limiter sa vulnérabilité dans plusieurs secteurs ciblés. Deux objectifs sont poursuivis par cet exercice, soit de recruter du personnel et de stabiliser les équipes afin de favoriser la rétention des nouvelles recrues et celle des travailleurs d expérience. Dans cet esprit, au cours des dernières semaines, l équipe de direction a procédé à la recension de toutes les heures de remplacement effectuées dans le secteur des soins infirmiers afin de les convertir en postes permanents. Ce processus, effectué dans un temps record, a été suivi d un blitz de dotation de postes qui prendra fin la semaine prochaine. Au total, ce sont plus de 230 postes qui ont ainsi été titularisés et comblés à l interne dont 56 nouveaux postes. Cet exercice permet également au CSSS de se positionner afin d être en mesure de réduire le recours à la main-d oeuvre indépendante et aux heures supplémentaires. L exercice en cours se terminera par une journée portes-ouverte, le samedi 26 avril 2014 à l hôpital Pierre-Le Gardeur, qui s adresse au personnel, techniciens et professionnels de la santé et des services sociaux intéressés à combler les postes encore disponibles et à s inscrire dans la banque de candidatures du CSSS pour les ouvertures de postes prévues au cours des prochains mois. M. Valiquette tient également à informer les membres que, parmi les trois candidatures soumises par l Agence de la santé et des services sociaux de Lanaudière au jury national des Prix d excellence du réseau de la santé et des services sociaux, édition , figure le projet «De la 2 e vers la 1 re ligne : Pour une meilleure intégration et accessibilité des services en santé mentale adulte» présenté par notre CSSSSL. Page 3 de 11

4 5. CORRESPONDANCE Les correspondances suivantes sont déposées à titre d information : Agence de la santé et des services sociaux de Lanaudière financement du Programme d accès à la chirurgie versement d une première avance pour l exercice ; Agence de la santé et des services sociaux de Lanaudière financement pour le transfert des patients hébergés au Centre d hébergement Alphonse-Rondeau exercice ; Agence de la santé et des services sociaux de Lanaudière aide financière en matière de soutien à l autonomie aux personnes âgées (SAPA) exercice ; Agence de la santé et des services sociaux de Lanaudière soutien financier ; 6. AFFAIRES PROFESSIONNELLES ET MÉDICALES 6.1 PORTRAIT ARRIVÉE DE NOUVEAUX MÉDECINS Dr Michel Cimon informe les membres que le CSSSSL accueillera plusieurs nouveaux médecins au cours de l année : 12 spécialistes (gastroentérologue, médecine interne, radiologiste, dermatologue, pneumologue, psychiatre, pathologiste, immunoallergologue, chirurgien général, cardiologue, gynéco-obstétrique et 19 omnipraticiens (urgence, soins intermédiaires, hospitalisation-gériatrie active, URFI et CHSLD). 7 SOINS ET SERVICES À LA CLIENTÈLE 7.1 COMITE DE VIGILANCE ET DE LA QUALITE M me Nicole Langevin, présidente du comité, résume les différents dossiers traités lors de la rencontre du 13 mars 2014: Guichet d accès pour la clientèle orpheline; Rapport de la commissaire aux plaintes et à la qualité des services; Rapport trimestriel de la gestion des risques; Rapport de la prévention des infections ; Présentation de la démarche d agrément; Programmes d inspection : préparation de produits stériles; Évaluation de la commissaire locale aux plaintes et à la qualité des services; Rapport annuel du comité de vigilance et de la qualité; 7.2 PLAN DE TRANSFERT DE LA CLIENTELE VERS 2 NOUVEAUX CHSLD Mesdames Suzie Gagnon et Manon Desjardins ont présenté le plan de transfert de la clientèle vers deux nouveaux CHSLD sur le territoire du sud de Lanaudière. Vers le 18 mai prochain, le CHSLD des Moulins (96 places) ouvrira ses portes à Terrebonne et, à la mi-juin 2014, le CHSLD Émile McDuff (96 places) ouvrira à Repentigny. La clientèle du centre Alexandre Archambault, soit 46 résidents, et de l unité de transition du CMV, 44 résidents, sera transférée graduellement dans les tout nouveaux centres d hébergement. Plusieurs étapes de préparation ont été franchies depuis l automne dernier. Un plan de transfert a été établi, des rencontres avec les syndicats et le Page 4 de 11

5 personnel ont eu lieu. À cet effet, toutes les personnes touchées par cette opération sont replacées par le CSSS dans un poste équivalent. Il n y aura aucune perte d emploi. Les familles, le comité des usagers et le personnel du CSSS touché par cette opération seront rencontrés prochainement au sujet des échéanciers et des étapes à venir. Pour la période post-transfert, un processus de communication inter-établissement sera mise en place pour soutenir l intégration des résidents dans leur nouveau milieu de vie. De plus, le chef d unité du CSSS fera une visite aux personnes transférées lors de la première semaine post-transfert. 8. AFFAIRES FINANCIÈRES 8.1 RAPPORT DU COMITE DE VERIFICATION M. Marco Cartier, président du comité, informe les membres des dossiers traités lors de la rencontre du 18 mars 2014 : bilan sur la sécurité des actifs informationnels; éléments d information à inclure au rapport annuel; gestion intégrée des risques; orientation budgétaire ; rapport prescrit RR-444 période 11; reddition de comptes pour la période du 1er avril 2013 au 14 février SUIVI BUDGETAIRE PERIODIQUE P11 EXERCICE FINANCIER RAPPORT RR444 M me Martine Forest présente l état des résultats de la période 11 se terminant le 8 février 2014, un rapport périodique sur le formulaire RR-444 doit être déposé à l'agence de santé et de services sociaux de Lanaudière et au ministère de la Santé et des Services sociaux. Nous avons revu nos prévisions annuelles en considérant les 11 dernières périodes réelles et en prévoyant les dépenses futures pour les périodes 12 et 13. À l état des résultats prévisionnels, on constate un déficit d exploitation de $, lequel inclut : le financement convenu avec l Agence de la santé et des services sociaux de Lanaudière et les économies générées par le plan de réduction des dépenses pour l exercice en cours. Les principales variations de revenus proviennent du programme d accès à la chirurgie, de la facturation interrégionale pour les laboratoires, des dépenses de nature capitalisable, du financement pour l arrivée des médecins spécialistes pour l exercice , du financement des ressources intermédiaires, du financement des mesures découlant des conventions collectives et du financement attendu pour les lits de débordement. Les principales variations des dépenses proviennent des centres d activités de médecine, des soins infirmiers et d assistance aux personnes en perte d autonomie, de l urgence, des soins infirmiers à domicile, de la pratique des sages-femmes, de la dépense des médicaments et des coûts associés aux mesures découlant des conventions collectives. Page 5 de 11

6 8.3 PREVISION BUDGETAIRE MACROSCOPIQUE Mme Martine Forest résume brièvement les discussions tenues lors du dernier comité de vérification à l égard des prévisions budgétaires macroscopiques pour Le comité de vérification a établi les principes à retenir pour élaborer les prévisions budgétaires : Report du budget , incluant plan de redressement, sur une base annualisée; Revoir l utilisation des heures d orientation Prévoir, au niveau de l arrivée de nouveaux médecins, l augmentation des volumes d activités et des dépenses afférentes. Une rencontre entre la direction du CSSSSL et la direction de l Agence de la santé et des services sociaux s est tenue le 10 avril dernier concernant nos prévisions budgétaires pour Des analyses et des discussions se poursuivent afin de pouvoir finaliser le budget, dont les revenus à reporter, ce qui aura un effet sur la prochaine année. 8.4 PROCURATION POUR AUTORISER REVENU QUEBEC A COMMUNIQUER DES RENSEIGNEMENTS RÉSOLUTION CA CONSIDÉRANT QUE Revenu Québec demande une résolution du conseil d'administration pour mandater une ou des personnes pour représenter l'établissement; CONSIDÉRANT QUE des renseignements détenus par Revenu Québec sont nécessaires aux activités du CSSS du Sud de Lanaudière; EN CONSÉQUENCE, sur proposition dûment faite par M. Sylvain Perreault et appuyée par M. Marco Cartier, IL EST RÉSOLU À L UNANIMITÉ : DE DONNER une procuration pour autoriser Revenu Québec à communiquer les renseignements ou documents visés pour les activités du CSSS du Sud de Lanaudière aux personnes suivantes : M me Carolle Gélinas, chef du service de la comptabilité; M me Sophie Léveillé, technicienne en administration, service de la comptabilité; M me Danielle Vadnais, technicienne en administration, service de la comptabilité; M me Audrée Rivest, chef du service régional de la paie intérimaire; M me Guylaine Chevalier, technicienne en administration; service de la paie. 9. AFFAIRES ADMINISTRATIVES 9.1 RAPPORT DU COMITE DE GOUVERNANCE ET D ETHIQUE M me Doris Gagné, présidente du comité, informe les membres que le 1 er avril dernier, il y a eu une première rencontre du comité de travail du comité de gouvernance et d éthique qui s est penché sur l analyse du plan d action de la norme gouvernance, et ce, en préparation de la visite d agrément. Page 6 de 11

7 9.2 RAPPORT DU COMITE DES RESSOURCES HUMAINES M. Sylvain Perreault, président du comité, résume les travaux en lien avec la rencontre tenue le 25 mars dernier : Politique de gestion des conditions de travail du personnel d encadrement; Politique de gestion concernant les conditions de travail du personnel syndicalisable; Efforts de dotation de postes «blitz» et les différentes étapes; Journée portes-ouvertes 26 avril 2014; Reconnaissance du 10 e anniversaire du CSSSSL; Maquette d identification des membres du CA. 9.3 REGLEMENT NO 4 SUR L EXCLUSIVITE DE FONCTION DES HORS-CADRES ET DES CADRES SUPERIEURS DE L ETABLISSEMENT RÉSOLUTION CA CONSIDÉRANT les travaux réalisés par la permanence afin de mettre à jour l ensemble des règlements internes du CSSSSL; CONSIDÉRANT la recommandation favorable du comité de gouvernance et d éthique du 4 mars 2014; EN CONSÉQUENCE, sur proposition dûment faite par M. Michel Racette et appuyée par M me Nicole Langevin, IL EST RÉSOLU À L UNANIMITÉ : D ADOPTER la mise à jour du règlement n o 4 sur l exclusivité de fonctions des horscadres et des cadres supérieurs de l établissement. 9.4 POLITIQUE RELATIVE A L EVALUATION DE LA CONTRIBUTION DU COMMISSAIRE LOCAL AUX PLAINTES ET A LA QUALITE DES SERVICES (CA-POL-15) RÉSOLUTION CA CONSIDÉRANT que c est le président du conseil d administration qui signifie les attentes annuelles au commissaire local aux plaintes et à la qualité; CONSIDÉRANT la recommandation favorable du comité de gouvernance et d éthique à ajuster le texte de la politique relative à l évaluation de la contribution du commissaire local aux plaintes et à la qualité des services afin de mieux traduire cette réalité; EN CONSÉQUENCE, sur proposition dûment faite par M me Nicole Langevin et appuyée par M. Guillaume Beaupré, IL EST RÉSOLU À L UNANIMITÉ : D ADOPTER la version modifiée de la politique relative à l évaluation de la contribution du commissaire local aux plaintes et à la qualité des services. Page 7 de 11

8 9.5 HUIS CLOS - POLITIQUE DE GESTION DES CONDITIONS DE TRAVAIL DU PERSONNEL D ENCADREMENT M me Doris Gagné précise que ce point a été discuté et entériné lors d une séance à huis clos tenue à 18 h 30 le 15 avril Les membres non indépendants (D r Sébastien Chayer, M me Anne Goubayon, M me Diane Larue, M me Ginette Parisé et M. Simon Poitras) ont été exclus de la discussion et de l adoption de la résolution. RÉSOLUTION CA CONSIDÉRANT l ajout de nouvelles matières aux politiques de gestion concernant les conditions de travail des cadres; CONSIDÉRANT l obligation de l organisation de réviser ses politiques de gestion concernant les conditions de travail des cadres; CONSIDÉRANT les discussions qui se sont tenues avec l Association des gestionnaires; CONSIDÉRANT que la Direction générale a pris connaissance des modifications apportées et les a recommandées au comité ressources humaines du conseil d administration; CONSIDÉRANT la recommandation du comité ressources humaines du conseil d administration; EN CONSÉQUENCE, sur proposition dûment faite par M. Sylvain Perreault et appuyée par M me Chantal LeBlanc IL EST RÉSOLU À L UNANIMITÉ : D ABROGER la Politique de gestion des conditions de travail du personnel d encadrement (CA-POL-04) du 22 juin 2006; D ADOPTER la Politique de gestion de certaines conditions de travail du personnel d encadrement tel que recommandé par la Direction générale et le comité ressources humaines du conseil d administration; DE MANDATER la Direction des ressources humaines et du développement organisationnel d assurer la diffusion et les suivis de cette politique, de même que d appliquer les modifications rétroactivement au 1 er avril HUIS CLOS - REPERTOIRE REGISSANT LES CONDITIONS DE TRAVAIL DES EMPLOYES SYNDICABLES NON SYNDIQUES ET DES EMPLOYES NON SYNDICABLES DU RESEAU DE LA SANTE ET DES SERVICES SOCIAUX M me Doris Gagné précise que ce point a été discuté et entériné lors d une séance à huis clos tenue à 18 h 30 le 15 avril Les membres non indépendants (D r Sébastien Chayer, M me Anne Goubayon, M me Diane Larue, M me Ginette Parisé et M. Simon Poitras) ont été exclus de la discussion et de l adoption de la résolution. Page 8 de 11

9 RÉSOLUTION CA CONSIDÉRANT les modifications apportées au Répertoire régissant les conditions de travail des employés syndicables non-syndiqués et des employés non-syndicables du Réseau de la santé et des services sociaux; CONSIDÉRANT la recommandation du comité ressources humaines du conseil d administration; EN CONSÉQUENCE, sur proposition dûment faite par M. Sylvain Perreault et appuyée par M me Chantal LeBlanc IL EST RÉSOLU À L UNANIMITÉ : D ADOPTER les modifications apportées au Répertoire régissant les conditions de travail des employés syndicables non-syndiqués et des employés non-syndicables du réseau de la santé et des services sociaux; DE MANDATER la Direction des ressources humaines et du développement organisationnel d assurer la diffusion de ces modifications, de même que les suivis. 9.7 CHANGEMENT A LA LISTE DES SIGNATAIRES DES EFFETS BANCAIRES RÉSOLUTION CA CONSIDÉRANT le départ de monsieur Gilles Gougeon au poste de directeur des ressources financières et informationnelles du Centre de santé et de services sociaux du Sud de Lanaudière, le 11 avril 2014; CONSIDÉRANT la nomination de monsieur Pierre Beaudet, au poste de directeur des ressources financières et informationnelles du Centre de santé et de services sociaux du Sud de Lanaudière, le 18 mars 2014; EN CONSÉQUENCE, sur proposition dûment faite par M. Rénald Dumais et appuyée par M me Diane Lambert IL EST RÉSOLU À L UNANIMITÉ : D'AUTORISER les personnes suivantes à signer les chèques et autres effets bancaires auprès de toutes les institutions bancaires en lien avec notre établissement et d annuler toute liste précédente : Doris Gagné, présidente du conseil d administration; Benoit Valiquette, directeur général; Suzie Gagnon, directrice générale adjointe; Pierre Beaudet, directeur des ressources financières et informationnelles. 9.8 PRESENTATION DE LA PROGRAMMATION ANNUELLE DES PROJETS ET ACTIVITES EN RESSOURCES INFORMATIONNELLES (PARI) Depuis 2011, la loi 133 prévoit un cadre de gouvernance et de gestion en matière de ressources informationnelles pour les organismes publics dont ceux du réseau de la Page 9 de 11

10 santé et des services sociaux. Dans un contexte, des outils de gestion ont été élaborés conformément aux conditions et modalités fixées par le Conseil du Trésor. La planification triennale des projets et des activités en ressources informationnelles (PTPARI) a été adoptée en octobre L'étape actuelle est maintenant de compléter la programmation annuelle en ressources informationnelles (PARI) pour l'exercice financier Conformément à la loi, la programmation annuelle a été autorisée par le directeur général et transmise pour analyse et avis de conformité à l'agence de santé et services sociaux de Lanaudière le 28 mars Notons que cette programmation prévoit deux nouveaux projets soit l'optimisation de la gestion des stocks et le rehaussement du système de dictée numérique, reconnaissance vocale et transcription. 9.9 NOMINATIONS AU SEIN DU COMITE D ETHIQUE DE LA RECHERCHE RÉSOLUTION CA CONSIDÉRANT notre volonté d assurer une stabilité du fonctionnement du comité d'éthique de la recherche; CONSIDÉRANT la nécessité de préserver l expertise au sein du comité ; CONSIDÉRANT la démission d un membre et l absence prolongé d un autre ; EN CONSÉQUENCE, sur proposition dûment faite par M me Thérèse Fafard Normand et appuyée par D r Sébastien Chayer, IL EST RÉSOLU À L UNANIMITÉ: D ACCEPTER la démission de M e Marie-Éveline Préville, qui agissait à titre de membre juriste suppléant; DE NOMMER, à titre de membres substituts, les personnes suivantes pour une période d un an: Représentation M e Emmanuel Préville-Ratelle Membre juriste substitut M me Maude Tremblay Membre scientifique substitut Les présentes nominations entrent en vigueur à compter de ce jour et elles peuvent être renouvelées à échéance, selon le cas. 10. AUTRES SUJETS Aucun sujet. 11. DOCUMENTS DÉPOSÉS Aucun document déposé. Page 10 de 11

11 12. DATE DE LA PROCHAINE ASSEMBLÉE La prochaine assemblée régulière se tiendra le jeudi 12 juin LEVEE DE L ASSEMBLEE Sur proposition de M. Marco Cartier, il est résolu à l unanimité de lever l assemblée à 20 h 40. LA PRÉSIDENTE, LE SECRÉTAIRE DORIS GAGNÉ BENOIT VALIQUETTE DIRECTEUR GÉNÉRAL ADOPTÉ LE 13 JUIN 2014 Page 11 de 11