MANUEL QUALITÉ Laboratoires Manuel qualité

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1 MANUEL QUALITÉ Laboratoires Manuel qualité Laboratoires Politique sur l'identification des échantillons et des requêtes d'analyses de laboratoire Numéro: POL-L0-MQ-21 Onglet: Gestion des analyses de laboratoire Version: 5.00 Préparé par : Vérifié par : Approuvé par : Isabelle Pellerin Suzanne Fortin, Isabelle Pellerin Martin Demers Date de création: Date d'approbation: Date de fin de version: BUT Le but de cette politique est de faire connaître aux utilisateurs des services des laboratoires, les exigences concernant l identification des échantillons et des requêtes d'analyses. 1. CONTEXTE, DOMAINE D APPLICATION Cette politique s applique à toutes les demandes d analyses biomédicales reçues dans les laboratoires du CHUM, excluant les laboratoires de la médecine transfusionnelle. 2. POLITIQUES PROCÉDURES EN LIEN AVEC CELLE-CI Politique de l ordonnance d analyses biomédicales (POL-L0-MQ-22) Procédure de critères de rejet d un échantillon (PON-G0-SI-27)

2 3. DÉFINITIONS ET ABRÉVIATIONS Échantillon biologique particulier : Personne responsable : du prélèvement Ordonnance : Requête : Tout prélèvement qu'il est parfois difficile voire même impossible de remplacer (Ex.: un liquide biologique normalement stérile, un prélèvement pour un gaz artériel, une biopsie ou un prélèvement de la salle d'opération, un calcul, etc.) Médecin ou son délégué autorisé. Directives écrites ou verbales données à un professionnel de laboratoire par un médecin ou une personne légalement habilité à prescrire dans le but d'obtenir une ou des analyses de laboratoire. Formulaire donnant suite à une ordonnance, qui comprend toutes les informations nécessaires à la réalisation d'analyses de laboratoire. La requête accompagne le(s) échantillon(s) /spécimen(s) vers le laboratoire. 4. RESPONSABILITÉS Les chefs des départements ou leur représentant sont responsables d approuver cette politique. Les médecins et professionnels des laboratoires doivent définir les exigences par rapport à l'identification des échantillons et des requêtes d analyses. Les responsables des laboratoires doivent faire connaître la politique d identification des échantillons et des requêtes d analyses aux utilisateurs. Le personnel des laboratoires doit s assurer de la conformité des requêtes et des échantillons. 5. ÉNONCÉS DE LA POLITIQUE Les informations détaillées relatives aux analyses de laboratoire sont disponibles dans le «Répertoire des analyses de laboratoire» via l Intranet et le site Web du CHUM. Des instructions spécifiques concernant les prélèvements, l identification des requêtes et des échantillons sont élaborés par les responsables des laboratoires et transmises aux utilisateurs des services de laboratoire. Les laboratoires acceptent les échantillons correctement identifiés accompagnés d une requête dûment complétée: Numéro: POL-L0-MQ-21; Version: 5.00; Fin de version: de 6

3 5.1 Une requête conforme doit contenir les informations suivantes : Nom et prénom complet du patient N RAMQ (à défaut : numéro de dossier du CHUM ou date de naissance et sexe pour les patients hors Québec) Analyse(s) demandée(s) Nom et prénom du prescripteur (lisible) Numéro de permis d'exercice Date et heure du prélèvement Identification du préleveur (Nom et prénom du préleveur (lisible) ou code p CHUM) Renseignements cliniques, lorsque applicable Nom de l'établissement, adresse complète et numéro de téléphone de la provenance et du lieu de retour des résultats si différent 5.2 Un échantillon conforme doit être identifié de la façon suivante : Nom et prénom du patient N RAMQ (à défaut : numéro de dossier du CHUM ou date de naissance et sexe pour les patients hors Québec) Nature du spécimen inscrit sur le contenant, lorsqu'il y a de multiples spécimens, le cas échéant 5.3 Les échantillons non identifiés ou identifiés incorrectement : Échantillon biologique particulier : Le laboratoire contacte le demandeur et avise la personne responsable du prélèvement (ou retour automatique du spécimen selon le cas). La personne responsable du prélèvement doit venir au laboratoire certifier l'identification de l'échantillon. Pour les demandes provenant de l'extérieur, le responsable du prélèvement doit acheminer par télécopie une confirmation de l'identification de l'échantillon ou dans les cas d'ambiguïté, l'échantillon sera retourné à l'expéditeur pour identification. Le personnel du laboratoire doit documenter l intervention et déclarer la non-conformité selon les procédures prévues. Tout autre échantillon : Le demandeur sera avisé Une déclaration de non-conformité sera émise Aucune analyse ne sera effectuée. Numéro: POL-L0-MQ-21; Version: 5.00; Fin de version: de 6

4 6. FORMULAIRES Aucun 7. DIFFUSION Nom du manuel (secteur) Manuel Qualité Nombre de Onglet Hôpital Département copies Laboratoires 1 Hôtel-Dieu Pathologie 1 Gestion des analyses de laboratoire Nom du réviseur alternatif : Marie-Josée Hinse Notre-Dame Saint-Luc Laboratoires 1 Pathologie 1 Laboratoires 1 Pathologie 1 Cette politique est disponible sur le site Web des laboratoires du CHUM "Politiques et procédures" 8. RÉFÉRENCES COLLEGE DES MÉDECINS DU QUÉBEC. Site du collège de médecins, [en ligne]. (page consultée le 29 mai 2008). ORDRE PROFESSIONNEL DES TECHNOLOGISTES MÉDICAUX DU QUEBEC.Transport et conservation de spécimens de spécimens dans le domaine de la biologie médicale. Règle normative, Montréal(Québec) 1 er trimestre p. ORDRE PROFESSIONNEL DES TECHNOLOGISTES MÉDICAUX DU QUEBEC.La qualité dans les laboratoires de biologie médicale. Règles normatives. Montréal (Québec) 1 er trimestre p. ORDRE PROFESSIONNEL DES TECHNOLOGISTES MÉDICAUX DU QUEBEC.Prélèvement de sang par ponction veineuse pour fins d analyses. Règles de pratique. Montréal (Québec) 2 ième trimestre p. ORDRE PROFESSIONNEL DES TECHNOLOGISTES MÉDICAUX DU QUEBEC.Prélèvement de sang par ponction capillaire pour fins d analyses. Règles normatives. Montréal (Québec) 2 ième trimestre p. ASSOCIATION CANADIENNE DE NORMALISATION. Laboratoire d analyses de biologie médicale-exigences particulières concernant la qualité et la compétence,mississauga, Ontario, Canada, septembre 2003, 39 p.(norme nationale du Canada CAN/CSA- Z ) NATIONAL COMMITTEE FOR CLINICAL LABORATORY STANDARDS. Procedures for Collection of Diagnostic Blood Specimens by Venipuncture. Approved Standard-Fifth Edition. Pennsylvania, NCCLS, H3-A5, p. Numéro: POL-L0-MQ-21; Version: 5.00; Fin de version: de 6

5 APPLICATION La présente politique a été approuvée par les chefs des départements ou leur représentant et par le directeur des services multidisciplinaires du CHUM. Signatures : Numéro: POL-L0-MQ-21; Version: 5.00; Fin de version: de 6

6 HISTORIQUE DES VERSIONS 1: ( :05:28) document approuvé par Myriam Giguère 2: ( :48:51) document approuvé par Myriam Giguère 3: ( :38:27) document approuvé par Myriam Giguère 4: ( :58:55) document approuvé par Myriam Giguère ( :42:27) durée de vie du document prolongée par Isabelle Pellerin 5: ( :14:36) document approuvé par Martin Demers 1: ( :24:10) nouvelle version du document créée par Marie-Josée Hinse commentaire: ajout de précisions sur l 'identification du préleveur (code p CHUM) 2: ( :42:11) document corrigé par Isabelle Pellerin 3: ( :10:17) document corrigé par Marie-Josée Hinse 4: ( :10:40) document corrigé par Marie-Josée Hinse 5: ( :25:56) document corrigé par Isabelle Pellerin commentaire: ajout de précisions sur l 'identification du préleveur ( :26:29) révision terminée pour Isabelle Pellerin ( :49:45) révision terminée pour Suzanne Fortin ( :30:00) révision terminée pour Isabelle Pellerin Numéro: POL-L0-MQ-21; Version: 5.00; Fin de version: de 6

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