SECRETARIAT BELAC : MISSIONS ET RESPONSABILITES, ORGANISATION ET PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT

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1 BELAC 3-02 Rev SECRETARIAT BELAC : MISSIONS ET RESPONSABILITES, ORGANISATION ET PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT Les versions des documents du système de management de BELAC telles que disponibles sur le site internet de BELAC ( sont seules considérées comme authentiques. Mise en application : BELAC 3-02 Rev /15

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3 Révision et date d approbation 0 CC CC Secr Secr Secr HISTORIQUE DU DOCUMENT Motif de la révision Nouveau document, avec intégration des dispositions précédemment inclues au manuel de qualité (BELAC 1-01 Rév 4) Organigramme Responsabilités en ce qui concerne l habilitation des gestionnaires de dossiers Mise à jour de la liste des tâches et responsabilités spécifiques Eclaircissement du texte sans modifications significatives Ajout de la description de fonction «support administratif» Ajouts de dispositions concernant les remplacements Révision de l organigramme suite à l extension du domaine d activités de BELAC à l accréditation des organismes de validation et vérification selon NBN EN ISO Actualisation des tâches du responsable administratif et du responsable qualité Portée de la révision Point 3 Point 6.3 Point 6.4 Point 5.1 Point Point 5.3 Point 5.1 BELAC 3-02 Rev /15

4 SECRETARIAT BELAC : MISSIONS ET RESPONSABILITES, ORGANISATION ET PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT. 1. OBJET ET REFERENCES NORMATIVES Le présent document a pour objet de préciser les missions et responsabilités du secrétariat BELAC, de définir son organisation interne et d en fixer les principes de fonctionnement. Le document reprend et complète les dispositions générales fixées au manuel de qualité de BELAC. 2. DESTINATAIRES Avec suivi des mises à jour : - Les membres de la Commission de Coordination - Les membres du Bureau d'accréditation - Le Secrétariat d Accréditation Sans suivi des mises à jour : - Tout demandeur BELAC 3-02 Rev /15

5 3. STATUT DU SECRETARIAT BELAC ET RELATION AVEC LE SPF ECONOMIE Un secrétariat permanent est installé par l arrêté royal du 31 janvier 2006 portant création de BELAC et fait donc partie intégrante de l organisme d accréditation. L arrêté royal prévoit également que le secrétariat est assuré par des fonctionnaires du SPF Economie. Au plan administratif, le secrétariat est donc rattaché à la Division Qualité et Innovation de la Direction Générale Qualité et Sécurité du SPF Economie, qui a la responsabilité des aspects matériels (personnel, locaux, moyens bureautiques et informatiques). Le secrétariat est dès lors tenu au respect des règles administratives, sans qu il y ait pour autant de contradiction avec les exigences légales et normatives qui règlent le fonctionnement de BELAC. 4. MISSIONS ET RESPONSABILITES 4.1. Taches générales Les tâches générales du secrétariat sont décrites dans les dispositions légales et concernent essentiellement: BELAC 3-02 Rev /15

6 La gestion des dossiers individuels d accréditation Les divers aspects de la procédure d accréditation et les interventions du secrétariat sont détaillées au document BELAC Le secrétariat est en particulier chargé de l exécution des décisions du Bureau d Accréditation. Le secrétariat agit toutefois en pleine responsabilité en ce qui concerne : - l examen de la recevabilité des demandes d accréditations ; - la fixation des équipes d audits et des devis ; - la confirmation de l accréditation à l issue de l audit de surveillance Le suivi du fonctionnement des organes de BELAC et l exécution de leurs décisions Le secrétariat est chargé d assurer le secrétariat du Conseil national, de la Commission de Coordination, de la Chambre de Recours et du Bureau d Accréditation BELAC, conformément aux dispositions des règlements d ordre intérieur respectifs de ces organes. La tâche inclut : - La gestion de la désignation des membres ; - la préparation des séances et en particulier - la rédaction d une proposition d ordre du jour ; - le développement des documents à soumettre aux membres ; - l organisation matérielle des séances ; - la rédaction des procès-verbaux des séances ; - l exécution des décisions; - la gestion des consultations par correspondance; - le classement et l archivage des documents relatifs au fonctionnement des organes ; - l'exécution de toute tâche qui lui serait confiée par l organe concerné La gestion des relations extérieures, tant au plan national qu'international Cette mission inclut les relations régulières avec - les organismes accrédités et leurs associations, - les autorités réglementaires nationales, - les associations EA, ILAC et IAF par le biais d une participation active à tous les types d activités (travaux par correspondance, comités permanents et groupes de travail, activités comme évaluateur dans le cadre des reconnaissances mutuelles..). Si nécessaire, le secrétariat BELAC peut charger une personne extérieure d une mission de représentation. Dans ce cas, une concertation est assurée pour fixer les objectifs de la mission et rapport doit être fait à BELAC. BELAC 3-02 Rev /15

7 La gestion du système de management y compris la préparation et la gestion des plans d actions visant à l évolution et au développement du système Voir également au point (description de fonction du responsable qualité) Activités connexes Le personnel du secrétariat peut être chargé d'autres activités directement liées à la problématique de l'accréditation. On peut citer en particulier, sans que cette liste soit limitative: - la fonction de membre d'une ou plusieurs instances appartenant à la structure belge d'accréditation; - la fonction d'auditeur; - la participation aux activités de comités ou forums nationaux ou internationaux en vue du développement et de la promotion des concepts d évaluation de la conformité et d accréditation ; - la participation à des activités de normalisation ; - la participation à des activités de formation ou information à caractère général ; - la représentation des intérêts du SPF Economie ou de l Etat belge dans des comités nationaux, européens ou internationaux qui traitent de matières liées à l accréditation ; - la participation aux activités et le rôle de secrétaire de la commission CONFASS, comité-miroir désigné par le bureau belge de normalisation NBN pour le suivi des activités des groupes ISO/CASCO et CEN/CENELEC TC1. A la demande du SPF Economie, le personnel du secrétariat peut également être amené à mettre sa compétence spécifique à disposition pour la réalisation de tâches non directement liées à la gestion de BELAC mais qui s inscrivent dans le programme stratégique du SPF pour une optimisation du fonctionnement des marchés. Les activités incompatibles avec les obligations vis-à-vis de BELAC et en particulier les activités de consultance ou formation individualisées à l attention d organismes d évaluation de la conformité sont interdites. 5. ORGANISATION INTERNE 5.1. Organigramme Le secrétariat permanent est organisé en diverses cellules qui rapportent à la Direction : - Qualité (placée sous la responsabilité d une responsable qualité): gestion du système de management,, projets de développement - Administration générale (placée sous la responsabilité d une responsable administratif) : Actions de communication, gestion des ressources humaines (y compris auditeurs/experts externes), gestion du Fonds BELAC et autres aspects budgétaires, relations avec l administration du SPF Economie, gestion de la base légale, gestion des organes de BELAC 3-02 Rev /15

8 BELAC (Conseil national, Commission de Coordination, Bureau d accréditation) - Coordination des activités d accréditation, répartie en 4 cellules techniques (placées sous la responsabilité d un ou plusieurs responsables techniques) couvrant respectivement : o l accréditation des laboratoires d essais (hors secteur médical) et d étalonnage, des organisateurs d essais interlaboratoires et des producteurs de matériaux de référence ; o l accréditation des laboratoires de biologie clinique et des laboratoires assurant des mesurages de référence ; o l accréditation des organismes d inspection, de validation et de vérification ; o l accréditation des : organismes de certification de systèmes de management, de systèmes de management environnemental, de produits et de personnes vérificateurs environnementaux Compte tenu du volume d activités et des exigences d un secteur d activités spécifique, chaque cellule technique peut devoir être divisée en sous-cellules dédicacées. La structure est complétée au niveau technique par les gestionnaires de dossiers d accréditation et au niveau administratif par diverses fonctions de secrétariat. Le document BELAC 5-07 donne un aperçu de l occupation des différentes fonctions et de leurs suppléances par les différents membres du secrétariat. Direction BELAC Administration Générale Cellule Qualité Accréditation des laboratoires de biologie médicale Accréditation des laboratoires d essais et d étallonages, des organisateurs d essais interlaborataires et des producteurs de matériaux de référence Accréditation des organismes d inspection et des organismes de validation et vérification Accréditation des organismes de certification Gestionnaires de dossier Secrétariat dossiers BELAC 3-02 Rev /15

9 5.2. Description des fonctions principales Direction La fonction rapporte soit aux organes de management de BELAC soit aux instances du SPF Economie en fonction des aspects concernés. Elle implique en particulier les activités et responsabilités suivantes: - le développement et la coordination des initiatives visant à l'évolution et au développement du système d accréditation, dans le cadre des objectifs stratégiques du SPF et des lignes directrices fixées par les organes de management de BELAC; - la gestion opérationnelle du secrétariat et en particulier la coordination des activités d accréditation et le suivi de la mise en œuvre des politiques, stratégies et décisions des organes de management de BELAC; - la coordination et la supervision générale des activités d accréditation ; - la gestion administrative du secrétariat et les relations avec le SPF (gestion du personnel, aspects budgétaires, gestion des moyens matériels) ; - la supervision du fonctionnement du système de management ; - la représentation de la structure belge d'accréditation vis-à-vis de tiers et sa promotion; - le suivi des relations entre l accréditation et la problématique de l attestation de conformité au niveau national, européen et international ; - le suivi des relations entre l accréditation et la normalisation. La direction du secrétariat peut déléguer à d'autres fonctions du secrétariat l'exécution de missions particulières. Le titulaire de la fonction a rang administratif de chef de service ; il est désigné par le SPF Economie, sur base du profil général défini au niveau administratif et complété par les éléments suivants : - un diplôme universitaire à orientation scientifique - une expérience professionnelle appropriée incluant des éléments tels que l évaluation de la conformité dans un contexte réglementé ou non, la connaissance des systèmes de management de la qualité et les concepts fondamentaux en matière d accréditation Responsable qualité La fonction rapporte à la Direction et implique en particulier: - le maintien de la documentation qualité; - l'information de toutes les parties concernées par les dispositions du système de management, leurs objectifs et leur évolution; - la transmission à EA, ILAC et IAF des informations relatives aux évolutions de BELAC pouvant avoir un impact sur sa participation aux accords de reconnaissance mutuelle ; - le suivi régulier de la mise en application des dispositions documentées; - la gestion des recours, plaintes, litiges et observations; - l exécution et/ou la coordination des activités d'audit interne et des audits externes et le suivi des plans d actions; - le développement de tout projet et la coordination des activités en matière d'amélioration continue; - la préparation de la revue de système. BELAC 3-02 Rev /15

10 La fonction qualité couvre également la supervision des activités de gestion des projets de développement. Le responsable qualité peut être assisté par un ou plusieurs membres du secrétariat pour l exécution de tâches particulières et travaille en coopération avec l'ensemble de l équipe BELAC. Le titulaire de la fonction est désigné par la Direction parmi le personnel du secrétariat, sur base d un profil de fonction qui inclut les éléments suivants : - diplôme universitaire à orientation scientifique - une expérience professionnelle appropriée incluant des éléments tels que la connaissance des systèmes de management de la qualité et les concepts fondamentaux en matière d accréditation Responsable technique La fonction rapporte à la Direction et implique en particulier, pour le(s) secteur(s) d accréditation concerné(s) : - la supervision générale de la gestion des dossiers individuels d'accréditation et des processus de décision, en coopération avec les gestionnaires de dossiers; - les initiatives en matière d'harmonisation des procédures d'accréditation; - le suivi de l'évolution des besoins en matière d accréditation et des exigences nationales et internationales et de leur mise en application par BELAC et le développement des projets en la matière; - la gestion des comités sectoriels et groupes de travail; - les relations et les activités spécifiques de formation et d'information vis-à-vis des organismes accrédités, des auditeurs et experts, des autorités et autres parties concernées. Le responsable technique peut être assisté par un ou plusieurs membres du secrétariat pour l exécution de tâches particulières. Le titulaire de la fonction est désigné par la Direction parmi le personnel du secrétariat, sur base d un profil de fonction qui inclut les éléments suivants : - un diplôme universitaire à orientation scientifique - sauf justification particulière, une expérience de 3 ans au moins en accréditation pour le secteur d évaluation de la conformité concerné ; - la qualification comme auditeur d accréditation pour le secteur d accréditation concerné Gestionnaire de dossiers Pour la gestion spécifique des dossiers individuels d'accréditation, chaque responsable technique s'appuie sur un ou plusieurs gestionnaires de dossiers. La fonction de gestionnaire de dossier implique en particulier: - l'initiative et le suivi de toutes les actions administratives nécessaires à l'exécution de la procédure d'accréditation; - l'information et les contacts avec le demandeur et l'équipe d'audit; - la présentation du dossier au Bureau d'accréditation et l'exécution des décisions; BELAC 3-02 Rev /15

11 - le suivi du certificat et la mise à jour du domaine d'application de l'accréditation; - la mise à jour des banques de données d'informations concernant les organismes accrédités. Les gestionnaires de dossiers peuvent également être chargés - de suivre la problématique de l accréditation dans un secteur technique particulier et de développer des projets en la matière ; - de contribuer à tout projet d intérêt général pour le fonctionnement de BELAC et en particulier en matière de formation et information/communication. Le titulaire de la fonction est recruté sur base d un profil de fonction général défini au niveau administratif et complété par les éléments suivants : - un diplôme universitaire à orientation scientifique ; - sauf justification particulière, une expérience professionnelle de 3 ans au moins en relation avec le secteur d accréditation concerné Responsable administratif La fonction de responsable administratif rapporte à la direction et implique en particulier - les initiatives et/ou la supervision des aspects suivants : - la gestion des ressources humaines (y compris les auditeurs et experts externes) et des aspects financiers; - le suivi des documents qui forment la base légale de BELAC ; - les actions de communication ; - la gestion des aspects informatiques; - la gestion des organes de BELAC y compris le Conseil national d Accréditation; - l initiative et/ou la supervision de tout projet visant à améliorer le fonctionnement administratif de BELAC. Le responsable administratif peut être assisté par un ou plusieurs membres du secrétariat pour l exécution de tâches particulières. Le titulaire de la fonction est désigné par la Direction parmi le personnel du secrétariat, sur base des éléments suivants : - une expérience appropriée du fonctionnement d un service administratif ; - la connaissance des besoins organisationnels particuliers d un organisme d accréditation Support administratif Le personnel administratif chargé du support à la gestion des dossiers d accréditation agit selon les instructions émises par le gestionnaire de dossier concerné, ce qui implique en particulier : - la réception, l enregistrement, la distribution en interne et l expédition des documents ; - la rédaction des lettres standards et des documents d accréditation; - la réalisation des copies des documents ; - le classement des documents liés aux dossiers d accréditation ; - la mise à jour des listes récapitulatives et des banques de données. La Direction est responsable de la répartition des tâches. BELAC 3-02 Rev /15

12 5.3. Désignation des remplaçants Un remplaçant est désigné chaque fois que la fonction ou la tâche doit pouvoir être assurée de manière continue. Les principes et critères pour la désignation des remplaçants sont définis comme suit : - le rôle de remplaçant peut être attribué à une fonction (auquel cas le titulaire de cette fonction assume le remplacement) ou à une personne nommément désignée; - le remplaçant doit disposer des connaissances nécessaires pour remplir les tâches de la personne à remplacer ; si nécessaire, les tâches seront réparties sur plusieurs remplaçants Responsabilités en matière de signature Les membres du personnel sont autorisés à signer les documents relatifs aux activités dont ils ont la charge. Les modalités suivantes sont toutefois d application pour la signature des documents spécifiques repris ci-après : Type de document Responsable Suppléant Documents administratifs liés à la Responsable technique Suppléant du validation de l organisation des audits responsable technique d accréditation (fiches composition concerné équipe d audit, fiches de décision) Documents en relation avec une décision Président du Bureau Vice- Président d octroi d accréditation initiale, de d Accréditation renouvellement ou d extension ou le maintien d une accréditation après audit de surveillance Documents en relation avec les aspects Comptable ordinaire comptables Documents liés à la gestion des plaintes et recours formels Président de la Chambre de Recours Documents liés à la gestion des plaintes Responsable qualité Direction non formelles et des litiges Documents qui engagent la responsabilité du Conseil national et de la Commission de Coordination Président concerné Vice-président concerné 6. RESSOURCES HUMAINES 6.1. Statut des membres du secrétariat Le personnel du secrétariat BELAC comporte : - des agents de l Etat appartenant au cadre du SPF Economie et mis à disposition de BELAC sous la responsabilité de la Direction générale Qualité et Sécurité ; - du personnel contractuel engagé à charge du Fonds BELAC et soumis aux mêmes obligations que les agents de l Etat. BELAC 3-02 Rev /15

13 Les rémunérations sont fixées par les barèmes de l Etat et aucun système de prime n est en vigueur. Le personnel du secrétariat est tenu au respect des dispositions du système de management de BELAC et des règles qui sont applicables au personnel des administrations, particulièrement en matière de confidentialité Modalités de recrutement La procédure générale d engagement applicable au personnel de l Etat est d application dans tous les cas (définition d un profil de fonction et des compétences minimum, examen de sélection avec classement et engagement en fonction de l ordre de classement). Les spécificités des profils de fonction sont fixées par BELAC compte tenu des dispositions définies au point 5.2 et des besoins du service. BELAC participe activement aux examens de sélection. Les mêmes critères sont utilisés en cas de transfert vers BELAC d un agent de l Etat déjà nommé dans un autre service du SPF Economie ou un autre service public Formation initiale Une formation aux dispositions applicables dans le cadre du système de management est assurée, sous la supervision du responsable qualité et/ou d un membre du secrétariat désigné comme tuteur, lors de toute entrée en fonction d'un nouveau membre du personnel. Cette formation fait l objet d enregistrements et implique en particulier : - la transmission d'une copie du manuel de qualité et des procédures ou instructions pertinentes pour l'exercice de la fonction ; - une présentation orale du contenu des documents ; - une mise au courant sous la supervision du tuteur désigné couvrant - les aspects techniques liés à la fonction ; - les modalités pratiques de réalisation des activités y compris l utilisation des outils informatiques spécifiques. - une responsabilisation progressive dans l exécution des tâches. La formation est considérée comme terminée quand le membre du secrétariat désigné comme tuteur constate que la personne concernée est apte à réaliser les tâches qui lui sont confiées : les indicateurs de performance et les résultats d un audit personnalisé sont pris en compte. Le responsable technique concerné ratifie l habilitation formelle. Le membre du personnel est alors autorisé à travailler de façon autonome mais une supervision générale et systématique est exercée par les divers responsables de cellules. Une approche similaire est suivie en cas de modification significative de la fonction ou des tâches d un membre du personnel Attribution des tâches et responsabilités spécifiques Une description détaillée des tâches et responsabilités spécifiques de chaque membre du personnel est établie. Des objectifs de prestation sont également établis sur une base annuelle et un bilan est établi à la fin de chaque exercice. Si nécessaire, la liste des tâches et responsabilités spécifiques est mise à jour. BELAC 3-02 Rev /15

14 6.5. Formation continuée La formation continuée du personnel du secrétariat en ce qui concerne la problématique de l'accréditation et les évolutions du système de management de BELAC est assurée via la participation: - aux réunions des organes de BELAC ; - à des groupes de travail extérieurs tant au niveau national qu international; - à de formations internes associant tout le personnel du secrétariat sous la responsabilité du responsable qualité Dossier individuel Un dossier administratif pour chaque membre du secrétariat est constitué et tenu à jour par les services du personnel du SPF. Il vise les aspects tels que progression de carrière, salaires, avantages sociaux En complément, BELAC maintient et actualise régulièrement un dossier individuel pour chaque membre du personnel. Il est limité aux données nécessaires dans le cadre du fonctionnement de BELAC à savoir: - les données administratives relatives à la personne concernée ; - un curriculum vitae; - les informations relatives à la formation initiale et continuée ; - la description personnalisée de la fonction et des tâches qui y sont liées, - les objectifs et évaluations annuels ; - les activités connexes (voir sous 4.2) dans lesquelles la personne est engagée. 7. GESTION DES MOYENS MATERIELS 7.1. Locaux Le secrétariat permanent occupe des locaux mis à disposition par le SPF Economie, dans le même bâtiment que la Direction Générale de la Qualité et de la Sécurité dont il dépend administrativement. Le bâtiment est entièrement occupé par des services administratifs du SPF Economie. Le secrétariat dispose de bureaux et d'espaces d'archivages et a accès à diverses salles de réunion. Le bâtiment est accessible au public mais des dispositions sont prises pour assurer la confidentialité des activités (enregistrement obligatoire des visiteurs à l entrée du bâtiment) 7.2. Moyens informatiques Bureautique Le secrétariat BELAC dispose de moyens informatiques spécifiques (ordinateurs, logiciels, imprimantes et copieurs, service de téléphone, téléfax et courrier électronique, banques de données et réseaux d archivage électronique) mis à disposition par le SPF Economie et géré par les services techniques compétents du SPF. La gestion comprend les opérations de maintenance, de sauvegarde et de développement d applications spécifiques à la demande de BELAC. Pour des raisons de protection des données et de sécurité de l infrastructure informatique générale du SPF, BELAC n est pas autorisé à développer ou importer des BELAC 3-02 Rev /15

15 logiciels ou applications non autorisés ou à procéder directement à des modifications significatives de l infrastructure. Les informations propres à BELAC sont stockées sur des espaces dédicacés des serveurs du SPF. Les mesures nécessaires sont prises pour assurer la confidentialité (restrictions d accès nominatives sous contrôle de BELAC) et la sauvegarde des données. Pour la gestion journalière, BELAC utilise en particulier les applications informatiques suivantes : - une application spécifique basée sur le système LOTUS NOTES pour la gestion phases d audit ; - des applications spécifiques ACCESS pour la gestion des données des auditeurs et experts ; - le système FEDCOM commun à l ensemble des administrations fédérales belges pour la gestion des aspects financiers Site internet Le site internet de BELAC est intégré au site internet du SPF Economie qui en assure la gestion. Afin d assurer une communication plus directe, le site est cependant également accessible via une adresse URL spécifique : BELAC a l entière responsabilité de la demande de mise en ligne d informations. BELAC 3-02 Rev /15